Oversikt: Områdestyring, tillatelse og deling for områdeeiere
Bruk denne artikkelen som en oversikt over ideer og anbefalte Fremgangs måter for nettsteds ledelses modell. Hvis du er nettsteds eier, kan du opprette en ledelses modell for å løse retnings linjene, prosessene, rollene og ansvars nettsteds. En modell som dette vil hjelpe deg med å administrere hvordan folk bruker nettstedet. Det kan for eksempel hende du vil kreve utsjekking av filer slik at flere personer ikke prøver å redigere en fil samtidig.
Obs!: Mange regler for deling og tillatelser bestemmes av SharePoint-administratoren. Bruk denne artikkelen som en grunnleggende veiledning for å forstå hva du kan kontrollere som nettsted eier. Samarbeid med SharePoint-administrator for å gjøre endringer i organisasjonens ledelses strategi.
Roller og ansvar for å støtte nettstedet
Hvis du vil definere roller og ansvar og ansvars områder når du planlegge og bygge er det mindre nødvendig å rydde opp i et nettsted når Personal medlemmene roteres inn eller ut i et team. Område styringer bør vurdere å inkludere en plan for bruker opplæring, overvåke bruk av nettstedet, overvåke innhold og formidle forventninger til team medlemmer som administrerer nettstedet.
Vurder å prioritere og definere følgende:
-
Opplæring i nettstedet for nettsted eiere: Gi grunnleggende opplæring i navigasjon, søk og dokumenter for nye nettstedseiere.
-
Nettsted støtte: Tilordne en bestemt nettstedsekspert på gruppen, til å feilsøke problemer og være kontakten til en SharePoint-administrator.
-
Retnings linjer for oppretting og bruk av nettsted: Ofte har organisasjonen disponert selskapets retningslinjer rundt opprettelse av nettsted. Gi en oppdatert kobling til passende retningslinjer, gi kontaktinformasjon for områdeeiere og innholdsforfattere, i tilfelle de trenger hjelp.
-
Innholds publisering og-kontroll: Plan for å kontrollere nettstedet og dets innhold så ofte som nødvendig, for å holde nettstedet aktuelt. Opprette en overvåkings tids plan og tilordne innholds eiere for store lister og biblioteker.
Standard SharePoint-grupper
|
Tittel |
Standard tilgangsnivå |
Brukes til |
|
Eier |
Full kontroll |
Personer som må være i stand til å administrere nettsteds tillatelser, innstillinger og utseende. |
|
Medlem |
Rediger og bidra |
Personer som må kunne redigere område innhold. Tilgangs nivået avhenger av nettsteds malen som ble brukt til å opprette nettsted. |
|
Besøkende |
Skrivebeskyttet |
Personer som må kunne se områdets innhold, men ikke redigere det. |
Moderne nettstedstyring
I moderne SharePoint er nettsteds ledelse mer viktigere enn i tidligere versjoner fordi det er mer kontroll og alternativer for den nye Aktiver oppretting av nettsted. Organisasjonens ledelse avhenger av hvor mye kontroll organisasjonen din trenger for å finne informasjon om hvordan du kan bestemme deg for nettsted oppretting og styring av område eier. SharePoint-administratoren din kan hjelpe deg med å forstå policyer som er i henhold til sikkerhets krav, offentlig retnings linjer, retnings linjer for bedrifter, tilgjengelighet og opplæring. Arbeid med SharePoint-administrator for å lære mer om organisasjonens retnings linjer for oppretting og retningslinjer for bruk før du oppretter styrings planen for nettstedet.
Navigasjons struktur for moderne SharePoint-nettsted
De mest effektive SharePoint-områdene hjelper brukerne med å finne det de trenger raskt, slik at de kan bruke informasjonen de finner, til å ta beslutninger, finne ut mer om hva som skjer. få tilgang til verktøyene de trenger, eller Kommuniser med kolleger for å løse et problem. Lær mer om planlegging av nettsteds navigasjonen i SharePoint.
