Informasjon om arbeidsflyter for innsamling av tilbakemelding

Informasjon om arbeidsflyter for innsamling av tilbakemelding

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Arbeidsflytene som følger med SharePoint-produkter er funksjoner du kan bruke til å automatisere forretningsprosesser, slik at de både mer helhetlig og mer effektivt. Du kan bruke en arbeidsflyt for Innsamling av tilbakemelding -SharePoint til å distribuere dokumenter og andre elementer som er lagret i SharePoint-produkter til én eller flere personer for tilbakemelding. Og med en SharePoint-arbeidsflyt håndtering av prosessen for deg, har du mer tid til alle de andre tingene du ønsker å få gjort.

For mer informasjon, kan du se arbeidsflytene som følger med SharePoint.

Viktig:  Arbeidsflyten Samle inn tilbakemelding er som standard ikke aktivert, og står ikke oppført i listeboksen Velg en arbeidsflytmal for tilknytningsskjemaet. En områdeadministrator må aktivere den på områdesamlingsnivå for å gjøre den tilgjengelig for bruk.

Hvis alt du trenger å er fullføre en arbeidsflytoppgave for innsamling av tilbakemelding    Bla ned til delen fullført og utvide den. Du kan ikke trenger noen andre deler for øyeblikket.

Sammenligning av manuell prosess med automatisert arbeidsflyt

SharePoint-arbeidsflyter innebærer følgende:

  • Effektivt og    konsekvent A tilbakemeldingsarbeidsflyten distribuerer automatisk dokument eller element, tilordner gjennomgang aktiviteter og sporer fremdriften og sender påminnelser og varsler når det er nødvendig. Aktiviteten i en arbeidsflyt kan overvåkes og justert fra en sentral statusside og loggen for hendelser i en kjøringen av arbeidsflyten vedlikeholdes i 60 dager etter fullføring.

  • Mindre arbeid for deg    En arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding sparer deg og kollegaene dine for både tid og problemer, og effektiviserer og standardiserer tilbakemeldingsprosessen.

Her er en skjematisk fremstilling av en veldig enkel versjon av en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding.

Diagram for enkel arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding

Tips for bruk av denne artikkelen

Informasjonen i denne artikkelen er gruppert i ti utvidbare deler.

Klikk her for tips om hvordan du får mest mulig ut av denne artikkelen

Hvis alt du trenger å er fullføre en arbeidsflytoppgave for innsamling av tilbakemelding    Bla ned til delen fullført og utvide den. Du kan ikke trenger noen andre deler for øyeblikket.

Hvis du vil legge til, starte, overvåke, og vedlikeholde arbeidsflyter    Hvis du ikke er kjent med disse oppgavene, kan det være nyttig å gå gjennom denne artikkelen, delen av segmentet, første gang du utforming og legge til en arbeidsflyt. Når du er kjent med informasjonen og oppsettet artikkelen, kan du kan gå rett til delen du trenger på en hvilken som helst retur besøk.

En merknad om grafikken    Skjermbildene og konseptuelle diagrammer i denne serien med arbeidsflytartikler er vanligvis basert på arbeidsflyttypen for godkjenning. Der det er nødvendig for klarhetens skyld, er bilder og diagrammer i artikkelen tilpasset arbeidsflyten for innsamling av tilbakemelding.

Eventuell utskrift av artikkelen    Dette er en lang artikkel. Hvis du vil skrive ut utvalgte deler, utvider du bare de aktuelle delene før du skriver ut. (Hvis du vil ha med hele grafikken på utskriften, må du skrive ut i liggende og ikke stående papirretning.)

Merknad om søking    Før du søker etter tekst eller uttrykk i artikkelen, må du utvide alle deler du vil søke i.

Hva vil du gjøre?

Begrepsmessig ikon for delen Lær mer

LÆR mer om arbeidsflyter for innsamling av tilbakemelding

Lær mer om arbeidsflyter for innsamling av tilbakemelding

En arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding er en SharePoint-funksjon som distribuerer et dokument eller annet element lagret i en SharePoint-liste eller et SharePoint-bibliotek til en eller flere mottakere for at de skal gi tilbakemelding. Arbeidsflyten automatiserer, effektiviserer og standardiserer hele prosessen.

Arbeidsflyt som distribuerer element til deltakere

Den grunnleggende arbeidsflyten for innsamling av tilbakemelding som følger med SharePoint-produkter, fungerer som en mal. Ved hjelp av denne malen kan du legge til én eller flere arbeidsflyter for innsamling av tilbakemelding på nettstedene dine. Hver arbeidsflyt du legger til, er en unik versjon av den grunnleggende arbeidsflyten, hver med sin egen spesialiserte måte å fungere på, basert på innstillingene du angir når du legger den til.

Avsnitt i denne delen

  1. Hva kan en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding nyttig for meg?

  2. Hva kan en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding?

  3. Hvem kan bruke denne typen arbeidsflyt?

  4. Hvordan du planlegge, legge til, kjører og vedlikeholder denne typen arbeidsflyt?

1. Hva kan jeg bruke en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding til?

  • Når du først legger til en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding på listen, i biblioteket eller i nettstedssamlingen, kan du angi hvor mange deltakere som skal være med, og angi om oppgavene deres skal tilordnes en etter en (i serie) eller alle samtidig (parallelt). Du kan også bestemme om du vil dele deltakernes oppgaver i to eller flere separate trinn, og du kan angi en forfallsdato eller en periode som oppgaven må fullføres innenfor. Hver gang du starter arbeidsflyten manuelt på et dokument, kan du endre disse innstillingene.

  • Arbeidsflyten tilordner en oppgave til hver angitte deltaker. Hver deltaker velger blant flere mulige svar: å sende tilbakemelding om elementet, å be om en endring i elementet, å tilordne oppgaven på nytt, eller å slette oppgaven.

  • Mens arbeidsflyten kjører, kan du overvåke fremdriften og foreta justeringer (ved behov) på en sentral statusside for arbeidsflyten.

  • I 60 dager etter at arbeidsflyten er fullført, er listen over alle arbeidsflythendelser i løpet av kjøringen tilgjengelig på statussiden.

Til toppen av delen

2. Hva kan jeg ikke bruke en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding til?

Arbeidsflyten for innsamling av tilbakemelding er ikke beregnet på å samle inn godkjenninger og avvisninger av et element, eller på å kontrollere publisering av sider på et nettsted. Hvis du vil legge til en arbeidsflyt der deltakerne godkjenner eller avviser elementet de gjennomgår, kan du se artikkelen Informasjon om godkjenningsarbeidsflyter under Se også.

Dessuten er arbeidsflyter for innsamling av tilbakemelding ikke beregnet på å samle inn signaturer. Hvis du vil bruke en arbeidsflyt til å samle inn signaturer i et Microsoft Word-dokument, et Microsoft Excel-arbeidsbok eller et Microsoft InfoPath-skjema, kan du lese artikkelen Informasjon om arbeidsflyt for innsamling av signaturer under Se også.

Hvis du vil vite hvordan du kan bruke Microsoft SharePoint Designer 2013 til å tilpasse alle arbeidsflytene som følger med SharePoint, kan du se hjelpesystemet for Microsoft Developer Network (MSDN).

Til toppen av delen

3. Hvem kan bruke denne typen arbeidsflyt?

Til å legge til en    arbeidsflyten som standard, du må ha tillatelsen Behandle lister for å legge til en arbeidsflyt. (Gruppen eiere har tillatelsen Behandle lister som standard, medlemmer-gruppen og gruppen besøkende ikke.)

Til å starte en    arbeidsflyten også som standard, du må ha tillatelsen Rediger elementer for å starte en arbeidsflyt som er allerede er lagt til. (Gruppen medlemmer og eiere-gruppen både har tillatelsen Rediger elementer som standard, besøkende-gruppen ikke.)

Alternativt kan eiere velge å konfigurere bestemte arbeidsflyter slik at de kan startes bare av medlemmer av eiergruppen. (Dette gjør du ved å merke av for Krev tillatelser for å behandle liste for å starte denne arbeidsflyten på første side i tilknytnings.)

Til toppen av delen

4. Hvordan planlegger du, legger til, kjører og vedlikeholder denne typen arbeidsflyt?

Dette er de grunnleggende trinnene:

  • FØR arbeidsflyten kjøres (planlegge, legge til, starte)   
    før du legger til en arbeidsflyt, planlegge du der du vil legge til den (for én liste eller bibliotek, eller for hele områdesamlingen) og detaljer om hvordan den fungerer. Når du har lagt til og konfigurert arbeidsflyten, kan alle som har de nødvendige tillatelsene starte arbeidsflyten på et bestemt element. Arbeidsflyten kan også settes opp å kjøre automatisk. Automatisk kjøres kan aktiveres basert på ett eller begge av to utløsende hendelser: når et element er lagt til eller opprettet i en liste eller et bibliotek, eller når noen elementet i en liste eller et bibliotek er endret.

  • MENS arbeidsflyten kjører (fullføre, overvåke, justere)   
    mens arbeidsflyten kjører, individuelle deltakere fullføre sine tildelte oppgaver. Automatisk påminnelser sendes til deltakere som ikke oppfyller aktivitet tidsfrister. I mellomtiden kan fremdriften av arbeidsflyten overvåkes fra et sentralt statussiden for den bestemte forekomsten av arbeidsflyten. Justeringer i arbeidsflyten mens den kjører kan utføres fra den samme siden. og eventuelt arbeidsflyten kan avbrutt eller avsluttet derfra.

  • Etter at arbeidsflyten kjøres (se gjennom, rapport, endre)   
    når arbeidsflyten er fullført, hele loggen for Kjør (eller forekomst) kan ses i opptil 60 dager på statussiden for arbeidsflyten. Statistiske rapporter på ytelsen til denne arbeidsflytversjonen kan opprettes fra samme side. Hvis det er noen gang noe som du vil endre hvordan funksjonene arbeidsflyten, kan du til slutt åpner og redigerer Tilknytningsskjemaet som du har fullført når du først legges til arbeidsflyten.

Følgende flytskjema viser trinnene for en person som legger til en ny arbeidsflyt.

Arbeidsflytprosess

Neste trinn

Før du planlegger en ny arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding, bør du lese gjennom delen TILLATE i denne artikkelen, og deretter gå videre til delen planlegge .

Til toppen av delen | Til toppen av artikkelen


Begrepsmessig ikon for delen Tillate

TILLATE tilbakemelding bare i oppgaveskjema, eller også i elementet

Tillate tilbakemelding bare i oppgaveskjema, eller også i elementet

Følgende to spørsmål kan hjelpe deg å ta en avgjørende beslutning om arbeidsflyten:

  • Skal deltakerne kunne gi tilbakemelding bare i Merknader-feltet i oppgaveskjemaet, eller skal de også kunne sette inn sporede endringer og merknader i selve elementet?

  • Hvis deltakerne skal kunne sette inn sporede endringer og merknader i selve elementet, gjør de dette i et samarbeidsmiljø, der flere deltakere kan redigere dokumentet samtidig, eller sjekker hver deltaker ut dokumentet og har redigeringsrettighetene alene mens gjennomgangen pågår?

Her er et diagram som forklarer disse alternativene.

Ulike måter å tillate og gi tilbakemelding på

Når du leser videre, bør du ha følgende punkter i bakhodet:

  • En arbeidsflyt kan ikke starte på et element som er sjekket ut.

  • Arbeidsflyttypen for innsamling av tilbakemelding omfatter et alternativ for å avbryte arbeidsflyten umiddelbart hvis det gjøres endringer i elementet som skal gjennomgås.

  • Du kan sette inn sporede endringer og kommentarer i et element bare når det er åpent i den installerte versjonen av programmet det ble opprettet i, og ikke når det er åpent i en nettbasert versjon av programmet.

Avsnitt i denne delen

  1. Tillate tilbakemelding bare i oppgaveskjemaet

  2. Tillate tilbakemelding både i oppgaveskjemaet og i elementet (samarbeidsversjon)

  3. Tillate tilbakemelding både i oppgaveskjemaet og i elementet (deltaker)

1. Tillate tilbakemelding bare i oppgaveskjemaet

Mekanisk er dette den enkleste metoden. Det er bare to måter deltakerne kan foreslå endringer på, og begge bruker oppgaveskjemaet:

  • Sende inn kommentarer.

  • Be om at en endring skal gjøres i elementet mens arbeidsflyten fremdeles kjører.

Den største ulempen er selvsagt at deltakerne ikke kan gjøre endringer direkte i elementet. Jo flere endringer som foreslås, desto sterkere vil deltakere ønske å arbeide direkte i elementet.

En merknad om å beskytte elementer mot endringer    Den enkleste måten å forsikre deg om at deltakerne don't foreta endringer i selve elementet er å sjekke ut elementet i løpet av utførelsen. Men som vi SA bare litt måten tilbake, arbeidsflyter kan ikke starte på et element som er sjekket ut.

Det er to måter å omgå dette på:

  • Du kan vente til arbeidsflyten har startet, og deretter sjekke ut elementet så lenge arbeidsflyten kjøres. (Hvis arbeidsflyten starter automatisk, bør du passe på at du står oppført i kopifeltet (CC) på side to i tilknytningsskjemaet. Når du får melding om at arbeidsflyten har startet på et element, sjekker du ut elementet.) En begrensning ved denne metoden er at ingen annen arbeidsflyt kan startes på samme element når det er sjekket ut.

  • Alternativt kan du la elementet være sjekket inn, men passe på at deltakerne vet at det er viktig at de verken sjekker ut elementet eller gjør endringer i det. Du bør også nevne dette i merknadene du tar med i oppgavevarslingene. Hvis deltakere ikke er kjent med arbeidsflyter for innsamling av tilbakemelding, kan det lønne seg å være enda klarere på dette, for eksempel ved å sende en egen e-post før arbeidsflyten starter, eller ved å snakke med deltakerne ansikt til ansikt.

Til toppen av delen

2. Tillate tilbakemelding både i oppgaveskjemaet og i elementet (samarbeidsversjon)

I denne metoden er elementet alltid tilgjengelig for alle deltakerne. Ingen må vente på at andre skal fullføre sin gjennomgang før de kan begynne på sin egen. Denne fleksibiliteten oppnås med samarbeidsfunksjonene i SharePoint-produkter.

Bare sørg for at deltakerne vet at de må gjøre følgende:

  • La elementet være sjekket inn når de gjør endringene.

  • Åpne elementet i den installerte versjonen av programmet det ble opprettet i, og ikke i en nettbasert versjon av programmet.

