Hvordan skal evalueres forespørsler om endring av prosjektet

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Ved Kari Suchan, PMP

Ukontrollerte endringen er ett av de viktigste fiender av prosjektleder.     Det er derfor en heldekkende endre management-prosessen kan være en prosjektleder beste venn. Hvordan du legger til denne typen prosess på plass, kan du gi hva kunden har valgt, i tidslinjen obligatorisk, og innenfor budsjettet gått med på. Prosjektets omfang blir et glidende mål uten å endre kontroll, og du er på risikoen for ett eller flere av dine project success faktorer. Muligheten til å administrere og kontroll endring, spesielt som av prosjektets omfang er en nøkkel til å nå målene og en vanlig performance indicator for prosjektleder. Project endringen er uunngåelig og du må være klar til å håndtere den når – ikke hvis – dette skjer.

Fordele endringsadministrasjon og bureaucracy

En utfordring for prosjektledere er balancing behovet for å kontrollere project endre mens du unngår ikke forfalt bureaucracy. Spørsmålet er: hvor er tipping punktet? Fordi hver prosjektet er unike, varierer punktet på hvilken endring kontrollen slutter å legge til verdi og blir til rød bånd fra project til prosjektet.

Noen av interessentene, eller enda project gruppemedlemmene, kan du synes at ta i bruk endringen kontroll på plass er en måte å unngå var omfanget forskyvning, og at du er ikke ønsker å være fleksibel og gjør hva som passer best for kunden og virksomheten. Det er viktig å dispel denne persepsjon. Gi beskjed om at hva du gjør er nøyaktig motsatt: du er implementere en effektiv prosessen for konsekvent evaluerer ønskede endringer. Hvis det anses lurt å gjøre endringen, deretter har du prosesser på plass for å svare når det er nødvendig.

Til toppen av siden

Endre management plan for prosjektet

For å hjelpe deg med å svare raskt, beskriver en prosjektstyringsplan endre hva som skjer når avvikene oppstå. Den er ikke ment å forhindre at endre; i stedet er hensikten å disponere en prosess som understreker hvordan endringen vil kommuniseres, hvordan beslutninger gjøres og hvordan prosjektet tilpasser tilsvarende.

Til toppen av siden

Ta i bruk endringen kontroll på plass

Du må plassere endre kontrollen prosessen i kraft så snart du oppretter en opprinnelig plan for viktige leveringer, for eksempel forretningsbehov og tidsplan. Prosjektgruppen og interessenter, og alle andre påvirkes av endringer i prosjektet, skal se gjennom og Godkjenn endre management planen før du setter det inn spill.

Små endringer som har liten betydning videre på overordnede prosjektet medføre ikke samme barske som er gjort i krav eller kritisk linje tidsplan milepæler. Prosjektstyringsplan for endre må oppgi når en formell project endringsforespørsel (PCR) er nødvendig. Eksempel:

  • Hva er terskler for endringer i planen og budsjettet?

  • Finnes det endringer som krever alltid en endringsforespørsel?

  • Hvilke endringer kan endre management prosessen hoppe?

Én forsiktig her: ofte det er mange endringer i små omfang som gjør det mulig skaden, i stedet for stor, opplagte dem. Vurder følgende når du definerer PCR vilkår. Endre management planen skal for eksempel definere endre forespørselen kategorier, for eksempel hva som er overordnet eller underordnet:

  • Store endringer    Disse bør være beskrevet som en PCR. Hovedversjoner endres:

    • Påvirker krav eller arbeidselementene på den kritiske linjen, forsinke betydelig milepæler eller totale sluttdatoen for prosjektet ved et bestemt klokkeslett prosent eller varighet. Hovedversjoner endringsvilkårene må defineres for hvert prosjekt.

    • Krev flere finansiering (i dollar eller prosentvise budsjettet). Hvor skal på nytt, kan defineres for hvert prosjekt.

  • Små endringer    Disse rutinemessig endringene krever ikke en PCR. Små endringer:

    • Betydelig påvirke ikke planen. De utvide ikke fullføringsdato på milepæler eller oppgaver med Prosjektavhengigheter.

    • Har ingen negativ økonomiske effekt. Ingen project budsjettet varians oppstår resultatet.