En del av informasjonsarkitekturen kan inkludere klassifisering av informasjon. Hvis informasjonen du publiserer, har høy verdi for firmaet, krever spesiell sikkerhet, eller er dekket av reglene for samsvar, bør du vurdere å konfigurere et klassifikasjons oppsett til å identifisere bestemte typer innhold som må behandles med forsiktighet. Når du har organisert informasjon i spesifikke lister og biblioteker, kan du bruke Styrings funksjoner til å håndtere hvordan innholdet vises.
Den moderne SharePoint-arkitekturen er utformet for å være fleksibel og tilpasset endring av behovene i organisasjonen. Moderne nettsteder kan være knyttet tilhub-nettsteder. De tilknyttede nett stedene vil deretter dele navigering og vare merking, med hub og hvis eieren av nettsteds eiere kan også dele hub-tillatelser.
Vurder følgende når du skal bestemme hvilken navigasjons struktur du har for nettsted:
-
Hvilken type innhold skal du ha på nettstedet? Hvordan kommer dette til å bli til sider, lister og biblioteker?
-
Hvordan skal informasjon presenteres på nettstedet?
-
Hvordan skal nettstedsbrukere navigere på nettstedet?
-
Hvordan blir informasjonen rettet mot bestemte mål grupper?
-
Hvordan skal søk konfigureres og optimaliseres?
Administrere tillatelser på moderne nettsteder
Integriteten, konfidensialiteten og personvernet for kritisk informasjon i organisasjonen avhenger av hvor sikkert du gjør nettstedet, spesielt hvem som får tilgang til nettstedet. Administrasjon av tillatelser på moderne nettsteder innebærer både brukere og grupper av brukere. Tillatelser i moderne kommunikasjon og gruppenettsteder kommer fra nettstedsmalene som har forskjellige alternativer. for hvert nettsted.
Kommunikasjons områder ikke er knyttet til Microsoft 365 grupper og har tre standard roller – nettsted eiere, nettsted medlemmer og besøkende på nettstedet.
Her er noen tips for å huske på når du utvikler en tillatelsesstrategi:
-
Følg prinsipp med minst privilegier: Gi brukerne de laveste tillatelsesnivåene de trenger for å utføre sine tildelte oppgaver.
-
Bruk standard grupper: Gi brukere tilgang ved å legge dem til i standardgrupper (for eksempel Medlemmer, Besøkende og Eiere).
-
Vurder å segmentere innholdet etter sikkerhets nivå: Opprett et nettsted eller et bibliotek spesielt for sensitive dokumenter, i stedet for å ha dem spredt i et større bibliotek og beskyttet av unike tillatelser.
Moderne nettsted tillatelser etter tittel
|
Tittel |
Tillatelsesnivå |
Har tillatelse til å: |
|
Nettsted eier |
Full kontroll |
I tillegg til alt et nettsted medlem kan gjøre, kan eiere også gjøre følgende: Endre tema for nettstedet Endre navigerings oppsett Endre nettsted logoen Legg til eller fjern nettsted eiere Redigere innstillinger for område medlem Legge til eller fjerne besøkende på nettstedet Redigere innstillinger for område Slette nettstedet Legg til en Microsoft 365-gruppe Knytte nettstedet til en hub |
|
Medlem av nettstedet |
Rediger og bidra |
Legge til, redigere og slette lister Legge til, redigere og slette dokument biblioteker Legge til eller fjerne nettsted medlemmer Legge til, redigere og fjerne dokumenter Legge til, redigere og slette en side Legge til, redigere, slette en nyhets artikkel Legge til, redigere og slette side inndelinger Legge til, redigere og slette nett deler Legge til, redigere og slette nettsted navigasjon Opprette eller slette side maler Vise mål for bruk av nettstedet |
|
Besøkende på nettstedet |
Skrivebeskyttet |
Vis innhold |
Flere ressurser for nettsted eiere:
Nettstedstyring
En viktig men ofte usynlig del av ethvert nettsted er ledelsesmodellen, eller settet med policyer, roller, ansvarsområder og prosesser som etableres for å bestemme hvordan medlemmene i gruppen skal bruke SharePoint.