  • Slå på sporing av endringer før endringer gjøres eller kommentarer settes inn.

  • Lagre endringene på serveren.

Husk at arbeidsflyttypen for innsamling av tilbakemelding omfatter et alternativ for å avbryte arbeidsflyten umiddelbart hvis det gjøres endringer i elementet som skal gjennomgås. Hvis dette alternativet velges, avbrytes arbeidsflyten umiddelbart når en deltaker lagrer endringer i elementet, herunder sporede endringer eller kommentarer.

Hvis du har tenkt å tillate endringer i selve elementet, må du likeledes sørge for Nei er angitt for Krev at dokumenter skal sjekkes ut før de kan redigeres i innstillingene for versjonskontroll av listen eller biblioteket.

Til toppen av delen

3. Tillate tilbakemelding både i oppgaveskjemaet og i elementet (for én deltaker)

Med dette alternativet kan bare én deltaker sjekke ut elementet og gjøre endringer i det:

  • Hvis oppgavene i arbeidsflyten tilordnes én om gangen (serielt), er dette sannsynligvis ikke noe problem.

  • Hvis alle oppgavene tilordnes samtidig (parallelt), kan det være at deltakerne noen ganger må vente på tilgang til elementet mens en annen deltaker jobber på det.

Siden arbeidsflyten ikke kan begynne på et element når elementet er sjekket ut, må du sørge for at elementer sjekkes inn før du kjører arbeidsflyten på dem.

Gi deltakerne beskjed om at de må gjøre følgende:

  • Sjekke ut elementet før de åpner det.

  • Åpne elementet i den installerte versjonen av programmet det ble opprettet i, og ikke i en nettbasert versjon av programmet.

  • Slå på sporing av endringer før endringer gjøres eller kommentarer settes inn.

  • Lagre endringene på serveren og sjekke elementet inn igjen straks de er ferdig med det.

Husk igjen at arbeidsflyttypen for innsamling av tilbakemelding omfatter et alternativ for å avbryte arbeidsflyten umiddelbart hvis det gjøres endringer i elementet som skal gjennomgås. Hvis dette alternativet velges, avbrytes arbeidsflyten umiddelbart når en deltaker lagrer endringer i elementet, herunder sporede endringer eller kommentarer.

Neste trinn

Hvis du er klar til å planlegge en ny arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding, kan du gå videre til delen planlegge i denne artikkelen .

Til toppen av delen | Til toppen av artikkelen


Begrepsmessig ikon for delen Planlegge

PLANLEGGE en ny arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding

Planlegge en ny arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding

I denne delen skal vi se på beslutningene du må ta, og informasjonen du trenger for å hente inn før du legger til en versjon av arbeidsflyten for innsamling av tilbakemelding.

Hvis du allerede er kjent med hvordan du legger til denne typen arbeidsflyt og trenger bare en påminnelse om fremgangsmåten, kan du gå rett til den aktuelle Legg til delen (List/bibliotek eller nettstedssamling) i denne artikkelen.

Avsnitt i denne delen

  1. Maler og versjoner

  2. Tilknytningsskjemaet

  3. Tolv spørsmål å svare på

1. Maler og versjoner

Arbeidsflytene som følger med SharePoint-produkter, fungerer som hovedmaler som de ulike arbeidsflytene du legger til i lister, i biblioteker og i nettstedssamlingen, er basert på.

Hver gang du legger til en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding for eksempel, er det en versjon av den generelle malen for arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding du legger til. Du gir hver versjon sitt eget navn og sine egne innstillinger, som du angir i tilknytningsskjemaet når du legger til den aktuelle versjonen. På den måten kan du legge til flere arbeidsflyter, som hver er en versjon basert på hovedmalen for arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding, men hver versjon er navngitt og skreddersydd for måten du vil bruke den på.

På denne figuren er det lagt til tre arbeidsflyter basert på malen for godkjenningsarbeidsflyt: en for alle innholdstyper i ett bibliotek, en for én innholdstype i ett bibliotek, og en for én innholdstype i en hel nettstedssamling.

Tre arbeidsflyter basert på malen for godkjenningsarbeidsflyt

Til toppen av delen

2. Tilknytningsskjemaet

Når du legger til en ny arbeidsflytversjon basert på en av de inkluderte arbeidsflytmalene, fyller du ut et tilknytningsskjema for å angi hvordan du vil at den nye versjonen skal fungere.

I følgende avsnitt inneholder en liste med spørsmål som forbereder deg på utfylling av tilknytningsskjemaet. Men først bør du se litt nærmere på skjemaet og feltene i det.

Første side i tilknytningsskjemaet

Første side i initieringsskjemaet

Andre side i tilknytningsskjemaet

Andre side i tilknytningsskjemaet, med initieringsskjemafelter markert

Merknad: Feltene i den røde ruten på side to vises også på initieringsskjemaet, som vises hver gang arbeidsflyten startes manuelt, og som da kan redigeres for den aktuelle kjøringen.

Til toppen av delen

3. Tolv spørsmål å svare på

Når du har svarene på alle spørsmålene i dette avsnittet, er du klar til å legge til arbeidsflyten.

  1. Er dette riktig arbeidsflyttype?

  2. Én liste eller bibliotek, eller hele nettstedssamlingen? (og) Én innholdstype, eller alle innholdstyper?

  3. Hva er et godt navn?

  4. Oppgavelister og logglister: eksisterende eller ny?

  5. Hvordan (og av hvem) kan denne arbeidsflyten startes?

  6. Må innholdstyper som arver fra denne typen også få denne arbeidsflyten?

  7. Deltakere: Hvilke personer, i hvilken rekkefølge?

  8. Hvilken tilleggsinformasjon trenger deltakerne?

  9. Tilbakemelding på bare i oppgaveskjema, eller også i elementet?

  10. Når er forfaller oppgavene?

  11. Når slutter denne arbeidsflyten?

  12. Hvem må varsles?

01. Er dette riktig type arbeidsflyt?

Denne artikkelen gjelder arbeidsflytmalen vises på menyen som Samle inn tilbakemelding – SharePoint 2013. Hvis du ikke er sikker på at denne arbeidsflyttypen er det beste valget for deg, kan du se tilbake til delen Lær i denne artikkelen. Hvis du vil ha mer informasjon om andre arbeidsflytmalene som er tilgjengelig, kan du se artikkelen, arbeidsflytene som følger med SharePoint, i Se også-delen.

Til toppen av delen

02. Én liste eller ett bibliotek, eller hele nettstedssamlingen? (Og) Én innholdstype, eller alle innholdstyper?

Du kan gjøre den nye versjonen av arbeidsflyten for innsamling av tilbakemelding tilgjengelig i én liste eller ett bibliotek, eller du kan gjøre den tilgjengelig i hele nettstedssamlingen.

  • Hvis du legger til arbeidsflyten for én liste eller ett bibliotek, kan du angi at den skal kjøre enten på alle innholdstyper, eller bare på én innholdstype.

  • Hvis du legger til arbeidsflyten for hele nettstedssamlingen, du angi at den skal kjøres på bare én innholdstype.

Kart over nettstedssamling med tre måter å legge til på forklart

Hva er en innholdstype?

Hvert dokument eller et annet element som er lagret i SharePoint-lister eller biblioteker hører til én eller en annen type innhold. En innholdstype kan være så enkle og generell som dokument eller en Excel-regnearkeller som svært spesialiserte som Juridisk kontrakt eller Produkt utformingsspesifikasjon. Det finnes noen innholdstyper i SharePoint-produkter som standard, men du kan både tilpasse disse og legge til andre som du oppretter selv.

Til toppen av delen

03. Hva er et godt navn?

Arbeidsflytversjonen bør gis et navn med følgende karakteristikk:

  • Det viser tydelig hva den brukes til.

  • Det skiller seg klart fra andre arbeidsflyter.

Eksempel

Tenk deg at du er medlem av en gruppe redaktører. Gruppen ønsker å bruke to forskjellige arbeidsflyter for innsamling av tilbakemeldinger:

  • Den første arbeidsflyten skal kjøres på hvert dokument som et medlem av din egen gruppe sender inn. Denne arbeidsflyten samler inn tilbakemeldinger bare fra gruppens leder.

  • Den andre arbeidsflyten skal kjøres på hvert dokument som personer utenfor gruppen sender inn. Denne arbeidsflyten samler inn tilbakemeldinger frahvert medlem i gruppen.

Du kan kalle den første arbeidsflyten I intern tilbakemelding , og den andre Ekstern tilbakemelding.

Tips!: Som vanlig er det lurt å sette opp konsekvente navneregler, og sørge for at alle som har med arbeidsflyten å gjøre, er kjent med reglene.

Til toppen av delen

04. Oppgavelister og logglister: Eksisterende eller ny?

Arbeidsflyten kan bruke nettstedets standard oppgaveliste og loggliste, bruke andre eksisterende lister, eller be om nye lister bare for denne arbeidsflyten.

  • Hvis nettstedet har mange arbeidsflyter, eller hvis noen av arbeidsflytene omfatter mange oppgaver, kan det lønne seg å be om nye lister for hver arbeidsflyt. (Å administrere veldig lange lister kan gå ut over effektiviteten. Det er raskere og enklere for systemet å opprettholde flere kortere lister enn én veldig lang.)

  • Hvis oppgavene og loggen for arbeidsflyten skal inneholde sensitive eller konfidensielle data som du ønsker å holde atskilt fra de generelle listene, bør du absolutt angi at du vil ha nye, separate lister for denne arbeidsflyten. (Når du har lagt til arbeidsflyten, må du passe på at de nødvendige tillatelsene er angitt for de nye listene.)

Til toppen av delen

05. Hvordan (og av hvem) kan denne arbeidsflyten startes?

Du kan angi at en arbeidsflyt skal startes bare manuelt, bare automatisk, eller på begge måter:

  • Når du manuelt starter en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding på et bestemt dokument eller element, vises et annet skjema, initieringsskjemaet. Initieringsskjemaet inneholder de fleste innstillingene fra side to i tilknytningsskjemaet. Hvis den som starter arbeidsflyten, vil endre noen av disse innstillingene (bare for gjeldende kjøring), kan det gjøres før vedkommende klikker Start.

  • Ved automatisk start vises ikke noe initieringsskjema, så standardinnstillingene angitt i tilknytningsskjemaet brukes uten endring.

Figuren nedenfor viser forskjellen på manuell og automatisk start.

Sammenligning av skjemaer for manuell og automatisk start

Eventuelle endringer du gjør i initieringsskjemaet er brukt bare under kjøringen av arbeidsflyten. Hvis du vil endre innstillingene for permanent, av arbeidsflyten , redigerer du det opprinnelige tilknyttingsskjemaet, som forklart i delen Endre i denne artikkelen.

Manuell start

Hvis du tillater manuell start, kan hvem som helst med de nødvendige tillatelsene starte arbeidsflyten på kvalifiserte elementer til enhver tid.

Fordelene med en manuell start er at du og dine kolleger kan kjøre arbeidsflyten bare når og hvis du velger å gjøre det, og at hver gang du kjører den, kan du endre innstillingene ved hjelp av initieringsskjemaet.

Et lite eksempel    Hvis du vil kjøre arbeidsflyten bare på elementer som er forfattet av eksterne bidragsytere, kan du starte den manuelt, slik at den ikke kjøres automatisk på elementer forfattet av deg eller dine kolleger. (En alternativ løsning: Opprett en liste eller et bibliotek for elementer fra forfattere i din gruppe, og en separat liste eller et separat bibliotek for elementer fra alle andre forfattere. På den måten kan du kjøre arbeidsflyten automatisk, men bare i listen med eksterne forfatterne.)

Hovedulempen med manuell start er at noen må huske å kjøre arbeidsflyten når den skal.

Automatisk start

Du kan angi at arbeidsflyten skal startes automatisk ved én av eller begge følgende hendelser:

  • Et nytt element opprettes i eller lastes opp til listen eller biblioteket.

  • Et element som allerede er lagret i listen eller biblioteket, endres.

Fordelen med automatisk start er at ingen må huske å starte arbeidsflyten. Den kjøres hver gang en utløsende hendelse inntreffer.

Et lite eksempel    Tenk deg at organisasjonens regnskapsfører må gjennomgå hvert budsjett som lastes opp eller opprettes i budsjettbiblioteket. Du kan legge til en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding i biblioteket, og angi at regnskapsføreren er eneste deltaker. Du kan angi at arbeidsflyten skal startes automatisk hver gang et nytt element legges til eller opprettes i listen. Slik vil regnskapsføreren alltid holdes oppdatert.

To ulemper ved automatisk start:

  • Du kan ikke hindre arbeidsflyten i å kjøre når en utløsende hendelse inntreffer.

  • Du kan ikke endre innstillinger på starten av den enkelte kjøringen.

Til toppen av delen

06. Må innholdstyper som arver fra denne typen, også få denne arbeidsflyten?

Når du legger til en arbeidsflyt i en innholdstype for hele nettstedssamlingen, får du valget å legge til arbeidsflyten i alle andre innholdstyper som arver fra innholdstypen du legger til arbeidsflyten i. (Hvis du legger til en arbeidsflyt for bare én liste eller ett bibliotek, vises ikke dette alternativet i tilknytningsskjemaet.)

Notater

  • Det kan ta lang tid før all den ekstra tilleggingen er ferdig.

  • Hvis arven er brutt for noen nettsteder eller undernettsteder der du vil at denne arbeidsflyten skal legges til i innholdstyper som arver, må du sørge for at du er medlem av eiergruppen i hvert av nettstedene eller undernettstedene før du kjører operasjonen.

Til toppen av delen

07. Deltakere: Hvilke personer, i hvilken rekkefølge?

Du må oppgi navn eller e-postadresse for hver person gjennomgangsoppgaven skal tilordnes.

Ett trinn eller flere    trinn? Du kan velge å ha bare én fase gjennomgang oppgavene eller flere trinn. Hvis du har mer enn ett trinn, skal faser utføres etter hverandre.

Parallelle eller serielle    gjennomganger? Deltakere i en hvilken som helst ett trinn, kan du velge enten har gjennomgang oppgaver tilordnet alle samtidig (parallelt) eller se gjennom oppgaver tilordnet etter hverandre (i serielt) i rekkefølgen som du angir. Seriell beregning kan være nyttig hvis du for eksempel du angi at arbeidsflyten skal avsluttes etter første avvisning, eller hvis du vil at deltakerne lenger lengre for å kunne se på kommentarer fra tidligere deltakere som en del av konteksten for gjennomganger.

