Information Rights Management i Office

Hvis du har fått en feil ved filtilgang når du prøver å vise et dokument eller en e-postmelding, har du møtt på IRM (Information Rights Management). Du kan bruke IRM til å begrense tilgangen til innhold i dokumenter, arbeidsbøker og presentasjoner med Office. IRM gjør det mulig å angi tilgangstillatelser for å hindre at sensitiv informasjon blir skrevet ut, videresendt eller kopiert av uautoriserte personer. Når tillatelsen er begrenset for en fil ved hjelp av IRM, håndheves begrensningene for tilgang og bruk selv om filen når utilsiktede mottakere. Dette er fordi tilgangstillatelser er lagret i dokumentet, arbeidsboken, presentasjonen eller selve e-postmeldingen, og disse må godkjennes mot IRM-serveren.

IRM gjør det også enklere for personer å håndheve personlige preferanser for overføring av personlig eller privat informasjon. IRM lar organisasjoner håndheve firmapolicyer som regulerer kontroll og distribusjon av konfidensiell eller fortrolig informasjon.

Bruke IRM i Office

Velg plattformen du bruker fra fanene på denne siden.

Ved å bruke IRM i Office kan du rettighetsadministrere XML Paper Specification-filer (.XPS) og følgende filtyper:

Word-filer

Beskrivelse

Filtype

Dokument

DOC

Dokument

.docx

Makroaktivert dokument

.docm

Mal

DOT

Mal

.dotx

Makroaktivert mal

.dotm

Excel-filer

Beskrivelse

Filtype

Arbeidsbok

XLS

Arbeidsbok

.xlsx

Makroaktivert arbeidsbok

.xlsm

Mal

XLT

Mal

.xltx

Makroaktivert mal

.xltm

Ikke-XML binær arbeidsbok

.xlsb

Makroaktivert tillegg

XLA

Makroaktivert tillegg

.xlam

PowerPoint-filer

Beskrivelse

Filtype

Presentasjon

PPT

Presentasjon

.pptx

Makroaktivert presentasjon

.pptm

Mal

POT

Mal

.potx

Makroaktivert mal

.potm

Vis

PPS

Vis

.ppsx

Makroaktivert lysbildefremvisning

.ppsm

Office-tema

.thmx

Kommentarer: 

  • Når disse filtypene er vedlagt en rettighetsadministrert e-postmelding i Outlook, blir de rettighetsadministrert automatisk.

  • Når du legger ved en meldingsfil (.MSG) i en rettighetsadministrert e-postmelding, er ikke den vedlagte meldingen rettighetsadministrert. IRM rettighetsadministrerer ikke .MSG-filtyper

Konfigurere datamaskinen til å bruke IRM

For å bruke IRM i Office er minste nødvendige programvare Windows Rights Management Services (RMS) Client Service Pack 1 (SP1). RMS-administratoren kan konfigurere selskapets IRM-policyer som angir hvem som har tilgang til informasjon, og hvilket redigeringsnivå som er tillatt for en e-postmelding. Systemansvarlig i firmaet kan for eksempel definere en rettighetsmal kalt Konfidensielt for firmaet, som angir at en e-postmelding som bruker disse retningslinjene, bare kan åpnes av brukere innenfor firmadomenet.

Laste ned tillatelser

Første gang du prøver å åpne et dokument, en arbeidsbok eller en presentasjon med begrenset tilgang, må du koble til en lisensieringsserver for å kontrollere legitimasjon og laste ned en brukerlisens. Brukerlisensen definerer tilgangsnivået du har til en fil. Denne prosessen er obligatorisk for hver fil som har begrenset tillatelse. Innhold med begrenset tillatelse kan altså ikke åpnes uten en brukerlisens. Nedlasting av tillatelser krever at Office sender legitimasjonen som inneholder e-postadressen og informasjon om tillatelsesrettighetene til lisensieringsserveren. Informasjonen i dokumentet, arbeidsboken eller presentasjonen blir ikke sendt til lisensieringsserveren. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du lese Viktige punkt i personvernerklæringen for Microsoft Office 2010.

