Importere eller koble til data i en SQL Server-database

Importere eller koble til data i en SQL Server-database

Du kan koble til eller importere data fra en SQL-database, som er en administrert database med høy ytelse og brukes til virksomhetskritiske programmer. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se SQL Server 2016.

  • Når du kobler til data, oppretter Access en toveis tilkobling som synkroniserer endringer av data i Access og SQL-databasen.

  • Når du importerer data, oppretter Access en éngangskopi av dataene, og dermed synkroniseres ikke endringer i dataene verken i Access eller SQL-databasen.

Oversikt over kobling av Access til SQL Server

Før du begynner

Vil du at ting skal gå raskere? Gjør følgende forberedelser før du kobler til eller importerer:

  • Finn navnet på SQL Server-databaseserveren, identifiser nødvendig tilkoblingsinformasjon, og velg en godkjenningsmetode (Windows eller SQL Server). Hvis du vil ha mer informasjon om metodene for godkjenning, kan du se Koble til server (databasemotor) og Sikre databasen.

  • Identifiser tabeller eller visninger som du vil koble til eller importere, og felter med unike verdier for tilkoblede tabeller. Du kan koble til eller importere mer enn én tabell eller visning i én enkelt operasjon.

  • Vurder antall kolonner i hver tabell eller visning. Access støtter ikke mer enn 255 felter i en tabell, og derfor kan Access bare koble til eller importere de første 255 kolonnene. Som en midlertidig løsning kan du opprette en visning i SQL Server-databasen for å få tilgang til kolonnene utenfor grensen.

  • Bestem den totale mengden data som importeres. Maksimumsstørrelsen på en Access-database er to gigabyte, minus plassen som kreves for systemobjekter. Hvis SQL Server-databasen inneholder store tabeller, kan du kanskje ikke importere alle til én enkelt Access-database. I så fall bør du vurdere å koble til data i stedet for å importere.

  • Sikre Access-databasen og tilkoblingsinformasjonen den inneholder ved hjelp av en klarert plassering og et passord for Access-databasen. Dette er spesielt viktig hvis du velger å lagre passordet til SQL Server i Access.

  • Planlegge for å opprette flere relasjoner. Access oppretter ikke automatisk relasjoner mellom relaterte tabeller på slutten av en importoperasjon. Du kan manuelt opprette relasjoner mellom nye og eksisterende tabeller ved å bruke relasjonsvinduet. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Hva er relasjonsvinduet? og Opprette, redigere eller slette en relasjon.

Fase 1: Komme i gang

  1. Velg Eksterne data > Ny datakilde > Fra database > Fra SQL-server.

  2. Gjør ett av følgende i dialogboksen Hent ekstern Data – ODBC-database:

    • Hvis du vil importere data, kan du velge Importer kildedata til en ny tabell i den gjeldende databasen.

    • Hvis du vil koble til data, velger du Koble til datakilde ved å opprette en koblet tabell.

  3. Velg OK.

Fase 2: Opprette eller bruke en DSN-fil på nytt

Du kan opprette en DSN-fil eller bruke en eksisterende fil på nytt. Bruk en DSN-fil når du ønsker å være avhengig av samme tilkoblingsinformasjon for ulike tilkoblings- og importoperasjoner eller dele med et annet program som også bruker DSN-filer. Du kan opprette en DSN-fil direkte ved hjelp av Data Connection Manager. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Administrere ODBC-datakilder.

Selv om du fortsatt kan bruke tidligere versjoner av SQL ODBC-driveren, anbefaler vi at du bruker versjon 13,1, som har mange forbedringer og støtter nye SQL Server-2016-funksjoner. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Microsoft ODBC-Driver for SQL Server på Windows.

  1. Gjør et av følgende:

    • Hvis DSN-filen du vil bruke allerede finnes, velger du den fra listen.

      Dialogboksen Velg datakilde

      Avhengig av hvilken godkjenningsmetode du skrev inn i tilkoblingsinformasjonen, må du angi et passord på nytt.

    • Slik oppretter du en ny DSN-fil:

      1. Velg Ny.

        Dialogboks for oppretting av ny datakilde
      2. Velg ODBC-driver 13 for SQL Server, og velg deretter Neste.

      3. Angi et navn for DSN-filen, eller klikk på Bla gjennom for å opprette filen på en annen plassering.

  2. Klikk på Neste for å gå gjennom sammendragsinformasjonen, og klikk deretter på Fullfør.

Fase 3: Bruke veiviseren for å opprette en ny datakilde til SQL Server

Gjør følgende i veiviseren for å opprette en ny datakilde til SQL Server.

  1. Skriv inn identifikasjonsinformasjon på første side:

    • Ang eventuelt dokumentarisk informasjon om DSN-filen i Beskrivelse-boksen.

    • Angi navnet på SQL Server i Server-boksen. Ikke klikk på PIL NED.

  2. Velg én av følgende godkjenningsmetoder på neste side:

    • Med integrert Windows-godkjenning    Koble til via en Windows-brukerkonto. Angi eventuelt et serviceprinsippnavn (SPN). Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Serviceprinsippnavn (SPN-er) i klienttilkoblinger (ODBC).

    • Med SQL Server-godkjenning...     Koble til med legitimasjon som er konfigurert i databasen, ved å skrive inn påloggings-ID og passord.

  3. Velg ulike alternativer for å tilpasse tilkoblingen på side tre og fire. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Microsoft ODBC-driver for SQL Server.

  4. Bekreft innstillingene i skjermen som vises. Velg Test datakilde for å bekrefte tilkoblingen.

  5. Du må kanskje logge deg på databasen. I dialogboksen Pålogging til SQL Server skriver du inn påloggings-ID og passord. Hvis du vil endre flere innstillinger, velger du Alternativer.

Fase 4: Velg Tabeller for å koble til eller importere

  1. Velg hver tabell eller visning som du vil koble til eller importere, i dialogboksen Koble til tabeller eller Importere objekter under Tabeller, og klikk deretter på OK.

    Liste over tabeller for å koble til eller importere
  2. Bestem om Lagre passord skal velges i en koblingsoperasjon.

    Sikkerhet    Når du velger dette alternativet, er det ikke lenger nødvendig å angi legitimasjon hver gang du åpner Access og får tilgang til dataene. Dette lagrer imidlertid et ukryptert passord i Access-databasen, noe som betyr at personer som har tilgang til kildeinnholdet, kan se brukernavnet og passordet. Hvis du velger dette alternativet, anbefaler vi at du lagrer Access-databasen på en klarert plassering og oppretter et passord for Access-databasen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se delene om å bestemme om du vil klarere en database og kryptere en database ved hjelp av et databasepassord.

Fase 5: Opprette spesifikasjoner og oppgaver (bare import)

Resultater

Når en tilkoblings- eller importoperasjon er fullført, vises tabellene i navigasjonsruten med samme navn som SQL Server-tabellen, eller visning kombinert med navnet på eieren. Hvis for eksempel SQL-navnet er dbo.Product, er Access-navnet dbo_Product. Hvis dette navnet allerede er i bruk, føyer Access «1» til det nye tabellnavnet, for eksempel dbo_Product1. Hvis dbo_Product1 også allerede er i bruk, oppretter Access dbo_Product2, og så videre. Men du kan gi et nytt og mer meningsfullt navn til tabellene.

I en importoperasjon overskriver Access aldri en tabell i databasen. Selv om du ikke kan legge til SQL Server-data direkte i en eksisterende tabell, kan du opprette en tilføyingsspørring for å tilføye data etter at du har importert data fra lignende tabeller.