Mange organisasjoner har etablert en ledelsesmodell for nettsteder enten på Sentraladministrasjons- eller nettstedssamlingsnivå, som kan opprettes og vedlikeholdes av en IT-avdeling eller IT-gruppe. Som nettstedeier, må du finne ut om en ledelsesmodell allerede finnes for nettstedsamlingen eller farmen. I så fall kan du bruke det til å veilede nettstedbrukerne dine eller opprette en ekstra styringsmodell for å løse dine spesifikke problemer. For eksempel, hvis du er nettstedseier av et sekundært nettsted i en nettstedssamling, for eksempel et gruppenettsted, kan det være lurt å opprette en egen ekstra ledelsesmodell. for å løse bestemte problemer på et sekundært nettsted.
En ledelsesmodell for et nettsted gjør det enklere for brukere å vite når de skal opprette et nytt sekundært nettsted, en liste eller annet nettstedinnhold. Sikrer at sekundære nettsteder og innhold blir fjernet når det er foreldet, for å spare lagringsplass og beholde søkeresultatene nøyaktig. Gir brukerne tilgang til riktig innhold. Holder nettstedets merkevarebygging det samme gjennom å la nettstedseiere se hvilke maler og temaer som er tilgjengelige. Det gjør det også enklere å endre nettstedeier når folk forlater organisasjonen eller bytter roller.
En god ledelsesmodell for et nettsted, bør fokusere på følgende deler:
-
Nettstedsoppretting
-
Behandle tillatelser
-
Informasjonsarkitektur
-
Livssyklus for og pensjonering av nettstedet
-
Lagringsgrenser
-
Klassifisering av informasjon
-
Tilpasning
-
Databeskyttelse
-
Navigasjon
-
Søke
-
Roller og ansvar for å støtte nettstedet
Noen deler i den forrige listen kan allerede ha blitt bestemt for deg via ledelsesmodellen på nettstedsamlings- eller organisasjonsnivå, for eksempel hvor mye lagringsplass du har for nettstedet og hvordan du kan tilpasse utseendet og funksjonaliteten på nettstedet. Andre spørsmål er kanskje ikke relevante, avhengig av gruppenettstedets kompleksitet og hvor mange som bruker det. Selv om du ikke trenger å ta beslutninger om disse emnene, er det likevel en god idé å vite hvilke beslutninger som er tatt, slik at du kan informere nettstedsbrukerne og håndheve policyene på en god måte.
Oppretting av sekundært nettsted
Du vil kanskje at gruppemedlemmer skal kunne opprette sekundære nettsteder under gruppenettstedet for bruk på bestemte prosjekter.
Muligheten til å kunne opprette nye sekundære nettsteder spontant kan være en stor fordel for gruppen, men ubegrenset oppretting av nettsteder kan komme ut av kontroll. Når sekundære nettsteder spres fritt, kan det oppstå problemer. For eksempel:
-
Det blir vanskelig for brukerne å finne eller være sikre på at de har funnet, det riktige sekundære nettstedet.
-
Informasjon kan være duplisert i flere sekundære nettsteder, legge beslag på dyr lagringsplass og kreve ekstraarbeid for vedlikehold.
-
Sekundære nettsteder kan ha foreldet informasjon, kanskje i årevis, og den kan dukke opp i søkeresultater. Det kan være vanskelig å vite hvilken versjon av informasjonen som er riktig.
-
Behandling av tillatelser for et stort antall sekundære nettsteder kan være svært tidkrevende, og brukere kan ved en feil få tilgang til informasjon som de ikke skulle hatt tilgang til.
