Informasjon om arbeidsflyt for innsamling av signaturer

Informasjon om arbeidsflyt for innsamling av signaturer

Obs!:  Vi ønsker å gi deg det nyeste hjelpeinnholdet så raskt som mulig, på ditt eget språk. Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig for deg nederst på denne siden? Her er den engelske artikkelen for enkel referanse.

The workflows included with SharePoint products are features that you can use to automate your business processes, making them both more consistent and more efficient. You can use a SharePoint Collect Signatures workflow to route documents created in Excel, Word, or InfoPath to one or more people for their signatures.

For more info, see Overview of workflows included with SharePoint.

Viktig!:  By default, the Collect Signatures workflow is not activated and is not listed in the Select a workflow template list box of the association form. To make it available for use, a site administrator must activate them at the site collection level. If you have Site collection level permissions, see Enable SharePoint workflow templates.

If all you need to do is complete a Collect Signatures workflow task    Just go to the COMPLETE segment and expand it. You might not need any of the other segments for now.

Sammenligning av manuell prosess med automatisert arbeidsflyt

SharePoint-arbeidsflyter innebærer følgende:

  • Efficient and consistent    A Collect Signatures workflow automatically routes the document, assigns signature tasks, and tracks their progress. The activity in the workflow can be monitored and adjusted from a central status page, and the history of events in the workflow run is maintained for 60 days after completion.

  • Mindre arbeid for deg    En arbeidsflyt for innsamling av signaturer sparer deg og kollegene dine for både tid og problemer, og effektiviserer og standardiserer signaturprosessen.

Her er en skjematisk fremstilling av en veldig enkel versjon av en arbeidsflyt for innsamling av signaturer.

Flytskjema for arbeidsflyt

Tips for bruk av denne artikkelen

The information in this article is presented in expandable segments.

If all you need to do is complete a Collect Signatures workflow task    Just go to the COMPLETE segment and expand it. You might not need any of the other segments for now.

If you want to add, start, monitor, and maintain workflows    If you aren’t already familiar with these tasks, you might find it useful to work your way through this article, segment by segment, the first time that you design and add a workflow. Once you’re familiar with the information and the article layout, you’ll be able to go straight to the segment you need on any return visits.

En merknad om grafikken    Skjermbildene og konseptuelle diagrammer i denne serien med arbeidsflytartikler er vanligvis basert på arbeidsflyttypen for godkjenning. Der det er nødvendig for klarhetens skyld, er bilder og diagrammer i artikkelen tilpasset arbeidsflyten for innsamling av signaturer.

Eventuell utskrift av artikkelen    Dette er en lang artikkel. Hvis du vil skrive ut utvalgte deler, utvider du bare de aktuelle delene før du skriver ut. (Hvis du vil ha med hele grafikken på utskriften, må du skrive ut i liggende og ikke stående papirretning.)

Merknad om søking    Før du søker etter tekst eller uttrykk i artikkelen, må du utvide alle deler du vil søke i.

Lær mer om arbeidsflyter for innsamling av signaturer

A Collect Signatures workflow is a SharePoint products feature that routes a document or form created in Word, Excel, or InfoPath to one or more people for their signature. The workflow automates, streamlines, and standardizes the whole process.

Illustrasjon av arbeidsflyt

Den grunnleggende arbeidsflyten for innsamling av signaturer som følger med SharePoint-produkter, fungerer som en mal. Ved hjelp av denne malen kan du legge til én eller flere arbeidsflyter for innsamling av signaturer på nettstedene dine. Hver arbeidsflyt du legger til, er en unik versjon av den grunnleggende arbeidsflyten, hver med sin egen spesialiserte måte å fungere på, basert på innstillingene du angir når du legger den til.

  • Når du først legger til en arbeidsflyt for innsamling av signaturer på listen, biblioteket eller nettstedssamlingen, kan du angi hvor mange deltakere som skal være med, og angi om oppgavene deres skal tilordnes en etter en (i serie) eller alle samtidig (parallelt). Du kan også bestemme om du vil dele deltakernes oppgaver i to eller flere separate trinn. Hver gang du starter arbeidsflyten manuelt på et dokument, kan du endre disse innstillingene.

  • Arbeidsflyten tilordner en oppgave til hver angitte deltaker. Hver deltaker velger blant flere mulige svar: å signere (eller ikke signere) dokumentet, å overføre signaturoppgaven til en annen, eller å slette oppgaven.

  • Mens arbeidsflyten kjører, kan du overvåke fremdriften og foreta justeringer (ved behov) på en sentral statusside for arbeidsflyten.

  • I 60 dager etter at arbeidsflyten er fullført, er listen over alle arbeidsflythendelser i løpet av kjøringen tilgjengelig på statussiden.

The Collect Signatures workflow isn’t designed to collect approvals and rejections for a document, or to control webpage publishing for a website. If you want to add a workflow in which participants approve or reject the document that they review, see the article, All about Approval workflows.

Also, Collect Signatures workflows aren’t designed to collect feedback. If you want to use a workflow to collect feedback about a document, see the article, All about Collect Feedback workflows.

Hvis du vil vite hvordan du kan bruke Microsoft SharePoint Designer 2013 til å tilpasse alle arbeidsflytene som følger med SharePoint, kan du se hjelpesystemet for Microsoft Developer Network (MSDN).

To add a workflow   By default, you must have the Manage Lists permission to add a workflow. (The Owners group has the Manage Lists permission by default; the Members group and the Visitors group do not.)

To start a workflow   Also by default, you must have the Edit Items permission to start a workflow that’s already been added. (The Members group and the Owners group both have the Edit Items permission by default; the Visitors group does not.)

Alternativt kan eiere velge å konfigurere bestemte arbeidsflyter slik at de kan startes bare av medlemmer av eiergruppen. (Dette gjør du ved å merke av for Krev tillatelser for å behandle liste for å starte denne arbeidsflyten på første side i tilknytnings.)

Flere og flere forretningstransaksjoner blir gjennomført elektronisk. Følgelig brukes digitale signaturer i økende grad som juridisk gyldige underskrifter i slike transaksjoner. En digital signatur brukes til å bekrefte identiteten til personen som har signert dokumentet, og bekrefter at innholdet ikke er endret etter at den digitale signaturen ble satt på dokumentet. Digitale signaturer basert på krypteringsteknologi er sikre, og reduserer risikoen forbundet med elektroniske forretningstransaksjoner. Med forbedret digital signering tar Office sikte på å oppfylle sikkerhetskravene til bedrifter og offentlige virksomheter over hele verden.

For å kunne opprette en digital signatur må du ha et digitalt sertifikat som beviser din identitet overfor andre parter, og som bør innhentes fra en anerkjent sertifiseringsinstans. Hvis du ikke har et digitalt sertifikat, har Microsoft også samarbeidspartnere som kan gi deg digitale sertifikater og andre avanserte signaturer.

Dette er de grunnleggende trinnene:

  • BEFORE the workflow runs (plan, add, start)   
    Before you add a workflow, you plan where you want to add it (for a single list or library, or for the entire site collection) and the details of how it will work. After you’ve added and configured the workflow, anyone with the necessary permissions can start the workflow on a specific document. The workflow can also be set up to run automatically. Automatic runs can be activated based on either or both of two triggering events: when any document is added to or created in a list or library, or when any document in a list or library is changed.

  • WHILE the workflow runs (complete, monitor, adjust)   
    While the workflow runs, individual participants complete their assigned tasks. Meanwhile, the progress of the workflow can be monitored from a central Workflow Status page for that particular instance of the workflow. Adjustments to the workflow while it runs can be made from that same page; and, if necessary, the workflow can be canceled or terminated from there.

  • AFTER the workflow runs (review, report, change)   
    When the workflow is complete, the whole history of that run (or instance) can be reviewed for up to 60 days on the Workflow Status page. If there’s ever anything that you want to change about the way the workflow functions, you can open and edit the association form that you completed when you first added the workflow.

Følgende flytskjema viser trinnene for en person som legger til en ny arbeidsflyt.

Arbeidsflytprosess

Planlegge en arbeidsflyt for innsamling av signaturer

I denne delen skal vi se på beslutningene du må ta, og informasjonen du trenger for å hente inn før du legger til en versjon av arbeidsflyten for innsamling av signaturer.

If you’re already familiar with how to add this type of workflow and only need a reminder about the specific steps, you can go straight to the appropriate ADD segment (List/library or Site collection) of this article.

Arbeidsflytene som følger med SharePoint-produkter, fungerer som hovedmaler som de ulike arbeidsflytene du legger til i lister, i biblioteker og i nettstedssamlingen, er basert på.

Hver gang du legger til en arbeidsflyt for innsamling av signaturer for eksempel, er det en versjon av den generelle malen for arbeidsflyt for innsamling av signaturer du legger til. Du gir hver versjon sitt eget navn og sine egne innstillinger, som du angir i tilknytningsskjemaet når du legger til den aktuelle versjonen. På den måten kan du legge til flere arbeidsflyter, som hver er en versjon basert på hovedmalen for arbeidsflyt for innsamling av signaturer, men hver versjon er navngitt og skreddersydd for måten du vil bruke den på.

På denne figuren er det lagt til tre arbeidsflyter basert på malen for godkjenningsarbeidsflyt: en for alle innholdstyper i ett bibliotek, en for én innholdstype i ett bibliotek, og en for én innholdstype i en hel nettstedssamling.

Tre arbeidsflyter basert på malen for godkjenningsarbeidsflyt

Når du legger til en ny arbeidsflytversjon basert på en av de inkluderte arbeidsflytmalene, fyller du ut et tilknytningsskjema for å angi hvordan du vil at den nye versjonen skal fungere.

I følgende avsnitt inneholder en liste med spørsmål som forbereder deg på utfylling av tilknytningsskjemaet. Men først bør du se litt nærmere på skjemaet og feltene i det.

Første side i tilknytningsskjemaet

Første side i tilknytningsskjemaet

Andre side i tilknytningsskjemaet

Andre side i tilknytningsskjemaet

Feltene på andre side vises også på initieringsskjemaet, som vises hver gang arbeidsflyten startes manuelt, og som da kan redigeres bare for den aktuelle kjøringen.

Nine questions to answer

Når du har svarene på alle spørsmålene i dette avsnittet, er du klar til å legge til arbeidsflyten.

This article concerns the workflow template that appears in the menu as Collect Signatures – SharePoint 2010. If you’re not sure that this workflow type is the best choice for you, refer back to the LEARN segment of this article. For further information about the other workflow templates that are available, see the article, About the workflows included with SharePoint.

It’s important to know that signature lines of the type we’re discussing here can be inserted only in documents created in Word, Excel, or InfoPath.

Hva er en innholdstype?

