Office
Logg på

Innføring i Arkivsenter-området

Obs!:  Vi ønsker å gi deg det nyeste hjelpeinnholdet så raskt som mulig, på ditt eget språk. Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig for deg nederst på denne siden? Her er den engelske artikkelen for enkel referanse.

Malen for Arkivsenter-området i Microsoft Office SharePoint Server 2007 er utformet som en hjelp til organisasjoner som skal implementere sine prosedyrer for postbehandling og oppbevaring av data.

I denne artikkelen

Funksjoner i områdemalen Arkivsenter

Utforme et arkivsenterområde

Funksjoner i malen for Arkivsenter-området

Hensikten med arkivsenteret er at det skal være et sentralt repositorium der en organisasjon kan lagre og behandle alle sine poster. Arkivsenteret støtter hele postbehandlingsprosessen, fra innsamling av poster via postbehandling til fjerning av poster. Vanligvis er det arkivansvarlige og IT-ansatte i en organisasjon som utformer og konfigurerer et Arkivsenter-område slik at det støtter organisasjonens filplan.

Malen for Arkivsenter-området består av en kombinasjon av noen standardfunksjoner som er tilgjengelige i Office SharePoint Server 2007, og noen tilleggsfunksjoner som er spesiallaget for postbehandling. Den har følgende funksjonalitet:

  • Hvelvmuligheter     Arkivsenteret inneholder flere funksjoner som kan brukes til å sikre integriteten til postene som lagres der:

    • Systemet endrer aldri poster automatisk. Det sikrer at poster som lastes opp til et Arkivsenter-område og senere lastes ned igjen, alltid vil være identiske.

    • Det er enkelt for områdeadministratorer å konfigurere arkivsenteret med innstillinger som forhindrer at noen kan foreta endringer direkte i postene, ved å bruke versjonskontroll for alle endringer som foretas i dokumentinnhold, og ved å overvåke bestemte typer endringer.

    • Arkivansvarlige kan legge til og vedlikeholde metadata for elementer atskilt fra metadataene for posten i arkivsenteret. Dermed kan informasjon som gjelder postbehandlingsoppgaver, oppdateres uten at den underliggende posten endres. Endringer i metadata versjonskontrolleres også.

  • Håndhevelse for behandling av informasjon   Office SharePoint Server 2007 inneholder flere policyfunksjoner som er nyttige for arkivbehandling: 

    • Overvåking     Når du bruker denne funksjonen, logges hendelser og operasjoner som utføres for filer. Overvåking er nyttig ved postbehandling fordi du kan registrere hvem som viser og åpner informasjon i arkivsenteret.

    • Utløpsdato     Denne funksjonen angir hvor lenge en post skal oppbevares og hvilke handlinger som skal utføres når oppbevaringsperioden utløper, for eksempel at posten skal slettes eller at en arbeidsflyt for godkjenning av fjerning skal startes. Oppbevaringsperioden for poster startes som regel første gang en post sendes til arkivsenteret.

    • Strekkoder    Når du bruker denne funksjonen, får alle poster et unikt strekkodebilde og en numerisk verdi. Strekkodeverdien lagres og indekseres sammen med den elektroniske versjonen av posten. Ved postbehandling er det nyttig å bruke strekkoder i forbindelse med oppbevaring og sporing av fysiske poster. Når det finnes fysiske versjoner av postene i et bibliotek, gjør strekkodene det mulig å knytte de fysiske versjonene samme med de elektroniske versjonene.

  • Programmerbart grensesnitt for innsamling av poster     Arkivsenteret støtter et sett med tjenester som forenkler innsamling av poster. Det programmerbare grensesnittet for arkivsenteret gir organisasjoner mulighet til å konfigurere dokumentbehandlings- og e-postsystemer slik at filer automatisk sendes til Arkivsenter-området. Innhold kan sendes til arkivsenteret via en webtjeneste ved hjelp av SOAP-protokollen eller via e-post ved hjelp av SMTP-protokollen.

  • Postruting     Arkivsenteret inneholder Postruting-listen som brukes til automatisk ruting av innkommende poster (uansett om postene leveres manuelt eller automatisk) til riktig sted basert på innholdstypen for posten. Når det sendes en post til arkivsenteret, følger det ofte med relatert tilleggsinformasjon, for eksempel en overvåkingslogg og metadata. Overvåkingsloggen for en post lagres som en XML-fil i arkivsenteret, og postens metadata lagres i en XML-fil og i metadatakolonner på Arkivsenter-området.

  • Sperring     Arkivsenteret gir organisasjoner mulighet til å sperre poster som kan bli bevismateriell ved rettstvister, eller som kreves ved regnskapsettersyn eller annen inspeksjon. Når poster sperres, er de unntatt fra eventuelle utløpspolicyer som er i kraft, og de kan derfor ikke fjernes. Hvis for eksempel en organisasjon som er involvert i en rettstvist, sperrer poster som de kan måtte fremlegge som bevismateriell, vil disse postene være tilgjengelige til rettstvisten er avgjort. Poster kan legges til i flere sperringer samtidig. Arkivansvarlige kan også søke etter poster som må sperres, i arkivsenteret.

