Hvorfor du bør oppgradere distribusjonslister til grupper i Outlook

For år-organisasjoner har relied på distribusjons grupper til å kommunisere og samarbeide med grupper av personer både innenfor og utenfor firmaet. Office 365-grupper i Outlook tilbyr imidlertid en kraftigere løsning for samarbeid.

Tips!: Hvis du leter etter informasjon om hvordan du bruker kontakt grupper i Outlook til å sende e-post til en liste over personer, for eksempel en gruppe med venner, kan du se opprette en kontakt gruppe eller distribusjons liste i Outlook for PC.

Hva er Office 365 Grupper?

Når du konfigurerer en Office 365-gruppe i Outlook, kan du velge et sett med personer som du ønsker å samarbeide med, og enkelt konfigurere en samling ressurser for de personene du vil dele. Du trenger ikke å bekymre deg for å tilordne tillatelser til alle disse personene manuelt, for når du legger til medlemmer i gruppen, får de automatisk tillatelsene de trenger for verktøyene som gruppen stiller til rådighet.

De andre ressursene omfatter:

  • Delt innboks – der samtalene du tradisjonelt har i distribusjons listene, foregår. Denne delte innboksen er fullstendig søkbar, slik at det opprettes et levende arkiv i gruppens meldinger. Newcomers til gruppen kan søke eller bla bakover gjennom loggen for å komme raskt i gang med det som er lagt inn i gruppen tidligere. Se: ha en gruppe samtale i Outlook.

    Tips!: Hvis brukerne fremdeles vil at gruppe meldingene skal vises i den personlige innboksen, slik de gjorde med distribusjons listen, trenger du bare å abonnere på gruppen ved å klikke medlemskap -knappen på båndet i Outlook.

  • Bibliotek for delte filer – gruppen har et SharePoint-dokumentbibliotek der brukerne kan lagre, dele og samarbeide på dokumenter, arbeids bøker, presentasjoner, bilder eller andre typer filer de må arbeide med. Se: dele gruppe filer.

  • Delt kalender – gruppen din får en delt kalender for å publisere hendelser som er relatert til gruppen. Hvert medlem som har abonnert på gruppen, blir automatisk invitert til hendelser som er lagt inn i kalenderen, slik at disse hendelsene også kan vises på deres personlige kalendere hvis de vil. Se: planlegge et møte i en gruppe kalender i Outlook.

  • Delt OneNote-notatblokk – gruppen har automatisk en delt OneNote-notatblokk der gruppe medlemmer kan samle inn og samarbeide om informasjon. Mange grupper bruker notat blokken til å opprette en levende wiki med vanlige spørsmål og andre ressurser.

  • Gjeste tilgang – du kan legge til eksterne kontakter i distribusjons grupper før, men alle de ble mottatt e-post. Med grupper kan du tilby gjester tilgang til e-postdiskusjoner, filer og til og med den delte OneNote-notatblokken. Se: gjeste tilgang i Office 365-grupper.

  • Innhold er synlig – grupper i Outlook er offentlig som standard, noe som betyr at de er enkle for andre i organisasjonen til å oppdage og bli med i eller se gjennom materialene i gruppen. Hvis innholdet i gruppen er mer sensitiv, kan du bytte gruppen til privat, noe som skjuler innholdet fra ikke-medlemmer og krever at gruppe eieren godkjenner alle forespørsler om å bli med.

  • Selv betjent oppretting – det trenger ikke å få bogged ned av forespørsler fra brukere om å opprette grupper. Brukere kan opprette sine egne grupper etter behov. Hvis du vil kontrollere hvilke brukere i organisasjonen som kan opprette grupper, ser du: gjeste tilgang i Office 365-grupper.

Dette er bare noen av funksjonene som gjør grupper til en kraftigere løsning enn distribusjons grupper.

Administrasjon av gruppene dine

Office 365 tilbyr en rekke nyttige verktøy og funksjoner for enklere administrasjon og administrering av grupper. Hvis du vil ha mer informasjon om disse fordelene, klikker du overskriftene nedenfor.

Å holde katalogen under kontroll er et problem for alle administratorer. Her er noen av verktøyene i Office 365 som hjelper deg med å gjøre det enklere:

  • Navngivnings policyer – navngivnings policyer lar deg definere hva som er, og ikke, akseptable navn for gruppene dine. Dette hindrer brukere i å gi grupper et upassende språk eller forbudt navn. I tillegg kan du håndheve firmaets standard prefikser eller suffikser til gruppe navnene.

