Informasjon om arbeidsflyt for innsamling av signaturer

• Når du først legger til en arbeidsflyt for innsamling av signaturer i listen, biblioteket eller nettstedssamlingen, kan du angi hvor mange deltakere som skal inkluderes, og angi om oppgavene skal tilordnes etter hverandre (serielt) eller alle samtidig (parallelt). Du kan til og med bestemme om du vil dele deltakernes oppgaver inn i to eller flere separate trinn. Hver gang du starter arbeidsflyten manuelt på et dokument, kan du endre disse innstillingene.

• Arbeidsflyten tilordner en oppgave til hver angitte deltaker. Hver deltaker velger blant flere mulige svar: å signere (eller ikke signere) dokumentet, tilordne signaturoppgaven på nytt eller slette oppgaven.

• Mens arbeidsflyten kjører, kan du overvåke fremdriften og foreta justeringer (om nødvendig) fra en enkelt, sentral arbeidsflytstatusside.

• I 60 dager etter at arbeidsflyten er fullført, er listen over alle arbeidsflythendelser som oppstod i løpet av denne kjøringen (eller forekomsten) av arbeidsflyten, fremdeles tilgjengelig på Arbeidsflytstatus-siden, for uformell referanse.

Arbeidsflyten for innsamling av signaturer er ikke utformet for å samle inn godkjenninger og avvisninger for et dokument, eller for å kontrollere publisering av nettsider for et nettsted. Hvis du vil legge til en arbeidsflyt der deltakerne godkjenner eller avviser dokumentet de ser gjennom, kan du se artikkelen Alt om godkjenningsarbeidsflyter.

Arbeidsflyter for innsamling av signaturer er heller ikke utformet for å samle inn tilbakemeldinger. Hvis du vil bruke en arbeidsflyt til å samle inn tilbakemeldinger om et dokument, kan du se artikkelen Alt om arbeidsflyter forinnsamling av tilbakemelding.

Du kan også bruke Microsoft SharePoint Designer 2013 til å tilpasse arbeidsflytene som følger med SharePoint-produkter, ytterligere.

Slik legger du til en arbeidsflyt   Som standard må du ha tillatelsen Behandle lister for å legge til en arbeidsflyt. (Eiere-gruppen har tillatelsen Behandle lister som standard. Medlemmer-gruppen og Besøkende-gruppen gjør det ikke.)

Slik starter du en arbeidsflyt   Som standard må du også ha tillatelsen Rediger elementer for å starte en arbeidsflyt som allerede er lagt til. (Medlemmer-gruppen og Eiere-gruppen har begge tillatelsen Rediger elementer som standard. Besøkende-gruppen gjør det ikke.)

Eiere kan også velge å konfigurere bestemte arbeidsflyter slik at de bare kan startes av medlemmer av Eiere-gruppen. (Hvis du vil gjøre dette, merker du av for Krev behandle listetillatelser for å starte denne arbeidsflyten på den første siden i tilknytningsskjemaet.)

Flere og flere forretningstransaksjoner utføres elektronisk. Digitale signaturer brukes derfor stadig oftere til å binde partene til transaksjonene sine juridisk. En digital signatur brukes til å bekrefte identiteten til personen som signerte dokumentet, og bekrefter at innholdet ikke ble endret etter at den digitale signaturen ble brukt på dokumentet. Digitale signaturer gir sikkerhet som er basert på krypteringsteknologier, og bidrar til å redusere risikoen knyttet til elektroniske forretningstransaksjoner. Med forbedringer av digital signering har Office som mål å dekke behovene til informasjonssikkerhet for virksomheter og enheter i offentlig sektor over hele verden.

Hvis du vil opprette en digital signatur, må du ha et digitalt sertifikat som beviser identiteten din for å stole på parter, og som skal hentes fra en anerkjent sertifiseringsinstans (CA). Hvis du ikke har et digitalt sertifikat, har Microsoft også partnere som tilbyr digitale sertifikater samt andre avanserte signaturer.

Dette er de grunnleggende trinnene:

• FØR arbeidsflyten kjører (plan, legg til, start)   
  Før du legger til en arbeidsflyt, planlegger du hvor du vil legge den til (for én enkelt liste eller ett bibliotek, eller for hele nettstedssamlingen) og detaljene for hvordan den vil fungere. Når du har lagt til og konfigurert arbeidsflyten, kan alle med de nødvendige tillatelsene starte arbeidsflyten på et bestemt dokument. Arbeidsflyten kan også konfigureres til å kjøre automatisk. Automatiske kjøringer kan aktiveres basert på enten eller begge to utløserhendelser: når et dokument legges til i eller opprettes i en liste eller et bibliotek, eller når et dokument i en liste eller et bibliotek endres.

• MENS arbeidsflyten kjører (fullført, overvåk, juster)   
  Mens arbeidsflyten kjører, fullfører individuelle deltakere de tilordnede oppgavene. I mellomtiden kan fremdriften for arbeidsflyten overvåkes fra en sentral arbeidsflytstatusside for den bestemte forekomsten av arbeidsflyten. Justeringer av arbeidsflyten mens den kjører, kan gjøres fra den samme siden. og, om nødvendig, kan arbeidsflyten avbrytes eller avsluttes derfra.

• NÅR arbeidsflyten kjører (se gjennom, rapport, endre)   
  Når arbeidsflyten er fullført, kan hele loggen for denne kjøringen (eller forekomsten) gjennomgås i opptil 60 dager på arbeidsflytstatussiden. Hvis det er noe du vil endre på måten arbeidsflytfunksjonene fungerer på, kan du åpne og redigere tilknytningsskjemaet som du fullførte da du la til arbeidsflyten.

Følgende flytskjema illustrerer disse trinnene fra perspektivet til personen som legger til en ny arbeidsflyt.

Arbeidsflytene som er inkludert i SharePoint-produkter, fungerer som hovedmaler som de spesifikke individuelle arbeidsflytene du legger til i lister, biblioteker og nettstedssamlinger, er basert på.

Hver gang du for eksempel legger til en arbeidsflyt for innsamling av signaturer, legger du faktisk til en versjon av den generelle arbeidsflytmalen for innsamling av signaturer. Du gir hver versjon sitt eget navn og sine egne innstillinger, som du angir i tilknytningsskjemaet når du legger til den bestemte versjonen. På denne måten kan du legge til flere arbeidsflyter, hver av dem en versjon basert på malmalen for arbeidsflyt for innsamling av signaturer, men hver versjon som er navngitt og skreddersydd for den bestemte måten du skal bruke den på.

I denne illustrasjonen er tre arbeidsflyter basert på arbeidsflytmalen for godkjenning lagt til – én for alle innholdstyper i ett enkelt bibliotek, én for én innholdstype i ett bibliotek og én for én innholdstype i en hel nettstedssamling.

Når du legger til en ny arbeidsflytversjon basert på en av de inkluderte arbeidsflytmalene, fyller du ut et tilknytningsskjema for å angi hvordan den nye versjonen skal fungere.

I den følgende delen finner du en liste over spørsmål som vil forberede deg til å fullføre tilknytningsskjemaet. Først kan du imidlertid ta deg tid til å se over skjemaet og feltene.

Første side i tilknytningsskjemaet

Andre side i tilknytningsskjemaet

Feltene på denne andre siden vises også i startskjemaet ,som presenteres hver gang arbeidsflyten startes manuelt, og kan redigeres på det tidspunktet bare for denne enkeltkjøringen.

Denne artikkelen omhandler arbeidsflytmalen som vises i menyen som Samle inn signaturer – SharePoint 2010. Hvis du ikke er sikker på at denne arbeidsflyttypen er det beste valget for deg, kan du gå tilbake til LÆR-segmentet i denne artikkelen. Hvis du vil ha mer informasjon om de andre arbeidsflytmalene som er tilgjengelige, kan du se artikkelen Om arbeidsflytene som følger med SharePoint.

Det er viktig å vite at signaturlinjer av typen vi diskuterer her, bare kan settes inn i dokumenter som er opprettet i Word, Excel eller InfoPath.

Hva er en innholdstype?

Hvert dokument eller andre elementer som er lagret i en SharePoint-liste eller et SharePoint-bibliotek, tilhører en eller annen innholdstype. En innholdstype kan være like grunnleggende og generell som Dokument- eller Excel-regneark, eller så høyt spesialisert som Juridisk kontrakt ellerProduktutformingsspesifikasjon. Noen innholdstyper er tilgjengelige i SharePoint-produkter som standard, men du kan både tilpasse disse og legge til andre du oppretter selv.

Du kan gjøre den nye versjonen av arbeidsflyten Samle inn signaturer tilgjengelig bare i én liste eller ett bibliotek, eller du kan gjøre den tilgjengelig i hele nettstedssamlingen.

• Hvis du legger til arbeidsflyten for én enkelt liste eller ett bibliotek, kan du konfigurere den til å kjøre enten på alle innholdstypereller bare på én enkelt innholdstype .

• Hvis du legger til arbeidsflyten for hele nettstedssamlingen, må du imidlertid konfigurere den til å kjøre bare på én enkelt nettstedsinnholdstype.

• I alle tilfeller må hvert dokument som en arbeidsflyt for innsamling av signaturer kjøres på, være en fil som ble opprettet i Word, Excel eller InfoPath.

