Grunnleggende oppgaver i Access 2010

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Her er noen grunnleggende database aktiviteter som du kan gjøre for å hjelpe deg å lære hvordan du bruker Microsoft Access 2010.

 

I denne artikkelen

Hva er Access?

Relasjonsdatabaser i Access

Når du åpner Access

Søke etter og bruke en mal

Opprette databaser fra begynnelsen

Åpne en eksisterende Access-database

Komme i gang med den nye databasen

Legge til en tabell

Lime inn data fra en annen kilde i en Access-tabell

Importere eller koble til data fra andre kilder

Neste trinn

Importere data fra et regnearkprogram eller et annet program

Importere Excel-regneark til Access

Importere Excel-regneark som en tabell i en ny database

Bruk veiviseren for tabellanalyse til å organisere dataene

Arbeide med data fra andre programmer

Bruke en database fra en tidligere versjon i flere versjoner av Access

Bruke en Access-databasefil i flere versjoner av Access

Trinn 1: Lag en kopi av den eksisterende databasen, og lagre den i et nytt format

Trinn 2: Del den kopierte databasen, og bruk den originale filen som bakdatabasen

Trinn 3: Koble den nye frontdatabasen til den originale databasen

Bruke et front-/bakprogram i flere versjoner av Access

Hva er Access?

Access 2010 er et program utforming og distribusjon databaseverktøyet du kan bruke til å holde oversikt over viktig informasjon. Du kan beholde dataene på datamaskinen, eller du kan publisere på nettet, slik at andre kan bruke databasen med en nettleser.

Mange begynner å bruke Access når programmet de bruker til å holde oversikten over noe, stadig passer dårligere for oppgaven. Anta for eksempel at du er en arrangementsplanlegger, og du vil holde oversikten over alle detaljene for å få vellykkede arrangementer. Hvis du bruker et tekstbehandlings- eller regnearkprogram til å gjøre dette, kan du lett få problemer med dupliserte og inkonsekvente data. Du kan bruke et kalenderprogram, men det er vanskelig å spore økonomisk informasjon i en kalender.

Relasjonsdatabaser i Access

Noen ganger trenger du en relasjonsdatabase til å spore slik informasjon – et datalager som er delt inn i mindre datasamlinger (kalt tabeller) for å eliminere redundans, og deretter knyttet sammen basert på felles informasjonsbiter (kalt felt). En relasjonsdatabase for arrangementsplanlegging kan for eksempel inneholde en tabell med kundeinformasjon, en tabell med leverandørinformasjon og en tabell med arrangementsinformasjon. Tabellen med arrangementsinformasjonen kan ha et felt som er relatert til kundetabellen, og en felt som er relatert til leverandørtabellen. Hvis en leverandør for eksempel får et nytt telefonnummer, må du dermed bare endre informasjonen én gang i leverandørtabellen i stedet for i hvert arrangement som leverandøren er knyttet til.

Access er et verktøy som du kan bruke til raskt og enkelt å utvikle relasjonsdatabaseprogrammer som hjelper deg med å holde orden på informasjon. Du kan opprette en database for å spore nesten alle typer informasjon, for eksempel lagerbeholdning, profesjonelle kontakter eller forretningsprosesser. Access har faktisk maler som du kan bruke umiddelbart til å spore en rekke type informasjon, noe som gjør ting enklere for en nybegynner.

Når du åpner Access

Når du starter Access 2010, kan du se Microsoft Office Backstage-visningen, der du kan få informasjon om den gjeldende databasen, oppretter en ny database, åpne en eksisterende database, og Vis aktuelt innhold fra Office.com.

Backstage-visning i Access 2010

Backstage-visningen inneholder også mange andre kommandoer som du kan bruke til å justere, vedlikeholde eller dele databasene. Kommandoene i Backstage-visningen gjelder vanligvis for hele databaser, ikke objektene inni en database.

Merknad: Du kan når som åpne Backstage-visningen ved å klikke kategorien Fil.

Til toppen av siden

Søke etter og bruke en mal

Access har mange maler som du kan bruke til å gjøre det raskere å opprette databaser. En mal er en database som er klar til bruk, og som inneholder alle tabellene, spørringene, skjemaene og rapportene du trenger for å utføre en bestemt oppgave. Det finnes for eksempel maler som kan brukes til å spore problemer, behandle kontakter eller holde oversikt over utgifter. Noen maler inneholder eksempelposter som viser hvordan de brukes. Maldatabaser kan brukes som de er, eller du kan tilpasse dem slik at de passer bedre til dine behov.

Gjør følgende for å finne og bruke en mal i databasen:

  1. Klikk Ny i kategorien Fil.

  2. Gjør ett av følgende under Tilgjengelige maler:

    • Hvis du vil bruke en mal du nylig har brukt, på nytt, klikker du Nylige maler, og deretter velger du malen du vil bruke.

    • Hvis du vil bruke en mal du allerede har installert, klikker du Mine maler, og deretter velger du malen du vil bruke.

    • Klikk en malkategori for å finne en mal på Office.com, under Office.com-maler, velger du malen du vil bruke, og klikk deretter Last ned for å laste ned malen fra Office .com til datamaskinen.