Et eksempel

Følgende enkle situasjon illustrerer noen av fordelene med både flere trinn og serielle gjennomgangstilordninger:

Tenk deg at Frank legger til en ny arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding. Han vil at medarbeiderne Anna og Stig skal gjennomgå hvert element før han selv gjør det. På den måten kan han se deres kommentarer før han begynner på sin egen gjennomgang. Frank kan angi dette på to måter:

  • Ved å bruke en seriell    gjennomgang Frank Sett opp en enkelt fase seriell gjennomgang der Anna og Stig er de to første deltakerne og han er tredjepart.
    Med denne ordningen Anna må sende sin tilbakemelding før Stig oppgaven er tilordnet; og deretter Stig må sende sin tilbakemelding før Frank oppgaven er tilordnet.
    Er her hvordan Frank konfigurerer hans én fase seriell gjennomgang.
    Skjema med innstilling for serielt trinn

  • Ved hjelp av to    faser Hvis Frank ønsker Anna og Stig som skal tilordnes gjennomganger samtidig, slik at Stig ikke må vente til Anna skal fullføres før hun kan begynne, han kan sette opp to stadier i arbeidsflyten: først en parallell fase for Anna og Stig gjennomgang s, og den andre som en separat fase for sin egen bare se gjennom. Hvis det første trinnet ikke er fullført, starter aldri for andre fase.
    Er her hvordan Frank konfigurerer hans totrinns parallelle gjennomgang.
    Skjema med innstilling for parallelt trinn

Her er diagrammer over begge løsningene.

Serial arbeidsflyt og to-trinns arbeidsflyt ved siden av hverandre

Eksterne deltakere    Det er en spesiell prosess for å ta med deltakere som ikke er medlemmer av din SharePoint-organisasjon. I denne prosessen må et medlem av nettstedet være stedfortreder for den eksterne deltakeren.

Her er et diagram for denne prosessen:

Flytdiagram for å ta med eksterne deltakere

Tilordne en oppgave til hver hele gruppe, eller en til hvert gruppemedlem?    Hvis du inkluderer adresse eller fordelingen gruppelisten mellom arbeidsflytdeltakerne, kan du få arbeidsflyten tilordner en oppgave til hver medlem av gruppen, eller tilordne bare én aktivitet til den hele gruppen (men likevel sende en varsel om at én oppgave til hver medlem). Når bare én aktivitet er tilordnet til hele gruppen, kan et medlem av gruppen gjøre krav på og fullføre enkelt oppgaven. (Du finner instruksjoner for gjør krav på en Gruppeoppgave i delen FULLFØR i denne artikkelen.)

Til toppen av delen

08. Hvilken tilleggsinformasjon trenger deltakerne?

Det er et tekstfelt i tilknytningsskjemaet der du kan gi instrukser, detaljer om krav, ressurser og så videre.

Spørsmål du kan ta opp i dette tekstfeltet:

  • Hvem deltakerne skal kontakte hvis de har problemer eller spørsmål.

  • Kan deltakerne gi tilbakemelding bare i oppgaveskjemaet, eller kan de også sette inn sporede endringer og kommentarer i elementet itself?

  • Hvis de kan sette inn sporede endringer og kommentarer i selve elementet, må de da sjekke ut elementet før de gjør endringer i det, eller skal de la det være sjekket inn, slik at flere kan jobbe på det samtidig?

  • Hvis arbeidsflyten tilordner bare én oppgave til hver gruppe eller distribusjonsliste, omtale her at et enkelt medlem av hver slik gruppe bør gjøre krav på oppgaven før du fullfører den. På denne måten andre medlemmer av gruppen ikke kaster bort tid ved begynnelsen samme aktivitet. (Du finner instruksjoner for gjør krav på en Gruppeoppgave i delen FULLFØR i denne artikkelen.)

Til toppen av delen

09. Tilbakemelding bare i oppgaveskjemaet, eller også i elementet?

Det finnes flere hensyn som er relatert til denne viktige spørsmål. Hvis du ikke allerede har gjort det allerede, åpne, og Les delen TILLATE i denne artikkelen hvis du vil ha mer informasjon.

Til toppen av delen

10. Når forfaller oppgavene?

Du kan angi når arbeidsflytoppgaver forfaller på en eller begge følgende to måter:

Etter kalenderdato    Du kan angi en kalenderdato som alle oppgaver forfaller på.

  • Hvis du konfigurerer arbeidsflyten skal starte automatisk, du vanligvis skal 't Bruk dette alternativet. Dette er fordi datoen verdien som du ikke angir automatisk justerer seg selv i forhold til dagens dato hver gang arbeidsflyten starter automatisk.

Etter oppgavevarighet    Du kan angi et antall dager, uker eller måneder som hver oppgave må fullføres i løpet av, regnet fra tidspunktet oppgaven tilordnes.

  • En kalenderforfallsdato overstyrer en bestemt oppgavevarighet. Det vil si følgende: Hvis dagens dato er 10. juni og jeg tilordner en oppgave med tre dagers varighet, men med forfallsdato 11. juni, forfaller oppgaven 11. juni og ikke 13. juni (etter tre dager).

Til toppen av delen

11. Når slutter denne arbeidsflyten?

Du kan unngå at det kastes bort tid på unødvendige gjennomganger ved å angi at arbeidsflyten skal avsluttes umiddelbart hvis noen endrer elementet.

Hvis du velger dette alternativet, kan deltakerne gi tilbakemelding bare i oppgaveskjemaene. Det vil si at de ikke kan sette inn sporede endringer og kommentarer i selve elementet, fordi dette ville endre elementet og derved avbryte arbeidsflyten. Hvis du velger dette alternativet, bør du legge inn en beskjed i forespørselsfeltet om at deltakerne ikke skal gjøre endringer direkte i elementet.

Merknad:  En arbeidsflyt kan ikke starte på et element som er sjekket ut. Når arbeidsflyten har startet, kan elementet sjekkes ut for å beskytte det mot endringer. (Men inntil elementet er sjekket inn igjen, kan ingen annen arbeidsflyt begynne på det.)

Til toppen av delen

12. Hvem må varsles?

I kopimottakerfeltet på side to i tilknytningsskjemaet kan du skrive inn navn eller adresser for alle som skal varsles hver gang arbeidsflyten starter eller slutter.

  • Hvis du legger inn et navn her, blir en arbeidsflytoppgave ikke tilordnet vedkommende.

  • Når arbeidsflyten startes manuelt, mottar personen som starter den, start- og stoppmeldinger uten å måtte være angitt i dette feltet.

  • Når arbeidsflyten startes automatisk, mottar personen som først la den til, start- og stoppmeldinger uten å måtte være angitt i dette feltet.

Neste trinn

Hvis du er klar til å legge til nye arbeidsflyter for innsamling av tilbakemelding i listen, biblioteket eller nettstedssamlingen, går du til den aktuelle ADD-delen (List/bibliotek eller nettstedssamling) i denne artikkelen.

Til toppen av delen | Til toppen av artikkelen

Begrepsmessig ikon for delen Legge til

LEGGE TIL en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding (for én liste eller ett bibliotek)

Legge til en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding
(for én liste eller ett bibliotek)

Hvis du ikke har erfaring med å legge til arbeidsflyter, kan det være nyttig å se gjennom de forrige LærTillatog PLANLEGGE segmentene i denne artikkelen før du fortsetter med trinnene i denne delen.

Avsnitt i denne delen

  1. Før du begynner

  2. Legge til arbeidsflyten

1. Før du begynner

To ting må være i orden før du kan legge til en arbeidsflyt:

E-post    For at arbeidsflyten skal kunne sende e-postmeldinger og påminnelser, må e-post være aktivert for SharePoint-nettstedet. Hvis du ikke er sikker på om dette allerede er gjort, kan du spørre SharePoint-administratoren.

Tillatelser    Standardinnstillingene krever at du har tillatelsen Behandle lister for å legge til arbeidsflyter for lister, biblioteker eller områdesamlinger. (Gruppen eiere har tillatelsen Behandle lister som standard, medlemmer-gruppen og gruppene besøkende ikke. Hvis du vil ha mer informasjon om tillatelser, kan du se delen Lær i denne artikkelen.)

Til toppen av delen

2. Legge til arbeidsflyten

Gjør følgende:

  1. Åpne listen eller biblioteket du vil legge til arbeidsflyten i.

  2. Klikk kategorien Liste eller Bibliotek på båndet.

    Merknad: Navnet på kategorien kan variere i henhold til typen liste eller bibliotek. I en kalenderliste er det for eksempel kategorien Kalender.

  3. Klikk Arbeidsflytinnstillinger i gruppen Innstillinger.

  4. På siden Arbeidsflytinnstillinger angir enten én innholdstype for at arbeidsflyten skal kjøres på eller alle (for alle innholdstyper for område), og klikk deretter Legg til en arbeidsflyt.
    Siden Legg til arbeidsflyt med Alle innholdstyper og Legg til en arbeidsflyt markert

  5. Fyll ut første side i tilknytningsskjemaet.
    (Instruksjoner kommer etter figuren.)

Første side i tilknytningsskjema, med nummererte forklaringer

Bildeforklaring 1

Innholdstype

Behold standardvalget Alle, eller velg en bestemt innholdstype.

Bildeforklaring 2

Arbeidsflyt

Velg malen Samle inn tilbakemelding – SharePoint 2013.

Merknad:  Hvis Samle inn tilbakemelding – SharePoint 2013 ikke står på listen, kan du ta kontakt med SharePoint-administratoren for å høre om den kan aktiveres for din nettstedssamling eller ditt arbeidsområde.

Bildeforklaring 3

Navn

Skriv inn et navn for denne arbeidsflyten. Navnet identifiserer denne arbeidsflyten for brukere av listen eller biblioteket.

Forslag til hvordan du kan navngi arbeidsflyten, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

Bildeforklaring 4

Oppgaveliste

Velg en oppgaveliste du vil bruke i denne arbeidsflyten. Du kan velge en eksisterende oppgaveliste, eller klikke Oppgaver (ny) for å opprette en ny liste.

Hvis du vil ha informasjon om årsakene til å opprette en ny oppgaveliste (i motsetning til velge en eksisterende), kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

Bildeforklaring 5

Loggliste

Velg en loggliste du vil bruke i denne arbeidsflyten. Du kan velge en eksisterende loggliste, eller klikke Ny loggliste for å opprette en ny liste.

Hvis du vil ha informasjon om årsakene til å opprette en ny loggliste (i motsetning til velge en eksisterende), kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

Bildeforklaring 6

Startalternativer

Angi måten eller måtene arbeidsflyten skal startes på.

Hvis du vil ha informasjon om de ulike alternativene, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

  1. Når alle innstillingene i dette skjemaet er slik du ønsker, klikker du Neste.

  2. Fyll ut side to i tilknytningsskjemaet.
    (Instruksjoner kommer etter figuren.)

    Merknad: SharePoint-produkter viser de første alternativene på side to i tilknytningsskjemaet hver gang du starter arbeidsflyten manuelt, slik at du kan endre alternativene for den aktuelle kjøringen. Det dreier seg om nummer 1 til 7 i illustrasjonen, fra Tilordne til til Kopi.

Andre side i tilknytningsskjema, med nummererte forklaringer

Bildeforklaring 1

Tilordne til

Oppgi navn eller adresser for personene du vil at arbeidsflyten skal tilordne oppgaver til.

  • Hvis oppgavene skal tilordnes én om gangen (serielt)   
    angi navnene eller adressene i rekkefølgen du vil at oppgavene skal tilordnes.

  • Hvis alle oppgavene skal tilordnes samtidig (parallelt):   
    Rekkefølgen på navnene eller adressene spiller ingen rolle.

  • Hvis du tilordner en oppgave til noen utenfor organisasjonen SharePoint   
    Hvis du vil ha mer informasjon om å ta med eksterne deltakere, kan du se delen fullført i denne artikkelen.

Bildeforklaring 2

Rekkefølge

Angi om oppgavene skal tilordnes én om gangen (serielt) eller alle samtidig (parallelt).

Hvis du vil ha mer informasjon om bruk av serielle og parallelle trinn, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

Bildeforklaring 3

Legge til et nytt trinn

Legg til trinn du vil ha etter det første du nettopp har konfigurert.

  • Hvis du vil slette et helt trinn, klikker du i feltet Tilordne til for trinnet, og trykker deretter CTRL+DEL.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker flere trinn, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

Bildeforklaring 4

Vise grupper

  • Hvis du vil tilordne én oppgave til hvert medlem i hver gruppe du angir i feltet Tilordne til, merker du av i denne boksen. (Hvert medlem av gruppen får en oppgavevarsling, og hvert medlem får sin egen oppgave å fullføre.)

  • Du har bare énaktivitet som er knyttet til hver hele gruppe du angir i tilordne til feltet, Fjern avmerkingen for alternativet. (Hvert medlem av gruppen mottar et oppgavevarsel, men eventuelle ett medlem kan gjøre krav på og fullføre enkelt oppgaven på vegne av hele gruppen. Du finner instruksjoner for gjør krav på en Gruppeoppgave i delen FULLFØR i denne artikkelen.)

Bildeforklaring 5

Be om

Tekst du legger inn her, vises i hver oppgavevarsling som arbeidsflyten sender. Ikke glem å ta med ekstra instruksjoner eller ressurser som deltakerne trenger, for eksempel følgende:

  • Kontaktperson for spørsmål og problemer

  • Tilbakemelding om kan sendes bare i oppgaveskjemaet, eller også i selve elementet. (Og hvis du er i elementet, om korrekturlesere kan sjekke ut dokumentet eller må la den være sjekket inn.)
    Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se delen TILLATE i denne artikkelen.

  • Hvis det er aktuelt, tilordnet en merknad om gjør krav enkeltaktiviteter til hele grupper eller fordelingen lister.
    Finner du instruksjoner for gjør krav på en Gruppeoppgave i delen FULLFØR i denne artikkelen.

Bildeforklaring 6

Forfallsdatoer og oppgavevarigheter

Angi en endelig forfallsdato for hele arbeidsflyten, eller angi antall dager, uker eller måneder som kan brukes på fullføringen av hver oppgave regnet fra tidspunktet oppgaves tilordnes.

  • Hvis arbeidsflyten skal starte automatisk, bør du vanligvis la Forfallsdato for alle oppgaver stå tomt, og bruke de to varighetsfeltene til å angi forfallsdatoen. Du kan oppgi en bestemt forfallsdato i initieringsskjemaet hvis du starter arbeidsflyten manuelt.

