Flytte data fra Excel til Access

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Denne artikkelen viser deg hvordan du kan flytte data fra Excel til Access og konvertere dataene til tilhørende tabeller slik at du kan bruke Microsoft Office Excel og Access sammen. Hvis du vil summere, Access som passer best for innspillingen, lagring, spørring, og dele data, og Excel som passer best for å beregne, analysere og visualisere data.

To artikler, ved hjelp av Access eller Excel til å behandle dataene og topp 10 grunner til å bruke Access med Excel, diskutere hvilket program som passer best for en bestemt aktivitet, og hvordan du bruker Excel og Access til å opprette en praktisk løsning.

I denne artikkelen

Selve essensen i relasjonsdatabaser og datamodellering

Komponentene i en relasjonstabell

Hva er normalisering?

Tabeller kan være i forskjellige normal skjemaer

Relasjoner og nøkler

Dataintegritet og gyldigheten

Oppsummere

Grunnleggende trinn for å flytte data fra Excel til Access

Trinn 1: Importere data fra Excel til Access

Automatisk legge til data på en enkel måte

Trinn 2: Normalisere data ved hjelp av veiviseren for tabellanalyse

Trinn 3: Koble til Access-data fra Excel

Hente data til Access

Selve essensen i relasjonsdatabaser og datamodellering

Mange datafiler, inkludert Excel kalles flate filer. Disse filene er ofte store, og inneholder overflødige data, kolonner som brukes sjelden og mange tomme verdier. Du kan arve disse filene fra en annen eller brukerinnstillinger, eller de kan ha utviklet på denne måten som kolonner er lagt til over tid til å oppfylle endre kravene. Selv om organisering av dataene i en flat fil fungerer for et bestemt formål, de er ikke fleksible, og du kan finne det vanskelig å besvare uforventete spørsmål om dataene.

en flat fil

Testet over tid løsningen til en flat fil er en relasjonsdatabase. Access er en relasjonsdatabase-program, og fungerer best når tabeller er godt utformet med relasjoner som overholder relasjonsdatabase modellen.

Til toppen av siden

Komponentene i en relasjonstabell

Hver tabell er en samling av navngitte kolonner og flere rader som inneholder informasjon om ett enkelt emne, for eksempel ansatte i en velutformet relasjonsdatabase. Hver kolonne i tabellen er unikt navnet og inneholder informasjon om emne, for eksempel fornavn og adresse til en ansatt. Radene i tabellen inneholder forekomster av emne, for eksempel alle gjeldende ansatte i firmaet. En enkeltverdi er lagret i skjæringspunktet mellom en rad og kolonne, og er et enkelt faktum, for eksempel "Seattle". Til slutt kan du endre rekkefølgen rader og kolonner uten å endre betydningen av tabellen.

en relasjonstabell

1. en tabell som representerer ett enkelt emne, en person, sted, ting, hendelsen eller konseptet

2. hver rad unikt og har en primærnøkkel, for eksempel en skiltnummeret

3. hver kolonne har et unikt, korte og meningsfylt navn

4. alle verdiene i en kolonne er like i betydning og format

5. hver verdi i tabellen (den tilsvarende verdien i en celle i Excel) representerer et enkelt faktum

Til toppen av siden

Hva er normalisering?

Dessverre skjer en velutformet relasjonstabell ikke bare automatisk i en Access-database. Du må bruke en metode å analysere data i en flat fil og ordne data fra én tabell i to eller flere relaterte tabeller. Denne metoden kalles normalisering. I en trinnvis prosess du dele opp én tabell i to eller flere mindre tabeller ved å fjerne gjentatte verdier i en kolonne, fjerne overflødige data fra rader og legge til primærnøkler (et felt som unikt identifiserer hver post i en tabell) og sekundærnøkler (et felt som inneholder verdiene som er funnet i et primærnøkkelfelt i en relatert tabell) til å definere relasjoner mellom de nye tabellene.

