Importere eller koble til data i en Excel-arbeidsbok

Importere eller koble til data i en Excel-arbeidsbok

Du kan hente data fra en Excel-arbeidsbok til Access på mange måter. Du kan kopiere data fra et åpent regneark og lime det inn i et Access-dataark, importere et regneark til en ny eller eksisterende tabell eller koble til et regneark fra en Access-database.

Dette emnet forklarer i detalj hvordan du importerer eller kobler til Excel-data fra Access-skrivebordsdatabaser.

Kommentarer: 

  • Du kan ikke importere data mens du kjører en Access 2010-nettdatabase i en nettleser. Hvis du vil importere data i en nettdatabase, må du først åpne nettdatabasen ved hjelp av Access.

  • Koblede tabeller er ikke kompatible med Access 2010-nettdatabaser. Hvis du vil bruke eksterne data i en nettdatabase, må du importere dataene i stedet for å koble til dem. Hvis du vil ha mer informasjon om nettdatabaser, kan du se artikkelen Bygge en Access-database som skal deles på nettet.

Hva du vil gjøre?

Forstå import av data fra Excel

Importere data fra Excel

Feilsøke manglende eller uriktige verdier

Koble til data i Excel

Feilsøke #Num! og andre uriktige verdier i en koblet tabell

Forstå import av data fra Excel

Hvis målet er å lagre noen av eller alle dataene fra ett eller flere Excel-regneark i Access, må du importere innholdet i regnearket til en ny eller eksisterende Access-database. Når du importerer data, opprettes en kopi av dataene i en ny eller eksisterende tabell i Access, uten at kilderegnearket i Excel endres.

Vanlige scenarioer ved import av Excel-data til Access

  • Du er en erfaren bruker av Excel, men i det videre arbeidet vil du bruke Access med disse dataene. Du vil flytte dataene i Excel-regnearkene til én eller flere nye Access-databaser.

  • Avdelingen eller arbeidsgruppen bruker Access, men du mottar iblant data i Excel-format som må flettes med Access-databasene. Du vil importere disse Excel-regnearkene til databasen når du mottar dem.

  • Du bruker Access til å behandle dataene, men de ukentlige rapportene du mottar fra resten av gruppen, er Excel-arbeidsbøker. Du vil effektivisere importprosessen for å sikre at dataene importeres til databasen hver uke på et bestemt klokkeslett.

Hvis dette er første gangen du importerer data fra Excel

  • Det er ikke mulig å lagre en Excel-arbeidsbok som en Access-database. Excel inneholder ingen funksjoner for å opprette en Access-database fra Excel-data.

  • Når du åpner en Excel-arbeidsbok i Access (endre Filtype i dialogboksen Åpne fil til Microsoft Office Excel-filer, og velg filen du vil bruke), oppretter Access en kobling til arbeidsboken i stedet for å importere dataene. Det å koble til en arbeidsbok er ikke det samme som å importere et regneark til en database. Hvis du vil ha mer informasjon om koblinger, kan du se Koble til data i Excel senere i denne artikkelen.

Importere data fra Excel

Trinnene i denne delen forklarer hvordan du forbereder og kjører en importoperasjon og hvordan du lagrer importinnstillingene som en spesifikasjon du kan bruke på nytt senere. Husk at du bare kan importere data fra ett regneark om gangen. Du kan ikke importere alle dataene fra en hel arbeidsbok samtidig.

Klargjøre regnearket

  1. Finn kildefilen, og velg regnearket som inneholder dataene du vil importere til Access. Hvis du bare vil importere en del av regnearket, kan du definere et navngitt område som inneholder bare de cellene du vil importere.

    Definere et navngitt område (valgfritt)   

    1. Bytt til Excel, og åpne regnearket som inneholder data du vil importere.

    2. Merk celleområdet som inneholder dataene du vil importere.

    3. Høyreklikk i det merkede området, og klikk deretter Navngi et område eller Definer navn.

    4. I dialogboksen Nytt navn angir du et navn for området i Navn-boksen, og deretter klikker du OK.

      Husk at du bare kan importere ett regneark om gangen under en importoperasjon. Hvis du vil importere data fra flere regneark, gjentar du importoperasjonen for hvert regneark.

  2. Se gjennom kildedataene og følg instruksjonene i tabellen.

    Element

    Beskrivelse

    Antall kolonner

    Antall kildekolonner du vil importere, kan ikke overskride 255, siden Access ikke støtter mer enn 255 felt i en tabell.

    Hoppe over kolonner og rader

    Det er lurt å bare ta med de radene og kolonnene du vil importere, i kilderegnearket eller det navngitte området.

    Rader    Du kan ikke filtrere eller hoppe over rader under importoperasjonen.

    Kolonner    Du kan ikke hoppe over kolonner under operasjonen hvis du velger å legge til data i en eksisterende tabell.

    Tabellformat

    Kontroller at cellene er i tabellformat. Hvis regnearket eller det navngitte området inneholder flettede celler, plasseres innholdet i cellen i feltet som tilsvarer kolonnen lengst til venstre, og de andre feltene forblir tomme.

