Informasjon om godkjenningsarbeidsflyter

Informasjon om godkjenningsarbeidsflyter

Obs!: Vi ønsker å gi deg det nyeste hjelpeinnholdet så raskt som mulig, på ditt eget språk. Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig for deg nederst på denne siden? Her er den engelske artikkelen for enkel referanse.

SharePoint arbeidsflyter kan hjelpe deg med å automatisere forretningsprosesser, slik at de både mer helhetlig og mer effektivt. Godkjenning-arbeidsflyt kan du distribuere dokumenter og andre elementer som er lagret i SharePoint til én eller flere personer for godkjenning.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Arbeidsflytene som følger med SharePoint.

Viktig!: Godkjenningsarbeidsflyten er ikke aktivert som standard og ikke er oppført i listen Velg en arbeidsflytmal i Tilknytningsskjemaet. Hvis du vil gjøre den tilgjengelig for bruk, må en administrator aktivere dem på områdesamlingsnivå. Gå til Innstillinger for område > Områdesamlingsfunksjoner > aktivere funksjonen for arbeidsflyter. SharePoint 2013 inneholder også disse arbeidsflytmalene som er basert på SharePoint 2010 kompatibilitetsmodus. Hvis du vil opprette en arbeidsflyt for SharePoint 2013 basert med lignende logikk, kan du bruke SharePoint Designer 2013.

Hvis alt du trenger, er å fullføre en arbeidsflytoppgave for godkjenning   Rull ned til delen FULLFØRE og utvid delen. Du trenger kanskje ikke de andre delene akkurat nå.

Sammenligning av manuell prosess med automatisert arbeidsflyt

SharePoint-arbeidsflyter innebærer følgende:

  • Effektive og konsekvente prosesser    En arbeidsflyt for godkjenning distribuerer automatisk dokumentet eller elementet, tilordner gjennomgangsoppgaver og sporer fremdriften, og sender påminnelser og meldinger ved behov. Aktiviteten i arbeidsflyten kan overvåkes og justeres fra en sentral statusside, og en logg over hendelsene i arbeidsflyten lagres i 60 dager etter fullføring.

  • Mindre arbeid for deg    En arbeidsflyt for godkjenning sparer deg og kollegene dine for både tid og problemer, og effektiviserer og standardiserer godkjenningsprosessen.

Her er en skjematisk fremstilling av en veldig enkel versjon av en arbeidsflyt for godkjenning.

Diagram av en enkel godkjenningsarbeidsflyt

Informasjonen i denne artikkelen er gruppert i ti utvidbare deler.

Klikk her for tips om hvordan du får mest mulig ut av denne artikkelen

Hvis alt du trenger, er å fullføre en arbeidsflytoppgave for godkjenning   Rull ned til delen FULLFØRE og utvid delen. Du trenger kanskje ikke de andre delene akkurat nå.

Hvis du vil legge til, starte, overvåke, og vedlikeholde arbeidsflyter    Hvis du ikke er kjent med disse oppgavene, kan det være nyttig å gå gjennom denne artikkelen, delen av segmentet, første gang du utforming og legge til en arbeidsflyt. Når du er kjent med informasjonen og oppsettet artikkelen, kan du kan gå rett til delen du trenger på en hvilken som helst retur besøk.

Innholdsgodkjenning og publiseringsgodkjenning    Du kan ha lister eller biblioteker der du vil at innholdet i nye elementer eller nye versjoner av elementer skal kontrolleres for nøyaktighet, eller at form og stil er hensiktsmessig, før de gjøres synlige for alle som har tilgang til listen. Dette kalles gjerne innholdsgodkjenning, og du kan bruke en arbeidsflyt til å godkjenne innhold i en liste eller et bibliotek. (Det er også en veldig lik arbeidsflyt for godkjenning av publiseringer, laget spesielt for bruk på SharePoint-nettsteder som publiserer nettsider.)

Eventuell utskrift av artikkelen    Dette er en lang artikkel. Hvis du vil skrive ut utvalgte deler, utvider du bare de aktuelle delene før du skriver ut. (Hvis du vil ha med hele grafikken på utskriften, må du skrive ut i liggende og ikke stående papirretning.)

Merknad om søking    Før du søker etter tekst eller uttrykk i artikkelen, må du utvide alle deler du vil søke i.

En arbeidsflyt for godkjenning er en SharePoint-funksjon som distribuerer et dokument eller annet element lagret i en SharePoint-liste eller et SharePoint-bibliotek til en eller flere mottakere for at de skal godkjenne eller avvise elementet. Arbeidsflyten automatiserer, effektiviserer og standardiserer hele prosessen.

Diagram over enkel arbeidsflyt for godkjenning

Den grunnleggende arbeidsflyten for godkjenning som følger med SharePoint-produkter, fungerer som en mal. Ved hjelp av denne malen kan du legge til én eller flere arbeidsflyter for godkjenning på nettstedene dine. Hver arbeidsflyt du legger til, er en unik versjon av den grunnleggende arbeidsflyten, hver med sin egen spesialiserte måte å fungere på, basert på innstillingene du angir når du legger den til.

Avsnitt i denne delen

  1. Hva kan jeg bruke en arbeidsflyt for godkjenning til?

  2. Hva kan jeg ikke bruke en arbeidsflyt for godkjenning til?

  3. Hvem kan bruke denne typen arbeidsflyt?

  4. Hvordan planlegger du, legger til, kjører og vedlikeholder denne typen arbeidsflyt?

1. Hva kan jeg bruke en arbeidsflyt for godkjenning til?

  • Når du først legger til en arbeidsflyt for godkjenning på listen, biblioteket eller nettstedssamlingen, kan du angi hvor mange deltakere som skal være med, og angi om oppgavene deres skal tilordnes en etter en (i serie) eller alle samtidig (parallelt). Du kan også bestemme om du vil dele deltakernes oppgaver i to eller flere separate trinn, og du kan angi en forfallsdato eller en periode som oppgaven må fullføres innenfor. Hver gang du starter arbeidsflyten manuelt på et dokument, kan du endre disse innstillingene.

  • Arbeidsflyten tilordner en oppgave til hver angitte deltaker. Hver deltaker velger blant flere mulige svar: å godkjenne eller avvise elementet, å be om en endring i elementet, å tilordne oppgaven på nytt, eller å avbryte eller slette oppgaven.

  • Mens arbeidsflyten kjører, kan du overvåke fremdriften og foreta justeringer (ved behov) på en sentral statusside for arbeidsflyten.

  • I 60 dager etter at arbeidsflyten er fullført, er listen over alle arbeidsflythendelser i løpet av kjøringen tilgjengelig på statussiden.

Du kan også bruke en arbeidsflyt for godkjenning til å administrere en innhold godkjenningsprosessen for en liste eller et bibliotek. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se delen kontrollere i denne artikkelen.

2. Hva kan jeg ikke bruke en arbeidsflyt for godkjenning til?

Deltakere i en arbeidsflyt for godkjenning har vanligvis ikke tillatelse til å gjøre endringer i elementet de gjennomgår. I stedet kan deltakerne be om at endringer gjøres i elementet i løpet av arbeidsflyten. Hvis du vil legge til en arbeidsflyt der deltakerne setter inn merknader og sporede endringer i selve elementet, kan du lese artikkelen Informasjon om arbeidsflyter for innsamling av tilbakemeldinger under Se også.

Godkjenningsarbeidsflyter ikke er også utformet for å samle inn signaturer. Hvis du vil bruke en arbeidsflyt for innsamling av signaturer i et Word-dokument, en Microsoft Excel-arbeidsbok eller et Microsoft InfoPath-skjema, kan du se artikkelen,alle om arbeidsflyter for innsamling av signaturer, i Se også-delen.

Til toppen av delen

3. Hvem kan bruke denne typen arbeidsflyt?

Legge til en arbeidsflyt    Du må ha tillatelsen Behandle lister for å legge til en arbeidsflyt som standard. (Gruppen eiere har tillatelsen Behandle lister som standard, medlemmer-gruppen og gruppen besøkende ikke.)

Å starte en arbeidsflyt    Som standard, må du også ha tillatelsen Rediger elementer for å starte en arbeidsflyt som er allerede er lagt til. (Gruppen medlemmer og eiere-gruppen både har tillatelsen Rediger elementer som standard, besøkende-gruppen ikke.)

Alternativt kan eiere velge å konfigurere bestemte arbeidsflyter slik at de kan startes bare av medlemmer av eiergruppen. (Dette gjør du ved å merke av for Krev tillatelser for å behandle liste for å starte denne arbeidsflyten på første side i tilknytnings.)

Til toppen av delen

4. Hvordan planlegger du, legger til, kjører og vedlikeholder denne typen arbeidsflyt?

Dette er de grunnleggende trinnene:

  • FØR arbeidsflyten kjøres (planlegge, legge til, starte)   
    Før du legger til en arbeidsflyt, kan du planlegge der du vil legge til den (for én liste eller bibliotek, eller for hele områdesamlingen) og detaljer om hvordan den fungerer. Når du har lagt til og konfigurert arbeidsflyten, kan alle som har de nødvendige tillatelsene starte arbeidsflyten på et bestemt element. Arbeidsflyten kan også settes opp å kjøre automatisk. Automatisk kjøres kan aktiveres basert på ett eller begge av to utløsende hendelser: når et element er lagt til eller opprettet i en liste eller et bibliotek, eller når noen elementet i en liste eller et bibliotek er endret.

  • MENS arbeidsflyten kjører (fullføre, overvåke, justere)   
    Mens arbeidsflyten kjører, fullføre individuelle deltakerne sine tildelte oppgaver. Automatisk påminnelser sendes til deltakere som ikke oppfyller aktivitet tidsfrister. I mellomtiden kan fremdriften av arbeidsflyten overvåkes fra et sentralt statussiden for den bestemte forekomsten av arbeidsflyten. Justeringer i arbeidsflyten mens den kjører kan utføres fra den samme siden. og eventuelt arbeidsflyten kan avbrutt eller avsluttet derfra.

  • Etter at arbeidsflyten kjøres (se gjennom, rapport, endre)   
    Når arbeidsflyten er fullført, kan du gå gjennom hele endringsloggen som Kjør (eller forekomst) i opptil 60 dager på statussiden for arbeidsflyten. Statistiske rapporter på ytelsen til denne arbeidsflytversjonen kan opprettes fra samme side. Hvis det er noen gang noe som du vil endre hvordan funksjonene arbeidsflyten, kan du til slutt åpner og redigerer Tilknytningsskjemaet som du har fullført når du først legges til arbeidsflyten.

Følgende flytskjema viser trinnene for en person som legger til en ny arbeidsflyt.

Arbeidsflytprosess

I denne delen skal vi se på beslutningene du må ta, og informasjonen du trenger for å hente inn før du legger til en versjon av arbeidsflyten for godkjenning

Hvis du allerede er kjent med hvordan du legger til denne typen arbeidsflyt og trenger bare en påminnelse om fremgangsmåten, kan du gå rett til den aktuelle Legg til delen (List/bibliotek eller nettstedssamling) i denne artikkelen.

Avsnitt i denne delen

  1. Maler og versjoner

  2. Tilknytningsskjemaet

  3. Tolv spørsmål å svare på

1. Maler og versjoner

Arbeidsflytene som følger med SharePoint-produkter, fungerer som hovedmaler som de ulike arbeidsflytene du legger til i lister, i biblioteker og i nettstedssamlingen, er basert på.

Hver gang du legger til en arbeidsflyt for godkjenning, for eksempel du faktisk legger til en versjon av generelle malen for godkjenningsarbeidsflyt. Du kan gi hver versjon sitt eget navn og en egen innstillinger, som du angir i Tilknytningsskjemaet når du legger til at bestemt versjon. På denne måten, kan du legge til flere arbeidsflyter, alle versjoner som er basert på malen godkjenning arbeidsflyten malen, men hver av versjonene kalt og skreddersydd for bestemte slik at du skal bruke den. Navngitt versjoner kan også kalles forekomsterav arbeidsflyter.

Til toppen av delen

2. Tilknytningsskjemaet

Når du legger til en ny arbeidsflytversjon som er basert på en av arbeidsflytmalene som er inkludert, fyller du ut et Tilknytningsskjemaet å angi hvordan du vil bruke den nye forekomsten skal fungere.

I følgende avsnitt inneholder en liste med spørsmål som forbereder deg på utfylling av tilknytningsskjemaet. Men først bør du se litt nærmere på skjemaet og feltene i det.

Første side i tilknytningsskjemaet

Første initieringsskjema

Andre side i tilknytningsskjemaet

Skjema for å legge inn kjørespesifikk informasjon

Feltene i den røde ruten på side to vises også på initieringsskjemaet, som vises hver gang arbeidsflyten startes manuelt, og som da kan redigeres for den aktuelle kjøringen.

Til toppen av delen

3. Tolv spørsmål å svare på

Når du har svarene på alle spørsmålene i dette avsnittet, er du klar til å legge til arbeidsflyten.

  1. Er dette riktig type arbeidsflyt?

  2. Én liste eller ett bibliotek, eller hele nettstedssamlingen?ogÉn innholdstype, eller alle innholdstyper?