Begrense tillatelsen til innhold i filer

Forfattere kan begrense tilgang til dokumenter, arbeidsbøker og presentasjoner per bruker, per fil eller per gruppe (gruppebaserte tillatelser krever Active Directory-tjenesten for gruppeutvidelse). Forfattere bruker dialogboksen Tillatelse til å gi brukere tilgang til å lese, endre og angi utløpsdatoer for innhold. Roy kan for eksempel gi Helena tillatelse til å lese et Word-dokument, men ikke endre det. Deretter kan Roy gi Bjørn tillatelse til å endre dokumentet og tillate ham å lagre dokumentet. Roy kan også velge å begrense både Helenes og Bjørns tilgang til dette dokumentet til fem dager før tillatelsen til dokumentet utløper. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du angir en utløpsdato for dokumentet, arbeidsboken eller presentasjonen, kan du se Angi en utløpsdato for en fil.

Tillatelse

  1. Lagre dokumentet, arbeidsboken eller presentasjonen.

  2. Klikk fanen Fil.

  3. Gjør ett av følgende:

    • Informasjon-fanen i Word klikker du på Beskytt dokument, pek på Begrens tillatelse etter person, og klikk deretter på Begrenset tilgang.

    • Informasjon-fanen i Excel klikker du på Beskytt arbeidsbok, pek på Begrens tillatelse etter person, og klikk deretter på Begrenset tilgang.

    • Informasjon-fanen i PowerPoint klikker du på Beskytt presentasjon, pek på Begrens tillatelse etter person, og klikk deretter på Begrenset tilgang.

  4. Gjør ett av følgende i dialogboksen Tillatelser:

    • I Word velger du Begrense tilgangen til dette dokumentet, og deretter tilordner du tilgangsnivåene du vil ha for hver bruker.

    • I Excel velger du Begrense tilgangen til denne arbeidsboken, og deretter tilordner du tilgangsnivåene du vil ha for hver bruker.

    • I PowerPoint velger du Begrense tilgangen til denne presentasjonen, og deretter tilordner du tilgangsnivåene du vil ha for hver bruker.

      Valgene dine kan være begrenset hvis systemansvarlig har konfigurert egendefinerte tillatelsespolicyer som enkeltpersoner ikke kan endre.

      Tillatelsesnivåer

    • Les    Brukere med lesetillatelse kan lese et dokumentet, en arbeidsbok eller en presentasjon, men de ikke har tillatelse til å redigere, skrive ut eller kopiere.

    • Endre    Brukere med endringstillatelse kan lese, redigere og lagre endringer i et dokument, en arbeidsboken eller en presentasjonen, men de ikke har tillatelse til å skrive ut.

    • Full kontroll    Brukere med tillatelsen Full kontroll har full autoriseringstillatelse og kan gjøre alt med dokumentet, arbeidsboken eller presentasjonen som en forfatter kan gjøre, for eksempel angi utløpsdatoer for innholdet, forhindre utskrift og gi tillatelser for brukere. Når tillatelsen for et dokument, en arbeidsbok eller presentasjon er utløpt for autoriserte brukere, kan dokumentet, arbeidsboken eller presentasjonen bare åpnes av forfatteren eller av brukere med tillatelsen Full kontroll til dokumentet, arbeidsboken eller presentasjonen. Forfattere har alltid tillatelsen Full kontroll.

  5. Hvis du vil gi noen tillatelsen Full kontroll, klikker du på Flere alternativer i dialogboksen Tillatelser, deretter klikker du på Tilgangsnivå-kolonnen, klikk på pilen, og deretter på Full kontroll i Tilgangsnivå-listen.

    Dialogboksen Tillatelse

  6. Klikk på OK etter at du har tilordnet tillatelsesnivåene.

    Meldingsfeltet som angir at dokumentet, arbeidsboken eller presentasjonen er rettighetsadministrert, vises. Hvis du må endre tilgangstillatelsen til dokumentet, arbeidsboken eller presentasjonen, klikker du på Endre tillatelse.

    Meldingsfeltet i Word

    Hvis et dokument, en arbeidsbok eller en presentasjon som har begrenset tillatelse videresendes til en uautorisert person, vises en melding med forfatterens e-postadresse eller nettstedsadresse, slik at personen kan be om tillatelse for dokumentet, arbeidsboken eller presentasjonen.

    Dialogboks i Word som viser at et dokument med begrenset tillatelse ble videresendt til en uautorisert person

    Hvis forfatteren velger å ikke inkludere en e-postadresse, får uautoriserte brukere en feilmelding.