Gi arbeidsflytversjonen et navn som:

• Angir tydelig hva den brukes til.

• Skiller den tydelig fra andre arbeidsflyter.

Et eksempel

Tenk deg at du er medlem av en gruppe redaktører. Gruppen ønsker å bruke to forskjellige arbeidsflyter for innsamling av tilbakemelding:

• Du kjører den første arbeidsflyten på hvert dokument som sendes inn av et medlem av din egen gruppe. Denne arbeidsflyten samler bare inn tilbakemeldinger fra lederen for gruppen.

• Du kjører den andre arbeidsflyten på hvert dokument som sendes inn av personer utenfor din egen gruppe. Denne arbeidsflyten samler inn tilbakemeldinger frahvert medlem av gruppen.

Du kan gi navn til den første arbeidsflyten I tilbakemelding om innsending og den andre eksterne tilbakemeldingen.

Du kan få arbeidsflyten til å bruke nettstedets standard oppgaveliste og loggliste, bruke andre eksisterende lister eller be om nye lister bare for denne arbeidsflyten.

• Hvis nettstedet har mange arbeidsflyter, eller hvis noen arbeidsflyter vil innebære en rekke oppgaver, kan du vurdere å be om nye lister for hver arbeidsflyt. (Administrasjon av over lange lister er en av tingene som kan redusere ytelsen. Det er raskere og enklere for systemet å vedlikeholde flere kortere lister enn én svært lang liste.)

• Hvis oppgavene og loggen for denne arbeidsflyten vil inneholde sensitive eller konfidensielle data som du vil holde atskilt fra de generelle listene, bør du definitivt angi at du vil ha nye, separate lister for denne arbeidsflyten. Når du har lagt til arbeidsflyten, må du kontrollere at de riktige tillatelsene er angitt for de nye listene.

Signaturlinjer kan settes inn i dokumentet to ganger:

• Før arbeidsflyten startes på dokumentet.

• Når arbeidsflyten er startet, men før den første deltakeren legger til signaturen sin på en signaturlinje.

Det å legge til en digital signatur i et dokument er en totrinnsprosess:

1. Først setter noen inn ensignature-linje i brødteksten i dokumentet.
   

2. Deretter legger noen til signaturen sin på den innsatte linjen.
   

Husk dette    Fra det øyeblikket den første deltakeren legger til signaturen sin i dokumentet, er dokumentet låst mot redigering. Enny endring i dokumentet etter dette, bortsett fra andre signatarer som legger til signaturene sine, opphever eller sletter alle signaturer som er lagt til. Og fordi innsettingen av en signaturlinje teller som en endring i dokumentet, må alle signaturlinjer allerede finnes i dokumentet før den første deltakeren legger til den faktiske signaturen i en av disse linjene.

Det finnes tre enkle måter å svare på dette spørsmålet på:

• For begge typer start    Dokumentet er basert på en mal eller et skjema som allerede har signaturlinjer på plass, slik at ingen må legge dem til for hver enkelt arbeidsflyt som kjøres.

• For en manuell start    Personen som starter arbeidsflyten, setter inn alle nødvendige signaturlinjer før arbeidsflyten startes.

• For en automatisk start    Den første deltakeren som åpner dokumentet, setter inn alle nødvendige signaturlinjer før de legger til sin egen signatur.

Her er et raskt grafisk sammendrag av hovedpunktet.

En arbeidsflyt kan konfigureres slik at den bare startes manuelt, bare automatisk eller begge måter:

• Når du starter en arbeidsflyt for innsamling av signaturer manuelt i et bestemt dokument, presenteres et annet skjema, startskjemaet. Startskjemaet inneholder innstillingene bare fra den andre siden i tilknytningsskjemaet. Hvis personen som starter arbeidsflyten, ønsker å endre noen av disse innstillingene (bare for gjeldende forekomst), kan vedkommende gjøre dette før vedkommende klikker Start.

• Med en automatisk start er det selvfølgelig ingen mulighet til å presentere et startskjema, så standardinnstillingene som er angitt i tilknytningsskjemaet, brukes uten endringer.

Illustrasjonen nedenfor viser forskjellen mellom manuell start og automatisk start.

Eventuelle endringer du gjør i startskjemaet, brukes bare i den gjeldende forekomsten av arbeidsflyten. Hvis du vil endre de permanentestandardinnstillingene for arbeidsflyten, redigerer du det opprinnelige tilknytningsskjemaet, som forklart i ENDRE-segmentet i denne artikkelen.

Manuell start

Hvis du tillater manuell start, kan alle som har de nødvendige tillatelsene, starte arbeidsflyten på et hvilket som helst kvalifisert dokument når som helst.

Fordelene med en manuell start er at du og kollegene dine bare kan kjøre arbeidsflyten når og hvis du velger det, og at hver gang du kjører den, har du muligheten til å endre noen innstillinger ved hjelp av startskjemaet.

Med en manuell start må noen selvfølgelig huske å kjøre arbeidsflyten når det passer å gjøre det.

Automatisk start

Du kan konfigurere arbeidsflyten til å startes automatisk av en av eller hver av følgende hendelser:

• Et nytt dokument opprettes i eller lastes opp til listen eller biblioteket.

• Et dokument som allerede er lagret i listen eller biblioteket, er endret.

Fordelen med en automatisk start er at ingen må huske å starte arbeidsflyten. Den kjører hver gang en utløserhendelse forekommer.

Spesielle hensyn for automatisk start med arbeidsflyter for innsamling av signaturer

I motsetning til i noen av de andre inkluderte arbeidsflytene, er det ikke mulig å legge til flere oppgaver etter at en arbeidsflyt for innsamling av signaturer har startet. Når arbeidsflyten starter automatisk, tilordnes bare de signaturoppgavene som allerede er angitt i standardinnstillingene. Hver av disse oppgavene kan tilordnes på nytt under arbeidsflytkjøringen, men ingen ekstra oppgaver kan opprettes og tilordnes. Med andre ord bør en arbeidsflyt for innsamling av signaturer bare kjøre automatisk når identiteten, eller i det minste antallet, er kjent på forhånd.

Det som er mulig etter en automatisk start, er å slette eller avbryte oppgaver som allerede er tilordnet, men vær oppmerksom på at å avbryte en oppgave ikke vil fjerne den tilknyttede signaturlinjen fra dokumentet.

Nedenfor finner du tre scenarioer der en automatisk start brukes. Legg merke til at i hvert scenario:

• Arbeidsflyten kjører på et bibliotek som personer laster opp dokumenter som må signeres til.

• Settet med tilordnede signaturoppgaver er stabilt over tid og trenger ikke å gjennomgås eller redigeres hver gang arbeidsflyten starter.

Hvis elementet som lastes opp, er et dokument eller skjema som allerede inneholder de riktige signaturlinjene, er det selvfølgelig ikke nødvendig for arbeidsflytdeltakerne å sette inn signaturlinjer under arbeidsflytkjøringen.

Scenario 1: Enkel oppgave, enkel signatar

Nye utgiftskrav må være signert av Anna, så Anna oppretter et bibliotek kalt Nye utgiftskrav. Alle i organisasjonen kan opprette eller laste opp et krav.

Anna oppretter en arbeidsflyt og gir den samme navn: Nye utgiftskrav. Arbeidsflyten kjører automatisk på hvert nye dokument, og tilordner selvfølgelig bare én signaturoppgave – til Anna.

Scenario 2: Flere oppgaver, flere signatarer

Denne gangen må kontrakter signeres av Anna og Stig og Frank – av alle tre.

Stig oppretter et bibliotek kalt Kontrakter for signaturer. Hun oppretter en arbeidsflyt for innsamling av signaturer kalt Signaturer (annaANDseanANDfrank). Arbeidsflyten kjører automatisk på hvert nye dokument, og tilordner én signaturoppgave til hver av de tre personene.

Den første signataren som åpner dokumentet, setter inn signaturlinjene for alle tre signatarene før de legger til sin egen signatur.

Scenario 3: Flere oppgaver, enkel signatar

I denne versjonen må kontrakter være signert av Anna eller Stig eller Frank – av bare én av de tre.

Stig oppretter et bibliotek kalt Kontrakter for signatur og en arbeidsflyt kalt Signatur (annaORseanORfrank). Hun oppretter også en adresseliste eller distribusjonsgruppe, også kalt annaORseanORfrank,som inkluderer alle tre.

Igjen kjører arbeidsflyten automatisk på hvert nye dokument i biblioteket, men denne gangen tilordnes bare én signaturoppgave til annaORseanORfrank-gruppen.

Denne typen oppgave kalles en gruppeoppgave, og den fungerer slik: Arbeidsflyten sender et varsel om e-postoppgave til hvert medlem av gruppen, men oppretter bare én enkelt oppgave, som alle enkeltmedlemmer i gruppen kan gjøre krav på og fullføre på vegne av hele gruppen.

Hvis du vil ha instruksjoner om hvordan du gjør krav på og fullfører en gruppeoppgave, kan du se hele segmentet i denne artikkelen.

Når du legger til en arbeidsflyt i en innholdstype for hele nettstedssamlingen, kan du også legge til arbeidsflyten i alle andre innholdstyper i nettstedssamlingen som arver fra innholdstypen du legger til arbeidsflyten i. (Vær oppmerksom på at hvis du legger til en arbeidsflyt bare for én liste eller ett bibliotek, vises ikke dette alternativet.)

