Flytte data fra Excel til Access

Obs!:  Vi ønsker å gi deg det nyeste hjelpeinnholdet så raskt som mulig, på ditt eget språk. Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig for deg nederst på denne siden? Her er den engelske artikkelen for enkel referanse.

Denne artikkelen viser deg hvordan du kan flytte data fra Excel til Access og konvertere dataene til tilhørende tabeller slik at du kan bruke Microsoft Office Excel og Access sammen. Hvis du vil summere, Access som passer best for innspillingen, lagring, spørring, og dele data, og Excel som passer best for å beregne, analysere og visualisere data.

To artikler, ved hjelp av Access eller Excel til å behandle dataene og topp 10 grunner til å bruke Access med Excel, diskutere hvilket program som passer best for en bestemt aktivitet, og hvordan du bruker Excel og Access til å opprette en praktisk løsning.

Når du flytter data fra Excel til Access, finnes det tre grunnleggende trinn i prosessen.

tre grunnleggende trinn

Obs!: For informasjon om datamodellering og relasjoner i Access, kan du se om databaseutforming.

Trinn 1: Importere data fra Excel til Access

Importere data er en operasjon som kan gå mye mer smertefritt Hvis du tar litt tid å klargjøre og rydde opp i dataene. Importere data er som å flytte til et nytt hjem. Hvis du rydding av og organisere av eiendeler før du er Flytt, fastsette til det nye hjemmet mye enklere.

Rydde opp i dataene før du importerer

Før du importerer data til Access, i Excel er det lurt å:

  • Konvertere celler som inneholder ikke-atomisk data (det vil si flere verdier i én celle) til flere kolonner. Hvis du for eksempel en celle i en "Ferdigheter"-kolonne som inneholder flere kompetanse verdier, for eksempel "C# programming," "VBA-programmering" og "Webdesign" skal deles til egne kolonner som alle inneholder bare én kompetanse verdi.

  • Bruke kommandoen trimme til å fjerne innledende, etterfølgende og flere innebygde mellomrom.

  • Fjerne tegn som ikke skrives ut.

  • Finn og løs stave-og tegnsetting.

  • Fjerne dupliserte rader eller like felt.

  • Kontroller at kolonner med data ikke inneholder blandede formater, spesielt tall formatert som tekst eller datoer som er formatert som tall.

For mer informasjon, kan du se følgende hjelpeemner for Excel:

Obs!: Hvis dataene fjerning av behov er kompliserte, eller du ikke har tid eller ressurser for å automatisere prosessen på egen hånd, kan du vurdere å bruke en tredjepartsleverandør. For mer informasjon, kan du søke etter "data datarensende programvare" eller "data kvalitet" ved en vanlig søkemotor i nettleseren.

Velg datatypen best når du importerer

Under importoperasjonen i Access vil du gjøre godt valg, slik at du får noen (hvis aktuelt) konverteringsfeil som krever manuell håndtering. Tabellen nedenfor oppsummerer hvordan tallformater i Excel og Access-datatyper konverteres når du importerer data fra Excel til Access, og tilbyr noen tips om datatypene best å velge i veiviseren for Import av regnearket.

Excel tallformat

Access-datatype

Kommentarer

Beste praksis

Tekst

Tekst, notat

Datatypen tekst Access lagrer alfanumeriske data opptil 255 tegn. Datatypen Notat Access lagrer alfanumeriske data opptil 65 535 tegn.

Velg notat unngås avkorter data.

Tall, prosent, brøk, vitenskapelig

Number

Access har en talldatatype varierer basert på en Feltstørrelse-egenskapen (Byte, heltall, langt heltall, enkelt, doble, desimaler).

Velg dobbel slik at du unngår eventuelle datakonverteringsfeil.

Dato

Dato

Access og Excel bruker begge samme serienummer for å lagre datoer. Datointervallet som er større i Access: fra-657 434 (januar 1, 100 e.kr.) til 2 958 465 (desember 31 desember 9999 e.kr.).

Fordi Access ikke gjenkjenner 1904-datosystemet (brukes i Excel for Macintosh), må du konvertere datoer i Excel eller Access for å unngå forvirring.

For mer informasjon, kan du se Endre datosystemet, format eller tosifret årstall tolkning og importere eller koble til data i en Excel-arbeidsbok.