Each document or other item stored in a SharePoint list or library belongs to one or another content type. A content type can be as basic and generic as Document or Excel Spreadsheet, or as highly specialized as Legal Contract or Product Design Specification. Some content types are available in SharePoint products by default, but you can both customize these and add others that you create yourself.

Du kan gjøre den nye versjonen av arbeidsflyten for innsamling av signaturer tilgjengelig i én liste eller ett bibliotek, eller du kan gjøre den tilgjengelig i hele nettstedssamlingen.

  • Hvis du legger til arbeidsflyten for én liste eller ett bibliotek, kan du angi at den skal kjøre enten på alle innholdstyper, eller bare på én innholdstype.

  • Hvis du legger til arbeidsflyten for hele nettstedssamlingen, du angi at den skal kjøres på bare én innholdstype.

  • In all cases, each document on which a Collect Signatures workflow is run must be a file that was created in Word, Excel, or InfoPath.

Kart over nettstedssamling med tre måter å legge til på forklart

Arbeidsflytversjonen bør gis et navn med følgende karakteristikk:

  • Det viser tydelig hva den brukes til.

  • Det skiller seg klart fra andre arbeidsflyter.

Eksempel

Tenk deg at du er medlem av en gruppe redaktører. Gruppen ønsker å bruke to forskjellige arbeidsflyter for innsamling av tilbakemeldinger:

  • You’ll run the first workflow on each document submitted by a member of your own group. This workflow collects feedback only from the manager of your group.

  • You’ll run the second workflow on each document submitted by people outside of your own group. This workflow collects feedback fromevery member of your group.

You might name the first workflow Inside Submission Feedback and the second one Outside Submission Feedback.

Tips!: Som vanlig er det lurt å sette opp konsekvente navneregler, og sørge for at alle som har med arbeidsflyten å gjøre, er kjent med reglene.

Arbeidsflyten kan bruke nettstedets standard oppgaveliste og loggliste, bruke andre eksisterende lister, eller be om nye lister bare for denne arbeidsflyten.

  • Hvis nettstedet har mange arbeidsflyter, eller hvis noen av arbeidsflytene omfatter mange oppgaver, kan det lønne seg å be om nye lister for hver arbeidsflyt. (Å administrere veldig lange lister kan gå ut over effektiviteten. Det er raskere og enklere for systemet å opprettholde flere kortere lister enn én veldig lang.)

  • If the tasks and history for this workflow will contain sensitive or confidential data that you’ll want to keep separated from the general lists, then you should definitely indicate that you want new, separate lists for this workflow. After you add the workflow, be sure that appropriate permissions are set for the new lists.

Signaturlinjer kan settes inn i dokumentet på to stadier:

  • Før arbeidsflyten er startet på dokumentet.

  • Etter at arbeidsflyten er startet, men før den første deltakeren legger til sin signatur på signaturlinje.

Å legge til en digital signatur i et dokument er en totrinnsprosess:

  1. First, someone inserts asignature line in the body of the document.
    Signaturlinje satt inn, men ennå ikke signert

  2. Then someone adds their signature to the inserted line.
    Satt signaturlinje med signatur

Keep this in mind    From the moment that the first participant adds their signature to the document, the document is locked against editing. Any further change to the document after that point — except other signers adding their signatures — invalidates or deletes all signatures that have been added. And because the insertion of a signature line counts as a change in the document, all signature lines must already be present in the document before the first participant adds their actual signature to one of those lines.

Dermed er det tre enkle måter å svare på dette spørsmålet på:

  • Begge typer start    Dokumentet er basert på en mal eller et skjema som allerede har signaturlinjer på plass, slik at ingen trenger å legge dem til for hver enkelt kjøring av arbeidsflyten.

  • Manuell start    Den som starter arbeidsflyten, setter inn alle nødvendige signaturlinjer før arbeidsflyten startes.

  • Automatisk start    Den første deltakeren som åpner dokumentet, setter inn alle nødvendige signaturlinjer før vedkommende legger til sin egen signatur.

Her er en grafisk fremstilling av hovedpoenget.

Dokument uten første underskrift og kan dermed fortsatt redigeres

Dokument med første signatur lagt til, og kan ikke lenger redigeres

Du kan angi at en arbeidsflyt skal startes bare manuelt, bare automatisk, eller på begge måter:

  • Når du manuelt starter en arbeidsflyt for innsamling av signaturer på et bestemt dokument, vises et annet skjema, initieringsskjemaet. Initieringsskjemaet inneholder innstillingene bare fra side to i tilknytningsskjemaet. Hvis den som starter arbeidsflyten, vil endre noen av disse innstillingene (bare for gjeldende kjøring), kan det gjøres før vedkommende klikker Start.

  • Ved automatisk start vises ikke noe initieringsskjema, så standardinnstillingene angitt i tilknytningsskjemaet brukes uten endring.

Figuren nedenfor viser forskjellen på manuell og automatisk start.

Sammenligning av skjemaer for manuell og automatisk start

Any changes that you make in the initiation form are applied only during the current instance of the workflow. To change the permanent, default settings of the workflow, you edit the original association form, as explained in the CHANGE segment of this article.

Manuell start

Hvis du tillater manuell start, kan hvem som helst med de nødvendige tillatelsene starte arbeidsflyten på kvalifiserte dokumentet til enhver tid.

Fordelene med en manuell start er at du og dine kolleger kan kjøre arbeidsflyten bare når og hvis du velger å gjøre det, og at hver gang du kjører den, kan du endre innstillingene ved hjelp av initieringsskjemaet.

Med en manuell start må noen selvfølgelig huske å kjøre arbeidsflyten når den skal.

Automatisk start

Du kan angi at arbeidsflyten skal startes automatisk ved én av eller begge følgende hendelser:

  • Et nytt dokument opprettes i eller lastes opp til listen eller biblioteket.

  • Et dokument som allerede er lagret i listen eller biblioteket, endres.

Fordelen med automatisk start er at ingen må huske å starte arbeidsflyten. Den kjøres hver gang en utløsende hendelse inntreffer.

Spesielle betraktninger for automatisk start av arbeidsflyter for innsamling av signaturer

Unlike in some of the other included workflows, it isn’t possible to add more tasks after a Collect Signatures workflow has started. When the workflow starts automatically, it assigns only those signature tasks already specified in its default settings. Each of those tasks can indeed be reassigned during the workflow run, but no additional tasks can be created and assigned. In other words, a Collect Signatures workflow should only run automatically when the identity, or at least the number, of participants is known beforehand.

Det som er mulig etter en automatisk start, er å slette eller avbryte oppgaver som allerede er tilordnet. Vær da oppmerksom på at når du avbryter en oppgave, fjernes ikke den tilknyttede signaturlinjen fra dokumentet.

Nedenfor følger tre situasjoner der automatisk start brukes. Legg merke til følgende i hver situasjon:

  • Arbeidsflyten kjøres på et bibliotek der brukere laster opp dokumenter som skal signeres.

  • Gruppen med personer som er tilordnet signaturoppgavene, er stabil over tid, og behøver ikke redigeres hver gang arbeidsflyten starter.

Hvis elementet som lastes opp i disse situasjonene, er et dokument eller et skjema som allerede inneholder de aktuelle signaturlinjene, trenger arbeidsflytdeltakerne ikke sette inn signaturlinjer mens arbeidsflyten kjøres.

Scenario 1: Én oppgave, én signatar

Nye refusjonskrav må signeres av Anna, så Anna oppretter et bibliotek kalt Nye refusjonskrav. Alle i organisasjonen kan opprette eller laste opp et krav.

Anna creates a workflow and gives it the same name: New Expense Claims. The workflow runs automatically on each new document, assigning only one signature task — to Anna, of course.

Flytskjema for arbeidsflyt

Scenario 2: Flere oppgaver, flere signatarer

Her må kontraktene signeres av Anna og Stig og Frank   – av alle tre.

Sean creates a library named Contracts for Signatures. She creates a Collect Signatures workflow named Signatures (annaANDseanANDfrank). The workflow runs automatically on each new document, assigning one signature task to each of the three people.

Den første signataren som åpner dokumentet, setter inn signaturlinjer for alle tre signatarer før han legger til sin egen signatur.

Flytskjema for arbeidsflyt

Scenario 3: Flere oppgaver, én signatar

I denne versjonen må kontraktene signeres av Anna eller Stig eller Frank   – altså av én av de tre.

Sean creates a library named Contracts for Signature and a workflow named Signature (annaORseanORfrank). She also creates a mailing list or distribution group, also named annaORseanORfrank, which includes all three of them.

Again the workflow runs automatically on each new document in the library, but this time it assigns only one signature task, to the annaORseanORfrank group.

Denne oppgavetypen kalles en gruppeoppgave, og fungerer som følger: Arbeidsflyten sender en e-postmelding om oppgaven til hvert medlem av gruppen, men oppretter bare én oppgave, som hvilket som helst medlem av gruppen kan fullføre på vegne av hele gruppen.

Flytskjema for arbeidsflyt

For instructions on claiming and completing a group task, see the COMPLETE segment of this article.

Når du legger til en arbeidsflyt i en innholdstype for hele nettstedssamlingen, får du valget å legge til arbeidsflyten i alle andre innholdstyper som arver fra innholdstypen du legger til arbeidsflyten i. (Hvis du legger til en arbeidsflyt for bare én liste eller ett bibliotek, vises ikke dette valget.)

Obs!: 

  • Det kan ta lang tid før all den ekstra tilleggingen er ferdig.

  • Hvis arven er brutt for noen nettsteder eller undernettsteder der du vil at denne arbeidsflyten skal legges til i innholdstyper som arver, må du sørge for at du er medlem av eiergruppen i hvert av nettstedene eller undernettstedene før du kjører operasjonen.

Du må oppgi navn eller e-postadresse for hver person en signaturoppgave skal tilordnes.

Group tasks or individual?    If you assign a task to a group or distribution list, a group task will be assigned: Each member of the group will receive a task notification, but only one member will need to claim and complete the task. For instructions on claiming and completing a group task, see the COMPLETE segment of this article.

One stage or multiple stages?   You can choose to have only one stage of signature tasks, or to have multiple stages. If you have more than one stage, the stages will be performed one after another.

Parallel reviews or serial reviews?   For the participants in any one stage, you can choose either to have their signature tasks assigned all at the same time (in parallel) or to have their tasks assigned one after another (in serial) in the order that you indicate. The serial option can be useful if, for example, one of the signers is the real decision-maker concerning the document and it doesn’t make sense for any of the other signers to complete their signature tasks if the decision-maker decides not to sign.

