Når du konfigurerer SharePoint i Microsoft 365 i Microsoft 365, har du sannsynligvis dokumenter og filer du vil legge til på gruppeområdet. Her er noen måter du kan legge til ulike typer innhold på nettstedet på.
Obs!: Hvis du vil ha en artikkel om hvordan du konfigurerer OneDrive for jobb eller skole og gruppenettsteder, slik at du kan bruke dem sammen, kan du se Konfigurere fillagring og deling i Office 365.
I denne artikkelen
Før du begynner
Før du begynner å flytte filer, må du kontrollere hvor mye lagringsplass du har for SharePoint i Microsoft 365 i Microsoft 365. Hvis du vil finne informasjon om lagringsgrenser for SharePoint i Microsoft 365, kan du se SharePoint-grenser.
Tips!: Det er viktig å huske Microsoft 365 lagringsgrenser for SharePoint i Microsoft 365 (gruppenettstedet) er forskjellig fra lagringsgrenser for Exchange Online (for e-postkontoer). Hvis du vil ha mer informasjon om lagringsgrenser for postbokser, kan du se Mottakerei Microsoft 365 tjenestebeskrivelser for Exchange Online.
Det neste trinnet er å analysere innholdet du har for øyeblikket. Dette omfatter dokumenter, bilder, skjemaer og så videre.
Tips!: Søk etter eksisterende filer etter størrelse og dato i Filutforsker. Dette kan hjelpe deg med raskt å identifisere filene som nylig har blitt brukt, eller som er svært store.
Tenk over hvor mye av innholdet som brukes regelmessig, og om du vil lagre alt i Microsoft 365. Akkurat som når du flytter til et mindre hus, er målet å bestemme hva som skal passe på det nye nettstedet. Hvis organisasjonen for eksempel nå bruker mer lagringsplass enn Microsoft 365 grensen for SharePoint i Microsoft 365, må du ta beslutninger som disse:
-
Hvilke filer vil du flytte?
-
Vil du kjøpe mer lagringsplass?
-
Bør du planlegge å ha plass til at området kan vokse? (Det vil definitivt)
Hvis organisasjonen er stor eller kompleks, kan du vurdere å invitere en ekspert til å hjelpe deg. Du kan finne pålitelig hjelp på Microsoft Pinpoint. Pinpoint er en rask og enkel måte for bedrifter over hele verden å finne sertifiserte Microsoft-eksperter og profesjonelle tjenester på
Opprette mapper, biblioteker og sekundære nettsteder
Når du har identifisert innholdet du vil flytte, bør du tenke på hvordan du vil organisere det. Du vil kanskje starte ved å laste opp filer til dokumentbiblioteket på gruppeområdet. Det er lurt å organisere innholdet, spesielt hvis du forventer at du etter hvert har mange filer. Etter hvert som mengden innhold vokser, kan du opprette flere dokumentbiblioteker, skjemabiblioteker og bildebiblioteker for å lagre dette innholdet. Du kan også opprette sekundære nettsteder for ulike typer dokumenter eller prosjekter.
Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du planlegger en struktur for å organisere innholdet på nettstedet, kan du se Planlegge innholdet for gruppeområdet.
Laste opp dokumenter, bilder og filer
Hvis du vil laste opp filer, for eksempel Word-dokumenter, PDF-filer eller JPG-bilder, laster du dem opp til et bibliotek eller en mappe i et bibliotek.
Obs!: Den maksimale filstørrelsen for én enkelt fil som kan lastes opp til et SharePoint i Microsoft 365 bibliotek, er for øyeblikket 2 GB. I tillegg kan du bare laste opp 100 eller færre filer om gangen.
Den beste måten å gjøre dette på, avhenger av antall filer. Bla først til målbiblioteket, og bruk deretter denne tabellen til å velge en metode:
|
Antall filer |
Opplastingsmetode |
|---|---|
|
Enkeltdokument |
Velg Nytt dokument > LAST OPP EKSISTERENDE FIL, og bla deretter etter filen på datamaskinen. |
|
Mange dokumenter og mapper |
Velg Åpne med Explorer-knappen på Bibliotek-fanen på båndet. Dra og slipp deretter filene ved hjelp av Filutforsker. |
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Laste opp, opprette eller slette filer i et bibliotek.
Obs!: Det finnes visse filtyper som ikke kan lastes opp til et bibliotek. Hvis du vil ha en liste over disse, kan du se artikkelen Filtyper som ikke kan legges til i en liste eller et bibliotek.