Du må angi navnet eller e-postadressen for hver person som en signaturoppgave skal tilordnes til.

Gruppere oppgaver eller individuelle oppgaver?    Hvis du tilordner en oppgave til en gruppe eller distribusjonsliste, tilordnes en gruppeoppgave: Hvert medlem av gruppen mottar et oppgavevarsel, men bare ett medlem trenger å gjøre krav på og fullføre oppgaven. Hvis du vil ha instruksjoner om hvordan du gjør krav på og fullfører en gruppeoppgave, kan du se hele segmentet i denne artikkelen.

Én fase eller flere trinn?   Du kan velge å ha bare ett trinn med signaturoppgaver, eller for å ha flere faser. Hvis du har mer enn én fase, utføres trinnene etter hverandre.

Parallelle anmeldelser eller serieanmeldelser?   For deltakerne i ett trinn kan du velge enten å tilordne alle signaturoppgavene samtidig (parallelt) eller få oppgavene tilordnet etter hverandre (serielt) i den rekkefølgen du angir. Det serielle alternativet kan være nyttig hvis for eksempel en av signatarene er den reelle beslutningstakeren om dokumentet, og det ikke gir mening for noen av de andre signatarene å fullføre signaturoppgavene hvis beslutningstakeren bestemmer seg for ikke å signere.

Et eksempel

Dette enkle scenarioet illustrerer noen av fordelene med både flere trinn og serielle oppgavetilordninger:

Tenk deg at Frank legger til en ny arbeidsflyt for innsamling av signaturer for et kontraktbibliotek. Fordi Frank er den virkelige beslutningstakeren, ønsker han å være den første personen som signerer hver kontrakt. Hvis han bestemmer seg for ikke å signere, blir verken Anna eller Stig tilordnet en signaturoppgave. Frank kan konfigurere dette på to måter:

• Ved å bruke en seriell gjennomgang   Frank setter opp ett enkelt serietrinn der han er den første deltakeren, og Anna og Stig er den andre og tredje.
  Slik konfigurerer Frank sin seriegjennomgang i etttrinn.
  

• Ved å bruke to trinn   Hvis Frank vil at Anna og Stig skal tilordnes oppgavene sine samtidig, slik at Stig ikke trenger å vente på at Anna skal legge til signaturen sin før hun kan legge til sin egen, kan han konfigurere to trinn i arbeidsflyten. Den første fasen inneholder bare sin egen signaturoppgave, og det andre er et parallelt trinn som inneholder Oppgavene til Anna og Stig. Hvis det første trinnet ikke er fullført, starter ikke det andre trinnet.
  Slik konfigurerer Frank sin totrinns parallelle gjennomgang.
  

Her er diagrammer over begge løsningene. Hvis Frank ikke fullfører signaturoppgaven i begge versjonene, tilordnes aldri oppgavene til Verken Anna eller Stig.

På den andre siden i tilknytningsskjemaet i Kopi-feltet kan du angi navn eller adresser for alle som skal varsles hver gang denne arbeidsflyten starter eller slutter.

• Hvis du skriver inn et navn her, blir ikke tilordningen av en arbeidsflytoppgave til denne personen.

• Når arbeidsflyten startes manuelt, mottar personen som starter den, start- og stoppvarsler uten å måtte angis i dette feltet.

• Når arbeidsflyten startes automatisk, mottar personen som opprinnelig la den til, start- og stoppvarsler uten å måtte angis i dette feltet.

To saker må være i orden før du kan legge til en arbeidsflyt:

E-post    For at arbeidsflyten skal kunne sende e-postvarsler, må e-post være aktivert for SharePoint-nettstedet. Hvis du ikke er sikker på at dette allerede er gjort, kan du ta kontakt med SharePoint-administratoren.

Tillatelser    Standardinnstillingene for SharePoint-produkter krever at du har tillatelsen Behandle lister til å legge til arbeidsflyter for lister, biblioteker eller nettstedssamlinger. (Eiere-gruppen har tillatelsen Behandle lister som standard. Medlemmer-gruppen og Besøkende-gruppen gjør det ikke. Hvis du vil ha mer informasjon om tillatelser, kan du se LEARN-segmentet i denne artikkelen.)

Gjør følgende:

1. Åpne listen eller biblioteket du vil legge til arbeidsflyten for.

2. Klikk liste- eller bibliotekfanen på båndet.

   Navnet på fanen kan variere med typen liste eller bibliotek. I en kalenderliste heter for eksempel denne fanen Kalender.

3. Klikk Arbeidsflytinnstillinger i Innstillinger-gruppen.

4. Angi enten én innholdstype for arbeidsflyten som skal kjøres på, eller Alle (for alle innholdstyper), på siden Arbeidsflytinnstillinger, og klikk deretter Legg til en arbeidsflyt.

   Obs!: Arbeidsflyter for innsamling av signaturer kan bare kjøres på dokumenter som er opprettet i Word, Excel eller InfoPath.

   

   1. Fullfør den første siden i tilknytningsskjemaet.
      (Instruksjoner følger illustrasjonen.)

	Innholdstype Behold standardvalget som Alle, eller velg en bestemt innholdstype.
	Arbeidsflyt Velg malen Samle inn signaturer – SharePoint 2010. Obs!: Hvis malen Samle inn signaturer – SharePoint 2010 ikke vises i listen, kontakter du SharePoint-administratoren for å finne ut om den er aktivert for nettstedssamlingen eller arbeidsområdet. Hvis du har tillatelser for nettstedssamling, kan du se Aktivere SharePoint-arbeidsflytmaler.
	Navn Skriv inn et navn for denne arbeidsflyten. Navnet identifiserer denne arbeidsflyten for brukere av denne listen eller biblioteket. Hvis du vil ha forslag til å gi navn til arbeidsflyten, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.
	Oppgaveliste Velg en oppgaveliste som skal brukes med denne arbeidsflyten. Du kan velge en eksisterende oppgaveliste eller klikke Oppgaver (ny) for å opprette en ny liste. Hvis du vil ha informasjon om årsaker til å opprette en ny oppgaveliste (i motsetning til å velge en eksisterende), kan du se delen PLAN i denne artikkelen.
	Loggliste Velg en loggliste som skal brukes med denne arbeidsflyten. Du kan velge en eksisterende loggliste eller klikke Ny loggliste for å opprette en ny liste. Hvis du vil ha informasjon om årsaker til å opprette en ny loggliste (i motsetning til å velge en eksisterende), kan du se DELEN PLAN i denne artikkelen.
	Startalternativer Angi hvordan eller hvordan denne arbeidsflyten kan startes. Hvis du vil ha informasjon om de ulike alternativene, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

1. Når alle innstillingene i dette skjemaet er slik du vil ha dem, klikker du Neste.

2. Fullfør den andre siden i tilknytningsskjemaet.
   (Instruksjoner følger illustrasjonen.)

   SharePoint-produkter presenterer alle alternativene på denne andre siden i tilknytningsskjemaet hver gang du starter arbeidsflyten manuelt, slik at du kan gjøre endringer i disse alternativene for bare den ene forekomsten.

	Tilordne til Skriv inn navn eller adresser for personene du vil at arbeidsflyten skal tilordne oppgaver til. Hvis oppgavene tilordnes én om gangen (serielt)    Skriv inn navnene eller adressene i den rekkefølgen du vil at oppgavene skal tilordnes i. Hvis alle oppgavene tilordnes samtidig (parallelt)    Rekkefølgen på navnene eller adressene spiller ingen rolle. Hvis du inkluderer en gruppe eller distribusjonsliste    En gruppeoppgave tilordnes: Hvert medlem av gruppen mottar et oppgavevarsel, men bare ett medlem trenger å gjøre krav på og fullføre oppgaven. Hvis du vil ha instruksjoner om hvordan du gjør krav på og fullfører en gruppeoppgave, kan du se hele segmentet i denne artikkelen.
	Rekkefølge Angi om oppgavene skal tilordnes én om gangen (serielt) eller alle samtidig (parallelt). Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker serielle og parallelle trinn, kan du se delen PLAN i denne artikkelen.
	Legge til et nytt trinn Legg til faser du vil ha, utover det første du nettopp har konfigurert. Hvis du vil slette en hel fase, klikker du i Tilordne til-feltet for dette trinnet, og deretter trykker du CTRL+DELETE. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker flere trinn, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.
	KOPI Skriv inn navnene eller e-postadressene til alle som skal varsles hver gang arbeidsflyten starter eller slutter. Hvis du skriver inn et navn her, fører det ikke til tilordning av en arbeidsflytoppgave. Når arbeidsflyten startes manuelt, mottar personen som starter den, start- og stoppvarsler uten å måtte angis i dette feltet. Når arbeidsflyten startes automatisk, mottar personen som opprinnelig la den til, start- og stoppvarsler uten å måtte angis i dette feltet.

1. Når du har alle innstillingene på denne siden slik du vil ha dem, klikker du Lagre for å opprette arbeidsflyten.

SharePoint-produkter oppretter den nye arbeidsflytversjonen.

Hva blir det neste?

Hvis du er klar til å starte og teste den nye arbeidsflyten, kan du gå til START-segmentet i denne artikkelen.