Hvis kolonnene er skrivebeskyttet i en SQL Server-tabell under en tilkoblingsoperasjon, er de også skrivebeskyttet i Access.

Tips    Hvis du vil se tilkoblingsstrengen, holder du musepekeren over tabellen i Access-navigasjonsruten.

Oppdatere utformingen for en tilknyttet tabell

Du kan ikke legge til, slette, eller endre kolonner eller endre datatyper i en koblet tabell. Hvis du vil gjøre endringer i utformingen, kan du gjøre det i SQL Server-databasen. Hvis du vil se endringene i utformingen i Access, kan du oppdatere de koblede tabellene:

  1. Velg Eksterne data > Administrasjon av koblet tabell.

  2. Velg hver koblede tabell du vil oppdatere, velg OK, og velg deretter Lukk.

Sammenligne datatyper

Access-datatyper har andre navn enn SQL Server-datatyper. Et eksempel er at en SQL Server-kolonne med bit-datatypen importeres eller kobles til Access med Ja/Nei-datatypen. Den følgende tabellen sammenligner SQL Server- og Access-datatypene.

Datatype i SQL Server

Datatype i Access

Feltstørrelse i Access

bigint

Stort tall

Se Bruke datatypen Stort tall.

binary (feltstørrelse)

Binært

Samme som feltstørrelsen for SQL Server

bit

Ja/nei

char (feltstørrelse), der feltstørrelse er mindre enn eller lik 255

Tekst

Samme som feltstørrelsen for SQL Server

char (feltstørrelse), der feltstørrelse er større enn 255

Notat

datetime

Dato/klokkeslett

desimal (presisjon, skalering)

Number

Desimal (Access-presisjon og skaleringsegenskaper samsvarer med SQL Server-presisjon og -skala.)

float

Number

Dobbel

image

OLE-objekt

int

Number

Langt heltall

money

Valuta

nchar (feltstørrelse), der feltstørrelse er mindre enn eller lik 255

Tekst

Samme som feltstørrelsen for SQL Server

nchar (feltstørrelse), der feltstørrelse er større enn 255

Notat

ntext

Notat

numerisk (presisjon, skalering)

Number

Desimal (Access-presisjon og skaleringsegenskaper samsvarer med SQL Server-presisjon og -skala.)

nvarchar (feltstørrelse), der feltstørrelse er mindre enn eller lik 255

Tekst

Samme som feltstørrelsen for SQL Server

nvarchar (feltstørrelse), der feltstørrelse er større enn 255

Notat

nvarchar(MAX)

Notat

real

Number

Enkel

smalldatetime

Dato/klokkeslett

smallint

Number

Integer

smallmoney

Valuta

sql_variant

Tekst

255

tekst

Notat

timestamp

Binært

8

tinyint

Number

Byte

uniqueidentifier

Number

Replication ID

varbinary

Binært

Samme som feltstørrelsen for SQL Server

varbinary (MAX)

OLE-objekt

varchar (feltstørrelse), der feltstørrelse er mindre enn eller lik 255

Tekst

Samme som feltstørrelsen for SQL Server

varchar (feltstørrelse), der feltstørrelse er større enn 255

Notat

varchar(MAX)

Notat

xml

Notat

Du kan arbeide med data lagret på SQL Server, ved å koble til dem, eller ved å importere dataene til en Access-database. Kobling er et bedre alternativ hvis du deler data med andre, fordi dataene er lagret på et sentralt sted, og du kan vise de mest aktuelle dataene, legge til eller redigere dataene, og kjøre spørringer eller rapporter i Access.

Merknad:  Denne artikkelen gjelder ikke Access-apper – den nye typen databaser du utformer med Access og publiserer på nettet. Se Opprette en Access-app hvis du vil ha mer informasjon.

Trinn 1: Klargjøring for kobling

  1. Finn SQL Server-databasen med dataene du vil koble til. Kontakt om nødvendig databaseadministratoren for å få tilkoblingsinformasjon.

  2. Finn tabellene og visningene du vil koble til i SQL-databasen. Du kan koble til flere objekter samtidig.

Gjennomgå kildedataene og vurder følgende:

  • I Access støtter opptil 255 felt (kolonner) i en tabell, og derfor vil den koblede tabellen bare inkludere de 255 første feltene i objektet du kobler til.

  • Kolonnene som er skrivebeskyttet i en SQL Server-tabell, vil også være skrivebeskyttet i Access.

  1. Hvis du vil opprette den koblede tabellen i en ny database, klikker du på Fil > Ny>Tom skrivebordsdatabase. Hvis du vil opprette de koblede tabellene i en eksisterende Access-database, må du passe på at du har tillatelsene du trenger for å legge til data i databasen.

    Merknad:  En koblet tabell som er opprettet i en eksisterende Access-database, får samme navn som i kildeobjektet. Hvis du allerede har en annen tabell med samme navn, legges det til en "1" i navnet på den nye koblede tabellen  – for eksempel Kontakter1. (Hvis Kontakter1 også er i bruk, brukes navnet Kontakter2, og så videre.)

Trinn 2: Koble til data

Når du kobler til en tabell eller visning i en SQL Server-database, oppretter Access en ny tabell (kalt en koblet tabell) som gjenspeiler strukturen og innholdet i kildeobjektet. Du kan endre dataene enten i SQL Server eller i dataarkvisning eller skjemavisning fra Access, og endringene gjenspeiles i både SQL og Access. Eventuelle strukturelle endringer i koblede tabeller, som å fjerne eller legge til kolonner, må gjøres fra SQL Server, og ikke i Access.

  1. Åpne Access-måldatabasen.

  2. Klikk ODBC-database i kategorien Eksterne data.

  3. Klikk på Koble til datakilden ved å opprette en koblet tabell > OK, og følg trinnene i veiviseren. Hvis .DSN-filen du vil bruke, allerede finnes i Velg datakilde-boksen, klikker du på filen i listen.

    Slik oppretter du en ny .DSN-fil:

    Klikk på Ny> SQL Server > Neste i Velg datakilde-boksen.

    1. Skriv inn et navn på DSN-filen, eller klikk Bla gjennom.

      Merknad: Du trenger skrivetillatelse til mappen for å lagre .DSN-filen.

    2. Klikk på Neste for å se gjennom sammendragsinformasjonen, og klikk deretter på Fullfør.

      Følg trinnene i veiviseren Opprett en ny datakilde til SQL Server.

  4. Klikk OK, og klikk hver tabell eller visning du vil koble til, under Tabeller, og klikk OK.

Hvis du ser dialogboksen Velg en entydig postidentifikator, betyr det at Access ikke kunne fastslå hvilket eller hvilke felt som entydig identifiserer hver rad i datakilden. Merk bare feltet eller feltkombinasjonen som er unik for hver rad, og kontakt SQL Server-databaseadministratoren hvis du er usikker.

Når koblingsoperasjonen er fullført, kan du se den eller de nye koblede tabellene i navigasjonsruten.

Bruke den siste SQL Server-objektstrukturen

Når du åpner en koblet tabell eller kildeobjektet, ser du de siste dataene. Hvis du utfører strukturelle endringer i et SQL Server-objekt, må du imidlertid oppdatere den eller de koblede tabellene for å se disse endringene.

  1. Høyreklikk tabellen i navigasjonsruten, og klikk deretter Tabellkoblingsbehandling på hurtigmenyen.

  2. Merk av for hver tilkoblede tabell du vil oppdatere, eller klikk Merk alle hvis du vil merke alle de koblede tabellene.

