Logg på med Microsoft
Logg på, eller opprett en konto.
Hei,
Velg en annen konto.
Du har flere kontoer
Velg kontoen du vil logge på med.

Her er noen grunnleggende databaseoppgaver du kan gjøre for å hjelpe deg med å lære hvordan du bruker Microsoft Access 2010.

 

I denne artikkelen

Hva er Access?

Access 2010 er et utformings- og distribusjonsverktøy for databaseprogram som du kan bruke til å holde oversikt over viktig informasjon. Du kan beholde dataene på datamaskinen, eller du kan publisere på nettet – slik at andre kan bruke databasen med en nettleser.

Mange personer begynner å bruke Access når programmet de bruker, til å holde oversikt over noe som gradvis blir mindre egnet for oppgaven. Anta for eksempel at du er en hendelsesplanlegger, og du vil holde oversikt over alle detaljene som du må administrere for å gjøre hendelsene vellykket. Hvis du bruker et tekstbehandlingsprogram eller regnearkprogram til å gjøre dette, kan du enkelt få problemer med dupliserte og inkonsekvente data. Du kan bruke kalenderprogramvare, men det passer ikke å spore økonomisk informasjon i en kalender.

Relasjonsdatabaser i Access

Noen ganger trenger du en relasjonsdatabase for å spore slik informasjon – et lagerhus med data som er delt inn i mindre samlinger med data (kalt tabeller) for å eliminere redundans, og deretter relatert sammen basert på vanlige biter med informasjon (kalt felter). En relasjonsdatabase for hendelsesplanlegging kan for eksempel inneholde en tabell med kundeinformasjon, en tabell med leverandørinformasjon og en tabell med hendelsesinformasjon. Tabellen med hendelsesinformasjon kan ha et felt for å relatere det til kundetabellen, og et felt for å knytte det til leverandørtabellen. Hvis for eksempel telefonnummeret til en leverandør endres, kan informasjonen endres én gang i leverandørtabellen i stedet for i alle hendelsene som involverte leverandøren.

Access er et verktøy som du kan bruke til raskt og enkelt å utvikle relasjonsdatabaseprogrammer som hjelper deg med å behandle informasjon. Du kan opprette en database for å hjelpe deg med å holde oversikt over så å si alle typer informasjon, for eksempel lagerbeholdning, profesjonelle kontakter eller forretningsprosesser. Access leveres faktisk med maler som du kan bruke umiddelbart til å spore en rekke typer informasjon, noe som gjør ting enkelt selv for nybegynnere.

Når du åpner Access

Når du Access 2010, ser du Microsoft Office Backstage-visningen, der du kan få informasjon om den gjeldende databasen, opprette en ny database, åpne en eksisterende database og vise anbefalt innhold fra Office.com.

Backstage-visning i Access 2010

Backstage-visningen inneholder også mange andre kommandoer som du kan bruke til å justere, vedlikeholde eller dele databasene. Kommandoer i Backstage-visningen gjelder vanligvis for hele databaser, ikke for objekter i en database.

Obs!: Du kan gå til Backstage-visningen når som helst ved å klikke Fil-fanen.

Til toppen av siden

Find and apply a template

Access gir deg en rekke ulike maler som du kan bruke for å gjøre opprettingen av databasen raskere. En mal er en database som er klar til bruk, og som inneholder alle tabellene, spørringene, skjemaene og rapportene som er nødvendige for å utføre en bestemt oppgave. Det finnes for eksempel maler som kan brukes til å spore problemer, behandle kontakter eller holde oversikt over utgifter. Noen maler inneholder noen eksempelposter som viser hvordan de brukes. Maldatabaser kan brukes som de er, eller du kan tilpasse dem slik at de passer bedre til dine behov.

Gjør følgende for å finne og bruke en mal i databasen:

  1. Klikk NyFil-fanen.

  2. Gjør ett avfølgende under Tilgjengelige maler:

    • Hvis du vil bruke en mal som du nylig har brukt, på nytt, klikker du Nylig brukte maler ogvelger deretter malen du vil bruke.

    • Hvis du vil bruke en mal som du allerede har installert, klikker du Mine maler ogvelger deretter malen du vil bruke.

    • Hvis du vil finne en mal i Office.com, klikker du en malkategori under Office.commaler, velger malen du vil bruke, og klikker deretter Last ned for å laste ned malen fra Office .com til datamaskinen.

      Du kan også søke etter maler på Office.com fra Access. Skriv inn ett eller flere søkeord i boksen Søk etter Office.com for maler, og klikk deretter pilknappen for å søke.

  3. Du kan også klikke mappeikonet ved siden av Filnavn-boksen for å bla til en plassering der du vil opprette databasen. Hvis du ikke angir en bestemt plassering, oppretter Access databasen på standardplasseringen som vises under Filnavn-boksen.