Et relasjonsdiagram

1. en relasjonstabell

2. kolonnenavn

3. en primærnøkkel

4. en sekundærnøkkel

5. tilhørende linjer og symboler

Til toppen av siden

Tabeller kan være i forskjellige normal skjemaer

En tabell kan være i en av fire forskjellige vanlige skjemaer: null, første, andre og tredje. Hvert skjema beskriver i hvilken grad der data i en tabell er organisert og kan brukes i en relasjonsdatabase klarer. Tredje vanlige skjemaet er den mest effektivt organisert null vanlige skjemaet er minst organisert.

Null normale form    Én er som en tabell har tilstanden minst organisert, kalt "null normale form," når én eller flere kolonner inneholder "ikke-atomisk" verdier, noe som betyr at det finnes flere verdier i en enkelt celle. Hvis du for eksempel kan en kundeadressen bestå av en gateadresse (for eksempel 2302 Harvard ar), en by, en tilstand og et postnummer (ZIP). Hver av disse elementene til adressen er ideelt lagret i separate kolonner. Eksempel en kolonne som inneholder fullstendige navn, for eksempel "Li Yale" eller "Ellen Adams" skal deles inn i separate kolonner for fornavn og etternavn. Lagre fornavn og etternavn i separate kolonner er god praksis som hjelper deg gjør raskt finne og sortere dataene.

En annen Logg av data i null vanlige skjemaet er når den inneholder informasjon om forskjellige emner, for eksempel selgere, produkter, kunder og ordrer. Når det er mulig, bør dataene deles inn i separate tabeller for hvert emne.

Første normale form    Det er en tabell i første normale form når hver kolonne inneholder atomisk verdier, men én eller flere kolonner inneholder noen overflødige data, for eksempel selger eller kunden informasjon for hver del av en ordre. Hvis du for eksempel gjentas Adams, Ellen fem ganger i regnearket fordi hun har to forskjellige ordrer (en med tre produkter og én med to produkter).

Andre vanlige skjemaet    En tabell er i andre vanlige skjemaet når overflødige data er fjernet, men én eller flere kolonner er ikke basert på primærnøkkelen eller inneholder beregnede verdier (for eksempel pris * rabatt).

Tredje normale form    En tabell er i tredje normale form når alle kolonner i tabellen baseres bare på primærnøkkelen. Som vist på bildet nedenfor, produkt- og leverandør informasjon lagres i separate tabeller og sammenføyes på et oppslag til leverandør-ID-feltet i Leverandører-tabellen.

Tabeller i null, første og andre vanlige skjemaet kan presentere problemer når du vil endre data. Oppdatere verdier som gjentas ofte er for eksempel en svært tidkrevende prosess. Hver gang du oppdaterer en verdi, må du kontrollere om annenhver rad inneholder den samme verdien. Dette kan kaster bort tiden din og være en utsatt operasjon. I tillegg er det vanskelig å effektivt sortere og filtrere kolonner som inneholder gjentatte verdier. Tabeller i første og andre vanlige skjemaet er en stor forbedring over null vanlige skjemaet, men de kan fortsatt være et problem når du setter inn, oppdatere eller slette data.

Når du går gjennom prosessen med å normalisere dataene, konverterer du en tabell fra et lavere skjema til et høyere skjema til alle tabeller er i tredje normale form. Tredje normale form er ideelt i de fleste tilfeller, fordi:

  • Endring problemer kan bli fjernet når dataene er satt inn, slettes eller oppdateres.

  • Integritet dataene kan vedlikeholdes med data begrensninger og regler.

  • Du kan spørre etter data i en rekke måter å svare på spørsmål.

Til toppen av siden

Relasjoner og nøkler

Et godt definert relasjonsdatabase inneholder flere tabeller, hver av dem i tredje normale form, men det finnes også relasjoner mellom disse tabellene som kan hjelpe fører dataene sammen. Hvis du for eksempel ansatte tilhører avdelinger og prosjekter som er tilordnet til , prosjekter har delaktiviteter, delaktiviteter eies av ansatte og avdelinger Behandle prosjekter. En relasjonsdatabase kan ikke fire tabellene som er definert i dette scenariet: ansatte, prosjekter, delaktiviteter og avdelinger, med hver av disse relasjoner definert: tilhører, er tilordnet til, har, som eierog Behandle.

Det finnes tre typer relasjoner:

  • Én (1:1)    Hvis du for eksempel hver ansatt har en unik kort-ID og hver merker ID refererer til har en unik ansatt.