Et eksempel

Følgende enkle situasjon illustrerer noen av fordelene med både flere trinn og serielle oppgavetilordninger:

Tenk deg at Frank legger til en ny arbeidsflyt for innsamling av signaturer for et kontraktbibliotek. Siden Frank er den virkelige beslutningstakeren, ønsker han å være den første som signerer hver kontrakt. Hvis han bestemmer seg for ikke å signere, vil verken Anna eller Stig bli tilordnet en signaturoppgave. Frank kan angi dette på to måter:

  • By using a serial review   Frank sets up a single serial stage in which he is the first participant and Anna and Sean are the second and the third.
    Here’s how Frank sets up his single-stage serial review.
    Oppføringer i skjemaet

  • By using two stages   If Frank wants Anna and Sean to be assigned their tasks at the same time, so that Sean doesn’t have to wait for Anna to add her signature before she can add her own, he can set up two stages in the workflow. The first stage includes only his own signature task, and the second is a parallel stage containing Anna and Sean’s tasks. If the first stage isn’t completed, the second stage won’t start.
    Here’s how Frank sets up his two-stage parallel review.
    Innstillinger i skjemaet

Her er diagrammer over begge løsningene. Hvis Frank ikke fullfører sin signaturoppgave, blir oppgavene aldri tilordnet Anna eller Stig. Det gjelder i begge versjonene.

Flytskjemaer for begge versjoner

I kopimottakerfeltet på side to i tilknytningsskjemaet kan du skrive inn navn eller adresser for alle som skal varsles hver gang arbeidsflyten starter eller slutter.

  • Hvis du legger inn et navn her, blir en arbeidsflytoppgave ikke tilordnet vedkommende.

  • Når arbeidsflyten startes manuelt, mottar personen som starter den, start- og stoppmeldinger uten å måtte være angitt i dette feltet.

  • Når arbeidsflyten startes automatisk, mottar personen som først la den til, start- og stoppmeldinger uten å måtte være angitt i dette feltet.

Add a Collect Signatures workflow (for only one list or library)

If you’re not yet familiar with adding workflows, you might find it useful to review the preceding LEARN and PLAN segments in this article before you proceed with the steps in this segment.

To ting må være i orden før du kan legge til en arbeidsflyt:

E-post    For at arbeidsflyten skal kunne sende e-postmeldinger, må e-post være aktivert for SharePoint-nettstedet. Hvis du ikke er sikker på om dette allerede er gjort, kan du spørre SharePoint-administratoren.

Permissions    The SharePoint products default settings require that you have the Manage Lists permission to add workflows for lists, libraries, or site collections. (The Owners group has the Manage Lists permission by default; the Members group and the Visitors group do not. For more information about permissions, see the LEARN segment of this article.)

Gjør følgende:

  1. Åpne listen eller biblioteket du vil legge til arbeidsflyten i.

  2. Klikk kategorien Liste eller Bibliotek på båndet.

    Navnet på kategorien kan variere i henhold til typen liste eller bibliotek. I en kalenderliste er det for eksempel kategorien Kalender.

  3. Klikk Arbeidsflytinnstillinger i gruppen Innstillinger.

  4. On the Workflow Settings page, specify either a single content type for the workflow to run on or All (for all content types), and then click Add a workflow.

    Obs!:  Collect Signatures workflows can be run only on documents created in created in Word, Excel, or InfoPath.

    Kommandoen Legg til en arbeidsflyt med innholdstypen Dokument valgt

    1. Fyll ut første side i tilknytningsskjemaet.
      (Instruksjoner kommer etter figuren.)

Første side i tilknytningsskjemaet for én liste eller ett bibliotek

Bildeforklaring 1

Innholdstype

Behold standardvalget Alle, eller velg en bestemt innholdstype.

Bildeforklaring 2

Arbeidsflyt

Velg malen Samle inn signaturer – SharePoint 2010.

Obs!: Hvis Samle inn signaturer – SharePoint 2010-malen ikke står på listen, kan du kontakte systemansvarlig SharePoint for å høre om den kan aktiveres for din nettstedssamling eller ditt arbeidsområde. Hvis du har tillatelser for områdesamling, kan du se aktivere SharePoint-arbeidsflyt-maler.

Bildeforklaring 3

Navn

Skriv inn et navn for denne arbeidsflyten. Navnet identifiserer denne arbeidsflyten for brukere av listen eller biblioteket.

Forslag til hvordan du kan navngi arbeidsflyten, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

Bildeforklaring 4

Task List

Velg en oppgaveliste du vil bruke i denne arbeidsflyten. Du kan velge en eksisterende oppgaveliste, eller klikke Oppgaver (ny) for å opprette en ny liste.

For information about reasons for creating a new task list (as opposed to choosing an existing one), see the PLAN segment of this article.

Bildeforklaring 5

Loggliste

Velg en loggliste du vil bruke i denne arbeidsflyten. Du kan velge en eksisterende loggliste, eller klikke Ny loggliste for å opprette en ny liste.

Hvis du vil ha informasjon om årsakene til å opprette en ny loggliste (i motsetning til velge en eksisterende), kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

Bildeforklaring 6

Start Options

Angi måten eller måtene arbeidsflyten skal startes på.

For information about the various options, see the PLAN segment of this article.

  1. Når alle innstillingene i dette skjemaet er slik du ønsker, klikker du Neste.

  2. Fyll ut side to i tilknytningsskjemaet.
    (Instruksjoner kommer etter figuren.)

    Alle alternativene på side to i tilknytningsskjemaet vises hver gang du starter arbeidsflyten manuelt, slik at du kan endre alternativene for denne kjøringen.

Side to i tilknytningsskjemaet, med alternativer markert

Bildeforklaring 1

Assign to

Oppgi navn eller adresser for personene du vil at arbeidsflyten skal tilordne oppgaver til.

  • If the tasks will be assigned one at a time (in serial)   
    Enter the names or addresses in the order in which you want the tasks to be assigned.

  • Hvis alle oppgavene skal tilordnes samtidig (parallelt):   
    Rekkefølgen på navnene eller adressene spiller ingen rolle.

  • If you include a group or distribution list   
    A group task will be assigned: Each member of the group will receive a task notification, but only one member will need to claim and complete the task. For instructions on claiming and completing a group task, see the COMPLETE segment of this article.

Bildeforklaring 2

Rekkefølge

Angi om oppgavene skal tilordnes én om gangen (serielt) eller alle samtidig (parallelt).

For more information about using serial and parallel stages, see the PLAN segment of this article.

Bildeforklaring 3

Add a new stage

Legg til trinn du vil ha etter det første du nettopp har konfigurert.

  • Hvis du vil slette et helt trinn, klikker du i feltet Tilordne til for trinnet, og trykker deretter CTRL+DEL.

For more information about using multiple stages, see the PLAN segment of this article.

Bildeforklaring 4

KOPI

Angi navnene eller e-postadressene til alle som skal varsles hver gang arbeidsflyten starter eller stopper.

  • Entering a name here doesn’t result in the assignment of a workflow task.

  • Når arbeidsflyten startes manuelt, mottar personen som starter den, start- og stoppmeldinger uten å måtte være angitt i dette feltet.

  • Når arbeidsflyten startes automatisk, mottar personen som først la den til, start- og stoppmeldinger uten å måtte være angitt i dette feltet.

  1. Når alle innstillingene på siden er slik du ønsker, klikker du Lagre for å opprette arbeidsflyten.

SharePoint-produkter oppretter den nye arbeidsflytversjonen.

Neste trinn

Hvis du er klar til å starte og teste den nye arbeidsflyten, går du til delen STARTE i denne artikkelen.

Du finner instruksjoner for å sette inn signaturlinjer i et dokument i delen sette inn i denne artikkelen.

Legge til en arbeidsflyt for innsamling av signaturer (for en hel nettstedssamling)

If you’re not yet familiar with adding workflows, you might find it useful to review the LEARN and PLAN segments in this article before you proceed with the steps in this segment.

To ting må være i orden før du kan legge til en arbeidsflyt:

Email   In order for the workflow to send email notifications, email must be enabled for your site. If you’re not sure that this has already been done, check with your SharePoint administrator.

Permissions    The SharePoint products default settings require that you have the Manage Lists permission to add workflows for lists, libraries, or site collections. (The Owners group has the Manage Lists permission by default; the Members group and the Visitors group do not. For more information about permissions, see the LEARN segment of this article.)

Gjør følgende:

  1. Gå til startsiden for nettstedssamlingen (ikke startsiden for et nettsted eller undernettsted i samlingen).

  2. Klikk Innstillinger for Ikon for innstillinger , og klikk deretter Innstillinger for område.

    I SharePoint Online, klikk Innstillinger for Knappen SharePoint 2016-innstillinger på tittellinjen. , og klikk deretter områdeinnhold. Innholdet på området, klikk Innstillinger for område.

  3. On the Site Settings page, under Web Design Galleries, click Site Content Types.
    Innholdstypen for nettstedet, under Gallerier

  4. Klikk navnet på innholdstypen du vil legge til en arbeidsflyt for, under Innholdstyper for område.

    Obs!: Samle inn signaturer arbeidsflyter kan bare kjøres på dokumenter som er opprettet i opprettet i Word, Excel eller InfoPath.

    Innholdstyper for dokument med typen uthevet

    1. On the page for the selected content type, under Settings, click Workflow Settings.
      Koblingen Arbeidsflytinnstillinger under Innstillinger

    2. Klikk koblingen Legg til en arbeidsflyt på siden Arbeidsflytinnstillinger.
      Koblingen Legg til en arbeidsflyt

    3. Fyll ut første side i tilknytningsskjemaet.
      (Instruksjoner kommer etter figuren.)

Første side i tilknytningsskjemaet, med alternativer markert

Bildeforklaring 1

Arbeidsflyt

Velg malen Samle inn signaturer – SharePoint 2010.

Obs!: Hvis Samle inn signaturer – SharePoint 2010-malen ikke står på listen, kan du kontakte systemansvarlig SharePoint for å høre om den kan aktiveres for din nettstedssamling eller ditt arbeidsområde. Hvis du har tillatelser for områdesamling, kan du se aktivere SharePoint-arbeidsflyt-maler.

Bildeforklaring 2

Navn

Skriv inn et navn for denne arbeidsflyten. Navnet identifiserer denne arbeidsflyten for brukere av denne nettstedssamlingen.

Forslag til hvordan du kan navngi arbeidsflyten, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

Bildeforklaring 3

Oppgaveliste

Velg en oppgaveliste du vil bruke i denne arbeidsflyten. Du kan velge en eksisterende oppgaveliste, eller klikke Oppgaver (ny) for å opprette en ny liste.

Hvis du vil ha informasjon om årsakene til å opprette en ny oppgaveliste (i motsetning til velge en eksisterende), kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

Bildeforklaring 4

Loggliste

Velg en loggliste du vil bruke i denne arbeidsflyten. Du kan velge en eksisterende loggliste, eller klikke Ny loggliste for å opprette en ny liste.

Hvis du vil ha informasjon om årsakene til å opprette en ny loggliste (i motsetning til velge en eksisterende), kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

Bildeforklaring 5

Startalternativer

Angi måten eller måtene arbeidsflyten skal startes på.