      Merknad:  Du kan også søke etter maler på Office.com fra Access. Skriv inn ett eller flere søkeord i boksen Søk etter maler på Office.com, og klikk deretter pilknappen for å søke.

  3. Du kan også klikke mappeikonet ved siden av Filnavn-boksen for å bla til passeringen der du vil opprette databasen. Hvis du ikke angir en bestemt plassering, opprettes databasen på standardplasseringen som vises under Filnavn-boksen.

  4. Klikk Opprett.

Databasen opprettes og åpnes for bruk.

Til toppen av siden

Opprette databaser fra begynnelsen

Merknad: Hvis du vil ha en grundigere introduksjon til konseptet med å bruke Access til å opprette en database, kan du se artikkelen Grunnleggende om databaseutforming.

Hvis ingen av malene innfrir dine behov, eller hvis du har data i et annet program som du vil bruke i Access, kan det hende at du vil opprette en database fra begynnelsen. I Access 2010 kan du velge mellom en standard skrivebordsdatabase eller en webdatabase.

Merknad: Hvis du vil ha mer informasjon om webdatabaser, kan du se i artikkelen Bygge en database som skal deles på weben.

Gjør følgende for å opprette en ny database:

  1. Start Access.

  2. Klikk Tom database eller Tom webdatabase i kategorien Ny i Backstage-visning.

    Viktig: Valget du gjør her, bestemmer hvilke funksjoner som er tilgjengelige i databasen. Skrivebordsdatabaser kan ikke publiseres på weben, og webdatabaser støtter ikke visse skrivebordsfunksjoner, for eksempel spørringer for totaler.

  3. Skriv et navn for databasen, i Filnavn-boksen.

    Klikk Bla gjennom Knapp ved siden av Filnavn-boksen hvis du vil endre plasseringen der du oppretter filen. Bla deretter til og velg den nye plasseringen og klikk OK.

  4. Klikk Opprett.

    Access oppretter databasen, og deretter åpnes en tom tabell (kalt Tabell1) i dataarkvisning.

  5. Access plasserer markøren i den første tomme cellen i tabellkolonnen Klikk for å legge til.

    Når du skal legge til data, begynner du å skrive dem inn, eller du kan lime inn data fra en annen kilde, som beskrevet under Lime inn data fra en annen kilde i en Access-tabell senere i denne artikkelen.

    Kommentarer: 

    • Registrering av data i dataarkvisning ligner mye på registrering av data i Excel-regneark. Hovedbegrensningen er at data må registreres i tilstøtende rader og kolonner, fra det øverste venstre hjørnet i dataarket. Du bør ikke formatere dataene ved å inkludere tomme rader eller kolonner, som du kan gjøre i et Excel-regneark, ettersom du vil bruke unødvendig mye plass i tabellen. Tabellen inneholder bare dataene. All visuell presentasjon av dataene gjøres i skjemaene og rapportene som du utformer senere.

    • Tabellstrukturen opprettes mens du skriver inn data. Hver gang du legger til en ny kolonne dataarket, er et nytt felt definert i tabellen. Access setter datatype for feltet basert på hvilken datatype du angir. Hvis du for eksempel hvis du har en kolonne som du har angitt bare datoverdier, angir Access datatypen for dette feltet til dato/klokkeslett. Hvis du senere prøver å angi en ikke-DATOVERDI (for eksempel et navn eller et telefonnummer) i dette feltet, vises en melding om at verdien ikke samsvarer med datatypen for kolonnen. Når det er mulig, bør du planlegge tabellen slik at hver kolonne inneholder samme typen data, enten det er tekst, datoer, tall eller en annen type. Dette gjør det enklere å bygge spørringer, skjemaer og rapporter som velger bare dataene du vil bruke.

Klikk Lukk Knapp hvis du ikke vil registrere data ennå.

Merknad: Access sletter Tabell1 hvis du lukker den uten å lagre.

Til toppen av siden

Åpne en eksisterende Access-database

Tips!: Klikk Nylig i kategorien Fil for raskt å åpne de forrige databasene du hadde åpne, og klikk deretter filnavnet.

  1. Klikk Åpne i kategorien Fil.

  2. Klikk en snarvei i dialogboksen Åpne eller klikk stasjonen eller mappen som inneholder den ønskede databasen i boksen Søk i.

  3. Dobbeltklikk mapper i mappelisten til du finner mappen som inneholder databasen.

  4. Når du har funnet databasen, gjør du ett av følgende:

    • Hvis du vil åpne databasen i standard åpningsmodus, dobbeltklikker du den.

    • Hvis du vil åpne databasen med delt tilgang i et flerbrukermiljø, slik at både du og andre brukere kan både lese og skrive i databasen samtidig, klikker du Åpne.

    • Hvis du vil åpne databasen for skrivebeskyttet tilgang, slik at du kan vise den men ikke redigere den, klikker du pilen ved siden av Åpne-knappen, og deretter klikker du Åpne skrivebeskyttet.