  3. Klikk OK > Lukk.

Merknad: I og med at Access-datatyper er forskjellige fra SQL Server-datatyper, kobler Access til den mest riktige datatypen for hver kolonne. Du kan bare se gjennom, og ikke endre, de tilordnede datatypene i Access.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Måter å dele en Access-skrivebordsdatabase på.

Til toppen av siden

Hvis avdelingen eller arbeidsgruppen bruker Microsoft SQL Server til å lagre data, må du kanskje arbeide med noen SQL Server-data i Access.

Du kan hente data fra SQL Server-objekter (tabeller eller visninger) til Access på én av to måter, ved å importere eller ved å koble. Forskjellen på de to prosessene er som følger:

  • Når du importerer data, oppretter Access en kopi av SQL Server-dataene, og senere endringer som blir gjort i dataene i Access-databasen, gjenspeiles ikke i SQL Server-databasen. Likeledes vil ikke eventuelle senere endringer gjort i SQL Server-tabellen eller -visningen, gjenspeiles i Access.

  • Når du kobler til SQL Server-dataene, kobler du direkte til kildedataene, slik at alle senere endringer som blir gjort i dataene i Access, vil gjenspeiles i SQL Server og omvendt.

Denne artikkelen beskriver hvordan du enten importerer eller kobler til SQL Server-data.

Bestem om du vil importere eller koble

Situasjoner der importering egner seg

Du importerer vanligvis SQL Server-data til en Access-database av disse årsakene:

  • Du vil flytte SQL Server-data permanent til en Access-database fordi du ikke lenger trenger dataene i SQL Server-databasen. Når du har importert dataene til Access, kan du slette dem fra SQL Server-databasen.

  • Avdelingen eller arbeidsgruppen din bruker Access, men noen ganger blir du dirigert til en SQL Server-database for å hente ekstra data som må flettes inn i en av Access-databasene.

Siden import av SQL Server-data oppretter en kopi av dataene i Access-databasen, kan du i løpet av importprosessen angi tabellene eller visningene du vil kopiere.

Situasjoner der kobling egner seg

Du kobler vanligvis til SQL Server-data av disse årsakene:

  • Du vil koble direkte til kildedataene for å kunne vise og redigere den nyeste informasjonen både i SQL Server-databasen og i Access-databasen.

  • SQL Server-databasen inneholder mange store tabeller, og du kan ikke importere alle til én enkelt .accdb-fil. Maksimumsstørrelsen på en Access-database er to gigabyte, minus plassen som kreves for systemobjekter.

  • Hvis du vil kjøre spørringer og generere rapporter basert på data fra SQL Server uten å lage en kopi av dataene, bør du vurdere å koble til SQL Server.

  • Avdelingen eller arbeidsgruppen bruker Access til rapportering og spørring og bruker SQL Server til datalagring. Individuelle team kan opprette SQL Server-tabeller og -visninger for sentral lagring, men disse dataene må ofte hentes til skrivebordsprogrammer for aggregasjon og rapportering. Kobling er det riktige valget, fordi det gjør det mulig for brukere av både SQL Server- og Access-databasen å legge til og oppdatere data, og alltid å vise og arbeide med de nyeste dataene.

  • Du er en Access-bruker som nylig har begynt å bruke SQL Server. Du overflyttet flere av databasene til SQL Server, og de fleste tabellene i disse databasene er koblede tabeller. I stedet for å opprette Access-tabeller skal du fra nå av opprette tabeller og visninger i SQL Server og deretter koble til dem fra Access-databasene.

  • Du vil fortsette å lagre dataene på SQL Server, men du vil også arbeide med de nyeste dataene i Access for å kjøre spørringer og skrive ut rapporter du opprettet i Access.

Til toppen av siden

Importere data fra SQL Server

Forberedelser til import

Under importoperasjonen opprettes en tabell i Access, og deretter kopieres dataene fra SQL Server-databasen til den tabellen. På slutten av importoperasjonen kan du velge å lagre detaljene for importoperasjonen som en spesifikasjon.

Merknad: En importspesifikasjon hjelper deg å gjenta importoperasjonen senere uten å måtte gå gjennom importveiviseren hver gang.

  1. Finn SQL Server-databasen som inneholder dataene du vil importere. Kontakt administrator for databasen for å få tilkoblingsinformasjon.

  2. Identifiser tabellene eller visningene du vil importere. Du kan importere flere objekter i én enkelt importoperasjon.

  3. Gjennomgå kildedataene, og ta disse forholdene i betraktning:

    • Access støtter ikke mer enn 255 felter i en tabell, slik at bare de første 255 kolonnene blir importert.

    • Maksimumsstørrelsen på en Access-database er to gigabyte, minus plassen som kreves for systemobjekter. Hvis SQL Server-databasen inneholder mange store tabeller, kan du kanskje ikke importere alle til én enkelt .accdb-fil. I så fall bør du vurdere å koble dataene til Access-databasen i stedet.

    • Access oppretter ikke automatisk relasjoner mellom relaterte tabeller på slutten av importoperasjoner. Du må opprette relasjonene mellom de ulike nye og eksisterende tabellene manuelt, ved hjelp av alternativene i Relasjoner-vinduet. Slik viser du Relasjoner-vinduet:

      • Klikk på Fil-fanen, og deretter klikker du på RelasjonerInformasjon-fanen.

  4. Finn Access-databasen du vil importere SQL Server-dataene til.

    Kontroller at du har de nødvendige tillatelsene til å legge til data i Access-databasen. Hvis du ikke vil lagre dataene i noen av de eksisterende databasene, oppretter du en tom database ved å klikke på Fil-fanen, og deretter på Tom databaseNy-fanen.

  5. Se gjennom eventuelle tabeller i Access-databasen.

    Importoperasjonen oppretter en tabell med samme navn som SQL Server-objektet. Hvis dette navnet allerede er i bruk, tilføyer Access «1» i det nye tabellnavnet, for eksempel Kontakter1. (Hvis Kontakter1 også er i bruk, oppretter Access Kontakter2, og så videre.)

    Merknad: Access overskriver aldri en tabell i databasen som en del av en importoperasjon, og du kan ikke tilføye SQL Server-data i en eksisterende tabell.

Importere dataene

  1. Åpne måldatabasen.

    Klikk på ODBC-database i gruppen Importer og kobleEksterne data-fanen.

  2. Klikk på Importer kildedataene til en ny tabell i den gjeldende databasen, og klikk deretter på OK.

  3. I dialogboksen Velg datakilde kan du klikke på filen i listen, hvis .DSN-filen du vil bruke allerede eksisterer.

    Jeg trenger å opprette en ny .dsn-fil

    Merknad: Trinnene i denne prosedyren kan variere litt avhengig av programvaren som er installert på datamaskinen.

    1. Klikk på Ny for å opprette et nytt datakildenavn (DSN).

      Veiviseren for å opprette ny datakilde starter.

    2. I veiviseren velger du SQL Server i listen over drivere, og deretter klikker du på Neste.

    3. Skriv inn et navn for .DSN-filen, eller klikk på Bla gjennom for å lagre filen på en annen plassering.

      Merknad: Du trenger skrivetillatelse til mappen for å lagre .DSN-filen.

    4. Klikk på Neste, se gjennom sammendragsinformasjonen, og klikk deretter på Fullfør for å fullføre veiviseren.

      Dialogboksen Opprett en ny datakilde til SQL Server vises.

    5. Skriv inn en beskrivelse av datakilden i Beskrivelse-boksen. Dette trinnet er valgfritt.

    6. I Server-boksen under Hvilken SQL Server vil du koble til skriver du inn eller merker navnet på den SQL Server du vil koble til, og deretter klikker du på Neste for å fortsette.