Til toppen av siden

Utforme et Arkivsenter-område

Det er to overordnede hovedtrinn som må utføres når en organisasjon skal utforme et Arkivsenter-område for å implementere et postbehandlingssystem:

  1. En organisasjon må utvikle en strategi for postbehandling og en formell plan for. Dette er noe det samarbeides om som involverer forbindelse mellom poster ledere, samsvar direktører, IT-teknikere og informasjonsarbeidere.

  2. Deretter må organisasjonen konfigurere ett eller flere Arkivsenter-områder for å implementere sin postbehandlingsplan.

I delene nedenfor finner du en oversikt over hovedelementene hvert av disse trinnene omfatter.

Planlegge postbehandling

Før en organisasjon kan konfigurere et Arkivsenter-område som skal brukes til postbehandling i organisasjonen, må det utarbeides en formell plan for postbehandlingsstrategien. Hvilke elementer en formell postbehandlingsplan består av, varierer fra organisasjon til organisasjon, men de aller fleste postbehandlingsplaner inneholder følgende dokumenter og prosesser:

  • Filplan     En filplan beskriver hvilke typer dokumenter eller elementer en organisasjon godkjenner som offisielle forretningsposter. Den inneholder informasjon om hvor slike poster lagres, og om hva som skiller de ulike posttypene fra hverandre. Filplanen er en omfattende samling av policyer, prosesser og retningslinjer for hvordan poster opprettes, lagres og behandles. En filplan bør omfatte all poster, uansett media, også data på papir, e-post og elektroniske filer. Den må også angi hvordan hver post skal klassifiseres, sikres og til slutt fjernes. Den bør også inneholde informasjon om hvordan spesielle postkategorier skal behandles, for eksempel konfidensielle data, nøkkeldata, forretningshemmeligheter eller informasjon med begrenset tilgang. Til slutt må filplanen angi hvem som er ansvarlige for å administrere hver posttype.

  • Oppbevaringsplan     En oppbevaringsplan innholder informasjon om hvor lenge hver posttype i filplanen skal oppbevares (oppbevaringsperiode) og hvilken prosess som skal brukes for å fjerne den når oppbevaringsperioden er over. Retningslinjene i en oppbevaringsplan er vanligvis basert på juridiske krav, risiko for organisasjonen og forretningsbehov. I tillegg inneholder oppbevaringsplaner vanligvis informasjon om risikostyring som bestemmer hvilken oppbevaringsperiode som skal brukes for hver posttype.

  • Dokument for overholdelse av krav     Et dokument for overholdelse av krav inneholder informasjon om hvilke krav IT-systemer for postbehandling må overholde, hvilke funksjonalitet de må ha, og hvilke typer vanlig overvåking de må støtte for å sikre at relevante krav overholdes.

  • Formell prosess for å utsette fjerning av poster     Denne prosessen, som ofte kalles sperring, inneholder detaljert informasjon om hvordan en organisasjon skal utsette fjerning av poster hvis det er påkrevd av hensyn til rettstvister, regnskapsettersyn eller annen inspeksjon.

  • System for overvåking og rapportering for postbehandling     Et postbehandlingssystem må ha en prosess eller prosedyre for overvåking og rapportering for å sikre at ansatte arkiverer, bruker og behandler poster i henhold til de fastsatte policyene og prosessene for postbehandling.

Til toppen av siden

Konfigurere et Arkivsenter-område

Når en organisasjon har planlagt postbehandlingen i detalj og utviklet en formell plan for postbehandling, er organisasjonen klar til å opprette og konfigurere et Arkivsenter-område for å implementere disse retningslinjene.

Du må utføre følgende trinn for å konfigurere et Arkivsenter-område.

  1. Opprett dokumentbiblioteker eller lister som skal brukes til å behandle og lagre hver av posttypene som er angitt i filplanen.

    Vi anbefaler at du oppretter ett dokumentbibliotek for hver innholdstype i postplanen.

    Når poster sendes til arkivsenteret, rutes de til riktig liste eller bibliotek.

  2. Opprett kolonner for de relevante dokumentbibliotekene, listene eller innholdstypene for lagring og visning av metadata for hver posttype som er angitt i filplanen.

  3. Angi policyer for informasjonsbehandling for hver posttype på Arkivsenter-området. Disse policyene bør gjenspeile kravene til oppbevaring og overvåking som er angitt i organisasjonens fil- og oppbevaringsplan.

  4. Konfigurer Postruting-listen slik at hver posttype rutes til riktig sted. Når poster sendes til Arkivsenter-området, enten manuelt eller programmatisk, bruker Office SharePoint Server 2007 denne tabellen til å bestemme hvordan postene skal klassifiseres innenfor Arkivsenter-området og hvor de skal sendes.

Til toppen av siden

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×