  3. Hva er et godt navn?

  4. Oppgavelister og logglister: Eksisterende eller ny?

  5. Hvordan (og av hvem) kan denne arbeidsflyten startes?

  6. Må innholdstyper som arver fra denne typen, også få denne arbeidsflyten?

  7. Deltakere: Hvilke personer, i hvilken rekkefølge?

  8. Hvilken tilleggsinformasjon trenger deltakerne?

  9. Når forfaller oppgavene?

  10. Når slutter denne arbeidsflyten?

  11. Hvem må varsles?

  12. Vil denne arbeidsflyten kontrollere innholdsgodkjenning?

01. Er dette riktig type arbeidsflyt?

Det finnes flere Arbeidsflytmaler for som har ordet 'Godkjenning' i navnene deres. Denne artikkelen gjelder arbeidsflytmalen vises på menyen som godkjenning – SharePoint 2010. Hvis du ikke er sikker på at denne arbeidsflyttypen er det beste valget for deg, kan du se tilbake til delen Lær i denne artikkelen. Hvis du vil ha mer informasjon om andre arbeidsflytmalene som er tilgjengelig, kan du se artikkelen, arbeidsflytene som følger med SharePoint, i Se også-delen.

Til toppen av delen

02. Én liste eller ett bibliotek, eller hele nettstedssamlingen? (Og) Én innholdstype, eller alle innholdstyper?

Du kan gjøre den nye versjonen av arbeidsflyten for godkjenning tilgjengelig i én liste eller ett bibliotek, eller du kan gjøre den tilgjengelig i hele områdesamlingen.

  • Hvis du legger til arbeidsflyten for én liste eller ett bibliotek, kan du angi at den skal kjøre enten på alle innholdstyper, eller bare på én innholdstype.

  • Hvis du legger til arbeidsflyten for hele nettstedssamlingen, du angi at den skal kjøres på bare én innholdstype.

Kart over nettstedssamling med tre måter å legge til på forklart

Hva er en innholdstype?

Hvert dokument eller et annet element som er lagret i SharePoint-lister eller biblioteker hører til én eller en annen type innhold. En innholdstype kan være så enkle og generell som dokument eller en Excel-regnearkeller som svært spesialiserte som Juridisk kontrakt eller Produkt utformingsspesifikasjon. Det finnes noen innholdstyper i SharePoint-produkter som standard, men du kan både tilpasse disse og legge til andre som du oppretter selv. Hvis du vil ha mer informasjon, se opprette eller tilpasse en innholdstype for område og legge til en innholdstype i en liste eller bibliotek.

Til toppen av delen

03. Hva er et godt navn?

Arbeidsflytversjonen bør gis et navn med følgende karakteristikk:

  • Det viser tydelig hva den brukes til.

  • Det skiller seg klart fra andre arbeidsflyter.

Eksempel

Tenk deg at du er medlem av en gruppe redaktører. Gruppen ønsker å bruke to forskjellige arbeidsflyter for godkjenning av dokumenter som sendes inn av eksterne bidragsytere:

  • Den første arbeidsflyten skal kjøres på hvert innsendte dokument for å avgjøre om det kan godkjennes for redigering.

  • Når du har godtatt og redigert et innsendt dokument, kjøres den andre arbeidsflyten på det redigerte utkastet for å avgjøre om du vil godta det som endelig.

Du kan kalle den første arbeidsflyten Godkjenning for sending og andre Godkjenning av endelig versjon.

Tips!: Som vanlig er det lurt å sette opp konsekvente navneregler, og sørge for at alle som har med arbeidsflyten å gjøre, er kjent med reglene.

Til toppen av delen

04. Oppgavelister og logglister: Eksisterende eller ny?

Du kan ha arbeidsflyten bruke nettstedets standard oppgaveliste og loggliste, bruke andre eksisterende oppgaver og logg for lister, eller be om nye lister bare for denne arbeidsflyten.

  • Hvis nettstedet har mange arbeidsflyter, eller hvis noen av arbeidsflytene omfatter mange oppgaver, kan det lønne seg å be om nye lister for hver arbeidsflyt. (Å administrere veldig lange lister kan gå ut over effektiviteten. Det er raskere og enklere for systemet å opprettholde flere kortere lister enn én veldig lang.)

  • Hvis oppgavene og loggen for arbeidsflyten skal inneholde sensitive eller konfidensielle data som du ønsker å holde atskilt fra de generelle oppgavelistene, bør du absolutt angi at du vil ha nye, separate lister for denne arbeidsflyten. (Når du har lagt til arbeidsflyten, må du passe på at de nødvendige tillatelsene er angitt for de nye listene.

Til toppen av delen

05. Hvordan (og av hvem) kan denne arbeidsflyten startes?

Du kan angi at en arbeidsflyt skal startes bare manuelt, bare automatisk, eller på begge måter:

  • Når du manuelt starte en godkjenningsarbeidsflyt på et bestemt dokument eller element, presenteres et annet skjema, i initieringsskjemaet. Skjema for arbeidsflytstart inneholder de fleste innstillingene fra andre side i Tilknytningsskjemaet . På denne måten hvis personen som starter arbeidsflyten ønsker å endre noen av disse innstillingene (for den aktuelle kjøringen bare), kan de gjøre det før de klikker du Start. Gå til listen > element kontekst menyen > arbeidsflyter > Merk at arbeidsflyten skal starte den manuelt.

  • Ved automatisk start vises ikke noe initieringsskjema, så standardinnstillingene angitt i tilknytningsskjemaet brukes uten endring.

Figuren nedenfor viser forskjellen på manuell og automatisk start.

Sammenligning av skjemaer for manuell og automatisk start

Endringer du gjør i initieringsskjemaet, brukes bare under den nåværende kjøringen av arbeidsflyten. Hvis du vil endre de permanente, standard innstillingene for arbeidsflyten, må du redigere det opprinnelige tilknytningsskjemaet, som forklart i delen ENDRE i denne artikkelen.

Manuell start

Hvis du tillater manuell start, kan hvem som helst med de nødvendige tillatelsene starte arbeidsflyten på kvalifiserte elementer til enhver tid.

Fordelene med en manuell start er at du og dine kolleger kan kjøre arbeidsflyten bare når og hvis du velger å gjøre det, og at hver gang du kjører den, kan du endre innstillingene ved hjelp av initieringsskjemaet.

Et lite eksempel    Hvis du vil kjøre din arbeidsflyt bare på elementer som er skrevet av Forfatter fra utenfor gruppen, starter den bare manuelt, holdes det kjøres automatisk på elementer som lages av deg og gruppemedlemmene. (En alternativ løsning: vedlikeholde én liste eller et bibliotek for elementer fra forfattere i gruppen, og en separat liste eller et bibliotek for elementer fra alle andre forfattere. På denne måten, kan du kjøre arbeidsflyten automatisk, men bare i listen utenfor forfattere. En annen løsning: Legg til en Hvis-betingelse og angi Opprettet av til bestemte personer. Se arbeidsflyt betingelser hurtigreferanse for mer informasjon.)

Hovedulempen med manuell start er at noen må huske å kjøre arbeidsflyten når den skal.

Automatisk start

Du kan angi at arbeidsflyten skal startes automatisk ved en av følgende hendelser:

  • Noen forsøker å publisere en hovedversjon av et element.

  • Et nytt element opprettes i eller lastes opp til listen eller biblioteket.

  • Et element som allerede er lagret i listen eller biblioteket, endres.

Fordelen med automatisk start er at ingen må huske å starte arbeidsflyten. Den kjøres hver gang en utløsende hendelse inntreffer.

Et lite eksempel    Hvis du er ansvarlig for riktigheten og hensiktsmessigheten til elementene i en liste, kan du legge til en arbeidsflyt for godkjenning til denne listen, og angi deg selv som eneste deltaker. Du kan angi at arbeidsflyten skal startes automatisk hver gang et element i listen endres, og hver gang et nytt element legges til. På denne måten vil du alltid holdes oppdatert.

To ulemper ved automatisk start:

  • Du kan ikke hindre arbeidsflyten i å kjøre når en utløsende hendelse inntreffer.

  • Du kan ikke endre innstillinger på begynnelsen av den enkelte kjøringen.

I delen KONTROLLERE finner du mer informasjon om hvordan du kjører en arbeidsflyt for godkjenning automatisk hver gang noen forsøker å publisere en hovedversjon av et element.

Til toppen av delen

06. Må innholdstyper som arver fra denne typen, også få denne arbeidsflyten?

Bare når du legger til en arbeidsflyt i en innholdstype for hele nettstedssamlingen, får du valget å legge til arbeidsflyten i alle andre innholdstyper som arver fra innholdstypen du legger til arbeidsflyten i.

Notater

  • Det kan ta lang tid før all den ekstra tilleggingen er ferdig.

  • Hvis arven er brutt for noen nettsteder eller undernettsteder der du vil at denne arbeidsflyten skal legges til i innholdstyper som arver, må du sørge for at du er medlem av eiergruppen i hvert av nettstedene eller undernettstedene før du kjører operasjonen.

Til toppen av delen

07. Deltakere: Hvilke personer, i hvilken rekkefølge?

Du må oppgi navn eller e-postadresse for hver person gjennomgangsoppgaven skal tilordnes.

Ett trinn eller flere trinn?    Du kan velge å ha bare ett trinn med gjennomgangsoppgaver, eller du kan ha flere trinn. Hvis du har flere trinn, utføres trinnene etter hverandre.

Parallelle eller serielle gjennomganger?    Du kan velge at alle deltakerne på ett trinn skal tilordnes gjennomgangsoppgavene samtidig (parallelt), eller etter hverandre (serielt) i rekkefølgen du angir. Alternativet Serielt kan være nyttig hvis du for eksempel angir at arbeidsflyten skal avsluttes etter den første avvisningen – eller hvis du vil at deltakerne senere i flyten skal kunne se kommentarer fra tidligere deltakere som en del av gjennomgangskonteksten.

Et eksempel

Følgende enkle situasjon illustrerer noen av fordelene med både flere trinn og serielle gjennomgangstilordninger:

Tenk deg at Frank legger til en ny arbeidsflyt for godkjenning. Han vil at medarbeiderne Anna og Stig skal gjennomgå hvert element før han selv gjør det. Han vil også at arbeidsflyten skal avsluttes før hans egen gjennomgang hvis Anna eller Stig avviser elementet. Frank kan angi dette på to måter:

  • Ved å bruke en seriell gjennomgang    Frank konfigurerer en enkelt fase seriell gjennomgang der Anna og Stig er de to første deltakerne og han er tredjepart; og velger han alternativet Avslutt ved første avvisning.
    Med denne ordningen må Anna godkjenne elementet før Stig oppgaven er tilordnet, og deretter Stig må godkjenne elementet før Frank oppgaven er tilordnet. Hvis Anna avviser elementet, skal verken Stig eller Frank tilordnes en aktivitet. og hvis Anna godkjenner, men Stig forkaster, og deretter arbeidsflyten slutter fremdeles før Frank godkjenningsoppgave tilordnes noensinne.
    Her er hvordan Frank konfigurerer hans én fase seriell gjennomgang.
    Skjema med innstilling for serielt trinn
    Avslutt ved første avvisning

  • Ved å bruke to trinn    Hvis Frank ønsker Anna og Stig som skal tilordnes gjennomganger samtidig, slik at Stig ikke må vente til Anna skal fullføres før hun kan begynne, han kan sette opp to stadier i arbeidsflyten: først en parallell fase for Anna og Stig gjennomganger , og det andre en separat Faseegenskaper for bare sin egen gjennomgang. På nytt, velger han alternativet Avslutt ved første avvisning. For andre fase starter ikke før det første trinnet er fullført. så på nytt hvis Anna eller Stig avviser elementet, vil Frank godkjenningsoppgave aldri bli tilordnet.
    Her er hvordan Frank konfigurerer hans totrinns parallelle gjennomgang.
    Skjema med innstilling for parallelt trinn
    Avslutt ved første avvisning

Her er diagrammer over begge løsningene.

Serial arbeidsflyt og to-trinns arbeidsflyt ved siden av hverandre

Eksterne deltakere    Det er en spesiell prosess for å ta med deltakere som ikke er medlemmer av din SharePoint-organisasjon. I denne prosessen må et medlem av nettstedet være stedfortreder for den eksterne deltakeren.

Her er et diagram for denne prosessen:

Flytdiagram for å ta med eksterne deltakere

Tilordne en oppgave til hver hele gruppe, eller en til hvert gruppemedlem?    Hvis du tar med en gruppeadresse eller en distribusjonsliste som arbeidsflytdeltakere, kan du angi at arbeidsflyten skal tilordne én oppgave til hvert medlem av gruppen, eller bare én oppgave til hele gruppen (men likevel sende melding om den ene oppgaven til hvert medlem). Når bare én oppgave er tilordnet til hele gruppen, kan ethvert medlem av gruppen gjøre krav på og fullføre oppgaven. (I delen FULLFØRE i denne artikkelen finner du instruksjoner for hvordan du gjør krav på og fullfører en gruppeoppgave.)

Til toppen av delen

08. Hvilken tilleggsinformasjon trenger deltakerne?

Det er et tekstfelt i tilknytningsskjemaet der du kan gi instrukser, detaljer om krav, ressurser og så videre.

To ting som du kan ta med:

  • Kontaktinformasjon, i tilfelle deltakerne får problemer eller spørsmål.

