Finne poster med de nyeste eller eldste datoene

Regler for å opprette og bruke spørringer med toppverdier

Du oppretter en spørring med toppverdi ved først å opprette en utvalgsspørring. Avhengig av resultatene du ønsker, bruker du enten en sorteringsrekkefølge på spørringen, eller du konverterer spørringen til en totalspørring. Hvis du konverterer spørringen, bruker du en mengdefunksjon, for eksempel Maks eller Min , til å returnere den høyeste eller laveste verdien, eller Første eller Siste for å returnere den tidligste eller siste datoen. Du bruker totalspørringer og mengdefunksjoner bare når du trenger å finne data som faller inn i et sett med grupper eller kategorier. Anta for eksempel at du må finne salgstallene for en gitt dato for hver by der firmaet opererer. I så fall blir byene kategorier (du må finne dataene per by), så du bruker en totalspørring.

Når du fortsetter, må du huske at uansett spørringstype må spørringene bruke felt som inneholder beskrivende data, for eksempel kundenavn, og også et felt som inneholder datoverdiene du vil finne. I tillegg må datoverdiene befinne seg i et felt som er satt til datatypen Dato/klokkeslett. Spørringene som denne artikkelen beskriver, mislykkes hvis du prøver å kjøre dem mot datoverdier i et kort tekstfelt. Hvis du i tillegg vil bruke en totalspørring, må datafeltene inneholde kategoriinformasjon, for eksempel et by- eller land-/områdefelt.

Velge mellom en spørring med toppverdier og et filter

Hvis du vil finne ut om du skal opprette en spørring med toppverdier eller bruke et filter, velger du ett av følgende:

• Hvis du vil returnere postene med de nyeste eller nyeste datoene i et felt, og du ikke vet de nøyaktige datoverdiene, eller de ikke betyr noe, oppretter du en spørring med de høyeste verdiene.

• Hvis du vil returnere alle postene der datoen samsvarer, er før eller senere enn en bestemt dato, bruker du et filter. Hvis du for eksempel vil se datoene for salg mellom april og juli, bruker du et filter. En fullstendig diskusjon om filtre er utenfor dette emnet.

  Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter og bruker filtre, kan du se artikkelen Bruke et filter til å vise utvalgte poster i en Access-database.

Til toppen av siden

Opprette en grunnleggende spørring for toppverdier

1. I fanen Opprett i gruppen Spørringer, klikker du på Spørreutforming.

2. Klikk tabellen du vil bruke i spørringen, i dialogboksen, klikk Legg til for å plassere tabellen i den øvre delen av utformeren, og klikk deretter Lukk.

   – eller –

   Dobbeltklikk tabellen, og klikk deretter Lukk.

   Hvis du bruker eksempeldataene som er oppført, er den forrige delen, legger du til Ansatte-tabellen i spørringen.

3. Legg til feltene du vil bruke i spørringen, i utformingsrutenettet. Du kan dobbeltklikke hvert felt eller dra og slippe hvert felt på en tom celle i Felt-raden .

   Hvis du bruker eksempeltabellen, legger du til feltene Fornavn, Etternavn og Fødselsdato.

4. Klikk på Sorter-raden i feltet som inneholder verdiene øverst eller nederst (feltet Fødselsdato hvis du bruker eksempeltabellen), og velg enten Stigende eller Synkende.

   Synkende sorteringsrekkefølge returnerer den nyeste datoen, og sorteringsrekkefølgen stigende returnerer den tidligste datoen.

   Viktig!: Du må angi en verdi i sorteringsraden bare for felt som inneholder datoene. Hvis du angir en sorteringsrekkefølge for et annet felt, returnerer ikke spørringen resultatene du ønsker.

5. Klikk pil ned ved siden av Alle (listen over øverste verdier) i Spørringsoppsett-gruppen på fanen Spørringsutforming, og skriv inn antall poster du vil se, eller velg et alternativ fra listen.

6. Klikk Kjør for å kjøre spørringen og vise resultatene i dataarkvisning.

7. Lagre spørringen, og hold den åpen for bruk i de neste trinnene.

Du kan se at denne typen spørring med toppverdier kan besvare grunnleggende spørsmål, for eksempel hvem som er den eldste eller yngste personen i firmaet. De neste trinnene forklarer hvordan du bruker uttrykk og andre kriterier for å gi spørringen kraft og fleksibilitet. Vilkårene som vises i neste trinn, returnerer de neste tre fødselsdagene for ansatte.

Legge til vilkår i spørringen

1. Bytt spørringen du opprettet i de forrige trinnene, til utformingsvisning.

2. Kopier og lim inn i utformingsrutenettet for spørringen i kolonnen til høyre for kolonnen Fødselsdato, eller skriv inn dette uttrykket: Uttrykk1: DatePart("m",[Fødselsdato])). Klikk deretter Kjør.

   DatePart-funksjonen trekker ut månedsdelen av Fødselsdato-feltet.

