Grunnleggende oppgaver i Access 2010

Obs!: Vi ønsker å gi deg det nyeste hjelpeinnholdet så raskt som mulig, på ditt eget språk. Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig for deg nederst på denne siden? Her er den engelske artikkelen for enkel referanse.

Her er noen grunnleggende database oppgaver som du kan gjøre for å hjelpe deg med å lære hvordan du bruker Microsoft Access 2010.

 

I denne artikkelen

Hva er Access?

Relasjons databaser i Access

Når du åpner Access

Finne og bruke en mal

Opprette databaser fra begynnelsen

Åpne en eksisterende Access-database

Komme i gang med å bruke den nye databasen

Legge til en tabell

Lime inn data fra en annen kilde i en Access-tabell

Importere eller koble til data fra en annen kilde

Neste trinn

Importere data fra et regne ark eller et annet program

Importere et Excel-regneark til Access

Importere et Excel-regneark som en tabell i en ny database

Bruke vei viseren for tabell analyse til å organisere data

Arbeide med data fra andre programmer

Bruke en database fra en tidligere versjon i flere versjoner av Access

Bruke en Access-databasefil i flere versjoner av Access

Trinn 1: lage en kopi av den eksisterende databasen, og lagre den i et nytt format

Trinn 2: dele kopierings databasen, og bruke den opprinnelige filen som bak database

Trinn 3: koble den nye front-end til den opprinnelige databasen

Bruke et front-end/back-end-program i flere versjoner av Access

Hva er Access?

Access 2010 er et utformings-og distribusjons verktøy for database program som du kan bruke til å holde oversikt over viktig informasjon. Du kan beholde dataene på data maskinen, eller du kan publisere på nettet – slik at andre kan bruke databasen med en nett leser.

Mange personer begynner å bruke Access når programmet de bruker til å holde oversikt over noe gradvis, blir mindre plass for aktiviteten. Anta for eksempel at du er en arrangements planlegger, og du vil holde oversikt over alle detaljene du trenger for å administrere for å gjøre hendelsene vellykket. Hvis du bruker et tekstbehandlings-eller regne ark program til å gjøre dette, kan du enkelt kjøre problemer med like og inkonsekvente data. Du kan bruke kalender program vare, men sporing av finansiell informasjon i en kalender passer ikke bra.

Relasjons databaser i Access

Noen ganger trenger du en Relasjons database for å spore slik informasjon – en kunnskaps med data som er delt inn i mindre data samlinger (kalt tabeller) for å eliminere redundans, og deretter knyttes sammen basert på vanlige informasjons biter (kalt felt) . En Relasjons database for arrangements planlegging kan for eksempel inneholde en tabell med kunde informasjon, en tabell med leverandør informasjon og en tabell med hendelses informasjon. Tabellen med hendelses informasjon kan ha et felt for å relatere den til kunde tabellen og et felt for å relatere det til leverandør tabellen. På denne måten, for eksempel hvis telefon nummeret til en leverandør endres, kan informasjonen endres én gang i Leverandør tabellen, i stedet for i alle tilfeller som gjaldt leverandøren.

Access er et verktøy som du kan bruke til raskt og enkelt å utvikle Relasjons database programmer som hjelper deg med å administrere informasjon. Du kan opprette en database for å hjelpe deg med å holde oversikt over alle typer informasjon, for eksempel lager, profesjonelle kontakter eller forretnings prosesser. Access leveres faktisk med maler som du kan bruke med en gang for å spore en rekke opplysninger, noe som gjør ting enkelt, selv for nybegynnere.

Når du åpner Access

Når du starter Access 2010, ser du Microsoft Office Backstage-visningen, der du kan få informasjon om den gjeldende databasen, opprette en ny database, åpne en eksisterende database og vise innhold fra Office.com.

Backstage-visning i Access 2010

Backstage-visningen inneholder også mange andre kommandoer som du kan bruke til å justere, vedlikeholde eller dele databasene. Kommandoer i Backstage-visningen gjelder vanligvis for hele databaser, ikke for objekter i en database.

Obs!: Du kan når som helst gå til Backstage-visningen ved å klikke fil -fanen.

Til toppen av siden

Find and apply a template

Access inneholder en rekke ulike maler som du kan bruke til å gjøre prosessen for opprettelse av database raskere. En mal er en database som er klar til bruk, og som inneholder alle tabellene, spørringene, skjemaene og rapportene som trengs for å utføre en bestemt oppgave. Det finnes for eksempel maler som kan brukes til å spore problemer, behandle kontakter eller holde oversikt over utgifter. Noen maler inneholder noen eksempel poster for å hjelpe deg med å vise bruken. Mal databaser kan brukes som de er, eller du kan tilpasse dem slik at de passer bedre til dine behov.

Hvis du vil finne og bruke en mal i databasen, gjør du følgende:

  1. Klikk NyFil-fanen.

  2. Gjør ett av følgende under tilgjengelige maler:

    • Hvis du vil bruke en mal du nylig har brukt, på nytt, klikker du nylig brukte maler, og deretter velger du malen du vil bruke.