-
Når ansatte forlater gruppen, kan det hende at sekundære nettsteder de har opprettet, blir værende igjen og skaper forvirring og forurenser søkeresultatene for de gjenværende nettstedsbrukerne.
Du kan spare tid og energi hvis du angir policyer for oppretting av nettsteder som besvarer følgende spørsmål:
-
Hvem kan opprette sekundære nettsteder?
-
Må nye sekundære nettsteder godkjennes på forhånd? Hva er kriteriene for godkjenning hvis dette er tilfelle, og hvem gir denne godkjenningen?
-
Skal nye sekundære nettsteder bruke etablerte maler og temaer?
-
Hvor mye informasjon kan lagres i et nettsted? Hvor mye diskplass kan den ta opp på serveren?
-
Hva er reglene for å inkludere navigasjonsstrategier på nettstedet?
-
Hvor lenge skal informasjon lagres i sekundære nettsteder før den slettes eller arkiveres?
Se Opprette et nettsted eller et sekundært nettsted for mer informasjon.
Behandle tillatelser
Integriteten, konfidensialiteten og personvernet for kritisk informasjon i organisasjonen avhenger av hvor sikkert du gjør nettstedet, spesielt hvem som får tilgang til nettstedet.
Det å gi og begrense tilgang til nettstedet kalles behandling av tillatelser, og det er ett av de viktigste ansvarsområdene du har som nettstedseier.
Her er noen tips du bør tenke på når du utarbeider en tillatelsesstrategi.
-
Følg prinsippet om minst mulig tilgang: Gi brukerne de laveste tillatelsesnivåene de trenger for å utføre oppgavene de er tildelt.
-
Gi brukere tilgang ved å legge dem til i standardgrupper (for eksempel Medlemmer, Besøkende og Eiere). Gjør de fleste til medlemmer av Medlemmer-gruppen, og begrens antallet personer i Eiere-gruppen.
-
Bruk tillatelsesarv til å opprette et ryddig hierarki som er lett å visualisere. Det vil si at du bør unngå å gi tillatelser til personer, men i stedet arbeide med grupper. Når det er mulig, bør sekundære nettsteder arve tillatelser fra gruppenettstedet i stedet for å ha unike tillatelser.
-
Organiser innholdet slik at det drar nytte av tillatelsesarv: Vurder å segmentere innholdet etter sikkerhetsnivå. Opprett et spesifikt nettsted eller bibliotek for sensitive dokumenter heller enn å spre dem i et større bibliotek beskyttet av unike tillatelser.
Se Forstå tilgangsnivåer i SharePoint eller Redigeringstillatelser for en liste, bibliotek eller enkeltelement for informasjon om hvordan du angir tillatelser.
Informasjonsarkitektur
Informasjonsarkitekturen for et område er som innholdsfortegnelsen i en bok. Den bestemmer hvordan informasjonen på området, som nettsider, dokumenter, lister og data, organiseres og presenteres for brukerne. Informasjonsarkitektur registreres ofte som en hierarkisk liste over områdeinnhold, søkeord, datatyper og andre begreper.
Når du skal lage en informasjonsarkitektur, må du analysere informasjonen som skal presenteres på nettstedet. Her er noen spørsmål du kan bruke til å utvikle en informasjonsarkitektur:
-
Hvilken type innhold skal du ha på nettstedet? Hvordan kommer dette til å bli til sekundære nettsteder, lister biblioteker og så videre?
-
Hvordan skal informasjon presenteres på nettstedet?
-
Hvordan skal nettstedsbrukere navigere på nettstedet?
-
Hvordan skal informasjon rettes mot bestemte målgrupper?
-
Hvordan skal søk konfigureres og optimaliseres?
En del av informasjonsarkitekturen kan inkludere klassifisering av informasjon.
Hvis informasjonen har stor verdi for firmaet, krever spesielle sikkerhetstiltak eller omfattes av bestemte lover, vil du kanskje ønske å lage et klassifiseringssystem for å identifisere bestemte innholdstyper som må behandles med omhu.