  • Hvis arbeidsflyten skal tilordne bare én oppgave til hver gruppe eller distribusjonsliste, nevner du her at ett medlem av hver gruppe skal gjøre krav på oppgaven før den fullføres. Dermed behøver ikke andre medlemmer av gruppen kaste bort tid på å begynne på samme oppgave. I delen FULLFØR i denne artikkelen finner du instruksjoner for hvordan du gjør krav på og fullfører en gruppeoppgave.

Til toppen av delen

09. Når forfaller oppgavene?

Du kan angi når arbeidsflytoppgaver forfaller på en eller begge følgende to måter:

Etter kalenderdato    Du kan angi en kalenderdato som alle oppgaver forfaller på.

  • Hvis du angir at arbeidsflyten skal starte automatisk, bør du vanligvis ikke bruke dette alternativet. Dette er fordi datoverdien du angir, ikke justerer seg automatisk i forhold til dagens dato hver gang arbeidsflyten starter automatisk.

Etter oppgavevarighet    Du kan angi et antall dager, uker eller måneder som hver oppgave må fullføres i løpet av, regnet fra tidspunktet oppgaven tilordnes.

  • En kalenderforfallsdato overstyrer en bestemt oppgavevarighet. Det vil si følgende: Hvis dagens dato er 10. juni og jeg tilordner en oppgave med tre dagers varighet, men med forfallsdato 11. juni, forfaller oppgaven 11. juni og ikke 13. juni (etter tre dager).

Til toppen av delen

10. Når slutter denne arbeidsflyten?

Du kan unngå at det kastes bort tid på unødvendige gjennomganger ved å angi at arbeidsflyten skal avsluttes umiddelbart (før angitt eller beregnet forfallsdato) når en av to hendelser inntreffer:

  • En deltaker avviser elementet.

  • Elementet endres.

Obs!:  En arbeidsflyt kan ikke starte på et element som er sjekket ut. Når arbeidsflyten har startet, kan imidlertid elementet sjekkes ut for å beskytte det mot endringer. (Men inntil elementet er sjekket inn igjen, kan ingen annen arbeidsflyt begynne på det.)

Til toppen av delen

11. Hvem må varsles?

I kopimottakerfeltet på side to i tilknytningsskjemaet kan du skrive inn navn eller adresser for alle som skal varsles hver gang arbeidsflyten starter eller slutter.

  • Hvis du legger inn et navn her, blir en arbeidsflytoppgave ikke tilordnet vedkommende.

  • Når arbeidsflyten startes manuelt, mottar personen som starter den, start- og stoppmeldinger uten å måtte være oppført i dette feltet.

  • Når arbeidsflyten startes automatisk, mottar personen som først la den til, start- og stoppmeldinger uten å måtte være oppført i dette feltet.

Til toppen av delen

12. Vil denne arbeidsflyten kontrollere innholdsgodkjenning?

Du kan ha lister eller biblioteker der du vil at innholdet i nye elementer eller nye versjoner av elementer skal kontrolleres for nøyaktighet, eller at form og stil er hensiktsmessig, før de gjøres synlige for alle som har tilgang til listen. Denne typen gjennomgang kalles innholdsgodkjenning.

I SharePoint-produkter kan du bruke en arbeidsflyt for godkjenning for å gjøre innholdsgodkjenningsprosessen enda enklere og mer effektiv. Du finner mer informasjon om dette i delen Kontrollere innholdsgodkjenning i denne artikkelen.

Neste trinn

Hvis du er klar til å legge til din nye godkjenningsarbeidsflyt på listen, i biblioteket eller i nettstedssamlingen, går du til den aktuelle delen for LEGGE TIL (List/bibliotek eller Nettstedssamling) i denne artikkelen.

Du kan ha lister og biblioteker der du vil at innholdet i nye elementer eller nye versjoner av elementer skal kontrolleres for nøyaktighet, eller at form og stil er hensiktsmessig, før de gjøres synlige for alle som har tilgang til listen. Denne typen gjennomgang kalles innholdsgodkjenning.

I SharePoint-produkter kan du kontrollere innholdsgodkjenning manuelt, uten en arbeidsflyt, men med en SharePoint-arbeidsflyt for godkjenning kan prosessen bli enda enklere og mer effektiv.

Hvis du ikke er kjent med funksjonene for versjonskontroll og innholdsgodkjenning i SharePoint-produkter, bør du lese gjennom følgende artikler først:

En arbeidsflyt for godkjenningen kan kontrollere innholdsgodkjenningsprosessen på to måter. Hver måte har én kontroll i tilknytningsskjemaene som du fyller ut når du legger til arbeidsflyten. Du kan bruke arbeidsflyten for den ene eller begge måtene.

Kontroll av publisering av hovedversjoner

Under Startalternativer på første side i tilknytningsskjemaet finner du alternativet Start denne arbeidsflyten for å godkjenne publisering av en hovedversjon av et element. Et par ting å være oppmerksom på:

  • Dette alternativet er bare tilgjengelig for en arbeidsflyt for godkjenning som kjøres på alle innholdstyper i én liste eller ett bibliotek, og ikke for en arbeidsflyt som kjøres på elementer med bare én innholdstype.

  • Alternativet blir tilgjengelig når innholdsgodkjenning er aktivert for listen eller biblioteket på innstillingssiden for versjonskontrollen, og det er merket av for Opprett hovedversjoner og underordnede versjoner (kladder).

  • Hvis du velger dette alternativet, blir de to følgende alternativene utilgjengelige: Start denne arbeidsflyten når et nytt element opprettes og Start denne arbeidsflyten når et element endres.

  • Hvis du velger dette alternativet, kjøres arbeidsflyten automatisk på et element bare når noen forsøker å publisere en hovedversjon av dette elementet.

  • I en liste eller et bibliotek kan det bare være én arbeidsflyt for godkjenningen som brukes for å godkjenne publisering av hovedversjoner. Hvis du prøver å angi en arbeidsflyt til i samme liste eller bibliotek for denne funksjonen, blir du bedt om å velge en av dem.

Ikke basert på versjonskontroll

Under Aktiver innholdsgodkjenning på side to i tilknytningsskjemaet finnes alternativet Oppdater godkjenningsstatusen etter at arbeidsflyten er fullført (bruk denne arbeidsflyten til å kontrollere innholdsgodkjenning).

Dette alternativet er tilgjengelig i skjemaet uansett om godkjenning av innhold kreves eller ikke i listen eller biblioteket. Verdien i godkjenningsfeltet for elementet oppdateres ut ifra resultatet av arbeidsflyten.

Ved hjelp av dette alternativet kan du gjøre følgende:

  • alltid kjøre arbeidsflyten manuelt, eller

  • velge en eller flere av alternativene for automatisk start på første side i tilknytningsskjemaet, eller

  • tillate både manuell og automatisk start

Innholdskontroll for publiserende nettsteder

Innholdskontroll er en spesialisert prosess på nettsteder som publiserer sider. Tilsvarende finnes det en spesialisert arbeidsflyt for publiseringsgodkjenning for bruk på publiseringsnettsteder, samt en nettstedsmal (kalt publiseringsnettsted med arbeidsflyt), som inneholder en versjon av arbeidsflyten klar til bruk i nettpublisering.

Neste trinn

Hvis du er klar til å legge til din nye godkjenningsarbeidsflyt på listen, i biblioteket eller i nettstedssamlingen, går du til den aktuelle delen for LEGGE TIL (List/bibliotek eller Nettstedssamling) i denne artikkelen.

Hvis du ennå ikke er kjent med å legge til arbeidsflyter, kan det lønne seg å lese gjennom delene LÆRE og PLANLEGGE i denne artikkelen før du fortsetter med trinnene i denne delen.

Avsnitt i denne delen

  1. Før du begynner

  2. Legge til arbeidsflyten

1. Før du begynner

To ting må være i orden før du kan legge til en arbeidsflyt:

E-post    E-post på nytt for at arbeidsflyten skal sende e-postvarsler og påminnelser, må være aktivert for SharePoint-området. Hvis du ikke er sikker på at dette allerede er utført, kan du ta kontakt med SharePoint-administratoren. Se også SharePoint 2013 Step by step: konfigurasjon for utgående e-innstillingen.

Tillatelser    Standardinnstillingene for SharePoint krever at du har tillatelse til å administrere lister før du kan legge til arbeidsflyter for lister, biblioteker eller nettstedssamlinger. (Som standard har eiergruppen tillatelse til å administrere lister, mens medlemsgruppen og besøkergrupper ikke har det. Du finner mer informasjon om tillatelser i delen LÆR i denne artikkelen.)

Til toppen av delen

2. Legge til arbeidsflyten

Følg disse trinnene:

  1. Åpne listen eller biblioteket du vil legge til arbeidsflyten i.

  2. Klikk kategorien Liste eller Bibliotek på båndet.

    Obs!: Navnet på kategorien kan variere i henhold til typen liste eller bibliotek. I en kalenderliste er det for eksempel kategorien Kalender.

  3. Klikk Arbeidsflytinnstillinger i gruppen Innstillinger.

  4. Under Vis arbeidsflyttilknytninger av denne typen på siden for arbeidsflytinnstillinger, angir du om arbeidsflyten skal kjøres på dokumentet, listen eller en mappe, og deretter klikker du Legg til en arbeidsflyt.

  5. Fyll ut første side i Tilknytningsskjemaet.
    (Instruksjoner følger illustrasjonen.)

    Grunnleggende informasjon for Legg til arbeidsflyt, med markerte deler

    Bildeforklaring 1

    Innholdstype

    Bildeforklaring 2

    Mal

    Velg malen godkjenning – SharePoint 2010.

    Obs!: Hvis godkjenning – SharePoint 2010-malen ikke står på listen, kan du kontakte systemansvarlig SharePoint for å høre om den kan aktiveres for din nettstedssamling eller ditt arbeidsområde. Hvis du er administrator, gå til Innstillinger for område > Områdesamlingsfunksjoner > Aktivere arbeidsflyter funksjonen.

    Bildeforklaring 3

    Navn

    Skriv inn et navn for denne arbeidsflyten. Navnet identifiserer denne arbeidsflyten for brukere av listen eller biblioteket.

    I delen PLANLEGGE i denne artikkelen finner du forslag til hvordan du kan navngi arbeidsflyten.

    Bildeforklaring 4

    Oppgaveliste

    Velg en oppgaveliste du vil bruke i denne arbeidsflyten. Du kan velge en eksisterende oppgaveliste, eller klikke Ny oppgaveliste for å opprette en ny liste.

    I delen PLANLEGGE finner du forklaring på når du bør opprette en ny oppgaveliste i stedet for å velge en eksisterende.

    Bildeforklaring 5

    Loggliste

    Velg en loggliste du vil bruke i denne arbeidsflyten. Du kan velge en eksisterende loggliste, eller klikke Arbeidsflytlogg (ny) for å opprette en ny liste.

    I delen PLANLEGGE finner du forklaring på når du bør opprette en ny loggliste i stedet for å velge en eksisterende.

    Bildeforklaring 6

    Startalternativer

    Angi måten eller måtene arbeidsflyten skal startes på.

    I delen PLANLEGGE i denne artikkelen finner du informasjon om de ulike startalternativene.

    Hvis du vil ha informasjon om bruk av arbeidsflyt for å kontrollere innholdsgodkjenning, herunder publisering av hovedversjoner, kan du se delen KONTROLLERE i denne artikkelen.

    • Legg merke til at alternativet Start denne arbeidsflyten for å godkjenne publisering av en hovedversjon av et element  ikke vises hvis du legger til arbeidsflyten for bare én innholdstype.

    • Vær også oppmerksom på at hvis du velger Start denne arbeidsflyten for å godkjenne publisering av en hovedversjon av et element, blir de to følgende avmerkingsboksene utilgjengelige.

  6. Når alle innstillingene i dette skjemaet er slik du ønsker, klikker du Neste.

  7. Fyll ut side to i Tilknytningsskjemaet.
    (Instruksjoner følger illustrasjonen.)

    Obs!: SharePoint-produkter viser de første alternativene på side to i tilknytningsskjemaet hver gang du starter arbeidsflyten manuelt, slik at du kan endre alternativene for den aktuelle kjøringen. Det dreier seg om nummer 1 til 7 i illustrasjonen, fra Godkjennere til Kopi.

    Standardverdier for Legg til arbeidsflyt, med felter markert

    Bildeforklaring 1

    Tilordne til

    Bildeforklaring 2

    Rekkefølge

    Angi om oppgavene skal tilordnes én om gangen (serielt) eller alle samtidig (parallelt).

    I delen PLANLEGGE i denne artikkelen finner du mer informasjon om serielle og parallelle trinn.

    Bildeforklaring 3

    Legg til et nytt trinn

    Legg til trinn du vil ha etter det første du nettopp har konfigurert.

    • Hvis du vil slette et helt trinn, klikker du i feltet Tilordne til for trinnet, og trykker deretter CTRL+DEL.

    I delen PLANLEGGE i denne artikkelen finner du mer informasjon om bruk av flere trinn.

    Bildeforklaring 4

    Vise grupper

    • Hvis du vil tilordne én oppgave til hvert medlem i hver gruppe du angir i feltet Tilordne til, merker du av i denne boksen. (Hvert medlem av gruppen får en oppgavevarsling, og hvert medlem får sin egen oppgave å fullføre.)