    • Hvis du vil bruke en mal du allerede har installert, klikker du Mine maler, og deretter velger du malen du vil bruke.

    • Hvis du vil finne en mal på Office.com, klikker du en mal kategori under Office.com-maler, velger malen du vil bruke, og klikker deretter Last ned for å laste ned malen fra Office. com til data maskinen.

      Du kan også søke etter maler på Office.com i Access. Skriv inn ett eller flere søke ord i boksen Søk i Office.com for maler , og klikk deretter pil knappen for å søke.

  3. Du kan også klikke mappe ikonet ved siden av boksen fil navn for å bla til en plassering der du vil opprette databasen. Hvis du ikke angir en bestemt plassering, oppretter Access databasen i standard plasseringen som vises under filnavn -boksen.

  4. Klikk Opprett.

Access oppretter databasen og åpner den for bruk.

Toppen av siden

Opprette databaser fra begynnelsen

Hvis du vil ha en mer grundig innføring i konseptene bak bruk av Access til å opprette en database, kan du se artikkelen grunnleggende om database utforming.

Hvis ingen av malene passer dine behov, eller hvis du har data i et annet program som du vil bruke i Access, kan du bestemme at det er bedre å opprette en database fra grunnen av. I Access 2010 har du et valg: en standard skrive bords database eller en nett database.

Hvis du vil ha mer informasjon om web databaser, kan du se artikkelen bygge en database å dele på nettet.

Gjør følgende for å opprette en ny database:

  1. Start Access.

  2. Klikk tom database eller tom Web databasei kategorien ny i Backstage-visningen.

    Viktig!: Valget du gjør her, bestemmer hvilke funksjoner som er tilgjengelige i databasen. Skrive bords databaser kan ikke publiseres på nettet, og web databaser støtter ikke noen skrive bords funksjoner, for eksempel total Summer.

  3. Skriv inn et navn på databasen i filnavn -boksen til høyre.

    Hvis du vil endre plasseringen der du oppretter filen, klikker du Bla gjennom Knapp ved siden av filnavn -boksen, blar til og velger den nye plasseringen, og deretter klikker du OK.

  4. Klikk Opprett.

    Access oppretter databasen, og åpner deretter en tom tabell (kalt Tabell1) i dataarkvisning.

  5. Access plasserer markøren i den første tomme cellen i kolonnen Klikk for å legge til i den nye tabellen.

    Hvis du vil legge til data, begynner du å skrive inn, eller du kan lime inn data fra en annen kilde, som beskrevet i delen lime inn data fra en annen kilde i en Access-tabellsenere i denne artikkelen.

    Obs!: 

    • Registrering av data i data ark visning er utformet slik at de er svært like for å skrive inn data i et Excel-regneark. Hovedbegrensningen er at data må skrives inn i tilstøtende rader og kolonner, med start i øvre venstre hjørne i data arket. Du bør ikke prøve å formatere dataene ved å inkludere tomme rader eller kolonner som du kan gjøre i et Excel-regneark, fordi dette vil ha plass i tabellen. Tabellen inneholder bare dataene. All visuell presentasjon av dataene vil bli utført i skjemaene og rapportene som du utformer senere.

    • Tabell strukturen opprettes mens du skriver inn data. Når du legger til en ny kolonne i data arket, defineres det et nytt felt i tabellen. Access angir datatype for feltet basert på typen data du skriver inn. Hvis du for eksempel har en kolonne der du bare har angitt dato verdier, vil Access angi data typen for feltet til dato/klokkeslett. Hvis du senere prøver å angi en verdi som ikke er dato (for eksempel et navn eller et telefon nummer) i dette feltet, viser Access en melding som informerer deg om at verdien ikke Sams varer med data typen til kolonnen. Når det er mulig, bør du planlegge tabellen slik at hver kolonne inneholder samme datatype, enten den er tekst, datoer, tall eller en annen type. Dette gjør det mye enklere å bygge spørringer, skjemaer og rapporter som velger bare de dataene du ønsker.

Hvis du ikke vil skrive inn data ennå, klikker du Lukk Knapp .

Obs!: Access vil slette Tabell1 hvis du lukker den uten å lagre.

Toppen av siden

Åpne en eksisterende Access-database

Tips!: Hvis du raskt vil åpne en av de siste databasene du har åpnet, klikker du nyligfil -fanen, og deretter klikker du fil navnet.

  1. Klikk Åpne i kategorien Fil.

  2. Klikk en snarvei i dialog boksen Åpne , eller klikk stasjonen eller mappen som inneholder databasen du vil bruke, i Søk i -boksen.

  3. I mappe listen dobbelt klikker du mapper til du åpner mappen som inneholder databasen.

  4. Når du finner databasen, gjør du ett av følgende:

    • Hvis du vil åpne databasen i standard åpnings modus, dobbelt klikker du den.

    • Hvis du vil åpne databasen for delt tilgang i et fler bruker miljø, slik at både du og andre brukere kan lese og skrive til databasen samtidig, klikker du Åpne.