  • Én-til-mange (1:M)    Hvis du for eksempel hver ansatt er tilordnet til én avdeling, men en avdeling har mange ansatte. Dette kalles også en overordnet / underordnet-relasjon.

  • Mange-til-mange (M:M)    som For eksempel en ansatt kan tilordnes til mange prosjekter, og hvert prosjekt kan ha mange ansatte som er tilordnet. Legg merke til at en spesiell tabell, foreningstabell, brukes ofte til å opprette en én-til-mange-relasjon mellom hver tabell i tredje vanlige skjemaet totalt tre tabeller som sammen danner mange-til-mange-relasjon.

Du oppretter en relasjon mellom to eller flere tabeller som er basert på primær-og sekundærnøkler. En primærnøkkel er en kolonne i en tabell med verdier som identifiserer hver rad i en tabell, for eksempel en skiltnummeret eller Avdelingskode. En sekundærnøkkel er en kolonne i en tabell der verdiene er den samme som primærnøkkelen for en annen tabell. Du kan se på en sekundærnøkkel som en kopi av primærnøkkelen fra en annen relasjonstabell. Relasjon mellom to tabeller blir gjort ved å sammenligne verdiene for sekundærnøkkelen i én tabell med verdier for primærnøkkelen i en annen.

primær- og sekundærnøkkelrelasjoner

Til toppen av siden

Dataintegritet og gyldigheten

Når du oppretter en relasjonsdatabase med alle tabeller i tredje normale form og riktig relasjoner som er definert, vil du sikre integritet disse dataene. Dataintegritet betyr at du kan riktig og konsekvent navigere relasjoner og manipulere tabellene i databasen over tid som databasen er oppdatert. Det finnes to grunnleggende regler i relasjonsdatabaser som bidrar til å sikre dataintegritet.

Regelen enhet    Hver rad i en tabell må ha en primærnøkkel og primærnøkkelen må ha en verdi. Denne regelen sørger for at hver rad i en tabell kan identifiseres unikt og forsvinner aldri ved et uhell. I tillegg når du setter inn, oppdatere eller slette data, kan unike og forekomsten av alle primærnøkler vedlikeholdes.

Regelen referanseintegritet    Denne regelen styrer regler for innsetting og sletting av én-til-mange-relasjon. Hvis en tabell har en sekundærnøkkel, alle verdiene for sekundærnøkkelen må enten være tom (ingen verdi) eller må samsvare med verdiene i relasjonstabell der denne sekundærnøkkelen er en primærnøkkel.

Redigere relasjoner

Du kan også ytterligere sikre dataintegritet i en relasjonsdatabase ved hjelp av ulike datavalideringsregler, inkludert datatypen (for eksempel heltall), Datalengde (for eksempel som 15 tegn eller mindre), dataformat (for eksempel valuta), standardverdien (for eksempel 10) og begrensninger (for eksempel Inventory_Amt > ReOrder_Amt). Disse datavalideringsregler sørge for at databasen har kvalitet data, og også overholder etablerte regler.

Det er verdt å merke seg dataregistrering er en viktig forskjellen mellom en Access-database og en Excel-arbeidsbok. Skrive inn data i et Excel-regneark er "friform." Du kan skrive inn data nesten hvor som helst, og du kan enkelt angre en endring. En Access-database er imidlertid mye mer strukturerte og begrenset. I tillegg når du skriver inn data i en tabell, er endringen lagret i databasen. Du kan ikke angre dataregistreringen på samme måte som Excel, men du kan slette eller oppdatere dataene for å rette opp eventuelle feil.

Til toppen av siden

Oppsummere

Når du normalisere data til tilhørende tabeller med godt definert relasjoner og definere sin dataintegritet, blir det enklere å:

  • Spar plass og forbedre ytelsen, fordi fjernes fysisk gjentatt og overflødige data.

  • Oppdatere data nøyaktig og opprettholde dataintegritet dataene.

  • Sortere, filtrere, opprette beregnede kolonner, mengde, og summere data.

  • Spørre etter data i en rekke måter å svare på forventet og uforventete spørsmål.