  4. Klikk på Opprett.

Access oppretter databasen og åpner den for bruk.

Til toppen av siden

Opprette databaser fra begynnelsen

Hvis du vil ha en grundigere innføring i konseptene bak bruk av Access til å opprette en database, kan du se artikkelen Grunnleggende om databaseutforming.

Hvis ingen av malene passer til behovene dine, eller hvis du har data i et annet program som du vil bruke i Access, kan det være bedre å opprette en database fra grunnen av. I Access 2010 kan du velge: en standard skrivebordsdatabase eller en nettdatabase.

Hvis du vil ha mer informasjon om nettdatabaser, kan du se artikkelen Bygge en database som skal deles på nettet.

Gjør følgende for å opprette en ny database:

  1. Start Access.

  2. Klikk Tom database eller Tom nettdatabase på fanen Ny i Backstage-visningen.

    Viktig!: Valget du tar her, bestemmer hvilke funksjoner som er tilgjengelige i databasen. Skrivebordsdatabaser kan ikke publiseres på nettet, og nettdatabaser støtter ikke enkelte skrivebordsfunksjoner, for eksempel totalspørringer.

  3. Skriv inn et navn på databasen i Filnavn-boksen til høyre.

    Hvis du vil endre plasseringen der du oppretter filen, klikker du Bla gjennom alternativ tekstved siden av Filnavn-boksen, blar til og velger den nye plasseringen, og klikker deretter OK.

  4. Klikk på Opprett.

    Access oppretter databasen, og åpner deretter en tom tabell (kalt Tabell1) i dataarkvisning.

  5. Markøren settes inn i den første tomme cellen i Klikk for å legge til-kolonnen i den nye tabellen.

    Hvis du vil legge til data, begynner du å skrive, eller du kan lime inn data fra en annen kilde, som beskrevet i delen Lime inn data fra en annen kilde i en Access-tabellsenere i denne artikkelen.

    Obs!: 

    • Angivelse av data i dataarkvisning er utformet for å være svært lik angivelse av data i et Excel-regneark. Hovedbegrensningen er at data må legges inn i sammenhengende rader og kolonner, fra øverst til venstre i dataarket. Du bør ikke prøve å formatere dataene ved å inkludere tomme rader eller kolonner som du kan gjøre i et Excel-regneark, fordi dette vil sløse med plassen i tabellen. Tabellen inneholder bare dataene dine. All visuell presentasjon av disse dataene gjøres i skjemaene og rapportene du utformer senere.

    • Tabellstrukturen opprettes mens du skriver inn data. Hver gang du legger til en ny kolonne i dataarket, defineres et nytt felt i tabellen. Access angir datatype feltet basert på datatypen du angir. Hvis du for eksempel har en kolonne der du bare har skrevet inn datoverdier, vil Access angi datatypen for dette feltet til Dato/klokkeslett. Hvis du senere prøver å skrive inn en ikke-datoverdi (for eksempel et navn eller et telefonnummer) i feltet, viser Access en melding med informasjon om at verdien ikke samsvarer med datatypen for kolonnen. Når det er mulig, bør du planlegge tabellen slik at hver kolonne inneholder samme type data, uansett om det er tekst, datoer, tall eller en annen type. Dette gjør det mye enklere å bygge spørringer, skjemaer og rapporter som velger bare de dataene du ønsker.

Hvis du ikke vil legge inn data ennå, klikker du Lukk Bilde av knapp.

Obs!: Access sletter Tabell1 hvis du lukker den uten å lagre.

Til toppen av siden

Åpne en eksisterende Access-database

Tips!: Hvis du raskt vil åpne en av de siste flere databasene som var åpen, klikker du Siste på Fil-fanen, og deretter klikker du filnavnet.

  1. Klikk Åpne i kategorien Fil.

  2. Klikk en snarvei i dialogboksen Åpne, eller klikk stasjonen eller mappen som inneholder databasen du vil bruke, i Søk i-boksen.

  3. Dobbeltklikk mappene i mappelisten til du åpner mappen som inneholder databasen.

  4. Når du finner databasen, gjør du ett av følgende:

    • Dobbeltklikk databasen i standard åpen modus for å åpne den.

    • Hvis du vil åpne databasen for delt tilgang i et miljø med flere brukere, slik at både du og andre brukere kan lese og skrive til databasen samtidig, klikker du Åpne.

    • Hvis du vil åpne databasen for skrivebeskyttet tilgang, slik at du kan vise den, men ikke redigere den, klikker du pilen ved siden av Åpne-knappen og klikker deretter Åpne skrivebeskyttet.