    • Hvis du vil åpne databasen for alenetilgang, slik at ingen andre kan åpne den mens den er åpen, klikker du pilen ved siden av Åpne-knappen, og deretter klikker du Åpne i alenemodus.

    • Hvis du vil åpne databasen for skrivebeskyttet tilgang, klikker du pilen ved siden av Åpne-knappen, og deretter klikker du Åpne som skrivebeskyttet i alenemodus. Andre brukere kan fortsatt åpne databasen, men de har bare skrivebeskyttet tilgang.

Hvis du ikke finner databasen du vil åpne   

  1. I dialogboksen Åpne klikker du Min datamaskin-snarveien , eller gå til Søk i-boksen, og klikk Min datamaskin.

  2. I listen over stasjoner høyreklikker du stasjonen som du tror inneholder databasen, og deretter klikker du Søk.

  3. Skriv inn søkekriteriene, og trykk deretter ENTER for å søke etter databasen.

  4. Hvis databasen blir funnet, åpner du den ved å dobbeltklikke den i dialogboksen Søkeresultater.

    Merknad: Ettersom søket ble startet fra dialogboksen Åpne, må du klikke Avbryt i denne dialogboksen før databasen åpnes.

Du kan åpne en datafil direkte i et eksternt filformat (for eksempel dBASE, Paradox, Microsoft Exchange eller Excel). Du kan også åpne ODBC-datakilde direkte, for eksempel Microsoft SQL Server eller Microsoft FoxPro. En ny Access-database opprettes automatisk i samme mappe som datafilen er plassert i, og koblinger legges til for alle tabellene i den eksterne databasen.

Til toppen av siden

Komme i gang med å bruke den nye databasen

Avhengig av hvilken mal du bruker, må du kanskje gjør ett eller flere av følgende for å komme i gang med den nye databasen:

  • Hvis det vises en dialogboks for påloggingmed en tom liste over brukere, følger du fremgangsmåten nedenfor for å komme i gang:

    1. Klikk Ny bruker.

    2. Fyll ut Brukerdetaljer-skjemaet.

    3. Klikk Lagre og lukk.

    4. Velg brukernavnet du nettopp skrev inn, og klikk deretter Logg på.

  • Hvis det vises et tomt dataark i Access, kan du begynne å skrive inn data direkte i dataarket, eller du kan klikke andre knapper og kategorier for å utforske databasen.

  • Hvis det vises en Komme i gang-side, kan du klikke koblingene på siden for å lære mer om databasen, eller du kan klikke andre knapper og kategorier for å utforske databasen.

  • Hvis det vises en sikkerhetsadvarsel i meldingsfeltet og du stoler på kilden for malen, klikker du Aktiver innhold. Hvis databasen krever pålogging, må du logge på på nytt.

Når det gjelder datamaskindatabaser og webdatabaser, kan du også starte med et av disse trinnene:

Til toppen av siden

Legge til en tabell

Du kan legge til en ny tabell i en eksisterende database ved hjelp av verktøyene i gruppen Tabeller i kategorien Opprett.

Tabeller-gruppen i kategorien Opprett

Merknad: I en webdatabase er bare Tabell-kommandoen tilgjengelig i Tabeller-gruppen.

Uansett hvilken visning du starter i, kan du alltid bytte til den andre visningen ved hjelp av visningsknappene på statuslinjen i Access-vinduet.

Opprette en tom tabell i dataarkvisning    I dataarkvisning kan du skrive inn data umiddelbart og la Access bygge tabellstrukturen i bakgrunnen. Feltnavn tilordnes numerisk (Felt1, Felt2 og så videre), og Access angir feltdatatyper basert på typen data som du skriver inn.

  1. Klikk tabell Knapp i tabeller-gruppen i kategorien Opprett.

  2. Access oppretter tabellen, og deretter plasseres markøren i den første tomme cellen i kolonnen Klikk for å legge til.

  3. Når du skal legge til data, begynner du å skrive dem inn i den første tomme cellen, eller du kan lime inn data fra en annen kilde, som beskrevet senere i denne artikkelen.

    • Hvis du vil gi nytt navn til en kolonne (et felt), dobbeltklikker du kolonneoverskriften, og deretter skriver du inn det nye navnet.

      Tips!: Gi et beskrivende navn til hvert felt slik at du vet hva det inneholder uten å måtte se på dataene.

    • Hvis du vil flytte en kolonne, merker du den ved å klikke kolonneoverskriften, og deretter drar du den til den ønskede plasseringen. Du kan også merke flere tilstøtende kolonner og dra alle til en ny plassering sammen.

      Du kan legge til flere felt i tabellen ved å begynne å skrive i kolonnen Klikk for å legge til i dataarkvisning, eller du kan legge til nye felt ved å bruke kommandoene i gruppen Legg til og slett i kategorien Felt.

Opprette en tabell ved å starte i utformingsvisning    I utformingsvisning oppretter du først strukturen for den nye tabellen. Deretter bytter du enten til dataarkvisning for å angi dataene, eller du skriver inn dataene ved hjelp av en annen metode, for eksempel med et skjema.