    Dynamisk medlemskap – dynamisk medlemskap lar deg angi gruppe medlem skap etter regel, som legger til (eller fjerner) gruppe medlemmer basert på metadata (for eksempel avdeling eller rolle) i Active Directory. Se bruke attributter til å opprette avanserte regler for mer informasjon om hvordan du oppretter dynamisk medlemskap.

  • Skjult medlemskap – hvis du har en grunn til å bruke medlemskapet i gruppen til å bli konfidensielt, for eksempel hvis medlemmene er elever, kan du skjule medlemskapet fra eksterne parter.

  • Opprettings tillatelser – det kan være noen personer i organisasjonen som du ikke vil kunne opprette nye grupper. Det finnes flere teknikker for å administrere opprettings tillatelser i katalogen. Se Behandle oppretting av Office 365-grupper.

  • Overvåkings logger – du kan ha mer tillit som lar brukerne opprette grupper og behandle gruppe medlem skap fordi Office 365 Groups Audit Logs lar deg spore hvem som opprettet eller slettet en bestemt gruppe eller gjort endringer i medlemskapet i gruppen. Se: Søk i overvåkings loggen i sikkerhets & samsvars senteret for Office 365.

Leverings behandling gir deg noen metoder for å håndtere hvordan meldinger skal sendes eller mottas av gruppen. I tillegg finnes det verktøy for å overvåke flyten av meldingene.

  • Send som eller Send på vegne av – disse innstillingene lar bestemte brukere sende e-postmeldinger som om de kom fra, eller er på vegne av, gruppen.

  • Avsenderens begrensninger – disse innstillingene lar deg kontrollere hvem som har tillatelse til å sende meldinger til gruppen. Gruppen kan konfigureres til å tillate e-post fra eksterne parter, men du vil kanskje begrense det til bare bestemte eksterne parter.

  • Støtte for ekstern bruker – ved å invitere gjester til gruppen kan du velge å la dem være inkludert i e-postdiskusjonene i gruppen. Se: gjeste tilgang i Office 365-grupper.

  • Transport regler – transport regler fungerer for grupper akkurat som de gjør for Exchange-serveren. Reglene kan se etter meldinger som oppfyller bestemte betingelser, og som kan gjøre handlinger på disse meldingene.

  • E -posttips – e-posttips er informative meldinger som vises til brukere mens de skriver en melding. De kan bidra til å redusere NDR ved å advare en bruker hvis meldingen sannsynligvis vil gå til eksterne parter eller overgå meldings kvoter.

  • Flere proxy-adresser – en gruppe kan ha aliaser på samme måte som en bruker post boks. Flere proxy-adresser kan være praktiske for å godta meldinger som sendes til de andre aliasene eller for å gjøre det enklere å nå en gruppe som har lang eller vanskelig å stave navn. Se: støtte for flere domener for Office 365-grupper – hjelp for administratorer

  • Maksimums størrelse for sending/mottak – Disse kvotene kan bidra til å redusere problemer med gruppen som mottar (eller sender) ekstremt store meldinger for bedre administrering av lagrings plass og krav til bånd bredde.

Office 365 gir deg også noen verktøy for å administrere hva slags innhold som blir delt i gruppen.

  • Retnings linjer for bruk – du kan definere retnings linjer for bruk for Office 365-grupper – for å lære opp brukerne om anbefalte Fremgangs måter som bidrar til å holde gruppene effektive og lære dem på interne innholds policyer. Hvis du vil se et eksempel: retnings linjer for bruk for Microsoft-kunder og-partnere.

  • Data klassifisering – du kan opprette et tilpassbart data klassifiserings system for Office 365-grupper som tillater en del av grupper etter policy type (for eksempel "Uklassifisert," Konfidensielt for firmaet eller "beste hemmelighet"). På denne måten kan gruppene oppføre policyer for annet innhold i organisasjonen. Utvidbar policy lar organisasjonen konfigurere et ende punkt som kalles når en gruppe opprettes eller endres, og du kan deretter implementere dine egne policyer for gruppe oppretting eller endring.