    • Hvis du vil åpne databasen for skrivebeskyttet tilgang, slik at du kan vise den, men ikke redigere den, klikker du pilen ved siden av Åpne -knappen, og deretter klikker du Åpne med skrive beskyttelse.

    • Hvis du vil åpne databasen for eksklusiv tilgang, slik at ingen andre kan åpne den mens du har den åpen, klikker du pilen ved siden av Åpne -knappen, og deretter klikker du Åpne i alene modus.

    • Hvis du vil åpne databasen for skrivebeskyttet tilgang, klikker du pilen ved siden av Åpne -knappen, og deretter klikker du Åpne eksklusive skrivebeskyttede andre brukere kan fortsatt åpne databasen, men de har bare lese tilgang.

Hvis du ikke finner databasen du vil åpne    

  1. Klikk snarveien min data maskin i dialog boksen Åpne , eller klikk min data maskini Søk i -boksen.

  2. I listen over stasjoner høyre klikker du stasjonen som du tror inneholder databasen, og deretter klikker du Søk.

  3. Skriv inn søke kriteriene, og trykk deretter ENTER for å søke etter databasen.

  4. Hvis databasen blir funnet, åpner du den ved å dobbeltklikke den i dialog boksen søke resultater .

    Siden søket ble startet fra dialog boksen Åpne , må du klikke Avbryt i dialog boksen før databasen åpnes.

Du kan åpne en data fil direkte i et eksternt fil format (for eksempel dBASE, Paradox, Microsoft Exchange eller Excel). Du kan også åpne ODBC-datakilde direkte, for eksempel Microsoft SQL Server eller Microsoft FoxPro. Access oppretter automatisk en ny Access-database i samme mappe som data filen, og legger til koblinger til hver tabell i den eksterne databasen.

Toppen av siden

Komme i gang med å bruke den nye databasen

Avhengig av hvilken mal du har brukt, må du kanskje gjøre ett eller flere av følgende for å komme i gang med den nye databasen:

  • Hvis Access viser en dialog boks for pålogging med en tom liste over brukere, bruker du følgende Fremgangs måte for å komme i gang:

    1. Klikk ny bruker.

    2. Fyll ut skjemaet bruker detaljer .

    3. Klikk Lagre og lukk.

    4. Velg bruker navnet du nettopp skrev inn, og klikk deretter Loggpå.

  • Hvis Access viser et tomt dataark, kan du begynne å skrive inn data direkte i data arket eller klikke andre knapper og faner for å utforske databasen.

  • Hvis Access viser en komme i gang -side, kan du klikke koblinger på denne siden for å lære mer om databasen, eller klikke andre knapper og faner for å utforske databasen.

  • Hvis Access viser en sikkerhets varsel melding i meldings feltet, og du stoler på kilden til malen, klikker du Aktiver innhold. Hvis databasen krever en pålogging, må du logge på på nytt.

For skrive bords-og web databaser vil du også begynne med en av disse trinnene:

Toppen av siden

Legge til en tabell

Du kan legge til en ny tabell i en eksisterende database ved hjelp av verktøyene i tabeller -gruppen på Opprett -fanen.

Tabeller-gruppen i kategorien Opprett

Obs!: I en nett database er bare tabell -kommandoen tilgjengelig i tabeller -gruppen.

Uansett hvilken visning du starter i, kan du alltid bytte til den andre visningen ved å bruke visnings knappene på status linjen i Access-vinduet.

Opprette en tom tabell i data ark visning    I data ark visning kan du skrive inn data umiddelbart og la Access bygge tabell strukturen bak kulissene. Feltnavn tilordnes numerisk (felt1, Felt2 og så videre), og Access angir felt data typen basert på typen data du angir.

  1. Klikk tabell Knapp i tabeller -gruppen på Opprett -fanen.

  2. Access oppretter tabellen, og deretter plasseres markøren i den første tomme cellen i kolonnen Klikk for å legge til.

  3. Hvis du vil legge til data, begynner du å skrive i den første tomme cellen, eller du kan lime inn data fra en annen kilde, som beskrevet senere i denne artikkelen.

    • Hvis du vil gi nytt navn til en kolonne (et felt), dobbelt klikker du Kol onne overskriften og skriver inn det nye navnet.

      Tips!: Gi et beskrivende navn til hvert felt, slik at du kan se hva det inneholder uten å måtte se på dataene.

    • Hvis du vil flytte en kolonne, merker du den ved å klikke Kol onne overskriften, og deretter drar du den dit du vil ha den. Du kan også merke flere tilstøtende kolonner og dra dem alle til en ny plassering sammen.

      Hvis du vil legge til flere felt i tabellen, kan du begynne å skrive i boksen Klikk for å legge til en kolonne i data ark visning, eller du kan legge til nye felt ved hjelp av kommandoene i Legg til & Slett -gruppen på felt -fanen.

Opprette en tabell fra utFormings visning    I utFormings visning må du først opprette den nye tabell strukturen. Deretter bytter du enten til data ark visning for å skrive inn data, eller du skriver inn dataene ved hjelp av en annen metode, for eksempel med et skjema.