For å sikre at det er avanserte aspekter relasjonsdatabase utformingen, for eksempel sammensatte nøkler (en nøkkel som består av verdier fra to eller flere kolonner), flere vanlige skjemaene (fjerde normale form – avhengigheten med flere verdier), og denormalization. Men for de fleste enkel til Moderat database må, du har viktig informasjon om databaseutforming at du må forstå følgende kasusstudier i denne artikkelen.

Til toppen av siden

Grunnleggende trinn for å flytte data fra Excel til Access

Når du flytter data fra Excel til Access, finnes det tre grunnleggende trinn i prosessen.

tre grunnleggende trinn

Til toppen av siden

Trinn 1: Importere data fra Excel til Access

Importere data er en operasjon som kan gå mye mer smertefritt Hvis du tar litt tid å klargjøre og rydde opp i dataene. Importere data er som å flytte til et nytt hjem. Hvis du rydding av og organisere av eiendeler før du er Flytt, fastsette til det nye hjemmet mye enklere.

Rydde opp i dataene før du importerer

Før du importerer data til Access, i Excel er det lurt å:

  • Konvertere celler som inneholder ikke-atomisk data (det vil si flere verdier i én celle) til flere kolonner. Hvis du for eksempel en celle i en "Ferdigheter"-kolonne som inneholder flere kompetanse verdier, for eksempel "C# programming," "VBA-programmering" og "Webdesign" skal deles til egne kolonner som alle inneholder bare én kompetanse verdi.

  • Bruke kommandoen trimme til å fjerne innledende, etterfølgende og flere innebygde mellomrom.

  • Fjerne tegn som ikke skrives ut.

  • Finn og løs stave-og tegnsetting.

  • Fjerne dupliserte rader eller like felt.

  • Kontroller at kolonner med data ikke inneholder blandede formater, spesielt tall formatert som tekst eller datoer som er formatert som tall.

For mer informasjon, kan du se følgende hjelpeemner for Excel:

Merknad: Hvis dataene fjerning av behov er kompliserte, eller du ikke har tid eller ressurser for å automatisere prosessen på egen hånd, kan du vurdere å bruke en tredjepartsleverandør. For mer informasjon, kan du søke etter "data datarensende programvare" eller "data kvalitet" ved en vanlig søkemotor i nettleseren.

Velg datatypen best når du importerer

Under importoperasjonen i Access vil du gjøre godt valg, slik at du får noen (hvis aktuelt) konverteringsfeil som krever manuell håndtering. Tabellen nedenfor oppsummerer hvordan tallformater i Excel og Access-datatyper konverteres når du importerer data fra Excel til Access, og tilbyr noen tips om datatypene best å velge i veiviseren for Import av regnearket.

Excel tallformat

Access-datatype

Merknader

Beste praksis

Tekst

Tekst, notat

Datatypen tekst Access lagrer alfanumeriske data opptil 255 tegn. Datatypen Notat Access lagrer alfanumeriske data opptil 65 535 tegn.

Velg notat unngås avkorter data.

Tall, prosent, brøk, vitenskapelig

Antall

Access har en talldatatype varierer basert på en Feltstørrelse-egenskapen (Byte, heltall, langt heltall, enkelt, doble, desimaler).

Velg dobbel slik at du unngår eventuelle datakonverteringsfeil.

Date

Date

Access og Excel bruker begge samme serienummer for å lagre datoer. Datointervallet som er større i Access: fra-657 434 (januar 1, 100 e.kr.) til 2 958 465 (desember 31 desember 9999 e.kr.).

Fordi Access ikke gjenkjenner 1904-datosystemet (brukes i Excel for Macintosh), må du konvertere datoer i Excel eller Access for å unngå forvirring.

For mer informasjon, kan du se Endre datosystemet, format eller tosifret årstall tolkning og importere eller koble til data i en Excel-arbeidsbok

.

Velg dato.

Klokkeslett

Klokkeslett

Access og Excel lagrer begge klokkeslettverdier ved hjelp av samme datatype.

Velg klokkeslett, som vanligvis er standardverdien.

Valuta, regnskap

Currency

Datatypen valuta i Access lagrer data som 8-byte tall med en presisjon på fire desimaler, og brukes til å lagre økonomiske data og hindre avrunding av verdier.