    Tomme kolonner, rader og celler

    Slett alle unødvendige tomme kolonner og rader i regnearket eller området. Hvis regnearket inneholder tomme celler, kan du prøve å legge til de manglende dataene. Hvis du har planer om å tilføye postene til en eksisterende tabell, kontrollerer du at det tilsvarende feltet i tabellen godtar nullverdier (manglende eller ukjente verdier). Et felt godtar nullverdier hvis feltegenskapen Required er satt til Nei og egenskapsinnstillingen ValidationRule ikke forhindrer nullverdier.

    Feilverdier

    Hvis én eller flere celler i regnearket eller området inneholder feilverdier, for eksempel #NUM og #DIV, retter du dem før du starter importoperasjonen. Hvis et kilderegneark eller -område inneholder feilverdier, plasseres en null i det tilsvarende feltet i tabellen. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du retter disse feilene, se delen Feilsøke manglende eller uriktige verdier senere i denne artikkelen.

    Datatype

    Kontroller at hver kildekolonne inneholder den samme datatypen i hver rad, slik at du unngår at det oppstår feil under importen. Access søker gjennom de første åtte kilderadene for å fastslå datatypen for feltene i tabellen. Vi anbefaler sterkt at du kontrollerer at de første åtte kilderadene ikke blander verdier for forskjellige datatyper i noen av kolonnene. Hvis ikke kan det være at Access ikke tilordner riktig datatype til kolonnen.

    Det er også lurt å formatere hver kildekolonne i Excel, og tilordne et bestemt dataformat til hver kolonne før du starter importoperasjonen. Formatering anbefales sterkt hvis en kolonne inneholder verdier for forskjellige datatyper. Flightnummer-kolonnen i et regneark kan for eksempel inneholde numeriske verdier og tekstverdier, for eksempel 871, AA90 og 171. Gjør følgende for å unngå manglende eller uriktige verdier:

    1. Høyreklikk kolonneoverskriften, og klikk deretter Formater celler.

    2. I kategorien Tall under Kategori velger du et format. For Flightnummer-kolonnen vil du sannsynligvis velge Tekst.

    3. Klikk OK.

    Hvis kildekolonnene er formatert, men fremdeles inneholder blandede verdier i radene etter den åttende raden, kan importoperasjonen fremdeles hoppe over verdier eller konvertere verdier på feil måte. Hvis du vil ha feilsøkingsinformasjon, kan du se delen Feilsøke manglende eller uriktige verdier.

    Første rad

    Hvis den første raden i regnearket eller det navngitte området inneholder navnene på kolonnene, kan du angi at Access skal behandle dataene i den første raden som feltnavn under importeringen. Hvil kilderegnearket eller -området ikke inkluderer navnene, er det lurt å legge dem til i kilden før du starter importoperasjonen.

    Merknad: Hvis du har planer om å tilføye data til en eksisterende tabell, kontrollerer du at navnet på hver kolonne samsvarer nøyaktig med navnet på det tilsvarende feltet. Hvis navnet på en kolonne er forskjellig fra navnet på det tilsvarende feltet i tabellen, vil importoperasjonen mislykkes. Hvis du vil se navnene på feltene, åpner du tabellen i utformingsvisning i Access.

  3. Lukk kildearbeidsboken hvis den er åpen. Hvis du holder kildefilen åpen, kan det føre til datakonverteringsfeil under importoperasjonen.

Klargjøre måldatabasen

  1. Åpne Access-databasen der de importerte dataene skal lagres. Kontroller at databasen ikke er skrivebeskyttet, og at du har tillatelse til å gjøre endringer i databasen.

    -eller-

    Hvis du ikke vil lagre dataene i noen av de eksisterende databasene, oppretter du en tom database. Slik gjør du det:

    Klikk på Fil-fanen, Ny og deretter på Tom database. Legg merke til at hvis du bruker Access 2007, klikker du på Microsoft Office-knappen og deretter på Ny.

  2. Før du starter importoperasjonen, bestemmer du om vil lagre dataene i en ny eller en eksisterende tabell.

    Opprette en ny tabell    Hvis du velger å lagre dataene i en ny tabell, oppretter Access en tabell og legger til de importerte dataene i tabellen. Hvis en tabell med det angitte navnet finnes fra før, overskrives innholdet i tabellen med de importerte dataene.

    Tilføye til en eksisterende tabell    Hvis du velger å legge til dataene i en eksisterende tabell, tilføyes radene fra Excel-regnearket til den angitte tabellen.

    Husk at de fleste feil under tilføyingsoperasjoner oppstår fordi kildedataene ikke samsvarer med strukturen og feltinnstillingene for måltabellen. Du kan unngå dette ved å åpne måltabellen i utformingsvisning og se gjennom følgende:

    • Første rad    Hvis den første raden i kilderegnearket eller det navngitte kildeområdet ikke inneholder kolonneoverskrifter, kontrollerer du at plasseringen og datatypen for hver kolonne i kilderegnearket samsvarer med det tilsvarende feltet i tabellen. Hvis den første raden inneholder kolonneoverskrifter, trenger ikke rekkefølgen på kolonner og felt samsvare, men navnet og datatypen for hver kolonne må samsvare nøyaktig med tilsvarende felt.