    • Hvis du vil åpne databasen for eksklusiv tilgang, slik at ingen andre kan åpne den mens du har den åpen, klikker du på pilen ved siden av Åpne-knappen, og deretter klikker du på Åpne i alenemodus.

    • Hvis du vil åpne databasen for skrivebeskyttet tilgang, klikker du på pilen ved siden av Åpne-knappen og klikker deretter på Åpne som skrivebeskyttet i alenemodus for andre brukere, men de har bare lesetilgang.

Hvis du ikke finner databasen du vil åpne    

  1. Klikk snarveien Min datamaskin i dialogboksen Åpne, eller klikk Min datamaskin i Søk i-boksen.

  2. Høyreklikk stasjonen du tror kan inneholde databasen, i listen over stasjoner, og klikk deretter Søk.

  3. Skriv inn søkekriteriene, og trykk deretter på ENTER for å søke etter databasen.

  4. Hvis databasen blir funnet, åpner du den ved å dobbeltklikke den i dialogboksen Søkeresultater.

    Siden søket ble startet fra dialogboksen Åpne, må du klikke Avbryt i denne dialogboksen før databasen åpnes.

Du kan åpne en datafil direkte i et eksternt filformat (for eksempel dBASE, Paradox, Microsoft Exchange eller Excel). Du kan også åpne en ODBC-datakilde direkte, for eksempel Microsoft SQL Server eller Microsoft FoxPro. Access oppretter automatisk en ny Access-database i samme mappe som datafilen, og legger til koblinger til hver tabell i den eksterne databasen.

Til toppen av siden

Kom i gang med å bruke den nye databasen

Avhengig av hvilken mal du har brukt, må du kanskje gjøre ett eller flere av følgende for å komme i gang med den nye databasen:

  • Hvis access viser en dialogboks for pålogging med en tom liste over brukere, bruker du følgende fremgangsmåte for å komme i gang:

    1. Klikk Ny bruker.

    2. Fyll ut Brukerdetaljer-skjemaet.

    3. Klikk Lagre og lukk.

    4. Velg brukernavnet du nettopp skrev inn, og klikk deretter Pålogging.

  • Hvis det vises et tomt dataark i Access, kan du begynne å skrive inn data direkte i dataarket, eller klikke på andre knapper og faner for å utforske databasen.

  • Hvis det vises en Komme i gang-side i Access, kan du klikke koblinger på siden for å lære mer om databasen, eller klikke andre knapper og faner for å utforske databasen.

  • Hvis det vises en sikkerhetsadvarsel i meldingsfeltet i Access, og du stoler på kilden til malen, klikker du Aktiver innhold. Hvis databasen krever pålogging, må du logge på på nytt.

Når det gjelder skrivebords- og nettdatabaser, vil du også begynne med ett av disse trinnene:

Til toppen av siden

Legge til en tabell

Du kan legge til en ny tabell i en eksisterende database ved hjelp av verktøyene i Tabeller-gruppenOpprett-fanen.

Tabeller-gruppen i kategorien Opprett

Obs!: I en nettdatabase er bare Tabell-kommandoen tilgjengelig i Tabeller-gruppen.

Uansett hvilken visning du starter i, kan du alltid bytte til den andre visningen ved hjelp av visningsknappene på statuslinjen i Access-vinduet.

Opprette en tom tabell i dataarkvisning    I dataarkvisning kan du skrive inn data umiddelbart og la Access bygge tabellstrukturen bak kulissene. Feltnavn tilordnes numerisk (Felt1, Felt2 og så videre), og datatypen for feltet angis i Access basert på datatypen du skriver inn.

  1. Klikk Tabell Knappi Tabeller-gruppen#x0.

  2. Access oppretter tabellen, og plasserer deretter markøren i den første tomme cellen i Klikk for å legge til-kolonnen.

  3. Hvis du vil legge til data, begynner du å skrive i den første tomme cellen, eller du kan lime inn data fra en annen kilde, som beskrevet senere i denne artikkelen.

    • Hvis du vil gi nytt navn til en kolonne (felt), dobbeltklikker du kolonneoverskriften og skriver deretter inn det nye navnet.

      Tips!: Gi hvert felt et meningsfullt navn, slik at du kan se hva det inneholder uten å måtte se på dataene.

    • Hvis du vil flytte en kolonne, merker du den ved å klikke kolonneoverskriften og deretter dra den dit du vil ha den. Du kan også merke flere sammenhengende kolonner og dra alle til en ny plassering.

      Hvis du vil legge til flere felt i tabellen, kan du enten begynne å skrive i Klikk for å legge til-kolonnen i dataarkvisning, eller du kan legge til nye felt ved hjelp av kommandoene i Legg til &-gruppen i kategorien Felt.