Velg Valuta, som vanligvis er standardverdien.

Boolsk

Ja/nei

Få tilgang til bruker -1 for alle Ja-verdier og 0 for alle noen verdier, mens Excel bruker 1 for alle TRUE-verdier og 0 for alle FALSE-verdier.

Velg Ja/Nei, som automatisk konverterer underliggende verdier.

Hyperlink

Hyperlink

En hyperkobling i Excel og Access viser en URL-adresse eller Web-adresse som du kan klikke og følge.

Velg hyperkoblingen, ellers tilgang kan bruke datatypen tekst som standard.

Når dataene er i Access, kan du slette dataene i Excel. Ikke glem å ta sikkerhetskopi av den opprinnelige Excel-arbeidsboken først før det slettes.

For mer informasjon, kan du se hjelpeemnet Access, importere eller koble til data i en Excel-arbeidsbok.

Til toppen av siden

Automatisk legge til data på en enkel måte

En vanlig problemet Excel brukerne har tilføye data med de samme kolonnene i ett stort regneark. Du må kanskje en løsning som startet i Excel, men nå har vokst skal inneholde filer fra mange arbeidsgrupper og avdelinger for Aktivaoversikt. Disse dataene kan være i ulike regneark og arbeidsbøker eller i tekstfiler som er datafeeder fra andre systemer. Det er ingen user interface-kommandoen eller en enkel måte å legge til lignende data i Excel.

Den beste løsningen er å bruke Access, der du enkelt kan importere og legge til data i én tabell ved hjelp av veiviseren for Import av regnearket. I tillegg kan du legge til store mengder data til én tabell. Du kan lagre importoperasjoner, legge dem til som planlagte aktiviteter i Microsoft Office Outlook, så du kan også bruke makroer til å automatisere prosessen.

Til toppen av siden

Trinn 2: Normalisere data ved hjelp av veiviseren for tabellanalyse

Gå gjennom prosessen med å normalisere data kan ved første øyekast synes en overveldende oppgave. Heldigvis er normalisere tabeller i Access en prosess som er mye enklere, takk til veiviseren for tabellanalyse.

veiviseren for tabellanalyse

1. dra merkede kolonner til en ny tabell og automatisk opprette relasjoner

2. bruke knappen kommandoer til å gi nytt navn til en tabell, legge til en primærnøkkel, foreta en eksisterende kolonne en primærnøkkel og angre den siste handlingen

Du kan bruke denne veiviseren til å gjøre følgende:

  • Konvertere en tabell til et sett med mindre tabeller og automatisk opprette en primær- og sekundærnøkler relasjon mellom tabeller.

  • Legge til en primærnøkkel i et eksisterende felt som inneholder unike verdier, eller Opprett en ny ID-feltet som bruker datatypen Autonummer.

  • Automatisk opprette relasjoner for å gjennomføre referanseintegritet med gjennomgripende oppdatering. Gjennomgripende sletting legges ikke automatisk til å unngå utilsiktet sletter data, men du kan enkelt legge gjennomgripende sletting senere.

  • Oppdatere det etter behov for å søke etter nye tabeller for overflødige eller dupliserte data (for eksempel samme kunde med to ulike telefonnumre).

  • Ta sikkerhetskopi av den opprinnelige tabellen, og gi den nytt navn ved å tilføye "_OLD" til navnet. Deretter kan du opprette en spørring som Rekonstruerer den opprinnelige tabellen, med det opprinnelige tabellnavnet slik at eventuelle eksisterende skjemaer eller rapporter basert på den opprinnelige tabellen fungerer med nye tabellstrukturen.

Til toppen av siden

Trinn 3: Koble til Access-data fra Excel

Når dataene er blitt normaliserte i Access og en spørring eller tabell har blitt opprettet som Rekonstruerer de opprinnelige dataene, er det en enkel oppgave for å koble til Access-data fra Excel. Dataene er nå i Access som en ekstern datakilde, og Slik kan kobles til arbeidsboken via en datatilkobling, som er en beholder med informasjon som brukes til å finne, logger du deg på og få tilgang til den eksterne datakilden. Tilkoblingsinformasjonen er lagret i arbeidsboken, og kan også lagres i en tilkoblingsfil, for eksempel en fil fra Office Data Connection (ODC) (ODC-filtypen) eller datakildenavnet (DSN internnummer). Når du kobler til eksterne data, kan du også automatisk oppdatering (eller oppdatere) Excel-arbeidsboken fra Access når dataene er oppdatert i Access.

