Innføring i bruk av arbeidsflyter med InfoPath-skjemaer

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

I denne artikkelen

Hva er arbeidsflyter?

Måter å bruke arbeidsflyter på med InfoPath-skjemaer

Arbeidsflyter som leveres med Office SharePoint Server 2007

Støtte for egendefinerte arbeidsflyter i Windows SharePoint Services 3.0 eller Office SharePoint Server 2007

Trinn som må utføres ved bruk av arbeidsflyter

Starte en arbeidsflyt for et dokument eller element

Hva er arbeidsflyter?

En arbeidsflyt beskrives av og til som en rekke oppgaver som gir et resultat. Når det gjelder Microsoft SharePoint Products and Technologies, defineres en arbeidsflyt mer nøyaktig som den automatiserte bevegelsen av dokumenter eller elementer gjennom en bestemt rekkefølge av handlinger eller oppgaver som er relatert til en forretningsprosess. Arbeidsflyter kan brukes til å behandle vanlige forretningsprosesser konsekvent innenfor en organisasjon ved å la organisasjoner knytte forretningslogikk til dokumentene eller elementene i en SharePoint-liste eller et bibliotek. Forretningslogikk er i hovedsak et sett instruksjoner som angir og styrer handlingene som skjer med et dokument eller element.

Arbeidsflyter kan effektivisere kostnadene og tiden det tar å koordinere vanlige forretningsprosesser, for eksempel en prosjektgodkjenning eller dokumentgjennomgang, ved å behandle og spore brukeroppgavene i disse prosessene. På et Microsoft Office SharePoint Server 2007-område kan du for eksempel legge til en arbeidsflyt i et dokumentbibliotek som ruter et dokument til en gruppe personer for godkjenning. Når dokumentforfatteren starter denne arbeidsflyten på et dokument i biblioteket, opprettes dokumentgodkjenningsoppgaver, og disse tilordnes til deltakerne i arbeidsflyten før det sendes e-postvarsler med oppgaveinstruksjoner og en kobling til dokumentet som skal godkjennes, til deltakerne. Mens arbeidsflyten pågår, kan eieren av arbeidsflyten (i dette tilfellet dokumentforfatteren) eller deltakerne i arbeidsflyten kontrollere arbeidsflytstatussiden for å se hvilke deltakere som har fullført arbeidsflytoppgavene. Du får tilgang til arbeidsflytstatussiden ved å klikke statusen for arbeidsflyten for et dokument eller element i dokumentbiblioteket. Når deltakerne fullfører oppgavene i arbeidsflyten, avsluttes den, og eieren varsles automatisk om at arbeidsflyten er fullført.

Følgende illustrasjon viser arbeidsflytprosessen for godkjenning.

Flytdiagram for godkjenningsarbeidsflyt

Arbeidsflyter støtter ikke bare eksisterende manuelle arbeidsprosesser, men utvider også måten personer kan samarbeide på og arbeide med dokumenter, lister og biblioteker. Områdebrukerne kan starte og delta i arbeidsflyter ved å bruke tilpassbare skjemaer som er tilgjengelige fra dokumentet eller elementet i en SharePoint-liste eller et bibliotek. De tilpassbare skjemaene er SharePoint-sider som hjelper brukerne å gå gjennom eller gjøre endringer i arbeidsflyten. I tillegg er arbeidsflytfunksjonaliteten i Office SharePoint Server 2007 tett integrert med 2007 Microsoft Office-system. Følgende arbeidsflytoppgaver kan utføres på et Office SharePoint Server 2007-område eller direkte i bestemte programmer som er del av 2007 Office-utgivelse:

  • Vise listen over arbeidsflyter som er tilgjengelige for et dokument eller element.