    • Hvis du vil tilordne én oppgave til hver hele gruppe du angir i feltet Tilordne til, fjerner du merket i denne boksen. (Hvert medlem av gruppen får en oppgavevarsling, men et medlem kan gjøre krav på og fullføre oppgaven på vegne av hele gruppen. I delen FULLFØR i denne artikkelen finner du instruksjoner for hvordan du gjør krav på og fullfører en gruppeoppgave.)

    Bildeforklaring 5

    Spørre

    Tekst du legger inn her, vises i hver oppgavevarsling som arbeidsflyten sender. Ikke glem å ta med ekstra instruksjoner eller ressurser som deltakerne trenger, for eksempel følgende:

    • Informasjon om kontakt

    • En merknad om enkeltoppgaver som er tilordnet hele grupper eller distribusjonslister. (I delen FULLFØRE i denne artikkelen finner du instruksjoner for hvordan du gjør krav på og fullfører en gruppeoppgave.)

    Bildeforklaring 6

    Forfallsdatoer og oppgavevarigheter

    Angi en endelig forfallsdato for hele arbeidsflyten, eller angi antall dager, uker eller måneder som kan brukes på fullføringen av hver oppgave regnet fra tidspunktet oppgaves tilordnes.

    • Hvis arbeidsflyten skal starte automatisk, bør du vanligvis la Forfallsdato for alle oppgaver stå tomt, og bruke de to varighetsfeltene til å kontrollere forfallsdatoen. Du kan oppgi en bestemt forfallsdato i initieringsskjemaet hvis du starter arbeidsflyten manuelt.

    I delen PLANLEGGE i denne artikkelen finner du mer informasjon om når du bør bruke forfallsdatoer og oppgavevarigheter.

    Bildeforklaring 7

    Kopi

    Angi navnene eller e-postadressene til alle som skal varsles hver gang arbeidsflyten starter eller stopper.

    • Hvis du legger inn et navn her, blir en arbeidsflytoppgave ikke tilordnet.

    • Når arbeidsflyten startes manuelt, mottar personen som starter den, start- og stoppmeldinger uten å måtte være angitt i dette feltet.

    • Når arbeidsflyten startes automatisk, mottar personen som først la den til, start- og stoppmeldinger uten å måtte være angitt i dette feltet.

    Bildeforklaring 8

    Avslutte arbeidsflyten

    Velg intet, ett eller begge disse alternativene.

    I delen PLANLEGGE i denne artikkelen finner du informasjon om disse alternativene.

    Bildeforklaring 9

    Aktivere innholdsgodkjenning

    Merk av denne boksen hvis du skal bruke arbeidsflyten til å administrere innholdsgodkjenning.

    Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker arbeidsflyten til å kontrollere innholdsgodkjenning, herunder publisering av hovedversjoner, kan du se delen kontrollere i denne artikkelen.

  8. Når alle innstillingene på siden er slik du ønsker, klikker du Lagre for å opprette arbeidsflyten.

Hvis du ennå ikke er kjent med å legge til arbeidsflyter, kan det lønne seg å lese gjennom delene LÆRE og PLANLEGGE i denne artikkelen før du fortsetter med trinnene i denne delen.

Avsnitt i denne delen

  1. Før du begynner

  2. Legge til arbeidsflyten

1. Før du begynner

To ting må være i orden før du kan legge til en arbeidsflyt:

E-post    E-post på nytt for at arbeidsflyten skal sende e-postvarsler og påminnelser, må være aktivert for nettstedet. Hvis du ikke er sikker på at dette allerede er utført, kan du ta kontakt med SharePoint-administratoren. Se også SharePoint 2013 Step by step: konfigurasjon for utgående e-innstillingen.

Tillatelser    Standardinnstillingene for SharePoint krever at du har tillatelse til å administrere lister før du kan legge til arbeidsflyter for lister, biblioteker eller nettstedssamlinger. (Som standard har eiergruppen tillatelse til å administrere lister, mens medlemsgruppen og besøkergrupper ikke har det. Du finner mer informasjon om tillatelser i delen LÆR i denne artikkelen.)

Til toppen av delen

2. Legge til arbeidsflyten

Følg disse trinnene:

  1. Gå til startsiden for nettstedssamlingen (ikke startsiden for et nettsted eller undernettsted i samlingen).

  2. Klikk Innstillinger-ikonet , og klikk deretter Innstillinger for område.

  3. Klikk Innholdstype for område under Gallerier for nettsidedesignere på siden Innstillinger for område.

  4. Klikk navnet på innholdstypen du vil legge til en arbeidsflyt for, under Innholdstyper for område.

    Obs!: En arbeidsflyt som legges til i hele nettstedssamlingen, må legges til for elementer av bare én innholdstype.

    Innholdstyper for dokument med typen uthevet

    1. Klikk Arbeidsflytinnstillinger under Innstillinger på siden for den valgte innholdstypen.

    2. Klikk Legg til en arbeidsflyt på siden Arbeidsflytinnstillinger.

    3. Fyll ut første side i Tilknytningsskjemaet.
      (Instruksjoner følger illustrasjonen.)

    Side for oppsett av arbeidsflyt

    Bildeforklaring 1

    Mal

    Bildeforklaring 2

    Navn

    Skriv inn et navn for denne arbeidsflyten. Navnet identifiserer denne arbeidsflyten for brukere av denne nettstedssamlingen.

    I delen PLANLEGGE i denne artikkelen finner du forslag til hvordan du kan navngi arbeidsflyten.

    Bildeforklaring 3

    Oppgaveliste

    Velg en oppgaveliste du vil bruke i denne arbeidsflyten. Du kan velge en eksisterende oppgaveliste, eller klikke Ny oppgaveliste for å opprette en ny liste.

    I delen PLANLEGGE finner du forklaring på når du bør opprette en ny oppgaveliste i stedet for å velge en eksisterende.

    Bildeforklaring 4

    Loggliste

    Velg en loggliste du vil bruke i denne arbeidsflyten. Du kan velge en eksisterende loggliste, eller klikke Arbeidsflytlogg (ny) for å opprette en ny liste.

    I delen PLANLEGGE finner du forklaring på når du bør opprette en ny loggliste i stedet for å velge en eksisterende.

    Bildeforklaring 5

    Startalternativer

    Angi måten eller måtene arbeidsflyten skal startes på.

    I delen PLANLEGGE i denne artikkelen finner du informasjon om de ulike startalternativene.

    Bildeforklaring 6

    Legg denne arbeidsflyten til underordnede innholdstyper?

    Angi om denne arbeidsflyten skal legges til (tilknyttes) alle andre nettsteds- og listeinnholdstyper som arver fra denne innholdstypen.

    • Det kan ta lang tid før all den ekstra tilleggingen er ferdig.

    • Hvis arven er brutt for noen nettsteder eller undernettsteder der du vil legge til denne arbeidsflyten i arvende innholdstyper, må du sørge for at du er medlem av eiergruppen på hvert av nettstedene eller undernettstedene før du kjører operasjonen.

  5. Når alle innstillingene på siden er slik du ønsker, klikker du Neste.

  6. Fyll ut side to i Tilknytningsskjemaet.
    (Instruksjoner følger illustrasjonen.)

    Obs!: SharePoint-produkter viser de første alternativene på side to i tilknytningsskjemaet hver gang du starter arbeidsflyten manuelt, slik at du kan endre alternativene for den aktuelle kjøringen. Det dreier seg om nummer 1 til 7 i illustrasjonen, fra Godkjennere til Kopi.

    Standardverdier for Legg til arbeidsflyt, med felter markert

    Bildeforklaring 1

    Tilordne til

    Bildeforklaring 2

    Rekkefølge

    Angi om oppgavene skal tilordnes én om gangen (serielt) eller alle samtidig (parallelt).

    I delen PLANLEGGE i denne artikkelen finner du mer informasjon om serielle og parallelle trinn.

    Bildeforklaring 3

    Legg til et nytt trinn

    Legg til trinn du vil ha etter det første du nettopp har konfigurert.

    • Hvis du vil slette et helt trinn, klikker du i feltet Tilordne til for trinnet, og trykker deretter CTRL+DEL.

    I delen PLANLEGGE i denne artikkelen finner du mer informasjon om bruk av flere trinn.

    Bildeforklaring 4

    Vise grupper

    • Hvis du vil tilordne én oppgave til hvert medlem i hver gruppe du angir i feltet Tilordne til, merker du av i denne boksen. (Hvert medlem av gruppen får en oppgavevarsling, og hvert medlem får sin egen oppgave å fullføre.)

    • Ha bare én oppgave tilordnet til en helegruppen som du har skrevet inn i feltet tilordne til, fjerner du avmerkingen. (Hvert medlem av gruppen mottar et oppgavevarsel, men eventuelle ett medlem kan gjøre krav på og fullføre enkelt oppgaven på vegne av hele gruppen. Du finner instruksjoner for gjør krav på en Gruppeoppgave i delen Fullfør i denne artikkelen.)

    Bildeforklaring 5

    Spørre

    Tekst du legger inn her, vises i hver oppgavevarsling som arbeidsflyten sender. Ikke glem å ta med ekstra instruksjoner eller ressurser som deltakerne trenger, for eksempel følgende:

    • Informasjon om kontakt

    • En merknad om enkeltoppgaver som er tilordnet hele grupper eller distribusjonslister. (I delen FULLFØRE i denne artikkelen finner du instruksjoner for hvordan du gjør krav på og fullfører en gruppeoppgave.)

    Bildeforklaring 6

    Forfallsdatoer og oppgavevarigheter

    Angi en endelig forfallsdato for hele arbeidsflyten, eller angi antall dager, uker eller måneder som kan brukes på fullføringen av hver oppgave regnet fra tidspunktet oppgaves tilordnes.

    • Hvis arbeidsflyten skal starte automatisk, bør du vanligvis la Forfallsdato for alle oppgaver stå tomt, og bruke de to varighetsfeltene til å kontrollere forfallsdatoen. Du kan oppgi en bestemt forfallsdato i initieringsskjemaet hvis du starter arbeidsflyten manuelt.

    I delen PLANLEGGE i denne artikkelen finner du mer informasjon om når du bør bruke forfallsdatoer og oppgavevarigheter.

    Bildeforklaring 7

    Kopi

    Angi navnene eller e-postadressene til alle som skal varsles hver gang arbeidsflyten starter eller stopper.

    • Hvis du legger inn et navn her, blir en arbeidsflytoppgave ikke tilordnet.

    • Når arbeidsflyten startes manuelt, mottar personen som starter den, start- og stoppmeldinger uten å måtte være angitt i dette feltet.

    • Når arbeidsflyten startes automatisk, mottar personen som først la den til, start- og stoppmeldinger uten å måtte være angitt i dette feltet.

    Bildeforklaring 8

    Avslutte arbeidsflyten

    Velg intet, ett eller begge disse alternativene.

    I delen PLANLEGGE i denne artikkelen finner du informasjon om disse alternativene.

    Bildeforklaring 9

    Aktivere innholdsgodkjenning

    Merk av denne boksen hvis du skal bruke arbeidsflyten til å administrere innholdsgodkjenning.

    Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker arbeidsflyten til å kontrollere innholdsgodkjenning, herunder publisering av hovedversjoner, kan du se delen kontrollere i denne artikkelen.

  7. Når alle innstillingene på siden er slik du ønsker, klikker du Lagre for å opprette arbeidsflyten.

Neste trinn

Hvis du er klar til å starte og teste den nye arbeidsflyten, går du til delen STARTE i denne artikkelen.

Du kan angi at en arbeidsflyt skal startes bare manuelt, bare automatisk, eller på begge måter:

  • Manuelt , når som helst, av alle som har de nødvendige tillatelsene.

  • Automatisk hver gang en bestemt utløsende hendelse inntreffer. Det vil si når et element er lagt til listen eller biblioteket, endres og/eller når et element i listen på noen måte, og/eller når noen forsøker å publisere en hovedversjon av et element).
    (Utløsende hendelse eller hendelser som er angitt i den første siden i Tilknytningsskjemaet, under den opprinnelige tilknytning og konfigurasjon av arbeidsflyten. For mer informasjon, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.)

Obs!:  En arbeidsflyt kan ikke starte på et element som er sjekket ut. Når arbeidsflyten har startet, kan imidlertid elementet sjekkes ut for å beskytte det mot endringer. (Men inntil elementet er sjekket inn igjen, kan ingen annen arbeidsflyt begynne på det.)

Avsnitt i denne delen

  1. Starte arbeidsflyten automatisk

  2. Starte arbeidsflyten manuelt

  3. Starte manuelt i listen eller biblioteket

  4. Starte manuelt i et Microsoft Office-program

1. Starte arbeidsflyten automatisk

Hvis det er angitt at arbeidsflyten skal starte automatisk, kjøres den hver gang en utløsende hendelse inntreffer, på elementet som utløste arbeidsflyten.

Når arbeidsflyten starter, tilordner den de første oppgavene, og sender en oppgavevarsling til hver mottaker. Det sendes også startmeldinger (forskjellig fra oppgavemeldinger) til den som opprinnelig la til arbeidsflyten, og til alle andre oppført i kopifeltet (CC) på side to i tilknytningsskjemaet.