UtFormings visning er ikke tilgjengelig for tabeller i en nett database.

  1. Klikk Tabellutforming i Tabeller-gruppen på Opprett-fanen. Knapp

  2. For hvert felt i tabellen skriver du inn et navn i Feltnavn -kolonnen, og deretter velger du en datatype fra datatype -listen.

  3. Du kan angi tilleggs informasjon for hvert felt i Beskrivelse -kolonnen. Beskrivelsen du skriver inn, vises på status linjen når innsettings punktet er i dette feltet, og brukes som status linje tekst for eventuelle kontroller du oppretter ved å dra feltet fra Feltliste -ruten til et skjema eller en rapport , og for eventuelle kontroller som er opprettet for feltet ved hjelp av skjema vei viseren eller rapport vei viseren.

  4. Når du har lagt til alle feltene, lagrer du tabellen:

    • Klikk LagreFil-fanen.

  5. Du kan når som helst begynne å skrive inn data i tabellen ved å bytte til data ark visning, klikke i den første tomme cellen og skrive inn. Du kan også lime inn data fra en annen kilde, som beskrevet i neste del.

Opprette en tabell basert på en SharePoint-liste    Med en SharePoint-liste kan dataene dine brukes av personer som ikke har tilgang. I tillegg lagres liste data på en server, noe som vanligvis gir bedre beskyttelse mot tap av data enn filer som er lagret på en stasjonær data maskin. Du kan enten begynne med en ny liste, eller du kan koble til en eksisterende liste. Du må ha tilstrekkelige tillatelser på SharePoint-nettstedet der du vil opprette listen. Dette kan variere etter område slik at du kontakter SharePoint-administratoren for å få mer informasjon om alternativene.

Denne funksjonen er ikke tilgjengelig i en nett database.

  1. Klikk på SharePoint-lister i gruppen Tabeller på Opprett-fanen.

  2. Du kan bruke en av liste malene til å opprette en standard SharePoint-liste, for eksempel kontakter eller hendelser.

    Du kan også velge å opprette en egen definert liste, eller for å koble til eller importere en eksisterende liste. Klikk alternativet du vil bruke.

  3. Hvis du velger en av liste malene eller oppretter en egen definert liste, åpnes dialog boksen Opprett ny liste for å lede deg gjennom prosessen. Hvis du velger å bruke en eksisterende liste, åpnes dialog boksen Hent eksterne data for å hjelpe deg.

Hvis du vil ha mer informasjon om å lage tabeller, kan du se artikkelen Innføring i tabeller.

Toppen av siden

Lime inn data fra en annen kilde i en Access-tabell

Hvis dataene for øyeblikket er lagret i et annet program, for eksempel Excel, kan du kopiere og lime inn dataene i en Access-tabell. Det fungerer vanligvis best hvis dataene allerede er delt inn i kolonner, slik de er i et Excel-regneark. Hvis dataene er i et tekstbehandlings program, må du først dele Kol onnene med data ved å bruke faner eller konvertere dataene til en tabell i tekstbehandlings programmet, og deretter kopiere dataene. Hvis dataene trenger redigering eller manipulering (for eksempel skille mellom fullstendige navn i for-og etter navn), kan det være lurt å gjøre dette før du kopierer dataene, spesielt hvis du ikke er fortrolig med Access.

Når du limer inn data i en tom tabell, angir Access data typen for hvert felt i henhold til hvilken type data det finner. Hvis for eksempel et innlimt felt inneholder ingenting, men dato verdier, bruker Access data typen Dato/klokkeslett på dette feltet. Hvis det innlimte feltet bare inneholder ordene "ja" og «nei», bruker Access data typen Ja/Nei i feltet.

Access navngir feltene avhengig av hva det finner i den første raden med innlimte data. Hvis den første raden med innlimte data er lik i samme type som de etterfølgende radene, bestemmer Access at den første raden er en del av dataene og tilordner feltene generelle navn (felt1, Felt2 og så videre). Hvis den første raden med innlimte data ikke er lik de etterfølgende radene, bruker Access den første raden som feltnavn, og utelater den første raden i de faktiske dataene.

Hvis Access tilordner generiske feltnavn, må du gi nytt navn til feltene så snart som mulig for å unngå forvirring. Bruk følgende fremgangsmåte:

  1. Klikk Lagrefil -fanen for å lagre tabellen.

  2. I data ark visning dobbelt klikker du hver Kol onne overskrift, og deretter skriver du inn et navn på kolonnen.

  3. Lagre tabellen på nytt.

Toppen av siden

Importere eller koble til data fra en annen kilde

Det kan hende du har data som du har samlet inn i et annet program som du vil bruke i Access. Kanskje du arbeider med personer som lagrer dataene i andre programmer, og du vil arbeide med dataene sine i Access. Eller kanskje du har flere forskjellige data kilder og trenger et "Start steds plate", der du kan ta dem med alle sammen for dypere analyser.