  • Starte en arbeidsflyt for et dokument eller et element

  • Vise eller redigere en arbeidsflyoppgave eller tilordne den til noen andre

  • Fullføre en arbeidsflytoppgave

Til toppen av siden

Måter å bruke arbeidsflyter på med InfoPath-skjemaer

Du kan opprette Microsoft Office InfoPath-skjemaer som viser bestemte data som svarer til gjeldende status for en arbeidsflyt. Du kan gjøre dette ved å utforme en skjemamal for å bruke regler som starte handlinger i skjemaet, basert på statusen for arbeidsflyten. Dette kan effektivisere prosessene som brukes til å fylle ut skjemaer. Du kan for eksempel utforme skjemaer til å vise en skrivebeskyttet visning når statusen for en arbeidsflyt er fullført, og derfor dataene i skjemaet ikke skal endres.

Du kan også bruke regler til å få skjemaer til å svare på arbeidsflyter på andre måter. Du kan for eksempel bruke en regel til å vise en dialogboksmelding med instruksjoner som er spesifikke for en bestemt arbeidsflytstatus.

Merknad: Dialogbokser vises ikke automatisk i leserkompatible skjemamaler som brukerne fyller ut i en webleser.

Arbeidsflyter må legges til i en liste, et bibliotek eller en innholdstype før de blir tilgjengelige for bruk i InfoPath-skjemaer. Hvilke arbeidsflyttyper som er tilgjengelige for et område, varierer med områdetypen, om arbeidsflyter er aktivert og om egendefinerte arbeidsflyter ble laget med Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Kontakt farmadministrator for å finne ut hvilke arbeidsflyter som er installert og klare for området du skal bruke.

Hver arbeidsflyt er definert av distinkte statusene med beskrivende navn, for eksempel Pågår. Navnene for statuser varierer avhengig av hvilken type arbeidsflyt. Hvis du for eksempel en godkjenningsarbeidsflyt, som er tilgjengelig på servere som kjører Microsoft Office SharePoint Server 2007 – inneholder en status for Pågår, annullert og fullført. Statusene til en arbeidsflyt med tre statuser, som er tilgjengelig i Windows SharePoint Services 3.0 – kan defineres av personen som legger til arbeidsflyten i et bibliotek eller liste, mens andre arbeidsflyter bruker standard statuser som Pågår status nevnt foran. Selv om de beskrivende navnet er synlig for brukeren, representeres arbeidsflyten statuser programmatisk av numeriske verdier. Når du skal utforme en skjemamal til å svare på en bestemt arbeidsflytstatus, må du vite den numeriske verdien for arbeidsflytstatus som du vil bruke. Dette er fordi InfoPath bruker den numeriske verdien av arbeidsflyten til å starte en handling, for eksempel bytte visning.

Arbeidsflyter som er inkludert på SharePoint-områder

Arbeidsflytene nedenfor behandler vanlige forretningsscenarier og er inkludert i Windows SharePoint Services 3.0 og Office SharePoint Server 2007.

Arbeidsflyter i Windows SharePoint Services 3.0

Arbeidsflyten med tre statuser er inkludert på Windows SharePoint Services 3.0- og Office SharePoint Server 2007-områder. Arbeidsflyten med tre statuser kan brukes til å behandle forretningsprosesser som krever at organisasjonen sporer et stort antall saker eller elementer, for eksempel kundestøttesaker, salgsmuligheter eller prosjektoppgaver.

Til toppen av siden

Arbeidsflyter i Office SharePoint Server 2007

Et Office SharePoint Server 2007-område inneholder også følgende arbeidsflyter som behandler vanlige forretningsscenarier:

  • Godkjenning     I denne arbeidsflyten rutes et skjema til en gruppe personer for godkjenning. Som standard knyttes arbeidsflyten Godkjenning til dokumentinnholdstypen. Den er derfor automatisk tilgjengelig i dokumentbiblioteker. En versjon av arbeidsflyten Godkjenning knyttes også, som standard, til biblioteket Sider på et publiseringsområde, og arbeidsflyten kan brukes til å behandle godkjenningsprosessen for publikasjonen av websider.

  • Samle tilbakemelding     I denne arbeidsflyten rutes et skjema til en gruppe personer for tilbakemelding. Leserne kan gi tilbakemelding som deretter kompileres og sendes til personen som startet arbeidsflyten. Som standard knyttes arbeidsflyten Samle tilbakemelding til dokumentinnholdstypen som derfor er automatisk tilgjengelig i dokumentbiblioteker.