Når du har organisert informasjon i bestemte lister og biblioteker, kan du bruke ledelsesfunksjoner til å styre hvordan innholdet skal administreres. For eksempel:
Kreve utsjekking av filer
Når du krever utsjekking av en fil, sikrer du at bare én person kan redigere filen før den er sjekket inn. Krav til utsjekk av dokumenter, hindrer at flere personer gjør endringer samtidig, noe som kan skape redigeringskonflikter og føre til forvirring. Krav om utsjekking kan også bidra til å minne gruppemedlemmer om å legge til en kommentar når de sjekker inn en fil, slik at du lettere kan spore hva som er endret i hver versjon. Hvis du vil ha mer informasjon, se Konfigurere et bibliotek til å kreve utsjekking av filer.
Spore versjoner
Hvis du trenger å beholde tidligere versjoner av filer, kan biblioteker hjelpe deg å spore, lagre og gjenopprette filene. Du kan velge å spore alle versjoner på samme måte. Du kan også velge å angi noen versjoner som overordnede, for eksempel å legge til et nytt kapittel i en håndbok, og andre versjoner som underordnede, for eksempel retting av stavefeil. Du kan administrere lagringsplass ved å velge hvor mange av hver type versjon du vil lagre. Hvis du vil ha mer informasjon om versjonskontroll, se Hvordan fungerer versjonskontroll i en liste eller et bibliotek?.
Du kan angi at det kreves godkjenning for et dokument. Dokumenter blir værende i en ventestatus til de er godkjente eller forkastet av noen som har tillatelse til å gjøre dette. Du kan kontrollere hvilke brukergrupper som kan se et dokument før det er godkjent. Denne funksjonen kan være nyttig hvis biblioteket inneholder viktige retningslinjer eller fremgangsmåter som må være endelige før andre ser dem. Hvis du vil ha mer informasjon om godkjenning av dokument kan du se Kreve godkjenning for elementer i en nettstedsliste eller et bibliotek.
Biblioteker støtter RSS-teknologi, slik at medlemmer i arbeidsgruppen automatisk kan motta og vise oppdateringer eller feeder av nyheter og informasjon på ett sted. Du kan bruke RSS-teknologi til å varsle deg om endringer i et bibliotek, for eksempel når filer som er lagret i biblioteket endres. RSS-feeder gjør det mulig for medlemmer i arbeidsgruppen å se en liste over filer som er endret. Du kan også opprette e-postvarsler, slik at du blir varslet når filer endres. Hvis du vil ha mer informasjon om RSS-feeder, kan du se Administrere RSS-feeder for et nettsted eller nettstedssamling.
Et dokumentbibliotek eller en innholdstype kan bruke arbeidsflyter som organisasjonen har definert for forretningsprosesser, som administrasjon av godkjenning eller gjennomgang av dokumenter. Gruppen kan bruke forretningsprosesser i dokumentene, kalt arbeidsflyter. De angir handlinger som må utføres i en sekvens, for eksempel godkjenning eller oversetting av dokumenter. En arbeidsflyt er en automatisert måte å flytte dokumenter eller elementer på, gjennom en sekvens med handlinger eller oppgaver. Tre arbeidsflyter er som standard tilgjengelige for biblioteker: Godkjenning, som distribuerer et dokument til en gruppe personer for godkjenning. Samle inn tilbakemelding, som distribuerer et dokument til en gruppe personer for tilbakemelding, og returnerer dokumentet til personen som startet arbeidsflyten som en kompilering. Innsamling av signaturer, som distribuerer et dokument til en gruppe personer for å samle inn deres digitale signaturer. Hvis du vil ha mer informasjon om arbeidsflyter, se Oversikt over arbeidsflyter som er inkludert i SharePoint