Til toppen av siden

Tips for å evaluere forespørsler om endring

Prosjektstyringsplan for endre bør også inneholde informasjon om hvordan forespørsler om endring av evalueres. Det er viktig at kriteriene for denne evalueringen bestemmes før det er nødvendig, slik at tid ikke går til spille strekker seg enighet. Angi parameterne, kan du bidra saldo endre generelle business mål og fordelene.

Her er noen vanlige spørsmål å tenke på når du vurderer en endringsforespørsel:

  • Denne endringen legge til eller endre kravene for business?

  • Finnes det en arbeid rundt eller kreves denne endringen for den totale suksessen av prosjektet?

  • Krever denne endringen en økning i finansiering?

  • Vil denne forsinkelsen prosjektet sluttdato?

  • Selv om denne endringen kan ha negativ innvirkning på dette prosjektet, det føre til betydelig business upsides som gjør det lønne seg?

  • Å bestemme denne endringen nå gjør mer fornuftig enn forsinke den? Vil forsinkelsen havne kostn.analyser firmaet mer penger i slutten?

  • Har alle de berørte interessentene blitt betraktet som, og de Godkjenn endringen?

  • Finnes det KONTRAKTSMESSIG betydningen å tenke på? Hvis du for eksempel innsatsen med eksterne leverandører blir udekket denne endringen?

Til toppen av siden

Godkjenne forespørsler om endring av prosjektet

Det er også viktig å definere som kan godkjenne, eller kan ikke godkjenne – ønskede endringer. Det er vanlig å definere ulike nivåer for sertifiseringsinstans slik rutinemessig endringene kan håndteres effektivt, mens betydelige endringer motta hvilken nødvendige leder oppmerksomhet.

Når en foreslått endring påvirker omfanget av prosjektet, bør du vurdere det som en forretningsbeslutning som krever godkjenning fra project-sponsorene. Når området ikke påvirkes, kan prosjektgruppen og sponsorene bestemme at prosjektlederen har mulighet til å godkjenne endringen i enkelte begrensninger. For enkelte prosjekter, endre kontrollen tavler opprettes og convened med jevne mellomrom til å vurdere og endre forespørsler om godkjenning. Det kan være forskjellige endre kontrollen tavler i organisasjonen, som håndterer ulike typer forespørsler om endring. En teknisk endre kontrollen tavle se for eksempel på teknologi problemer.

En enkel måte å summere retningslinjene for å godkjenne forespørsler om endring av er i en tabell som den nedenfor, som er basert på et eksempel på et prosjekt:

Endringstyper

Generell beskrivelse

Vilkår

Godkjenner

PCR kreves?

Hovedversjoner

Representerer betydelig endring i prosjektets omfang, tidsplan eller budsjett

Legge til en ny krav eller utvidelse av en eksisterende forretningsbehov

Planlegge forsinkelse på mer enn 14 dager eller vil forsinke sluttdatoen for prosjektet

Krever flere finansiering $100,000 eller mer

Project endre kontrollen tavle

Ja

Hovedversjoner

Endring av representerer prosjektomfang, tidsplan eller budsjett

Klargjøring av forretningsbehov

Planlegge forsinkelse av færre enn 14 dager som ikke påvirker sluttdatoen for prosjektet

Krever flere finansiering på mindre enn $ 100 000

Prosjektlederen

Ja

Underordnede

Rutinemessig endre med liten eller ingen innvirkning på prosjekt

Ikke endre fullføringsdatoer for milepæl

Påvirkning på prosjektbudsjettet er mindre enn $X eller X %

Prosjektlederen

Nei

Til toppen av siden

Stor utbytte

Prosjektgruppene er alltid anxious til å komme til kjøring av prosjektet, noen ganger på bekostning av effektiv planlegging. Er det nærliggende å ta snarveier og antar at du vil finne ting underveis. Hvis du har en godt utformet endre kontrollen prosess i sted, før endringer oppstår, har stor payoffs og bedre generell project-resultater. Ta subjectivity av endre kontrollen vil aktivere prosjektgruppen skal håndtere variasjoner effektivt. En Vel trodde ut detaljert endre management planen som er godtatt av medlemmer av prosjektgruppen og interessenter vil spare tid og penger, noe prosjektledere har aldri nok av.

Til toppen av siden

Om forfatteren     Jane Suchan er Programbehandling med opplever øye organisasjonsnivå-business initiatives og utvikling prosjektstyring. Kari bor i Seattle, Washington.

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×