Obs!: Når det legges til en ny arbeidsflyt som skal starte automatisk, bør feltet Forfallsdato for alle oppgaver på side to i tilknytningsskjemaet vanligvis stå tomt, siden datoer angitt der, ikke justerer seg automatisk i forhold til datoen arbeidsflyten starter på hver gang. Du finner mer informasjon om dette i delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

Til toppen av delen

2. Starte arbeidsflyten manuelt

En merknad om tillatelser    Vanligvis må du ha tillatelse til å redigere elementer for å kunne starte en arbeidsflyt. (Som standard har både medlemsgruppen og eiergruppe denne tillatelsen, mens besøkergruppen ikke har det. En eier kan imidlertid kreve tillatelse til å administrere lister for brukere som starter arbeidsflyten. Dette gjelder for individuelle arbeidsflyter. Eiere kan angi at bare de og andre eiere kan starte en bestemt arbeidsflyt. Du finner mer informasjon om dette i delen LÆR i denne artikkelen.)

To steder å starte fra

Du kan starte en arbeidsflyt manuelt fra ett av to steder:

  • I listen eller biblioteket der elementet er lagret.

  • I selve elementet når det er åpent i Microsoft Office-programmet det ble opprettet i. (Dette må være det installerte programmet, ikke en nettbasert versjon.)

De siste to avsnittene i denne delen forklarer begge måtene.

Til toppen av delen

3. Starte manuelt i listen eller biblioteket

  1. Gå til listen eller biblioteket der elementet du vil kjøre arbeidsflyten på, er lagret.

  2. Klikk ellipsen ved siden av navnet på elementet, klikk deretter ellipsen i dialogboksen for å åpne menyelementet, og klikk deretter Arbeidsflyter på rullegardinmenyen.

  3. Klikk navnet på arbeidsflyten du vil starte, under Start en ny arbeidsflyt på siden Arbeidsflyter: Elementnavn.

  4. I initieringsskjemaet på siden Endre en arbeidsflyt gjør du endringene du vil bruke i denne kjøringen av arbeidsflyten.

    Obs!:  Endringer du gjør her i initieringsskjemaet, brukes bare i den aktuelle kjøringen av arbeidsflyten. Hvis du vil gjøre endringer som skal gjelde hver gang arbeidsflyten kjøres, eller hvis du ønsker å endre arbeidsflytinnstillingene som ikke vises i dette skjemaet, kan du se delen ENDRE i denne artikkelen.

    Initieringsskjema

    Bildeforklaring 1

    Tilordne til

    Bildeforklaring 2

    Rekkefølge

    Kontroller at innstillingene er som ønsket for tilordning av oppgavene på hvert trinn, en om gangen (serielt) eller alle samtidig (parallelt).

    I delen PLANLEGGE i denne artikkelen finner du mer informasjon om serielle og parallelle trinn.

    Bildeforklaring 3

    Legg til et nytt trinn

    Legg til trinn du vil ha etter de første som allerede er konfigurert.

    • Hvis du vil slette et helt trinn, klikker du i feltet Tilordne til for trinnet, og trykker deretter CTRL+DEL.

    I delen PLANLEGGE i denne artikkelen finner du mer informasjon om bruk av flere trinn.

    Bildeforklaring 4

    Vise grupper

    • Hvis du vil at én oppgave tilordnet til merket hvert medlem av hver gruppe som du har skrevet inn i feltet tilordne til åvelge dette. (Hvert medlem av gruppen mottar oppgavevarselet og hver får sin egen oppgaven er fullført.)

    • Hvis du vil tilordne én oppgave til hver hele gruppe du angir i feltet Tilordne til, fjerner du merket i denne boksen. (Hvert medlem av gruppen får en oppgavevarsling, men et medlem kan gjøre krav på og fullføre oppgaven på vegne av hele gruppen. I delen FULLFØR i denne artikkelen finner du instruksjoner for hvordan du gjør krav på og fullfører en gruppeoppgave.)

    Bildeforklaring 5

    Spørre

    Tekst du legger inn her, vises i hver oppgavevarsling som arbeidsflyten sender. Ikke glem å ta med ekstra instruksjoner eller ressurser som deltakerne trenger, for eksempel følgende:

    • Kontaktinformasjon for spørsmål og problemer

    • Hvis det er aktuelt, et notat om enkeltoppgaver tilordnet hele grupper eller distribusjonslister. (I delen FULLFØR i denne artikkelen finner du instruksjoner for hvordan du gjør krav på og fullfører en gruppeoppgave.)

    Bildeforklaring 6

    Forfallsdatoer og oppgavevarigheter

    Angi en endelig forfallsdato for hele arbeidsflyten, eller angi antall dager, uker eller måneder som kan brukes på fullføringen av hver oppgave regnet fra tidspunktet oppgaves tilordnes.

    I delen PLANLEGGE i denne artikkelen finner du mer informasjon om når du bør bruke forfallsdatoer og oppgavevarigheter.

    Bildeforklaring 7

    Kopi

    Foreta ønskede tillegginger eller slettinger. Husk følgende:

    • Hvis du legger inn et navn her, blir en arbeidsflytoppgave ikke tilordnet.

    • Siden du starter arbeidsflyten manuelt, får du start- og stoppvarslinger uansett om du er oppført i dette feltet eller ikke.

  5. Når alle innstillingene i initieringsskjemaet er slik du vil ha dem, klikker du Start for å starte arbeidsflyten.

Arbeidsflyten tilordner de første oppgavene, og sender startmeldinger til deg og alle andre oppført i kopifeltet i initieringsskjemaet.

Til toppen av delen

  1. Åpne elementet i det installerte Office-programmet på datamaskinen.

  2. I det åpne elementet klikker du kategorien Fil, klikker Lagre og send, og klikker deretter arbeidsflyten du vil kjøre på elementet.

  3. Hvis det vises en melding om at arbeidsflyten krever at filen er sjekket inn, klikker du Sjekk inn.

  4. Klikk den store Start arbeidsflyt-knappen.

  5. I initieringsskjemaet på siden Endre en arbeidsflyt gjør du endringene du vil bruke i denne kjøringen av arbeidsflyten.

    Obs!:  Endringer du gjør her i initieringsskjemaet, brukes bare i den aktuelle kjøringen av arbeidsflyten. Hvis du vil gjøre endringer som skal gjelde hver gang arbeidsflyten kjøres, eller hvis du ønsker å endre arbeidsflytinnstillingene som ikke vises i dette skjemaet, kan du se delen ENDRE i denne artikkelen.

    Initieringsskjema

Bildeforklaring 1

Tilordne til

Bildeforklaring 2

Rekkefølge

Kontroller at innstillingene er som ønsket for tilordning av oppgavene på hvert trinn, en om gangen (serielt) eller alle samtidig (parallelt).

I delen PLANLEGGE i denne artikkelen finner du mer informasjon om serielle og parallelle trinn.

Bildeforklaring 3

Legg til et nytt trinn

Legg til trinn du vil ha etter de første som allerede er konfigurert.

  • Hvis du vil slette et helt trinn, klikker du i feltet Tilordne til for trinnet, og trykker deretter CTRL+DEL.

I delen PLANLEGGE i denne artikkelen finner du mer informasjon om bruk av flere trinn.

Bildeforklaring 4

Vise grupper

  • Hvis du vil tilordne én oppgave til hvert medlem i hver gruppe du angir i feltet Tilordne til, merker du av i denne boksen. (Hvert medlem av gruppen får en oppgavevarsling, og hvert medlem får sin egen oppgave å fullføre.)

  • Hvis du vil tilordne én oppgave til hver hele gruppe du angir i feltet Tilordne til, fjerner du merket i denne boksen. (Hvert medlem av gruppen får en oppgavevarsling, men et medlem kan gjøre krav på og fullføre oppgaven på vegne av hele gruppen. I delen FULLFØR i denne artikkelen finner du instruksjoner for hvordan du gjør krav på og fullfører en gruppeoppgave.)

Bildeforklaring 5

Spørre

Tekst du legger inn her, vises i hver oppgavevarsling som arbeidsflyten sender. Ikke glem å ta med ekstra instruksjoner eller ressurser som deltakerne trenger, for eksempel følgende:

  • Kontaktinformasjon for spørsmål og problemer.

  • En merknad om enkeltoppgaver som er tilordnet hele grupper eller distribusjonslister. (I delen FULLFØR i denne artikkelen finner du instruksjoner for hvordan du gjør krav på og fullfører en gruppeoppgave.)

Bildeforklaring 6

Forfallsdatoer og oppgavevarigheter

Angi en endelig forfallsdato for hele arbeidsflyten, eller angi antall dager, uker eller måneder som kan brukes på fullføringen av hver oppgave regnet fra tidspunktet oppgaves tilordnes.

I delen PLANLEGGE i denne artikkelen finner du mer informasjon om når du bør bruke forfallsdatoer og oppgavevarigheter.

Bildeforklaring 7

Kopi

Foreta ønskede tillegginger eller slettinger. Husk følgende:

  • Hvis du legger inn et navn her, blir en arbeidsflytoppgave ikke tilordnet.

  • Siden du starter arbeidsflyten manuelt, får du start- og stoppvarslinger uansett om du er oppført i dette feltet eller ikke.

  1. Når innstillingene i initieringsskjemaet er slik du vil ha dem, klikker du Start for å starte arbeidsflyten.

Arbeidsflyten tilordner de første oppgavene, og sender startmeldinger til deg og alle andre oppført i kopifeltet i initieringsskjemaet.

Neste trinn

  • Hvis dette er første gang som denne arbeidsflyten har kjørt, kan de andre deltakerne trenger informasjon og hjelp for å fullføre sine tildelte oppgaver. (De kan være nyttig fullført -delen i denne artikkelen.)

  • Det kan også lønne seg å undersøke om deltakerne får e-postmeldingene, og at de ikke havner i søppelpostfiltre.

  • Og selvfølgelig er det kanskje en eller flere arbeidsflytoppgaver du må fullføre selv. Du finner mer informasjon i delen FULLFØRE i denne artikkelen.

  • Hvis du vil finne ut hvordan du kan holde oversikt over fremdriften av arbeidsflyten, kan du gå til delen OVERVÅKE i denne artikkelen.

Hvis dette er første gang at du har fått tilordnet en oppgave i en godkjenningsarbeidsflyt, kan det lønne seg å lese igjennom hele denne delen av artikkelen før du fullfører oppgaven. Da vil du være klar over alle alternativene som er tilgjengelige.

Obs!: Hvis du vet at en arbeidsflytoppgave er tilordnet deg, men e-postmeldingen ikke har dukket opp i innboksen, bør du undersøke om meldingen har havnet i søppelpostfilteret. Hvis den har det, justerer du innstillingene for filteret slik at det ikke skjer igjen.

Pass først på at du har fått riktig oppgave

Ulike typer arbeidsflyter krever ulike oppgavehandlinger.

Før du begynner, må du derfor kontrollere at oppgaven du har fått tilordnet, virkelig er en oppgave i en godkjenningsarbeidsflyt, og ikke en oppgave i en annen type arbeidsflyt.

Se etter teksten Godkjenn på følgende steder:

  • I Emne-linjen i oppgavevarselet

  • I meldingsfeltet i elementet som skal godkjennes

  • I oppgavetittelen på statussiden for arbeidsflyten

Hvis teksten Godkjenn ikke vises på noen av disse stedene, kontakter du den som startet eller opprinnelig la til arbeidsflyten, for å finne ut hvilken arbeidsflytmal den er basert på, eller om det er en egendefinert arbeidsflyt. Under Se også i denne artikkelen finner du koblinger til artikler om hvordan du bruker andre typer arbeidsflyter som følger med SharePoint-produkter.

Hvis oppgaven er en godkjenningsoppgave, leser du videre.

Avsnitt i denne delen

  1. Oversikt over prosessen

  2. Gå til elementet og oppgaveskjemaet fra oppgavevarslingen

  3. Gå til elementet og oppgaveskjemaet fra listen eller biblioteket

  4. Gjennomgå elementet

  5. Fylle ut og sende inn oppgaveskjemaet

  6. Varslinger om forfall

  7. Gjøre krav på og fullføre en gruppeoppgave (valgfritt)

  8. Be om en endring av elementet (valgfritt)

  9. Tilordne godkjenningsoppgaven til en annen (valgfritt)

  10. Fullføre en oppgave på vegne av en ekstern deltaker (valgfritt)

1. Oversikt over prosessen

Når du er tilordnet en oppgave i en arbeidsflyt, får du beskjed om det på en av tre måter:

  • Du får en e-postmelding om oppgaven.

  • Du åpner et Microsoft Office-dokument og ser en melding om at du har fått tilordnet en relatert oppgave.

  • Du går til SharePoint-nettstedet og ser at en eller flere oppgaver er tilordnet til deg.

Når du ser at du har fått tilordnet en oppgave i en godkjenningsarbeidsflyt, gjør du vanligvis to ting:

  • Gjennomgå elementet    Finn ut om du kan godkjenne elementet slik det er (uten endring).

  • Fullfør oppgaven    Bruk oppgaveskjemaet til å sende inn resultatene av gjennomgangen.

Følgende tre elementer er derfor ofte involvert i fullføringen av oppgaven:

  • E-postmeldingen du mottar

  • Elementet sendt inn for godkjenning (som du åpner og gjennomgår)

  • Oppgaveskjemaet (som du åpner, fyller ut og sender inn)

Slik ser de tre elementene ut:

E-postmelding for oppgave, element for gjennomgang samt oppgaveskjema

Obs!:  Knappen Åpne denne oppgaven på båndet i e-postmeldingen vises bare når meldingen åpnes i den fullstendige, installerte versjonen av Outlook, og ikke når den åpnes i den nettbaserte versjonen (Outlook Web Access).