  • Samle inn signaturer    Denne arbeidsflyten distribuerer et dokument fra Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 eller Microsoft Office Excel 2007 til en gruppe personer til å samle inn deres digitale signaturer. Denne arbeidsflyten startes i et 2007 Microsoft Office-system-program. Arbeidsflyten for innsamling av signaturer er knyttet til innholdstypen dokument, noe som betyr at den er automatisk tilgjengelig i dokumentbiblioteker som standard. Arbeidsflyten for innsamling av signaturer er likevel tilgjengelig bare for Office-dokumenter som inneholder én eller flere Microsoft Office-signaturlinjer.

    Merknad: Arbeidsflyten er ikke tilgjengelig for bruke med InfoPath-skjemaer.

  • Godkjenning av fjerning     Denne arbeidsflyten, som støtter arkivbehandlingsprosesser, brukes til å administrere utløpte dokumenter og dokumentoppbevaring. Deltakerne kan bestemme om de vil beholde eller slette utløpte dokumenter. Arbeidsflyten Godkjenning av fjerning brukes hovedsaklig innenfor Arkivsenter-områder.

  • Gruppegodkjenning     Denne arbeidsflyten ligner på arbeidsflyten Godkjenning, men den bruker et utpekt dokumentbibliotek og tilbyr en personlig visning av godkjenningsprosessene en bruker deltar i. Denne arbeidsflyten gir et hierarkisk organisasjonskart som godkjennere skal velges fra, og den lar godkjennerne bruke en stempelkontroll i stedet for en signatur. Denne løsningen er bare tilgjengelig for østasiatiske versjoner av Office SharePoint Server 2007.

  • Oversettelsesbehandling    I denne arbeidsflyten behandles den manuelle dokumentoversettelsesprosessen ved å opprette kopier av dokumentet som skal oversettes, og tilordne oversettingsoppgaver til oversettere. Denne arbeidsflyten er bare tilgjengelig for biblioteker for Oversettelsesbehandling.

Hver av arbeidsflytene ovenfor kan tilpasses til organisasjonen på flere måter. Når du for eksempel legger til en arbeidsflyt i en liste, et bibliotek eller en innholdstype for å gjøre den tilgjengelig for bruk i dokumenter eller elementer, kan du tilpasse oppgavelistene og logglistene der informasjon om arbeidsflyten er lagret.

Når en bruker starter en arbeidsflyt på et dokument eller et element, kan brukeren, avhengig av arbeidsflyttypen, ha muligheten til å tilpasse arbeidsflyten ytterligere ved å angi deltakerlisten, en forfallsdato og oppgaveinstruksjoner.

Til toppen av siden

Støtte for egendefinerte arbeidsflyter i Windows SharePoint Services 3.0 eller Office SharePoint Server 2007

Organisasjonen kan velge å utvikle og distribuere egendefinerte arbeidsflyter som er unike for forretningsprosessen i organisasjonen. Arbeidsflyter kan være så enkle eller så avanserte som forretningsprosessene i en organisasjon krever. Utviklere kan lage arbeidsflyter som startes av områdebrukere, eller de kan lage arbeidsflyter som starter automatisk ved bestemte hendelser, for eksempel når et SharePoint-listeelement eller et skjema i et dokumentbibliotek lages eller endres. Hvis organisasjonen har utviklet og distribuert egendefinerte arbeidsflyter, kan disse være tilgjengelige til bruk på området ditt.

Avhengig av personene som er involvert i opprettingen av arbeidsflyten, er det to måter å lage egendefinerte arbeidsflyter på for Windows SharePoint Services 3.0 eller Office SharePoint Server 2007:

  • Profesjonelle programvareutviklere     Profesjonelle programvareutviklere kan lage arbeidsflyter ved hjelp av Microsoft Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation. Disse arbeidsflytene inneholder egendefinerte koder aktiviteter for arbeidsflyten. Etter at en profesjonell utvikler har laget en egendefinert arbeidsflyt, kan en serveradministrator distribuere den til flere områder.