Angi en utløpsdato for en fil
  1. Åpne filen.

  2. Klikk på Fil-fanen

  3. Gjør ett av følgende:

    • Informasjon-fanen i Word klikker du på Beskytt dokument, pek på Begrens tillatelse etter person, og klikk deretter på Begrenset tilgang.

    • Informasjon-fanen i Excel klikker du på Beskytt arbeidsbok, pek på Begrens tillatelse etter person, og klikk deretter på Begrenset tilgang.

    • Informasjon-fanen i PowerPoint klikker du på Beskytt presentasjon, pek på Begrens tillatelse etter person, og klikk deretter på Begrenset tilgang.

  4. Gjør ett av følgende i dialogboksen Tillatelser:

    • I Word merker du av for Begrense tilgangen til dette dokumentet, og klikker deretter på Flere alternativer.

    • I Excel merker du av for Begrense tilgangen til denne arbeidsboken og klikker deretter på Flere alternativer.

    • I PowerPoint merker du av for Begrense tilgangen til denne presentasjonen, og klikker deretter på Flere alternativer.

  5. Under Flere tillatelser for brukere, gjør du ett av følgende:

    • I Word merker du av for Dette dokumentet utløper den og skriver deretter inn en dato.

    • I Excel merker du av for Denne arbeidsboken utløper den og skriver deretter inn en dato.

    • I PowerPoint merker du av for Denne presentasjonen utløper den og skriver deretter inn en dato.

  6. Klikk på OK to ganger.

Bruke en annen Windows-brukerkonto til å rettighetsadministrere filer

  1. Åpne dokumentet, arbeidsboken eller presentasjonen.

  2. Klikk fanen Fil.

  3. Gjør ett av følgende:

    • Informasjon-fanen i Word klikker du på Beskytt dokument, pek på Begrens tillatelse etter person, og klikk deretter på Administrer legitimasjon.

    • Informasjon-fanen i Excel klikker du på Beskytt arbeidsbok, pek på Begrens tillatelse etter person, og klikk deretter på Administrer legitimasjon.

    • Informasjon-fanen i PowerPoint klikker du på Beskytt presentasjon, pek på Begrens tillatelse etter person, og klikk deretter på Administrer legitimasjon.

  4. Gjør et av følgende:

    • I dialogboksen Velg bruker velger du e-postadressen for kontoen du vil bruke, og deretter klikker du på OK.

    • I dialogboksen Velg bruker klikker du på Legg til, skriv inn legitimasjonen for den nye kontoen, og klikk deretter på OK to ganger.

      Dialogboksen Velg bruker

Vis innhold med begrenset tillatelse

Hvis du vil vise rettighetsadministrert innhold du har tillatelser til ved å bruke Office, kan du ganske enkelt åpne dokumentet, arbeidsboken eller presentasjonen.

Hvis du vil vise tillatelsene du har, kan du enten klikke på Vis tillatelse i meldingsfeltet eller klikke på ett av følgende på statuslinjen nederst på skjermen:

  • Dette dokumentet inneholder en tillatelsespolicy Knapp som viser at dette dokumentet inneholder en tillatelsespolicy

  • Denne arbeidsboken inneholder en tillatelsespolicy Knapp som viser at dette dokumentet inneholder en tillatelsespolicy

  • Denne presentasjonen inneholder en tillatelsespolicy Knapp som viser at dette dokumentet inneholder en tillatelsespolicy

Merknad: Du må ha Microsoft Office for Mac Standard 2011 hvis du vil begrense tilgangen til innholdet i en fil.

IRM i Office for Mac 2011 og Office for Mac 2016 inneholder tre tillatelsesnivåer.

tilgangsnivå

Tillater

Lese

Lese

Endre

Lese, redigere, kopiere, lagre endringer

Full kontroll

Lese, redigere, kopiere, lagre endringer, skrive ut, angi utløpsdatoer for innhold, gi tillatelser til brukere, få tilgang til innhold programmatisk

Gjør ett eller flere av følgende:

Angi tilgangsnivåer manuelt

  1. Klikk Tillatelser underBeskyttelse på fanen Se gjennom, og klikk deretter Begrenset tilgang.

    Se gjennom-fanen, Beskyttelsesgruppe

  2. Hvis dette er første gang du har tilgang til lisensieringsserveren, skriver du inn brukernavn og passord for lisensieringsserveren, og deretter merker du avmerkingsboksen Lagre passord i Mac OS-nøkkelring.