Du finner instruksjoner for å sette inn signaturlinjer i et dokument i INSERT-segmentet i denne artikkelen.

To saker må være i orden før du kan legge til en arbeidsflyt:

E-post   E-post må være aktivert for nettstedet for at arbeidsflyten skal kunne sende e-postvarsler. Hvis du ikke er sikker på at dette allerede er gjort, kan du ta kontakt med SharePoint-administratoren.

Tillatelser    Standardinnstillingene for SharePoint-produkter krever at du har tillatelsen Behandle lister til å legge til arbeidsflyter for lister, biblioteker eller nettstedssamlinger. (Eiere-gruppen har tillatelsen Behandle lister som standard. Medlemmer-gruppen og Besøkende-gruppen gjør det ikke. Hvis du vil ha mer informasjon om tillatelser, kan du se LEARN-segmentet i denne artikkelen.)

Gjør følgende:

1. Gå til hjemmesiden for nettstedssamlingen( ikke hjemmesiden for et nettsted eller sekundært nettsted i samlingen).

2. Klikk Innstillinger , og klikk deretter Innstillinger for nettsted.

   Klikk SharePoint i Microsoft 365innstillinger i , og klikk deretter Områdeinnhold. Klikk Innstillinger for nettsted fra Nettstedsinnhold.

3. Klikk Innholdstyper for nettsted under Nettutformingsgallerierpå siden Innstillinger for nettsted.
   

4. Klikk navnet på nettstedsinnholdstypen du vil legge til en arbeidsflyt for, på siden Innholdstyper for nettsted.

   Obs!: Arbeidsflyter for innsamling av signaturer kan bare kjøres på dokumenter som er opprettet i Word, Excel eller InfoPath.

   

   1. Klikk Arbeidsflytinnstillinger under Innstillinger på siden for den valgte innholdstypen.
      

   2. Klikk koblingen Legg til en arbeidsflyt på siden Arbeidsflytinnstillinger.
      

   3. Fullfør den første siden i tilknytningsskjemaet.
      (Instruksjoner følger illustrasjonen.)

	Arbeidsflyt Velg malen Samle inn signaturer – SharePoint 2010. Obs!: Hvis malen Samle inn signaturer – SharePoint 2010 ikke vises i listen, kontakter du SharePoint-administratoren for å finne ut om den er aktivert for nettstedssamlingen eller arbeidsområdet. Hvis du har tillatelser for nettstedssamling, kan du se Aktivere SharePoint-arbeidsflytmaler.
	Navn Skriv inn et navn for denne arbeidsflyten. Navnet identifiserer denne arbeidsflyten for brukere av denne nettstedssamlingen. Hvis du vil ha forslag til å gi navn til arbeidsflyten, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.
	Oppgaveliste Velg en oppgaveliste som skal brukes med denne arbeidsflyten. Du kan velge en eksisterende oppgaveliste eller klikke Oppgaver (ny) for å opprette en ny liste. Hvis du vil ha informasjon om årsaker til å opprette en ny oppgaveliste (i motsetning til å velge en eksisterende), kan du se delen PLAN i denne artikkelen.
	Loggliste Velg en loggliste som skal brukes med denne arbeidsflyten. Du kan velge en eksisterende loggliste eller klikke Ny loggliste for å opprette en ny liste. Hvis du vil ha informasjon om årsaker til å opprette en ny loggliste (i motsetning til å velge en eksisterende), kan du se DELEN PLAN i denne artikkelen.
	Startalternativer Angi hvordan eller hvordan denne arbeidsflyten kan startes. Hvis du vil ha informasjon om de ulike alternativene, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.
	Oppdatere liste- og nettstedsinnholdstyper? Angi om denne arbeidsflyten skal legges til (tilknyttet) alle andre nettsteds- og listeinnholdstyper som arver fra denne innholdstypen. Operasjonen som utfører alle de ekstra tilleggene, kan ta lang tid å fullføre. Hvis arv er brutt for områder eller sekundære nettsteder der du vil at denne arbeidsflyten skal legges til i arve innholdstyper, må du kontrollere at du er medlem av Eiere-gruppen på hvert av disse nettstedene eller sekundære områdene før du kjører denne operasjonen.

1. Når alle innstillingene på denne siden er slik du vil ha dem, klikker du Neste.

2. Fullfør den andre siden i tilknytningsskjemaet.
   (Instruksjoner følger illustrasjonen.)

   SharePoint-produkter presenterer alle alternativene på denne andre siden i tilknytningsskjemaet hver gang du starter arbeidsflyten manuelt, slik at du kan gjøre endringer i disse alternativene for bare den ene forekomsten.

	Tilordne til Skriv inn navn eller adresser for personene du vil at arbeidsflyten skal tilordne oppgaver til. Hvis oppgavene tilordnes én om gangen (serielt)    Skriv inn navnene eller adressene i den rekkefølgen du vil at oppgavene skal tilordnes i. Hvis alle oppgavene tilordnes samtidig (parallelt)    Rekkefølgen på navnene eller adressene spiller ingen rolle. Hvis du inkluderer en gruppe eller distribusjonsliste    En gruppeoppgave tilordnes: Hvert medlem av gruppen mottar et oppgavevarsel, men bare ett medlem trenger å gjøre krav på og fullføre oppgaven. Hvis du vil ha instruksjoner om hvordan du gjør krav på og fullfører en gruppeoppgave, kan du se hele segmentet i denne artikkelen.
	Rekkefølge Angi om oppgavene i dette stadiet skal tilordnes én om gangen (serielt) eller alle samtidig (parallelt). Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker serielle og parallelle trinn, kan du se delen PLAN i denne artikkelen.
	Legge til et nytt trinn Legg til faser du vil ha, utover det første du nettopp har konfigurert. Hvis du vil slette en hel fase, klikker du i Tilordne til-feltet for dette trinnet, og deretter trykker du CTRL+DELETE. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker flere trinn, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.
	KOPI Skriv inn navnene eller e-postadressene til alle som skal varsles hver gang arbeidsflyten starter eller slutter. Hvis du skriver inn et navn her, fører det ikke til tilordning av en arbeidsflytoppgave. Når arbeidsflyten startes manuelt, mottar personen som starter den, start- og stoppvarsler uten å måtte angis i dette feltet. Når arbeidsflyten startes automatisk, mottar personen som opprinnelig la den til, start- og stoppvarsler uten å måtte angis i dette feltet.

1. Når du har alle innstillingene på denne siden slik du vil ha dem, klikker du Lagre for å opprette arbeidsflyten.

SharePoint-produkter oppretter den nye arbeidsflytversjonen.

Hva blir det neste?

Hvis du er klar til å starte og teste den nye arbeidsflyten, kan du gå til START-segmentet i denne artikkelen.

Du finner instruksjoner for å sette inn signaturlinjer i et dokument i INSERT-segmentet i denne artikkelen.

Slik setter du inn en signaturlinje i Word eller Excel:

1. Klikk i dokumentet eller regnearket for å finne markøren der du vil sette inn en signaturlinje.

2. Klikk Signaturlinje i Tekst-gruppen på Sett inn-fanen.

3. Fullfør et av, alle eller ingen av disse fire feltene i dialogboksen Signaturoppsett:

   • Foreslått signatar   
     Signatarens fulle navn.
     (Vises i den fullførte signaturen.)

   • Tittel på foreslått signatar   
     (Vises i den fullførte signaturen.)

   • Foreslått signatars e-postadresse   
     (Vises ikke i den fullførte signaturen.)

   • Instruksjoner til signataren   
     Eventuell nyttig eller nødvendig informasjon for signataren.
     (Vises ikke i den fullførte signaturen.)
     

4. Merk av for eller fjern merket for følgende alternativer i den samme dialogboksen:

   • Tillat signataren å legge til kommentarer i dialogboksen Signer   
     Tillat signataren å skrive inn formålet med signering.
     (Hva signatartypene ikke vises i den fullførte signaturen.)

   • Vis signeringsdato på signaturlinje   
     Datoen da signaturen ble lagt til.
     (Vises i den fullførte signaturen.)

5. Klikk OK.

Gjenta samme fremgangsmåte for å legge til flere signaturlinjer.

Slik sletter du en signaturlinje i Word eller Excel:

1. Klikk signaturlinjen for å merke den.

2. Trykk DEL.

Slik setter du inn en signaturlinje i InfoPath:

1. Klikk i skjemaet for å finne markøren der du vil sette inn en signaturlinje.

2. Klikk Signaturlinje i Kontroller-gruppen på Hjem-fanen på båndet.

3. Klikk signaturlinjen for å merke den, høyreklikk den, og klikk egenskaper for signaturlinje på hurtigmenyen.

4. Fullfør et av, alle eller ingen av disse fire feltene på Generelt-fanen i dialogboksen Egenskaper for signaturlinje:

   • Melding som signatarene vil se før de signerer   
     Eventuell nyttig eller nødvendig informasjon for signataren.
     (Vises ikke i den fullførte signaturen.)

   • Signatarnavn   
     (Vises i den fullførte signaturen.)

   • Signatartittel   
     (Vises i den fullførte signaturen.)

   • E-postadresse for signatar   
     (Vises ikke i den fullførte signaturen.)
     