Merknad: Utformingsvisning er ikke tilgjengelig for tabeller i en webdatabase.

  1. Klikk Tabellutforming i Tabeller-gruppen i kategorien Opprett. Knapp

  2. For hvert felt i tabellen skriver du inn et navn i Feltnavn-kolonnen, og deretter velger du en datatype fra Datatype-listen.

  3. Du kan skrive inn tilleggsinformasjon for hvert felt i kolonnen Beskrivelse. Beskrivelsen som du angir, vises på statuslinjen når innsettingspunktet er i dette feltet og brukes som statuslinjetekst for alle kontroller som du oppretter ved å dra feltet fra Feltliste-ruten til et skjema eller en rapport, og for alle kontroller som opprettes for dette feltet ved hjelp av skjema- eller rapportveiviseren.

  4. Når du har lagt til alle feltene, lagrer du tabellen:

    • Klikk Lagre i kategorien Fil.

  5. Du kan begynne med å skrive inn data i tabellen når som helst ved å bytte til dataarkvisning, klikke den første tomme cellen og skrive inn. Du kan også lime inn data fra en annen kilde, som beskrevet i neste del.

Lage en tabell basert på en SharePoint-liste    Men en SharePoint-liste kan dataen brukes av personer som ikke har Access. Listedata er dessuten lagret på en server, som vanligvis gir bedre beskyttelse mot datatap enn filer som er lagret på en stasjonær datamaskin. Du kan enten starte med en ny liste, eller du kan koble til en eksisterende liste. Du må ha tilstrekkelige tillatelser på SharePoint-området til å opprette listen. Dette kan variere etter område, så ta kontakt med SharePoint-administratoren for mer informasjon om hvilke alternativer du har.

Merknad: Denne funksjonen er ikke tilgjengelig i en Webdatabase.

  1. Klikk SharePoint-lister i Tabeller-gruppen i kategorien Opprett.

  2. Du kan bruke en av listemalene til å opprette en standard SharePoint-liste, for eksempel Kontakter eller Hendelser.

    Du kan også opprette en egendefinert liste, eller koble til eller importere en eksisterende liste. Klikk alternativet du vil bruke.

  3. Hvis du velger en av listemalene, eller hvis du vil opprette en egendefinert liste, åpnes dialogboksen Opprett ny liste for å veilede deg gjennom prosessen. Hvis du velger å bruke en eksisterende liste, åpnes dialogboksen Hent eksisterende data for å hjelpe deg.

Du finner mer informasjon om tabeller i artikkelen Innføring i tabeller.

Til toppen av siden

Lime inn data fra en annen kilde i en Access-tabell

Hvis dataene er lagret i et annet program, for eksempel Excel, kan du kopiere og lime inn dataene i en Access-tabell. Det fungerer vanligvis best hvis dataene allerede er atskilt i kolonner, slik de er i et Excel-regneark. Hvis dataene er i et tekstbehandlingsprogram, bør du først atskille datakolonnene ved å bruke kategorier eller konvertere dataene til en tabell i tekstbehandlingsprogrammet, og deretter kopiere dataene. Hvis dataene må redigeres eller endres (for eksempel dele fullstendige navn inn i for- og etternavn), bør du gjøre dette før du kopierer dataene, spesielt hvis du ikke er fortrolig med Access.

Når du limer inn data i en tom tabell, angir Access datatypen for hvert felt ut fra typen data feltet inneholder. Hvis et felt du har limt inn, for eksempel bare inneholder datoverdier, bruker Access datatypen Dato/klokkeslett for dette feltet. Hvis det innlimte feltet bare inneholder ordene "ja" og "nei", bruker Access datatypen Ja/nei for feltet.

Access navngir feltene avhengig av hva programmet finner i den første raden med innlimte data. Hvis den første raden med innlimte data er av samme type som de etterfølgende radene, bestemmer Access at den første raden er en del av dataene og tilordner feltene generiske navn (Felt1, Felt2 og så videre). Hvis den første raden med innlimte data ikke ligner på de etterfølgende radene, bruker Access den første raden som feltnavn, og ekskluderer den første raden i de faktiske dataene.

Hvis Access tilordner generiske feltnavn, bør du gi feltene nye navn så raskt som mulig for å hindre forveksling. Følg denne fremgangsmåten:

  1. Klikk Lagre i kategorien Fil for å lagre tabellen.

  2. Dobbeltklikk hver kolonneoverskrift i dataarkvisning, og skriv inn et navn for kolonnen.

  3. Lagre tabellen på nytt.

Til toppen av siden

Importere eller koble til data fra andre kilder

Det kan hende at du har data som du har samlet i et annet program og som du vil bruke i Access. Kanskje du arbeider med personer som lagrer dataene i andre programmer, og du vil arbeide med deres data i Access. Eller kanskje du har flere forskjellige datakilder og trenger en "landingsplass" der du kan samle alle for nærmere analyse.