Opprette en tabell fra og med utformingsvisning    I utformingsvisning oppretter du først strukturen for den nye tabellen. Deretter bytter du til dataarkvisning for å skrive inn data, eller du skriver inn dataene ved hjelp av en annen metode, for eksempel med et skjema.

Utformingsvisning er ikke tilgjengelig for tabeller i en nettdatabase.

  1. Klikk Tabellutforming i Tabeller-gruppen på Opprett-fanen. Knapp

  2. Skriv inn et navn i Feltnavn-kolonnen for hvert felt i tabellen, og velg deretter en datatype fra Datatype-listen.

  3. Du kan angi tilleggsinformasjon for hvert felt i Beskrivelse-kolonnen. Beskrivelsen du angir, vises på statuslinjen når innsettingspunktet står i det feltet, og brukes som statuslinjetekst for alle kontroller du oppretter ved å dra feltet fra Feltliste-ruten til et skjema eller en rapport, og for alle kontroller som er opprettet for dette feltet av skjemaveiviseren eller rapportveiviseren.

  4. Når du har lagt til alle feltene, lagrer du tabellen:

    • Klikk LagreFil-fanen.

  5. Du kan begynne å skrive inn data i tabellen når som helst ved å bytte til dataarkvisning, klikke i den første tomme cellen og skrive. Du kan også lime inn data fra en annen kilde, som beskrevet i neste avsnitt.

Opprette en tabell basert på en SharePoint-liste    Med en SharePoint-liste kan dataene brukes av personer som ikke har Access. I tillegg lagres listedata på en server, som vanligvis gir bedre beskyttelse mot tap av data enn filer som er lagret på en stasjonær datamaskin. Du kan starte med en ny liste, eller du kan koble til en eksisterende liste. Du må ha tilstrekkelige tillatelser på SharePoint-nettstedet der du vil opprette listen. dette kan variere etter område, så kontakt SharePoint-administratoren hvis du vil ha mer informasjon om alternativene.

Denne funksjonen er ikke tilgjengelig i en nettdatabase.

  1. Klikk på SharePoint-lister i gruppen Tabeller på Opprett-fanen.

  2. Du kan bruke en av listemalene til å opprette en standard SharePoint-liste, for eksempel kontakter eller hendelser.

    Du kan også velge å opprette en egendefinert liste eller koble til eller importere en eksisterende liste. Klikk alternativet du vil bruke.

  3. Hvis du velger en av listemalene eller for å opprette en egendefinert liste, åpnes dialogboksen Opprett ny liste for å veilede deg gjennom prosessen. Hvis du velger å bruke en eksisterende liste, åpnes dialogboksen Hent eksterne data for å hjelpe deg.

Hvis du vil ha mer informasjon om å lage tabeller, kan du se artikkelen Innføring i tabeller.

Til toppen av siden

Lime inn data fra en annen kilde i en Access-tabell

Hvis dataene er lagret i et annet program, for eksempel Excel, kan du kopiere og lime inn dataene i en Access-tabell. Generelt fungerer dette best hvis dataene allerede er delt inn i kolonner, slik de er i et Excel-regneark. Hvis dataene er i et tekstbehandlingsprogram, bør du først skille kolonnene med data ved hjelp av faner, eller konvertere dataene til en tabell i tekstbehandlingsprogrammet, og deretter kopiere dataene. Hvis dataene trenger redigering eller manipulering (for eksempel å skille fullstendige navn inn i fornavn og etternavn), bør du gjøre dette før du kopierer dataene, spesielt hvis du ikke er kjent med Access.

Når du limer inn data i en tom tabell, angir Access datatypen for hvert felt i henhold til hva slags data det finner der. Hvis for eksempel et innlimt felt inneholder bare datoverdier, bruker Access datatypen Dato/klokkeslett på dette feltet. Hvis det innlimte feltet bare inneholder ordene «ja» og «nei», bruker Access datatypen Ja/nei på feltet.

Feltene får navn avhengig av hva de finner i den første raden med innlimte data. Hvis den første raden med innlimede data ligner på radene under, bestemmer Access at den første raden er en del av dataene og tilordner de generiske navnene på feltene (Felt1, Felt2 og så videre). Hvis den første raden med innlimede data ikke ligner på radene under, bruker Access den første raden som feltnavn, og utelukker den første raden i de faktiske dataene.