Til toppen av delen

2. Gå til elementet og oppgaveskjemaet fra oppgavevarslingen

Gjør følgende:

  1. I e-postmeldingen for oppgaven er det under Slik fullfører du denne oppgaven en kobling for å fullføre oppgaven. Klikk denne koblingen.

  2. I det åpne elementet klikker du Åpne denne oppgaven i meldingsfeltet.

Tilgang til element og oppgaveskjema fra e-postvarsel

Obs!:  Knappen Åpne denne oppgaven på båndet i e-postmeldingen vises bare når meldingen åpnes i den fullstendige, installerte versjonen av Outlook, og ikke når den åpnes i den nettbaserte versjonen (Outlook Web Access).

Til toppen av delen

3. Gå til elementet og oppgaveskjemaet fra listen eller biblioteket

Følg disse trinnene:

  1. I listen eller biblioteket der elementet som skal gjennomgås, er lagret, klikker du koblingen Pågår knyttet til elementet og arbeidsflyten.

  2. Klikk oppgavetittelen på statussiden for arbeidsflyten.

  3. I meldingsfeltet Denne arbeidsflytoppgaven gjelder for i oppgaveskjemaet klikker du koblingen til elementet.

Tilgang til element og oppgaveskjema fra liste eller bibliotek

Til toppen av delen

4. Gjennomgå elementet

I dette eksempelet er elementet et Microsoft Word-dokument.

Tips!: Hvis dette er en gruppeoppgave, det vil si én oppgave tilordnet en hel gruppe eller distribusjonsliste slik at ett gruppemedlem kan fullføre oppgaven på vegne av hele gruppen, lønner det seg å gjøre krav på oppgaven før du gjennomgår elementet. På den måten unngår du at et annet medlem av gruppen også gjennomgår artikkelen. Du finner informasjon om dette i avsnittet 7 i denne delen, Gjøre krav på en gruppeoppgave før du fullfører den.

Element til gjennomgang åpnet og med gule felter

Legg merke til de to gule meldingsfeltene øverst i dokumentet:

  • Server skrivebeskyttet    Dette dokumentet er åpen i skrivebeskyttet modus, det vil si du kan lese dokumentet, men du kan ikke gjøre endringer i den.
    (Vær oppmerksom på at når du har fullført oppgave i en godkjenningsarbeidsflyt, ikke du vanligvis gjør endringer direkte i selve elementet. I stedet kan bruke du oppgaveskjemaet til å registrere alle svarene.)

  • Arbeidsflytoppgave    Når du er klar til å registrere svaret i oppgaveskjemaet, klikker du knappen Åpne denne oppgaven.

Til toppen av delen

5. Fylle ut og sende inn oppgaveskjemaet

Oppgaveskjemaet for en oppgave i en godkjenningsarbeidsflyt ser omtrent slik ut:

Oppgaveskjema for arbeidsflyt

De to første elementene (Slett element og Denne arbeidsflytoppgaven gjelder for elementtittel) vises ikke i oppgaveskjemaet når det åpnes fra et element som skal gjennomgås.

Bildeforklaring 1

Slett element

Bildeforklaring 2

Denne arbeidsflytoppgaven gjelder for elementtittel

Hvis du vil åpne elementet du skal gjennomgå, klikker du koblingen her.

Bildeforklaring 3

Status, Forespurte av, Konsoliderte merknader, Forfallsdato

Du kan ikke redigere eller endre oppføringer i disse fire feltene, men informasjonen i dem kan være nyttig.

Legg merke til at Konsoliderte merknader ikke inneholder bare tilleggsinstruksjon om hvordan du fullfører oppgaven, men også alle merknader lagt inn av deltakere som allerede har fullført sine oppgaver i denne kjøringen av arbeidsflyten.

Når du sender inn ditt eget skjema, vises kommentarer du skriver i Merknader-feltet (4) likeledes i Konsoliderte merknader for påfølgende deltagere.

Bildeforklaring 4

Kommentarer

Tekst du skriver inn her, registreres i arbeidsflytloggen, og vises også i Konsoliderte merknader (3) for påfølgende deltakere.

Bildeforklaring 5

Godkjenn

Hvis du vil godkjenne elementet, skriver du inn eventuelle kommentarer i Kommentarer-feltet (4), og deretter klikker du denne knappen.

Bildeforklaring 6

Forkast

Hvis du vil avvise elementet, skriver du inn eventuelle kommentarer i Kommentarer-feltet (4), og deretter klikker du denne knappen.

Bildeforklaring 7

Avbryte

Klikk denne knappen for å lukke oppgaveskjemaet uten å lagre endringer eller svar. Oppgaven forblir ikke-fullført og tilordnet til deg.

Bildeforklaring 8

Be om endring

Hvis du vil be om en endring av elementet, klikker du denne knappen.

I avsnitt 8 i denne delen, Be om en endring av elementet, er det en fremstilling av skjemaet der du angir detaljene for dette, samt ytterligere instruksjoner.

Obs!: Dette alternativet kan være slått av for enkelte arbeidsflytoppgaver.

Bildeforklaring 9

Overfør oppgave

Hvis du vil tilordne godkjenningsoppgaven til en annen, klikker du denne knappen.

I avsnitt 7 i denne delen, Tilordne godkjenningsoppgaven til en annen, er det en fremstilling av siden der du angir detaljene for tilordning på nytt, samt ytterligere instruksjoner.

Obs!: Dette alternativet kan være slått av for enkelte arbeidsflytoppgaver.

Til toppen av delen

6. Varslinger om forfall

Hvis en oppgave eller en kjøring av en hel arbeidsflyt har forfalt til fullføring, sendes meldinger automatisk til følgende:

  • Den som oppgaven er tilordnet til

  • Den som startet arbeidsflyten (eller, hvis den ble startet automatisk, til den som opprinnelig la til arbeidsflyten)

Til toppen av delen

7. Gjøre krav på og fullføre en gruppeoppgave (valgfritt)

Hvis bare én oppgave er tilordnet en hel gruppe du tilhører, kan ethvert medlem av gruppen gjøre krav på og fullføre oppgaven på vegne av hele gruppen.

Gjør krav på oppgaven før du gjennomgår elementet. Så snart du gjør krav på oppgaven, tilordnes den til deg, og ingen andre medlemmer av gruppen kan fullføre den. (På denne måten gjør bare én person det nødvendige arbeidet.)

  1. På statussiden for arbeidsflyten peker du på navnet på oppgaven tilordnet gruppen din, slik at det vises en pil.

  2. Klikk pilen, klikk Rediger element, og klikk deretter Gjør krav på oppgave i oppgaveskjemaet.
    Gjøre krav på en gruppeoppgave

Når statussiden for arbeidsflyten oppdateres, ser du at oppgaven ikke lenger er tilordnet til gruppen, men til deg.

Hvis du senere vil frigi oppgaven til gruppen igjen uten å fullføre den, bruker du samme trinn for å gå tilbake til oppgaveskjemaet, men nå klikker du Frigi oppgave.

Knappen Frigi oppgave i oppgaveskjema

Til toppen av delen

8. Be om en endring av elementet (valgfritt)

Før du begynner på denne prosessen, bør du være oppmerksom på at det kan være angitt at arbeidsflyten skal avsluttes straks hvis det gjøres endringer i elementet. Kontakt gjerne den som startet eller opprinnelig la til arbeidsflyten, for å høre om det er greit at det kan gjøres endringer og at arbeidsflyten derved avsluttes.

Vi kan demonstrere en situasjon der det bes om en endring:

Tenkt deg først at du heter Frank.

En kollega som heter Anna, har startet en godkjenningsarbeidsflyt på et dokument hun har opprettet.

Når du gjennomgår dokumentet hennes, synes du at innføringen er litt for lang.

Du klikker Be om endring nederst i skjemaet for arbeidsflytoppgaven, og fyller deretter ut følgende skjema:

Skjema for å be om endring av et element

Bildeforklaring 1

Be om endring fra

Bildeforklaring 2

Ny forespørsel

Beskriv endringen du ønsker, og ta med eventuell informasjon som den som skal gjøre endringen, trenger. (Tekst du skriver her, legges i Konsoliderte merknader.)

Bildeforklaring 3

Ny varighet

Gjør en av disse tre tingene:

  • Hvis du vil beholde eksisterende forfallsdato    La feltet stå tomt.

  • Hvis du vil fjerne forfallsdatoen    Skriv en null (0).

  • Hvis du vil angi en ny forfallsdato    Skriv et tall her, og angi deretter varighetsenhetene i følgende felt. Til sammen angir de to oppføringene perioden før endringsoppgaven forfaller.

Bildeforklaring 4

Enheter for ny varighet

Hvis du angir en ny varighet for oppgaven, bruker du dette feltet sammen med Ny varighet for å angi perioden før oppgaven forfaller. (Eksempel: 3 dager eller 1 måned eller 2 uker.)

Når alle oppføringene i skjemaet er som du ønsker, klikker du Send inn. Da blir oppgaven merket som Fullført. (Men du er ikke ferdig ennå. Du blir tilordnet en godkjenningsoppgave på nytt etter at Anna har fullført endringsoppgaven.)

I mellomtiden får Anna følgende e-postvarsling:

Varsling som sendes når det bes om endring av et element

Anna ser straks i Emne-feltet (nr. 1 på illustrasjonen) at dette ikke er en vanlig godkjenningsvarsling, men en forespørsel om å endre noe i elementet. Hun finner informasjon om den forespurte endringen i teksten Bedt om endring av (nr. 2).

Anna sjekker ut elementet, gjør de nødvendige endringene, lagrer dem, og sjekker elementet inn igjen.

Så går hun til statussiden for arbeidsflyten og åpner oppgaven for endringsforespørsel under Oppgaver.


Skjema som sendes når den forespurte endringen er fullført

Anna legger inn eventuell informasjon i Kommentarer-feltet, og deretter klikker hun Send svar. Arbeidsflyten utfører to handlinger:

  • Den markerer at Annas endringsforespørselsoppgave er Fullført.

  • Det tilordner en ny godkjenningsoppgave til deg (med Annas kommentarer i feltet Konsoliderte merknader) og sender deg en varsling om oppgaven.

Nå kan du gå gjennom det endrede elementet og fullføre oppgaven.

Alle disse endringene spores, og kan ses under Arbeidsflytlogg på statussiden, som vist her.

Arbeidsflytlogg viser handlinger etter endringsforespørselen

Her er en skjematisk fremstilling av hele prosessen.

Flytskjema for endringsforespørsel

Til toppen av delen

9. Tilordne godkjenningsoppgaven til en annen (valgfritt)

Hvis du vil at en annen skal fullføre en arbeidsflytoppgave som er tilordnet til deg, klikker du Tilordne oppgave på nytt i oppgaveskjemaet.

Dette skjemaet vises:

Skjema for ny tilordning av oppgave

Bildeforklaring 1

Tilordne oppgave på nytt til

Bildeforklaring 2

Ny forespørsel

Legg inn eventuell informasjon som den du tilordner oppgaven til, trenger for å fullføre oppgaven. (Tekst du skriver her, legges i Konsoliderte merknader.)

Bildeforklaring 3

Ny varighet

Gjør en av disse tre tingene:

  • Hvis du vil beholde eksisterende forfallsdato    La feltet stå tomt.

  • Hvis du vil fjerne forfallsdatoen    Skriv en null (0).

  • Hvis du vil angi en ny forfallsdato    Skriv et tall her, og angi deretter varighetsenhetene i følgende felt. Til sammen angir de to oppføringene perioden før endringsoppgaven forfaller.

Bildeforklaring 4

Enheter for ny varighet

Hvis du angir en ny varighet for oppgaven, bruker du dette feltet sammen med Ny varighet for å angi perioden før oppgaven forfaller. (Eksempel: 3 dager eller 1 måned eller 2 uker.)

Når skjemaet er fullført, klikker du Send. Oppgaven merkes Fullført, en ny oppgave tilordnes neste person som er ansvarlig for oppgaven, og et oppgavevarsel sendes.

Eventuell ny informasjon du har oppgitt, er inkludert i teksten for Delegert av i det nye oppgavevarselet (nummer 1 på figuren nedenfor).

Oppgavevarsel for overført oppgave

Alle disse endringene spores, og kan ses under Oppgaver og Logg på statussiden for arbeidsflyten, som vist her.

Oppgaver og logg for overført oppgave på statussiden for arbeidsflyten

Til toppen av delen

10. Fullføre en oppgave på vegne av en ekstern deltaker (valgfritt)

Det er en spesiell prosess for å ta med deltakere som ikke er medlemmer av din SharePoint-organisasjon. I denne prosessen må et medlem av nettstedet være stedfortreder for den eksterne deltakeren:

  1. Fyll inn e-postadressen til den eksterne deltakeren i feltet Tilordne til på side to i tilknytningsskjemaet.

  2. Arbeidsflyten tilordner den eksterne deltakerens oppgave til nettstedmedlemmet som starter arbeidsflyten, eller til medlemmet som opprinnelig la til arbeidsflyten, hvis arbeidsflyten starter automatisk. Oppgaven tilordnes den som er angitt som stedfortreder for den eksterne deltakeren.