    • Manglende eller ekstra felt    Hvis ett eller flere felt i kilderegnearket ikke finnes i måltabellen, legger du dem til før du starter importoperasjonen. Hvis tabellen inneholder felt som ikke finnes i kilden, trenger du imidlertid ikke å slette disse feltene fra tabellen hvis de godtar nullverdier.

      Tips!: Et felt godtar nullverdier hvis egenskapen Required (Obligatorisk) er satt til Nei og egenskapsinnstillingen ValidationRule (Valideringsregel) ikke forhindrer nullverdier.

    • Primærnøkkel    Hvis tabellen inneholder et primærnøkkelfelt, må kilderegnearket eller -området ha en kolonne som inneholder verdier som er kompatible med primærnøkkelfeltet, og de importerte nøkkelverdiene må være unike. Hvis en importert post inneholder en primærnøkkelverdi som allerede finnes i måltabellen, vises det en feilmelding under importoperasjonen.

    • Indekserte felt    Hvis egenskapen Indexed (Indeksert) for et felt er satt til Ja (ingen dubletter), må den tilsvarende kolonnen i kilderegnearket eller -området inneholde unike verdier.

      Gå til de neste trinnene for å kjøre importoperasjonen.

Starte importoperasjonen

  1. Plasseringen til veiviseren for importering/kobling kan variere noe avhengig av hvilken versjon av Access du har. Velg trinnene som passer for din versjon av Access:

    • Hvis du bruker den nyeste versjonen av Office 365-abonnementsversjonen av Access, klikker du på Ny datakilde > Fra fil > ExcelEksterne data-fanen i gruppen Importer og koble.

    • Hvis du bruker Access 2016, Access 2013 eller Access 2010, klikk på ExcelEksterne data-fanen i gruppen Importer og koble.

    • Hvis du bruker Access 2007, klikk på ExcelEksterne data-fanen i Importer-gruppen.

    Merknad: Kategorien Eksterne data er ikke tilgjengelig med mindre en database er åpen.

  2. I dialogboksen Hent eksterne data - Excel-regneark i Filnavn-boksen angir du navnet på Excel-filen som inneholder dataene du vil importere.

    -eller-

    Klikk Bla gjennom, og bruk dialogboksen Åpne fil til å finne filen som du vil importere.

  3. Angi hvordan du vil lagre de importerte dataene.

    Hvis du vil lagre dataene i en ny tabell, velger du Importer kildedataene til en ny tabell i den gjeldende databasen. Du blir bedt om å gi dette feltet et navn senere.

    Hvis du vil tilføye dataene til en eksisterende tabell, velger du Tilføy en kopi av postene til tabellen, og deretter velger du en tabell fra rullegardinlisten. Dette alternativet er ikke tilgjengelig hvis databasen ikke inneholder tabeller.

    Hvis du vil koble til datakilden ved å opprette en koblet tabell, kan du se Koble til data i Excel senere i denne artikkelen.

  4. Klikk OK.

    Veiviseren for regnearkimport starter og leder deg gjennom importprosessen. Gå til det neste trinnsettet.

Bruke veiviseren for regnearkimport

  1. På den første siden i veiviseren velger du regnearket som inneholder dataene du vil importere, og deretter klikker du Neste.

  2. På den siste siden i veiviseren klikker du Vis regneark eller Vis navngitte områder, velger regnearket eller det navngitte området som du vil importere, og deretter klikker du Neste.

  3. Hvis den første raden i kilderegnearket eller -området inneholder feltnavnene, velger du Første rad inneholder kolonneoverskrifter og klikker Neste.

    Hvis du importerer dataene til en ny tabell, brukes disse kolonneoverskriftene til å navngi feltene i tabellen. Du kan endre disse navnene under eller etter importoperasjonen. Hvis du føyer til dataene i en eksisterende tabell, må du passe på at kolonneoverskriftene i kilderegnearket samsvarer nøyaktig med navnene på feltene i måltabellen.

    Hvis du tilføyer data til en eksisterende tabell, går du direkte til trinn 6. Hvis du legger til data i en ny tabell, utfører du de gjenværende trinnene.

  4. I veiviseren blir du bedt om å se gjennom feltegenskapene. Klikk en kolonne i den nedre halvdelen av siden for å vise egenskapene for det tilsvarende feltet. Gjør eventuelt ett eller flere av følgende:

    • Hvis du vil, ser du gjennom og endrer navnet og datatypen for målfeltet.

      Access ser gjennom de første åtte radene i hver kolonne for å foreslå datatypen for det tilsvarende feltet. Hvis kolonnen i regnearket inneholder forskjellige typer verdier, for eksempel tekst og tall, i de første åtte radene i en kolonne, foreslår veiviseren en datatype som er kompatibel med alle verdiene i kolonnen – dette vil som regel være datatypen Tekst. Selv om du kan velge en annen datatype, må du huske at verdier som er inkompatible med datatypen du velger, enten ignoreres eller konverteres feil i importprosessen. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du korrigerer manglende eller uriktige verdier, kan du se Feilsøke manglende eller uriktige verdier senere i denne artikkelen.

