Flytte dokumenter og filer til SharePoint Online-området

Viktig  Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Når du konfigurerer SharePoint Online for Office 365, har du sannsynligvis dokumenter og filer du vil legge til på gruppeområdet. Her er noen metoder for å legge til forskjellige typer innhold på området.

Merknad  For en artikkel om hvordan du definerer OneDrive for Business og gruppeområder slik at du kan bruke dem sammen, kan du se konfigurere Office 365 lagring og deling.

I denne artikkelen

Før du begynner

Opprette mapper, bibliotek og underområder

Laste opp dokumenter, bilder og filer

Vurdere å opprette SharePoint-lister for kontakter, kalendere og regneark

Vurdere SharePoint-løsninger for vanlige forretningsbehov

Hjelp områdebrukere med å finne innholdet ditt

Før du begynner

Før du begynner å flytte filer, sjekk hvor mye lagringsplass du har for SharePoint Online i Office 365. Vanligvis er lagringsgrensen for en SharePoint Online-nettstedsamling 10 GB, pluss 500 MB for hver lisensierte sluttbruker. Det betyr at den maksimale lagringsmengden for 250 brukere er 135 GB, pluss 25 GB lagring for hver bruker i OneDrive for Business. Du kan også kjøpe mer lagring for Office 365 hvis du ønsker det. Hvis du vil vite mer om lagringsgrenser for SharePoint Online, se SharePoint Online: programvarebegrensninger.

Tips!  Det er viktig å huske på at i Office 365, lagringsgrenser for SharePoint Online (gruppeområdet) varierer fra lagringsgrenser for Exchange Online (for e-postkontoer). Hvis du vil ha mer informasjon om lagringsgrenser postboks, kan du se mottakere, i Office 365-tjenestebeskrivelser for Exchange Online.

Det neste steget er å analysere innholdet du har for øyeblikket. Dette inkluderer dokumenter, bilder, skjemaer og så videre.

Tips!   Bruk filutforskeren for å søke blant eksisterende filer etter størrelse og etter dato. Dermed kan du raskt identifisere filer som har blitt brukt nylig eller som er svært store.

Tenk på hvor mye av innholdet du bruker regelmessig og om du ønsker å lagre alt i Office 365. På samme måte som når du flytter til et mindre hus, er målet å bestemme hva som vil passe på det nye området. Hvis for eksempel organisasjonen din nå bruker mer lagringsplass enn Office 365-grensen for SharePoint Online, må tenke på hva du skal gjøre:

  • Hvilke filer vil du flytte?

  • Vil du kjøpe mer lagringsplass?

  • Skal du planlegge slik at området ditt får plass til å vokse? (det vil det helt sikkert)

Hvis organisasjonen er stor eller kompleks, bør du inviterer en ekspert for å hjelpe deg. Du kan finne anerkjente hjelp på Microsoft Pinpoint. Pinpoint er en rask og enkel måte for selskaper over hele verden å finne sertifisert Microsoft-eksperter og profesjonelle tjenester

Til toppen av siden

Opprette mapper, bibliotek og underområder

Når du har bestemt hvilket innhold du vil flytte, bør du tenke på hvordan du vil organisere det. Du vil kanskje starte med å laste opp filer til dokumentbiblioteket på gruppeområdet. Det er lurt å organisere innholdet, særlig hvis du regner med at det blir svært mange filer. Etter hvert som innholdsmengden øker, kan du opprette flere dokumentbiblioteker, skjemabiblioteker og bildebiblioteker som innholdet kan lagres i. Du kan også opprette underområder for ulike typer dokumenter eller prosjekter.

Hvis du vil vite mer om hvordan du planlegger en struktur for å organisere innholdet på området ditt, kan du se følgende artikler:

Til toppen av siden

Laste opp dokumenter, bilder og filer

Hvis du skal laste opp filer som for eksempel Word-dokumenter, PDF-filer eller JPG-bilder, laster du dem opp til et bibliotek eller en mappe i et bibliotek.

Merknad  Den maksimale størrelsen for en enkelt fil som kan lastes opp til en SharePoint Online-biblioteket er 2GB. I tillegg kan du bare laste opp 100 eller færre filer om gangen.

Den beste måten å gjøre dette på, avhenger av antall filer. Først blar du til målbiblioteket, og deretter bruker du denne tabellen til å velge en metode:

Antall filer

Opplastingsmetode

Enkeltdokument

Velg Nytt dokument > LAST OPP EKSISTERENDE FIL, og søk deretter etter filen på datamaskinen.

Mange dokumenter og mapper

Velg knappen Åpne med Explorer på båndets Bibliotek-fane. Dra og slipp filene ved bruk av filutforskeren.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Laste opp, opprette eller slette filer i et bibliotek.