Velg dato.

Klokkeslett

Klokkeslett

Access og Excel lagrer begge klokkeslettverdier ved hjelp av samme datatype.

Velg klokkeslett, som vanligvis er standardverdien.

Valuta, regnskap

Valuta

Datatypen valuta i Access lagrer data som 8-byte tall med en presisjon på fire desimaler, og brukes til å lagre økonomiske data og hindre avrunding av verdier.

Velg Valuta, som vanligvis er standardverdien.

Boolsk

Ja/nei

Få tilgang til bruker -1 for alle Ja-verdier og 0 for alle noen verdier, mens Excel bruker 1 for alle TRUE-verdier og 0 for alle FALSE-verdier.

Velg Ja/Nei, som automatisk konverterer underliggende verdier.

Hyperkobling

Hyperkobling

En hyperkobling i Excel og Access viser en URL-adresse eller Web-adresse som du kan klikke og følge.

Velg hyperkoblingen, ellers tilgang kan bruke datatypen tekst som standard.

Når dataene er i Access, kan du slette dataene i Excel. Ikke glem å ta sikkerhetskopi av den opprinnelige Excel-arbeidsboken først før det slettes.

For mer informasjon, kan du se hjelpeemnet Access, importere eller koble til data i en Excel-arbeidsbok.

Automatisk legge til data på en enkel måte

En vanlig problemet Excel brukerne har tilføye data med de samme kolonnene i ett stort regneark. Du må kanskje en løsning som startet i Excel, men nå har vokst skal inneholde filer fra mange arbeidsgrupper og avdelinger for Aktivaoversikt. Disse dataene kan være i ulike regneark og arbeidsbøker eller i tekstfiler som er datafeeder fra andre systemer. Det er ingen user interface-kommandoen eller en enkel måte å legge til lignende data i Excel.

Den beste løsningen er å bruke Access, der du enkelt kan importere og legge til data i én tabell ved hjelp av veiviseren for Import av regnearket. I tillegg kan du legge til store mengder data til én tabell. Du kan lagre importoperasjoner, legge dem til som planlagte aktiviteter i Microsoft Office Outlook, så du kan også bruke makroer til å automatisere prosessen.

Trinn 2: Normalisere data ved hjelp av veiviseren for tabellanalyse

Gå gjennom prosessen med å normalisere data kan ved første øyekast synes en overveldende oppgave. Heldigvis er normalisere tabeller i Access en prosess som er mye enklere, takk til veiviseren for tabellanalyse.

veiviseren for tabellanalyse

1. dra merkede kolonner til en ny tabell og automatisk opprette relasjoner

2. bruke knappen kommandoer til å gi nytt navn til en tabell, legge til en primærnøkkel, foreta en eksisterende kolonne en primærnøkkel og angre den siste handlingen

Du kan bruke denne veiviseren til å gjøre følgende:

  • Konvertere en tabell til et sett med mindre tabeller og automatisk opprette en primær- og sekundærnøkler relasjon mellom tabeller.

  • Legge til en primærnøkkel i et eksisterende felt som inneholder unike verdier, eller Opprett en ny ID-feltet som bruker datatypen Autonummer.

  • Automatisk opprette relasjoner for å gjennomføre referanseintegritet med gjennomgripende oppdatering. Gjennomgripende sletting legges ikke automatisk til å unngå utilsiktet sletter data, men du kan enkelt legge gjennomgripende sletting senere.

  • Oppdatere det etter behov for å søke etter nye tabeller for overflødige eller dupliserte data (for eksempel samme kunde med to ulike telefonnumre).

  • Ta sikkerhetskopi av den opprinnelige tabellen, og gi den nytt navn ved å tilføye "_OLD" til navnet. Deretter kan du opprette en spørring som Rekonstruerer den opprinnelige tabellen, med det opprinnelige tabellnavnet slik at eventuelle eksisterende skjemaer eller rapporter basert på den opprinnelige tabellen fungerer med nye tabellstrukturen.