Vurder å SharePoint lister for kontakter, kalendere og regneark
Alle bedrifter har data i mange skjemaer, for eksempel kalendere, oppgaver og regneark. For denne typen data kan du flytte eller konvertere dette innholdet til en liste på nettstedet. Du kan for eksempel konvertere listen over forretningskontakter til en kontaktliste. I tillegg kan du ofte konvertere kalendere til en SharePoint kalender, som er en spesiell type liste.
-
Hvis du vil lære hvordan du oppretter en gruppekalender i SharePoint i Microsoft 365, kan du se denne videoen: Video: Opprette din egen kalender.
Hvis du nå bruker Microsoft Excel-regneark til å spore informasjon, kan du laste opp disse regnearkene direkte til et dokumentbibliotek i SharePoint i Microsoft 365. Du kan også importere et regneark som SharePoint lister. Fordi mange personer kan oppdatere en liste samtidig, kan SharePoint å oppmuntre til samarbeid. Du kan opprette forskjellige visninger av lister for å vise nøyaktig den informasjonen du ønsker.
-
Hvis du vil lære mer om hvordan du arbeider med lister, kan du se Opplæring: Opprette og konfigurere en liste.
Vurder SharePoint løsninger for vanlige forretningsbehov
En annen måte å flytte innhold på, er å bruke en SharePoint løsning til å administrere en eksisterende oppgave bedre. De fleste organisasjoner ønsker for eksempel å registrere og dele den daglige kunnskapen om personene som arbeider der. En wiki på nettstedet kan være flott for nøyaktig denne typen deling.
Denne tabellen beskriver SharePoint funksjoner som kan hjelpe deg med å administrere forretningsprosesser.
|
Forretningsprosess |
Beskrivelse |
|---|---|
|
Bruke en wiki til å dele teamkunnskap og samarbeide |
Wikier er spesielle nettsteder der et fellesskap av brukere oppretter og vedlikeholder informasjon. Wikier kan være et flott verktøy for å samle inn og dele prosessinformasjon eller generell referanseinformasjon som er viktig for arbeidet ditt. |
|
Flytte ressursplanlegging til SharePoint gruppekalendere |
En gruppekalender kan være en god måte å planlegge vanlige ressurser på, for eksempel konferanserom, audiovisuelt utstyr og så videre. Siden en gruppekalender ligger på et SharePoint i Microsoft 365, kan alle i gruppen enkelt vise den på SharePoint eller i Outlook. |
|
Konvertere databaseprogrammer til en Access-app |
Du kan bruke Microsoft Access 2013 til å utforme og publisere en database, og deretter opprette en Access-app for å bruke databasen på gruppeområdet. |
|
Automatisere forretningsprosesser med en arbeidsflyt |
Arbeidsflyter automatiserer og sporer viktige oppgaver i en forretningsprosess. De er flotte for oppgaver som godkjenningsprosesser eller innsamling av tilbakemeldinger. |
Hjelp nettstedsbrukere med å finne innholdet
Når du har flyttet dokumenter og filer til gruppeområdet, kan du fortelle andre nettstedsbrukere om det. Du kan tilby flere forskjellige måter de kan bruke til å finne innhold på nettstedet.
Denne tabellen beskriver ulike metoder du kan bruke.
|
Metode |
Beskrivelse |
|---|---|
|
Bruke søk til å finne innhold |
Den enkleste måten å finne innhold SharePoint i Microsoft 365 et nettsted på, er å bruke søkefunksjonen.
|
|
Konfigurere visninger på lister og biblioteker for å gjøre innhold synlig |
Du kan velge elementene som vises i en visning. I én visning kan du for eksempel vise tittelen og forfatteren. I en annen visning vil du kanskje vise bare elementene som ble lagt til etter en bestemt dato. |
|
Tilpasse nettstedsnavigasjon |
Du kan tilpasse navigasjonen for gruppeområdet for å gjøre det enklere for nettstedsbrukere å finne innhold. |
|
Søke etter innhold på nettet når du er frakoblet |
Du kan bruke OneDrive for jobb eller skole eller Outlook til å søke etter innhold som er på SharePoint i Microsoft 365-nettstedet når du er frakoblet |
|
Holde oversikt over innholdsoppdateringer |
Hvis du vil lære mer om hvordan du kan hjelpe nettstedsbrukere med å finne innhold på en enkel måte, kan du se artikkelen Planlegge innholdet for gruppenettstedene.
Gi oss en tilbakemelding
Var denne artikkelen nyttig? Hvis dette er tilfelle, kan du gi oss beskjed nederst på denne siden. Hvis den ikke var nyttig, vil vi gjerne vite hva som var forvirrende eller manglet. Vi bruker tilbakemeldingen din til å dobbeltsjekke fakta, og oppdatere denne artikkelen.