Access gjør det enkelt å importere data fra andre programmer. Du kan hente data fra Excel-regneark, en tabell i en annen Access-database, en SharePoint-liste eller flere andre kilder. Prosessen varierer noe avhengig av dataene, men disse instruksjonene setter deg i gang:

  1. Klikk kommandoen for filtypen du skal importere, i gruppen Importer og koble-gruppen i kategorien Eksterne data.

    Hvis du for eksempel importerer data fra at Excel-regneark, klikker du Excel. Hvis du ikke ser den riktige programtypen, klikker du Mer.

    Merknad: Hvis du ikke finner typen riktig format i gruppen Importer og koble, må du starte programmet som du opprinnelig opprettet dataene, og deretter bruke programmet til å lagre dataene i et filformat som Access støtter (for eksempel en tekstfil med skilletegn ), og deretter importere eller koble til dataene.

  2. I dialogboksen Hent eksterne data klikker du Bla gjennom for å bla gjennom til kildedatafilen, eller skriv inn hele banen til kildedatafilen i boksen Filnavn.

  3. Klikk det ønskede alternativet under Angi hvordan og hvor du vil lagre dataene i den gjeldende databasen. Du kan opprette en ny tabell ved hjelp av de importerte dataene, eller opprette en koblet tabell med en kobling til datakilden.

  4. Klikk OK.

    Dialogboksen Koble objekter eller Importer objekter åpnes, avhengig av hvilke alternativer du har valgt.

  5. Bruk dialogboksen til å fullføre prosessen. Fremgangsmåten du følger, avhenger av import- eller koblingsalternativet som du velger.

  6. På den siste siden i veiviseren klikker du Fullfør.

    Hvis du velger å importere, spør Access om du vil lagre detaljene for importoperasjonen som du nettopp fullførte.

  7. Hvis du tror at du vil utføre denne samme importoperasjonen på nytt, klikker du Lagre importtrinn, og deretter angir du detaljene.

    Du kan deretter enkelt reprodusere importoperasjonen ved å klikke Lagrede importer i gruppen Importer i kategorien Eksterne data, klikke importoppsettet, og deretter klikke Kjør.

  8. Hvis du ikke vil lagre detaljene for operasjonen, klikker du Lukk.

Access importerer dataene til en ny tabell, og deretter vises tabellen under Tabeller i navigasjonsruten.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du importerer data til Access, følger du koblingene under Se også i denne artikkelen.

Til toppen av siden

Neste trinn

Resten av utformingsprosessen varierer etter hva du ønsker å oppnå, men du kan opprette spørringer, skjemaer, rapporter og makroer. Denne artikkelen gir ikke informasjon om å opprette ytterligere databaseobjekter.

Se disse artiklene hvis du vil ha mer informasjon:

Til toppen av siden

Importere data fra et regnearkprogram eller et annet program

Hvis du er kjent med andre database- eller regnearkprogrammer, kjenner du sannsynligvis til det grunnleggende om hvordan disse programmene virker og hva databaser brukes til. Access er annerledes enn mange andre databaseprogrammer ved at du kan opprette relasjonsdatabaser. Det er også forskjellig fra de fleste regnearkprogrammer ved at det inneholder verktøy for å utvikle avanserte spørringer, skjemaer og rapporter. Access gir også mange muligheter for å arbeide med andre databaseprogrammer, for eksempel SQL Server.

Importere Excel-regneark til Access

Mange begynner med å utforske Access når de jar bygget en liste i Excel. Excel er et godt utgangspunkt for en liste, men når listen blir større, blir den vanskeligere å organisere og holde oppdatert. Det neste logiske trinnet blir å flytte listen til Access.

En databasetabell har en lignende struktur som et regneark ved at dataene lagres i rader og kolonner. Som et resultat er det vanligvis enklere å importere et regneark til en databasetabell. Hovedforskjellen mellom å lagre data i et regneark og lagre data i en database ligger i hvordan dataene organiseres. Bare å importere hele regnearket som en ny tabell i en database vil ikke løse problemene knyttet til organisering og oppdatering dataene, spesielt hvis regnearket inneholder overflødige data. Når du skal løse disse problemene, må du dele regnearkdataene inn i separate tabeller, der hver tabell inneholder relaterte data. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du organiserer data i tabeller, se artikkelen Grunnleggende om databaseutforming.

Access inneholder veiviseren for tabellanalyse, som kan hjelpe deg med å utføre denne prosessen. Når du importerer dataene til en tabell, hjelper veiviseren deg med å dele tabellen inn i separate tabeller, hver bestående av data som ikke er duplisert i noen av de andre tabellene. Veiviseren oppretter også de nødvendige relasjonene mellom tabellene.

Til toppen av siden

Importere Excel-regneark som en tabell i en ny database

  1. Klikk Ny i kategorien Fil, og klikk deretter Tom database.

  2. Skriv inn et navn for den nye databasen i boksen Filnavn, og klikk deretter Opprett.

    Den nye databasen åpnes, og Access lager en ny, tom tabell, Tabel1.

  3. Lukk Tabell1.

    Når du blir spurt om du vil lagre endringene i utformingen av Tabell1, klikker du Nei.