    7. Du kan kreve informasjon fra databaseadministratoren for SQL Server, for eksempel om du skal bruke Microsoft Windows NT-godkjenning eller SQL Server-godkjenning. Klikk på Neste for å fortsette.

    8. Hvis du vil koble til en bestemt database, må du forsikre deg om at det er merket av for Endre standarddatabasen til. Deretter velger du databasen du vil arbeide med, og klikker på Neste.

    9. Klikk på Fullfør.

    10. Se gjennom sammendragsinformasjonen, og klikk på Test datakilde.

    11. Se gjennom testresultatene, og klikk på OK for å lukke dialogboksen.

      Hvis testen var vellykket, klikker du på OK på nytt, eller klikk på Avbryt for å endre innstillingene.

  4. Klikk på OK for å lukke dialogboksenVelg datakilde.

    Access viser dialogboksen Importer objekter.

  5. Klikk på hver tabell eller visning du vil importere, under Tabeller, og klikk deretter på OK.

  6. Hvis du ser dialogboksen Velg en entydig postidentifikator, betyr det at Access ikke kunne fastslå hvilket eller hvilke felt som entydig identifiserer hver rad i et bestemt objekt. I så fall merker du feltet eller feltkombinasjonen som er unik for hver rad, og klikker på OK. Kontakt databaseadministratoren for SQL Server hvis du er usikker.

    Access importerer dataene. Hvis du planlegger å gjenta importoperasjonen senere, kan du lagre importtrinnene som en importspesifikasjon og enkelt kjøre de samme importtrinnene senere. Du trenger å ha Microsoft Office Outlook installert på datamaskinen for å opprette en oppgave.

  7. Klikk på Lukk under Lagre importtrinn i dialogboksen Hent eksterne Data – ODBC-database. Access fullfører importoperasjonen og viser den nye tabellen eller tabellene i navigasjonsruten.

Hvis du vil lagre importen som en oppgave for gjenbruk, fortsett til neste avsnitt.

Til toppen av siden

Lagre og bruke importinnstillingene

Merknad: Du må ha Microsoft Office Outlook installert for å opprette en oppgave.

  1. Merk av for Lagre importtrinn under dialogboksen Lagre importtrinn i Hent eksterne Data – ODBC-databasen. Et sett med flere kontroller vises.

  2. Skriv inn et navn på importspesifikasjonen i Lagre som-boksen.

  3. Skriv inn en beskrivelse i Beskrivelse-boksen. Dette trinnet er valgfritt.

  4. Hvis du vil utføre operasjonen med jevne mellomrom (for eksempel hver uke eller måned), merker du av for Opprett oppgave i Outlook. Da opprettes en oppgave i Microsoft Outlook 2010 som lar deg kjøre spesifikasjonen.

  5. Klikk på Lagre import.

Hvis Outlook ikke er installert, visers en feilmelding i Access når du klikker på Lagre import.

Merknad: Hvis Outlook 2010 er ikke riktig konfigurert, starter oppstartsveiviseren for Microsoft Outlook 2010. Følg instruksjonene i veiviseren for å konfigurere Outlook.

Du kan også opprette en Outlook-oppgave. Det kan være nyttig å opprette en oppgave i Outlook hvis du vil kjøre importoperasjonen med regelmessige eller gjentakende intervaller. Hvis du ikke opprette en oppgave, vil spesifikasjonen likevel lagres i Access.

Opprette en Outlook-oppgave

Hvis du merket av for Opprett oppgave i Outlook, vil Access starte Office Outlook 2010 og vise en ny oppgave. Følg disse trinnene for å konfigurere oppgaven:

Merknad: Hvis Outlook ikke er installert, vises en feilmelding i Access. Hvis Outlook ikke er riktig konfigurert, startes konfigurasjonsveiviseren for Outlook. Følg instruksjonene i veiviseren for å konfigurere Outlook.

  1. Se gjennom og endre oppgaveinnstillingene, for eksempel Startdato, Forfallsdato og Påminnelse.

    Klikk på Gjentakelse for å gjøre importoppgaven til en gjentakende hendelse, og fyll inn riktig informasjon.

  2. Klikk på Lagre og lukk.

Kjøre en lagret oppgave

  1. Klikk Oppgaver i navigasjonsruten i Outlook, og dobbeltklikk deretter oppgaven som du vil kjøre.

  2. Klikk på Kjør import i Microsoft Office Accessgruppen på Oppgave-fanen.

  3. Gå tilbake til Access-vinduet, og trykk på F5 for å oppdatere navigasjonsruten.

  4. Dobbeltklikk på den importerte tabellen for å åpne den i dataarkvisning.

  5. Kontroller at alle feltene og postene ble importert, og at det ikke har oppstått noen feil.

  6. Høyreklikk på den importerte tabellen i navigasjonsruten, og klikk deretter på Utformingsvisning i hurtigmenyen. Se gjennom feltdatatypene og andre feltegenskaper.

Til toppen av siden

Koble til SQL Server-data

Siden data er lagret i tabeller, vil Access opprette en ny tabell (ofte kalt en koblet tabell) når du kobler til en tabell eller visning i en SQL Server-database. Den gjenspeiler strukturen og innholdet i kildeobjektet. Du kan endre data i enten SQL Server, i dataarkvisning eller i skjemavisning fra Access. Endringene du gjør i data på én plassering, gjenspeiles i den andre. Hvis du vil gjøre strukturelle endringer, for eksempel å fjerne eller endre en kolonne, må du imidlertid gjøre det fra SQL Server-databasen eller fra et Access-prosjekt som er koblet til den databasen. Du kan ikke legge til, slette eller endre feltene i en koblet tabell mens du arbeider i Access.

Forberede kobling

  1. Finn SQL Server-databasen som har dataene du vil koble til. Kontakt om nødvendig databaseadministratoren for å få tilkoblingsinformasjon.

  2. Identifiser tabellene og visningene du vil koble til. Du kan koble til flere objekter i én enkelt koblingsoperasjon.

  3. Gjennomgå kildedataene, og ta disse forholdene i betraktning:

    • Access støtter ikke mer enn 255 felt i en tabell, og derfor vil den koblede tabellen bare inkludere de 255 første feltene i objektet du kobler til.

    • Kolonnene som er skrivebeskyttet i et SQL Server-objekt, vil fortsette å være skrivebeskyttet i Access.

    • Du vil ikke kunne legge til, slette eller endre kolonner i den koblede tabellen i Access.

  4. Identifiser databasen du vil opprette de koblede tabellene i. Kontroller at du har de nødvendige tillatelser til å legge til data i databasen. Hvis du ikke vil lagre dataene i noen av de eksisterende databasene, oppretter du en ny, tom database ved å klikke på Fil-fanen, og deretter klikker du på Tom databaseNy-fanen.

  5. Se gjennom tabellene i Access-databasen. Når du kobler til en SQL Server-tabell eller -visning, opprettes en tabell i Access med samme navn som kildeobjektet. Hvis det navnet allerede er i bruk, vil Access tilføye «1» i det nye koblede tabellnavnet, for eksempel Kontakter1. (Hvis Kontakter1 også er i bruk, oppretter Access Kontakter2, og så videre.)

  6. Hvis du vil koble til dataene, kan du åpne måldatabasen.

  7. Klikk på ODBC-database i gruppen Importer og kobleEksterne data-fanen.

  8. Velg Koble til datakilden ved å opprette en koblet tabell, og klikk deretter på OK.

  9. Klikk på den .DSN-filen du vil bruke i dialogboksen Velg datakilde, eller klikk på Ny for å opprette et nytt datakildenavn (DSN).