Trinn 3: Koble til Access-data fra Excel

Når dataene er blitt normaliserte i Access og en spørring eller tabell har blitt opprettet som Rekonstruerer de opprinnelige dataene, er det en enkel oppgave for å koble til Access-data fra Excel. Dataene er nå i Access som en ekstern datakilde, og Slik kan kobles til arbeidsboken via en datatilkobling, som er en beholder med informasjon som brukes til å finne, logger du deg på og få tilgang til den eksterne datakilden. Tilkoblingsinformasjonen er lagret i arbeidsboken, og kan også lagres i en tilkoblingsfil, for eksempel en fil fra Office Data Connection (ODC) (ODC-filtypen) eller datakildenavnet (DSN internnummer). Når du kobler til eksterne data, kan du også automatisk oppdatering (eller oppdatere) Excel-arbeidsboken fra Access når dataene er oppdatert i Access.

For mer informasjon, kan du se Oversikt over kobler seg til (importere) data og Exchange (kopi, importere, eksportere) data mellom Excel og Access.

Hente data til Access

Denne delen veileder deg gjennom følgende faser av normalisere data: bryte verdier i kolonnene selger og adresse i sine mest atomisk deler, å skille relaterte emner i sin egen tabeller, kopiere og lime inn disse tabellene fra Excel til Access, opprette relasjoner mellom nyopprettede Access-tabeller, og oppretter og kjører en enkel spørring i Access til å returnere informasjon.

Eksempeldata i Normalisert skjema

Følgende regnearket inneholder ikke-atomisk verdier i kolonnen Selger og kolonnen adresse. Begge kolonnene skal deles inn i to eller flere separate kolonner. Dette regnearket inneholder også informasjon om selgere, produkter, kunder og ordrer. Denne informasjonen bør også deles ytterligere, etter emne, inn i separate tabeller.

Selger

Ordre-ID

Ordredato

Produkt-ID

Antall

Pris

Kundenavn

Adresse

Telefon

Li, Yale

2348

3/2/09

J-558

4

$8,50

Contoso, Ltd.

2302 Harvard ar Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Li, Yale

2348

3/2/09

B-205

2

$4.50

Contoso, Ltd.

2302 Harvard ar Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Li, Yale

2348

3/2/09

D-4420

5

$7,25

Contoso, Ltd.

2302 Harvard ar Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Li, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7.00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9.75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

3/4/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Columbia sirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

F-198

6

$5,25

Adventure Works

1025 Columbia sirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

B-205

1

$4.50

Adventure Works

1025 Columbia sirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Jensen, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9.75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard ar Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Jensen, Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Columbia sirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Jensen, Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

$7,25

Adventure Works

1025 Columbia sirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16.75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

$7.00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Åmodt, Luis

2354

3/7/09

A-2275

3

$16.75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard ar Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Adams, Ellen

2355

3/8/09

D-4420

4

$7,25

Adventure Works

1025 Columbia sirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2355

3/8/09

C-795

3

$9.75

Adventure Works

1025 Columbia sirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Li, Yale

2356

3/10/09

C-789

6

$7.00

Contoso, Ltd.

2302 Harvard ar Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Informasjon i minste delene: atomisk data

Arbeide med data i dette eksemplet, kan du bruke kommandoen tekst til kolonner i Excel til å skille "atomisk" delene i en celle (for eksempel gateadresse, by, status og postnummer) i separate kolonner.

Tabellen nedenfor viser de nye kolonnene i det samme regnearket når de har blitt delt Hvis du vil at alle verdier atomisk. Legg merke til at informasjonen i kolonnen Selger er delt inn i Etternavn og Fornavn-kolonner, og at informasjonen i adresse-kolonnen er delt inn i gateadresse, by, status og postnummer kolonner. Disse dataene er i "første normale form."

Etternavn

Fornavn

 

Gateadresse

By

Region

postnummer

Li

Yale

2302 Harvard ar

Bellevue

WA

98227

Adams

Ellen

1025 Columbia sirkel

Kirkland

WA

98234

Formo

Bernt

2302 Harvard ar

Bellevue

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Åmodt

Tormod

2302 Harvard ar

Bellevue

WA

98227

Bryte data i organisert emner i Excel

Flere tabeller med eksempeldataene som følger viser den samme informasjonen fra Excel-regnearket etter at den er delt opp i tabeller for selgere, produkter, kunder og ordrer. Tabellutforming ikke endelig, men det er i høyre rute.

Selgere tabellen inneholder bare informasjon om selgere. Legg merke til at hver post har en unik ID (Selger ID). Selger-ID-verdien brukes i Ordrer-tabellen til å koble ordrer til selgere.