Mer informasjon om når du bør bruke forfallsdatoer datoer og når du skal bruke aktivitetsvarigheter, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

Bildeforklaring 7

KOPI

Angi navnene eller e-postadressene til alle som skal varsles hver gang arbeidsflyten starter eller stopper.

  • Angi et navn her 't resultatet i tilordningen av en arbeidsflytoppgave.

  • Når arbeidsflyten startes manuelt, mottar personen som starter den, start- og stoppmeldinger uten å måtte være angitt i dette feltet.

  • Når arbeidsflyten startes automatisk, mottar personen som først la den til, start- og stoppmeldinger uten å måtte være angitt i dette feltet.

Bildeforklaring 8

Avslutte arbeidsflyten

Hvis du vil at arbeidsflyten skal stoppe og avbrytes når noen endrer elementet som skal gjennomgås, velger du dette alternativet.

Husk at hvis du velger dette alternativet, kan brukerne ikke legge til sporede endringer og kommentarer i elementet uten at arbeidsflyten avsluttes.

  1. Når alle innstillingene på siden er slik du ønsker, klikker du Lagre for å opprette arbeidsflyten.

SharePoint-produkter oppretter den nye arbeidsflytversjonen.

Neste trinn

Hvis du er klar, går du til delen STARTE i denne artikkelen, og starter den første forekomsten for å teste den nye arbeidsflyten.

Til toppen av delen | Til toppen av artikkelen

Begrepsmessig ikon for delen Legge til

LEGGE TIL en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding (for en hel nettstedssamling)

Legge til en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding
(for en hel nettstedssamling)

Hvis du ikke har erfaring med å legge til arbeidsflyter, kan det være nyttig å se gjennom de forrige LærTillatog PLANLEGGE segmentene i denne artikkelen før du fortsetter med trinnene i denne delen.

Avsnitt i denne delen

  1. Før du begynner

  2. Legge til arbeidsflyten

1. Før du begynner

To ting må være i orden før du kan legge til en arbeidsflyt:

E-post i rekkefølge for at arbeidsflyten skal sende e-postvarsler og påminnelser, e-post må være aktivert for nettstedet. Hvis du ikke er sikker på at dette allerede er utført, kan du ta kontakt med SharePoint-administratoren.

Tillatelser    Standardinnstillingene for SharePoint krever at du har tillatelsen Behandle lister for å legge til arbeidsflyter for lister, biblioteker eller områdesamlinger. (Gruppen eiere har tillatelsen Behandle lister som standard, medlemmer-gruppen og gruppene besøkende ikke. Hvis du vil ha mer informasjon om tillatelser, kan du se delen Lær i denne artikkelen.)

Til toppen av delen

2. Legge til arbeidsflyten

Gjør følgende:

  1. Gå til startsiden for nettstedssamlingen (ikke startsiden for et nettsted eller undernettsted i samlingen).

  2. Klikk Innstillinger-ikonet Knappen Innstillinger for offentlig SharePoint Online-område , og klikk deretter Innstillinger for område.

  3. Klikk Innholdstype for område under Gallerier for nettsidedesignere på siden Innstillinger for område.

  4. Klikk navnet på innholdstypen du vil legge til en arbeidsflyt for, under Innholdstyper for område.

    Merknad: En arbeidsflyt som legges til i hele nettstedssamlingen, må legges til for elementer av bare én innholdstype.

    Innholdstyper for dokument med typen uthevet

    1. Klikk Arbeidsflytinnstillinger på siden for den valgte innholdstypen under Innstillinger.
      Koblingen Arbeidsflytinnstillinger under Innstillinger

    2. Klikk koblingen Legg til en arbeidsflyt på siden Arbeidsflytinnstillinger.
      Koblingen Legg til en arbeidsflyt

    3. Fyll ut første side i tilknytningsskjemaet.
      (Instruksjoner kommer etter figuren.)

Første side i tilknytningsskjema, med nummererte forklaringer

Bildeforklaring 1

Arbeidsflyt

Velg malen Godkjenning – SharePoint 2013.

Merknad: Hvis Godkjenning – SharePoint 2013 ikke står på listen, kan du ta kontakt med SharePoint-administratoren for å høre om den kan aktiveres for din nettstedssamling eller ditt arbeidsområde.

Bildeforklaring 2

Navn

Skriv inn et navn for denne arbeidsflyten. Navnet identifiserer denne arbeidsflyten for brukere av denne nettstedssamlingen.

Forslag til hvordan du kan navngi arbeidsflyten, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

Bildeforklaring 3

Oppgaveliste

Velg en oppgaveliste du vil bruke i denne arbeidsflyten. Du kan velge en eksisterende oppgaveliste, eller klikke Oppgaver (ny) for å opprette en ny liste.

Hvis du vil ha informasjon om årsakene til å opprette en ny oppgaveliste (i motsetning til velge en eksisterende), kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

Bildeforklaring 4

Loggliste

Velg en loggliste du vil bruke i denne arbeidsflyten. Du kan velge en eksisterende loggliste, eller klikke Ny loggliste for å opprette en ny liste.

Hvis du vil ha informasjon om årsakene til å opprette en ny loggliste (i motsetning til velge en eksisterende), kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

Bildeforklaring 5

Startalternativer

Angi måten eller måtene arbeidsflyten skal startes på.

Hvis du vil ha informasjon om de ulike alternativene, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

Bildeforklaring 6

Oppdatere innholdstyper for liste og område?

Angi om denne arbeidsflyten skal legges til (tilknyttes) alle andre nettsteds- og listeinnholdstyper som arver fra denne innholdstypen.

  • Det kan ta lang tid før all den ekstra tilleggingen er ferdig.

  • Hvis arven er brutt for noen nettsteder eller undernettsteder der du vil at denne arbeidsflyten skal legges til i innholdstyper som arver, må du sørge for at du er medlem av eiergruppen på hvert av nettstedene eller undernettstedene før du kjører operasjonen.

  1. Når alle innstillingene på siden er slik du ønsker, klikker du Neste.

  2. Fyll ut side to i tilknytningsskjemaet.
    (Instruksjoner kommer etter figuren.)

    Merknad: SharePoint-produkter viser de første alternativene på side to i tilknytningsskjemaet hver gang du starter arbeidsflyten manuelt, slik at du kan endre alternativene for den aktuelle kjøringen. Det dreier seg om nummer 1 til 7 i illustrasjonen, fra Korrekturlesere til Kopi.

Andre side i tilknytningsskjema, med nummererte forklaringer

Bildeforklaring 1

Tilordne til

Oppgi navn eller adresser for personene du vil at arbeidsflyten skal tilordne oppgaver til.

  • Hvis oppgavene skal tilordnes én om gangen (serielt)   
    angi navnene eller adressene i rekkefølgen du vil at oppgavene skal tilordnes.

  • Hvis alle oppgavene skal tilordnes samtidig (parallelt):   
    Rekkefølgen på navnene eller adressene spiller ingen rolle.

  • Hvis du tilordner en oppgave til noen utenfor organisasjonen SharePoint   
    Hvis du vil ha mer informasjon om å ta med eksterne deltakere, kan du se delen fullført i denne artikkelen.

Bildeforklaring 2

Rekkefølge

Angi om oppgavene på dette trinnet skal tilordnes én om gangen (serielt) eller alle samtidig (parallelt).

Hvis du vil ha mer informasjon om bruk av serielle og parallelle trinn, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

Bildeforklaring 3

Legge til et nytt trinn

Legg til trinn du vil ha etter det første du nettopp har konfigurert.

  • Hvis du vil slette et helt trinn, klikker du i feltet Tilordne til for trinnet, og trykker deretter CTRL+DEL.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker flere trinn, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

Bildeforklaring 4

Vise grupper

  • Hvis du vil tilordne én oppgave til hvert medlem i hver gruppe du angir i feltet Tilordne til, merker du av i denne boksen. (Hvert medlem av gruppen får en oppgavevarsling, og hvert medlem får sin egen oppgave å fullføre.)

  • Ha bare én oppgave tilordnet til hverhele gruppen som du har skrevet inn i feltet tilordne til, fjerner du avmerkingen. (Hvert medlem av gruppen mottar et oppgavevarsel, men eventuelle ett medlem kan gjøre krav på og fullføre enkelt oppgaven på vegne av hele gruppen. Du finner instruksjoner for gjør krav på en Gruppeoppgave i delen FULLFØR i denne artikkelen.)

Bildeforklaring 5

Be om

Tekst du legger inn her, vises i hver oppgavevarsling som arbeidsflyten sender. Ikke glem å ta med ekstra instruksjoner eller ressurser som deltakerne trenger, for eksempel følgende:

  • Kontaktperson for spørsmål og problemer

  • Tilbakemelding om kan sendes bare i oppgaveskjemaet, eller også i selve elementet. (Og hvis du er i elementet, om korrekturlesere kan sjekke ut dokumentet eller må la den være sjekket inn.)
    Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se delen TILLATE i denne artikkelen.

  • Hvis det er aktuelt, tilordnet en merknad om gjør krav enkeltaktiviteter til hele grupper eller fordelingen lister.
    Finner du instruksjoner for gjør krav på en Gruppeoppgave i delen FULLFØR i denne artikkelen.

Bildeforklaring 6

Forfallsdatoer og oppgavevarigheter

Angi en endelig forfallsdato for hele arbeidsflyten, eller angi antall dager, uker eller måneder som kan brukes på fullføringen av hver oppgave regnet fra tidspunktet oppgaves tilordnes.

  • Hvis arbeidsflyten skal starte automatisk, bør du vanligvis la Forfallsdato for alle oppgaver stå tomt, og bruke de to varighetsfeltene til å angi forfallsdatoen. Du kan oppgi en bestemt forfallsdato i initieringsskjemaet hvis du starter arbeidsflyten manuelt.

Mer informasjon om når du bør bruke forfallsdatoer datoer og når du skal bruke aktivitetsvarigheter, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

Bildeforklaring 7

KOPI

Angi navnene eller e-postadressene til alle som skal varsles hver gang arbeidsflyten starter eller stopper.

  • Angi et navn her 't resultatet i tilordningen av en arbeidsflytoppgave.

  • Når arbeidsflyten startes manuelt, mottar personen som starter den, start- og stoppmeldinger uten å måtte være angitt i dette feltet.

  • Når arbeidsflyten startes automatisk, mottar personen som først la den til, start- og stoppmeldinger uten å måtte være angitt i dette feltet.

Bildeforklaring 8

Avslutte arbeidsflyten

Hvis du vil at arbeidsflyten skal stoppe og avbrytes når noen endrer elementet som skal gjennomgås, velger du dette alternativet.

Husk at hvis du velger dette alternativet, kan brukerne ikke legge til sporede endringer og kommentarer i elementet uten at arbeidsflyten avsluttes.

  1. Når alle innstillingene på siden er slik du ønsker, klikker du Lagre for å opprette arbeidsflyten.

SharePoint-produkter oppretter den nye arbeidsflytversjonen.

Neste trinn

Hvis du er klar, går du til delen STARTE i denne artikkelen, og starter den første forekomsten for å teste den nye arbeidsflyten.

Til toppen av delen | Til toppen av artikkelen

Begrepsmessig ikon for delen Starte

STARTE en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding

Starte en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding

Du kan angi at en arbeidsflyt skal startes bare manuelt, bare automatisk, eller på begge måter:

  • Manuelt når som helst av alle som har de nødvendige tillatelsene.

  • Automatisk hver gang en bestemt utløsende hendelse inntreffer – det vil si når et element er lagt til i listen eller biblioteket og/eller når et element som allerede finnes i listen endres på noen måte.
    (Utløsende hendelse eller hendelser som er angitt i den første siden i Tilknytningsskjemaet, under den opprinnelige å legge til og konfigurere av arbeidsflyten. For mer informasjon, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.)

Merknad: En arbeidsflyt kan ikke startes på et element som er sjekket ut. (Et element kan sjekkes ut etter at en arbeidsflyt er startet på det, men etter at det er sjekket ut, kan ingen flere arbeidsflyter startes på elementet før det er sjekket inn igjen.)

Avsnitt i denne delen

  1. Starte arbeidsflyten automatisk

  2. Starte en arbeidsflyt manuelt

  3. Starte manuelt fra listen eller biblioteket

  4. Starte manuelt i et Microsoft Office-program

1. Starte arbeidsflyten automatisk

Hvis det er angitt at arbeidsflyten skal starte automatisk, kjøres den hver gang en utløsende hendelse inntreffer, på elementet som utløste arbeidsflyten.

Når arbeidsflyten starter, tilordner den de første oppgavene, og sender en oppgavevarsling til hver mottaker. Det sendes også startmeldinger (forskjellig fra oppgavemeldinger) til den som opprinnelig la til arbeidsflyten, og til alle andre oppført i kopifeltet (CC) på side to i tilknytningsskjemaet.

Merknad: Når en ny arbeidsflyt som starter automatisk legges først, skal Forfallsdato for alle aktiviteter -feltet (på andre side i Tilknytningsskjemaet) vanligvis være tom, fordi alle eksplisitte datoverdien angitte der ikke justere selve automatisk i forhold til datoen som starter arbeidsflyten hver gang. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

Til toppen av delen

2. Starte arbeidsflyten manuelt

En merknad om tillatelser    Vanligvis må du ha tillatelsen Rediger elementer for å starte en arbeidsflyt. (Begge har denne tillatelsen som standard, gruppen medlemmer og eiere-gruppen, men ikke besøkende-gruppen. En eier kan imidlertid også velge, på basis arbeidsflyt av arbeidsflyten, Krev tillatelsen Behandle lister for personer som starter arbeidsflyten. Ved å velge dette alternativet, kan egentlig eiere angi at bare de og andre eiere kan starte en bestemt arbeidsflyt. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se delen Lær i denne artikkelen.)

To steder å starte fra

Du kan starte en arbeidsflyt manuelt fra ett av to steder:

  • Fra listen eller biblioteket der elementet er lagret

  • Fra i selve elementet, åpnet i Microsoft Office-programmet den ble opprettet. (Vær oppmerksom på at dette må være fullstendig, installerte programmet, og ikke en nettbasert versjon.)

De siste to avsnittene i denne delen forklarer begge måtene.

Til toppen av delen

3. Starte manuelt i listen eller biblioteket

  1. Gå til listen eller biblioteket der elementet du vil kjøre arbeidsflyten på, er lagret.

  2. Klikk ikonet foran elementnavnet for å merke elementet, og klikk deretter Arbeidsflyter i Arbeidsflyter-gruppen i kategorien Filer på båndet.