Access gjør det enkelt å importere eller koble data fra andre programmer. Du kan samle inn data fra et Excel-regneark, fra en tabell i en annen Access-database, fra en SharePoint-liste eller fra en rekke andre kilder. Prosessen varierer litt avhengig av data kilden, men disse instruksjonene vil komme i gang:

  1. Klikk kommandoen for filtypen du importerer fra, i koblings gruppen Importer & i kategorien eksterne data .

    Hvis du for eksempel importerer data fra et Excel-regneark, klikker du Excel. Hvis du ikke ser riktig program type, klikker du mer.

    Obs!: Hvis du ikke finner den riktige format typen i & -koblings gruppen, må du kanskje starte programmet der du opprinnelig opprettet dataene, og deretter bruke dette programmet til å lagre dataene i et fil format som Access støtter (for eksempel et tekstfil med skilletegn ) , og deretter importere eller koble til dataene.

  2. I dialog boksen Hent eksterne data klikker du Bla gjennom for å bla til kilde data filen, eller skriv inn den fullstendige banen til kilde data filen i filnavn -boksen.

  3. Klikk alternativet du vil bruke, under Angi hvordan og hvor du vil lagre dataene i den gjeldende databasen. Du kan opprette en ny tabell ved å bruke de importerte dataene, eller opprette en koblet tabell som inneholder en kobling til data kilden.

  4. Klikk på OK.

    Avhengig av hva du velger, åpnes dialog boksen koblings objekter eller dialog boksen Importer objekter .

  5. Bruk dialog boksen for å fullføre prosessen. Den nøyaktige Fremgangs måten du følger, avhenger av import-eller koblings alternativet du valgte.

  6. Klikk Slutt på den siste siden i veiviseren.

    Hvis du velger å importere, spør Access om du vil lagre detaljene for import operasjonen som du nettopp har fullført.

  7. Hvis du tror at du vil utføre den samme import operasjonen på nytt, klikker du Lagre import trinn, og deretter angir du opplysningene.

    Du kan deretter enkelt reprodusere import operasjonen ved å klikke lagrede Importer i import -gruppen på eksterne data -fanen, klikke import spesifikasjonen og deretter klikke Kjør.

  8. Hvis du ikke vil lagre detaljene for operasjonen, klikker du Lukk.

Access importerer dataene til en ny tabell og viser deretter tabellen under tabeller i navigasjons ruten.

Hvis du vil lære mer om hvordan du importerer data til Access, følger du koblingene i Se også -delen i denne artikkelen.

Til toppen av siden

Neste trinn

Resten av utformings prosessen varierer basert på målene dine, men du vil sannsynligvis vurdere å opprette spørringer, skjemaer, rapporter og makroer. Denne artikkelen gir ikke informasjon om hvordan du oppretter flere database objekter.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se disse artiklene:

Toppen av siden

Importere data fra et regne ark eller et annet program

Hvis du er kjent med andre database-eller regne ark programmer, vet du sannsynligvis det grunnleggende om hvordan disse programmene fungerer og hvilke databaser som brukes til. Access skiller seg fra mange andre database programmer ved at du kan opprette Relasjons databaser, og det skiller seg ytterligere fra de fleste regne ark programmer ved å tilby verktøy for å utvikle avanserte spørringer, skjemaer og rapporter. Access har også mange alternativer for å arbeide med andre database programmer, for eksempel SQL Server.

Importere et Excel-regneark til Access

Mange personer begynner å utforske Access når de først har laget en liste i Excel. Excel er et flott sted å starte en liste, men når listen vokser, blir det vanskeligere å organisere og oppdatere. Det er vanligvis neste logiske trinn å flytte listen til Access.

En database tabell ligner på en struktur i et regne ark, i dataene lagres i rader og kolonner. Derfor er det vanligvis enkelt å importere et regne ark til en database tabell. Den viktigste forskjellen mellom å lagre dataene i et regne ark og lagre dem i en database, er hvordan dataene er organisert. Hvis du bare importerer hele regne arket som en ny tabell i en database, løses ikke problemene som er knyttet til organisering og oppdatering av dataene, spesielt hvis regne arket inneholder overflødige data. Hvis du vil løse disse problemene, må du dele regne ark dataene inn i separate tabeller, hver av dem som inneholder relaterte data. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du ordner dataene i tabellene, kan du se artikkelen grunnleggende om database utforming.

Access inneholder vei viseren for tabell analyse, som kan hjelpe deg med å fullføre denne prosessen. Når du har importert dataene til en tabell, hjelper vei viseren deg med å dele opp tabellen i separate tabeller, og hver av disse inneholder data som ikke er duplisert i noen av de andre tabellene. Vei viseren oppretter også de nødvendige relasjonene mellom tabellene.

Toppen av siden

Importere et Excel-regneark som en tabell i en ny database

  1. Klikk nyfil -fanen, og klikk deretter tom database.

  2. Skriv inn et navn for den nye databasen i filnavn -boksen, og klikk deretter Opprett.

    Den nye databasen åpnes, og Access oppretter en ny, tom tabell, Tabell1.