Hvis generiske feltnavn tilordnes i Access, bør du gi nytt navn til feltene så snart som mulig for å unngå forvirring. Bruk følgende fremgangsmåte:

  1. Klikk LagreFil-fanen for å lagre tabellen.

  2. Dobbeltklikk hver kolonneoverskrift i dataarkvisning, og skriv deretter inn et navn på kolonnen.

  3. Lagre tabellen på nytt.

Til toppen av siden

Neste trinn

Resten av utformingsprosessen varierer basert på målene dine, men du vil sannsynligvis vurdere å opprette spørringer, skjemaer, rapporter og makroer. Denne artikkelen inneholder ikke informasjon om hvordan du oppretter flere databaseobjekter.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se disse artiklene:

Til toppen av siden

Importere data fra et regneark eller et annet program

Hvis du er kjent med andre database- eller regnearkprogrammer, kjenner du sannsynligvis til det grunnleggende om hvordan disse programmene fungerer, og hvilke databaser som brukes til det. Access skiller seg fra mange andre databaseprogrammer ved at du kan opprette relasjonsdatabaser, og den skiller seg ytterligere fra de fleste regnearkprogrammer ved å tilby verktøy for å utvikle avanserte spørringer, skjemaer og rapporter. Access har også mange alternativer for å arbeide med andre databaseprogrammer, for eksempel SQL Server.

Importere et Excel-regneark til Access

Mange personer begynner å utforske Access etter at de først har bygget en liste i Excel. Excel er et flott sted å starte en liste, men etter hvert som listen vokser blir det vanskeligere å organisere og holde oppdatert. Det neste logiske trinnet er vanligvis å flytte listen til Access.

En databasetabell ligner på et regneark i og med at dataene er lagret i rader og kolonner. Derfor er det vanligvis enkelt å importere et regneark til en databasetabell. Hovedforskjellen mellom å lagre data i et regneark og å lagre dem i en database, er hvordan dataene er organisert. Bare import av hele regnearket som en ny tabell i en database løser ikke problemene som er forbundet med å organisere og oppdatere dataene, spesielt hvis regnearket inneholder overflødige data. Hvis du vil løse disse problemene, må du dele regnearkdataene i separate tabeller, hver av dem som inneholder relaterte data. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du ordner dataene i tabellene, kan du se artikkelen Grunnleggende om databaseutforming.

Access har veiviseren for tabellanalyse, som kan hjelpe deg med å fullføre denne prosessen. Når du har importert dataene til en tabell, hjelper veiviseren deg med å dele tabellen i separate tabeller, og hver tabell inneholder data som ikke dupliseres i noen av de andre tabellene. Veiviseren oppretter også de nødvendige relasjonene mellom tabellene.

Til toppen av siden

Importere et Excel-regneark som en tabell i en ny database

  1. Klikk Ny Fil-fanen,og klikk deretter Tom database.

  2. Skriv inn et navn på den nye databasen i Filnavn-boksen, og klikk deretter Opprett.

    Den nye databasen åpnes, og Access oppretter en ny, tom tabell, Tabell1.

  3. Lukk Tabell1.

    Når du blir spurt om du vil lagre endringer i utformingen av Tabell1, klikker du Nei.

  4. Klikk Excel i gruppenImporter kobling i & Eksterne data-fanen. Knapp

  5. Klikk Bla gjennom i dialogboksen Hent eksterne data.

  6. Bruk dialogboksen Åpne fil til å finne filen.

  7. Merk filen, og klikk Åpne.

  8. Kontroller at det er merket av for Alternativet Importer kildedataene til en ny tabell i gjeldende database i dialogboksen Hent eksterne data.

  9. Klikk på OK.

    Veiviseren for regnearkimport starter, og stiller deg noen spørsmål om dataene.

  10. Følg instruksjonene, og klikk Neste ellerTilbake for å navigere gjennom sidene. Klikk Slutt på den siste siden i veiviseren.

    Obs!: Access spør om du vil lagre detaljene for importoperasjonen som du nettopp fullførte. Hvis du tror at du skal utføre den samme importoperasjonen på nytt, klikker du Ja,og deretter skriver du inn detaljene. Du kan deretter enkelt reprodusere operasjonen i fremtiden ved å klikke på Lagrede importer i Import-gruppenEksterne data-fanen. Hvis du ikke vil lagre detaljene for operasjonen, klikker du Lukk.

Dataene importeres til en ny tabell i Access, og deretter vises de under Alle tabeller i navigasjonsruten.

Til toppen av siden

Bruke veiviseren for tabellanalyse til å organisere dataene

Når dataene er importert til en Access-tabell, kan du bruke veiviseren for tabellanalyse til raskt å identifisere overflødige data. Veiviseren gir deretter en enkel måte å organisere dataene i separate tabeller på, slik at de lagres på den mest effektive måten. Access bevarer den opprinnelige tabellen som en sikkerhetskopi, og oppretter deretter nye tabeller som du kan bruke som grunnlag for databaseprogrammet.