    • Hvis du vil opprette en indeks for feltet, angir du Indeksert til Ja.

    • Hvis du vil hoppe over en kildekolonne, merker du av for Ikke importer felt (hopp over).

      Klikk Neste når du er ferdig med å velge alternativer.

  5. Hvis postene legges til i en ny tabell, blir du bedt om å angi en primærnøkkel for tabellen. Hvis du velger La Access legge til primærnøkkel, legges det til et autonummereringsfelt som det første feltet i måltabellen, og tabellen fylles automatisk ut med unike ID-verdier, der første verdi er 1. Klikk deretter Neste.

  6. Angi et navn på måltabellen på det siste skjermbildet i veiviseren. I boksen Importer til tabellen skriver du inn et navn på tabellen. Hvis tabellen finnes fra før, vises en melding der du blir spurt om du vil skrive over det eksisterende innholdet i tabellen. Klikk Ja for å fortsette eller Nei for å angi et annet navn på måltabellen, og klikk deretter Fullfør for å importere dataene.

    Hvis noen av eller alle dataene ble importert i Access, viser veiviseren en side med statusen for importoperasjonen. Du kan også lagre detaljene for operasjonen som en spesifikasjon for senere bruk. Hvis operasjonen mislykkes helt, vises meldingen «Det oppstod en feil under forsøket på å importere filen».

  7. Klikk Ja for å lagre detaljene for operasjonen for senere bruk. Ved å lagre detaljene kan du utføre operasjonen senere uten å gå gjennom veiviseren hver gang.

Se Lagre detaljene for en import- eller eksportoperasjon som en spesifikasjon for å finne ut hvordan du lagrer spesifikasjonsdetaljene.

Se Kjøre en lagret import- eller eksportspesifikasjon for å finne ut hvordan du kjører lagrede import- eller koblingsspesifikasjoner.

Se Planlegge en import- eller eksportspesifikasjon for å finne ut hvordan du kan planlegge kjøring av import- og koblingsaktiviteter ved bestemte tidspunkter.

Feilsøke manglende eller uriktige verdier

Hvis du mottar meldingen «Det oppstod en feil under forsøket på å importere filen», mislyktes importoperasjonen fullstendig. Hvis det under importoperasjonen vises en dialogboks der du blir spurt om du vil lagre detaljene for operasjonen, ble alle dataene eller deler av dataene importert. Statusmeldingen viser også navnet på feilloggtabellen som inneholder beskrivelsen av eventuelle feil som oppstod under importoperasjonen.

Viktig: Selv om statusmeldingen indikerer at operasjonen var vellykket, bør du se gjennom innholdet og strukturen i tabellen for å forsikre deg om at alt ser riktig ut før du tar i bruk tabellen.

  • Åpne måltabellen i dataarkvisning for å se om alle dataene ble lagt til i tabellen.

  • Åpne tabellen i utformingsvisning for å se gjennom datatypen og andre egenskapsinnstillinger for feltene.

I tabellen nedenfor beskrives fremgangsmåten for å korrigere manglende eller uriktige verdier.

Tips!: Hvis du bare finner noen få manglende verdier mens du feilsøker resultatene, kan du legge dem til i tabellen manuelt. Hvis du derimot ser at hele kolonner eller et stort antall verdier enten mangler eller ikke ble importert på riktig måte, bør du løse problemet i kildefilen. Når du har løst alle kjente problemer, importerer du på nytt.

Problem

Løsning

Grafikkelementer

Grafikkelementer, for eksempel logoer, diagrammer og bilder kan ikke importeres. Legg dem til i databasen manuelt etter at du har fullført importoperasjonen.

Beregnede verdier

Resultatene av en beregnet kolonne eller av celler importeres, men ikke den underliggende formelen. Under importoperasjonen kan du angi en datatype som er kompatibel med formelresultatene, for eksempel Tall.

SANN eller USANN og -1- 0-verdier

Hvis kilderegnearket eller -området inkluderer en kolonne som bare inneholder SANN- eller USANN-verdier, oppretter Access et Ja/nei-felt for kolonnen og setter inn -1- eller 0-verdier i feltet. Hvis kilderegnearket eller -området derimot inkluderer en kolonne som bare inneholder -1- eller 0-verdier, opprettes det som standard et numerisk felt for kolonnen. Du kan endre datatypen for feltet til Ja/nei under importoperasjonen for å unngå dette problemet.

Flerverdifelt

Når du importerer data til en ny tabell eller tilføyer data til en eksisterende tabell, aktiveres det ikke støtte for flere verdier i et felt selv om kildekolonnen inneholder en liste over verdier atskilt med semikolon (;). Listen over verdier behandles som én enkelt verdi og plasseres i et tekstfelt.