5. Foreta eventuelle justeringer du vil bruke, på Størrelse-fanen og Avansert-fanen.

6. Klikk OK.

Slik sletter du en signaturlinje i InfoPath:

• Klikk kontrollen for å merke den, og trykk deretter DEL.

Hva blir det neste?

Hvis du er klar til å teste den nye arbeidsflyten, kan du gå til START-segmentet i denne artikkelen.

Hvis du fullfører en arbeidsflytoppgave, går du (eller går tilbake) til fullfør-segmentet i denne artikkelen.

Hvis arbeidsflyten er konfigurert til å starte automatisk, kjøres arbeidsflyten på dokumentet som utløste den hver gang en utløserhendelse.

Når den starter, tilordner arbeidsflyten den første oppgaven eller oppgavene og sender et oppgavevarsel til hver tilordnede. I mellomtiden sender den også startvarsler (atskilt fra oppgavevarsler) til personen som opprinnelig la til arbeidsflyten, og til alle som er oppført i Kopi-feltet på den andre siden i tilknytningsskjemaet.

Hvis de nødvendige signaturlinjene ikke allerede finnes i dokumentet før den utløsende handlingen starter arbeidsflyten, må de settes inn før den første signaturen legges til i dokumentet.

Et notat om tillatelser    Vanligvis må du ha tillatelsen Rediger elementer for å starte en arbeidsflyt. (Medlemmer-gruppen og Eiere-gruppen har begge denne tillatelsen som standard, men Besøkende-gruppen gjør det ikke. En eier kan imidlertid også velge å kreve tillatelsen Behandle lister for personer som starter arbeidsflyten, på arbeidsflytbasis. Ved å velge dette alternativet kan Eiere i hovedsak angi at bare de og andre eiere kan starte en bestemt arbeidsflyt. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Lær-segmentet i denne artikkelen.)

To steder å starte fra

Du kan starte en arbeidsflyt manuelt fra ett av to steder:

• Fra listen eller biblioteket der dokumentet er lagret.

• I selve dokumentetåpnes det i Microsoft Office-programmet det ble opprettet i. (Vær oppmerksom på at dette må være det fullstendige, installerte programmet og ikke en nettprogramversjon.)

De to gjenværende inndelingene i dette segmentet gir instruksjoner for begge metodene.

1. Du kan enten legge til alle de nødvendige signaturlinjene i dokumentet, eller ordne med arbeidsflytdeltakerne for å sikre at alle signaturlinjene finnes i dokumentet før en deltaker legger til signaturen i en av linjene.

2. Gå til listen eller biblioteket der dokumentet du vil kjøre arbeidsflyten på, er lagret.

3. Klikk ikonet foran elementnavnet for å velge elementet, og klikk deretter Arbeidsflyter i Arbeidsflyter-gruppen på Filer-fanen på båndet.
    

4. Klikk arbeidsflyten du vil kjøre, under Start enny arbeidsflyt på siden Arbeidsflyter: Dokumentnavn.
   

5. I startskjemaet gjør du eventuelle endringer du vil bruke på denne bestemte forekomsten av arbeidsflyten.

   Obs!: Endringer som er gjort her, i startskjemaet, brukes bare i den gjeldende forekomsten av arbeidsflyten. Hvis du vil gjøre endringer som skal gjelde hver gang arbeidsflyten kjøres, eller hvis du vil endre arbeidsflytinnstillingene som ikke vises i dette skjemaet, kan du se ENDRE-segmentet i denne artikkelen.

	Tilordne til Gjør eventuelle endringer i listen over personer du vil at arbeidsflyten skal tilordne oppgaver til. Hvis oppgavene tilordnes én om gangen    Skriv inn navnene eller adressene i den rekkefølgen oppgavene skal tilordnes i. Hvis alle oppgavene tilordnes samtidig    Rekkefølgen på navnene eller adressene spiller ingen rolle. Hvis du inkluderer en gruppe eller distribusjonsliste    En gruppeoppgave tilordnes: Hvert medlem av gruppen mottar et oppgavevarsel, men bare ett medlem trenger å gjøre krav på og fullføre oppgaven. Hvis du vil ha instruksjoner om hvordan du gjør krav på og fullfører en gruppeoppgave, kan du se hele segmentet i denne artikkelen.
	Rekkefølge Kontroller at spesifikasjonene for å tilordne oppgavene i hvert segment én om gangen (serielt) eller alle samtidig (parallelt) er slik du vil ha dem. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker serielle og parallelle trinn, kan du se delen PLAN i denne artikkelen.
	Legge til et nytt trinn Legg til eventuelle faser du vil ha, utover de som er konfigurert for øyeblikket. Hvis du vil slette en hel fase, klikker du i Tilordne til-feltet for dette trinnet, og deretter trykker du CTRL+DELETE. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker flere trinn, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.
	KOPI Gjør eventuelle tillegg eller fjerninger du vil bruke. Husk at: Hvis du skriver inn et navn her, fører det ikke til tilordning av en arbeidsflytoppgave. Når arbeidsflyten startes manuelt, mottar personen som starter den, start- og stoppvarsler uten å måtte angis i dette feltet. Når arbeidsflyten startes automatisk, mottar personen som opprinnelig la den til, start- og stoppvarsler uten å måtte angis i dette feltet.

1. Når du har alle innstillingene i startskjemaet slik du vil ha dem, klikker du Start for å starte arbeidsflyten.

Arbeidsflyten tilordner den første oppgaven eller oppgavene, og sender i mellomtiden startvarsler til deg og til alle som er oppført i Kopi-feltet i startskjemaet.

1. Du kan enten legge til alle de nødvendige signaturlinjene i dokumentet, eller ordne med arbeidsflytdeltakerne for å sikre at alle signaturlinjene finnes i dokumentet før en deltaker legger til signaturen i en av linjene.

2. Åpne dokumentet i det installerte Office-programmet på datamaskinen.

   Obs!: Denne metoden kan ikke brukes når dokumentet er åpent i en nettprogramversjon av Microsoft Office-programmet. Den må være åpen i den fullstendige, installerte versjonen av programmet på datamaskinen.

3. Klikk Fil-fanen i det åpne dokumentet, klikk Lagre & Send, og klikk deretter arbeidsflyten du vil kjøre på dokumentet.

4. Hvis du ser følgende melding om at arbeidsflyten trenger filen som skal sjekkes inn, klikker du Sjekk inn-knappen.
   (Hvis du ikke ser denne meldingen, går du til trinn 5.)

5. Klikk den store Start arbeidsflyt-knappen.

6. Gjør eventuelle endringer du vil bruke på denne bestemte forekomsten av arbeidsflyten, i innvielsesskjemaet på siden Endre en arbeidsflyt.

   Obs!: Endringer som er gjort her, i startskjemaet, brukes bare i den gjeldende forekomsten av arbeidsflyten. Hvis du vil gjøre endringer som skal gjelde hver gang arbeidsflyten kjøres, eller hvis du vil endre arbeidsflytinnstillingene som ikke vises i dette skjemaet, kan du se ENDRE-segmentet i denne artikkelen.

	Tilordne til Gjør eventuelle endringer i listen over personer du vil at arbeidsflyten skal tilordne oppgaver til. Hvis oppgavene tilordnes én om gangen    Skriv inn navnene eller adressene i den rekkefølgen oppgavene skal tilordnes i. Hvis alle oppgavene tilordnes samtidig    Rekkefølgen på navnene eller adressene spiller ingen rolle. Hvis du inkluderer en gruppe eller distribusjonsliste    En gruppeoppgave tilordnes: Hvert medlem av gruppen mottar et oppgavevarsel, men bare ett medlem trenger å gjøre krav på og fullføre oppgaven. Hvis du vil ha instruksjoner om hvordan du gjør krav på og fullfører en gruppeoppgave, kan du se hele segmentet i denne artikkelen.
	Rekkefølge Kontroller at spesifikasjonene for å tilordne oppgavene i hvert segment én om gangen (serielt) eller alle samtidig (parallelt) er slik du vil ha dem. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker serielle og parallelle trinn, kan du se delen PLAN i denne artikkelen.
	Legge til et nytt trinn Legg til eventuelle faser du vil ha, utover de som er konfigurert for øyeblikket. Hvis du vil slette en hel fase, klikker du i Tilordne til-feltet for dette trinnet, og deretter trykker du CTRL+DELETE. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker flere trinn, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.
	KOPI Gjør eventuelle tillegg eller fjerninger du vil bruke. Husk at: Hvis du skriver inn et navn her, fører det ikke til tilordning av en arbeidsflytoppgave. Når arbeidsflyten startes manuelt, mottar personen som starter den, start- og stoppvarsler uten å måtte angis i dette feltet. Når arbeidsflyten startes automatisk, mottar personen som opprinnelig la den til, start- og stoppvarsler uten å måtte angis i dette feltet.

1. Når du har innstillingene i startskjemaet slik du vil ha dem, klikker du Start for å starte arbeidsflyten.

Arbeidsflyten tilordner den første oppgaven eller oppgavene, og sender i mellomtiden startvarsler til deg og til alle som er oppført i Kopi-feltet i startskjemaet.

Hva blir det neste?

• Hvis dette er første gang denne arbeidsflyten er kjørt, trenger de andre deltakerne informasjon og hjelp for å fullføre de tilordnede oppgavene? (De kan synes hele segmentet i denne artikkelen er nyttig.)