  3. Nettstedmedlemmet får en oppgavevarsling, med instruksjoner om å sende en kopi av elementet til den eksterne deltakeren, slik at vedkommende kan gjennomgå elementet. (Samtidig får den eksterne deltakeren en kopi av oppgavevarslingen, som da fungerer som et forvarsel om den kommende oppgaven.)

  4. Nettstedmedlemmet som oppgaven er tilordnet til, sender en kopi av elementet til den eksterne deltakeren.

  5. Den eksterne deltakeren gjennomgår elementet, og sender tilbake svaret til nettstedmedlemmet.

  6. Når den eksterne deltakerens svar ankommer, fullfører nettstedsmedlemmet oppgaven på vegne av den eksterne deltakeren.

Her er en skjematisk fremstilling av prosessen.

Flytdiagram for å ta med eksterne deltakere

På statussiden for arbeidsflyten kan du overvåke, justere eller stoppe en arbeidsflyt som kjører.

Først skal vi vise deg hvordan du kommer til siden, deretter viser vi deg hvordan du bruker alternativene og informasjonen på siden. Til slutt viser vi deg to andre sider der du kan finne ekstra overvåkingsinformasjon.

Avsnitt i denne delen

  1. Komme til statussiden for arbeidsflyten

  2. Bruke statussiden til å overvåke arbeidsflytens fremdrift

  3. Endre aktive oppgaver (oppgaver som allerede er tilordnet)

  4. Endre fremtidige oppgaver (oppgaver som ikke er tilordnet ennå)

  5. Avbryte eller avslutte denne kjøringen av arbeidsflyten

  6. Finne ut hvilke arbeidsflyter som kjøres på et element

  7. Overvåke arbeidsflyter for hele nettstedssamlingen

1. Komme til statussiden for arbeidsflyten

I listen eller biblioteket der elementet befinner seg, klikker du koblingen Pågår for elementet og arbeidsflyten du er interessert i.

I dette eksempelet er elementet et dokument som heter Utkast til tale, og arbeidsflyten er Godkjenning 3.

Koblingen for arbeidsflytstatus

Siden Arbeidsflytstatus åpnes.

Obs!: 

  • Hvis listen eller biblioteket inneholder et stort antall elementer, kan du bruke sortering og/eller filtrering for å finne elementet raskere. Hvis du gjentatte ganger må sortere eller filtrere på samme måte, kan det være lettere å opprette en egendefinert visning som automatiserer det aktuelle oppsettet.

  • Du kan også komme til statussiden ved å klikke enten Vis statusen for denne arbeidsflyten i et e-postvarsel om en startet arbeidsflyt, eller Vis arbeidsflytloggen i et e-postvarsel om en fullført arbeidsflyt.

Til toppen av delen

2. Bruke statussiden til å overvåke arbeidsflytens fremdrift

Under illustrasjonen av hver del av statussiden finner du spørsmålene om overvåking som avsnittet svarer på.

Delen Informasjon om arbeidsflyt

Delen Informasjon om arbeidsflyt på statussiden

Besvarte spørsmål:

  • Hvem startet denne kjøringen av arbeidsflyten?

  • Når ble denne kjøringen startet?

  • Når skjedde siste handling i denne kjøringen?

  • Hvilket element kjøres denne arbeidsflyten på?

  • Hva er statusen for arbeidsflyten?

Delen Oppgaver

Delen Oppgaver på statussiden for arbeidsflyt

Besvarte spørsmål:

  • Hvilke oppgaver har allerede blitt opprettet og tilordnet, og hva er den nåværende statusen for dem?

  • Hvilke oppgaver har allerede blitt fullført, og hva ble resultatet av hver oppgave?

  • Hva er forfallsdatoen for hver oppgave som allerede er opprettet og tilordnet?

Oppgaver som har blitt slettet og oppgaver som ennå ikke er tilordnet, vises ikke i denne delen.

Delen Arbeidsflytlogg

Delen Arbeidsflytlogg på statussiden

Besvarte spørsmål:

  • Hvilke hendelser har allerede skjedd i denne kjøringen av arbeidsflyten?

  • Merk at forfalte oppgaver og varslinger om forfalte oppgaver ikke vises her.

Til toppen av delen

3. Endre aktive oppgaver (oppgaver som allerede er tilordnet)

Oppgaver som allerede er tilordnet, men ennå ikke fullført, kan endres på to måter:

  • Endre én aktiv oppgave

  • Endre alle aktive oppgaver

Endre én aktiv oppgave

Tillatelser    Hvis du vil gjøre endringer i en enkelt oppgave som er tilordnet til noen andre enn deg selv, må du ha tillatelsen Behandle lister. (Gruppen eiere har tillatelsen Behandle lister som standard, medlemmer-gruppen og gruppene besøkende ikke. Slik at er det mulig, for eksempel å endre tillatelsene som gjør det mulig å starte en arbeidsflyt, men ikke til å gjøre endringer i en annen deltaker aktivitet.)

Slik går du frem hvis du har de nødvendige tillatelsene:

  1. Klikk tittelen for oppgaven i Oppgaver-listen.
    Tittel for oppgave i liste

  2. Bruk oppgaveskjemaet til å fullføre, slette eller tilordne oppgaven på nytt.

Hvis du vil ha mer detaljerte instruksjoner om hvordan du bruker oppgaveskjemaet, kan du se delen fullført i denne artikkelen.

Endre alle aktive oppgaver

Tillatelser    Alle de fire kommandoen-koblinger i illustrasjonen nedenfor vises på statussiden for arbeidsflyten for alle som har tillatelsen Behandle lister. De tre første koblingene vises på siden av den som startet arbeidsflytforekomsten, men den avslutte denne arbeidsflyten koblingen ikke vises med mindre denne personen også har tillatelsen Behandle lister. (Igjen, gruppen eiere har tillatelsen Behandle lister som standard, medlemmer-gruppen og gruppene besøkende ikke.)

  1. Klikk Oppdater aktive godkjenningsoppgaver rett under arbeidsflytvisualiseringen.

  2. Gjør ønskede endringer i skjemaet som åpnes, og deretter klikker OK.

    • Meldinger om endringene sendes til deltakere som det er tilordnet oppgaver til i denne kjøringen.

    • Oppgaver som er fullført eller slettet, og oppgaver som ennå ikke er tilordnet til noen deltakere, påvirkes ikke av endringene du gjør i dette skjemaet.

    • Hvis du vil gjøre endringer i oppgaver som ennå ikke er tilordnet til noen deltakere, kan du lese neste del, Endre fremtidige oppgaver.

Endringsskjema for aktive oppgaver

Bildeforklaring 1

Varighet per oppgave, varighetsenheter

Bildeforklaring 2

Spørre

  • Hvis du vil endre forespørselsteksten    Gjør endringene du ønsker i tekstboksen.

  1. Når alle feltene i skjemaet er slik du ønsker, klikker du OK.

Alle aktive oppgaver i den aktuelle kjøringen oppdateres.

Til toppen av delen

4. Endre fremtidige oppgaver (oppgaver som ikke er tilordnet ennå)

Tillatelser    Alle de fire kommandoen-koblinger i illustrasjonen nedenfor vises på statussiden for arbeidsflyten for alle som har tillatelsen Behandle lister. De tre første koblingene vises på siden av den som startet arbeidsflytforekomsten, men den Avbryt denne arbeidsflyten nå koblingen ikke vises med mindre denne personen også har tillatelsen Behandle lister. (Igjen, gruppen eiere har tillatelsen Behandle lister som standard, medlemmer-gruppen og gruppene besøkende ikke.)

  1. Klikk Legg til eller oppdater godkjennere rett under arbeidsflytvisualiseringen på statussiden.

  2. Gjør ønskede endringer i skjemaet som åpnes, og deretter klikker OPPDATER.

    Obs!: Oppgaver som allerede er opprettet og tilordnet, påvirkes ikke av endringene du gjør i dette skjemaet.

Endringsskjema for fremtidige oppgaver

Bildeforklaring 1

Deltakere, rekkefølge, vise grupper

Bildeforklaring 2

Spørre

  • Hvis du vil endre forespørselsteksten   Gjør endringene du ønsker i tekstboksen.

Bildeforklaring 3

Forfallsdato for alle oppgaver, varighet per oppgave, varighetsenheter

  • Hvis du vil endre eller fjerne forfallsdatoen    Slett den eksisterende datoen og legg inn en ny, eller la feltet stå tomt hvis du vil fjerne forfallsdatoen helt. (Ikke skriv en null i dette feltet. Dette feltet må enten inneholde en dato eller være tomt.)

  • Hvis du vil beholde eksisterende varighet   La Varighet per oppgave være tom, og gjør ingen endring med Varighetsenheter.

  • Hvis du vil fjerne varigheten    Skriv en null (0) for Varighet per oppgave.

  • Hvis du vil forlenge    oppgavevarigheten    Bruk begge varighetsfeltene til å angi antall og type enheter du vil forlenge varigheten med. I delen PLANLEGGE i denne artikkelen finner du mer informasjon om hvordan du bruker forfallsdatoer og varigheter.

  1. Når alle feltene i skjemaet er slik du ønsker, klikker du OK.

Alle fremtidige oppgaver i den aktuelle kjøringen gjenspeiler endringene.

Til toppen av delen

5. Avbryte eller avslutte denne kjøringen av arbeidsflyten

Det er to måter du kan stoppe en kjørende arbeidsflyt på før den er fullført:

  • Avbryte arbeidsflyten    Alle oppgaver avbrytes, men beholdes under Oppgaver på statussiden.

  • Avslutte arbeidsflyten    Alle oppgaver avbrytes og slettes under Oppgaver på statussiden. (De står imidlertid fremdeles oppført i arbeidsflytloggen.)

Instruksjoner for begge måter følger.

Avbryt (alle oppgaver avbrytes, men beholdes i både oppgavelisten og loggen)

Tillatelser    Alle de fire kommandoen-koblinger i illustrasjonen nedenfor vises på statussiden for arbeidsflyten for alle som har tillatelsen Behandle lister. De tre første koblingene vises på siden av den som startet arbeidsflytforekomsten, men den avslutte arbeidsflyten koblingen ikke vises med mindre denne personen også har tillatelsen Behandle lister. (Igjen, gruppen eiere har tillatelsen Behandle lister som standard, medlemmer-gruppen og gruppene besøkende ikke.)

Hvis kjøringen av arbeidsflyten ikke lenger trengs, kan den stoppes.

  • Klikk Avbryt alle godkjenningsoppgaver rett under arbeidsflytvisualiseringen på statussiden.

  • Klikk Ja for å bekrefte.

Koblingen Avbryt alle oppgaver

Alle nåværende oppgaver avbrytes, og arbeidsflyten får statusen Avbrutt. De avbrutte oppgavene står fortsatt under både Oppgaver og Arbeidsflytlogg.

Avslutt (alle oppgaver slettes fra oppgavelisten, men beholdes i loggen)

Tillatelser    Alle de fire kommandoen-koblinger i illustrasjonen nedenfor vises på statussiden for arbeidsflyten for alle som har tillatelsen Behandle lister. De tre første koblingene vises på siden av den som startet arbeidsflytforekomsten, men den avslutte denne arbeidsflyten koblingen ikke vises med mindre denne personen også har tillatelsen Behandle lister. (Igjen, gruppen eiere har tillatelsen Behandle lister som standard, medlemmer-gruppen og gruppene besøkende ikke.)

Hvis det oppstår en feil, eller hvis arbeidsflyten stopper og ikke reagerer, kan den avsluttes.

Klikk Avbryt denne arbeidsflyten i området like under arbeidsflytvisualiseringen på arbeidsflytstatussiden, og klikk deretter Ja for å bekrefte.

Alle oppgaver avbrytes og slettes under Oppgaver på statussiden, men står fremdeles oppført i området Arbeidsflytlogg. Arbeidsflyten får statusen Arbeidsflyt avbrutt.

Til toppen av delen

6. Finne ut hvilke arbeidsflyter som kjøres på et element

Hvis du vil vite hvilke arbeidsflyter som kjøres på et element, kan du se på arbeidsflytsiden for elementet.

  1. Gå til listen eller biblioteket der elementet er lagret.

  2. Pek på navnet på elementet, klikk pilen som vises, og klikk deretter Arbeidsflyter på rullegardinmenyen.

  3. Under Arbeidsflyter som kjører på siden Arbeidsflyter: Elementnavn finner du en oversikt over arbeidsflyter som kjøres på elementet.

Obs!: Merk at flere kjøringer av én arbeidsflytversjon ikke kan kjøres på samme element samtidig. Eksempel: To arbeidsflyter er lagt til, og begge er basert på malen for godkjenning. Den ene heter Godkjenning av plan, og den andre heter Godkjenning av budsjett. Hver av de to arbeidsflytene kan kjøre samtidig på det samme elementet, men arbeidsflytene kan ikke kjøre flere ganger samtidig på et element.

Til toppen av delen

7. Overvåke arbeidsflyter for hele nettstedssamlingen

Administratorer for nettstedssamling kan raskt se følgende:

  • Hvor mange arbeidsflyter basert på hver arbeidsflytmal det finnes i nettstedssamlingen.

  • Om hver arbeidsflytmal er aktiv eller inaktiv i nettstedssamlingen.