Behandle endring

Brukere er noen ganger ubehagelige med endring, slik at det er viktig å kommunisere med de eksisterende medlemmene i distribusjons listene for å informere dem om hva du kan forvente. Her er noe av informasjonen du bør inkludere i denne meldingen, sammen med noen svar som du kan få nytte av:

Hva er grupper i Outlook?

Office 365-grupper i Outlook er en enkelt samarbeids løsning for Team/grupper som vil dele diskusjoner, filer, kalendere og notater på en enhetlig måte som er lett å finne.  Den eneste beste funksjonen er at innboksen for gruppen opprettholder en logg over diskusjonene, noe som gjør det enkelt å søke i tidligere diskusjoner.

Hvorfor foretar vi disse endringene?

Personer har ofte bedt om muligheten til å søke i meldingene som er lagt inn i distribusjons listen vår, for å finne informasjon som er diskutert tidligere. Hvis du oppgraderer distribusjons listen til en gruppe, betyr det at personer ikke trenger å spørre om og svare på de samme spørsmålene over og over.

Den nye gruppen vil også inneholde en kalender for gruppe hendelsene våre, et delt fil bibliotek og en OneNote-notatblokk der vi kan samarbeide og samle inn informasjon for fremtidig referanse.

Må jeg gjøre noe for å bli med i denne gruppen hvis jeg allerede er medlem av distribusjons listen?

Nei, hvis du allerede er medlem av distribusjons listen, blir du automatisk medlem av den nye gruppen.

Hvordan får jeg tilgang til den nye gruppen i Outlook? Hva med Outlook på nettet?

Hvis du vil ha tilgang til den nye gruppen i Outlook, går du til grupper-fanen mot bunnen av navigasjons ruten til venstre. Hvis du bruker denne gruppen ofte, bør du vurdere å feste den som en favoritt ved å høyreklikke den og velge Vis som favoritt.

I tillegg finnes det gratis mobile klienter for Office 365-grupper som er tilgjengelige på alle mobile plattformer (iOS, Android og så videre), slik at du enkelt kan få tilgang til gruppen mens du er på farten.

Kan jeg fremdeles bare sende e-post

ja, selvfølgelig. Det samme e-postaliaset du brukte for distribusjons listen, vil fortsatt fungere helt fint for gruppen i Outlook.

Tillegg

Husk å fortelle dem når denne endringen skjer og hvem de skal kontakte, hvis de har flere spørsmål.

Overføre distribusjons lister

Er du klar til å oppgradere distribusjons listen til en gruppe? Se overføre distribusjons lister til Office 365-grupper – hjelp for administratorer.

Hva er neste trinn?

Når du har oppgradert distribusjons gruppen til en Office 365-gruppe, er det noen få oppfølgings oppgaver du kanskje vil gjøre for å sikre at det går greit.

  • Følg opp med brukerne – Sjekk inn med dem umiddelbart etter at oppgraderingen er fullført, og prøv deretter på nytt noen dager senere. Det å vise at du lytter og svarer på eventuelle spørsmål de kanskje har, er en lang metode for å få dem til å bli fornøyd og behagelig med endringen.

  • Overvåk forhandlings rapportene – administrasjons portalen for Office 365 har noen gode rapporter som kan vise deg hvor mange brukere som bruker gruppen, hvor ofte og hvilke funksjoner de bruker. Disse rapportene kan hjelpe deg med å utforme oppfølgings-og bruker opplæring i tillegg til å utheve hvor brukerne får mest verdi fra den nye gruppen. Se: aktivitets rapporter i administrasjons senteret for Microsoft 365.

  • Del din opplevelse – la andre team i bedriften din få vite at du har oppgradert distribusjons gruppen og hvilke trinn du tok for å gjøre den vellykket. Å dele denne informasjonen kan hjelpe de andre teamene å følge ditt eksempel og ha en vellykket oppgradering av sine egne.

Se også

Har du spørsmål om Office 365-grupper?

Gå til Microsoft Office 365 Groups tech-fellesskapet.

Vi lytter

Denne artikkelen ble sist oppdatert 22nd for desember 2017 som et resultat av tilbake meldingen din. Hvis du har funnet ut at du har nyttig informasjon og spesielt hvis du ikke har gjort det, klikker du tilbake meldings kontrollene nedenfor og legger oss noen Constructive kommentarer, slik at vi kan fortsette å forbedre den. Takk!

Obs!:  Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig? Her er den engelske artikkelen for referanse.

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×