  10. I dialogboksenVelg datakilde kan du klikke på filen i listen, hvis .DSN-filen du vil bruke, allerede eksisterer.

    Jeg trenger å opprette en ny .dsn-fil

    Merknad: Trinnene i denne prosedyren kan variere litt avhengig av programvaren som er installert på datamaskinen.

    1. Klikk på Ny for å opprette et nytt datakildenavn (DSN).

      Veiviseren for å opprette ny datakilde starter.

    2. I veiviseren velger du SQL Server i listen over drivere, og deretter klikker du på Neste.

    3. Skriv inn et navn for .DSN-filen, eller klikk på Bla gjennom for å lagre filen på en annen plassering.

      Merknad: Du trenger skrivetillatelse til mappen for å lagre .DSN-filen.

    4. Klikk på Neste, se gjennom sammendragsinformasjonen, og klikk deretter på Fullfør for å fullføre veiviseren for å opprette ny datakilde.

      Veiviseren for å opprette en ny datakilde til SQL Server starter.

    5. Skriv inn en beskrivelse av datakilden i Beskrivelse-boksen i veiviseren. Dette trinnet er valgfritt.

    6. I Server-boksen under Hvilken SQL Server vil du koble til skriver du inn eller merker navnet på den SQL Server-datamaskinen du vil koble til, og deretter klikker du på Neste for å fortsette.

    7. Det kan hende du trenger å få informasjon fra databaseadministratoren for SQL Server på denne siden i veiviseren, for eksempel om du skal bruke Microsoft Windows NT-godkjenning eller SQL Server-godkjenning. Klikk på Neste for å fortsette.

    8. På neste side i veiviseren kan det hende du trenger å få mer informasjon fra databaseadministratoren for SQL Server. Hvis du vil koble til en bestemt database, må du forsikre deg om at det er merket av for Endre standarddatabasen til. Velg SQL Server-databasen du vil arbeide med, og klikk deretter på Neste.

    9. Klikk på Fullfør. Se gjennom sammendragsinformasjonen, og klikk på Test datakilde.

    10. Se gjennom testresultatene, og klikk på OK for å lukke dialogboksen SQL Server ODBC datakildetest.

      Hvis testen var vellykket, klikker du på OK på nytt for å fullføre veiviseren, eller klikk på Avbryt for å gå tilbake til veiviseren og endre innstillingene.

  11. Klikk på OK.

    Access viser dialogboksen Koble tabeller.

  12. Klikk på hver tabell eller visning du vil koble til, under Tabeller, og klikk deretter på OK.

    1. Hvis du ser dialogboksen Velg en entydig postidentifikator, betyr det at Access ikke kunne fastslå hvilket eller hvilke felt som entydig identifiserer hver rad i kildedataene. I så fall merker du feltet eller feltkombinasjonen som er unik for hver rad, og klikker på OK. Kontakt databaseadministratoren for SQL Server hvis du er usikker.

Access fullfører koblingsoperasjonen og viser den nye, koblede tabellen eller tabellene i navigasjonsruten.

Viktig: Hver gang du åpner enten en koblet tabell eller kildeobjektet, ser du at de nyeste dataene vises i den eller det. Strukturelle endringer i et SQL Server-objekt gjenspeiles imidlertid ikke automatisk i en koblet tabell.

Oppdatere en koblet tabell ved å bruke den nyeste strukturen for SQL Server-objekt

  1. Høyreklikk tabellen i navigasjonsruten, og klikk deretter Tabellkoblingsbehandling på hurtigmenyen.

  2. Merk av for hver tilkoblede tabell du vil oppdatere, eller klikk Merk alle hvis du vil merke alle de koblede tabellene.

  3. Klikk på OK.

    Hvis oppdateringen er vellykket, viser Access en melding om dette. Hvis ikke, viser Access en feilmelding.

  4. Klikk på Lukk for å lukke administratoren for koblet tabell.

Til toppen av siden

Slik ser Access på SQL Server-datatyper

Siden Access-datatyper er forskjellige fra SQL Server-datatyper, må Access bestemme den mest passende Access-datatypen til bruk i hver kolonne i hver SQL Server-tabell eller vise at du importerer eller kobler til. Eksempel: En SQL Server-kolonne med bit-datatypen importeres eller kobles til Access med Ja/Nei-datatypen. Et annet eksempel: En SQL Server-kolonne med datatypen nvarchar(255) (eller mindre) er importert eller koblet med Tekst-datatypen, men en kolonne med datatypen nvarchar(256)(eller større) er importert som et Access Notat-felt. Når du har fullført en import- eller koblingsoperasjon, kan du åpne tabellen i utformingsvisning og bekrefte hvilke datatyper Access har tilordnet til feltene. Du kan endre datatypene for feltene i importerte tabeller. Du kan imidlertid ikke endre datatypene for feltene i koblede tabeller, bortsett fra ved å endre dem i selve SQL Server-databasen eller i et Access-prosjekt som er koblet til den databasen.

Tabellen nedenfor viser de viktigste SQL Server-datatypene. Den andre og tredje kolonnen viser hvordan Access tolker hver type.

SQL Server-datatype

Access-datatype

Feltstørrelse i Access

bigint

Tekst

255

binær ( feltstørrelse )

Binær

Samme som feltstørrelsen for SQL Server

bit

Ja/Nei

char( feltstørrelse ), der feltstørrelse er mindre enn eller lik 255

Tekst

Samme som feltstørrelsen for SQL Server

char( feltstørrelse ), der feltstørrelsen er større enn 255

Notat

datotid

Dato/klokkeslett

desimal( presisjon , skala )

Tall

Desimal (Access-presisjon og skala-egenskaper samsvarer med SQL Server-presisjon og -skala.)

flyt

Tall

Dobbel

bilde

OLE-objekt

int

Tall

Langt heltall

penger

Valuta

nchar( feltstørrelse ), der feltstørrelse er mindre enn eller lik 255

Tekst

Samme som feltstørrelsen for SQL Server

nchar( feltstørrelse ), der feltstørrelse er større enn 255

Notat

ntext

Notat

numerisk( presisjon , skala )

Tall

Desimal (Access-presisjon og skala-egenskaper samsvarer med SQL Server-presisjon og -skala.)

nvarchar( feltstørrelse ), der feltstørrelse er mindre enn eller lik 255

Tekst

Samme som feltstørrelsen for SQL Server

nvarchar( feltstørrelse ), der feltstørrelse er større enn 255

Notat

nvarchar(MAKSIMUM)

Notat

reell

Tall

Enkel

litendatotid

Dato/klokkeslett

litenint

Tall

Heltall

småpenger

Valuta

sql_variant

Tekst

255

tekst

Notat

tidsstempel

Binær

8

litenint

Tall

Byte

entydigidentifikator

Tall

Replikasjons-ID

varbinær

Binær

Samme som feltstørrelsen for SQL Server

varbinær(MAKSIMUM)

OLE-objekt

varchar( feltstørrelse ), der feltstørrelse er mindre enn eller lik 255

Tekst

Samme som feltstørrelsen for SQL Server

varchar( feltstørrelse), der feltstørrelse er større enn 255

Notat

varchar(MAKSIMUM)

Notat

xml

Notat

Til toppen av siden

Hvis avdelingen eller arbeidsgruppen bruker Microsoft SQL Server til å lagre data, kan du støte på scenarier der du må arbeide med noen av SQL Server-dataene i Microsoft Office Access 2007.

Hvis du ikke er fortrolig med SQL Server og vil lære mer, kan du gå til hjemmesiden for Microsoft SQL Server. Følg koblingen i Se også-delen i denne artikkelen.