  1. Åpne Access-databasen som inneholder tabellen du vil analysere.

  2. Klikk Analyser tabell i Analyser-gruppen i kategorien Databaseverktøy.

    Veiviseren for Tabellanalyse starter.

    De to første sidene i veiviseren inneholder en kort opplæring, komplett med knapper som du kan klikke for å se eksempler. Hvis du ikke ser introduksjonssidene, men i stedet ser en avmerkingsboks merket Vis introduksjonssider? Merker du av i avmerkingsboksen og klikker Tilbake to ganger for å se innledningen. Hvis du ikke vil se introduksjonssidene igjen etter at du har lest innledningen, kan du fjerne merket for Vis introduksjonssider?

  3. På siden Hvilken tabell inneholder felt med verdier som gjentas i mange poster? velger du tabellen du vil analysere, og klikker deretter Neste.

  4. Du kan la veiviseren bestemme hvilke felt som skal brukes i hvilke tabeller, eller du kan ta den avgjørelsen selv. Hvis du følger veiviserens forslag, kan du fortsatt gjøre endringer i tabelloppsettet på neste side i veiviseren.

    Obs!: Hvis du lar veiviseren bestemme hvilke felt som skal settes inn hvilke tabeller, er det ikke sikkert at valgene alltid passer for dataene, spesielt hvis det ikke er mye data å arbeide med. Du bør kontrollere resultatene i veiviseren nøye. Veiviseren kan derimot foreslå en mer effektiv organisasjon enn den du tenker på, så det er lurt å i det minste prøve veiviserens avgjørelser én gang. Hvis du ikke liker forslagene, kan du omorganisere feltene manuelt, og du kan alltid klikke Tilbake og ordne alle feltene selv.

  5. Klikk på Neste. På denne siden kan du angi hvilke tabeller som inneholder hvilke felt. Hvis du velger å la veiviseren bestemme, skal du se flere tabeller koblet sammen med relasjonslinjer. Hvis ikke oppretter Access bare én tabell som inneholder alle feltene. I begge tilfeller kan du gjøre endringer på denne siden.

    • Du kan dra felt fra en tabell til et tomt område på siden for å opprette en ny tabell som inneholder disse feltene. Access ber deg om et tabellnavn.

    • Du kan dra felt fra én tabell til en annen tabell hvis du tror de vil bli lagret mer effektivt der.

    • De fleste tabeller får en ID eller et generert unik ID-felt. Hvis du vil ha mer informasjon om ID-feltene, klikker du Tips øverst til høyre i veiviseren.

    • Hvis du vil angre en endring, klikker du Angre-knappen.

    • Hvis du vil gi nytt navn til en tabell, dobbeltklikker du på tittellinjen, skriver inn det nye navnet og klikker deretter på OK.

  6. Når du har ordnet feltene slik du vil ha dem, klikker du Neste.

  7. Hvis veiviseren finner poster som har svært like verdier, identifiseres disse verdiene som mulige typografiske feil, og det vises et skjermbilde der du kan bekrefte hva du skal gjøre med dem. Bla gjennom listen for å finne verdier som har verdier i Rettelse-kolonnen, og klikk deretter det aktuelle elementet i rullegardinlisten. Velg (Forlat som den er) for å hindre at veiviseren gjør endringer i verdien. Klikk Neste når du er ferdig.

  8. Veiviseren spør om du vil opprette en spørring som ligner på den opprinnelige tabellen. Hvis du allerede har bygget skjemaer og rapporter som er basert på den opprinnelige tabellen, er det lurt å opprette en slik spørring. Hvis du velger Ja,oppretter du spørringen, og veiviseren gir den opprinnelige tabellen nytt navn ved å legge til _OLD i tabellnavnet, og deretter gi navn til den nye spørringen ved hjelp av navnet på den opprinnelige tabellen. Skjemaene og rapportene som ble basert på tabellen, bruker nå spørringen til dataene sine, og de fortsetter å fungere som før.

  9. Klikk på Fullfør.

    Veiviseren oppretter de nye tabellene som angitt, og åpner dem. Lukk dem når du er ferdig med å undersøke resultatene.

Til toppen av siden

Arbeide med data fra andre programmer

Access 2010 inneholder funksjoner for å arbeide med data som er lagret i andre programmer.

Opprette en ny Access-database som kobler til data i et annet filformat    Du kan bruke Access til å åpne en fil i et annet filformat, for eksempel tekst, dBASE eller et regneark. Access oppretter automatisk en Access-database og kobler filen for deg.

  1. Start Access.

  2. Klikk Åpne i kategorien Fil.

  3. Klikk filtypen du vil åpne i listen, i dialogboksen Åpne. Hvis du ikke er sikker på filtypen, klikker du Alle filer (*.*).