    Merknad:  Hvis du ikke merker avmerkingsboksen Lagre passord i Mac OS-nøkkelring, kan det hende du må skrive inn brukernavn og passord flere ganger.

  3. Skriv inn e-postadressen eller navnet på person eller gruppen med personer som du vil tilordne et tilgangsnivå til, i boksene Lese, Endre, eller Full kontroll.

  4. Klikk på Kontakter-knappen hvis du vil søke i adresseboken for e-postadressen eller navnet.

  5. Klikk på Legg til alle Legg til alle hvis du vil tilordne et tilgangsnivå til alle personer i adresseboken.

  6. Klikk OK etter at du har tilordnet tillatelsesnivåene.

    Meldingsfeltet vises og viser en melding om at dokumentet er rettighetsstyrt.

Bruke en mal til å begrense tilgang

En administrator kan konfigurere firmaspesifikke IRM-policyer som definerer hvem som har tilgang til informasjonstillatelsesnivåer for personer. Disse aspektene ved rettighetsadministrasjon bestemmes ved hjelp av Active Directory Rights Management Services-servermaler (AD RMS). En firmaadministrator kan for eksempel opprette en rettighetsmal kalt Konfidensielt for firmaet, som angir at dokumenter som bruker denne policyen, bare kan bare åpnes av brukere som er innenfor firmadomenet.

  • Klikk Tillatelser under Beskyttelse på fanen Se gjennom, og klikk deretter rettighetsmalen du vil bruke.

    Se gjennom-fanen, Beskyttelsesgruppe

Endre eller fjerne tilgangsnivåene som du har angitt

Hvis du har brukt en mal for å begrense tilganger, kan du ikke endre eller fjerne tillatelsesnivåer. Disse trinnene fungerer bare hvis du har angitt tillatelsesnivåene manuelt.

  1. Klikk Endre tillatelser i meldingsfeltet.

  2. Angi en ny e-postadresse eller navnet til personen eller gruppen personer som du vil tilordne et tilgangsnivå til, i boksene Lese, Endre og Full kontroll.

  3. Hvis du vil fjerne en person eller gruppe personer fra et tilgangsnivå, klikker du e-postadressen, og trykker deretter DEL.

  4. Hvis du vil fjerne Alle fra et tilgangsnivå, klikker du på Legg til alle Legg til alle .

Angi en utløpsdato for en begrenset fil

Forfattere kan bruke dialogboksen Angi tillatelser til å angi utløpsdatoer for innhold. Ranjit kan for eksempel også bestemme seg for å begrense både Ellens og Bjørn Martins tilgang til dette dokumentet til 25. mai og deretter la tillatelsen til dokumentet utløpe.

  1. Klikk Tillatelser underBeskyttelse på fanen Se gjennom, og klikk deretter Begrenset tilgang.

    Se gjennom-fanen, Beskyttelsesgruppe

  2. Klikk Flere alternativer. Deretter velger du Dette dokumentet utløper, og skriverdatoen.

    Etter at tilgangen til et dokument har utløpt for autoriserte personer, kan dokumentet bare åpnes av forfatteren eller av personer med tillatelsen Alle tillatelser.

Tillate personer med tillatelsene Endre eller Lese å skrive ut innhold

Som standard kan personer med tillatelsene Endre og Lese ikke skrive ut.

  1. Klikk Tillatelser underBeskyttelse på fanen Se gjennom, og klikk deretter Begrenset tilgang.

    Se gjennom-fanen, Beskyttelsesgruppe

  2. Klikk Flere alternativer, og velg deretter Tillate personer med endre- eller lesetilgang å skrive ut innhold.

Tillate personer med lesetillatelse å kopiere innhold

Som standard kan personer med lesetilgang ikke kopiere innhold.