  3. På siden arbeidsflyter: elementnavn , under Start en ny arbeidsflyt, klikker du arbeidsflyten du vil kjøre.
    Kobling til start av arbeidsflyt

  4. I initieringsskjemaet utfører du endringene du vil bruke i denne forekomsten av arbeidsflyten.

    Merknad: Endringer som gjøres her, i initieringsskjemaet er brukes bare under kjøringen av arbeidsflyten. Hvis du vil foreta endringer som du vil bruke hver gang arbeidsflyten kjøres, eller hvis du vil endre arbeidsflytinnstillingene som ikke vises i dette skjemaet, kan du se delen Endre i denne artikkelen.

Initieringsskjema med nummererte forklaringer

Bildeforklaring 1

Tilordne til

Gjør eventuelle endringer i listen over personer du vil at arbeidsflyten skal tilordne oppgaver til.

  • Hvis oppgavene tilordnes én om gangen   
    angi navnene eller adressene i rekkefølgen oppgavene skal tilordnes.

  • Hvis alle oppgavene skal tilordnes samtidig   
    Rekkefølgen på navnene eller adressene spiller ingen rolle.

  • Hvis du tilordner en oppgave til noen utenfor organisasjonen SharePoint   
    Hvis du vil ha mer informasjon om å ta med eksterne deltakere, kan du se delen fullført i denne artikkelen.

Bildeforklaring 2

Rekkefølge

Kontroller at innstillingene er som ønsket for tilordning av oppgavene på hvert trinn, en om gangen (serielt) eller alle samtidig (parallelt).

Hvis du vil ha mer informasjon om bruk av serielle og parallelle trinn, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

Bildeforklaring 3

Legge til et nytt trinn

Legg til trinn du vil ha etter de første som er konfigurert.

  • Hvis du vil slette et helt trinn, klikker du i feltet Tilordne til for trinnet, og trykker deretter CTRL+DEL.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker flere trinn, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

Bildeforklaring 4

Vise grupper

  • Hvis du vil tilordne én oppgave til hvert medlem i hver gruppe du angir i feltet Tilordne til, merker du av i denne boksen. (Hvert medlem av gruppen får en oppgavevarsling, og hvert medlem får sin egen oppgave å fullføre.)

  • Hvis du vil at bare én aktivitet som er knyttet til hver merker hele gruppe som du har skrevet inn i feltet tilordne til, fjerner du dette. (Hvert medlem av gruppen mottar et oppgavevarsel, men eventuelle ett medlem kan gjøre krav på og fullføre enkelt oppgaven på vegne av hele gruppen. Du finner instruksjoner for gjør krav på en Gruppeoppgave i delen FULLFØR i denne artikkelen.)

Bildeforklaring 5

Be om

Tekst du legger inn her, vises i hver oppgavevarsling som arbeidsflyten sender. Ikke glem å ta med ekstra instruksjoner eller ressurser som deltakerne trenger, for eksempel følgende:

  • Kontaktperson for spørsmål og problemer

  • Tilbakemelding om kan sendes bare i oppgaveskjemaet, eller også i selve elementet. (Og hvis du er i elementet, om korrekturlesere kan sjekke ut dokumentet eller må la den være sjekket inn.)
    Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se delen TILLATE i denne artikkelen.

  • Hvis det er aktuelt, tilordnet en merknad om gjør krav enkeltaktiviteter til hele grupper eller fordelingen lister.
    Finner du instruksjoner for gjør krav på en Gruppeoppgave i delen FULLFØR i denne artikkelen.

Bildeforklaring 6

Forfallsdatoer og oppgavevarigheter

Angi en endelig forfallsdato for hele arbeidsflyten, eller angi antall dager, uker eller måneder som kan brukes på fullføringen av hver oppgave regnet fra tidspunktet oppgaves tilordnes.

Mer informasjon om når du bør bruke forfallsdatoer datoer og når du skal bruke aktivitetsvarigheter, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

Bildeforklaring 7

KOPI

Foreta ønskede tillegginger eller slettinger. Husk følgende:

  • Angi et navn her 't resultatet i tilordningen av en arbeidsflytoppgave.

  • Når arbeidsflyten startes manuelt, mottar personen som starter den, start- og stoppmeldinger uten å måtte være angitt i dette feltet.

  • Når arbeidsflyten startes automatisk, mottar personen som først la den til, start- og stoppmeldinger uten å måtte være angitt i dette feltet.

  1. Når alle innstillingene i initieringsskjemaet er slik du vil ha dem, klikker du Start for å starte arbeidsflyten.

Arbeidsflyten tilordner de første oppgavene, og sender startmeldinger til deg og alle andre oppført i kopifeltet i initieringsskjemaet.

Til toppen av delen

4. Starte manuelt i et Microsoft Office-program

  1. Åpne elementet i det installerte Office-programmet på datamaskinen.

  2. I det åpne elementet klikker du kategorien Fil, klikker Lagre og send, og klikker deretter arbeidsflyten du vil kjøre på elementet.

  3. Hvis det vises en melding om at arbeidsflyten krever at filen er sjekket inn, klikker du Sjekk inn.

  4. Klikk den store Start arbeidsflyt-knappen.

  5. I initieringsskjemaet på siden Endre en arbeidsflyt gjør du endringene du vil bruke i denne kjøringen av arbeidsflyten.

    Merknad: Endringer som gjøres her, i initieringsskjemaet er brukes bare under kjøringen av arbeidsflyten. Hvis du vil foreta endringer som du vil bruke hver gang arbeidsflyten kjøres, eller hvis du vil endre arbeidsflytinnstillingene som ikke vises i dette skjemaet, kan du se delen Endre i denne artikkelen.

    Initieringsskjema med nummererte forklaringer

Bildeforklaring 1

Tilordne til

Gjør eventuelle endringer i listen over personer du vil at arbeidsflyten skal tilordne oppgaver til.

  • Hvis oppgavene tilordnes én om gangen   
    angi navnene eller adressene i rekkefølgen oppgavene skal tilordnes.

  • Hvis alle oppgavene skal tilordnes samtidig   
    Rekkefølgen på navnene eller adressene spiller ingen rolle.

  • Hvis du tilordner en oppgave til noen utenfor organisasjonen SharePoint   
    Hvis du vil ha mer informasjon om å ta med eksterne deltakere, kan du se delen fullført i denne artikkelen.

Bildeforklaring 2

Rekkefølge

Kontroller at innstillingene er som ønsket for tilordning av oppgavene på hvert trinn, en om gangen (serielt) eller alle samtidig (parallelt).

Hvis du vil ha mer informasjon om bruk av serielle og parallelle trinn, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

Bildeforklaring 3

Legge til et nytt trinn

Legg til trinn du vil ha etter de første som er konfigurert.

  • Hvis du vil slette et helt trinn, klikker du i feltet Tilordne til for trinnet, og trykker deretter CTRL+DEL.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker flere trinn, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

Bildeforklaring 4

Vise grupper

  • Hvis du vil tilordne én oppgave til hvert medlem i hver gruppe du angir i feltet Tilordne til, merker du av i denne boksen. (Hvert medlem av gruppen får en oppgavevarsling, og hvert medlem får sin egen oppgave å fullføre.)

  • Hvis du vil at bare én aktivitet som er knyttet til hver merker hele gruppe som du har skrevet inn i feltet tilordne til, fjerner du dette. (Hvert medlem av gruppen mottar et oppgavevarsel, men eventuelle ett medlem kan gjøre krav på og fullføre enkelt oppgaven på vegne av hele gruppen. Du finner instruksjoner for gjør krav på en Gruppeoppgave i delen FULLFØR i denne artikkelen.)

Bildeforklaring 5

Be om

Tekst du legger inn her, vises i hver oppgavevarsling som arbeidsflyten sender. Ikke glem å ta med ekstra instruksjoner eller ressurser som deltakerne trenger, for eksempel følgende:

  • Kontaktperson for spørsmål og problemer

  • Tilbakemelding om kan sendes bare i oppgaveskjemaet, eller også i selve elementet. (Og hvis du er i elementet, om korrekturlesere kan sjekke ut dokumentet eller må la den være sjekket inn.)
    Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se delen TILLATE i denne artikkelen.

Hvis det er aktuelt, tilordnet en merknad om gjør krav enkeltaktiviteter til hele grupper eller fordelingen lister.
Finner du instruksjoner for gjør krav på en Gruppeoppgave i delen FULLFØR i denne artikkelen.

Bildeforklaring 6

Forfallsdatoer og oppgavevarigheter

Angi en endelig forfallsdato for hele arbeidsflyten, eller angi antall dager, uker eller måneder som kan brukes på fullføringen av hver oppgave regnet fra tidspunktet oppgaves tilordnes.

Mer informasjon om når du bør bruke forfallsdatoer datoer og når du skal bruke aktivitetsvarigheter, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

Bildeforklaring 7

KOPI

Foreta ønskede tillegginger eller slettinger. Husk følgende:

  • Angi et navn her 't resultatet i tilordningen av en arbeidsflytoppgave.

  • Når arbeidsflyten startes manuelt, mottar personen som starter den, start- og stoppmeldinger uten å måtte være angitt i dette feltet.

  • Når arbeidsflyten startes automatisk, mottar personen som først la den til, start- og stoppmeldinger uten å måtte være angitt i dette feltet.

  1. Når innstillingene i initieringsskjemaet er slik du vil ha dem, klikker du Start for å starte arbeidsflyten.

Arbeidsflyten tilordner de første oppgavene, og sender startmeldinger til deg og alle andre oppført i kopifeltet i initieringsskjemaet.

Neste trinn

  • Hvis dette er første gang denne arbeidsflyten har kjørt, de andre deltakerne trenger informasjon og hjelp for å fullføre sine tildelte oppgaver? (De kan være nyttig fullført -delen i denne artikkelen.)

  • Det kan også lønne seg å undersøke om deltakerne får e-postmeldingene, og at de ikke havner i søppelpostfiltre.

  • Og selvfølgelig du kanskje har ett eller flere arbeidsflytoppgaver å fullføre selv. Gå til delen fullført i denne artikkelen for detaljer.

  • I mellomtiden for å finne ut hvordan du kan holde oversikt over fremdriften av kjøringen av arbeidsflyten, går du til delen overvåke i denne artikkelen .

Til toppen av delen | Til toppen av artikkelen

Begrepsmessig ikon for delen Fullføre

FULLFØRE en oppgave i en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding

Fullføre en oppgave i en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding

Hvis dette er første gang at du har fått tilordnet en oppgave i en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding, kan det lønne seg å lese igjennom hele denne delen av artikkelen før du fullfører oppgaven. Da vil du være klar over alle alternativene som er tilgjengelige.

Merknad: Hvis du vet at en arbeidsflytoppgave er tilordnet deg, men e-postmeldingen ikke har dukket opp i innboksen, bør du undersøke om meldingen har havnet i søppelpostfilteret. Hvis den har det, justerer du innstillingene for filteret slik at det ikke skjer igjen.

Pass først på at du har fått riktig oppgave

Ulike typer arbeidsflyter krever ulike oppgavehandlinger.

Før du begynner, må du derfor kontrollere at oppgaven du har fått tilordnet, virkelig er en oppgave i en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding, og ikke en oppgave i en annen type arbeidsflyt.

Se etter teksten du kan se gjennom i ett av følgende steder:

  • I Emne-linjen i oppgavevarselet
    Teksten Godkjenn på emnelinjen i oppgavevarslingen

  • I meldingsfeltet i elementet som skal gjennomgås
    Teksten Godkjenn i meldingsfeltet i elementet

  • I oppgavetittelen på statussiden for arbeidsflyten
    Teksten Se gjennom i oppgavenavn på statussiden

Hvis du ikke ser du kan se gjennom teksten i disse plasseringene, ta kontakt med den som startet eller opprinnelig la til arbeidsflyten for å finne ut hvilke arbeidsflytmal det er basert på, eller om det er en egendefinert arbeidsflyt. Du finner koblinger til artikler om hvordan du kan bruke andre typer arbeidsflytene som følger med SharePoint-produkter i Se også-delen i denne artikkelen.

Hvis oppgaven er en oppgave for innsamling av tilbakemelding, leser du videre.

Avsnitt i denne delen

  1. En oversikt over prosessen

  2. Gå til elementet og oppgaveskjemaet fra oppgavevarselet

  3. Gå til elementet og oppgaveskjemaet fra listen eller biblioteket

  4. Gjennomgå elementet

  5. Fullføre og sende inn oppgaveskjemaet

  6. Varslinger om forfall

  7. Gjøre krav på en Gruppeoppgave før du fullfører den (valgfritt)

  8. Be om en endring av elementet (valgfritt)

  9. Tilordne oppgaven til en annen (valgfritt)

  10. Fullføre en oppgave på vegne av en ekstern deltaker (valgfritt)

1. Oversikt over prosessen

Når du er tilordnet en oppgave i en arbeidsflyt, får du beskjed om det på en av tre måter:

  • Du får en e-postmelding om oppgaven.

  • Du åpner et Microsoft Office-dokument og ser en melding om at du har fått tilordnet en relatert oppgave.

  • Du går til SharePoint-nettstedet og ser at en eller flere oppgaver er tilordnet til deg.

Når du ser at du har fått tilordnet en oppgave i en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding, gjør du vanligvis to ting:

  • Gjennomgå elementet    Du åpner og ser gjennom elementet.

  • Fullføre oppgaven    Du bruker oppgaveskjemaet til å sende inn resultatene av gjennomsynet.

Følgende tre elementer er derfor ofte involvert i fullføringen av oppgaven:

  • E-postmeldingen du mottar

  • Element sendt inn for gjennomsyn (som du åpner og ser gjennom)

  • Oppgaveskjemaet (som du åpner, fyller ut og sender inn)

Slik ser de tre elementene ut:

E-postmelding for oppgave, element for gjennomgang samt oppgaveskjema

Merknad:  Knappen Åpne denne oppgaven på båndet i e-postmeldingen vises bare når meldingen åpnes i den fullstendige, installerte versjonen av Outlook, og ikke når den åpnes i den nettbaserte versjonen (Outlook Web Access).

Til toppen av delen

2. Gå til elementet og oppgaveskjemaet fra oppgavevarslingen

Gjør følgende:

  1. I e-postmeldingen for oppgaven er det under Slik fullfører du denne oppgaven en kobling for å fullføre oppgaven. Klikk denne koblingen.

  2. I det åpne elementet klikker du Åpne denne oppgaven i meldingsfeltet.

Tilgang til element og oppgaveskjema fra e-postvarsel

Merknad:  Knappen Åpne denne oppgaven på båndet i e-postmeldingen vises bare når meldingen åpnes i den fullstendige, installerte versjonen av Outlook, og ikke når den åpnes i den nettbaserte versjonen (Outlook Web Access).