Hvis du vil ha informasjon om de ulike alternativene, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

Bildeforklaring 6

Oppdatere innholdstyper for liste og område?

Angi om denne arbeidsflyten skal legges til (tilknyttes) alle andre nettsteds- og listeinnholdstyper som arver fra denne innholdstypen.

  • Det kan ta lang tid før all den ekstra tilleggingen er ferdig.

  • Hvis arven er brutt for noen nettsteder eller undernettsteder der du vil at denne arbeidsflyten skal legges til i innholdstyper som arver, må du sørge for at du er medlem av eiergruppen på hvert av nettstedene eller undernettstedene før du kjører operasjonen.

  1. Når alle innstillingene på siden er slik du ønsker, klikker du Neste.

  2. Fyll ut side to i tilknytningsskjemaet.
    (Instruksjoner kommer etter figuren.)

    Alle alternativene på side to i tilknytningsskjemaet vises hver gang du starter arbeidsflyten manuelt, slik at du kan endre alternativene for denne kjøringen.

Side to i tilknytningsskjemaet, med alternativer markert

Bildeforklaring 1

Tilordne til

Oppgi navn eller adresser for personene du vil at arbeidsflyten skal tilordne oppgaver til.

  • Hvis oppgavene skal tilordnes én om gangen (serielt)   
    angi navnene eller adressene i rekkefølgen du vil at oppgavene skal tilordnes.

  • Hvis alle oppgavene skal tilordnes samtidig (parallelt):   
    Rekkefølgen på navnene eller adressene spiller ingen rolle.

  • Hvis du tar med en gruppe eller distribusjonsliste   
    en Gruppeoppgave skal tilordnes: hvert medlem av gruppen mottar et oppgavevarsel, men bare ett medlem, må du gjøre krav på og fullføre oppgaven. For instruksjoner gjør krav på og fullfører en Gruppeoppgave, kan du se delen fullført i denne artikkelen.

Bildeforklaring 2

Rekkefølge

Angi om oppgavene på dette trinnet skal tilordnes én om gangen (serielt) eller alle samtidig (parallelt).

Hvis du vil ha mer informasjon om bruk av serielle og parallelle trinn, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

Bildeforklaring 3

Legge til et nytt trinn

Legg til trinn du vil ha etter det første du nettopp har konfigurert.

  • Hvis du vil slette et helt trinn, klikker du i feltet Tilordne til for trinnet, og trykker deretter CTRL+DEL.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker flere trinn, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

Bildeforklaring 4

KOPI

Angi navnene eller e-postadressene til alle som skal varsles hver gang arbeidsflyten starter eller stopper.

  • Angi et navn her 't resultatet i tilordningen av en arbeidsflytoppgave.

  • Når arbeidsflyten startes manuelt, mottar personen som starter den, start- og stoppmeldinger uten å måtte være angitt i dette feltet.

  • Når arbeidsflyten startes automatisk, mottar personen som først la den til, start- og stoppmeldinger uten å måtte være angitt i dette feltet.

  1. Når alle innstillingene på siden er slik du ønsker, klikker du Lagre for å opprette arbeidsflyten.

SharePoint-produkter oppretter den nye arbeidsflytversjonen.

Neste trinn

Hvis du er klar til å starte og teste den nye arbeidsflyten, går du til delen STARTE i denne artikkelen.

Du finner instruksjoner for å sette inn signaturlinjer i et dokument i delen sette inn i denne artikkelen.

Sette inn signaturlinjer

Før en deltaker i arbeidsflyten kan legge til sin signatur, må en signaturlinje satt inn i dokumentet. Innsetting av linjen , og til å legge til på signaturen selve er to separate handlinger.

Det er viktig å huske følgende:

  • Når en signatur har blitt lagt til på en signaturlinje, låses dokumentet for ytterligere endringer unntatt tillegging av ytterligere signaturer på signaturlinjer som allerede er lagt inn.

  • Hvis det gjøres andre endringer etter at den første signaturen er lagt til, fjernes eller ugyldiggjøres alle signaturer som er lagt til.

  • Innsettinger og slettinger av signaturlinjer regnes som endringer i dokumentet.

  • Før den første deltakeren legger til sin signatur, må alle de nødvendige signaturlinjene allerede være på plass.

Her er en grafisk fremstilling av dette.

Dokument uten første underskrift og kan dermed fortsatt redigeres

Dokument med første signatur lagt til, og kan ikke lenger redigeres

Å sette inn en signaturlinje i Word eller Excel:

  1. Klikk i dokumentet eller regnearket for å plassere markøren der du vil sette inn signaturlinjen.

  2. På den Sett inn-fanen, i den tekst-gruppen klikker du Signaturlinje.

  3. I den Signaturoppsett dialogboksen fyller alle, noen eller ingen av disse fire feltene:

    • Foreslått signatar   
      Signatarens fulle navn.
      (Vises i den ferdige signaturen.)

    • Tittel for foreslått signatar   
      (vises i den ferdige signaturen.)

    • Foreslått signatar e-postadressen   
      (ikke vises i den ferdige signaturen.)

    • Instruksjoner til signataren   
      nyttig eller nødvendig informasjon for signataren.
      (Ikke vises i den ferdige signaturen.)
      Dialogboksen Signaturoppsett

  4. I samme dialogboks velger eller fjerner du merket for følgende bokser:

    • Tillat at signataren legger til kommentarer i dialogboksen Signer   
      Tillat at signataren skriver et formål for signering.
      (Signataren skriver vil ikke vises i den ferdige signaturen.)

    • Vis signeringsdato på signaturlinje   
      datoen signaturen legges.
      (Vises i den ferdige signaturen.)

  5. Klikk OK.

Gjenta samme prosedyre for å legge til flere signaturlinjer.

Slette en signaturlinje i Word eller Excel:

  1. Klikk signaturlinjen for å merke den.

  2. Trykk Slett.

Viktig!: Signaturlinjer kan settes inn bare i InfoPath Filler-skjemaer.

Å sette inn en signaturlinje i InfoPath:

  1. Klikk for å plassere markøren der du vil sette inn en signaturlinje i skjemaet.

  2. Klikk Signaturlinje i Kontroller-gruppen i kategorien Hjem på båndet.

  3. Klikk signaturlinjen for å velge den, høyreklikk den, og klikk Egenskaper for signaturlinje.på hurtigmenyen.

  4. I dialogboksen Egenskaper for signaturlinje i kategorien Generelt fyller du ut alle, noen eller ingen av disse fire feltene:

    • Melding som vises signatarer før du signerer   
      nyttig eller nødvendig informasjon for signataren.
      (Ikke vises i den ferdige signaturen.)

    • Signatarens navn   
      (vises i den ferdige signaturen.)

    • Signatarens tittel   
      (vises i den ferdige signaturen.)

    • Signatarens e-postadresse   
      (ikke vises i den ferdige signaturen.)
      Dialogboksen Signaturegenskaper

  5. Gjør eventuelle justeringer i kategoriene Størrelse og Avansert.

  6. Klikk OK.

Slette en signaturlinje i InfoPath:

  • Klikk kontrollen for å merke den, og trykk DEL.

Neste trinn

Hvis du er klar til å teste den nye arbeidsflyten, går du til delen STARTE i denne artikkelen.

Hvis du er å fullføre en arbeidsflytoppgave, gå (eller gå tilbake) til delen fullført i denne artikkelen.

Starte en arbeidsflyt for innsamling av signaturer

En påminnelse om signaturer prosessen: alle endringer som må gjøres i dokumentet, inkludert alle innsettinger og slettinger av signaturlinjer – før den første deltakeren legger til sin signatur på signaturlinje. (Du finner mer informasjon, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.)

Kontroller også at personene som skal arbeidsflyten tilordne oppgaver forstå hvordan du legger til deres signaturer og fullføre oppgaveskjemaer. De kan være nyttig fullført -delen i denne artikkelen.

To måter å starte en arbeidsflyt på    Du kan angi at en arbeidsflyt skal startes bare manuelt, bare automatisk, eller på begge måter:

  • Manuelt når som helst av alle som har de nødvendige tillatelsene.

  • Automatisk hver gang en bestemt utløsende hendelse inntreffer – det vil si når et dokument er lagt til i listen eller biblioteket og/eller når et dokument som allerede finnes i listen endres på noen måte.
    (Utløsende hendelse eller hendelser som er angitt i den første siden i Tilknytningsskjemaet, under den opprinnelige å legge til og konfigurere av arbeidsflyten. For mer informasjon, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.)

En arbeidsflyt kan 't start på alle dokumenter som er sjekket ut. (Et dokument kan være sjekket ut etter at en arbeidsflyt er startet på den, men når den er sjekket ut, ingen ytterligere arbeidsflyter kan ikke startes på dokumentet før den er sjekket inn igjen på nytt.)

Hvis det er angitt at arbeidsflyten skal starte automatisk, kjøres den hver gang en utløsende hendelse inntreffer, på dokumentet som utløste arbeidsflyten.

Når den starter, tilordner arbeidsflyten de første oppgavene, og sender et oppgavevarsel til hver mottaker. Det sendes også startmeldinger (forskjellig fra oppgavemeldinger) til den som opprinnelig la til arbeidsflyten, og til alle andre oppført i kopifeltet (CC) på side to i tilknytningsskjemaet.

Hvis de nødvendige signaturlinjene ikke allerede er satt inn i dokumentet før den utløsende handlingen starter arbeidsflyten, må de settes inn før første signatur legges til i dokumentet.

En merknad om tillatelser    Vanligvis må du ha tillatelsen Rediger elementer for å starte en arbeidsflyt. (Begge har denne tillatelsen som standard, gruppen medlemmer og eiere-gruppen, men ikke besøkende-gruppen. En eier kan imidlertid også velge, på basis arbeidsflyt av arbeidsflyten, Krev tillatelsen Behandle lister for personer som starter arbeidsflyten. Ved å velge dette alternativet, kan egentlig eiere angi at bare de og andre eiere kan starte en bestemt arbeidsflyt. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se delen Lær i denne artikkelen.)

To steder å starte fra

Du kan starte en arbeidsflyt manuelt fra ett av to steder:

  • Fra listen eller biblioteket der dokumentet er lagret.

  • Fra i selve dokumentet, åpnet i Microsoft Office-programmet den ble opprettet. (Vær oppmerksom på at dette må være fullstendig, installerte programmet, og ikke en nettbasert versjon.)

De siste to avsnittene i denne delen forklarer begge måtene.

  1. Enten legger du til alle de nødvendige signaturlinjene til dokumentet, eller ber arbeidsflytdeltakerne sørge for at alle signaturlinjene er lagt inn i dokumentet før de legger til signaturene sine.

