Forberede datakilden i Excel 2016 for utskriftsfletting i Word

Forberede datakilden i Excel 2016 for utskriftsfletting i Word

Du har laget en liste over kontakter og annen data som du ønsker å bruke til en Word-utskriftsfletting. Dersom datakilden er et eksisterende Excel-regneark, trenger du bare å klargjøre dataene for utskriftsfletting. Men hvis datakilden er en tabulatordelt fil (.txt) eller en fil med kommadelte verdier (.csv), må du først importere dataene til Excel og deretter klargjøre den for utskriftsfletting.

Merknad: I en tidligere versjon av Excel kan det hende at du har brukt Dynamisk Datautveksling (Dynamic Data Exchange, DDE) i kombinasjon med den trinnvise veiviseren for utskriftsfletting i Word. Excel støtter ikke lenger DDE. Dersom du vil at vi skal vurdere denne funksjonen for neste versjon av Excel, send oss en tilbakemelding i Excel-forslagsboksen.

Trinn 1: Konfigurer datakilden i Excel

Hvis du allerede bruker et Excel-regneark som datakilde for utskriftsfletting i Word, går du til trinn 2 i dette emnet. Hvis datakilden er en .txt- eller en .csv- fil som inneholder dine Gmail-kontakter, kan du for eksempel bruke tekstimportveiviseren for å sette dataene opp i Excel.

  1. Åpne Excel.

  2. Data-fanen velger du Hent eksterne data > Fra tekst.

    Alternativet Fra tekst er markert på Data-fanen.

  3. Velg .txt- eller .csv-filen du vil bruke, og velg deretter Importer.

  4. I Opprinnelige datatype-ruten i tekstimportveiviseren velger du Skilletegn.

    Excel Hent eksterne data fra tekst, Veiviser for import av tekst trinn 1 av 3

  5. Velg avmerkingsboksen Mine data har overskrifter ovenfor forhåndsvisningsruten hvis filen du importerer har overskrifter. Velg deretter Neste.

  6. I Skilletegn-ruten velger du avmerkingsboksen som samsvarer med skilletegnet (for eksempel tabulatortegn eller komma) som dataene bruker. Velg deretter Neste.

    Alternativene for Skilletegn er markert i veiviseren for tekstimport.

    Tips!: Forhåndsvisning av data-ruten viser hvordan resultatet vil se ut i et tabellformat.

  7. Under Forhåndsvisning av data velger du kolonnen som inneholder postnummer, og under Kolonnedataformat velger du Tekst.

    Tekst-alternativet for Kolonnedataformat er uthevet i tekstimportveiviseren.

    Merknad: Hver gang du bruker et dataformat – Generelt, Tekst eller Dato – i en kolonne, vises navnet på formatet i tabelloverskriften for denne kolonnen.

  8. Gjenta trinn 7 etter behov, velg kolonnen du vil endre og dataformatet du vil bruke.

  9. Velg Finish.

  10. I dialogboksen Importer data godtar du standardinnstillingen for Eksisterende regneark og celleadressen. Velg deretter Ok.

    I Importdata-dialogboksen velger du om dataene skal settes inn i et eksisterende regneark, standardinnstillingen eller i et nytt regneark

    Forsiktig!: Celleadressen i dialogboksen Importer data viser den merkede cellen. Dataene importeres med den angitte celleadressen først.

  11. Lagre regnearket med et nytt filnavn.

Etter at du har importert en .txt- eller .csv-fil, går du til trinn 2.

Trinn 2: Klargjør datakilden din

I Excel-datakilden du skal bruke til en adresseliste ved en Word utskriftsfletting, må du påse at du formaterer kolonner med numeriske data på riktig måte. Formater en kolonne med tall slik at den for eksempel passer til en bestemt kategori, som for eksempel valuta.

Hvis du velger prosent som en kategori, må du være oppmerksom på at prosentformatet multipliserer celleverdien med 100. Formater en kolonne med prosenter som tekst hvis du vil unngå multiplikasjonsfaktoren. En kolonne som inneholder postnummer, må også være formatert som tekst for å bevare dataene ved utskriftsfletting. Foranstilte nuller – for eksempel 00399 – utelates i kodene under en utskriftsfletting hvis de ikke er formatert som tekst.

  1. Åpne Excel-datakilden din og velg kolonnen som inneholder postnummer.

  2. I Tall-gruppen på Hjem-fanen klikker du PIL NED for velge det Tallformatet (generelt) du ønsker å bruke.

    Under Tall-gruppen i Hjem-fanen i Excel velger du pil ned i Generelt-boksen for å velge det tallformatet du ønsker å bruke.

Sikre at du legger til det riktige symbolet før eller etter et flettefelt. Slik vil for eksempel valuta- og prosentverdiene vil se ut dersom du utelater symboler.

Dokument for utskriftsfletting som leser «ditt bidrag på 50,00» og «tilbyr deg 20 rabatt».

Hvis du inkluderer symbolene, gir tallene mer mening.

Resultatet er at dokumentet for utskriftsfletting leser «ditt bidrag på USD 50,00» og «tilbyr deg 20 % rabatt».

I dokumentet for utskriftsfletting legger du til symbolene før eller etter flettefeltene slik:

Eksempeldokumentet for utskriftsfletting inneholder feltnavnet Donasjon, der det vises et dollartegn foran, og feltnavnet Prosent, etterfulgt av et prosenttegn.

Se også

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×