• Det er også lurt å kontrollere om deltakerne mottar e-postvarsler, og spesielt at varslene ikke blir håndtert feil av søppelpostfiltrene.

• Du kan selvsagt ha én eller flere arbeidsflytoppgaver for å fullføre deg selv. Gå til COMPLETE-segmentet i denne artikkelen for å få mer informasjon.

• Hvis du vil finne ut hvordan du kan holde oversikt over fremdriften til den gjeldende forekomsten av arbeidsflyten, kan du gå til MONITOR-segmentet i denne artikkelen.

Når du er tilordnet en oppgave i en arbeidsflyt, finner du vanligvis ut om oppgaven på én av tre måter:

• Du mottar et varsel om e-postoppgave.

• Du åpner et Microsoft Office-dokument og ser en meldingslinje som informerer deg om at du har blitt tilordnet en relatert oppgave.

• Du kontrollerer SharePoint-nettstedet og oppdager at én eller flere oppgaver er tilordnet til deg.

Når du finner ut at du har blitt tilordnet en arbeidsflytoppgave for innsamling av signaturer, gjør du vanligvis to ting:

• Se gjennom dokumentet    Du åpner og ser gjennom dokumentet, og deretter signerer du det (eller ikke).

• Fullføre oppgaven    Du fyller ut og sender inn oppgaveskjemaet.

Derfor er følgende tre elementer involvert i fullføringen av oppgaven:

• Varslingsmeldingen (som du mottar som e-post)

• Dokumentet som er sendt inn for signaturen din (som du åpner og deretter signerer, eller ikke)

• Oppgaveskjemaet (som du åpner, fyller ut og sender)

Slik ser disse tre elementene ut.

(Vær oppmerksom på at hvis oppgaven ikke er tilordnet til deg personlig, men til en hel gruppe eller distribusjonsliste som du er medlem av, bør du gjøre krav på oppgaven før du fullfører den. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se delen Gjøre krav på en gruppeoppgave før du fullfører den i dette segmentet.)

Gjør følgende:

1. Klikk koblingen til dokumentet i instruksjonene for å fullføre denne oppgaven i oppgavevarselmeldingen.

2. Klikk åpne denne oppgaven-knappen i meldingsfeltet i det åpnede dokumentet.

(Vær oppmerksom på at hvis oppgaven ikke er tilordnet til deg personlig, men til en hel gruppe eller distribusjonsliste som du er medlem av, bør du gjøre krav på oppgaven før du fullfører den. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se delen Gjøre krav på en gruppeoppgave før du fullfører den i dette segmentet.)

Gjør følgende:

1. Klikk koblingen Pågår knyttet til dokumentet og arbeidsflyten i listen eller biblioteket der dokumentet som skal gjennomgås, er lagret.

2. Klikk tittelen på oppgaven på Arbeidsflytstatus-siden.

3. Klikk koblingen til dokumentet i denne arbeidsflytoppgaven gjelder for meldingsfeltet i oppgaveskjemaet.

Vær oppmerksom på at hvis oppgaven ikke er tilordnet deg personlig, men til en hel gruppe eller distribusjonsliste som du er medlem av, bør du gjøre krav på oppgaven før du fullfører den. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se delen Gjøre krav på en gruppeoppgave før du fullfører den i dette segmentet.

Vær også oppmerksom på at hvis signaturlinjen er konfigurert for en bestemt bruker, og du signerer den mens du er logget på som en annen bruker, kan avviket være synlig på signaturlinjen. I dette eksemplet ble signaturlinjen satt opp for Frank Martinez, men signaturen ble lagt til av noen som er logget på som Anna Lidman.

I eksemplet nedenfor ble dokumentet opprettet i Word.

Legg merke til de tre gule meldingsfeltene øverst i dokumentet:

Merket som endelig   Dette meldingsfeltet forteller deg at minst én person allerede har lagt til signaturen sin på en signaturlinje.

Signaturer    Du kan klikke Vis signaturer-knappen for å åpne Signaturer-ruten. Klikk pilen ved sidenav navnet ditt under Forespurte signaturer, og klikk deretter Signer på rullegardinmenyen.

Hvis du ser en melding om tredjeparts tjenesteleverandører av digitale signaturer, klikker du OK for å fortsette. (Hvis du vil unngå å se meldingen i fremtiden, merker du av for.)

Dialogboksen Signer åpnes.

Hvis du vil signere dokumentet, skriver du bare inn navnet ditt i boksen ved siden av den store X-en, klikker Signer ,og deretter klikker du OK i dialogboksen Signaturbekreftelse.

Husk: Hvis navnet ditt vises mer enn én gang i listen Forespurte signaturer, er det mer enn én signaturlinje du kan legge til signaturen i. Bruk den samme fremgangsmåten for å legge til hver signatur.

Arbeidsflytoppgave   Når du er klar til å fullføre og sende inn oppgaveskjemaet, klikker du knappen Åpne denne oppgaven i meldingsfeltet Arbeidsflytoppgave.

Oppgaveskjemaet for en arbeidsflytoppgave for innsamling av signaturer ser omtrent slik ut.

Vær oppmerksom på at de to første kontrollene( Slett element og Denne arbeidsflytoppgaven gjelder dokumenttittel) ikke vises i oppgaveskjemaet når den åpnes fra dokumentet som skal signeres. De vises bare når oppgaveskjemaet åpnes direkte fra oppgavevarslingsmeldingen eller oppgavelisten på arbeidsflytstatussiden.

	Slett element Hvis du vil slette denne oppgaven fra den gjeldende forekomsten av arbeidsflyten, klikker du koblingen her. Hvis du sletter oppgaven, slettes ikke dokumentet som skal signeres. En oppgave som er slettet, vises ikke lenger i Oppgaver-området på arbeidsflytstatussiden. (Slettingen registreres imidlertid fortsatt i Logg-området på siden.) Obs!: Hvis du ikke startet denne forekomsten av arbeidsflyten, bør du ta kontakt med personen som startet den, eller, hvis den startet automatisk, personen som opprinnelig la den til, før du sletter oppgaven.
	Denne arbeidsflytoppgaven gjelder for dokumenttittel Hvis du vil åpne dokumentet som skal signeres, klikker du koblingen her.
	Status, Forespurt av, Konsoliderte kommentarer, Forfallsdato Du kan ikke redigere eller endre oppføringer i disse fire feltene, men du kan finne informasjonen i dem nyttig. Legg merke til at Konsoliderte kommentarer-boksen inneholder alle kommentarer som er sendt inn i skjemaet av deltakere som allerede har fullført oppgavene sine i samme forekomst av arbeidsflyten. På samme måte, etter at du har sendt inn ditt eget skjema, vises også eventuell tekst som du inkluderer i Kommentar-boksen (4), i Konsoliderte kommentarer-boksen for etterfølgende deltakere.
	Kommentarer All tekst du skriver inn her, registreres i arbeidsflytloggen og vises også i Konsoliderte kommentarer-feltet (3) for etterfølgende deltakere.
	Signer Når du har signert dokumentet og skrevet inn tilbakemeldinger du vil bidra med i Kommentarer-feltet, klikker du denne knappen for å sende inn skjemaet og fullføre oppgaven.
	Avbryte Hvis du vil lukke oppgaveskjemaet uten å lagre endringer eller svar, klikker du denne knappen. Aktiviteten forblir ufullstendig og tilordnet til deg.
	Tilordne oppgave på nytt Hvis du vil tilordne denne oppgaven til noen andre, klikker du denne knappen. Hvis du vil ha en illustrasjon av siden der du skriver inn detaljene for ny tilordning, og hvis du vil ha flere instruksjoner, kan du gå til avsnitt 7 i dette segmentet, tilordne oppgaven på nytt til noen andre. Obs!: Dette alternativet kan være deaktivert for enkelte arbeidsflytoppgaver.

Hvis bare én enkelt oppgave er tilordnet til en hel gruppe som du tilhører, kan alle medlemmer av gruppen gjøre krav på og fullføre den enkeltoppgaven på vegne av hele gruppen.

Gjør krav på oppgaven før du åpner og signerer dokumentet. Så snart du gjør krav på oppgaven, tilordnes den til deg, og ingen andre medlemmer av gruppen kan fullføre den. (På denne måten gjør bare én person det nødvendige arbeidet.)

1. Pek på navnet på oppgaven som er tilordnet gruppen, til det vises en pil på Arbeidsflytstatus-siden.

2. Klikk pilen, klikk Rediger element, og klikk deretter Påstandsoppgave-knappen i oppgaveskjemaet.
   

Når Arbeidsflytstatus-siden oppdateres, kan du se at oppgaven ikke lenger er tilordnet til gruppen, men nå spesielt til deg.

Hvis du senere vil frigi oppgaven til gruppen på nytt uten å fullføre den, bruker du de samme trinnene for å gå tilbake til oppgaveskjemaet, men nå klikker du Slipp oppgave-knappen.

Hvis du vil at noen andre skal fullføre en arbeidsflytoppgave som er tilordnet til deg, klikker du tilordne oppgave-knappen på nytt i arbeidsflytoppgaveskjemaet.

Dette skjemaet vises.