  4. Bla om nødvendig til mappen som inneholder filen du vil åpne. Når du finner filen, dobbeltklikker du den for å åpne den.

  5. Følg instruksjonene i veiviseren. Klikk Slutt på den siste siden i veiviseren.

Importere eller koble data til en eksisterende Access-database    Du kan enten importere data fra andre kilder og programmer til Access-tabeller slik at dataene finnes i Access-filen, eller du kan koble til dataene fra Access, slik at dataene forblir i den opprinnelige filen (utenfor Access-filen).

  1. Klikk formatet som dataene er lagret i, i gruppen & Koble til på fanen Eksterne data.

    Du kan importere eller koble til data fra følgende kilder:

    • Excel    Du kan hente inn data fra et regneark eller et navngitt område i en Excel-arbeidsbok. Hvert regneark eller navngitt område må importeres eller kobles separat.

    • Access    Dette er svært praktisk for å skille prosessen fra dataene og opprette en delt database. Det vil si at du kan bruke én database til å inneholde alle skjemaene, rapportene og makroene, og beholde dataene i en annen database. Du kan deretter utvikle forbedringer uten å forstyrre arbeidet til noen. Du kan også kombinere data fra mange ulike Access-databaser i én, noe som gjør det enklere å oppsummere data på tvers av avdelinger eller mellom forretningspartnere.

    • ODBC-database    Mange programmer støtter dette formatet, inkludert mange databaseserverprodukter. Dette hjelper deg med å opprette "landingsplass"-databaser, der du kombinerer data fra forskjellige systemer.

    • Tekstfil    Du kan koble til en enkel tekstfil, og du kan også bruke Access til å endre innholdet i filen. Dette kan gjøre Det enklere å bruke Access-data i en rekke programmer.

    • XML-fil    Dette formatet gir også kompatibilitet med en rekke andre programmer, inkludert noen nettservere.

    • SharePoint-liste    Dette gjør dataene dine brukervennlige med en nettleser, som er standard for bruk av SharePoint-lister.

    • Datatjenester    Du kan koble til netdatatjenester i virksomheten.

    • HTML-dokument    

    • Outlook-mappe    Du kan koble til Outlook-mapper, slik at du enklere kan integrere kontaktinformasjonen med resten av dataene.

    • dBase-fil    dBase er et populært alternativt databasesystem som støttes av Access

      Dialogboksen Hent eksterne data vises.

  2. Følg instruksjonene i dialogboksen.

    Access importerer eller kobler dataene til databasen. I de fleste formater må du angi plasseringen av dataene, og deretter velge hvordan du vil at dataene skal lagres i databasen.

Til toppen av siden

Bruke en database i en tidligere versjon i flere versjoner av Access

Hvis Access-databasen eller Access-prosjektet ble opprettet i Access 2000 eller senere, kan du bruke databasen eller prosjektet i access-versjonen den ble opprettet i eller i en nyere versjon, selv om filen er sikkerhetsaktivert. Access 2000-filer kan for eksempel brukes i Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 og Access 2010.

Det kan hende du har en situasjon der du vil beholde dataene i en tidligere versjon av Access, men du har brukere med en nyere versjon av Access som vil koble til disse dataene, men likevel dra nytte av noen av funksjonene i den senere versjonen. Løsningen er å opprette en ny frontdatabase i den senere versjonen (som inneholder skjemaer, rapporter, spørringer, makroer, men ingen tabeller) og koble den til tabellene i den tidligere versjonen av filen. Bruk én av følgende prosedyrer, avhengig av om databasen er i én fil eller allerede er delt inn i en front-/bakprogram.

Bruke en Access-databasefil i flere versjoner av Access

Hvis alle tabellene, skjemaene og andre objekter fra den tidligere Access-databasen finnes i én fil, og du vil bruke databasen i flere versjoner av Access, kan du opprette en ny frontdatabase i en nyere versjon og koble den til den opprinnelige filen. Brukere som har den tidligere versjonen av Access, kan fremdeles bruke den opprinnelige databasen. Brukere som har den nyere versjonen, kan bruke den nye frontdatabasen til å koble til de samme dataene. Du kan opprette flere frontversjoner hvis du trenger plass til flere versjoner av Access.

Til toppen av siden

Trinn 1: Lage en kopi av den eksisterende databasen, og lagre den i et nytt format

Bruk følgende fremgangsmåte for å konvertere databasen til et av de tre nyeste formatene: Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007. Denne kommandoen bevarer den opprinnelige databasen i det opprinnelige formatet, og oppretter en kopi i formatet du angir.

  1. Lukk Access-filen. Hvis filen er en Access-database med flere brukere som er plassert på en server eller i en delt mappe, må du kontrollere at ingen andre har den åpen.