  2. Gå til listen eller biblioteket der dokumentet du vil kjøre arbeidsflyten på, er lagret.

  3. Klikk ikonet foran elementnavnet for å merke elementet og på den filer-fanen på båndet, i den arbeidsflyter-gruppen, klikk arbeidsflyter.

  4. På siden arbeidsflyter: dokument Name -siden klikker du vil kjøre arbeidsflyten under Start en ny arbeidsflyt.
    Kobling til start av arbeidsflyt

  5. I initieringsskjemaet utfører du endringene du vil bruke i denne forekomsten av arbeidsflyten.

    Obs!: Endringer som gjøres her, i initieringsskjemaet er brukes bare under kjøringen av arbeidsflyten. Hvis du vil foreta endringer som du vil bruke hver gang arbeidsflyten kjøres, eller hvis du vil endre arbeidsflytinnstillingene som ikke vises i dette skjemaet, kan du se delen Endre i denne artikkelen.

Side to i tilknytningsskjemaet, med alternativer markert

Bildeforklaring 1

Tilordne til

Gjør eventuelle endringer i listen over personer du vil at arbeidsflyten skal tilordne oppgaver til.

  • Hvis oppgavene tilordnes én om gangen   
    angi navnene eller adressene i rekkefølgen oppgavene skal tilordnes.

  • Hvis alle oppgavene skal tilordnes samtidig   
    Rekkefølgen på navnene eller adressene spiller ingen rolle.

  • Hvis du tar med en gruppe eller distribusjonsliste   
    en Gruppeoppgave skal tilordnes: hvert medlem av gruppen mottar et oppgavevarsel, men bare ett medlem, må du gjøre krav på og fullføre oppgaven. For instruksjoner gjør krav på og fullfører en Gruppeoppgave, kan du se delen fullført i denne artikkelen.

Bildeforklaring 2

Rekkefølge

Kontroller at innstillingene er som ønsket for tilordning av oppgavene på hvert trinn, en om gangen (serielt) eller alle samtidig (parallelt).

Hvis du vil ha mer informasjon om bruk av serielle og parallelle trinn, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

Bildeforklaring 3

Legge til et nytt trinn

Legg til trinn du vil ha etter de første som er konfigurert.

  • Hvis du vil slette et helt trinn, klikker du i feltet Tilordne til for trinnet, og trykker deretter CTRL+DEL.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker flere trinn, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

Bildeforklaring 4

KOPI

Foreta ønskede tillegginger eller slettinger. Husk følgende:

  • Angi et navn her 't resultatet i tilordningen av en arbeidsflytoppgave.

  • Når arbeidsflyten startes manuelt, mottar personen som starter den, start- og stoppmeldinger uten å måtte være angitt i dette feltet.

  • Når arbeidsflyten startes automatisk, mottar personen som først la den til, start- og stoppmeldinger uten å måtte være angitt i dette feltet.

  1. Når alle innstillingene i initieringsskjemaet er slik du vil ha dem, klikker du Start for å starte arbeidsflyten.

Arbeidsflyten tilordner de første oppgavene, og sender startmeldinger til deg og alle andre oppført i kopifeltet i initieringsskjemaet.

  1. Enten legger du til alle de nødvendige signaturlinjene til dokumentet, eller ber arbeidsflytdeltakerne sørge for at alle signaturlinjene er lagt inn i dokumentet før de legger til signaturene sine.

  2. Åpne dokumentet i det installerte Office-programmet på datamaskinen.

    Obs!: Denne metoden kan brukes når dokumentet er åpent i en web versjon av Microsoft Office-programmet . Det må være åpen i den fullstendige, installert versjonen av programmet på datamaskinen.

  3. I det åpne dokumentet klikker du kategorien Fil, klikker Lagre og send, og klikker deretter arbeidsflyten du vil kjøre på dokumentet.

  4. Hvis det vises en melding om at arbeidsflyten krever at filen er sjekket inn, klikker du Sjekk inn.
    (Hvis meldingen ikke vises, går du videre til trinn 5.)

  5. Klikk den store Start arbeidsflyt-knappen.

  6. I initieringsskjemaet på siden Endre en arbeidsflyt gjør du endringene du vil bruke i denne kjøringen av arbeidsflyten.

    Obs!: Endringer som gjøres her, i initieringsskjemaet er brukes bare under kjøringen av arbeidsflyten. Hvis du vil foreta endringer som du vil bruke hver gang arbeidsflyten kjøres, eller hvis du vil endre arbeidsflytinnstillingene som ikke vises i dette skjemaet, kan du se delen Endre i denne artikkelen.

Side to i tilknytningsskjemaet, med alternativer markert

Bildeforklaring 1

Tilordne til

Gjør eventuelle endringer i listen over personer du vil at arbeidsflyten skal tilordne oppgaver til.

  • Hvis oppgavene tilordnes én om gangen   
    angi navnene eller adressene i rekkefølgen oppgavene skal tilordnes.

  • Hvis alle oppgavene skal tilordnes samtidig   
    Rekkefølgen på navnene eller adressene spiller ingen rolle.

  • Hvis du tar med en gruppe eller distribusjonsliste   
    en Gruppeoppgave skal tilordnes: hvert medlem av gruppen mottar et oppgavevarsel, men bare ett medlem, må du gjøre krav på og fullføre oppgaven. For instruksjoner gjør krav på og fullfører en Gruppeoppgave, kan du se delen fullført i denne artikkelen.

Bildeforklaring 2

Rekkefølge

Kontroller at innstillingene er som ønsket for tilordning av oppgavene på hvert trinn, en om gangen (serielt) eller alle samtidig (parallelt).

Hvis du vil ha mer informasjon om bruk av serielle og parallelle trinn, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

Bildeforklaring 3

Legge til et nytt trinn

Legg til trinn du vil ha etter de første som er konfigurert.

  • Hvis du vil slette et helt trinn, klikker du i feltet Tilordne til for trinnet, og trykker deretter CTRL+DEL.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker flere trinn, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.

Bildeforklaring 4

KOPI

Foreta ønskede tillegginger eller slettinger. Husk følgende:

  • Angi et navn her 't resultatet i tilordningen av en arbeidsflytoppgave.

  • Når arbeidsflyten startes manuelt, mottar personen som starter den, start- og stoppmeldinger uten å måtte være angitt i dette feltet.

  • Når arbeidsflyten startes automatisk, mottar personen som først la den til, start- og stoppmeldinger uten å måtte være angitt i dette feltet.

  1. Når innstillingene i initieringsskjemaet er slik du vil ha dem, klikker du Start for å starte arbeidsflyten.

Arbeidsflyten tilordner de første oppgavene, og sender startmeldinger til deg og alle andre oppført i kopifeltet i initieringsskjemaet.

Neste trinn

  • Hvis dette er første gang som denne arbeidsflyten har kjørt, de andre deltakerne trenger informasjon og hjelp for å fullføre sine tildelte oppgaver? (De kan være nyttig fullført -delen i denne artikkelen.)

  • Det kan også lønne seg å undersøke om deltakerne får e-postmeldingene, og at de ikke havner i søppelpostfiltre.

  • Og selvfølgelig du kanskje har ett eller flere arbeidsflytoppgaver å fullføre selv. Gå til delen fullført i denne artikkelen for detaljer.

  • I mellomtiden for å finne ut hvordan du kan holde oversikt over fremdriften av kjøringen av arbeidsflyten, går du til delen overvåke i denne artikkelen .

Fullføre en oppgave i en arbeidsflyt for innsamling av signaturer

Hvis dette er første gang at du har fått tilordnet en oppgave i en arbeidsflyt for innsamling av signaturer, kan det lønne seg å lese igjennom hele denne delen av artikkelen før du fullfører oppgaven. Da vil du være klar over alle alternativene som er tilgjengelige.

Obs!: Hvis du vet at en arbeidsflytoppgave er tilordnet deg, men e-postmeldingen ikke har dukket opp i innboksen, bør du undersøke om meldingen har havnet i søppelpostfilteret. Hvis den har det, justerer du innstillingene for filteret slik at det ikke skjer igjen.

Pass først på at du har fått riktig oppgave

Ulike typer arbeidsflyter krever ulike oppgavehandlinger.

Før du begynner, må du derfor kontrollere at oppgaven du har fått tilordnet, virkelig er en oppgave i en arbeidsflyt for innsamling av signaturer, og ikke en oppgave i en annen type arbeidsflyt.

Se etter teksten dette dokumentet krever din signatur i ett av følgende steder:

  • I Emne-linjen i oppgavevarselet
    Identifisering av tekst i oppgavevarsel

  • I meldingsfeltet i dokumentet som skal gjennomgås
    Identifisering av tekst i element som skal behandles

  • I oppgavetittelen på statussiden for arbeidsflyten
    Identifisering av tekst i oppgavetittel på statussiden for arbeidsflyten

Hvis du ikke ser dette dokumentet krever din signatur teksten i disse plasseringene, ta kontakt med den som startet eller opprinnelig la til arbeidsflyten for å finne ut hvilke arbeidsflytmal det er basert på, eller om det er en egendefinert arbeidsflyt.

Hvis oppgaven er en oppgave for innsamling av signaturer, leser du videre.

Når du er tilordnet en oppgave i en arbeidsflyt, får du beskjed om det på en av tre måter:

  • Du får en e-postmelding om oppgaven.

  • Du åpner et Microsoft Office-dokument og ser en melding om at du har fått tilordnet en relatert oppgave.

  • Du går til SharePoint-nettstedet og ser at en eller flere oppgaver er tilordnet til deg.

Når du ser at du har fått tilordnet en oppgave i en arbeidsflyt for innsamling av signaturer, gjør du vanligvis to ting:

  • Gjennomgå dokumentet    Du åpner og gjennomgår dokumentet, og deretter signerer du det (eller ikke).

  • Fullføre oppgaven    Du fyller ut og sender inn oppgaveskjemaet.

Følgende tre elementer er derfor ofte involvert i fullføringen av oppgaven:

  • E-postmeldingen du mottar

  • Dokumentet som sendes til signering (som du åpner og signerer eller ikke signerer)

  • Oppgaveskjemaet (som du åpner, fyller ut og sender inn)

Slik ser de tre elementene ut:

Obs!:  Knappen Åpne denne oppgaven på båndet i e-postmeldingen vises bare når meldingen åpnes i den fullstendige, installerte versjonen av Outlook, og ikke når den åpnes i den nettbaserte versjonen (Outlook Web Access).

E-postmelding for oppgave, element for gjennomgang samt oppgaveskjema

Obs!:  Knappen Åpne denne oppgaven på båndet i e-postmeldingen vises bare når meldingen åpnes i den fullstendige, installerte versjonen av Outlook, og ikke når den åpnes i den nettbaserte versjonen (Outlook Web Access).

(Legg merke til at hvis aktiviteten ikke er tilordnet til deg personlig, men til en hel gruppe eller distribusjonsliste liste der du er medlem, og du bør gjøre krav på aktiviteten før du fullfører den. For mer informasjon, kan du se delen krav en Gruppeoppgave før du fullfører den i denne delen.)