Til toppen av delen

3. Gå til elementet og oppgaveskjemaet fra listen eller biblioteket

Gjør følgende:

  1. I listen eller biblioteket der elementet som skal gjennomgås, er lagret, klikker du koblingen Pågår knyttet til elementet og arbeidsflyten.

  2. Klikk oppgavetittelen på statussiden for arbeidsflyten.

  3. I meldingsfeltet Denne arbeidsflytoppgaven gjelder for i oppgaveskjemaet klikker du koblingen til elementet.

Tilgang til element og oppgaveskjema fra liste eller bibliotek

Til toppen av delen

4. Gjennomgå elementet

I dette eksempelet er elementet et Microsoft Word-dokument.

Tips!: Hvis dette er en Gruppeoppgave – det vil si én oppgave tilordnet til en hel gruppe eller distribusjonsliste, slik at et enkelt gruppemedlem kan fullføre oppgaven for hele gruppen, er det lurt å gjøre krav på oppgave før du går gjennom elementet. Måten du redusere sjansen for at et annet medlem av gruppen også se artikkelen. Hvis du vil ha, kan du se delen 7 i denne delen krav en Gruppeoppgave før du fullfører den.

Element som skal gjennomgås, med to gule meldingsfelter

Legg merke til de to gule meldingsfeltene øverst i dokumentet:

Skrivebeskyttet    Bare dette dokumentet er åpent i skrivebeskyttet modus, det vil si du kan lese dokumentet, men du kan ikke gjøre endringer i den.

Den som kjører arbeidsflyten, har valget mellom å tillate tilbakemelding bare i oppgaveskjemaet, eller også tillate sporede endringer og kommentarer i selve elementet. Hvis du er usikker på om du skal jobbe i selve elementet, hører du med den som startet arbeidsflyten, eller den som opprinnelig la den til. Hvis du vet at du skal sette inn sporede endringer og kommentarer, klikker du Rediger dokument.

Et par ting å passe på:

  • Pass på at du vet om du skal sjekke ut dokumentet før du setter inn sporede endringer og kommentarer, eller om du skal la det være sjekket inn, slik at flere deltakere kan arbeide på det samtidig.

  • Kontroller at du slår på endringssporing før du setter inn eventuelle endringer eller kommentarer. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se delen TILLATE i denne artikkelen.

  • Husk å lagre endringene på serveren når du er ferdig med elementet. Hvis du sjekket ut elementet, sjekker du det inn igjen.

Arbeidsflyt    Oppgave når du er klar til å fylle ut og sende inn oppgaveskjemaet, klikker du knappen Åpne denne oppgaven.

Til toppen av delen

5. Fylle ut og sende inn oppgaveskjemaet

Oppgaveskjemaet for en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding ser omtrent slik ut:

Oppgaveskjema for innsamling av tilbakemelding, med felter markert

Vær oppmerksom på at to første kontroller (Slett element og denne arbeidsflytoppgaven gjelder for Elementtittel) ikke vises i oppgaveskjemaet når det er åpnet fra i element for gjennomgang.

Bildeforklaring 1

Slett element

Klikk koblingen her hvis du vil slette oppgaven fra denne kjøringen av arbeidsflyten.

  • Hvis du sletter oppgaven, slettes ikke elementet som skal gjennomgås.

  • En oppgave som er slettet, vises ikke lenger under Oppgaver på statussiden for arbeidsflyten. (Slettingen registreres imidlertid i loggen på siden.)

Merknad:  Hvis du ikke startet denne kjøringen av arbeidsflyten, kan det være lurt å høre med den som startet den, før du sletter oppgaven.

Bildeforklaring 2

Denne arbeidsflytoppgaven gjelder for Elementtittel

Hvis du vil åpne elementet du skal gjennomgå, klikker du koblingen her.

Bildeforklaring 3

Status, forespurte av, konsoliderte merknader, forfallsdato dato

Du kan ikke redigere eller endre oppføringer i disse fire feltene, men informasjonen i dem kan være nyttig.

Legg merke til at Konsoliderte merknader ikke inneholder bare tilleggsinstruksjon om hvordan du fullfører oppgaven, men også alle merknader lagt inn av deltakere som allerede har fullført sine oppgaver i denne kjøringen av arbeidsflyten.

Når du sender inn ditt eget skjema, vises tekst du inkluderer i Merknader-boksen (4) likeledes i Konsoliderte merknader for påfølgende deltagere.

Bildeforklaring 4

Kommentarer

Skriv eller lim inn tilbakemelding her.

Tekst du skriver inn her, registreres i arbeidsflytloggen, og vises også i Konsoliderte merknader (3) for påfølgende deltakere.

Bildeforklaring 5

Send tilbakemelding

Når du har skrevet tilbakemeldingen i Kommentarer-feltet (4) eller satt inn sporede endringer og kommentarer i selve elementet, klikker du denne knappen for å sende inn tilbakemeldingen og fullføre oppgaven.

Merknad: Før du gjør endringer i bokstaven iinn element selve, må du kontrollere at du 'RE ment for å gjøre det.. Hvis du vil ha mer informasjon, se del 4i denne delen, Se gjennom elementet.

Bildeforklaring 6

Avbryt

Klikk denne knappen for å lukke oppgaveskjemaet uten å lagre endringer eller svar. Oppgaven forblir ikke-fullført og tilordnet til deg.

Bildeforklaring 7

Be om endring

Hvis du vil be om en endring av elementet, klikker du denne knappen.

En fremstilling av skjemaet der du angir detaljene for, samt ytterligere instruksjoner, kan du gå til avsnitt 8 i denne delen, Be om en endring av elementet.

Merknad: Dette alternativet kan være deaktivert for noen arbeidsflytoppgaver.

Bildeforklaring 8

Tilordne oppgave på nytt

Klikk denne knappen hvis du vil tilordne oppgaven til en annen.

En fremstilling av siden der du angir detaljene for tilordning på nytt, samt ytterligere instruksjoner, kan du gå til avsnitt 9 i denne delen, tilordne oppgaven til en annen person.

Merknad: Dette alternativet kan være deaktivert for noen arbeidsflytoppgaver.

Til toppen av delen

6. Varslinger om forfall

Hvis en oppgave eller en kjøring av en hel arbeidsflyt har forfalt til fullføring, sendes meldinger automatisk til følgende:

  • Den som oppgaven er tilordnet til.

  • Den som startet arbeidsflyten (eller, hvis den ble startet automatisk, til den som opprinnelig la til arbeidsflyten).

Til toppen av delen

7. Gjør krav på en gruppeoppgave før du fullfører den (valgfritt)

Hvis bare én oppgave er tilordnet en hel gruppe du tilhører, kan ethvert medlem av gruppen gjøre krav på og fullføre oppgaven på vegne av hele gruppen.

Gjør krav på oppgaven før du gjennomgår elementet. Så snart du gjør krav på oppgaven, tilordnes den til deg, og ingen andre medlemmer av gruppen kan fullføre den. (På denne måten gjør bare én person det nødvendige arbeidet.)

  1. På statussiden for arbeidsflyten peker du på navnet på oppgaven tilordnet gruppen din, slik at det vises en pil.

  2. Klikk pilen, klikk Rediger element, og klikk deretter knappen Gjør krav på oppgave i oppgaveskjemaet.
    Gjøre krav på en gruppeoppgave

Når statussiden for arbeidsflyten oppdateres, ser du at oppgaven ikke lenger er tilordnet til gruppen, men til deg.

Hvis du senere vil frigi oppgaven til gruppen igjen uten å fullføre den, bruker du samme trinn for å gå tilbake til oppgaveskjemaet, men nå klikker du Frigi oppgave.

Knappen Frigi oppgave i oppgaveskjema

Tilbake til gjennomgå elementet

8. Be om en endring av elementet (valgfritt)

Før du begynner på denne prosessen, bør du være oppmerksom på at det kan være angitt at arbeidsflyten skal avsluttes straks hvis det gjøres endringer i elementet. Kontakt gjerne den som startet eller opprinnelig la til arbeidsflyten, for å høre om det er greit at det kan gjøres endringer og at arbeidsflyten derved avsluttes.

Vi kan demonstrere en situasjon der det bes om en endring:

Tenkt deg først at du heter Frank.

En kollega som heter Anna, har startet en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding på et dokument hun har opprettet.

Når du gjennomgår dokumentet hennes, synes du at innføringen er litt for lang.

Du klikker Be om endring nederst i skjemaet for arbeidsflytoppgaven, og fyller deretter ut følgende skjema:

Skjema for å be om endring av et element

Bildeforklaring 1

Be om endring fra

Skriv inn navnet eller e-postadressen til den du ber om endringstillatelsen.

(Feltet kan også stå tomt hvis du vil sende forespørselen til den som startet arbeidsflyten, eller, hvis arbeidsflyten ble startet automatisk, til den som opprinnelig la til arbeidsflyten.)

Bildeforklaring 2

Ny forespørsel

Beskriv endringen du ønsker, og ta med eventuell informasjon som den som skal gjøre endringen, trenger.

(Tekst du skriver her, legges i Konsoliderte merknader.)

Bildeforklaring 3

Ny varighet

Gjør en av disse tre tingene:

  • Å beholde eksisterende    dato la dette feltet stå tomt.

  • Fjerne forfallsdatoen    Skriv tall 0.

  • Angi en ny forfallsdato    dato, Skriv inn et tall her og angi deretter i varighetsenheter i følgende felt. Samlet, identifisere de to postene perioden før endre oppgave forfaller.

Bildeforklaring 4

Enheter for ny varighet

Hvis du angir nye varigheten for aktiviteten, kan du bruke dette feltet sammen med Ny varighet-feltet til å identifisere perioden før oppgaven forfaller. (For eksempel: 3 dager eller 1 måned eller 2 uker.)

Når du har alle oppføringene skjemaet slik at du vil ha dem, klikker du Send, og gjeldende oppgaven er merketfullført. (Men du har ikke ennå. Du må være tildelt en godkjenningsoppgave på nytt når Anna fullfører endre oppgaven.)

I mellomtiden får Anna følgende e-postvarsling:

Varsling som sendes når det bes om endring av et element

Anna ser straks i Emne-feltet (nr. 1 på illustrasjonen) at dette ikke er en vanlig varsling om innsamling av tilbakemelding, men en forespørsel om å endre noe i elementet. Hun finner informasjon om den forespurte endringen i teksten Bedt om endring av (nr. 2).

Anna sjekker ut elementet, gjør de nødvendige endringene (eller ikke), lagrer dem, og sjekker elementet inn igjen. (Husk at hvis det er angitt at arbeidsflyten skal stoppe og avsluttes når noen endrer elementet, fører denne handlingen til at arbeidsflyten avsluttes.)

Så går Anna til statussiden for arbeidsflyten og åpner oppgaven for endringsforespørsel under Oppgaver.


Skjema som sendes når den forespurte endringen er fullført

Anna legger inn eventuell informasjon i Kommentarer-feltet, og deretter klikker hun Send svar. Arbeidsflyten utfører to handlinger:

  • Den markerer at Annas som fullført.

  • En ny godkjenningsoppgave tilordnes til deg (med Annas kommentarer i feltet Konsoliderte merknader), og du sendes en varsling om oppgaven.

Nå kan du gå gjennom det endrede elementet og fullføre oppgaven.

Alle disse endringene spores, og kan ses under Arbeidsflytlogg på statussiden, som vist her.

Arbeidsflytlogg viser handlinger etter endringsforespørselen

Her er en skjematisk fremstilling av hele prosessen.

Flytskjema for endringsforespørsel

Til toppen av delen

9. Tilordne oppgaven til en annen (valgfritt)

Hvis du vil at en annen skal fullføre en arbeidsflytoppgave som er tilordnet til deg, klikker du Tilordne oppgave på nytt i oppgaveskjemaet.

Dette skjemaet vises:

Skjema for ny tilordning av oppgave

Bildeforklaring 1

Tilordne oppgaven til på nytt

Skriv inn navnet eller adressen til den du vil tilordne oppgaven til.

La feltet stå tomt hvis du vil tilordne oppgaven til den som startet arbeidsflyten, eller, hvis arbeidsflyten startes automatisk, til den som opprinnelig la til arbeidsflyten.

Bildeforklaring 2

Ny forespørsel

Legg inn eventuell informasjon som den du tilordner oppgaven til, trenger for å fullføre oppgaven. (Tekst du skriver her, legges i Konsoliderte merknader.)

Bildeforklaring 3

Ny varighet

Gjør en av disse tre tingene:

  • Å beholde eksisterende    dato la dette feltet stå tomt.

  • Fjerne forfallsdatoen    Skriv tall 0.

  • Angi en ny forfallsdato    dato, Skriv inn et tall her og angi deretter i varighetsenheter i følgende felt. Samlet, identifisere de to postene perioden før endre oppgave forfaller.

Bildeforklaring 4

Enheter for ny varighet

Hvis du angir nye varigheten for aktiviteten, kan du bruke dette feltet sammen med Ny varighet-feltet til å identifisere perioden før oppgaven forfaller. (For eksempel: 3 dager eller 1 måned eller 2 uker.)

Når skjemaet er fullført, klikker du Send. Oppgaven er merket som fullført, en ny aktivitet er tilordnet til personen som er nå ansvarlig for aktiviteten, og et oppgavevarsel blir sendt.

Eventuell ny informasjon du har oppgitt, er inkludert i teksten for Delegert av i det nye oppgavevarselet (nummer 1 på figuren nedenfor).

Oppgavevarsel for overført oppgave

Alle disse endringene spores, og kan ses under Oppgaver og Logg på statussiden for arbeidsflyten, som vist her.

Oppgaver og logg for overført oppgave på statussiden for arbeidsflyten

Til toppen av delen

10. Fullføre en oppgave på vegne av en ekstern deltaker (valgfritt)

Det er en spesiell prosess for å ta med deltakere som ikke er medlemmer av din SharePoint-organisasjon. I denne prosessen må et medlem av nettstedet være stedfortreder for den eksterne deltakeren:

  1. Fyll inn e-postadressen til den eksterne deltakeren i feltet Tilordne til på side to i tilknytningsskjemaet.

  2. Arbeidsflyten tilordner den eksterne deltakerens oppgave til nettstedmedlemmet som starter arbeidsflyten, eller til medlemmet som opprinnelig la til arbeidsflyten, hvis arbeidsflyten starter automatisk. Oppgaven tilordnes den som er angitt som stedfortreder for den eksterne deltakeren.