Avkortede data

Hvis data er avkortet i en kolonne i Access-tabellen, kan du prøve å øke bredden på kolonnen i dataarkvisning. Hvis dette ikke løser problemet, er dataene i en numerisk kolonne i Excel for store for feltstørrelsen for målfeltet i Access. Målfeltet kan for eksempel ha egenskapen FieldSize (Feltstørrelse) satt til Byte i en Access-database, men kildedataene inneholder en verdi som er større enn 255. Korriger verdiene i kildefilen, og prøv å importere på nytt.

Visningsformat

Det kan hende du må angi Format-egenskapen for bestemte felt i utformingsvisning for å sikre at verdiene vises korrekt i dataarkvisning. For eksempel:

  • Et Ja/nei-felt viser -1 og 0 i dataarkvisning etter at importoperasjonen er fullført. Når importoperasjonen er fullført, kan du løse dette ved å angi feltets Format-egenskap til Ja/nei for å vise avmerkingsbokser i stedet.

  • Lange og middels datoer kan vises som korte datoer i Access. Du kan løse dette problemet ved å åpne måltabellen i utformingsvisning i Access og angi datofeltets Format-egenskap til Lang dato eller Middels dato.

Merknad: Hvis kilderegnearket inneholder rik tekstformatering, for eksempel fet skrift, understreking eller kursiv, importeres teksten, mens formateringen går tapt.

Dupliserte verdier (brudd på nøkkelrettigheter)

Poster du importerer, kan inneholde dupliserte verdier som ikke kan lagres i primærnøkkelfeltet for måltabellen eller i et felt der egenskapen Indexed (Indeksert) er satt til Ja (ingen dubletter). Fjern de dupliserte verdiene i kildefilen, og prøv å importere på nytt.

Datoverdier avviker med fire år

Datofeltene som importeres fra et Excel-regneark, kan avvike med fire år fra de riktige verdiene. Excel for Windows bruker 1900-datosystemet (der serienumrene varierer fra 1 til 65 380), som tilsvarer datoene fra 1. januar 1900 til 31. desember 2078. Excel for Macintosh bruker imidlertid 1904-datosystemet (der serienumrene varierer fra 0 til 63 918), som tilsvarer datoene fra 1. januar 1904 til 31. desember 2078.

Endre datosystemet for Excel-arbeidsboken før du importerer dataene, eller utfør en oppdateringsspørring med uttrykket [datofeltnavn] + 1462 for å korrigere datoene, etter at dataene er tilføyd.

Nullverdier

På slutten av importoperasjonen kan det hende du ser en feilmelding om at data ble slettet eller gikk tapt under operasjonen. Når du åpner tabellen i dataarkvisning, kan det hende du ser at noen feltverdier er tomme. Hvis kildekolonnene i Excel ikke er formatert, eller de første åtte kilderadene inneholder verdier for forskjellige datatyper, åpner du kilderegnearket og gjør følgende:

  • Formater kildekolonnene.

  • Flytt radene slik at de første åtte radene i hver kolonne ikke inneholder verdier for forskjellige datatyper.

  • Under importoperasjonen velger du den riktige datatypen for hvert felt. Hvis datatypen ikke er riktig, vil du kanskje se nullverdier eller uriktige verdier i hele kolonnen etter at importoperasjonen er fullført.

De foregående trinnene kan hjelpe deg med å minimere forekomsten av nullverdier. I tabellen nedenfor vises tilfeller der du fremdeles vil se nullverdier:

Verdiene som mangler, er av typen ...

Når du importerer til ...

Og målfelttypen er ...

Hvis du vil løse ...

Tekst

En ny tabell

Dato

Erstatt alle tekstverdier med datoverdiene, og prøv deretter å importere på nytt.

Tekst

En eksisterende tabell

Numerisk eller dato

Erstatt alle tekstverdier med verdier som samsvarer med datatypen for målfeltet, og prøv deretter å importere på nytt.

Datoverdier erstattet av numeriske verdier

Du vil se femsifrede numre som tilsynelatende er tilfeldige, i stedet for de faktiske datoverdiene i følgende situasjoner:

  • Kildekolonnen i regnearket inneholder bare numeriske verdier i de første åtte radene, men inneholder noen datoverdier i de etterfølgende radene. Disse datoverdiene konverteres på feil måte.

  • Kildekolonnen inneholder datoverdier i noen av de første åtte radene, og du prøvde å importere den til et numerisk felt. Disse datoverdiene konverteres på feil måte.

    Du kan unngå dette ved å erstatte datoverdiene med numeriske verdier i kildekolonnen, og deretter prøve å importere på nytt.

    Hvis en kolonne som for det mest inneholder datoverdier, også inneholder flere tekstverdier, kan det hende datoverdiene iblant vises som tilfeldige femsifrede tall. Du kan unngå dette ved å erstatte tekstverdiene med datoverdier og deretter prøve å importere på nytt.

Numeriske verdier erstattet av datoverdier

Du vil se tilsynelatende tilfeldige datoverdier i stedet for de faktiske numeriske verdiene i følgende situasjoner:

  • Kildekolonnen inneholder bare datoverdier i de første åtte radene, men inneholder noen numeriske verdier i de etterfølgende radene. Disse numeriske verdiene konverteres på feil måte.