  • Webdesignere    Webdesignere kan utforme arbeidsflyter uten kode til bruk i en bestemt liste eller bibliotek ved hjelp av et webdesignprogram som er kompatibelt med Windows SharePoint Services, for eksempel Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Disse arbeidsflytene lages fra en liste over tilgjengelige aktiviteter for arbeidsflyt, og webdesigneren som lager en av disse arbeidsflytene, kan distribuere den direkte til listen eller dokumentbiblioteket der den tas i bruk.

Hvis du vil implementere en egendefinert arbeidsflyt, kan du kontakte farmadministratoren din for informasjon om tilgjengelige ressurser i organisasjonen. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du utvikler egendefinerte arbeidsflyter for Windows SharePoint Services 3.0, kan du se Windows SharePoint Services Developer Center på MSDN. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du utvikler egendefinerte arbeidsflyter for Office SharePoint Server 2007, se Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK, som er tilgjengelig fra Microsoft Office SharePoint Server 2007 Developer Portal på MSDN.

Til toppen av siden

Trinn i bruken av arbeidsflyter

Det er flere trinn involvert i bruken av en arbeidsflyt på et dokument eller et element. Hvert trinn er utformet til å fullføres av enkeltpersoner i ulike roller. En områdeadministrator kan for eksempel legge til en arbeidsflyt i et dokumentbibliotek, en innholdsoppretter kan starte en arbeidsflyt eller endre en pågående arbeidsflyt, og en dokumentleser eller godkjenner kan fullføre arbeidsflytoppgaven.

Det neste avsnittet beskriver følgende prosesser knyttet til bruken av arbeidsflyter:

  • Legge til en arbeidsflyt i en liste, et bibliotek eller en innholdstype

  • Starte en arbeidsflyt i et dokument eller et element

  • Endre en pågående arbeidsflyt

  • Fullføre arbeidsflytoppgaver

  • Spore statusen for arbeidsflyter

Legge til en arbeidsflyt i en liste, et bibliotek eller en innholdstype

Før en arbeidsflyt kan brukes, må den legges til i en liste, et bibliotek eller en innholdstype. Du trenger tillatelser for Administrere lister for å legge til en arbeidsflyt i en liste, et bibliotek eller en innholdstype. I de fleste tilfeller utfører områdeadministratorene eller enkeltpersonene som administrerer bestemte lister eller biblioteker, denne oppgaven.

Tilgjengeligheten av en arbeidsflyt i et nettsted varierer, avhengig av hvor den legges til:

  • Hvis du legger til en arbeidsflyt direkte i en liste eller et bibliotek, er den bare tilgjengelig for elementer i listen eller biblioteket.

  • Hvis du legger til en arbeidsflyt i en listeinnholdstype (en forekomst av en nettstedsinnholdstype som er lagt til i en bestemt liste eller et bestemt bibliotek), er den bare tilgjengelig for elementer av denne innholdstypen i den bestemte listen eller det bestemte biblioteket som innholdstypen er knyttet til.

  • Hvis du legger til en arbeidsflyt for en nettstedsinnholdstype, er arbeidsflyten tilgjengelig for alle elementer med denne innholdstypen i alle lister og biblioteker en forekomst av denne nettstedsinnholdstypen er lagt til i. Hvis du vil at en arbeidsflyt skal være tilgjengelig på tvers av lister og biblioteker i en nettstedssamling for elementer med en bestemt innholdstype, er det best å legge til arbeidsflyten direkte i en nettstedsinnholdstype.

Når du legger til en arbeidsflyt i en liste, et bibliotek eller en innholdstype, kan du tilpasse arbeidsflyten for den spesifikke plasseringen ved å angi ett av følgende alternativer:

  • Navnet på forekomsten av arbeidsflyten.

  • Oppgavelisten som arbeidsflytrelaterte oppgaver er lagret i.

  • Logglisten som registrerer alle hendelsene som er relatert til arbeidsflyten.

  • Måten du vil arbeidsflyten skal startes på.