  3. Nettstedmedlemmet får en oppgavevarsling, med instruksjoner om å sende en kopi av elementet til den eksterne deltakeren, slik at vedkommende kan gjennomgå elementet. (Samtidig får den eksterne deltakeren en kopi av oppgavevarslingen, som da fungerer som et forvarsel om den kommende oppgaven.)

  4. Nettstedmedlemmet som oppgaven er tilordnet til, sender en kopi av elementet til den eksterne deltakeren.

  5. Den eksterne deltakeren gjennomgår elementet, og sender tilbake svaret til nettstedmedlemmet.

  6. Når den eksterne deltakerens svar ankommer, fullfører nettstedsmedlemmet oppgaven i SharePoint-produkter på vegne av den eksterne deltakeren.

Her er en skjematisk fremstilling av prosessen.

Flytdiagram for å ta med eksterne deltakere

Til toppen av delen | Til toppen av artikkelen

Ikon for delen Overvåke

OVERVÅKE, justere eller stoppe en kjørende arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding

Overvåke, justere eller stoppe en kjørende arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding

På statussiden for arbeidsflyten kan du overvåke, justere eller stoppe en arbeidsflyt som kjører.

Først skal vi vise deg hvordan du kommer til siden, deretter viser vi deg hvordan du bruker alternativene og informasjonen på siden. Til slutt viser vi deg to andre sider der du kan finne ekstra overvåkingsinformasjon.

Avsnitt i denne delen

  1. Gå til statussiden for arbeidsflyten

  2. Bruke statussiden til å overvåke arbeidsflytens fremdrift

  3. Endre aktive oppgaver (oppgaver som allerede er tilordnet)

  4. Endre fremtidige oppgaver (oppgaver som ikke er tilordnet ennå)

  5. Avbryte eller avslutte denne kjøringen av arbeidsflyten

  6. Finn ut hvilke arbeidsflyter som kjøres på et element

  7. Overvåke arbeidsflyter for hele områdesamlingen

1. Gå til statussiden for arbeidsflyten

I listen eller biblioteket der elementet befinner seg, klikker du koblingen Pågår for elementet og arbeidsflyten du er interessert i.

I dette eksempelet er elementet et dokument som heter Utkast til tale, og arbeidsflyten er Godkjenning 3.

Koblingen for arbeidsflytstatus

Siden Arbeidsflytstatus åpnes.

Kommentarer: 

  • Hvis listen eller biblioteket inneholder et stort antall elementer, kan du bruke sortering og/eller filtrering for å finne elementet raskere. Hvis du gjentatte ganger må sortere eller filtrere på samme måte, kan det være lettere å opprette en egendefinert visning som automatiserer det aktuelle oppsettet.

  • Du kan også komme til statussiden ved å klikke enten Vis statusen for denne arbeidsflyten i et e-postvarsel om en startet arbeidsflyt, eller Vis arbeidsflytloggen i et e-postvarsel om en fullført arbeidsflyt.

Til toppen av delen

2. bruke statussiden til å overvåke arbeidsflytens fremdrift

Under illustrasjonen av hver del av statussiden finner du spørsmålene om overvåking som avsnittet svarer på.

Delen Informasjon om arbeidsflyt

Delen Informasjon om arbeidsflyt på statussiden

Besvarte spørsmål:

  • Hvem startet denne kjøringen av arbeidsflyten?

  • Når ble denne kjøringen startet?

  • Når skjedde siste handling i denne kjøringen?

  • Hvilket element kjøres denne arbeidsflyten på?

  • Hva er statusen for arbeidsflyten?

Delen Oppgaver

Delen Oppgaver på statussiden for arbeidsflyt

Besvarte spørsmål:

  • Hvilke oppgaver har allerede blitt opprettet og tilordnet, og hva er den nåværende statusen for dem?

  • Hvilke oppgaver har allerede blitt fullført, og hva ble resultatet av hver oppgave?

  • Hva er forfallsdatoen for hver oppgave som allerede er opprettet og tilordnet?

Oppgaver som har blitt slettet og oppgaver som ennå ikke er tilordnet, vises ikke i denne delen.

Delen Arbeidsflytlogg

Delen Arbeidsflytlogg på statussiden

Besvarte spørsmål:

  • Hvilke hendelser har allerede skjedd i denne kjøringen av arbeidsflyten?

  • Merk at forfalte oppgaver og varslinger om forfalte oppgaver ikke vises her.

Til toppen av delen

3. Endre aktive oppgaver (oppgaver som allerede er tilordnet)

Oppgaver som allerede er tilordnet, men ennå ikke fullført, kan endres på to måter:

  • Endre én aktiv oppgave

  • Endre alle aktive oppgaver

Endre én aktiv oppgave

Tillatelser til å utføre eventuelle endringer én oppgave som er tilordnet til noen andre enn deg selv, må du ha tillatelsen Behandle lister. (Gruppen eiere har tillatelsen Behandle lister som standard, medlemmer-gruppen og gruppene besøkende ikke. Slik at er det mulig, for eksempel å endre tillatelsene som gjør det mulig å starte en arbeidsflyt, men ikke til å gjøre endringer i en annen deltaker aktivitet.)

Slik går du frem hvis du har de nødvendige tillatelsene:

  1. Klikk tittelen for oppgaven i oppgavelisten på statussiden for arbeidsflyten.
    Tittel for oppgave i liste

  2. Bruk oppgaveskjemaet til å fullføre, slette eller tilordne oppgaven på nytt, eller for å be om en endring av elementet.

Hvis du vil ha mer detaljerte instruksjoner om hvordan du bruker oppgaveskjemaet, kan du se delen fullført i denne artikkelen.

Endre alle aktive oppgaver

Tillatelser for alle de fire kommandoen-koblinger i illustrasjonen nedenfor vises på statussiden for arbeidsflyten for alle som har tillatelsen Behandle lister. De tre første koblingene vises på siden av den som startet arbeidsflytforekomsten, men denslutten denne arbeidsflyten kobling 't vises med mindre denne personen også har tillatelsen Behandle lister. (Igjen, gruppen eiere har tillatelsen Behandle lister som standard, medlemmer-gruppen og gruppene besøkende ikke.)

  1. Klikk Oppdater aktive oppgaver for innsamling av tilbakemelding rett under arbeidsflytvisualiseringen på statussiden.

  2. Gjør ønskede endringer i skjemaet som åpnes, og deretter klikker OK.

    • Meldinger om endringene sendes til deltakere som det er tilordnet oppgaver til i denne kjøringen.

    • Oppgaver er fullført eller slettet, og fremdeles ikke er tildelt aktiviteter, ern't påvirkes av endringene du gjør i dette skjemaet.

    • Hvis du vil gjøre endringer i oppgaver som ikke er tilordnet ennå, kan du se delen nedenfor i denne delen, Endre fremtidige oppgaver.

      Endringsskjema for aktive oppgaver

Bildeforklaring 1

Varighet Per oppgave, varighetsenheter

Å beholde eksisterende    dato la Varighet Per oppgave være tom, og gjør ingen endring med Varighetsenheter.

Fjerne forfallsdatoen slik at det er    ingen Type tall 0varighet Per oppgave.

Flytte forfallsdatoen ut ved å utvide    varighet Bruk begge varighetsfeltene til å angi antall og type enheter som du vil forlenge varigheten.

Bildeforklaring 2

Be om

Du vil endre forespørselsteksten    gjør endringene du ønsker i tekstboksen.

  1. Når alle feltene i skjemaet er slik du ønsker, klikker du OK.

Alle aktive oppgaver i den aktuelle kjøringen oppdateres.

Til toppen av delen

4. Endre fremtidige oppgaver (oppgaver som ikke er tilordnet ennå)

Tillatelser for alle de fire kommandoen-koblinger i illustrasjonen nedenfor vises på statussiden for arbeidsflyten for alle som har tillatelsen Behandle lister. De tre første koblingene vises på siden av den som startet arbeidsflytforekomsten, men denslutten denne arbeidsflyten koblingen ikke vises med mindre denne personen også har tillatelsen Behandle lister. (Igjen, gruppen eiere har tillatelsen Behandle lister som standard, medlemmer-gruppen og gruppene besøkende ikke.)

  1. Klikk Legg til eller oppdater korrekturlesere for innsamling av tilbakemelding rett under arbeidsflytvisualiseringen på statussiden.

  2. Gjør ønskede endringer i skjemaet som åpnes, og deretter klikker OPPDATER.

    Merknad: Oppgaver som allerede er opprettet og tilordnet, påvirkes ikke av endringene du gjør i dette skjemaet.

Endringsskjema for fremtidige oppgaver

Bildeforklaring 1

Deltakere, rekkefølge, vise grupper

  • Legge til eller fjerne deltakere, eller endre rekkefølgen på oppgavene    Legge til, fjerne eller endre rekkefølgen på deltakernes navn eller adresser i dendeltakere-feltet.

  • Fjerne et helt trinn Klikk i denTilordne til felt for trinnet, og trykk deretter CTRL + del.

Merknad: Du kan bruke denavmerkingsboksenVis grupper til å angi om distribusjonsgrupper oppført skal tilordnes bare én oppgave for hele gruppen eller én oppgave per medlem.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker disse feltene, kan du se delen PLANLEGGE og den aktuelle Legg til delen (List/bibliotek eller nettstedssamling) i denne artikkelen.

Bildeforklaring 2

Be om

  • Teksten du vil endre forespørselsteksten    gjør eventuelle endringer du vil teksten i boksen.

Bildeforklaring 3

Forfallsdato for alle aktiviteter, varighet Per oppgave, varighetsenheter

  • Endre eller fjerne forfallsdatoen    dato Slett gjeldende dato og deretter enten skaffe en ny eller, hvis du vil fjerne spesifikke forfallsdato dato lydvarsler, la feltet stå tomt. (Don't skriver du inn en null i dette feltet. Dette feltet må enten inneholder en datoverdi for kalender eller være tomt.)

  • Vil beholde eksisterende    varighet la Varighet Per oppgave tom og gjør ingen endring med Varighetsenheter.

  • Du vil fjerne varigheten slik at det er    ingen Type tall 0varighet Per oppgave.

  • Du vil forlenge    varigheten Bruk begge varigheter felt for å angi antall og type enheter som du vil forlenge varigheten. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du setter forfallsdatoer og varigheter, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

  1. Når alle feltene i skjemaet er slik du ønsker, klikker du OK.

Alle fremtidige oppgaver i den aktuelle kjøringen gjenspeiler endringene.

Til toppen av delen

5. avbryte eller avslutte denne kjøringen av arbeidsflyten

Det er to måter du kan stoppe en kjørende arbeidsflyt på før den er fullført:

  • Avbryte arbeidsflyten    Alle oppgaver avbrytes, men beholdes under Oppgaver på statussiden.

  • Avslutte denne arbeidsflyten    Alle oppgaver avbrytes og slettes under Oppgaver på statussiden. (De står imidlertid fremdeles oppført i arbeidsflytloggen.)

Instruksjoner for begge måter følger.

Avbryt (alle oppgaver avbrytes, men beholdes i både oppgavelisten og loggen)

Tillatelser for alle de fire kommandoen-koblinger i illustrasjonen nedenfor vises på statussiden for arbeidsflyten for alle som har tillatelsen Behandle lister. De tre første koblingene vises på siden av den som startet arbeidsflytforekomsten, men denslutten denne arbeidsflyten kobling 't vises med mindre denne personen også har tillatelsen Behandle lister. (Igjen, gruppen eiere har tillatelsen Behandle lister som standard, medlemmer-gruppen og gruppene besøkende ikke.)

Hvis kjøringen av arbeidsflyten ikke lenger trengs eller er ønsket, kan den stoppes.

  • Klikk Avbryt alle oppgaver for innsamling av tilbakemelding rett under arbeidsflytvisualiseringen på statussiden.

Alle gjeldende aktiviteter er avbrutt, og arbeidsflyten slutter med statusen avbrutt. Avbrutt oppgavene fremdeles vises i oppgaver-området og i området Arbeidsflytlogg.

Avslutt (alle oppgaver slettes fra oppgavelisten, men beholdes i loggen)

Tillatelser for alle de fire kommandoen-koblinger i illustrasjonen nedenfor vises på statussiden for arbeidsflyten for alle som har tillatelsen Behandle lister. De tre første koblingene vises på siden av den som startet arbeidsflytforekomsten, men denslutten denne arbeidsflyten kobling 't vises med mindre denne personen også har tillatelsen Behandle lister. (Igjen, gruppen eiere har tillatelsen Behandle lister som standard, medlemmer-gruppen og gruppene besøkende ikke.)

Hvis det oppstår en feil, eller hvis arbeidsflyten stopper og ikke reagerer, kan den avsluttes.

  • Klikk Avbryt denne arbeidsflyten like under arbeidsflytvisualiseringen på statussiden.

Alle aktiviteter som er opprettet i arbeidsflyten avbrytes og slettes endringsforespørsel under oppgaver på statussiden for arbeidsflyten, selv om de er fremdeles gjenspeiles i området Arbeidsflytlogg. Arbeidsflyten slutter med statusen avbrutt.

Til toppen av delen

6. Finne ut hvilke arbeidsflyter som kjøres på et element

Hvis du vil vite hvilke arbeidsflyter som kjøres på et element, kan du se på arbeidsflytsiden for elementet.

  1. Gå til listen eller biblioteket der elementet er lagret.

  2. Klikk ikonet foran elementnavnet for å merke elementet, og klikk deretter Arbeidsflyter i Arbeidsflyter-gruppen i kategorien Filer på båndet.

  3. Under Arbeidsflyter som kjører på siden Arbeidsflyter: Elementnavn finner du en oversikt over arbeidsflytforekomster som kjøres på elementet.

Merknad: Merk at flere kjøringer av én arbeidsflytversjon ikke kan kjøres på samme element samtidig. Eksempel: To arbeidsflyter er lagt til, og begge er basert på malen for innsamling av tilbakemelding. Den ene heter Tilbakemelding på plan, og den andre heter Tilbakemelding på budsjett. Hver av de to arbeidsflytene kan kjøre samtidig på det samme elementet, men arbeidsflytene kan ikke kjøre flere ganger samtidig på et element.

Til toppen av delen

7. Overvåke arbeidsflyter for hele nettstedssamlingen

Administratorer for nettstedssamling kan raskt se følgende:

  • Hvor mange arbeidsflyter basert på hver arbeidsflytmal det finnes i nettstedssamlingen.

  • Om hver arbeidsflytmal er aktiv eller inaktiv i nettstedssamlingen.

