Slik evaluerer du forespørsler om prosjektendring

Av Jane Suchan, PMP

Ukontrollert endring er en av de største fiendene til en prosjektleder.     Derfor kan en solid prosess for endringsstyring være prosjektlederens beste venn. Hvis du setter denne typen prosess på plass, kan du levere det kunden har bedt om, i tidslinjen som kreves, og innenfor det avtalte budsjettet. Uten endringskontroll blir prosjektomfanget et bevegelig mål, og du står i fare for å gå glipp av én eller flere av prosjektets suksessfaktorer. Muligheten til å administrere og kontrollere endringer, spesielt prosjektomfang, er en nøkkel til å nå mål og en typisk ytelsesindikator for en prosjektleder. Prosjektendring er uunngåelig, og du må være forberedt på å håndtere det når – ikke hvis – det skjer.

Balansering av endringsstyring og byråkrati

En utfordring for prosjektledere er å balansere behovet for å kontrollere prosjektendringer samtidig som man unngår utilbørlig byråkrati. Spørsmålet er: Hvor er vippepunktet? Fordi hvert prosjekt er unikt, vil punktet der endringskontrollen slutter å legge til verdi og gjøres om til byråkrati, variere fra prosjekt til prosjekt.

Noen av interessentene, eller til og med prosjektgruppemedlemmene, føler kanskje at det å sette endringskontroll på plass er din måte å unngå det fryktede omfanget krype på, og at du ikke er villig til å være fleksibel og gjøre det som er best for kunden og virksomheten. Det er viktig å fjerne denne oppfatningen. La dem få vite at det du gjør er helt motsatt: du implementerer en effektiv prosess for konsekvent evaluering av forespurte endringer. Hvis det å gjøre endringen anses som en god idé, vil du ha prosesser på plass for å svare når det er nødvendig.

Til toppen av siden

Planen for prosjektendringsstyring

For å hjelpe deg med å svare raskt beskriver en prosjektstyringsplan hva som skjer når avvik oppstår. Det er ikke ment å forhindre endring. snarere er formålet å skissere en prosess som gjør det klart hvordan endringer vil bli kommunisert, hvordan beslutninger vil bli tatt, og hvordan prosjektet vil tilpasse seg tilsvarende.

Til toppen av siden

Sette endringskontroll på plass

Du bør sette endringskontrollprosessen i kraft så snart du oppretter en opprinnelig plan for viktige leveranser, for eksempel forretningskrav og tidsplan. Prosjektgruppen og interessenter – og alle andre som er berørt av endringer i prosjektet – bør se gjennom og godkjenne endringsstyringsplanen før du setter den i spill.

Små endringer som har liten innvirkning på prosjektets samlede suksess, bør ikke medføre de samme påkjenningene som de som er gjort i krav eller milepæler i tidsplaner med kritisk bane. Prosjektendringsstyringsplanen må angis når en formell forespørsel om prosjektendring (PCR) er nødvendig. Eksempel:

• Hva er terskverdiene for tidsplan- og budsjettendringer?

• Er det endringer som alltid krever en endringsforespørsel?

• Hvilke endringer kan endringsbehandlingsprosessen hoppe over?

En advarsel her: ofte er det mange småomfangendringer som gjør skaden, i stedet for de store, åpenbare. Vurder dette når du definerer PCR-kriteriene. Planen for endringsbehandling bør for eksempel definere endringsforespørselskategorier, for eksempel hva som er hoved- eller underordnet:

• Store endringer    Disse bør være dokumentert som en PCR. Store prosjektendringer:

  • Påvirke krav eller arbeidselementer på den kritiske linjen, noe som forsinker viktige milepæler eller den totale sluttdatoen for prosjektet med en bestemt tidsprosent eller varighet. Store endringsvilkår bør defineres for hvert prosjekt.

  • Krev ytterligere finansiering (i dollar eller prosent av budsjettet). Igjen bør beløpet defineres for hvert prosjekt.

• Mindre endringer    Disse rutinemessige endringene krever ikke en PCR. Mindre endringer:

  • Ikke påvirke planen vesentlig. De utvider ikke fullføringsdatoen for milepæler eller aktiviteter med prosjektavhengigheter.

  • Har ingen negativ økonomisk innvirkning. Det oppstår ingen prosjektbudsjettavvik som et resultat.

Til toppen av siden

Tips for evaluering av endringsforespørsler

Planen for prosjektendringsstyring bør også inneholde informasjon om hvordan endringsforespørsler evalueres. Det er viktig at kriteriene for denne evalueringen bestemmes før det trengs, slik at tiden ikke er bortkastet når konsensus. Hvis du angir disse parameterne, bidrar det til å balansere endringer med overordnede forretningsmål og fordeler.

Her er noen vanlige spørsmål du bør vurdere når du evaluerer en endringsforespørsel:

• Legger denne endringen til eller endrer du forretningskravene?

• Er det en midlertidig løsning, eller er denne endringen nødvendig for den generelle suksessen til prosjektet?

• Krever denne endringen en økning i finansieringen?

• Vil dette forsinke sluttdatoen for prosjektet?

• Selv om denne endringen kan ha en negativ innvirkning på dette prosjektet, resulterer det i betydelige forretningsoppsider som gjør det verdt det?

• Gir det mer mening å vedta denne endringen nå enn å forsinke den? Vil forsinkelsen ende opp med å koste selskapet mer penger til slutt?

• Har alle de berørte interessentene blitt vurdert, og støtter de endringen?

• Er det kontraktsmessige konsekvenser å vurdere? Vil for eksempel forpliktelser med eksterne leverandører være uoppfylt på grunn av denne endringen?

Til toppen av siden

Godkjenne forespørsler om prosjektendring

Det er også viktig å definere hvem som kan godkjenne – eller ikke kan godkjenne – forespurte endringer. Det er vanlig å definere ulike myndighetsnivåer slik at rutinemessige endringer kan håndteres effektivt, mens betydelige endringer får det nødvendige nivået av lederoppmerksomhet.

Når en foreslått endring påvirker omfanget av prosjektet, bør du vurdere det som en forretningsbeslutning som krever godkjenning fra prosjektsponsoren. Når omfanget ikke påvirkes, kan prosjektgruppen og sponsoren bestemme at prosjektlederen har tillatelse til å godkjenne endringen innenfor bestemte grenser. For noen prosjekter opprettes og innkalles endringskontrolltavler regelmessig for å vurdere og godkjenne endringsforespørsler. Det kan være forskjellige endringskontrolltavler i organisasjonen, som håndterer ulike typer endringsforespørsler. En teknisk endringskontrolltavle kan for eksempel se på teknologiproblemer.

En enkel måte å oppsummere retningslinjene for godkjenning av endringsforespørsler på, er i en tabell som den nedenfor, som er basert på et eksempelprosjekt:

Til toppen av siden

Den store utbetalingen

Prosjektgrupper er alltid ivrige etter å få tilgang til prosjektkjøring, noen ganger på bekostning av effektiv planlegging. Det er fristende å ta snarveier og anta at du vil finne ut av ting underveis. Å ha en godt utviklet endringskontrollprosess på plass, før endringer oppstår, vil ha store utbetalinger og bedre samlede prosjektresultater. Hvis du tar subjektiviteten ut av endringskontrollen, kan prosjektgruppen håndtere variasjoner effektivt og effektivt. En godt gjennomtenkt, detaljert plan for endringsstyring som er godtatt av prosjektgruppemedlemmer og interessenter, vil spare tid og penger, noe prosjektledere aldri har nok av.

Til toppen av siden