Gjør følgende:

  1. I e-postmeldingen for oppgaven er det under Slik fullfører du denne oppgaven en kobling for å fullføre oppgaven. Klikk denne koblingen.

  2. I det åpne dokumentet klikker du Åpne denne oppgaven i meldingsfeltet.

Tilgang til element og oppgaveskjema fra e-postvarsel

Obs!: Knappen Åpne denne oppgaven på båndet i e-postmeldingen (svart pil på figuren) vises bare når meldingen åpnes i den fullstendige, installerte versjonen av Outlook, og ikke når den åpnes i den nettbaserte versjonen (Outlook Web Access).

(Legg merke til at hvis aktiviteten ikke er tilordnet til deg personlig, men til en hel gruppe eller distribusjonsliste liste der du er medlem, og du bør gjøre krav på aktiviteten før du fullfører den. For mer informasjon, kan du se delen krav en Gruppeoppgave før du fullfører den i denne delen.)

Gjør følgende:

  1. I listen eller biblioteket der dokumentet som skal gjennomgås, er lagret, klikker du koblingen Pågår knyttet til dokumentet og arbeidsflyten.

  2. Klikk oppgavetittelen på statussiden for arbeidsflyten.

  3. I meldingsfeltet Denne arbeidsflytoppgaven gjelder for i oppgaveskjemaet klikker du koblingen til dokumentet.

Tilgang til element og oppgaveskjema fra liste eller bibliotek

Legg merke til at hvis aktiviteten ikke er tilordnet til deg personlig, men til en hel gruppe eller distribusjonsliste liste der du er medlem, og du bør gjøre krav på aktiviteten før du fullfører den. For mer informasjon, kan du se delen krav en Gruppeoppgave før du fullfører den i denne delen.

Hvis signaturlinjen er satt opp for en bestemt bruker og du signerer mens du er logget på som en annen bruker, kan avviket være synlig på signaturlinjen. I dette eksemplet ble signaturlinjen satt opp for Frank Martinsen, men signaturen ble lagt til av en som logget på som Anna Linden.

Signaturlinje med forskjellig signatar

Dokumentet ble opprettet i Word i eksemplet nedenfor.

Element som skal gjennomgås, med tre meldingsfelter

Legg merke til de tre gule meldingsfeltene øverst i dokumentet:

Merket som endelig    Dette meldingsfeltet viser at minst én person allerede har lagt til sin signatur på en signaturlinje.

Viktig!:  Enhver senere endring i dokumentet, bortsett fra flere signaturer som legges til på eksisterende signaturlinjer, fjerner eller ugyldiggjør alle signaturene. (Det betyr at innsetting eller sletting av signaturlinjer ikke er tillatt, bare innsetting av selve signaturene.)

Signaturer    Du kan klikke Vis signaturer for å åpne Signaturer-ruten. Under Forespurte signaturer klikker du pilen ved siden av navnet ditt, og klikker deretter Signer på rullegardinmenyen.

Obs!: 

  • Hvis navnet ditt vises mer enn én gang i listen Forespurte signaturer, er det er flere enn én signaturlinje du skal legge til signaturen på. Bruk samme fremgangsmåte for å legge til hver signatur.

  • Hvis navnet ditt ikke står under Forespurte underskrifter, kontakter du den som startet arbeidsflyten, eller, hvis arbeidsflyten ble startet automatisk, den som opprinnelig la den til.

  • InfoPath-skjemaer har ingen Signaturer-rute eller en liste for Forespurte signaturer. Kontroller at du har signert alle signaturlinjer før du lagrer dokumentet og fullfører oppgaven.

Element med Signaturer-rute åpen

Hvis det vises en melding om tredjeparts tjenesteleverandører av digitale signaturer, klikker du OK for å fortsette. (Hvis du ikke vil vise meldingen igjen, merker du av for boksen.)

Dialogboksen Signer åpnes.

Dialogboksen Signer

Når du skal signere dokumentet, skriver du bare navnet ditt i boksen ved siden av det store krysset, klikker Signer, og klikker deretter OK i dialogboksen Signaturbekreftelse.

Husk: Hvis navnet ditt vises mer enn én gang i listen Forespurte signaturer, er det er flere enn én signaturlinje du skal legge til signaturen på. Bruk samme fremgangsmåte for å legge til hver signatur.

Arbeidsflytoppgave    Når du er klar til å fullføre og sende inn oppgaveskjemaet, klikker du knappen Åpne denne oppgaven i meldingsfeltet Arbeidsflytoppgave.

Oppgaveskjemaet for en arbeidsflyt for innsamling av signaturer ser omtrent slik ut:

Oppgaveskjema med alternativer markert

Vær oppmerksom på at to første kontroller (Slett element og denne arbeidsflytoppgaven gjelder for dokumenttittel) ikke vises i oppgaveskjemaet når det er åpnet fra i dokumentet som skal signeres. Det vises bare når oppgaveskjemaet åpnes direkte fra oppgavevarselet eller oppgavelisten på statussiden for arbeidsflyten.

Bildeforklaring 1

Slett element

Klikk koblingen her hvis du vil slette oppgaven fra denne kjøringen av arbeidsflyten.

  • Hvis du sletter oppgaven, slettes ikke dokumentet som skal signeres.

  • En oppgave som er slettet, vises ikke lenger under Oppgaver på statussiden for arbeidsflyten. (Slettingen registreres imidlertid i loggen på siden.)

Obs!:  Hvis du ikke startet denne kjøringen av arbeidsflyten, kan det være lurt å høre med den som startet den, før du sletter oppgaven. Hvis arbeidsflyten startes automatisk, hører du med den som opprinnelig la den til.

Bildeforklaring 2

Denne arbeidsflytoppgaven gjelder for dokumenttittel

Hvis du vil åpne dokumentet som skal signeres, klikker du koblingen her.

Bildeforklaring 3

Status, forespurte av, konsoliderte merknader, forfallsdato dato

Du kan ikke redigere eller endre oppføringer i disse fire feltene, men informasjonen i dem kan være nyttig.

Legg merke til at Konsoliderte merknader inneholder alle merknader lagt inn av deltakere som allerede har fullført sine oppgaver i denne kjøringen av arbeidsflyten.

Når du sender inn ditt eget skjema, vises tekst du inkluderer i Merknader-boksen (4) likeledes i Konsoliderte merknader for påfølgende deltagere.

Bildeforklaring 4

Kommentarer

Tekst du skriver inn her, registreres i arbeidsflytloggen, og vises også i Konsoliderte merknader (3) for påfølgende deltakere.

Bildeforklaring 5

Logg

Når du har signert dokumentet og eventuelt skrevet tilbakemelding i Merknader-feltet, klikker du denne knappen for å sende inn skjemaet og fullføre oppgaven.

Bildeforklaring 6

Avbryte

Klikk denne knappen for å lukke oppgaveskjemaet uten å lagre endringer eller svar. Oppgaven forblir ikke-fullført og tilordnet til deg.

Bildeforklaring 7

Tilordne oppgave på nytt

Klikk denne knappen hvis du vil tilordne oppgaven til en annen.

En fremstilling av siden der du angir detaljene for tilordning på nytt, samt ytterligere instruksjoner, kan du gå til avsnitt 7 i denne delen, tilordne oppgaven til en annen person.

Obs!: Dette alternativet kan være deaktivert for noen arbeidsflytoppgaver.

Hvis bare én oppgave er tilordnet en hel gruppe du tilhører, kan ethvert medlem av gruppen gjøre krav på og fullføre oppgaven på vegne av hele gruppen.

Gjør krav på oppgaven før du åpner og signerer dokumentet. Så snart du gjør krav på oppgaven, tilordnes den til deg, og ingen andre medlemmer av gruppen kan fullføre den. (På denne måten gjør bare én person det nødvendige arbeidet.)

  1. På statussiden for arbeidsflyten peker du på navnet på oppgaven tilordnet gruppen din, slik at det vises en pil.

  2. Klikk pilen, klikk Rediger element, og klikk deretter knappen Gjør krav på oppgave i oppgaveskjemaet.
    Gjøre krav på en gruppeoppgave

Når statussiden for arbeidsflyten oppdateres, ser du at oppgaven ikke lenger er tilordnet til gruppen, men til deg.

Hvis du senere vil frigi oppgaven til gruppen igjen uten å fullføre den, bruker du samme trinn for å gå tilbake til oppgaveskjemaet, men nå klikker du Frigi oppgave.

Knappen Frigi oppgave i oppgaveskjema

Hvis du vil at en annen skal fullføre en arbeidsflytoppgave som er tilordnet til deg, klikker du Tilordne oppgave på nytt i oppgaveskjemaet.

Dette skjemaet vises:

Skjema for ny tilordning av oppgave

Bildeforklaring 1

Tilordne oppgaven til på nytt

Skriv inn navnet eller adressen til den du vil tilordne oppgaven til.

La feltet stå tomt hvis du vil tilordne oppgaven til den som startet arbeidsflyten, eller, hvis arbeidsflyten startes automatisk, til den som opprinnelig la til arbeidsflyten.

Bildeforklaring 2

Ny forespørsel

Legg inn eventuell informasjon som den du tilordner oppgaven til, trenger for å fullføre oppgaven. (Tekst du skriver her, legges i Konsoliderte merknader.)

Bildeforklaring 3

Ny varighet

Gjør en av disse tre tingene:

  • Vil beholde eksisterende forfallsdato    Dette feltet stå tomt.

  • Fjerne forfallsdatoen helt    Skriv inn tallet 0.

  • Til å angi en ny forfallsdato dato    Skriv inn et tall her, og angi deretter varighetsenhetene i følgende felt. Samlet, identifisere de to postene perioden før endre oppgave forfaller.

Som standard får oppgaver for innsamling av signaturer ikke forfallsdatoer eller oppgavevarighet.

Bildeforklaring 4

Enheter for ny varighet

Hvis du angir nye varigheten for aktiviteten, kan du bruke dette feltet sammen med Ny varighet-feltet til å identifisere perioden før oppgaven forfaller. (For eksempel: 3 dager eller 1 måned eller 2 uker.)

Når skjemaet er fullført, klikker du Send. Oppgaven er merket som fullført, en ny aktivitet er tilordnet til personen som er nå ansvarlig for aktiviteten, og et oppgavevarsel blir sendt.

Eventuell ny informasjon du har oppgitt, er inkludert i teksten for Delegert av i det nye oppgavevarselet (nummer 1 på figuren nedenfor).

Oppgavevarsel for overført oppgave

Alle disse endringene spores, og kan ses under Oppgaver og Logg på statussiden for arbeidsflyten, som vist her.