  • Kildekolonnen inneholder numeriske verdier i noen av de første åtte radene, og du prøvde å importere den til et datofelt. Disse numeriske verdiene konverteres på feil måte.

Du kan unngå dette ved å erstatte de numeriske verdiene med datoverdier i kildekolonnen, og deretter prøve å importere på nytt.

I tillegg vil du kanskje se gjennom feilloggtabellen (omtalt i den siste siden i veiviseren) i dataarkvisning. Tabellen har tre felt: Feil, Felt og Rad. Hver rad inneholder informasjon om en bestemt feil, og du bør kunne feilsøke problemet basert på innholdet i Feil-feltet.

Feilstrenger og feilsøkingstips

Feil

Beskrivelse

Avkorting av felt

En verdi i filen er for stor for egenskapsinnstillingen FieldSize (Feltstørrelse) for dette feltet.

Typekonverteringsfeil

En verdi i regnearket har feil datatype for dette feltet. Verdien kan mangle eller vises feil i målfeltet. Se den forrige tabellen for mer informasjon om hvordan du feilsøker dette problemet.

Brudd på nøkkelregler

Primærnøkkelverdien for denne posten er en kopi – den finnes allerede i tabellen. 

Valideringsregelen mislyktes

En verdi bryter regelsettet ved bruk av egenskapen ValidationRule (Valideringsregel) for dette feltet eller for tabellen.

Nullverdier i obligatorisk felt

En nullverdi er ikke tillatt i dette feltet fordi egenskapen Required (Obligatorisk) for feltet er satt til Ja.

Nullverdier i Autonummer-felt

Dataene du importerer, inneholder en nullverdi som du prøver å føye til et Autonummer-felt.

Kan ikke dele posten

En tekstverdi inneholder tekstskilletegnet (som oftest doble anførselstegn). Når en verdi inneholder skilletegnet, må tegnet gjentas to ganger i tekstfilen, for eksempel:

4 1/2"" diameter

Til toppen av siden

Koble til data i Excel

Ved å koble en Access-database til data i et annet program, kan du bruke spørrings- og rapporteringsverktøyene i Access uten å måtte beholde en kopi av Excel-dataene i databasen.

Når du kobler til et Excel-regneark eller et navngitt område, opprettes en ny tabell som er koblet til kildecellene. Eventuelle endringer som du gjør i kildecellene i Excel, vises i den koblede tabellen. Du kan imidlertid ikke redigere innholdet i den tilsvarende tabellen i Access. Hvis du vil legge til, redigere eller slette data, må du gjøre endringene i kildefilen.

Vanlige scenarioer for kobling til Excel-regneark fra Access

Du kobler vanligvis til et Excel-regneark (i stedet for å importere) av disse årsakene:

  • Du vil fortsatt beholde dataene i Excel-regneark, men vil samtidig kunne bruke de kraftige funksjonene for spørringer og rapportering i Access.

  • Avdelingen eller arbeidsgruppen bruker Access, men data fra eksterne kilder som du arbeider med, er i Excel-regneark. Du vil ikke beholde kopier av eksterne data, men du vil kunne arbeide med dem i Access.

Hvis dette er første gangen du kobler til et Excel-regneark

  • Du kan ikke opprette en kobling til en Access-database fra Excel.

  • Når du kobler til en Excel-fil, opprettes en ny tabell, som ofte kalles en koblet tabell. Tabellen viser dataene i kilderegnearket eller det navngitte området, men dataene lagres egentlig ikke i databasen.

  • Du kan ikke koble Excel-data til en eksisterende tabell i databasen. Dette betyr at du ikke kan tilføye data til en eksisterende tabell ved å utføre en koblingsoperasjon.

  • En database kan inneholde flere koblede tabeller.

  • Alle endringer du gjør med dataene i Excel, gjenspeiles automatisk i den koblede tabellen. Innholdet og strukturen for en koblet tabell i Access er imidlertid skrivebeskyttet.

  • Når du åpner en Excel-arbeidsbok i Access (endre til Microsoft Excel i Filtype-listen i dialogboksen Åpne fil, og velg filen du vil bruke), opprettes det en tom database, og veiviseren for regnearkkobling startes automatisk.

Klargjøre Excel-dataene

  1. Finn Excel-filen og regnearket eller området som inneholder dataene du vil koble til. Hvis du vil koble til hele regnearket, kan du definere et navngitt område som bare inkluderer cellene du vil koble til.

    Opprette et navngitt område i Excel (valgfritt – nyttig hvis du bare vil koble til noen av dataene i regnearket)   

    1. Bytt til Excel og vis regnearket der du vil definere et navngitt område.

    2. Merk celleområdet som inneholder dataene du vil koble til.

    3. Høyreklikk i det merkede området, og klikk deretter Navngi et område eller Definer navn.

    4. I dialogboksen Nytt navn angir du et navn for området i Navn-boksen, og deretter klikker du OK.

      Merk at du bare kan koble til ett regneark eller område om gangen under en koblingsoperasjon. Hvis du vil koble til data på flere steder i en arbeidsbok, gjentar du koblingsoperasjonen for hvert regneark eller område.