  • Tilleggsalternativer som er spesifikke for den enkelte arbeidsflyten, for eksempel hvordan oppgaver rutes til deltakere, hvilke forhold som fullfører arbeidsflyten, og hvilke handlinger som oppstår når arbeidsflyten er fullført.

Merknad: Når du legger til en arbeidsflyt i en liste, et bibliotek eller en innholdstype, gjør du den tilgjengelig for dokumenter eller elementer på en bestemt plassering. Du starter ikke selve arbeidsflyten. Du finner koblinger til mer informasjon om hvordan du legger til arbeidsflyter i lister, biblioteker eller innholdstyper under Se også.

Starte en arbeidsflyt i et dokument eller et element

Når en arbeidsflyt er lagt til i en liste, et bibliotek eller en innholdstype, kan du starte arbeidsflyten på et dokument eller element på den plasseringen (hvis arbeidsflyten er konfigurert til å tillate manuell start). Du starter en arbeidsflyt ved å velge arbeidsflyten du vil bruke, i listen over tilgjengelige arbeidsflyter for dokumentet eller elementet. Om nødvendig må du kanskje også fylle ut et skjema med informasjonen som kreves av arbeidsflyten. Avhengig av hvordan arbeidsflyten ble utformet og konfigurert, kan du få muligheten til å tilpasse den ytterligere når du starter den, ved å angi alternativer som deltakere, forfallsdato og oppgaveinstruksjoner.

Endre en pågående arbeidsflyt

Når en arbeidsflyt er startet, må du kanskje gjøre endringer i den. Du må for eksempel kanskje legge til deltakere, eller en deltaker i arbeidsflyten må tilordne oppgaven sin til en annen person eller be om en endring i dokumentet eller elementer som er i fokus for arbeidsflyten. Du kan endre noen av de forhåndsdefinerte arbeidsflytene i Office SharePoint Server 2007 mens arbeidsflyten pågår. Hvis organisasjonen har utviklet og distribuert en egendefinert arbeidsflyt, avhenger muligheten for å endre arbeidsflyten mens den pågår, av hvordan den ble utformet.

Fullføre arbeidsflytoppgaver

Arbeidsflythendelser som krever manuell handling, representeres av en arbeidsflytoppgave. Når en oppgave tilordnes til en deltaker i arbeidsflyten, kan oppgavemottakeren fullføre oppgaven eller be om endringer i selve arbeidsflyten ved å redigere det tilknyttede oppgaveskjemaet for arbeidsflyten. I Office SharePoint Server 2007 kan deltakerne i arbeidsflyter fullføre arbeidsflytoppgaver på SharePoint-området eller direkte i et Microsoft Office 2007-program, for eksempel Microsoft Office InfoPath 2007. Når en deltaker i arbeidsflyten fullfører en arbeidsflytoppgave eller ber om en endring i arbeidsflyten, får serveren forespørsel om å flytte arbeidsflytstatusen til neste trinn i arbeidsflyten.

Spore statusen for en arbeidsflyt

Arbeidsflyteiere og -deltakere kan følge fremdriften for en arbeidsflyt ved å kontrollere statussiden som er knyttet til arbeidsflyten, på SharePoint-området. Statussiden inneholder statusinformasjon om arbeidsflytoppgaver som ikke er fullført. Den kan også inneholde logginformasjon som er relevant for arbeidsflyten.

Office SharePoint Server 2007 inneholder også rapporteringsverktøy som gir en samlet analyse av loggen for en arbeidsflyt. Organisasjoner kan bruke denne analysen til å finne områder i prosessene som trenger å forbedres, eller til å finne ut om en gruppe oppfyller ytelsesmålene for en gitt forretningsprosess. Office SharePoint Server 2007 inneholder flere forhåndsdefinerte Microsoft Excel-rapporter som kan brukes i arbeidsflyter. Informasjon om arbeidsflytlogg er også tilgjengelig som en SharePoint-listedatakilde som kan brukes og analyseres i andre programmer, for eksempel Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office InfoPath 2007 eller i en egendefinert løsning for forretningsprosessovervåking.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×