Oppgaver og logg for overført oppgave på statussiden for arbeidsflyten

Overvåke, justere eller stoppe en kjørende arbeidsflyt for innsamling av signaturer

På statussiden for arbeidsflyten kan du overvåke, justere eller stoppe en arbeidsflyt som kjører.

Først skal vi vise deg hvordan du kommer til siden, deretter viser vi deg hvordan du bruker alternativene og informasjonen på siden. Til slutt viser vi deg to andre sider der du kan finne ekstra overvåkingsinformasjon.

I listen eller biblioteket der elementet befinner seg, klikker du koblingen Pågår for elementet og arbeidsflyten du er interessert i.

I dette eksempelet er elementet et dokument som heter Utkast til tale, og arbeidsflyten er Godkjenning 3.

Koblingen for arbeidsflytstatus

Siden Arbeidsflytstatus åpnes.

  • Hvis listen eller biblioteket inneholder et stort antall elementer, kan du bruke sortering og/eller filtrering for å finne elementet raskere. Hvis du gjentatte ganger må sortere eller filtrere på samme måte, kan det være lettere å opprette en egendefinert visning som automatiserer det aktuelle oppsettet.

  • Du kan også komme til statussiden ved å klikke enten Vis statusen for denne arbeidsflyten i et e-postvarsel om en startet arbeidsflyt, eller Vis arbeidsflytloggen i et e-postvarsel om en fullført arbeidsflyt.

Under illustrasjonen av hver del av statussiden finner du spørsmålene om overvåking som avsnittet svarer på.

Delen Informasjon om arbeidsflyt

Delen Informasjon om arbeidsflyt på statussiden

Besvarte spørsmål:

  • Hvem startet denne kjøringen av arbeidsflyten?

  • Når ble denne kjøringen startet?

  • Når skjedde siste handling i denne kjøringen?

  • Hvilket element kjøres denne arbeidsflyten på?

  • Hva er statusen for arbeidsflyten?

Delen Oppgaver

Delen Oppgaver på statussiden for arbeidsflyt

Besvarte spørsmål:

  • Hvilke oppgaver har allerede blitt opprettet og tilordnet, og hva er den nåværende statusen for dem?

  • Hvilke oppgaver har allerede blitt fullført, og hva ble resultatet av hver oppgave?

  • Hva er forfallsdatoen for hver oppgave som allerede er opprettet og tilordnet? (Merk at som standard får oppgaver for innsamling av signaturer ikke forfallsdatoer eller varighet.)

Oppgaver som har blitt slettet og oppgaver som ennå ikke er tilordnet, vises ikke i denne delen.

Delen Arbeidsflytlogg

Delen Arbeidsflytlogg på statussiden

Besvarte spørsmål:

  • Hvilke hendelser har allerede skjedd i denne kjøringen av arbeidsflyten?

  • Merk at forfalte oppgaver og varslinger om forfalte oppgaver ikke vises her.

Det er to måter du kan stoppe en kjørende arbeidsflyt på før den er fullført:

  • Avbryte arbeidsflyten    Alle oppgaver avbrytes, men beholdes under Oppgaver på statussiden.

  • Avslutte denne arbeidsflyten    Alle oppgaver avbrytes og slettes under Oppgaver på statussiden. (De står imidlertid fremdeles oppført i arbeidsflytloggen.)

Instruksjoner for begge måter følger.

Avbryt (alle oppgaver avbrytes, men beholdes i både oppgavelisten og loggen)

Hvis kjøringen av arbeidsflyten ikke lenger trengs, kan den avbrytes.

Som standard kan dette utføres av den som startet kjøringen av arbeidsflyten eller av en som har tillatelse til å administrere lister. (Som standard har eiergruppen tillatelse til å administrere lister, mens medlemsgruppen og besøkergruppen ikke har det.)

  • Klikk Avbryt alle oppgaver for innsamling av signaturer rett under arbeidsflytvisualiseringen på statussiden.

Alle gjeldende aktiviteter er avbrutt, og arbeidsflyten slutter med statusen avbrutt. Avbrutt oppgavene fremdeles vises i oppgaver-området og i området Arbeidsflytlogg.

Avslutt (alle oppgaver slettes fra oppgavelisten, men beholdes i loggen)

Hvis det oppstår en feil, eller hvis arbeidsflyten stopper og ikke reagerer, kan den avsluttes.

Som standard kan dette utføres bare av en som har tillatelse til å administrere lister. (Som standard har eiergruppen tillatelse til å administrere lister, mens medlemsgruppen og besøkergruppen ikke har det.)

  • Klikk Avbryt denne arbeidsflyten like under arbeidsflytvisualiseringen på statussiden.

Alle aktiviteter som er opprettet i arbeidsflyten avbrytes og slettes endringsforespørsel under oppgaver på statussiden for arbeidsflyten, selv om de er fremdeles gjenspeiles i området Arbeidsflytlogg. Arbeidsflyten slutter med statusen avbrutt.

Hvis du vil vite hvilke arbeidsflyter som kjøres på et element, kan du se på arbeidsflytsiden for elementet.

  1. Gå til listen eller biblioteket der elementet er lagret.

  2. Pek på navnet på elementet, klikk pilen som vises, og klikk deretter Arbeidsflyter på rullegardinmenyen.

  3. Under Arbeidsflyter som kjører på siden Arbeidsflyter: Elementnavn finner du en oversikt over arbeidsflytforekomster som kjøres på elementet.

Obs!:  Merk at flere kjøringer av én arbeidsflytversjon ikke kan kjøres på samme element samtidig. Eksempel: To arbeidsflyter er lagt til, og begge er basert på malen for innsamling av signaturer. Den ene heter Tilbakemelding på plan, og den andre heter Tilbakemelding på budsjett. Hver av de to arbeidsflytene kan kjøre samtidig på det samme elementet, men arbeidsflytene kan ikke kjøre flere ganger samtidig på et element.

Administratorer for nettstedssamling kan raskt se følgende:

  • Hvor mange arbeidsflyter basert på hver arbeidsflytmal det finnes i nettstedssamlingen.

  • Om hver arbeidsflytmal er aktiv eller inaktiv i nettstedssamlingen.

  • Hvor mange ganger arbeidsflytversjoner basert på hver arbeidsflytmal som i øyeblikket kjøres i nettstedssamlingen.

Slik gjør du det:

  1. Åpne startsiden for nettstedssamlingen (ikke startsiden for et nettsted eller undernettsted i samlingen).

  2. Klikk Innstillinger-ikonet Knappen Innstillinger for offentlig SharePoint Online-nettsted , og klikk deretter Innstillinger for område.
    Klikk arbeidsflyter under Områdeadministrasjon på siden Områdeinnstillinger.
    Arbeidsflyter-kobling overskriften Områdeadministrasjon

Siden Arbeidsflyter åpnes og viser informasjonen.

Neste trinn

Hvis dette er første gang som denne arbeidsflytversjonen har kjørt, bør du bruke instruksjonene i delen Se gjennom i denne artikkelen til å vise hendelsene i forekomsten, og Finn ut om funksjonene arbeidsflyt som du vil at det skal.

Gjennomgå resultater av arbeidsflyten for innsamling av signaturer, og opprette rapporter

Etter at arbeidsflyten er kjørt ferdig, kan du gjennomgå hendelsene som er loggført. (Loggen er tilgjengelig i inntil 60 dager etter at arbeidsflyten er blitt kjørt.)

Viktig!:  Merk at arbeidsflytloggen bare er ment som en uformell referanse. Den kan ikke brukes til offisiell revisjon eller andre juridiske, bevismessige formål.

Du kan også opprette rapporter om den generelle ytelsen til flere kjøringer av arbeidsflyten.

Så lenge et element forblir i samme liste eller bibliotek, og inntil samme arbeidsflyt kjøres igjen på samme element, kan loggen for siste kjøring hentes fra listen eller biblioteket.

Slik viser du statussiden for den siste kjøringen av en arbeidsflyt på et element:

  • Gå til listen eller biblioteket med elementet, og klikk statuskoblingen for elementet og arbeidsflyten du er interessert i.

I dette eksempelet er elementet et dokument kalt utkast og arbeidsflyten er Godkjenning av nytt dokument.

Klikk koblingen for arbeidsflytstatus

Arbeidsflytloggen er nederst på statussiden.

Delen Arbeidsflytlogg på statussiden

Hva hvis du vil gjennomgå loggen til en kjøring etter at den er kjørt på nytt på samme element?

Det kan du gjøre i inntil 60 dager, på to steder: listen eller biblioteket, eller varselet om fullført arbeidsflyt. (SharePoint-produkter beholder arbeidsflytloggen i 60 dager.)

I listen eller biblioteket

  1. Gå til listen eller biblioteket der elementet er lagret.

  2. Klikk ikonet foran elementnavnet for å merke elementet, og klikk deretter Arbeidsflyter i Arbeidsflyter-gruppen i kategorien Filer på båndet.

  3. På siden arbeidsflyter: elementnavn -siden under Arbeidsflyter som fullført, klikker du navnet eller status for arbeidsflytforekomsten som du vil se gjennom.
    Liste over fullførte arbeidsflyter på arbeidsflytsiden for elementet
    på statussiden for arbeidsflyten åpnes.

I varselet om fullført arbeidsflyt

  • Åpne meldingen om fullført arbeidsflyt for kjøringen du vil gjennomgå, og klikk deretter Vis arbeidsflytlogg.

Melding om fullført arbeidsflyt med loggkobling uthevet
på statussiden for arbeidsflyten åpnes.

Hvis du vil beholde alle varslene fullføring, bør du opprette en Outlook-regel. Konfigurere regelen til å kopiere alle innkommende meldinger som har tekst er fullført påemnelinjen i sin egen, egen mappe. (Pass på at de Outlook regel Kopier innkommende meldinger og ikke bare å flytte dem, eller de også ikke vises i innboksen.)

Hvis du vil vite hvordan en av arbeidsflytversjonene fungerer generelt – over tid og ved flere kjøringer – kan du opprette en eller to forhåndsdefinerte rapporter:

  • Rapport for aktivitetsvarighet    Bruk denne rapporten til å se hvor lang tid det gjennomsnittlig tar før hver enkelt aktivitet i en arbeidsflyt er fullført, i tillegg til hvor lang tid det tar før hver kjøring er fullført.

  • Rapport for avbrudd og feil    Bruk denne rapporten til å se om en arbeidsflyt ofte blir avbrutt eller støter på feil før fullføring.

Opprett de tilgjengelige rapportene for en arbeidsflyt

  1. Klikk en kobling informasjon i listen eller biblioteket, i Status-kolonnen for arbeidsflyten.
    Arbeidsflytstatus

  2. Klikk Vis arbeidsflytrapporter under Arbeidsflytlogg på statussiden for arbeidsflyten.
    Koblingen Vis arbeidsflytrapporter i arbeidsflytloggen

  3. Finn arbeidsflyten du vil vise en rapport, og klikk deretter navnet på rapporten du vil vise.
    Kobling for Rapport for aktivitetsvarighet

  4. På siden Tilpass beholde eller endre plasseringen der rapportfilen opprettes, og klikk deretter OK.
    Filens plassering
    rapporten er opprettet og lagret på angitt sted.