  4. Klikk Excel i gruppen Importer og koble i kategorien Eksterne data. Knappesymbol

  5. I dialogboksen Hent eksterne data klikker du Bla gjennom.

  6. Bruk dialogboksen Åpne fil til å finne filen.

  7. Merk filen og klikk Åpne.

  8. I dialogboksen Hent eksterne data kontrollerer du at det er merket av for alternativet Importer kildedataene til en ny tabell i den gjeldende databasen.

  9. Klikk OK.

    Veiviseren for regnearkimport starter og stiller noen spørsmål om dataene.

  10. Følg instruksjonene, og klikk Neste eller Tilbake for å navigere gjennom sidene. På den siste siden i veiviseren klikker du Fullfør.

    Merknad: Access spør om du vil lagre detaljene for importoperasjonen som du nettopp fullførte. Hvis du tror at du vil utføre denne samme importoperasjonen på nytt, klikker du Ja, og deretter angir du detaljene. Du kan deretter enkelt reprodusere operasjonen i fremtiden ved å klikke Lagret import i gruppen Importer i kategorien Eksterne data. Hvis du ikke vil lagre detaljene for operasjonen, klikker du Lukk.

Access importerer dataene til en ny tabell, og deretter vises den under Alle tabeller i navigasjonsruten.

Til toppen av siden

Bruk veiviseren for tabellanalyse til å organisere dataene

Når dataene er importert i en Access-tabell, kan du bruke veiviseren for tabellanalyse til å identifisere overflødig data raskt. Veiviseren gir deretter en enkel metode for å organisere data i separate tabeller, slik at de lagres på den mest effektive måten. Access bevarer den opprinnelige tabellen som en sikkerhetskopi, og deretter opprettes nye tabeller som du kan bruke som grunnlag for databaseprogrammet.

  1. Åpne Access-databasen som inneholder tabellen som du vil analysere.

  2. Klikk Analyser tabell i Analyser-gruppen i kategorien Databaseverktøy.

    Veiviseren for tabellanalyse starter.

    De første to sidene i veiviseren inneholder en kort opplæring, komplett med knapper som du kan klikke for å se eksempler. Hvis du ikke ser de innledende sidene, men i stedet ser en avmerkingsboks merket Vis innledende sider, merker du av i boksen, og deretter klikker du Tilbake to ganger for å se innledningen. Hvis du ikke vil se de innledende sidene når du har lest dem, kan du fjerne merket for Vis innledende sider.

  3. Velg tabellen som du vil analysere, på siden Hvilken tabell inneholder felt med verdier som gjentas i mange poster?, og klikk deretter Neste.

  4. Du kan la veiviseren bestemme hvilke felt som skal plasseres i hvilke tabeller, eller du kan bestemme dette selv. Hvis du følger veiviserens forslag, kan du fortsatt foreta endringer i tabelloppsettet på neste side i veiviseren.

    Merknad: Hvis du lar veiviseren bestemme hvilke felt som skal plasseres i hvilke tabeller, er det ikke sikkert at valgene alltid passer til dataene, spesielt hvis det ikke er mye data å arbeide med. Du bør kontrollere veiviserens resultater nøye. På den andre siden kan veiviseren foreslå en mer effektiv organisering enn den du har tenkt på, så det er en god idé å i det minste prøve veiviserens forslag én gang. Hvis du ikke liker forslagene, kan du fortsatt omorganisere feltene manuelt, og du kan alltid klikke Tilbake og organisere alle feltene selv.

  5. Klikk Neste. På denne siden kan du angi hvilke tabeller som inneholder hvilke felt. Hvis du velger å la veiviseren bestemme, skal det vises flere tabeller koblet sammen med relasjonslinjer. Hvis ikke, oppretter Access bare én tabell som inneholder alle feltene. I begge tilfellene kan du foreta endringer på denne siden.

    • Du kan dra feltene fra en tabell til et tomt område på siden som inneholder disse feltene. Access ber deg om å angi et tabellnavn.

    • Du kan dra felt fra en tabell til en annen hvis du tror de blir lagret mer effektivt der.

    • De fleste tabeller blir gitt et ID- eller Generert entydig ID-felt. Hvis du vil ha mer informasjon om ID-feltene, klikker du Tips øverst til høyre i veiviseren.

    • Hvis du vil angre en endring, klikker du Angre.

    • Hvis du vil gi nytt navn til en tabell, dobbeltklikker du tittellinjen, skriver inn det nye navnet, og deretter klikker du OK.

  6. Når du har feltene organisert slik du vil ha dem, klikker du Neste.

  7. Hvis veiviseren finner poster som har svært like verdier, identifiseres disse verdiene som mulige typografiske feil, og et skjermbilde vises der du kan bekrefte hva du vil gjøre med dem. Bla gjennom listen for å finne noen som har verdier i kolonnen Retting, og deretter klikker du det aktuelle elementet i rullegardinlisten. Velg (Ingen endringer) for å hindre veiviseren i å foreta endringer med verdien. Når du er ferdig, klikker du Neste.