Merknad   Det er visse filtyper som ikke kan lastes opp til et bibliotek. En liste over disse finner du i artikkelen Filtyper som ikke kan legges til i en liste eller et bibliotek.

Til toppen av siden

Vurdere å opprette SharePoint-lister for kontakter, kalendere og regneark

Alle bedrifter har mange typer data, for eksempel kalendere, oppgaver og regneark. For denne typen data kan du flytte eller konvertere innholdet til en liste på området. Du kan for eksempel konvertere listen over forretningskontakter til en kontaktliste. I tillegg kan du ofte konvertere kalendere til en SharePoint-kalender, som er en spesiell type liste.

Hvis du nå bruker Microsoft Excel-regneark til å spore informasjon, kan disse regnearkene lastes direkte opp til et dokumentbibliotek i SharePoint Online. Alternativt kan du importere et regneark som SharePoint-lister. Fordi mange kan oppdatere en liste samtidig, gjør SharePoint-lister det lettere å samarbeide. Du kan opprette forskjellige visninger av lister for å vise nøyaktig den informasjonen du ønsker.

Til toppen av siden

Vurdere SharePoint-løsninger for vanlige forretningsbehov

En annen måte å flytte innhold på, er å bruke en SharePoint-løsning til å håndtere eksisterende oppgaver bedre. De fleste organisasjoner ønsker for eksempel å hente inn og dele rutinemessig kunnskap mellom personene som jobber der. En lokal wiki kan fungere bra til slik deling.

Denne tabellen beskriver SharePoint-funksjoner som kan gjøre det lettere å håndtere forretningsprosesser.

Forretningsprosess

Beskrivelse

Dele viktige kunngjøringer med en gruppeblogg

Blogger kan være et nyttig verktøy for å formidle informasjon til kollegene. Hvis du vil ha et forum for å dele informasjon, kan du vurdere å opprette en blogg.

Bruke en wiki til å dele felles kunnskap og samarbeide

Wikier er spesielle områder der et brukerfellesskap oppretter og vedlikeholder informasjon. Wikier kan være et godt verktøy for å fange opp og dele prosessinformasjon eller generell referanseinformasjon som er viktig for arbeidet.

Flytte ressursplanlegging til SharePoint-gruppekalendere

En gruppekalender kan være en god metode for å planlegge felles ressurser, for eksempel konferanserom, audiovisuelt utstyr og så vider. Fordi en gruppekalender ligger på et SharePoint Online-område, kan alle i gruppen din enkelt vise den i SharePoint eller Outlook.

Konvertere databaseprogrammer til en Access-app

Du kan bruke Microsoft Access 2013 til å utforme og publisere en database, og deretter opprette en Access-app for å bruke databasen på gruppeområdet.

Automatisere forretningsprosesser med en arbeidsflyt

En arbeidsflyt automatiserer og holder oversikt over de viktigste oppgavene i en forretningsprosess. De er flotte til oppgaver som godkjenningsprosesser eller innsamling av tilbakemeldinger.

Til toppen av siden

Hjelp områdebrukere med å finne innholdet ditt

Når du flytter dokumentene og filene til gruppeområdet, må du informere områdebrukerne om det. Du kan tilby dem flere forskjellige metoder for å finne innhold på området.

Denne tabellen beskriver forskjellige metoder du kan bruke.

Metode

Beskrivelse

Bruke søk til å finne innhold

Den enkleste måten å finne innhold på et SharePoint Online-område på, er ved å bruke søkefunksjonen.

Konfigurere visninger av lister og biblioteker for å gjøre innholdet synlig

Du kan velge elementer som skal vises i en visning. I én visning kan du for eksempel vise tittel og forfatter. I en annen visning vil du kanskje bare vise elementer som er lagt til etter en viss dato.

Tilpasse områdenavigasjon

Du kan tilpasse navigasjonen for gruppeområdet for å gjøre det enklere for brukerne å finne innhold.

Søke i webinnhold når du er frakoblet

Du kan bruke OneDrive for Business eller Outlook til å søke etter innhold på SharePoint Online-nettstedet når du er frakoblet

Holde orden på innholdsoppdateringer

Hvis du vil lære mer om hvordan du kan hjelpe områdebrukere til å finne innhold enkelt, se planleggingsveiledningens artikkel Planlegge innholdet for gruppeområdene.

Til toppen av siden

Merknad  Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Gjelder for: Office 365 – administrator



Var denne informasjonen nyttig?

Ja Nei

Hvordan kan vi forbedre det?

255 gjenstående tegn

Du må ikke inkludere kontaktinformasjon i tilbakemeldingen. Se gjennom våre retningslinjer for personvern.

Takk for tilbakemeldingen!

Endre språk