  2. Se gjennom kildedataene, og følg instruksjonene i følgende tabell:

    Element

    Beskrivelse

    Tabellformat

    Kontroller at cellene er i tabellformat. Hvis området inneholder flettede celler, plasseres innholdet i cellen i feltet som tilsvarer kolonnen lengst til venstre, og de andre feltene forblir tomme.

    Hoppe over kolonner og rader

    Du kan ikke hoppe over kildekolonner og -rader under koblingsoperasjonen. Du kan imidlertid skjule felt og filtrere poster ved å åpne den koblede tabellen i dataarkvisning etter at du har importert dem til Access.

    Antall kolonner

    Antall kildekolonner kan ikke overskride 255, siden Access ikke støtter mer enn 255 felt i en tabell.

    Tomme kolonner, rader og celler

    Slett alle unødvendige tomme kolonner og rader i Excel-regnearket eller -området. Hvis det finnes tomme celler, kan du prøve å legge til de manglende dataene.

    Feilverdier

    Hvis én eller flere celler i et regneark eller område inneholder feilverdier, retter du dem før du starter importoperasjonen. Merk at hvis et kilderegneark eller -område inneholder feilverdier, plasseres en null i de tilsvarende feltene i tabellen.

    Datatype

    Du kan ikke endre datatypen eller størrelsen for feltene i den koblede tabellen. Før du starter koblingsoperasjonen, må du kontrollere at hver kolonne inneholder data av en bestemt type.

    Vi anbefaler sterkt at du formaterer en kolonne hvis den inneholder verdier for forskjellige datatyper. Flightnummer-kolonnen i et regneark kan for eksempel inneholde numeriske verdier og tekstverdier, for eksempel 871, AA90 og 171. Gjør følgende for å unngå manglende eller uriktige verdier:

    1. Høyreklikk kolonnen, og klikk deretter Formater celler.

    2. I kategorien Tall under Kategori velger du et format.

    3. Klikk OK.

    Første rad

    Hvis den første raden i regnearket eller det navngitte området inneholder navnene på kolonnene, kan du angi at Access skal behandle dataene i den første raden som feltnavn under koblingen. Hvis det ikke er noen kolonnenavn i regnearket, eller hvis et bestemt kolonnenavn bryter navngivningsreglene for felt i Access, tilordnes et gyldig navn til hvert tilsvarende felt i Access.

  3. Lukk kildefilen hvis den er åpen.

Klargjøre måldatabasen

  1. Åpne databasen du vil opprette koblingen i. Kontroller at databasen ikke er skrivebeskyttet, og at du har de nødvendige tillatelsene til å gjøre endringer i den.

  2. Hvis du ikke vil lagre koblingen i noen av de eksisterende databasene, oppretter du en tom database: Klikk på Fil-fanen, Ny og deretter på Tom database. Legg merke til at hvis du bruker Access 2007, klikker du på Microsoft Office-knappen og deretter på Ny.

Nå kan du starte koblingsoperasjonen.

Opprette koblingen

  1. Plasseringen til veiviseren for importering/kobling kan variere noe avhengig av hvilken versjon av Access du har. Velg trinnene som passer for din versjon av Access:

    • Hvis du bruker den nyeste versjonen av Office 365-abonnementsversjonen av Access, klikker du på Ny datakilde > Fra fil > ExcelEksterne data-fanen i gruppen Importer og koble.

    • Hvis du bruker Access 2016, Access 2013 eller Access 2010, klikk på ExcelEksterne data-fanen i gruppen Importer og koble.

    • Hvis du bruker Access 2007, klikk på ExcelEksterne data-fanen i Importer-gruppen.

    Merknad: Kategorien Eksterne data er ikke tilgjengelig med mindre en database er åpen.

  2. I dialogboksen Hent eksterne data - Excel-regneark i Filnavn-boksen angir du navnet på Excel-kildefilen.

  3. Velg Koble til datakilden ved å opprette en koblet tabell, og klikk deretter OK.

    Veiviseren for regnearkkobling starter og leder deg gjennom koblingsprosessen.

  4. På den første siden i veiviseren velger du et regneark eller et navngitt område og klikker deretter Neste.

  5. Hvis den første raden i kilderegnearket eller -området inneholder feltnavnene, velger du Første rad inneholder kolonneoverskrifter. Disse kolonneoverskriftene brukes til å navngi feltene i tabellen. Hvis et kolonnenavn inkluderer spesialtegn, kan det ikke brukes som et feltnavn i Access. I slike tilfeller vises det en feilmelding om at Access vil tilordne et gyldig navn for feltet. Klikk OK for å fortsette.

  6. På den siste siden i veiviseren angir du et navn for den koblede tabellen, og deretter klikker du Fullfør. Hvis tabellen med navnet du angir, finnes fra før, blir du spurt om du vil skrive over eksisterende tabell eller spørring. Klikk Ja hvis du vil skrive over tabellen eller spørringen, eller klikk Nei hvis du vil angi et annet navn.