  8. Veiviseren spør om du vil opprette en spørring som ligner på den opprinnelige tabellen. Hvis du allerede har bygget skjemaer og rapporter som er basert på den opprinnelige tabellen, er det en god ide å opprette en slik spørring. Hvis du velger Ja, lag spørringen, gir veiviseren nytt navn på den opprinnelige tabellen ved å føye til "_OLD" i tabellnavnet, og deretter gis den nye spørringen navn ved hjelp av navnet på den opprinnelige tabellen. Skjemaene og rapportene som var basert på tabellen, bruker nå spørringen for dataene, og de forsetter å fungere som før.

  9. Velg Fullfør.

    Veiviseren oppretter de nye tabellene som angitt, og deretter åpnes dem. Lukk dem når du er ferdig med å kontrollere resultatene.

Til toppen av siden

Arbeide med data fra andre programmer

Access har funksjoner for å arbeide med data som er lagret i andre programmer.

Opprette en ny Access-database som kobler til data i et annet filformat    Du bruke Access til å åpne en fil med et annet filformat, for eksempel tekst-, dBASE- eller regnearkformat. Access oppretter automatisk en Access-database og kobler filen.

  1. Start Access.

  2. Klikk Åpne i kategorien Fil.

  3. Klikk filtypen du vil åpne, i listen i dialogboksen Åpne. Hvis du ikke er sikker på filtypen, klikker du Alle filer (*.*).

  4. Hvis det er nødvendig, blar du til mappen som inneholder filen som du vil åpne. Når du finner filen, dobbeltklikker du den for å åpne den.

  5. Følg instruksjonene i veiviseren. På den siste siden i veiviseren klikker du Fullfør.

Importere eller koble data til en eksisterende Access-database    Du kan importere data fra andre kilder og programmer til Access-tabeller slik at dataene plasseres i Access-filen, eller du kan koble til dataene fra Access slik at dataene forblir i den opprinnelige filen (utenfor Access-filen).

  1. Klikk formatet som dataene er lagret i, i gruppen Importer i kategorien Eksterne data.

    Du kan importere eller koble til data fra følgende kilder:

    • Excel    Du kan hente data fra et regneark eller et navngitt område i en Excel-arbeidsbok. Du må importere eller koble til hvert regneark eller navngitte område hver for seg.

    • Access    Dette er svært nyttig hvis du vil skille prosessen fra dataene, og opprette en delt database. Det vil si at du kan bruke én database til alle skjemaer, rapporter og makroer, og en annen database til dataene. Du kan deretter utvikle forbedringer uten å påvirke arbeidet til andre personer. Du kan også kombinere data fra forskjellige Access-databaser i én database slik at det blir enklere å oppsummere data på tvers av avdelinger eller mellom forretningspartnere.

    • ODBC-database    Mange programmer støtter dette formatet, inkludert mange databaseserverprodukter. Dette hjelper deg med å lage en "landingsplass"-database, der du kan kombinere data fra forskjellige systemer.

    • Tekstfil    Du kan koble til en enkel tekstfil, og du kan til og med bruke Access til å endre innholdet i filen. Dette kan bidra til å gjøre det enkelt for en rekke programmer å bruke Access-data.

    • XML-fil    Dette formatet tilbyr også kompatibilitet med en rekke andre programmer, inkludert visste webservere.

    • SharePoint-list    Dette gjør at dataene kan brukes med en webleser – standardmåten å bruke en SharePoint-liste på.

    • Datatjenester    Du kan koble til webdatatjenester i virksomheten.

    • HTML-dokument   

    • Outlook-mappe    Du kan koble til Outlook-mapper slik at det er enklere å integrere kontaktinformasjon med resten av dataene.

    • dBase-fil    dBase er et populært, alternativt databasesystem som støttes av Access

      Dialogboksen Hent eksterne data vises.

  2. Følg instruksjonene i dialogboksen.

    Access vil importere eller koble dataene til databasen. For de fleste formater må du angi plasseringen for dataene, og deretter velger du hvordan du vil at dataene skal lagres i databasen.

Til toppen av siden

Bruke en database fra en tidligere versjon i flere versjoner av Access

Hvis Access-databasen eller Access-prosjektet er opprettet i Access 2000 eller senere, kan du bruke databasen eller prosjektet i versjonen av Access som de ble opprettet i, eller i alle senere versjoner – selv om filen er sikkerhetsaktivert. Access 2000-filer kan for eksempel brukes i Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 og Access 2010.

Det kan være at du har en situasjon hvor du vil beholde dataene i en tidligere versjon av Access, men du har brukere med en senere versjon av Access som vil koble til disse dataene men fortsatt bruke noen av funksjonene i den senere versjonen. Løsningen er å opprette en frontdatabase i den senere versjonen (som inneholder skjemaer, rapporter, spørringer, makroer men ingen tabeller) og koble den til tabellene i filen i den tidligere versjonen. Bruk én av de følgende fremgangsmåtene, avhengig av om databasen befinner seg i én fil eller om den allerede er delt inn i et front-/bakprogram.