  3. Lukk Tabell1.

    Når du blir spurt om du vil lagre endringer i utformingen av Tabell1, klikker du Nei.

  4. Klikk Exceli koblings gruppen Importer _AMP_ i kategorien eksterne data . Knappesymbol

  5. Klikk Bla gjennomi dialog boksen Hent eksterne data .

  6. Bruk dialog boksen Åpne fil til å finne filen.

  7. Merk filen, og klikk Åpne.

  8. Kontroller at det er merket av for Importer kilde dataene til en ny tabell i alternativet gjeldende database i dialog boksen Hent eksterne data .

  9. Klikk på OK.

    Vei viseren for regne ark import starter, og du blir bedt om å få spørsmål om dataene.

  10. Følg instruksjonene, og klikk neste eller tilbake for å navigere gjennom sidene. Klikk Slutt på den siste siden i veiviseren.

    Obs!: Access spør om du vil lagre detaljene for import operasjonen som du nettopp har fullført. Hvis du tror at du vil utføre den samme import operasjonen på nytt, klikker du Ja, og deretter angir du opplysningene. Du kan deretter enkelt reprodusere operasjonen i fremtiden ved å klikke lagrede Importer i Importer -gruppen på eksterne data -fanen. Hvis du ikke vil lagre detaljene for operasjonen, klikker du Lukk.

Access importerer dataene til en ny tabell, og viser den deretter under alle tabeller i navigasjons ruten.

Toppen av siden

Bruke vei viseren for tabell analyse til å organisere data

Når dataene er importert til en Access-tabell, kan du bruke vei viseren for tabell analyse til raskt å identifisere overflødige data. Vei viseren gir deg en enkel måte å organisere dataene i separate tabeller på, slik at de blir lagret på den mest effektive måten. Access beholder den opprinnelige tabellen som en sikkerhets kopi, og oppretter deretter nye tabeller som du kan bruke som grunnlag for database programmet.

  1. Åpne Access-databasen som inneholder tabellen du vil analysere.

  2. Klikk Analyser tabelli analyser -gruppen på fanen database verktøy .

    Vei viseren for tabell analyse starter.

    De to første sidene i vei viseren inneholder en kort opplæring – fullført med knapper som du kan klikke for å se eksempler. Hvis du ikke ser de innledende sidene, men i stedet ser en avmerkings boks som heter Vis innledende sider?, merker du av i avmerkings boksen, og klikker deretter tilbake to ganger for å se innføringen. Hvis du ikke vil se de innledende sidene igjen etter at du har lest den, kan du fjerne merket for Vis innledende sider? .

  3. I hvilken tabell inneholder felt med verdier som gjentas i mange poster? -siden velger du tabellen du vil analysere, og deretter klikker du neste.

  4. Du kan la vei viseren bestemme hvilke felt som skal være med i hvilke tabeller, eller du kan foreta denne beslutningen selv. Hvis du følger vei viserens forslag, kan du fremdeles gjøre endringer i tabell oppsettet på den neste siden i vei viseren.

    Obs!: Hvis du lar vei viseren bestemme hvilke felt som skal plasseres i hvilke tabeller, kan det hende at valgene ikke alltid passer for dataene, spesielt hvis det ikke er mye data du kan arbeide med. Du bør se resultatene i vei viseren nøye. På den annen side kan vei viseren foreslå en mer effektiv organisasjon enn den du tenker på, slik at det er lurt å minst prøve vei viserens avgjørelser én gang. Hvis du ikke liker forslagene, kan du fortsatt ordne feltene manuelt, og du kan alltid klikke tilbake og ordne alle feltene selv.

  5. Klikk på Neste. På denne siden angir du hvilke tabeller som inneholder hvilke felt. Hvis du velger å la vei viseren avgjøre, skal du se flere tabeller som er koblet sammen av Relasjons linjer. Hvis ikke, oppretter Access bare én tabell som inneholder alle feltene. I begge tilfeller kan du gjøre endringer på denne siden.

    • Du kan dra felt fra en tabell til et tomt område på siden for å opprette en ny tabell som inneholder disse feltene. Access ber deg om å angi et tabell navn.

    • Du kan dra felt fra én tabell til en annen tabell hvis du tror at de vil bli lagret mer effektivt der.

    • De fleste tabellene får en ID eller et generert unikt ID- felt. Hvis du vil ha mer informasjon om ID-feltene, klikker du tips i øvre høyre hjørne i vei viseren.

    • Hvis du vil angre en endring, klikker du Angre -knappen.

    • Hvis du vil gi nytt navn til en tabell, dobbelt klikker du på tittel linjen, skriver inn det nye navnet og klikker deretter på OK.

  6. Når du har feltene ordnet slik du vil ha dem, klikker du på neste.

  7. Hvis vei viseren finner poster som har svært lignende verdier, vil det identifisere disse verdiene som mulige typografiske feil og presentere et skjerm bilde der du kan bekrefte hva du vil gjøre med dem. Bla gjennom listen for å finne eventuelle verdier i rettelser- kolonnen, og klikk deretter det aktuelle elementet i rulle gardin listen. Velg (Forlat som-er) for å forhindre at vei viseren gjør endringer i verdien. Klikk nestenår du er ferdig.