	Tilordne oppgave på nytt til Skriv inn navnet eller adressen til personen du vil tilordne denne oppgaven til. Hvis du vil tilordne denne oppgaven til personen som startet arbeidsflyten, eller la dette feltet stå tomt hvis arbeidsflyten startet automatisk, til personen som opprinnelig la til denne arbeidsflyten.
	Ny forespørsel Oppgi all informasjon som personen du tilordner oppgaven til, må fullføre oppgaven. (All tekst du skriver inn her, legges til i konsoliderte kommentarer-området.)
	Ny varighet Gjør én av disse tre tingene: Slik beholder du den eksisterende forfallsdatoen   La dette feltet stå tomt. Slik fjerner du forfallsdatoen helt   Skriv inn tallet 0. Slik angir du en ny forfallsdato   Skriv inn et tall her, og angi deretter varighetsenhetene i følgende felt. Samlet identifiserer de to oppføringene perioden før endringsoppgaven forfaller. Vær oppmerksom på at aktiviteter for innsamling av signaturer som standard ikke er tilordnet forfallsdatoer eller aktivitetsvarigheter.
	Nye varighetsenheter Hvis du angir en ny aktivitetsvarighet, bruker du dette feltet sammen med Ny varighet-feltet til å identifisere perioden før aktiviteten forfaller. (For eksempel: 3 dager eller1 måned eller2 uker.)

Når skjemaet er fullført, klikker du Send. Oppgaven er merket Fullført, en ny oppgave tilordnes til personen som nå er ansvarlig for oppgaven, og et oppgavevarsel sendes.

All ny informasjon du har oppgitt, er inkludert i delegert av tekst i den nye oppgavevarslingen (nummer 1 i illustrasjonen nedenfor).

I mellomtiden spores og vises alle disse endringene i oppgaver og logginndelinger på arbeidsflytstatussiden, som vist her.

Klikk koblingen Pågår for elementet og arbeidsflyten du vil bruke, i listen eller biblioteket der elementet er plassert.

I dette eksemplet er elementet dokumentet Keynote Draft og arbeidsflyten er Godkjenning 3.

Arbeidsflytstatus-siden åpnes.

• Hvis listen eller biblioteket inneholder et stort antall elementer, kan du bruke sortering og/eller filtrering til å finne elementet du leter etter raskere. Hvis du finner ut at du gjentatte ganger sorterer og/eller filtrerer på samme måte, kan det være nyttig å opprette en egendefinert visning som automatiserer den bestemte sorteringen.

• Hvis du vil gå til arbeidsflytstatussiden, kan du også klikke koblingen Vis status for denne arbeidsflyten i en e-postmelding om at arbeidsflyten har startet eller koblingen Vis arbeidsflytloggen i en e-postmelding om at arbeidsflyten er fullført for den bestemte forekomsten du er interessert i.

Her finner du overvåkingsspørsmålene som delen svarer på, under illustrasjonen av hver del av arbeidsflytstatussiden.

Delen Arbeidsflytinformasjon

Svar på spørsmål:

• Hvem startet denne forekomsten av arbeidsflyten?

• Når ble denne forekomsten startet?

• Når skjedde den siste handlingen i denne forekomsten?

• Hvilket element kjører denne forekomsten på?

• Hva er gjeldende status for denne forekomsten?

Oppgaver-delen

Svar på spørsmål:

• Hvilke oppgaver er allerede opprettet og tilordnet, og hva er deres gjeldende status?

• Hvilke oppgaver er allerede fullført, og hva var resultatet for hver av disse oppgavene?

• Hva er forfallsdatoen for hver oppgave som allerede er opprettet og tilordnet? (Vær oppmerksom på at oppgaver for innsamling av signaturer som standard ikke er tilordnet forfallsdatoer eller aktivitetsvarigheter.)

Oppgaver som er slettet, og oppgaver som ennå ikke er tilordnet, vises ikke i denne delen.

Delen Arbeidsflytlogg

Svar på spørsmål:

• Hvilke hendelser har allerede skjedd i denne forekomsten av arbeidsflyten?

• Vær oppmerksom på at forfalte oppgaver og varsler om forfalte oppgaver ikke vises i dette området.

Det finnes to måter du kan stoppe en arbeidsflytforekomst på før den normale fullføringen:

• Avbryte arbeidsflyten    Alle oppgaver avbrytes, men beholdes i Oppgaver-området på arbeidsflytstatussiden.

• Avslutt denne arbeidsflyten    Alle oppgaver avbrytes og slettes fra Oppgaver-området på arbeidsflytstatussiden. (De gjenspeiles imidlertid fortsatt i arbeidsflytloggområdet.)

Instruksjoner for begge metodene følger.

Avbryt (alle oppgaver avbrutt, men beholdes i både oppgavelisten og loggen)

Hvis den gjeldende forekomsten av en arbeidsflyt ikke lenger er nødvendig, kan den avbrytes.

Denne prosedyren kan som standard utføres av personen som startet denne forekomsten av arbeidsflyten, eller av alle som har tillatelsen Behandle lister. (Igjen har Eiere-gruppen tillatelsen Behandle lister som standard. Medlemmer-gruppen og Besøkende-gruppen gjør det ikke.)

• Klikk koblingen Avbryt alle oppgaver for innsamling av signaturer i området rett under arbeidsflytvisualiseringen på arbeidsflytstatussiden.

Alle gjeldende oppgaver avbrytes, og arbeidsflyten slutter med statusen Avbrutt. De avbrutte oppgavene er fortsatt oppført både i Oppgaver-området og i Arbeidsflytlogg-området.

Avslutt (alle oppgaver som slettes fra oppgavelisten, men beholdes i loggen)

Hvis det oppstår en feil, eller hvis arbeidsflyten stopper og ikke svarer, kan den avsluttes.

Denne prosedyren kan som standard bare utføres av noen som har tillatelsen Behandle lister. (Igjen har Eiere-gruppen tillatelsen Behandle lister som standard. Medlemmer-gruppen og Besøkende-gruppen gjør det ikke.)

• Klikk koblingen Avslutt denne arbeidsflyten i området rett under arbeidsflytvisualiseringen på Arbeidsflytstatus-siden.

Alle oppgaver som opprettes av arbeidsflyten, avbrytes og slettes fra Oppgaver-området på arbeidsflytstatussiden, selv om de fremdeles gjenspeiles i arbeidsflytloggområdet. Arbeidsflyten avsluttes med statusen Avbrutt.

På Arbeidsflyter-siden for et element finner du en liste over arbeidsflytene som kjører på det elementet.

1. Gå til listen eller biblioteket der elementet er lagret.

2. Pek på navnet på elementet, klikk pilen som vises, og klikk deretter Arbeidsflyter på rullegardinmenyen.

3. På siden Arbeidsflyter: ElementnavnunderKjørende arbeidsflyter finner du en liste over arbeidsflytforekomster som kjører på elementet.

Administratorer for nettstedssamlinger kan vise med et øyekast:

• Hvor mange arbeidsflyter som er basert på hver arbeidsflytmal, finnes for øyeblikket i nettstedssamlingen.

• Om hver arbeidsflytmal for øyeblikket er aktiv eller inaktiv i nettstedssamlingen.

• Hvor mange forekomster av arbeidsflytversjoner som er basert på hver arbeidsflytmal, kjører for øyeblikket i nettstedssamlingen.

Slik gjør du det:

1. Åpne hjemmesiden for nettstedssamlingen( ikke hjemmesiden for et nettsted eller sekundært nettsted i samlingen).

2. Klikk Innstillinger-ikonet , og klikk deretter Innstillinger for nettsted.
   Klikk Arbeidsflyter under Nettstedsadministrasjonpå siden Innstillinger for nettsted.
   

Arbeidsflyter-siden åpnes og viser informasjonen.

Hva blir det neste?

Hvis dette er første gang denne arbeidsflytversjonen kjører, bør du bruke instruksjonene i se gjennom-segmentet i denne artikkelen til å vise hendelsene i forekomsten og finne ut om arbeidsflyten fungerer slik du vil.

Så lenge et element forblir i samme liste eller bibliotek, og til den samme arbeidsflyten kjøres på nytt på det samme elementet, kan du få tilgang til loggen for den siste forekomsten fra listen eller biblioteket.

Slik viser du arbeidsflytstatussiden for den siste forekomsten av en arbeidsflyt som kjører på et element:

• Klikk statuskoblingen for elementet og arbeidsflyten du vil bruke, i listen eller biblioteket der elementet er plassert.

I dette eksemplet er elementet dokumentet med tittelen Keynote-kladd, og arbeidsflyten er Ny dokumentgodkjenning.

Arbeidsflytlogg-delen er plassert nær bunnen på Arbeidsflytstatus-siden.

Hva om du vil se gjennom loggen for en forekomst etter at du har kjørt den samme arbeidsflyten på nytt på samme element?

Du kan faktisk gjøre dette i opptil 60 dager, fra ett av to inngangspunkter: listen eller biblioteket eller fullføringsvarselet for arbeidsflyten. (Seksti dager er hvor lenge SharePoint-produkter beholder oppgaveloggen for arbeidsflyter.)

Fra listen eller biblioteket

1. Gå til listen eller biblioteket der elementet er lagret.

2. Klikk ikonet foran elementnavnet for å velge elementet, og klikk deretter Arbeidsflyter i Arbeidsflyter-gruppen på Filer-fanen på båndet.