    Access prøver å opprette den koblede tabellen. Hvis operasjonen er vellykket, vises en meldingen Kobling av tabellen er fullført. Åpne den koblede tabellen, og se gjennom feltene og dataene for å kontrollere at de riktige dataene vises i alle feltene.

    Hvis det vises feilverdier eller uriktige data, må du feilsøke kildedataene. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du feilsøker feilverdier og uriktige verdier, kan du se neste del.

Til toppen av siden

Feilsøke #Num! og andre uriktige verdier i en koblet tabell

Selv om du mottar meldingen Kobling av tabellen er fullført, bør du åpne tabellen i dataarkvisning for å kontrollere at radene og kolonnene har de riktige dataene.

Hvis du ser feil eller uriktige data i tabellen, følger du fremgangsmåten som er angitt i tabellen nedenfor, og deretter prøver du å koble på nytt. Husk at du ikke kan legge til verdiene direkte i den koblede tabellen, siden tabellen er skrivebeskyttet.

Problem

Løsning

Grafikkelementer

Grafikkelementer i et Excel-regneark, for eksempel logoer, diagrammer og bilder, kan ikke kobles til Access.

Visningsformat

Det kan hende du må angi Format-egenskapen for bestemte felt i utformingsvisning for å sikre at verdiene vises korrekt i dataarkvisning.

Beregnede verdier

Resultatene for beregnede kolonner eller celler vises i det tilsvarende feltet, men du kan ikke vise formelen (eller uttrykket) i Access.

Avkortede tekstverdier

Øk bredden på kolonnen i dataarkvisning. Hvis du fremdeles ikke ser hele verdien, kan det skyldes at verdien har mer enn 255 tegn. Access kan bare koble til de første 255 tegnene, og du bør derfor importere dataene i stedet for å koble til dem.

Feilmelding om overflyt i numerisk felt

Den koblede tabellen kan se riktig ut, men når du senere kjører en spørring mot tabellen, kan det hende du ser feilmeldingen Overflyt i numerisk felt. Dette kan skje på grunn av en konflikt mellom datatypen for et felt i den koblede tabellen og datatypen som er lagret i det feltet.

SANN eller USANN og -1- 0-verdier

Hvis kilderegnearket eller -området inkluderer en kolonne som bare inneholder SANN- eller USANN-verdier, oppretter Access et Ja/nei-felt for kolonnen i den koblede tabellen. Hvis kilderegnearket eller -området inkluderer en kolonne som bare inneholder -1- eller 0-verdier, opprettes det som standard et numerisk felt for kolonnen, og du kan ikke endre datatypen for det tilsvarende feltet i tabellen. Hvis du vil ha et Ja/nei-felt i den koblede tabellen, kontrollerer du at kolonnen inkluderer SANN- og USANN-verdier.

Flerverdifelt

Access aktiverer ikke støtte for flere verdier i et felt, selv om kildekolonnen inneholder en liste over verdier atskilt med semikolon (;). Listen over verdier behandles som én enkelt verdi og plasseres i et tekstfelt.

#Num!

Access viser feilverdien #Num! i stedet for de faktiske dataene i et felt i følgende situasjoner:

  • Hvis en kildekolonne inneholder noen få numeriske verdier eller datoverdier i en kolonne som for det meste inneholder tekstverdier, importeres ikke de numeriske verdiene eller datoverdiene.

  • Hvis en kildekolonne inneholder noen få tekstverdier i en kolonne som for det meste inneholder numeriske verdier, importeres ikke tekstverdiene.

  • Hvis en kildekolonne inneholder noen få tekstverdier i en kolonne som for det meste inneholder datoverdier, importeres ikke tekstverdiene.

Gjør følgende for å minimere forekomstene av nullverdier i tabellen:

  1. Kontroller at kildekolonnen ikke inneholder verdier for forskjellige datatyper.

  2. Formater kolonnene i Excel-regnearket.

  3. Under koblingsoperasjonen velger du den riktige datatypen for hvert felt. Hvis datatypen ikke er riktig, kan det hende at den resulterende kolonnen bare inneholder #Num!-verdier for alle radene med data.

Numeriske verdier i stedet for datoverdier

Hvis du ser et tilsynelatende tilfeldig femsifret nummer i et felt, kontrollerer du om kildekolonnen for det meste inneholder numeriske verdier, men også noen få datoverdier. Datoverdier som vises i numeriske kolonner, konverteres til et tall på feil måte. Erstatt datoverdiene med numeriske verdier, og prøv deretter å koble på nytt.

Datoverdier i stedet for numeriske verdier

Hvis du ser en tilsynelatende tilfeldig datoverdi i et felt, kontrollerer du om kildekolonnen for det meste inneholder datoverdier, men også noen få numeriske verdier. Numeriske verdier som vises i datokolonner, konverteres til en dato på feil måte. Erstatt de numeriske verdiene med datoverdier, og prøv deretter å koble på nytt.


Til toppen av siden

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×