Hvis gruppen arbeider med flere typer filer, for eksempel regneark, presentasjoner og dokumenter, kan du utvide funksjonaliteten til biblioteket ved å aktivere og definere flere innholdstyper. Innholdstyper legger til fleksibilitet og konsekvens på tvers av flere biblioteker. Hver innholdstype kan angi en mal og til og med arbeidsflytprosesser. Malene fungerer som et utgangspunkt for formatering og eventuell standardtekst tekst, og for egenskaper som gjelder for dokumenter av denne typen, for eksempel avdeling eller kontraktsbrudd. Hvis du vil ha mer informasjon om innholdstyper, kan du se Innføring i innholdstyper og innholdstypepublisering
Hvis du har en gruppe sensitive filer, og det hadde vært nyttig å vite hvordan dokumentene ble brukt, kan du definere en policy som gjør at du kan aktivere «Overvåkingslogg»-sporing av hendelser, for eksempel filendring, kopiering og sletting. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du konfigurerer overvåking, kan du se Konfigurere overvåkingsinnstillinger for en nettstedsamling
Livssyklus for og pensjonering av nettstedet
Nettsteder som for eksempel dokumentarbeidsområder og diskusjoner beholdes ofte etter at de ikke er nyttige lenger, og tar opp verdifull lagringsplass og forurenser søkeresultater. Det er lurt å lage en tidsplan for gjennomgang av nettsteder og innholdet i dem (minst én gang i året) for å se om de bør beholdes.
Det er nyttig å huske at organisasjonens overordnede ledelsesmodell også kan være på utkikk etter eventuelle foreldede nettsteder. En administrator kan for eksempel automatisk slette nettsteder som har vært ubrukt i 90 dager. Som nettstedseier, vil du motta en e-post som advarer deg om at dette kommer til å skje. Hvis du vil ha mer informasjon om livssyklus- og pensjoneringspolicyer, kan du se Policyer for å stenge nettsteder.
Lagringsgrenser
En systemansvarlig kan ha satt en grense på hvor mye disklagringsplass gruppen kan bruke. Du må finne ut om det er en grense, og hvis det er tilfelle, må du avgjøre hvordan du vil fordele lagringsplassen mellom nettsteder, sider og biblioteker.
Som standard er det en grense på 50 MB i SharePoint Server på størrelsen på et enkeltdokument som kan lastes opp til et dokumentbibliotek. I tillegg varsles gruppenettstedseiere som standard når 90 % av lagringskvoten er brukt.
Når du vet hva grensene dine er, kan du bruke funksjoner som versjons- eller overvåkingssporing for å sikre at området er innenfor disse.
Søke
Innhold vises mange steder, inkludert områder, lister, biblioteker, nett deler og liste kolonner. Som standard vises alt innhold på nettstedet og sidene i søke resultatene når noen søker i området.
Som nettstedseier kan du velge om innholdet på nettstedet ditt skal vises i søkeresultater. Når du hindrer at innholdet i et nettsted vises i søkeresultater, hindrer du også at innholdet i alle sekundære nettsteder under det vises i søkeresultater.
Innhold med begrensede tillatelser vises som standard ikke i søkeresultatene til brukere som ikke har tillatelse til å lese det. Du kan endre dette slik at begrenset innhold vises i søkeresultatene, men at brukerne ikke kan åpne innhold som de ikke har tilgang til.
Databeskyttelse
Funksjoner for sikkerhetskopiering og gjenoppretting beskytter dataene mot tap ved et uhell. Hyppigheten av sikkerhetskopiering og hastighet og nivå for gjenoppretting konfigureres av en administrator. Hvis du vil gjenopprette innhold på nettstedet, kan du lære mer om å gjenopprette elementer i papir kurven.
Flere ressurser
Trenger du mer hjelp?
Vil du ha flere alternativer?
Utforsk abonnementsfordeler, bla gjennom opplæringskurs, finn ut hvordan du sikrer enheten og mer.
Fellesskap hjelper deg med å stille og svare på spørsmål, gi tilbakemelding og høre fra eksperter med stor kunnskap.