  8. Vei viseren spør om du vil opprette en spørring som ligner på den opprinnelige tabellen. Hvis du allerede har bygget skjemaer og rapporter som er basert på den opprinnelige tabellen, er det en god idé å opprette en slik spørring. Hvis du velger Ja, oppretter du spørringen, gir nytt navn til den opprinnelige tabellen ved å legge til «_OLD» i tabell navnet, og deretter navngir du den nye spørringen ved hjelp av navnet på den opprinnelige tabellen. Skjemaene og rapportene som var basert på tabellen, bruker nå spørringen for dataene sine, og de fortsetter å arbeide som før.

  9. Klikk Fullfør.

    Vei viseren oppretter de nye tabellene som angitt, og åpner dem. Lukk dem når du er ferdig med å undersøke resultatene.

Toppen av siden

Arbeide med data fra andre programmer

Access 2010 inneholder funksjoner for å arbeide med data som er lagret i andre programmer.

Opprette en ny Access-database som kobler til data i et annet fil format    Du kan bruke Access til å åpne en fil i et annet fil format, for eksempel tekst, dBASE eller et regne ark. Access oppretter automatisk en Access-database og kobler filen for deg.

  1. Start Access.

  2. Klikk Åpne i kategorien Fil.

  3. Klikk filtypen du vil åpne, i listen i dialog boksen Åpne . Hvis du ikke er sikker på filtypen, klikker du alle filer (*.*).

  4. Hvis det er nødvendig, blar du til mappen som inneholder filen du vil åpne. Når du finner filen, dobbelt klikker du den for å åpne den.

  5. Følg instruksjonene i veiviseren. Klikk Slutt på den siste siden i veiviseren.

Importere eller koble data til en eksisterende Access-database    Du kan importere data fra andre kilder og programmer til Access-tabeller, slik at dataene befinner seg i Access-filen, eller du kan koble til dataene fra Access slik at dataene forblir i den opprinnelige filen (utenfor Access-filen).

  1. Klikk formatet som dataene er lagret i, i gruppen Importer &-kobling på fanen eksterne data .

    Du kan importere eller koble til data fra følgende kilder:

    • Excel    Du kan samle inn data fra et regne ark eller et navngitt område i en Excel-arbeidsbok. Hvert regne ark eller navngitte område må importeres eller kobles til separat.

    • Access    Dette er veldig praktisk for å skille prosessen fra dataene dine og opprette en del database. Det vil si at du kan bruke én database til å inneholde alle skjemaer, rapporter og makroer, og beholde dataene i en annen database. Du kan deretter utvikle forbedringer uten å forstyrre noens arbeid. Du kan også kombinere data fra mange ulike Access-databaser i én, noe som gjør det enklere å oppsummere data på tvers av avdelinger eller mellom forretnings partnere.

    • ODBC-database    Mange programmer støtter dette formatet, inkludert mange database server-produkter. Dette hjelper deg med å opprette "avsats"-databaser, der du kombinerer data fra ulike systemer.

    • Tekstfil    Du kan koble til en enkel tekstfil og kan til og med bruke Access til å endre innholdet i filen. Dette kan bidra til å gjøre Access-data enkelt å bruke i en rekke programmer.

    • XML-fil    Dette formatet tilbyr også kompatibilitet med en rekke andre programmer, inkludert noen nettservere.

    • SharePoint-liste    Dette gjør dataene dine tilgjengelig med en nett leser, standard måten å bruke en SharePoint-liste på.

    • Datatjenester    Du kan koble deg til net data tjenester i virksomheten.

    • HTML-dokument    

    • Outlook-mappe    Du kan koble til Outlook-mapper, slik at du enklere kan integrere kontakt informasjonen din med resten av dataene dine.

    • dBase-fil    dBase er et populært alternativt database system som støttes av Access

      Dialog boksen Hent eksterne data vises.

  2. Følg instruksjonene i dialog boksen.

    Access vil importere eller koble dataene til databasen. For de fleste formater må du angi plasseringen til dataene, og deretter velge hvordan dataene skal lagres i databasen.

Toppen av siden

Bruke en database fra en tidligere versjon i flere versjoner av Access

Hvis Access-databasen eller Access-prosjektet ble opprettet i Access 2000 eller nyere, kan du bruke databasen eller prosjektet i versjonen av Access som den ble opprettet i, eller i en senere versjon, selv om filen er sikkerhets aktivert. Access 2000-filer kan for eksempel brukes i Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 og Access 2010.

Du kan ha en situasjon der du vil beholde dataene i en tidligere versjon av Access, men du har brukere med en nyere versjon av Access som vil koble til disse dataene, men fremdeles dra nytte av noen av funksjonene i den nyere versjonen. Løsningen er å opprette en ny front database i den nyere versjonen (som inneholder skjemaer, rapporter, spørringer, makroer, men ingen tabeller), og koble den til tabellene i den tidligere versjonen av filen. Bruk en av følgende Fremgangs måter, avhengig av om databasen ligger i én fil, eller er allerede delt inn i en front-/bakprogram.