  1. Klikk Tillatelser underBeskyttelse på fanen Se gjennom, og klikk deretter Begrenset tilgang.

    Se gjennom-fanen, Beskyttelsesgruppe

  2. Klikk Flere alternativer, og velg deretter Tillate personer med endre- eller lesetilgang å skrive ut innhold.

Tillat skript å kjøre i en begrenset fil

Forfattere kan endre innstillingene slik at Visual Basic-makroer kan kjøres når et dokument åpnes, og å gi AppleScript-skript tilgang til informasjon i det begrensede dokumentet.

  1. Klikk Tillatelser underBeskyttelse på fanen Se gjennom, og klikk deretter Begrenset tilgang.

    Se gjennom-fanen, Beskyttelsesgruppe

  2. Klikk Flere alternativer, og velg deretter Få tilgang til innhold programmatisk.

Kreve en tilkobling for å kontrollere rettigheter

Som standard må personer godkjennes ved å koble seg til AD RMS-server den første gangen de åpne et begrenset dokument. Du kan imidlertid endre dette til å kreve at de må autentiseres hver gang de åpner et begrenset dokument.

  1. Klikk Tillatelser underBeskyttelse på fanen Se gjennom, og klikk deretter Begrenset tilgang.

    Se gjennom-fanen, Beskyttelsesgruppe

  2. Klikk Flere alternativer, og velg deretter Krev en tilkobling for å kontrollere tillatelser.

Fjerne begrensninger

  1. Klikk Tillatelser underBeskyttelse på fanen Se gjennom, og klikk deretter Ingen begrensninger.

    Se gjennom-fanen, Beskyttelsesgruppe

  2. Klikk på Fjerne begrensninger i dialogboksen.

Beslektede emner

Begrense tilgangen til innhold i en fil
Åpne en fil som har begrensede tillatelser
Legg til legitimasjon for å åpne en rettighetsadministrert fil eller melding
Filformater som fungerer med IRM

I iOS-versjonene av Office vil IRM-beskyttede filer du mottar, åpnes hvis du er logget på med en konto som har tillatelser til filen. Når du åpner en fil med IRM-beskyttelse, ser du en informasjonslinje øverst som lar deg vise tillatelsene som er knyttet til denne filen.

Hvis du er Office 365-abonnent med Azure Rights Management og IT-avdelingen har definert noen IRM-maler du kan bruke, kan du tilordne disse malene til filer i Office på iOS. Hvis du vil beskytte en fil, går du til Se gjennom-fanen i appen og trykker på knappen Begrense tillatelser. Du får se en liste over tilgjengelige IRM-policyer. Velg den du vil bruke, og trykk på Ferdig for å bruke.

Merknad: Hvis knappen Begrense tillatelser ikke er aktivert i programmet, kan du åpne et IRM-beskyttet dokumentet for å starte den.

Selv om du for øyeblikket ikke kan tilordne IRM-tillatelser i Android versjoner av Office, vil IRM-beskyttede filer du mottar åpnes hvis du er logget på med en konto som har tillatelser til filen. Når du åpner en fil med IRM-beskyttelse, ser du en informasjonslinje øverst som lar deg vise tillatelsene som er knyttet til denne filen.

Når du åpner en IRM-beskyttet fil i Office for Android, kan du se hvilke tillatelser du har fått tilordnet.

IRM (Information Rights Management) bidrar til å gjøre følgende:

  • Forhindre at en godkjent mottaker av innhold med begrenset tilgang videresender, kopierer, endrer, skriver ut, fakser eller limer inn innholdet for uautorisert bruk

  • Begrense innhold uansett hvor det sendes

  • Angi utløp for filer slik at innhold i dokumenter ikke lenger kan vises etter en angitt tid

  • Håndheve firmapolicyer som styrer bruk og spredning av innhold i firmaet

IRM kan ikke forhindre at innhold med begrenset tilgang blir:

  • Slettet, stjålet, skadet eller fanget opp og sendt av skadelige programmer som trojanske hester, tastetrykkloggere og visse typer spionprogrammer

  • Tapt eller skadet som følge av datamaskinvirus

  • Kopiert for hånd eller skrevet av når det vises på en mottakers skjerm

  • Digitalt fotografert av en mottaker (når det vises på en skjerm)

  • Kopiert ved hjelp av skjermopptaksprogrammer fra tredjeparter

Merknad: Hvis du vil ha informasjon om hvordan du kan begrense tilgang til innhold i e-postmeldinger, kan du se Opprette en melding med begrenset tillatelse.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×