  2. Start Access 2010.

  3. Klikk Åpne i kategorien Fil.

  4. Bla til plasseringen for filen du vil konvertere, og dobbeltklikk den for å åpne den.

    Hvis dialogboksen Forbedring av database vises og du blir spurt om du vil forbedre databasen, klikker du nei.

  5. Hvis et skjema åpnes når du starter databasen, lukker du skjemaet.

  6. Klikk Lagre database som på Fil-fanen.

  7. Skriv inn et navn på den nye databasen i dialogboksen Lagre som.

    Obs!: Med mindre du lagrer den nye databasen på en annen plassering, må navnet være forskjellig fra den i den opprinnelige databasen. I begge tilfeller er det vanligvis best å bruke et annet navn, slik at du enkelt kan skille mellom frontdatabasen og bakdatabasen. Hvis du imidlertid konverterer til Access 2007-format, endres filtypen fra MDB til ACCDB, slik at du kan bruke samme filnavn.

  8. Klikk på Lagre.

Til toppen av siden

Trinn 2: Dele kopieringsdatabasen, og bruke den opprinnelige filen som bakdatabase

Del den konverterte databasen ved å bruke følgende fremgangsmåte:

  • Klikk Access-database i Flytt data-gruppen på Databaseverktøy-fanen. Knapp

  • Klikk Del database i dialogboksen Deling av database.

    Du kan ta en sikkerhetskopi hvis du vil, men du kan også gjenopprette kopien ved å bruke den opprinnelige databasen.

  • Skriv inn et navn på bakdatabasen, og klikk deretter Del.

Til toppen av siden

Trinn 3: Koble den nye fronten til den opprinnelige databasen

  1. Slett bakdatabasen som verktøyet for databaseoppdeling opprettet – vær forsiktig så du ikke sletter den opprinnelige databasen.

  2. Koble den nye frontdatabasen til tabellene i den opprinnelige databasen: Klikk på Tabellkoblingsbehandling i gruppen & Kobling på Eksterne data-fanen. Knapp

  3. Klikk Merk alt,og merk deretter av for Spør alltid om ny plassering.

  4. Klikk ok,bla til databasen i tidligere versjon, og dobbeltklikk den.

    Hvis alt går bra, viser Access en melding om at alle valgte koblede tabeller ble oppdatert.

Nå kan du forbedre den nye frontdatabasen for å støtte nye funksjoner for brukere som har nyere versjoner av Access. Brukere som har tidligere versjoner, kan fortsette å bruke databasen med den tidligere versjonen.

Til toppen av siden

Bruke et frontprogram/bakprogram i flere versjoner av Access

Hvis Access-databasen allerede er front-/bakprogram, kan du konvertere frontenden til det nye filformatet. Ingen endringer er nødvendig for bakdatabasen.

Følgende fremgangsmåte viser deg hvordan du bruker kommandoen Lagre database som til å konvertere frontdatabasen til et av de tre nyeste formatene: Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007. Denne kommandoen bevarer den opprinnelige databasen i det opprinnelige formatet og oppretter en kopi i formatet du angir.

  1. Lukk frontdatabasen. Hvis filen er en Access-database med flere brukere som er plassert på en server eller i en delt mappe, må du kontrollere at ingen andre har den åpen.

  2. Start Access 2010.

  3. Klikk Åpne i kategorien Fil.

  4. Bla til plasseringen av frontdatabasen, og dobbeltklikk den for å åpne den.

    Hvis dialogboksen Forbedring av database vises og du blir spurt om du vil forbedre databasen, klikker du nei.

  5. Hvis det vises et skjema når du åpner databasen, lukker du skjemaet.

  6. Klikk Lagre database som på Fil-fanen.

  7. Skriv inn et navn på den nye databasen i dialogboksen Lagre som.

  8. Klikk på Lagre.

Nå kan du forbedre den nye frontdatabasen for å støtte nye funksjoner.

Til toppen av siden

Trenger du mer hjelp?

Vil du ha flere alternativer?

Utforsk abonnementsfordeler, bla gjennom opplæringskurs, finn ut hvordan du sikrer enheten og mer.

Fellesskap hjelper deg med å stille og svare på spørsmål, gi tilbakemelding og høre fra eksperter med stor kunnskap.

Var denne informasjonen nyttig?

Hvor fornøyd er du med språkkvaliteten?
Hva påvirket opplevelsen din?
Når du trykker på Send inn, blir tilbakemeldingen brukt til å forbedre Microsoft-produkter og -tjenester. IT-administratoren kan samle inn disse dataene. Personvernerklæring.

Takk for tilbakemeldingen!

×