Håndtere et stort antall filer ved hjelp av en dokumentsentral

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Merknad: Denne artikkelen refererer til et eksempel på SharePoint-nettsted opprettet av Adventure Works, et fiktivt selskap som produserer sykler, sykkel komponenter og bicycling tilbehør.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 inneholder en dokumentsentralområdemal. Når du bruker malen, er resulterende området optimalisert for å opprette, bruke og lagre mange dokumenter. For eksempel bruker Adventure Works sentrum dokumentet til å lagre og håndtere tekniske håndbøker, pris listene, og produktspesifikasjoner og sammenligninger.

Måter å bruke et Dokumentsentralområde

Du kan bruke et Dokumentsentralområde som redigeringsmiljø eller innholdsarkiv. I redigeringsmiljø, sjekke inn og ut filer brukere aktivt og opprette mappestrukturer for disse filene. Versjonskontroll er aktivert, og 10 eller flere tidligere versjoner av hvert dokument kan eksistere. Brukere sjekke dokumenter inn og ut ofte, og arbeidsflyter kan styre livssyklusen. Adventure Works-dokumentsentral er konfigurert som redigeringsmiljø.

I motsetning oppstår svært lite redigering i et innholdsarkiv. Brukere bare visning eller Last opp dokumenter. Områdemalen for dokumentsentral støtter oppretting kunnskapsbase Arkiver. Vanligvis knowledge grunntall inneholder enkelt versjoner av dokumenter, og et område kan skalere til 10 millioner filer. I de fleste tilfeller, for eksempel en teknisk støtte for store organisasjoner, 10 000 brukere kan få tilgang til innholdet, hovedsakelig for å lese den. Et delsett av 3 000 til 4 000 brukere kan laste opp nytt innhold til nettstedet.

Merknad: Du kan også opprette en annen type omfattende archiveby ved hjelp av områdemalen arkivsenter. Malen inneholder funksjoner til å administrere oppbevaring og fjerning av poster.

Dokumentsentral funksjoner

Et Dokumentsentralområde inneholder funksjoner for å opprette og administrere store sett med dokumenter. Områdemalen for dokumentsentral er de anbefalte dokumentbehandlingsfunksjoner aktivert som standard. Følgende avsnitt beskriver kort hovedfunksjonene.

Trevisning-navigasjon

Trevisningen skal være en kjent navigasjonselement for de fleste Microsoft Windows-brukere. Dokumentbiblioteket kan ha flere nivåer med mapper og undermapper, slik at du kan bruke trevisningen til å gå raskt til dokumentet du vil bruke. Figuren nedenfor viser trevisningen i dokumentet for Adventure Works.

Navigasjon i trevisning for en dokumentsentral

Hovedversjoner og underordnede versjonskontroll

Du kan aktivere versjonskontroll for et dokumentbibliotek. Adventure Works-dokumentsentral bruker hovedversjoner og underordnede versjoner, standardinnstillingene for dokumentbiblioteket.

Versjonskontroll, kan du spore endringer i dokumenter, og det hjelper deg å behandle innhold som du endrer den. Versjonskontroll er spesielt nyttig når flere personer arbeider sammen på prosjekter, eller når informasjon går gjennom flere utvikling og se gjennom.

Når versjonskontroll er aktivert, kan du gjenopprette en tidligere versjon som i dokumentet, eller vise en tidligere versjon uten å overskrive det gjeldende dokumentet. Figuren nedenfor viser versjonsloggen for et dokument i dokumentet for Adventure Works.

Versjonslogg

Innsjekking og utsjekking

Standardinnstillingene i dokumentet for krever at brukere skal sjekke ut og sjekke inn filer. Å kreve utsjekking bidrar til å hindre konflikter og forvirring over endringer, fordi bare én bruker kan endre en fil samtidig. Når du krever utsjekking, en fil sjekkes automatisk når noen åpner den for redigering, med mindre en annen bruker allerede har sjekket ut.

Når du har en fil som er sjekket ut, endringene er ikke synlige for andre før du sjekker inn filen igjen. Dette er sant om du arbeider på harddisken eller serveren. Når du sjekker inn en fil, du blir bedt om å angi kommentarer om endringene og kommentarene blir en del av versjonsloggen. Og fordi dokumentbiblioteket sporer hovedversjoner og underordnede versjoner av en fil, du blir bedt om å velge hvilken type versjon du sjekker inn.

Innholdstyper

En innholdstype er en gjenbrukbar gruppe innstillinger for en kategori med innhold. Du kan bruke innholdstyper til å behandle metadata, maler og virkemåter for elementer og dokumenter konsekvent. Hvis du for eksempel Adventure Works-dokumentsentral definerer seks innholdstyper, og hver innholdstype bruker en mal som er spesifikke for typen filer som brukere kan opprette. Adventure Works bruker Microsoft Office Publisher 2007 filer for prislister og Excel 2007 arbeidsbøker for sammenligne produkter. Ny-menyen viser innholdstypene som brukes av områdets dokumentsentral og innholdstyper som er definert for alle lister eller biblioteker.

Ny-meny som viser innholdstyper

Webdelen relevante dokumenter

Webdelen Relevante dokumenter hjelper du oppretter en personlig visning av dokumenter som du oppretter, sjekke ut, og endre. I en stor dokumentsentral kan webdelen spare tid og krefter ved å gjøre det enklere å finne og bruke filer. Figuren nedenfor viser webdelen:

Webdelen Relevante dokumenter

I tillegg til kolonnene som vises i den forrige illustrasjonen, inneholder webdelen Relevante dokumenter som en kobling til mappen som inneholder dokumentet og dokumentegenskapene.

Webdelen kommende oppgaver

Webdelen Kommende oppgaver varsler deg om dokumentrelaterte oppgaver. Hvis gruppen bruker en arbeidsflyt som automatisk arkiverer dokumenter i henhold til en plan, kan du for eksempel konfigurere webdelen Kommende oppgaver skal varsle deg før systemet tar denne handlingen.

Webdelen Kommende oppgaver

I tillegg til kolonnene som vises i den forrige illustrasjonen, gir webdelen Kommende oppgaver plasseringen av dokumentet og egenskapene til dokumentet.

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×