3. Klikk navnet eller statusen for arbeidsflytforekomsten du vil se gjennom,under Fullførte arbeidsflyter på siden Arbeidsflyter: Elementnavn.
   
   Arbeidsflytstatussiden for denne forekomsten åpnes.

Fra fullføringsvarselet for arbeidsflyten

• Åpne fullføringsvarselet for arbeidsflyten for forekomsten du vil se gjennom, og klikk deretter koblingen Vis arbeidsflytloggen.

Arbeidsflytstatussiden for denne forekomsten åpnes.

Hvis du vil beholde alle fullføringsvarslene, bør du opprette en Outlook-regel. Konfigurer regelen til å kopiere alle innkommende meldinger som teksten har fullført på Emne-linjen, til sin egen, separate mappe. (Kontroller at Outlook-regelen kopierer innkommende meldinger og ikke bare flytter dem, ellers vises de ikke også i innboksen.)

Hvis du vil lære hvordan en av arbeidsflytversjonene dine fungerer generelt, over tid og over flere forekomster, kan du opprette én eller begge av to forhåndsdefinerte rapporter:

• Aktivitetsvarighetsrapport    Bruk denne rapporten til å se gjennomsnitt av hvor lang tid det tar før hver aktivitet i en arbeidsflyt fullføres, i tillegg til hvor lang tid det tar hver fullstendige kjøring eller forekomst av arbeidsflyten å fullføre.

• Annullerings- og feilrapport    Bruk denne rapporten til å se om en arbeidsflyt ofte avbrytes eller støter på feil før fullføring.

Opprette de tilgjengelige rapportene for en arbeidsflyt

1. Klikk en kobling til statusinformasjon i Status-kolonnen for arbeidsflyten i listen eller biblioteket.
   

2. Klikk Vis arbeidsflytrapporter under Arbeidsflytloggpå Arbeidsflytstatus-siden.
   

3. Finn arbeidsflyten du vil vise en rapport for, og klikk deretter navnet på rapporten du vil vise.
   

4. På Tilpass-siden kan du enten beholde eller endre plasseringen der rapportfilen skal opprettes, og deretter klikke OK.
   
   Rapporten opprettes og lagres på den angitte plasseringen.

5. Når rapporten er fullført, kan du klikke koblingen som vises i illustrasjonen nedenfor for å vise den. Ellers klikker du OK for å fullføre og lukke dialogboksen. (Når du er klar til å vise rapporten senere, finner du den på plasseringen du angav i forrige trinn.)
   

Hva blir det neste?

Hvis arbeidsflyten fungerer akkurat slik du vil, er du klar til å begynne å bruke den.

Hvis det er noe du vil endre om hvordan det fungerer, kan du se DELEN ENDRE i denne artikkelen.

Opprette ytelsesrapporter for arbeidsflyt

Hvis du vil lære hvordan en av arbeidsflytversjonene dine fungerer generelt, over tid og over flere forekomster, kan du opprette én eller begge av to forhåndsdefinerte rapporter:

• Aktivitetsvarighetsrapport    Bruk denne rapporten til å se gjennomsnitt av hvor lang tid det tar før hver aktivitet i en arbeidsflyt fullføres, i tillegg til hvor lang tid det tar hver fullstendige kjøring eller forekomst av arbeidsflyten å fullføre.

• Annullerings- og feilrapport    Bruk denne rapporten til å se om en arbeidsflyt ofte avbrytes eller støter på feil før fullføring.

Opprette de tilgjengelige rapportene for en arbeidsflyt

1. Klikk en kobling til statusinformasjon i Status-kolonnen for arbeidsflyten i listen eller biblioteket.
   

2. Klikk Vis arbeidsflytrapporter under Arbeidsflytloggpå Arbeidsflytstatus-siden.
   

3. Finn arbeidsflyten du vil vise en rapport for, og klikk deretter navnet på rapporten du vil vise.
   

4. På Tilpass-siden kan du enten beholde eller endre plasseringen der rapportfilen skal opprettes, og deretter klikke OK.
   
   Rapporten opprettes og lagres på den angitte plasseringen.

5. Når rapporten er fullført, kan du klikke koblingen som vises i illustrasjonen nedenfor for å vise den. Ellers klikker du OK for å fullføre og lukke dialogboksen. (Når du er klar til å vise rapporten senere, finner du den på plasseringen du angav i forrige trinn.)
   

Hva blir det neste?

Hvis arbeidsflyten fungerer akkurat slik du vil, er du klar til å begynne å bruke den.

Hvis det er noe du vil endre om hvordan det fungerer, kan du se DELEN ENDRE i denne artikkelen.

Hvis du vil gjøre permanente endringer i innstillingene for en eksisterende arbeidsflyt, åpner og redigerer du tilknytningsskjemaet som opprinnelig ble brukt til å legge det til.

Hvis arbeidsflyten kjører i bare én liste eller ett bibliotek

1. Åpne listen eller biblioteket der arbeidsflyten kjører.

2. Klikk liste- eller bibliotekfanen på båndet.

   Obs!: Navnet på fanen kan variere med typen liste eller bibliotek. I en kalenderliste heter for eksempel denne fanen Kalender.

3. Klikk Arbeidsflytinnstillinger i Innstillinger-gruppen.

4. Klikk navnet på arbeidsflyten du vil endre innstillinger for, under Arbeidsflytnavn (klikk for å endre innstillinger)på siden Arbeidsflytinnstillinger.

   Obs!: Hvis arbeidsflyten du vil bruke, ikke vises i listen, kan den være knyttet til bare én innholdstype. Hvilke arbeidsflyter som vises i denne listen, kontrolleres av kontrollen Vis arbeidsflyttilknytninger av denne typen, som er plassert rett over listen. (Se illustrasjonen.) Klikk gjennom alternativene for innholdstype i rullegardinmenyen for å finne ut hvilken som viser arbeidsflyten du vil bruke. Når arbeidsflyten du vil bruke, vises i listen, klikker du navnet på arbeidsflyten.

5. I det samme skjemaet for tosiders tilknytning som opprinnelig ble brukt til å legge til arbeidsflyten, foreta og lagre endringene du vil bruke.

   Hvis du vil ha mer informasjon om feltene og kontrollene i tilknytningsskjemaet, kan du se PLAN-segmentet og det aktuelle ADD-segmentet (Liste/bibliotek eller Nettstedssamling )i denne artikkelen.

Hvis arbeidsflyten kjører i alle lister og biblioteker i områdesamlingen

1. Åpne hjemmesiden for nettstedssamlingen( ikke hjemmesiden for et nettsted eller sekundært nettsted i samlingen).

2. Klikk Innstillinger-ikonet , og klikk deretter Innstillinger for nettsted.

Klikk Innholdstyper for nettsted under Gallerierpå siden Innstillinger for nettsted.

1. Klikk navnet på nettstedsinnholdstypen som arbeidsflyten kjører på, på siden Innholdstyper for nettsted.
   

2. Klikk Arbeidsflytinnstillinger under Innstillinger på siden for den valgte innholdstypen.
   

3. Klikk navnet på arbeidsflyten du vil endre innstillinger for, under Arbeidsflytnavn (klikk for å endre innstillinger)på siden Arbeidsflytinnstillinger.

4. I det samme skjemaet for tosiders tilknytning som opprinnelig ble brukt til å legge til arbeidsflyten, foreta og lagre endringene du vil bruke.

   Hvis du vil ha mer informasjon om feltene og kontrollene i tilknytningsskjemaet, kan du se PLAN-segmentet og det aktuelle ADD-segmentet (Liste/bibliotek eller Nettstedssamling )i denne artikkelen.

Hvis arbeidsflyten kjører i bare én liste eller ett bibliotek

1. Åpne listen eller biblioteket der arbeidsflyten kjører.

2. Klikk liste- eller bibliotekfanen på båndet.

   Navnet på fanen kan variere med typen liste eller bibliotek. I en kalenderliste heter for eksempel denne fanen Kalender.

3. Klikk Arbeidsflytinnstillinger iInnstillinger-gruppen

4. Klikk koblingen Fjern en arbeidsflyt på siden Arbeidsflytinnstillinger.

5. Bruk skjemaet på Siden Fjern arbeidsflyter til å deaktivere, aktivere på nytt eller fjerne arbeidsflyter.
   

Det finnes fem kolonner i skjemaet:

• Arbeidsflyt    Navnet på arbeidsflyten.

• Forekomster    Antall forekomster av arbeidsflyten som kjører på elementer.

• Tillat    Alternativ som gjør at arbeidsflyten kan fortsette å fungere normalt.

• Ingen nye forekomster    Alternativ som gjør at alle forekomster av arbeidsflyten som kjører, kan fullføres, men deaktiverer arbeidsflyten ved å gjøre den utilgjengelig for å kjøre nye forekomster. (Denne handlingen er reversible. Hvis du vil aktivere arbeidsflyten på nytt senere, går du tilbake til denne siden og velger Tillat.)

• Fjern    Alternativ som fjerner arbeidsflyten helt fra listen eller biblioteket. Alle forekomster som kjører, avsluttes umiddelbart, og kolonnen for denne arbeidsflyten vises ikke lenger på siden for listen eller biblioteket. (Denne handlingen kan ikkereverseres.)