Bruke en Access-databasefil i flere versjoner av Access

Hvis alle tabellene, skjemaene og andre objektene i tidligere versjoner av Access-databasen befinner seg i én fil, og du vil bruke databasen i flere versjoner av Access, kan du opprette en ny frontdatabase i en senere versjon og koble den til den opprinnelige filen. Brukere som har den tidligere versjonen av Access, kan fortsatt bruke den opprinnelige databasen. Brukere som har den senere versjonen, kan bruke den nye frontdatabasen til å koble til de samme dataene. Du kan opprette flere front-/bakversjoner hvis du må støtte flere versjoner av Access.

Til toppen av siden

Trinn 1: Ta en kopi av den eksisterende databasen, og lagre den i et nytt format

Bruk den følgende fremgangsmåten til å konvertere databasen til ett av de tre siste formatene: Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007. Denne kommandoen bevarer den opprinnelige databasen i det opprinnelige formatet og oppretter en kopi i formatet som du angir.

  1. Lukk Access-filen. Hvis filen er en flerbruker-Access-database plassert på en server eller i en delt mappe, kontrollerer du at ingen andre har den åpen.

  2. Start Access 2010.

  3. Klikk Åpne i kategorien Fil.

  4. Bla til plasseringen av filen som du vil konvertere, og deretter dobbeltklikk for å åpne den.

    Merknad: Hvis dialogboksen Databaseutvidelse vises med spørsmål om du vil utvide databasen, klikker du Nei.

  5. Hvis et skjema åpner når du starter databasen, lukker du skjemaet.

  6. Klikk Lagre database som i kategorien Fil.

  7. I dialogboksen Lagre som skriver du inn et navn for den nye databasen.

    Merknad: Med mindre du vil lagre den nye databasen på et annet sted, må navnet være forskjellig fra navnet på den opprinnelige databasen. Uansett er det vanligvis best å bruke et annet navn, slik at du enkelt kan skille mellom frontdatabasen og bakdatabasen. Hvis du konverterer til Access 2007-format, endres imidlertid filtypen fra MDB til ACCDB, slik at du kan bruke det samme filnavnet.

  8. Klikk Lagre.

Til toppen av siden

Trinn 2: Del den kopierte databasen, og bruk den originale filen som bakdatabasen

Bruk følgende fremgangsmåte til å dele den konverterte databasen:

  • Klikk Access-database i Flytt data-gruppen i kategorien Databaseverktøy.Knappesymbol

  • I dialogboksen Databaseoppdeling klikker du Del database.

    Merknad: Du kan lage en sikkerhetskopi hvis du vil, men du kan også bare lage en ny kopi ved å bruke den originale databasen.

  • Skriv inn et navn for bakdatabasen, og klikk deretter Del.

Til toppen av siden

Trinn 3: Koble den nye frontdatabasen til den originale databasen

  1. Slett bakdatabasen som databaseoppdelingsverktøyet opprettet – pass på at du ikke sletter den opprinnelige databasen.

  2. Koble den nye frontdatabasen til tabellene i den originale databasen: Klikk Tabellkoblingsbehandling Knappesymbol i gruppen Importer og koble i kategorien Eksterne data.

  3. Klikk Merk alt, og merk deretter av for Spør alltid etter ny plassering.

  4. Klikk OK, bla til database i den tidligere versjonen, og deretter dobbeltklikker du den.

    Hvis alt går bar, viser Access en melding som sier at alle valgte koblede tabeller ble oppdatert.

Du kan nå utvide den nye frontdatabasen til å støtte nye funksjoner for brukere som har nyere versjoner av Access. Brukere som har tidligere versjoner, kan forsette å bruke databasen i den tidligere versjonen.

Til toppen av siden

Bruke et front-/bakprogram i flere versjoner av Access

Hvis Access-databasen er allerede en front-/bakprogram, kan du konvertere frontdelen til det nye filformatet. Ingen endringer er nødvendige for bakdatabasen.

Den følgende fremgangsmåten viser hvordan du bruker kommandoen Lagre database som til å konvertere frontdatabasen til et av de tre nyeste formatene: Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007. Denne kommandoen bevarer den opprinnelige databasen i det opprinnelige formatet og oppretter en kopi i formatet som du angir.

  1. Lukk frontdatabasen. Hvis filen er en flerbruker-Access-database plassert på en server eller i en delt mappe, kontrollerer du at ingen andre har den åpen.

  2. Start Access 2010.

  3. Klikk Åpne i kategorien Fil.

  4. Bla gjennom til plasseringen av frontdatabasen, og deretter dobbeltklikker du den for å åpne den.

    Merknad: Hvis dialogboksen Databaseutvidelse vises med spørsmål om du vil utvide databasen, klikker du Nei.

  5. Hvis et skjema vises når du åpner databasen, lukker du skjemaet.

  6. Klikk Lagre database som i kategorien Fil.

  7. I dialogboksen Lagre som skriver du inn et navn for den nye databasen.

  8. Velg Lagre.

Du kan nå forbedre den nye frontdatabasen slik at den støtter nye funksjoner.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Var denne informasjonen nyttig?

Hvordan kan vi forbedre det?

Hvordan kan vi forbedre det?

Du må ikke inkludere kontaktinformasjon i tilbakemeldingen. Se gjennom våre retningslinjer for personvern.

Takk for tilbakemeldingen!