Du kan hente data fra SQL Server-objekter (tabeller eller visninger) til Office Access 2007 på én av to måter, ved å importere eller ved å koble. Hvis du importerer data, kan du kopiere dataene til Access-databasen. Eventuelle endringer du gjør i dataene i Access, gjenspeiles ikke i SQL Server-databasen. Likeledes vil ikke eventuelle senere endringer gjort i SQL Server-tabellen eller -visningen, gjenspeiles i Access-tabellen. På den annen side hvis du kobler til SQL Server-data, blir dataene værende på SQL Server-datamaskinen, og Access opprettholder en tilkobling til dataene. Eventuelle endringer du gjør i dataene i Access, gjenspeiles i SQL Server-dataene, og eventuelle endringer du gjør i SQL Server-databasen, gjenspeiles i den koblede tabellen i Access.

Denne artikkelen beskriver fremgangsmåten for både import og kobling av SQL Server-data til Access 2007.

Importere SQL Server-data

Import av SQL Server data oppretter en kopi av dataene i en Access-database. Under importoperasjonen kan du angi tabeller eller visninger som du vil kopiere.

Importoperasjonen oppretter en tabell i Access, og deretter kopieres dataene fra SQL Server-databasen til Access-tabellen. Du finner koblinger til mer informasjon om tabeller og hvordan en database er strukturert, i Se også-delen.

På slutten av importoperasjonen kan du velge å lagre detaljene for importoperasjonen som en spesifikasjon. En importspesifikasjon hjelper deg å gjenta operasjonen senere uten at du må gå gjennom importveiviseren hver gang.

Vanlige scenarier for import av en SQL Server-tabell til Access

Du importerer vanligvis SQL Server-data til en Access-database av disse årsakene:

  • Du vil flytte SQL Server-data permanent til en Access-database fordi du ikke lenger trenger dataene i SQL Server-databasen. Du kan importere dataene til Access og deretter slette dem fra SQL Server-databasen.

  • Avdelingen eller arbeidsgruppen din bruker Access, men noen ganger blir du dirigert til en SQL Server-database for å hente ekstra data som må flettes inn i en av Access-databasene.

De følgende trinnene forklarer hvordan du importerer SQL Server-data til en Access-database.

Forberede importoperasjonen

  1. Finn SQL Server-databasen som inneholder dataene du vil kopiere. Kontakt administrator for databasen for å få tilkoblingsinformasjon.

  2. Identifiser tabellene eller visningene du vil kopiere til Access-databasen. Du kan importere flere objekter i én enkelt importoperasjon.

  3. Gjennomgå kildedataene, og ta disse forholdene i betraktning:

    • Access støtter ikke mer enn 255 felter i en tabell, slik at bare de første 255 kolonnene blir importert.

    • Maksimumsstørrelsen på en Access-database er to gigabyte, minus plassen som kreves for systemobjekter. Hvis SQL Server-databasen inneholder mange store tabeller, kan du kanskje ikke importere alle til én enkelt .accdb-fil. I så fall bør du vurdere å koble dataene til Access-databasen i stedet.

    • Access oppretter ikke automatisk relasjoner mellom relaterte tabeller på slutten av en importoperasjon. Du må opprette relasjonene mellom de ulike nye og eksisterende tabellene manuelt, ved hjelp av alternativene på Relasjoner-fanen. Hvis du vil vise Relasjoner-fanen
      , klikker du på Relasjoner i Vis/skjul-gruppen på Databaseverktøy-fanen. Knappesymbol

  4. Finn Access-databasen du vil importere SQL Server-dataene til.

    Kontroller at du har de nødvendige tillatelser til å legge til data i Access-databasen. Hvis du ikke vil lagre dataene i noen av de eksisterende databasene, oppretter du en tom database ved å klikke på Microsoft Office-knappen Office-knappen , og deretter klikker du på Ny.

  5. Se gjennom eventuelle tabeller i Access-databasen.

    Importoperasjonen oppretter en tabell med samme navn som SQL Server-objektet. Hvis dette navnet allerede er i bruk, tilføyer Access «1» i det nye tabellnavnet, for eksempel Kontakter1. (Hvis Kontakter1 også er i bruk, oppretter Access Kontakter2, og så videre.)

    Merknad: Access overskriver aldri en tabell i databasen som en del av en importoperasjon, og du kan ikke tilføye SQL Server-data i en eksisterende tabell.

Importere dataene

  1. Åpne måldatabasen.

    Klikk på Mer i Import-gruppen på Eksterne data-fanen.

  2. Klikk på ODBC-Database Knappesymbol .

  3. Klikk på Importer kildedataene til en ny tabell i den gjeldende databasen, og klikk deretter på OK.

  4. I dialogboksen Velg datakilde kan du klikke på filen i listen, hvis .DSN-filen du vil bruke allerede eksisterer.

    Jeg trenger å opprette en ny .dsn-fil

    Merknad: Trinnene i denne prosedyren kan variere litt avhengig av programvaren som er installert på datamaskinen.

    1. Klikk på Ny for å opprette et nytt datakildenavn (DSN).
      Veiviseren for å opprette ny datakilde starter.

    2. I veiviseren velger du SQL Server i listen over drivere, og deretter klikker du på Neste.

    3. Skriv inn et navn for .DSN-filen, eller klikk på Bla gjennom for å lagre filen på en annen plassering.

      Merknad: Du trenger skrivetillatelse til mappen for å lagre .DSN-filen.

    4. Klikk på Neste, se gjennom sammendragsinformasjonen, og klikk deretter på Fullfør for å fullføre veiviseren.
      Veiviseren for å opprette en ny datakilde til SQL Server starter.

    5. Skriv inn en beskrivelse av datakilden i Beskrivelse-boksen i veiviseren. Dette trinnet er valgfritt.

    6. I Server-boksen under Hvilken SQL Server vil du koble til skriver du inn eller merker navnet på den SQL Server du vil koble til, og deretter klikker du på Neste for å fortsette.

    7. Det kan hende du trenger å få informasjon fra databaseadministratoren for SQL Server på denne siden i veiviseren, for eksempel å bestemme om du skal bruke Microsoft Windows NT-godkjenning eller SQL Server-godkjenning. Klikk på Neste for å fortsette.

    8. På neste side i veiviseren kan det hende du trenger å få mer informasjon fra databaseadministratoren for SQL Server før du fortsetter. Hvis du vil koble til en bestemt database, må du forsikre deg om at det er merket av for Endre standarddatabasen til. Deretter velger du databasen du vil arbeide med, og klikker på Neste.

    9. Klikk på Fullfør. Se gjennom sammendragsinformasjonen, og klikk på Test datakilde.

    10. Se gjennom testresultatene, og klikk på OK for å lukke dialogboksen SQL Server ODBC datakildetest.

      Hvis testen var vellykket, klikker du på OK på nytt for å fullføre veiviseren, eller klikk på Avbryt for å gå tilbake til veiviseren og endre innstillingene.

  5. Klikk på OK for å lukke dialogboksenVelg datakilde.

    Access viser dialogboksen Importer objekter.

  6. Klikk på hver tabell eller visning du vil importere, under Tabeller, og klikk deretter på OK.

  7. Hvis du ser dialogboksen Velg en entydig postidentifikator, betyr det at Access ikke kunne fastslå hvilket eller hvilke felt som entydig identifiserer hver rad i et bestemt objekt. I så fall merker du feltet eller feltkombinasjonen som er unik for hver rad, og klikker på OK. Kontakt databaseadministratoren for SQL Server hvis du er usikker.