  • Hvor mange ganger arbeidsflytversjoner basert på hver arbeidsflytmal som i øyeblikket kjøres i nettstedssamlingen.

Slik gjør du det:

  1. Åpne startsiden for nettstedssamlingen (ikke startsiden for et nettsted eller undernettsted i samlingen).

  2. Klikk Innstillinger-ikonet Knappen Innstillinger for offentlig SharePoint Online-område , og klikk deretter Innstillinger for område.

  3. Klikk Arbeidsflyter under Områdeadministrasjon på siden for områdeinnstillinger.

Siden Arbeidsflyter åpnes og viser informasjonen.

Neste trinn

Hvis dette er første gang som denne arbeidsflytversjonen har kjørt, bør du bruke instruksjonene i delen Se gjennom i denne artikkelen til å vise hendelsene i forekomsten, og Finn ut om funksjonene arbeidsflyt som du vil at det skal.

Til toppen av delen | Til toppen av artikkelen

Begrepsmessig ikon for delen Gjennomgå

GJENNOMGÅ resultater av arbeidsflyten for innsamling av tilbakemelding, og opprette rapporter

Gjennomgå resultater av arbeidsflyten for innsamling av tilbakemelding, og opprette rapporter

Etter at arbeidsflyten er kjørt ferdig, kan du gjennomgå hendelsene som er loggført. (Loggen er tilgjengelig i inntil 60 dager etter at arbeidsflyten er blitt kjørt.)

Viktig:  Merk at arbeidsflytloggen bare er ment som en uformell referanse. Den kan ikke brukes til offisiell revisjon eller andre juridiske, bevismessige formål.

Du kan også opprette rapporter om den generelle ytelsen til flere kjøringer av arbeidsflyten.

Avsnitt i denne delen

  1. Gjennomgå hendelser i den nyeste kjøringen

  2. Få tilgang til loggen i inntil 60 dager

  3. Opprette ytelsesrapporter for arbeidsflyten

1. Gjennomgå hendelser i den nyeste kjøringen

Så lenge et element forblir i samme liste eller bibliotek, og inntil samme arbeidsflyt kjøres igjen på samme element, kan loggen for siste kjøring hentes fra listen eller biblioteket.

Slik viser du statussiden for den siste kjøringen av en arbeidsflyt på et element:

  • Gå til listen eller biblioteket med elementet, og klikk statuskoblingen for elementet og arbeidsflyten du er interessert i.

I dette eksempelet er elementet et dokument kalt utkast og arbeidsflyten er Godkjenning av nytt dokument.

Klikk koblingen for arbeidsflytstatus

Arbeidsflytloggen er nederst på statussiden.

Delen Arbeidsflytlogg på statussiden

Til toppen av delen

2. Få tilgang til kjøringsloggen i inntil 60 dager

Hva hvis du vil gjennomgå loggen til en kjøring etter at den er kjørt på nytt på samme element?

Det kan du gjøre i inntil 60 dager, på to steder: listen eller biblioteket, eller varselet om fullført arbeidsflyt. (SharePoint-produkter beholder arbeidsflytloggen i 60 dager.)

I listen eller biblioteket

  1. Gå til listen eller biblioteket der elementet er lagret.

  2. Klikk ikonet foran elementnavnet for å merke elementet, og klikk deretter Arbeidsflyter i Arbeidsflyter-gruppen i kategorien Filer på båndet.

  3. På siden arbeidsflyter: elementnavn -siden under Arbeidsflyter som fullført, klikker du navnet eller status for arbeidsflytforekomsten som du vil se gjennom.
    Liste over fullførte arbeidsflyter på arbeidsflytsiden for elementet
    på statussiden for arbeidsflyten åpnes.

I varselet om fullført arbeidsflyt

  • Åpne meldingen om fullført arbeidsflyt for kjøringen du vil gjennomgå, og klikk deretter Vis arbeidsflytlogg.

Melding om fullført arbeidsflyt med loggkobling uthevet
på statussiden for arbeidsflyten åpnes.

Hvis du vil beholde alle varslene fullføring, bør du opprette en Outlook-regel. Konfigurere regelen til å kopiere alle innkommende meldinger som har tekst er fullført påemnelinjen i sin egen, egen mappe. (Pass på at de Outlook regel Kopier innkommende meldinger og ikke bare å flytte dem, eller de også ikke vises i innboksen.) Hvis du vil lære mer om hvordan du oppretter regler for Outlook, kan du se artikkelen Behandle e-postmeldinger med regler.

Til toppen av delen

3. Opprette ytelsesrapporter for arbeidsflyten

Hvis du vil vite hvordan en av arbeidsflytversjonene fungerer generelt – over tid og ved flere kjøringer – kan du opprette en eller to forhåndsdefinerte rapporter:

  • Rapport for aktivitetsvarighet    Bruk denne rapporten til å se hvor lang tid det gjennomsnittlig tar før hver enkelt aktivitet i en arbeidsflyt er fullført, i tillegg til hvor lang tid det tar før hver kjøring er fullført.

  • Rapport for avbrudd og feil    Bruk denne rapporten til å se om en arbeidsflyt ofte blir avbrutt eller støter på feil før fullføring.

Opprett de tilgjengelige rapportene for en arbeidsflyt

  1. Klikk en kobling informasjon i listen eller biblioteket, i Status-kolonnen for arbeidsflyten.
    Arbeidsflytstatus

  2. Klikk Vis arbeidsflytrapporter under Arbeidsflytlogg på statussiden for arbeidsflyten.
    Koblingen Vis arbeidsflytrapporter i arbeidsflytloggen

  3. Finn arbeidsflyten du vil vise en rapport, og klikk deretter navnet på rapporten du vil vise.
    Kobling for Rapport for aktivitetsvarighet

  4. På siden Tilpass beholde eller endre plasseringen der rapportfilen opprettes, og klikk deretter OK.
    Filens plassering
    rapporten er opprettet og lagret på angitt sted.

  5. Når rapporten er fullført, kan du klikke koblingen vist i illustrasjonen nedenfor til å vise den. Ellers klikker du OK for å avslutte og lukke dialogboksen. (Senere, når du er klar til å vise rapporten, finner du den plasseringen du har angitt i det forrige trinnet.)
    Kobling for å vise rapporten

Neste trinn

Hvis arbeidsflyten fungerer slik du ønsker, kan du bare begynne å bruke den.

Hvis det er noe du vil endre hvordan det fungerer, kan du se delen Endre i denne artikkelen.

Til toppen av delen | Til toppen av artikkelen

Begrepsmessig grafikk for delen Justere

ENDRE, deaktivere eller slette en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding

Endre, deaktivere eller fjerne en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding

Når du har kjørt den nye arbeidsflyten for innsamling av tilbakemelding for første gang og gjennomgår resultatene, vil du kanskje gjøre en eller flere endringer i arbeidsflytens oppsett.

Du kan også på senere tidspunkter ønske å gjøre ytterligere endringer.

Endelig kan du på et tidspunkt ønske å deaktivere arbeidsflyten i en kortere eller lengre periode, men ikke fjerne den. Eller du kan også velge å fjerne den helt.

Avsnitt i denne delen

  1. Endre permanente innstillinger for en arbeidsflyt

  2. Deaktivere eller fjerne en arbeidsflyt

1. Endre permanente innstillinger for en arbeidsflyt

Når du skal gjøre permanente endringer i innstillingene for en eksisterende arbeidsflyt, åpner du og redigerer tilknytningsskjemaet som opprinnelig ble brukt til å legge til arbeidsflyten.

Hvis arbeidsflyten kjøres på bare én liste eller ett bibliotek

  1. Åpne listen eller biblioteket som arbeidsflyten kjøres på.

  2. Klikk kategorien Liste eller Bibliotek på båndet.

    Merknad: Navnet på kategorien kan variere i henhold til typen liste eller bibliotek. I en kalenderliste er det for eksempel kategorien Kalender.

  3. Klikk Arbeidsflytinnstillinger i gruppen Innstillinger.

  4. Gå til siden Arbeidsflytinnstillinger og klikk navnet på arbeidsflyten du vil endre innstillingene for, under Navn på arbeidsflyt (klikk for å endre innstillinger).

    Merknad:  Hvis ønsket arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding ikke står på listen, kan det være at den er tilknyttet bare én innholdstype. Hvilke arbeidsflyter som står på listen, kontrolleres av valget Vis arbeidsflyttilknytninger av denne typen, som befinner seg rett over listen. (Se bildet.) Klikk gjennom alternativene for innholdstype i rullegardinmenyen for å finne ut hvilket som viser arbeidsflyten du ønsker. Når ønsket arbeidsflyt vises i listen, klikker du navnet på arbeidsflyten.

  5. I samme tosiders tilknytningsskjema som opprinnelig ble brukt til å legge til arbeidsflyten, gjør du de ønskede endringene og lagrer dem.

    Hvis du vil ha mer informasjon om feltene og kontrollene i Tilknytningsskjemaet, kan du se delen PLANLEGGE og den aktuelle Legg til delen (List/bibliotek eller nettstedssamling) i denne artikkelen.

Hvis arbeidsflyten kjøres på alle lister og biblioteker i nettstedssamlingen

  1. Åpne startsiden for nettstedssamlingen (ikke startsiden for et nettsted eller undernettsted i samlingen).

  2. Klikk Innstillinger-ikonet Knappen Innstillinger for offentlig SharePoint Online-område , og klikk deretter Innstillinger for område.

  3. Klikk Innholdstype for område under Gallerier på siden Innstillinger for område.

  4. På siden Innholdstyper for nettsted klikker du navnet på innholdstypen som arbeidsflyten kjøres på.

  5. På siden for den valgte innholdstypen underInnstillinger, KlikkArbeidsflytinnstillinger.

  6. Gå til siden Arbeidsflytinnstillinger og klikk navnet på arbeidsflyten du vil endre innstillingene for, under Navn på arbeidsflyt (klikk for å endre innstillinger).

  7. I samme tosiders tilknytningsskjema som opprinnelig ble brukt til å legge til arbeidsflyten, gjør du de ønskede endringene og lagrer dem.

    Hvis du vil ha mer informasjon om feltene og kontrollene i Tilknytningsskjemaet, kan du se delen PLANLEGGE og den aktuelle Legg til delen (List/bibliotek eller nettstedssamling) i denne artikkelen.

Til toppen av delen

2. Deaktivere eller fjerne en arbeidsflyt

Hvis arbeidsflyten kjøres på bare én liste eller ett bibliotek

  1. Åpne listen eller biblioteket som arbeidsflyten kjøres på.

  2. Klikk kategorien Liste eller Bibliotek på båndet.

    Merknad: Navnet på kategorien kan variere i henhold til typen liste eller bibliotek. I en kalenderliste er det for eksempel kategorien Kalender.

  3. Klikk Arbeidsflytinnstillinger i gruppen Innstillinger.

  4. Klikk koblingen Fjern en arbeidsflyt på siden Arbeidsflytinnstillinger.
    Siden Arbeidsflytinnstillinger side koblingen Fjern en arbeidsflyt uthevet

  5. Bruk skjemaet på siden Fjern arbeidsflyter til å deaktivere, reaktivere eller fjerne arbeidsflyter.
    Skjema på siden Fjern arbeidsflyter

Det er fem kolonner i skjemaet:

  • Arbeidsflyt    Navnet på arbeidsflyten.

  • Forekomster    Antall nåværende kjøringer av arbeidsflyten på elementer.

  • Tillat    Lar arbeidsflyten fortsette å kjøre som normalt.

  • Ingen nye forekomster    Lar pågående kjøringer av arbeidsflyten fullføres, men deaktiverer arbeidsflyten for nye kjøringer. (Denne handlingen kan reversers.) Hvis du vil aktivere arbeidsflyten igjen senere, går du tilbake til denne siden og velger Tillat.)

  • Fjerne    Alternativet som fjerner arbeidsflyten helt fra listen eller biblioteket. Alle forekomster, avsluttes umiddelbart, og kolonnen for arbeidsflyten ikke lenger vises på siden for listen eller biblioteket. (Denne handlingen 't reverseres.)

Til toppen av delen

Hvis arbeidsflyten kjøres på alle lister og biblioteker i nettstedssamlingen

  1. Åpne startsiden for nettstedssamlingen (ikke startsiden for et nettsted eller undernettsted i samlingen).

  2. Klikk Innstillinger-ikonet Knappen Innstillinger for offentlig SharePoint Online-område , og klikk deretter Innstillinger for område.

  3. Klikk Innholdstype for område under Gallerier på siden Innstillinger for område.

  4. På siden Innholdstyper for nettsted klikker du navnet på innholdstypen som arbeidsflyten kjøres på.

  5. På siden for den valgte innholdstypen underInnstillinger, klikk Arbeidsflytinnstillinger.

  6. Klikk Fjern en arbeidsflyt på siden Arbeidsflytinnstillinger.

  7. Bruk skjemaet på siden Fjern arbeidsflyter til å deaktivere, reaktivere eller fjerne arbeidsflyter.
    Skjema på siden Fjern arbeidsflyter

Det er fem kolonner i skjemaet:

  • Arbeidsflyt    Navnet på arbeidsflyten.

  • Forekomster    Antall nåværende kjøringer av arbeidsflyten på elementer.

  • Tillat    Lar arbeidsflyten fortsette å kjøre som normalt.

  • Ingen nye forekomster    Lar pågående kjøringer av arbeidsflyten fullføres, men deaktiverer arbeidsflyten for nye kjøringer. (Denne handlingen kan reversers.) Hvis du vil aktivere arbeidsflyten igjen senere, går du tilbake til denne siden og velger Tillat.)

  • Fjerne    Alternativet som fjerner arbeidsflyten helt fra områdesamlingen. Alle forekomster, avsluttes umiddelbart, og kolonnen for arbeidsflyten ikke lenger vises på siden for listen eller biblioteket. (Denne handlingen ern't reverseres.)

Neste trinn

Hvis du har gjort endringer, kan du kjøre en test av arbeidsflyten for å dobbeltsjekke effektene av endringene.

Til toppen av delen

Videre tilpassing

I SharePoint-produkter finnes det mange andre måter å tilpasse arbeidsflyter ytterligere på.

Du kan også opprette egendefinerte arbeidsflyter fra grunnen av.

Du kan bruke disse programmene:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Til tilpassing av arbeidsflytskjemaer, handlinger og oppførsler.

  • Microsoft Visual Studio    Til å bygge dine egne arbeidsflythandlinger.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se hjelpesystemet for Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Til toppen av delen | Til toppen av artikkelen

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×