Bruke en Access-databasefil i flere versjoner av Access

Hvis alle tabeller, skjemaer og andre objekter i en tidligere versjon av Access-databasen ligger i én fil, og du vil bruke databasen i flere versjoner av Access, kan du opprette en ny front database i en nyere versjon og koble den til den opprinnelige filen. Brukere som har den tidligere versjonen av Access, kan fremdeles bruke den opprinnelige databasen. Brukere som har den nyere versjonen, kan bruke den nye front databasen til å koble til de samme dataene. Du kan opprette flere front versjoner hvis du trenger å bruke flere versjoner av Access.

Toppen av siden

Trinn 1: lage en kopi av den eksisterende databasen, og lagre den i et nytt format

Bruk følgende Fremgangs måte for å konvertere databasen til ett av de tre siste formatene: Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007. Denne kommandoen bevarer den opprinnelige databasen i det opprinnelige formatet, og oppretter en kopi i formatet du angir.

  1. Lukk Access-filen. Hvis filen er en Access-database som ligger på en server eller i en delt mappe, må du kontrollere at ingen andre har den åpen.

  2. Start Access 2010.

  3. Klikk Åpne i kategorien Fil.

  4. Bla til plasseringen for filen du vil konvertere, og dobbelt klikk den for å åpne den.

    Hvis dialog boksen database forbedring vises, og spør om du vil forbedre databasen, klikker du Nei.

  5. Hvis et skjema åpnes når du starter databasen, lukker du skjemaet.

  6. Klikk lagre database somfil -fanen.

  7. Skriv inn et navn på den nye databasen i dialog boksen Lagre som .

    Obs!: Hvis du ikke vil lagre den nye databasen på et annet sted, må navnet være forskjellig fra den opprinnelige databasen. I begge tilfeller er det vanligvis best å bruke et annet navn, slik at du enkelt kan skille mellom front databasen og bak databasen. Hvis du imidlertid konverterer til Access 2007-format, endres filtypen fra MDB til ACCDB, slik at du kan bruke samme fil navn.

  8. Klikk Lagre.

Til toppen av siden

Trinn 2: dele kopierings databasen, og bruke den opprinnelige filen som bak database

Del den konverterte databasen ved hjelp av følgende Fremgangs måte:

  • Klikk Access-database i Flytt data-gruppen på Databaseverktøy-fanen. Knapp

  • Klikk del database i dialog boksen database oppdeling .

    Du kan ta en sikkerhets kopi hvis du vil, men du kan også opprette kopien på nytt ved hjelp av den opprinnelige databasen.

  • Skriv inn et navn på bak databasen, og klikk deretter del.

Toppen av siden

Trinn 3: koble den nye front-end til den opprinnelige databasen

  1. Slett bak databasen som database oppDelings verktøyet opprettet, og pass på at du ikke sletter den opprinnelige databasen.

  2. Koble den nye front databasen til tabellene i den opprinnelige databasen: Klikk koblet tabell behandlingi gruppen Importer _AMP_-kobling på fanen eksterne data . Knapp

  3. Klikk Merk alt, og merk deretter av for spør alltid etter ny plassering .

  4. Klikk OK, gå til databasen for tidligere versjoner, og dobbelt klikk den.

    Hvis alt går bra, viser Access en melding som sier at alle valgte koblede tabeller ble oppdatert.

Du kan nå forbedre den nye front databasen for å støtte nye funksjoner for brukere som har nyere versjoner av Access. Brukere som har tidligere versjoner, kan fortsette å bruke databasen for den tidligere versjonen.

Toppen av siden

Bruke et front-end/back-end-program i flere versjoner av Access

Hvis Access-databasen allerede er en front-/bakprogram, kan du konvertere front delen til det nye fil formatet. Ingen endringer er nødvendig for bak databasen.

Fremgangs måten nedenfor viser deg hvordan du bruker kommandoen lagre database som til å konvertere front databasen til et av de tre siste formatene: Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007. Denne kommandoen bevarer den opprinnelige databasen i det opprinnelige formatet, og oppretter en kopi i formatet du angir.

  1. Lukk front databasen. Hvis filen er en Access-database som ligger på en server eller i en delt mappe, må du kontrollere at ingen andre har den åpen.

  2. Start Access 2010.

  3. Klikk Åpne i kategorien Fil.

  4. Bla til plasseringen av front databasen, og dobbelt klikk den for å åpne den.

    Hvis dialog boksen database forbedring vises, og spør om du vil forbedre databasen, klikker du Nei.

  5. Hvis et skjema vises når du åpner databasen, lukker du skjemaet.

  6. Klikk lagre database somfil -fanen.

  7. Skriv inn et navn på den nye databasen i dialog boksen Lagre som .

  8. Klikk Lagre.

Du kan nå forbedre den nye front databasen for å støtte nye funksjoner.

Toppen av siden

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×