For mer informasjon, kan du se Oversikt over kobler seg til (importere) data og Exchange (kopi, importere, eksportere) data mellom Excel og Access.

Til toppen av siden

Hente data til Access

Denne delen veileder deg gjennom følgende faser av normalisere data: bryte verdiene i kolonnene selger og adresse i sine mest atomisk deler, å skille relaterte emner til sin egen tabeller, kopiere og lime inn disse tabellene fra Excel til Access, opprette relasjoner mellom nyopprettede Access-tabeller, og oppretter og kjører en enkel spørring i Access til å returnere informasjon.

Eksempeldata i Normalisert skjema

Følgende regnearket inneholder ikke-atomisk verdier i kolonnen Selger og kolonnen adresse. Begge kolonnene skal deles inn i to eller flere separate kolonner. Dette regnearket inneholder også informasjon om selgere, produkter, kunder og ordrer. Denne informasjonen bør også deles ytterligere, etter emne, inn i separate tabeller.

Faktura

Ordre-ID

Ordredato

Produkt-ID

Antall

Pris

Kundenavn

Adresse

Telefonnummer

Li, Yale

2348

3/2/09

J-558

4

$8,50

Contoso, Ltd.

2302 Harvard ar Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Li, Yale

2348

3/2/09

B-205

2

$4.50

Contoso, Ltd.

2302 Harvard ar Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Li, Yale

2348

3/2/09

D-4420

5

$7,25

Contoso, Ltd.

2302 Harvard ar Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Li, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7.00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9.75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

3/4/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Columbia sirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

F-198

6

$5,25

Adventure Works

1025 Columbia sirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

B-205

1

$4.50

Adventure Works

1025 Columbia sirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Jensen, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9.75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard ar Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Jensen, Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Columbia sirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Jensen, Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

$7,25

Adventure Works

1025 Columbia sirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16.75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

$7.00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Åmodt, Luis

2354

3/7/09

A-2275

3

$16.75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard ar Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Adams, Ellen

2355

3/8/09

D-4420

4

$7,25

Adventure Works

1025 Columbia sirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2355

3/8/09

C-795

3

$9.75

Adventure Works

1025 Columbia sirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Li, Yale

2356

3/10/09

C-789

6

$7.00

Contoso, Ltd.

2302 Harvard ar Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Informasjon i minste delene: atomisk data

Arbeide med data i dette eksemplet, kan du bruke kommandoen tekst til kolonner i Excel til å skille "atomisk" delene i en celle (for eksempel gateadresse, by, status og postnummer) i separate kolonner.

Tabellen nedenfor viser de nye kolonnene i det samme regnearket når de har blitt delt Hvis du vil at alle verdier atomisk. Legg merke til at informasjonen i kolonnen Selger er delt inn i Etternavn og Fornavn-kolonner, og at informasjonen i adresse-kolonnen er delt inn i gateadresse, by, status og postnummer kolonner. Disse dataene er i "første normale form."

Etternavn

Fornavn

 

Gateadresse

By

Poststed

postnummer

Li

Yale

2302 Harvard ar

Bellevue

WA

98227

Larsen

Ellen

1025 Columbia sirkel

Kirkland

WA

98234

Martini

Bjørn

2302 Harvard ar

Bellevue

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Tollevsen

Bjørn

2302 Harvard ar

Bellevue

WA

98227

Bryte data i organisert emner i Excel

Flere tabeller med eksempeldataene som følger viser den samme informasjonen fra Excel-regnearket etter at den er delt opp i tabeller for selgere, produkter, kunder og ordrer. Tabellutforming ikke endelig, men det er i høyre rute.

Selgere tabellen inneholder bare informasjon om selgere. Legg merke til at hver post har en unik ID (Selger ID). Selger-ID-verdien brukes i Ordrer-tabellen til å koble ordrer til selgere.