  5. Når rapporten er fullført, kan du klikke koblingen vist i illustrasjonen nedenfor til å vise den. Ellers klikker du OK for å avslutte og lukke dialogboksen. (Senere, når du er klar til å vise rapporten, finner du den plasseringen du har angitt i det forrige trinnet.)
    Kobling for å vise rapporten

Neste trinn

Hvis arbeidsflyten fungerer slik du ønsker, kan du bare begynne å bruke den.

Hvis det er noe du vil endre hvordan det fungerer, kan du se delen Endre i denne artikkelen.

Opprette ytelsesrapporter for arbeidsflyten

Hvis du vil vite hvordan en av arbeidsflytversjonene fungerer generelt – over tid og ved flere kjøringer – kan du opprette en eller to forhåndsdefinerte rapporter:

  • Rapport for aktivitetsvarighet    Bruk denne rapporten til å se hvor lang tid det gjennomsnittlig tar før hver enkelt aktivitet i en arbeidsflyt er fullført, i tillegg til hvor lang tid det tar før hver kjøring er fullført.

  • Rapport for avbrudd og feil    Bruk denne rapporten til å se om en arbeidsflyt ofte blir avbrutt eller støter på feil før fullføring.

Opprett de tilgjengelige rapportene for en arbeidsflyt

  1. Klikk en kobling informasjon i listen eller biblioteket, i Status-kolonnen for arbeidsflyten.
    Arbeidsflytstatus

  2. Klikk Vis arbeidsflytrapporter under Arbeidsflytlogg på statussiden for arbeidsflyten.
    Koblingen Vis arbeidsflytrapporter i arbeidsflytloggen

  3. Finn arbeidsflyten du vil vise en rapport, og klikk deretter navnet på rapporten du vil vise.
    Kobling for Rapport for aktivitetsvarighet

  4. På siden Tilpass beholde eller endre plasseringen der rapportfilen opprettes, og klikk deretter OK.
    Filens plassering
    rapporten er opprettet og lagret på angitt sted.

  5. Når rapporten er fullført, kan du klikke koblingen vist i illustrasjonen nedenfor til å vise den. Ellers klikker du OK for å avslutte og lukke dialogboksen. (Senere, når du er klar til å vise rapporten, finner du den plasseringen du har angitt i det forrige trinnet.)
    Kobling for å vise rapporten

Neste trinn

Hvis arbeidsflyten fungerer slik du ønsker, kan du bare begynne å bruke den.

Hvis det er noe du vil endre hvordan det fungerer, kan du se delen Endre i denne artikkelen.

Endre, deaktivere eller fjerne en arbeidsflyt for innsamling av signaturer

Når du har kjørt den nye arbeidsflyten for innsamling av signaturer for første gang og gjennomgår resultatene, vil du kanskje gjøre en eller flere endringer i arbeidsflytens oppsett.

Du kan også på senere tidspunkter ønske å gjøre ytterligere endringer.

Endelig kan du på et tidspunkt ønske å deaktivere arbeidsflyten i en kortere eller lengre periode, men ikke fjerne den. Eller du kan også velge å fjerne den helt.

Når du skal gjøre permanente endringer i innstillingene for en eksisterende arbeidsflyt, åpner du og redigerer tilknytningsskjemaet som opprinnelig ble brukt til å legge til arbeidsflyten.

Hvis arbeidsflyten kjøres på bare én liste eller ett bibliotek

  1. Åpne listen eller biblioteket som arbeidsflyten kjøres på.

  2. Klikk kategorien Liste eller Bibliotek på båndet.

    Obs!: Navnet på kategorien kan variere i henhold til typen liste eller bibliotek. I en kalenderliste er det for eksempel kategorien Kalender.

  3. Klikk Arbeidsflytinnstillinger i gruppen Innstillinger.

  4. Gå til siden Arbeidsflytinnstillinger og klikk navnet på arbeidsflyten du vil endre innstillingene for, under Navn på arbeidsflyt (klikk for å endre innstillinger).

    Obs!:  Hvis ønsket arbeidsflyt for innsamling av signaturer ikke står på listen, kan det være at den er tilknyttet bare én innholdstype. Hvilke arbeidsflyter som står på listen, kontrolleres av valget Vis arbeidsflyttilknytninger av denne typen, som befinner seg rett over listen. (Se bildet.) Klikk gjennom alternativene for innholdstype i rullegardinmenyen for å finne ut hvilket som viser arbeidsflyten du ønsker. Når ønsket arbeidsflyt vises i listen, klikker du navnet på arbeidsflyten.

  5. I samme tosiders tilknytningsskjema som opprinnelig ble brukt til å legge til arbeidsflyten, gjør du de ønskede endringene og lagrer dem.

    Hvis du vil ha mer informasjon om feltene og kontrollene i Tilknytningsskjemaet, kan du se delen PLANLEGGE og den aktuelle Legg til delen (List/bibliotek eller nettstedssamling) i denne artikkelen.

Hvis arbeidsflyten kjøres på alle lister og biblioteker i nettstedssamlingen

  1. Åpne startsiden for nettstedssamlingen (ikke startsiden for et nettsted eller undernettsted i samlingen).

  2. Klikk Innstillinger-ikonet Knappen Innstillinger for offentlig SharePoint Online-nettsted , og klikk deretter Innstillinger for område.

Klikk Innholdstyper for område under Gallerier på siden Områdeinnstillinger.
Innholdstypen for nettstedet, under Gallerier

  1. Klikk navnet på innholdstypen som arbeidsflyten kjøres på siden innholdstyper for område.
    Innholdstyper for dokument med typen uthevet

  2. På siden for den valgte innholdstypen underInnstillinger, KlikkArbeidsflytinnstillinger.
    Koblingen Arbeidsflytinnstillinger under Innstillinger

  3. Gå til siden Arbeidsflytinnstillinger og klikk navnet på arbeidsflyten du vil endre innstillingene for, under Navn på arbeidsflyt (klikk for å endre innstillinger).

  4. I samme tosiders tilknytningsskjema som opprinnelig ble brukt til å legge til arbeidsflyten, gjør du de ønskede endringene og lagrer dem.

    Hvis du vil ha mer informasjon om feltene og kontrollene i Tilknytningsskjemaet, kan du se delen PLANLEGGE og den aktuelle Legg til delen (List/bibliotek eller nettstedssamling) i denne artikkelen.

Hvis arbeidsflyten kjøres på bare én liste eller ett bibliotek

  1. Åpne listen eller biblioteket som arbeidsflyten kjøres på.

  2. Klikk kategorien Liste eller Bibliotek på båndet.

    Navnet på kategorien kan variere i henhold til typen liste eller bibliotek. I en kalenderliste er det for eksempel kategorien Kalender.

  3. Klikk Arbeidsflytinnstillinger i gruppen Innstillinger

  4. Klikk Fjern en arbeidsflyt på siden Arbeidsflytinnstillinger.

  5. Bruk skjemaet på siden Fjern arbeidsflyter til å deaktivere, reaktivere eller fjerne arbeidsflyter.
    Skjema på siden Fjern arbeidsflyter

Det er fem kolonner i skjemaet:

  • Arbeidsflyt    Navnet på arbeidsflyten.

  • Forekomster    Antall nåværende kjøringer av arbeidsflyten på elementer.

  • Tillat    Lar arbeidsflyten fortsette å kjøre som normalt.

  • Ingen nye forekomster    Lar pågående kjøringer av arbeidsflyten fullføres, men deaktiverer arbeidsflyten for nye kjøringer. (Denne handlingen kan reversers.) Hvis du vil aktivere arbeidsflyten igjen senere, går du tilbake til denne siden og velger Tillat.)

  • Fjerne    Alternativet som fjerner arbeidsflyten helt fra listen eller biblioteket. Alle forekomster, avsluttes umiddelbart, og kolonnen for arbeidsflyten ikke lenger vises på siden for listen eller biblioteket. (Denne handlingen 't reverseres.)

  1. Åpne startsiden for nettstedssamlingen (ikke startsiden for et nettsted eller undernettsted i samlingen).

  2. Klikk Innstillinger Knappen Innstillinger for offentlig SharePoint Online-nettsted , og klikk deretter Innstillinger for nettsted.

    I SharePoint Online, klikker du Innstillinger for Knappen Innstillinger for offentlig SharePoint Online-nettsted , klikk områdeinnhold og klikk deretter Innstillinger for område.

  3. Klikk Innholdstyper for område under Gallerier for Nettsidedesignere på siden Områdeinnstillinger.
    Innholdstypen for nettstedet, under Gallerier

  4. Klikk navnet på innholdstypen som arbeidsflyten kjøres på siden innholdstyper for område.
    Innholdstyper for dokument med typen uthevet

  5. På siden for den valgte innholdstypen underInnstillinger, klikk Arbeidsflytinnstillinger.

  6. Klikk Fjern en arbeidsflyt på siden Arbeidsflytinnstillinger.

  7. Bruk skjemaet på siden Fjern arbeidsflyter til å deaktivere, reaktivere eller fjerne arbeidsflyter.
    Skjema på siden Fjern arbeidsflyter

Neste trinn

Hvis du har gjort endringer, kan du kjøre en test av arbeidsflyten for å dobbeltsjekke effektene av endringene.

  • Arbeidsflyt    Navnet på arbeidsflyten.

  • Forekomster    Antall nåværende kjøringer av arbeidsflyten på elementer.

  • Tillat    Lar arbeidsflyten fortsette å kjøre som normalt.

  • Ingen nye forekomster    Lar pågående kjøringer av arbeidsflyten fullføres, men deaktiverer arbeidsflyten for nye kjøringer. (Denne handlingen kan reversers.) Hvis du vil aktivere arbeidsflyten igjen senere, går du tilbake til denne siden og velger Tillat.)

  • Fjerne    Alternativet som fjerner arbeidsflyten helt fra områdesamlingen. Alle forekomster, avsluttes umiddelbart, og kolonnen for arbeidsflyten ikke lenger vises på siden for listen eller biblioteket. (Denne handlingen ern't reverseres.)

I SharePoint-produkter finnes det mange andre måter å tilpasse arbeidsflyter ytterligere på.

Du kan også opprette egendefinerte arbeidsflyter fra grunnen av.

Du kan bruke disse programmene:

  • SharePoint Designer 2013    Til tilpassing av arbeidsflytskjemaer, handlinger og oppførsler.

  • Microsoft Visual Studio    Til å bygge dine egne arbeidsflythandlinger.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se hjelpesystemet for Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×