  • Hvor mange ganger arbeidsflytversjoner basert på hver arbeidsflytmal som i øyeblikket kjøres i nettstedssamlingen.

Slik gjør du det:

  1. Åpne startsiden for nettstedssamlingen (ikke startsiden for et nettsted eller undernettsted i samlingen).

  2. Klikk Innstillinger-ikonet Knappen Innstillinger for offentlig SharePoint Online-nettsted , og klikk deretter Innstillinger for område.

  3. Klikk Arbeidsflyter under Områdeadministrasjon på siden Innstillinger for område.

Siden Arbeidsflyter åpnes og viser informasjonen.

Neste trinn

Hvis dette er første gang denne arbeidsflytversjonen er blitt kjørt, kan det være greit å bruke instruksjonene i delen GJENNOMGÅ i denne artikkelen for å vise hendelsene i kjøringen og undersøke om arbeidsflyten fungerer slik du har ment.

Etter at arbeidsflyten er kjørt ferdig, kan du gjennomgå hendelsene som er loggført. (Loggen er tilgjengelig i inntil 60 dager etter at arbeidsflyten er blitt kjørt.)

Viktig!:  Merk at arbeidsflytloggen bare er ment som en uformell referanse. Den kan ikke brukes til offisiell revisjon eller andre juridiske, bevismessige formål.

Du kan også opprette rapporter om den generelle ytelsen til flere kjøringer av arbeidsflyten.

Avsnitt i denne delen

  1. Gjennomgå hendelser i den nyeste kjøringen

  2. Få tilgang til kjøringsloggen i inntil 60 dager

  3. Opprette ytelsesrapporter for arbeidsflyten

1. Gjennomgå hendelser i den nyeste kjøringen

Så lenge et element forblir i samme liste eller bibliotek, og inntil samme arbeidsflyt kjøres igjen på samme element, kan loggen for siste kjøring hentes fra listen eller biblioteket.

Slik viser du statussiden for den siste kjøringen av en arbeidsflyt på et element:

  • Gå til listen eller biblioteket med elementet, og klikk statuskoblingen for elementet og arbeidsflyten du er interessert i.

I dette eksempelet er elementet et dokument kalt Utkast til tale, og arbeidsflyten heter Godkjenning av nytt dokument.

Klikk koblingen for arbeidsflytstatus

Arbeidsflytloggen er nederst på statussiden.

Delen Arbeidsflytlogg på statussiden

Til toppen av delen

2. Få tilgang til kjøringsloggen i inntil 60 dager

Hva hvis du vil gjennomgå loggen til en kjøring etter at den er kjørt på nytt på samme element?

Det kan du gjøre i inntil 60 dager, på to steder: listen eller biblioteket, eller varselet om fullført arbeidsflyt.

I listen eller biblioteket

  1. Gå til listen eller biblioteket der elementet er lagret.

  2. Pek på navnet på elementet, klikk pilen som vises, og klikk deretter Arbeidsflyter på rullegardinmenyen.

  3. På siden arbeidsflyter: elementnavn -siden under Arbeidsflyter som fullført, klikker du navnet eller status for arbeidsflytforekomsten som du vil se gjennom.
    Liste over fullførte arbeidsflyter på arbeidsflytsiden for elementet
    Statussiden for arbeidsflyten åpnes.

I varselet om fullført arbeidsflyt

  • Åpne meldingen om fullført arbeidsflyt for kjøringen du vil gjennomgå, og klikk deretter Vis arbeidsflytlogg.


Statussiden for arbeidsflyten åpnes.

Hvis du vil beholde alle meldinger om fullføring, kan du opprette en Outlook-regel. Angi at regelen skal kopiere alle innkommende meldinger med teksten fullført i Emne-linjen til en egen, separat mappe. (Pass på at regelen kopierer innkommende meldinger og ikke flytter dem, ellers vises de ikke også i innboksen din.)

Til toppen av delen

3. Opprette ytelsesrapporter for arbeidsflyten

Hvis du vil vite hvordan en av arbeidsflytversjonene fungerer generelt – over tid og ved flere kjøringer – kan du opprette en eller to forhåndsdefinerte rapporter:

  • Rapport for aktivitetsvarighet    Bruk denne rapporten til å se hvor lang tid det gjennomsnittlig tar før hver enkelt aktivitet i en arbeidsflyt er fullført, i tillegg til hvor lang tid det tar før hver kjøring er fullført.

  • Rapport for avbrudd og feil    Bruk denne rapporten til å se om en arbeidsflyt ofte blir avbrutt eller støter på feil før fullføring.

Opprett de tilgjengelige rapportene for en arbeidsflyt

  1. Klikk en kobling for statusinformasjon i Status-kolonnen for arbeidsflyten i listen eller biblioteket.

  2. På siden Status for arbeidsflyt klikker du Vis arbeidsflytrapporter under Arbeidsflytlogg.

  3. Finn arbeidsflyten du vil vise en rapport for, og klikk deretter navnet på rapporten.

  4. På siden Tilpass beholde eller endre plasseringen der rapportfilen opprettes, og klikk deretter OK.
    Filens plassering
    Rapporten er opprettet og lagret på angitt sted.

  5. Når rapporten er ferdig, kan du vise den ved å klikke koblingen vist på bildet nedenfor. Ellers klikker du OK for å lukke dialogboksen. (Senere, når du er klar til å vise rapporten, finner du den på plasseringen du angav i forrige trinn.)

Neste trinn

Hvis arbeidsflyten fungerer slik du ønsker, kan du bare begynne å bruke den.

Hvis du vil endre noe, kan du lese delen ENDRE i denne artikkelen.

Når du har kjørt den nye arbeidsflyten for godkjenning for første gang og gjennomgår resultatene, vil du kanskje gjøre en eller flere endringer i arbeidsflytens oppsett.

Du kan også på senere tidspunkter ønske å gjøre ytterligere endringer.

Endelig kan du på et tidspunkt ønske å deaktivere arbeidsflyten i en kortere eller lengre periode, men ikke fjerne den. Eller du kan også velge å fjerne den helt.

Avsnitt i denne delen

  1. Endre permanente innstillinger for en arbeidsflyt

  2. Deaktivere eller fjerne en arbeidsflyt

1. Endre permanente innstillinger for en arbeidsflyt

Når du skal gjøre permanente endringer i innstillingene for en eksisterende arbeidsflyt, åpner du og redigerer tilknytningsskjemaet som opprinnelig ble brukt til å legge til arbeidsflyten.

Hvis arbeidsflyten kjøres på bare én liste eller ett bibliotek

  1. Åpne listen eller biblioteket som arbeidsflyten kjøres på.

  2. Klikk kategorien Liste eller Bibliotek på båndet.

    Obs!: Navnet på kategorien kan variere i henhold til typen liste eller bibliotek. I en kalenderliste er det for eksempel kategorien Kalender.

  3. Klikk Arbeidsflytinnstillinger i gruppen Innstillinger.

  4. Gå til siden Arbeidsflytinnstillinger og klikk navnet på arbeidsflyten du vil endre innstillingene for, under Navn på arbeidsflyt (klikk for å endre innstillinger).

    Obs!:  Hvis ønsket arbeidsflyt for godkjenning ikke står på listen, kan det være at den er tilknyttet bare én innholdstype. Hvilke arbeidsflyter som står på listen, kontrolleres av valget Disse arbeidsflytene er konfigurert for å kjøres på elementer av denne typen, som befinner seg rett under listen. (Se bildet.) Klikk gjennom alternativene for innholdstype i rullegardinmenyen for å finne ut hvilket som viser arbeidsflyten du ønsker. Når ønsket arbeidsflyt vises i listen, klikker du navnet.

  5. I samme tosiders tilknytningsskjema som opprinnelig ble brukt til å legge til arbeidsflyten, gjør du de ønskede endringene og lagrer dem.

    Du finner mer informasjon om feltene og kontrollene i tilknytningsskjemaet i delen PLANLEGGE og det aktuelle avsnittet under delen LEGGE TIL (Liste/bibliotek eller Nettstedssamling) i denne artikkelen.

Hvis arbeidsflyten kjøres på alle lister og biblioteker i nettstedssamlingen

  1. Åpne startsiden for nettstedssamlingen (ikke startsiden for et nettsted eller undernettsted i samlingen).

  2. Klikk Innstillinger-ikonet , og klikk deretter Innstillinger for område.

  3. Klikk Innholdstype for område under Gallerier for nettsidedesignere på siden Innstillinger for område.

  4. På siden Innholdstyper for nettsted klikker du navnet på innholdstypen som arbeidsflyten kjøres på.

  5. Klikk Arbeidsflytinnstillinger under Innstillinger på siden for den valgte innholdstypen.

  6. Gå til siden Arbeidsflytinnstillinger og klikk navnet på arbeidsflyten du vil endre innstillingene for, under Navn på arbeidsflyt (klikk for å endre innstillinger).

  7. I samme tosiders tilknytningsskjema som opprinnelig ble brukt til å legge til arbeidsflyten, gjør du de ønskede endringene og lagrer dem.

    Du finner mer informasjon om feltene og kontrollene i tilknytningsskjemaet i delen PLANLEGGE og det aktuelle avsnittet under delen LEGGE TIL (Liste/bibliotek eller Nettstedssamling) i denne artikkelen.

Til toppen av delen

2. Deaktivere eller fjerne en arbeidsflyt

Hvis arbeidsflyten kjøres på bare én liste eller ett bibliotek

  1. Åpne listen eller biblioteket som arbeidsflyten kjøres på.

  2. Klikk kategorien Liste eller Bibliotek på båndet.

    Obs!: Navnet på kategorien kan variere i henhold til typen liste eller bibliotek. I en kalenderliste er det for eksempel kategorien Kalender.

  3. Klikk Arbeidsflytinnstillinger i gruppen Innstillinger.

  4. Klikk koblingen Fjern, blokker eller gjenopprett en arbeidsflyt på siden Arbeidsflytinnstillinger.

  5. Bruk skjemaet på siden Fjern arbeidsflyter til å deaktivere, reaktivere eller fjerne arbeidsflyter.
    Skjema på siden Fjern arbeidsflyter

Det er fem kolonner i skjemaet:

  • Arbeidsflyt    Navnet på arbeidsflyten.

  • Forekomster    Antall nåværende kjøringer av arbeidsflyten på elementer.

  • Tillat    Lar arbeidsflyten fortsette å kjøre som normalt.

  • Ingen nye forekomster    Lar pågående kjøringer av arbeidsflyten fullføres, men deaktiverer arbeidsflyten for nye kjøringer. (Denne handlingen kan reversers.) Hvis du vil aktivere arbeidsflyten igjen senere, går du tilbake til denne siden og velger Tillat.)

  • Fjern    Fjerner arbeidsflyten helt fra listen eller biblioteket. Alle kjøringer avsluttes øyeblikkelig, og kolonnen for arbeidsflyten vises ikke lenger på siden for listen eller biblioteket. (Denne handlingen kan ikke reverseres.)

Hvis arbeidsflyten kjøres på alle lister og biblioteker i nettstedssamlingen

  1. Åpne startsiden for nettstedssamlingen (ikke startsiden for et nettsted eller undernettsted i samlingen).

  2. Klikk Innstillinger-ikonet , og klikk deretter Innstillinger for område.

  3. Klikk Innholdstype for område under Gallerier på siden Innstillinger for område.

  4. På siden Innholdstyper for nettsted klikker du navnet på innholdstypen som arbeidsflyten kjøres på.

  5. Klikk Arbeidsflytinnstillinger under Innstillinger på siden for den valgte innholdstypen.

  6. Klikk koblingen Fjern, blokker eller gjenopprett en arbeidsflyt på siden Arbeidsflytinnstillinger.

  7. Bruk skjemaet på siden Fjern arbeidsflyter til å deaktivere, reaktivere eller fjerne arbeidsflyter.
    Skjema på siden Fjern arbeidsflyter

Det er fem kolonner i skjemaet:

  • Arbeidsflyt    Navnet på arbeidsflyten.

  • Forekomster    Antall nåværende kjøringer av arbeidsflyten på elementer.

  • Tillat    Lar arbeidsflyten fortsette å kjøre som normalt.

  • Ingen nye forekomster    Lar pågående kjøringer av arbeidsflyten fullføres, men deaktiverer arbeidsflyten for nye kjøringer. (Denne handlingen kan reversers.) Hvis du vil aktivere arbeidsflyten igjen senere, går du tilbake til denne siden og velger Tillat.)

  • Fjern    Fjerner arbeidsflyten helt fra nettstedssamlingen. Alle kjøringer avsluttes øyeblikkelig, og kolonnen for arbeidsflyten vises ikke lenger på siden for listen eller biblioteket. (Denne handlingen kan ikke reverseres.)

Neste trinn

Hvis du har gjort endringer, kan du kjøre en test av arbeidsflyten for å dobbeltsjekke effektene av endringene.

Videre tilpassing

I SharePoint-produkter finnes det mange andre måter å tilpasse arbeidsflyter ytterligere på.

Du kan også opprette egendefinerte arbeidsflyter fra grunnen av.

Du kan bruke disse programmene:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Til tilpassing av arbeidsflytskjemaer, handlinger og oppførsler.

  • Microsoft Visual Studio    Til å bygge dine egne arbeidsflythandlinger.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se hjelpesystemet for Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×