Selgere

Selger-ID

Etternavn

Fornavn

101

Li

Yale

103

Larsen

Ellen

105

Martini

Bjørn

107

Koch

Reed

109

Tollevsen

Bjørn

Produkter-tabellen inneholder bare informasjon om produkter. Legg merke til at hver post har en unik ID (vare-ID). Verdien produkt-IDen brukes til å koble produktinformasjon til Ordredetaljer-tabellen.

Produkter

Produkt-ID

Pris

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

D-4420

7,25

F-198

5,25

J-558

8,50

Kunder-tabellen inneholder bare informasjon om kunder. Legg merke til at hver post har en unik ID (kunde-ID). Kunde-ID-verdien brukes til å koble kundeinformasjon til Ordrer-tabellen.

Customers

Customer ID

Name

Gateadresse

By

Poststed

postnummer

Telefonnummer

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard ar

Bellevue

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Columbia sirkel

Kirkland

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

Ordrer-tabellen inneholder informasjon om ordrer, selgere, kunder og produkter. Legg merke til at hver post har en unik ID (ordre-ID). Noe av informasjonen i denne tabellen må deles inn i en ekstra tabell som inneholder Ordredetaljer slik at du Ordrer-tabellen inneholder bare fire kolonner – unike ordre-ID, ordredatoen, Selger-ID og kunde-IDen Tabellen som vises her er ikke ennå delt inn i Ordredetaljer-tabellen.

Orders

Ordre-ID

Ordredato

Selger-ID

Kunde-ID

Produkt-ID

Antall

2348

3/2/09

101

1001

J-558

4

2348

3/2/09

101

1001

B-205

2

2348

3/2/09

101

1001

D-4420

5

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

2354

3/7/09

109

1001

A-2275

3

2355

3/8/09

103

1003

D-4420

4

2355

3/8/09

103

1003

C-795

3

2356

3/10/09

101

1001

C-789

5

Ordredetaljer, for eksempel vare-ID og antall er flyttet fra Ordrer-tabellen og lagret i en tabell kalt Ordredetaljer. Husk at det er 9 ordrer, slik at det er fornuftig at det er 9 poster i denne tabellen. Legg merke til at Ordrer-tabellen har en unik ID (ordre-ID), noe som vil det refereres til fra Ordredetaljer-tabellen.

Endelig utformingen av Ordrer-tabellen skal se slik ut:

Orders

Ordre-ID

Ordredato

Selger-ID

Kunde-ID

2348

3/2/09

101

1001

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

2354

3/7/09

109

1001

2355

3/8/09

103

1003

2356

3/10/09

101

1001

Tabellen Ordredetaljer ikke inneholder noen kolonner som krever unike verdier (det vil si det er ingen primærnøkkel), slik at det er greit for noen av eller alle kolonner til å inneholde "overflødige" data. Ingen poster i denne tabellen skal imidlertid ikke helt identiske (denne regelen gjelder for alle tabeller i en database). Det skal være 17 poster i denne tabellen – hver tilsvarer et produkt i en enkelt ordre. Hvis du for eksempel at 2349 utgjør tre C-789 produkter én av to deler av hele ordren.

Tabellen Ordredetaljer derfor bør se slik ut:

Ordredetaljer

Ordre-ID

Produkt-ID

Antall

2348

J-558

4

2348

B-205

2

2348

D-4420

5

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

2354

A-2275

3

2355

D-4420

4

2355

C-795

3

2356

C-789

5

Kopiere og lime inn data fra Excel til Access

Nå som du vil ha informasjon om selgere, kunder, produkter, ordrer og Ordredetaljer er delt opp i separate emner i Excel, kan du kopiere disse dataene direkte i Access, der det blir tabeller.

Opprette relasjoner mellom tabeller i Access og kjører en spørring

Når du har flyttet data til Access, kan du opprette relasjoner mellom tabeller og deretter opprette spørringer for å returnere informasjon om ulike temaene. Du kan for eksempel opprette en spørring som returnerer ordre-ID og navn på selgerne for ordre angitt mellom 3/05/09 og 3/08/09.

I tillegg kan du opprette skjemaer og rapporter til å gjøre det enklere og salg analyse av dataregistrering.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×