Selgere

Selger-ID

Etternavn

Fornavn

101

Li

Yale

103

Adams

Ellen

105

Formo

Bernt

107

Koch

Reed

109

Åmodt

Tormod

Produkter-tabellen inneholder bare informasjon om produkter. Legg merke til at hver post har en unik ID (vare-ID). Verdien produkt-IDen brukes til å koble produktinformasjon til Ordredetaljer-tabellen.

Produkter

Produkt-ID

Pris

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

D-4420

7,25

F-198

5,25

J-558

8,50

Kunder-tabellen inneholder bare informasjon om kunder. Legg merke til at hver post har en unik ID (kunde-ID). Kunde-ID-verdien brukes til å koble kundeinformasjon til Ordrer-tabellen.

Customers

Kunde-ID

Navn

Gateadresse

By

Region

postnummer

Telefon

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard ar

Bellevue

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Columbia sirkel

Kirkland

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

Ordrer-tabellen inneholder informasjon om ordrer, selgere, kunder og produkter. Legg merke til at hver post har en unik ID (ordre-ID). Noe av informasjonen i denne tabellen må deles inn i en ekstra tabell som inneholder Ordredetaljer slik at du Ordrer-tabellen inneholder bare fire kolonner – unike ordre-ID, ordredatoen, Selger-ID og kunde-IDen Tabellen som vises her er ikke ennå delt inn i Ordredetaljer-tabellen.

Orders

Ordre-ID

Ordredato

Selger-ID

Kunde-ID

Produkt-ID

Antall

2348

3/2/09

101

1001

J-558

4

2348

3/2/09

101

1001

B-205

2

2348

3/2/09

101

1001

D-4420

5

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

2354

3/7/09

109

1001

A-2275

3

2355

3/8/09

103

1003

D-4420

4

2355

3/8/09

103

1003

C-795

3

2356

3/10/09

101

1001

C-789

5

Ordredetaljer, for eksempel vare-ID og antall er flyttet fra Ordrer-tabellen og lagret i en tabell kalt Ordredetaljer. Husk at det er 9 ordrer, slik at det er fornuftig at det er 9 poster i denne tabellen. Legg merke til at Ordrer-tabellen har en unik ID (ordre-ID), noe som vil det refereres til fra Ordredetaljer-tabellen.

Endelig utformingen av Ordrer-tabellen skal se slik ut:

Orders

Ordre-ID

Ordredato

Selger-ID

Kunde-ID

2348

3/2/09

101

1001

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

2354

3/7/09

109

1001

2355

3/8/09

103

1003

2356

3/10/09

101

1001

Tabellen Ordredetaljer ikke inneholder noen kolonner som krever unike verdier (det vil si det er ingen primærnøkkel), slik at det er greit for noen av eller alle kolonner til å inneholde "overflødige" data. Ingen poster i denne tabellen skal imidlertid ikke helt identiske (denne regelen gjelder for alle tabeller i en database). Det skal være 17 poster i denne tabellen – hver tilsvarer et produkt i en enkelt ordre. Hvis du for eksempel at 2349 utgjør tre C-789 produkter én av to deler av hele ordren.

Tabellen Ordredetaljer derfor bør se slik ut:

Ordredetaljer

Ordre-ID

Produkt-ID

Antall

2348

J-558

4

2348

B-205

2

2348

D-4420

5

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

2354

A-2275

3

2355

D-4420

4

2355

C-795

3

2356

C-789

5

Kopiere og lime inn data fra Excel til Access

Nå som du vil ha informasjon om selgere, kunder, produkter, ordrer og Ordredetaljer er delt opp i separate emner i Excel, kan du kopiere disse dataene direkte i Access, der det blir tabeller.

Opprette relasjoner mellom tabeller i Access og kjører en spørring

Når du har flyttet data til Access, kan du opprette relasjoner mellom tabeller og deretter opprette spørringer for å returnere informasjon om ulike temaene. Du kan for eksempel opprette en spørring som returnerer ordre-ID og navn på selgerne for ordre angitt mellom 3/05/09 og 3/08/09.

I tillegg kan du opprette skjemaer og rapporter til å gjøre det enklere og salg analyse av dataregistrering.

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×