Access importerer dataene. Hvis du planlegger å gjenta importoperasjonen senere, kan du lagre importtrinnene som en importspesifikasjon og enkelt kjøre de samme importtrinnene senere. Gå til den neste delen av denne artikkelen for å fullføre den oppgaven. Hvis du ikke vil lagre detaljene for importspesifikasjonen, klikker du på Lukk under Lagre importtrinn i dialogboksen Hent eksterne Data – ODBC-Database. Access fullfører importoperasjonen og viser den nye tabellen eller tabellene i navigasjonsruten.

Lagre importtrinnene som en spesifikasjon

  1. Merk av for Lagre importtrinn i dialogboksen Hent eksterne Data – ODBC-databasen under Lagre importtrinn.

    Et sett med flere kontroller vises.

  2. Skriv inn et navn på importspesifikasjonen i Lagre som-boksen.

  3. Skriv inn en beskrivelse i Beskrivelse-boksen. Dette trinnet er valgfritt.

  4. Hvis du vil utføre operasjonen med jevne mellomrom (for eksempel hver uke eller måned), merker du av for Opprett oppgave i Outlook. Da opprettes en oppgave i Microsoft Office Outlook 2007 som lar deg kjøre oppsettet.

  5. Klikk Lagre import.

Konfigurere Outlook-oppgaven

Hvis du merket av for Opprett oppgave i Outlook i den forrige prosedyren, starter Access Office Outlook 2007 og viser en ny oppgave. Følg disse trinnene for å konfigurere oppgaven.

Merknad: Hvis Outlook ikke er installert, vises en feilmelding i Access. Hvis Outlook ikke er riktig konfigurert, startes konfigurasjonsveiviseren for Outlook. Følg instruksjonene i veiviseren for å konfigurere Outlook.

  1. Se gjennom og endre oppgaveinnstillingene i oppgavevinduet for Outlook, for eksempel Forfallsdato og Påminnelse

    Hvis du vil at oppgaven skal gjentas, klikk på Gjentakelse, og fyll inn nødvendig informasjon.

    Denne figuren viser oppgaveplanleggeren med noen vanlige innstillinger.

    Oppgaveplanleggeren i Outlook

    Se artikkelen Planlegg en import- eller eksportoperasjon hvis du vil ha mer informasjon om planlegging av oppgaver i Outlook.

  2. Når du er ferdig med oppgaveinnstillingene i Outlook, klikker du på Lagre og lukk i Handlinger-gruppen påOppgave-fanen .

Kjøre en lagret oppgave

  1. Klikk Oppgaver i navigasjonsruten i Outlook, og dobbeltklikk deretter oppgaven som du vil kjøre.

  2. Klikk på Kjør import Knapp i Microsoft Office Access-gruppen på Oppgave-fanen .

  3. Gå tilbake til Access-vinduet, og trykk på F5 for å oppdatere navigasjonsruten.

  4. Dobbeltklikk på den importerte tabellen for å åpne den i dataarkvisning.

  5. Kontroller at alle feltene og postene ble importert, og at det ikke har oppstått noen feil.

  6. Høyreklikk på den importerte tabellen i navigasjonsruten, og klikk deretter på Utformingsvisning i hurtigmenyen. Se gjennom feltdatatypene og andre feltegenskaper.

Til toppen av siden

Koble til SQL Server-data

Kobling gjør at du kan du koble til data uten å importere den informasjonen, slik at du kan vise og redigere de nyeste dataene både i SQL Server-databasen og i Access-databasen uten å opprette og vedlikeholde en kopi av dataene i Access. Hvis du ikke ønsker å kopiere SQL Server-dataene til Access-databasen, men i stedet vil kjøre spørringer og generere rapporter basert på de dataene, bør du heller koble til enn å importere.

Når du kobler til en tabell eller visning i en SQL Server-database, oppretter Access en ny tabell (ofte kalt en koblet tabell). Den gjenspeiler strukturen og innholdet i kildeobjektet. Du kan endre data i enten SQL Server, i dataarkvisning eller i skjemavisning fra Access. Endringene du gjør i data på ett sted, gjenspeiles i det andre. Hvis du vil gjøre strukturelle endringer, for eksempel fjerne eller endre en kolonne, må du imidlertid gjøre det fra SQL Server-databasen eller fra et Access-prosjekt som er koblet til den databasen. Du kan ikke legge til, slette eller endre feltene i en koblet tabell mens du arbeider i Access.

Hvis SQL Server-databasen inneholder en stor mengde data, bør du velge kobling i stedet for import, fordi den maksimale størrelsen på en Access-database er to gigabyte (minus plassen som trengs for systemobjekter). Import av mange store tabeller eller visninger kan føre til at du overskrider denne grensen, mens kobling til dataene ikke øker størrelsen på Access-databasen i særlig grad.

Vanlige scenarier ved kobling til SQL Server-data

Vanligvis kobler du til en SQL Server-tabell eller -visning fra en Access-database av disse årsakene:

  • Avdelingen eller arbeidsgruppen bruker Access til rapportering og spørring og bruker SQL Server til datalagring. Individuelle team kan opprette SQL Server-tabeller og -visninger for sentral lagring, men disse dataene må ofte hentes til skrivebordsprogrammer for aggregasjon og rapportering. Kobling er det riktige valget, fordi det gjør det mulig for brukere av både SQL Server- og Access-databasen å legge til og oppdatere data, og alltid å vise og arbeide med de nyeste dataene.

  • Du er en Access-bruker som nylig har begynt å bruke SQL Server. Du overflyttet flere av databasene til SQL Server, og de fleste tabellene i disse databasene er koblede tabeller. I stedet for å opprette Access-tabeller skal du fra nå av opprette tabeller og visninger i SQL Server og deretter koble til dem fra Access-databasene.

  • Du vil fortsette å lagre dataene på SQL Server, men du vil også arbeide med de nyeste dataene i Access for å kjøre spørringer og skrive ut rapporter du opprettet i Access.

Klargjøre for å koble til en SQL Server-tabell

  1. Finn SQL Server-databasen som har dataene du vil koble til. Kontakt om nødvendig databaseadministratoren for å få tilkoblingsinformasjon.

  2. Identifiser tabellene og visningene du vil koble til. Du kan koble til flere objekter i én enkelt koblingsoperasjon.

  3. Gjennomgå kildedataene, og ta disse forholdene i betraktning:

    • Access støtter ikke mer enn 255 felt i en tabell, og derfor vil den koblede tabellen bare inkludere de 255 første feltene i objektet du kobler til.

    • Kolonnene som er skrivebeskyttet i et SQL Server-objekt, vil fortsette å være skrivebeskyttet i Access.

    • Du vil ikke kunne legge til, slette eller endre kolonner i den koblede tabellen i Access.

  4. Identifiser databasen du vil opprette de koblede tabellene i. Kontroller at du har de nødvendige tillatelsene til å legge til data i databasen. Hvis du ikke vil lagre dataene i noen av de eksisterende databasene, oppretter du en ny, tom database ved å bruke følgende kommando:

    Klikk på Microsoft Office-knappen Office-knappen , og klikk deretter på Ny.

  5. Se gjennom tabellene i Access-databasen. Når du kobler til en SQL Server-tabell eller -visning, opprettes en tabell i Access med samme navn som kildeobjektet. Hvis det navnet allerede er i bruk, vil Access tilføye «1» i det nye koblede tabellnavnet, for eksempel Kontakter1. (Hvis Kontakter1 også er i bruk, oppretter Access Kontakter2, og så videre.)

Koble til dataene

  1. Åpne måldatabasen.

  2. Klikk på Mer i Import-gruppen på Eksterne data-fanen.

  3. Klikk på ODBC-database.

  4. Velg Koble til datakilden ved å opprette en koblet tabell, og klikk deretter på OK.

  5. Klikk på den .DSN-filen du vil bruke i dialogboksen Velg datakilde, eller klikk på Ny for å opprette et nytt datakildenavn (DSN).

  6. I dialogboksenVelg datakilde kan du klikke på filen i listen, hvis .DSN-filen du vil bruke, allerede eksisterer.

    Jeg trenger å opprette en ny .dsn-fil

    Merknad: Trinnene i denne prosedyren kan variere litt avhengig av programvaren som er installert på datamaskinen.

    1. Klikk på Ny for å opprette et nytt datakildenavn (DSN).
      Veiviseren for å opprette ny datakilde starter.

    2. I veiviseren velger du SQL Server i listen over drivere, og deretter klikker du på Neste.

    3. Skriv inn et navn for .DSN-filen, eller klikk på Bla gjennom for å lagre filen på en annen plassering.

      Merknad: Du trenger skrivetillatelse til mappen for å lagre .DSN-filen.

    4. Klikk på Neste, se gjennom sammendragsinformasjonen, og klikk deretter på Fullfør for å fullføre veiviseren for å opprette ny datakilde.
      Veiviseren for å opprette en ny datakilde til SQL Server starter.

    5. Skriv inn en beskrivelse av datakilden i Beskrivelse-boksen i veiviseren. Dette trinnet er valgfritt.

    6. I Server-boksen under Hvilken SQL Server vil du koble til skriver du inn eller merker navnet på den SQL Server-datamaskinen du vil koble til, og deretter klikker du på Neste for å fortsette.

    7. Det kan hende du trenger å få informasjon fra databaseadministratoren for SQL Server på denne siden i veiviseren, for eksempel om du skal bruke Microsoft Windows NT-godkjenning eller SQL Server-godkjenning. Klikk på Neste for å fortsette.

    8. På neste side i veiviseren kan det hende du trenger å få mer informasjon fra databaseadministratoren for SQL Server. Hvis du vil koble til en bestemt database, må du forsikre deg om at det er merket av for Endre standarddatabasen til. Velg SQL Server-databasen du vil arbeide med, og klikk deretter på Neste.

    9. Klikk på Fullfør. Se gjennom sammendragsinformasjonen, og klikk på Test datakilde.

    10. Se gjennom testresultatene, og klikk på OK for å lukke dialogboksen SQL Server ODBC datakildetest.

      Hvis testen var vellykket, klikker du på OK på nytt for å fullføre veiviseren, eller klikk på Avbryt for å gå tilbake til veiviseren og endre innstillingene.

  7. Klikk på OK.
    Access viser dialogboksen Koble tabeller.

  8. Klikk på hver tabell eller visning du vil koble til, under Tabeller, og klikk deretter på OK.

  9. Hvis du ser dialogboksen Velg en entydig postidentifikator, betyr det at Access ikke kunne fastslå hvilket eller hvilke felt som entydig identifiserer hver rad i kildedataene. I så fall merker du feltet eller feltkombinasjonen som er unik for hver rad, og klikker på OK. Kontakt databaseadministratoren for SQL Server hvis du er usikker.

Access fullfører koblingsoperasjonen og viser den nye koblede tabellen eller tabellene i navigasjonsruten.

Viktig: Hver gang du åpner enten en koblet tabell eller kildeobjektet, ser du at de nyeste dataene vises i den eller det. Strukturelle endringer i et SQL Server-objekt gjenspeiles imidlertid ikke automatisk i en koblet tabell.


Oppdater en koblet tabell ved å bruke den nyeste strukturen for SQL Server-objekt:

  1. Høyreklikk tabellen i navigasjonsruten, og klikk deretter Tabellkoblingsbehandling på hurtigmenyen.

  2. Merk av for hver tilkoblede tabell du vil oppdatere, eller klikk Merk alle hvis du vil merke alle de koblede tabellene.

  3. Klikk på OK.

    Hvis oppdateringen er vellykket, viser Access en melding om dette. Hvis ikke, viser Access en feilmelding.

  4. Klikk på Lukk for å lukke administratoren for koblet tabell.

Til toppen av siden

Finn ut hvordan Access tolker SQL Server-datatyper

Siden Access-datatyper er forskjellige fra SQL Server-datatyper, må Access bestemme den mest passende Access-datatypen til bruk i hver kolonne i hver SQL Server-tabell eller vise at du importerer eller kobler til. Eksempel: En SQL Server-kolonne med bit-datatypen importeres eller kobles til Access med Ja/Nei-datatypen. Et annet eksempel: En SQL Server-kolonne med datatypen nvarchar(255) (eller mindre) er importert eller koblet med Tekst-datatypen, men en kolonne med datatypen nvarchar(256)(eller større) er importert som et Access-notatfelt. Når du har fullført en import- eller koblingsoperasjon, bør du åpne tabellen i utformingsvisning og bekrefte hvilke datatyper Access har tilordnet til feltene. Du kan endre datatypene for feltene i importerte tabeller, men du kan ikke endre datatypen for felt i koblede tabeller, bortsett fra ved å endre dem i selve SQL Server-databasen eller i et Access-prosjekt som er koblet til den databasen.

Tabellen nedenfor viser de viktigste SQL Server-datatypene. Den andre og tredje kolonnen viser hvordan Access tolker hver type.

SQL Server-datatype

Access-datatype

Feltstørrelse i Access

bigint

Tekst

255

binær ( feltstørrelse )

Binær

Samme som feltstørrelsen for SQL Server

bit

Ja/Nei

char( feltstørrelse ), der feltstørrelse er mindre enn eller lik 255

Tekst

Samme som feltstørrelsen for SQL Server

char( feltstørrelse ), der feltstørrelsen er større enn 255

Notat

datotid

Dato/klokkeslett

desimal( presisjon , skala )

Tall

Desimal (Access-presisjon og skala-egenskaper samsvarer med SQL Server-presisjon og -skala.)

flyt

Tall

Dobbel

bilde

OLE-objekt

int

Tall

Langt heltall

penger

Valuta

nchar ( feltstørrelse ), der feltstørrelsen er mindre enn eller lik 255

Tekst

Samme som feltstørrelsen for SQL Server

nchar ( feltstørrelse ), der feltstørrelsen er større enn 255

Notat

ntext

Notat

numerisk( presisjon , skala )

Tall

Desimal (Access-presisjon og skala-egenskaper samsvarer med SQL Server-presisjon og -skala.)

nvarchar ( feltstørrelse ), der feltstørrelsen er mindre enn eller lik 255

Tekst

Samme som feltstørrelsen for SQL Server

nvarchar ( feltstørrelse ), der feltstørrelsen er større enn 255

Notat

nvarchar (MAKSIMUM)

Notat

reell

Tall

Enkel

litendatotid

Dato/klokkeslett

litenint

Tall

Heltall

småpenger

Valuta

sql_variant

Tekst

255

tekst

Notat

tidsstempel

Binær

8

litenint

Tall

Byte

entydigidentifikator

Tall

Replikasjons-ID

varbinær

Binær

Samme som feltstørrelsen for SQL Server

varbinær (MAKSIMUM)

OLE-objekt

varchar ( feltstørrelse ), der feltstørrelse er mindre enn eller lik 255

Tekst

Samme som feltstørrelsen for SQL Server

varchar ( feltstørrelse), der feltstørrelse er større enn 255

Notat

varchar (MAKSIMUM)

Notat

xml

Notat

Til toppen av siden

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×