3. Bytt til utformingsvisning.

4. Til høyre for det første uttrykket limer du inn eller skriver inn dette uttrykket: Uttrykk2: DatePart("d",[Fødselsdato])). Klikk deretter Kjør.

   I dette tilfellet trekker DatePart-funksjonen ut datodelen av Fødselsdato-feltet.

5. Bytt til utformingsvisning.

6. Fjern merket i avmerkingsboksene i Vis-raden for hvert av de to uttrykkene du nettopp skrev inn, klikk Sorter-raden for hvert uttrykk, og velg deretter Stigende.

7. Velg Kjør.

8. Du kan også angi et vilkår for å begrense omfanget av spørringen. Når du angir vilkår, sorterer spørringen bare postene som oppfyller vilkårene, og identifiserer de øverste eller nederste feltverdiene fra den sorterte listen.

   Bytt til utformingsvisning for å fortsette med eksempeldataene. Skriv deretter inn følgende uttrykk i Vilkår-raden i kolonnen Fødselsdato :

   Month([Birth Date]) > Month(Date()) Or Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date())

   Dette uttrykket gjør følgende: Delen Month([Birth Date]) > Month(Date()) kontrollerer fødselsdatoen for hver ansatt for å se om den faller i en fremtidig måned, og hvis sann, inkluderer disse postene i spørringen. Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date()))-delen av uttrykket kontrollerer fødselsdatoene som forekommer i gjeldende måned for å se om fødselsdagen faller på eller etter gjeldende dag. Hvis denne betingelsen er sann, inkluderer funksjonen disse postene i spørringen. Slik oppsummerer du: Dette uttrykket ignorerer alle poster der fødselsdagen faller mellom 1. januar og datoen du kjører spørringen på.

   Hvis du vil se flere eksempler på uttrykk for spørringsvilkår, kan du se artikkelen Eksempler på spørringsvilkår.

9. Klikk pil ned ved siden av Alle (listen over øverste verdier) i Spørringsoppsett-gruppen på fanen Spørringsutforming, og skriv inn antall poster du vil se, eller velg et alternativ fra listen.

   Hvis du vil se de neste tre fødselsdagene, skriver du inn 3.

10. Klikk Kjør for å kjøre spørringen og vise resultatene i dataarkvisning.

Opprett totalsumspørringen

1. I fanen Opprett i gruppen Spørringer, klikker du på Spørreutforming.

2. Dobbeltklikk tabellene du vil bruke. Hver tabell vises i den øvre delen av spørringsutformingen.

   Hvis du bruker eksempeltabellene som er oppført ovenfor, legger du til tabellene Hendelser og Hendelsestyper.

3. Dobbeltklikk tabellfeltene du vil bruke i spørringen. Kontroller at du bare legger til gruppe- eller kategorifeltene og verdifeltet i spørringen på dette tidspunktet.

   Hvis du bruker eksempeldataene som er oppført i de tre foregående tabellene, legger du til enten Hendelsestype-feltet fra Hendelsestype-tabellen eller Hendelsesdato-feltet fra Hendelser-tabellen.

4. Du kan også angi et vilkår som begrenser omfanget av spørringen. Bare poster som oppfyller vilkårene, sorteres, og verdier for øverste og nederste felt identifiseres i denne sorterte listen.

   Hvis du for eksempel vil returnere hendelser i kategorien Privat funksjon, skriver du inn dette uttrykket i Vilkår-raden i kolonnen Hendelsestype : <> Privat funksjon.

   Hvis du vil se flere eksempler på uttrykk for spørringsvilkår, kan du se artikkelen Eksempler på spørringsvilkår.

5. Konverter spørringen til en totalspørring ved å gjøre følgende:

   Klikk Totaler i Vis/skjul-gruppen på fanen Spørringsutforming.

   Totaler-raden vises i utformingsrutenettet.

6. Kontroller at Totaler-raden for hvert gruppe- eller kategorifelt er satt til Grupper etter, og angi deretter Totaler-raden i verdifeltet (feltet med de øverste eller nederste verdiene) til enten Maks eller Min.

   Maks returnerer den største verdien i et numerisk felt og den nyeste dato- eller klokkeslettverdien i et dato/klokkeslett-felt. Min returnerer den minste verdien i et numerisk felt og den tidligste dato- eller klokkeslettverdien i et dato/klokkeslett-felt.

7. Klikk pil ned ved siden av Alle (listen over øverste verdier) i Spørringsoppsett-gruppen på fanen Spørringsutforming, og skriv inn antall poster du vil se, eller velg et alternativ fra listen.

   I dette tilfellet velger du Alle, og deretter klikker du Kjør for å vise resultatene i dataarkvisning.

   Obs!: Avhengig av funksjonen du valgte i trinn 6, endrer Access navnet på verdifeltet i spørringen til MaxOfFieldName eller MinOfFieldName. Hvis du bruker eksempeltabellene, Access gir nytt navn til feltet MaxOfEvent Date eller MinOfEvent Date.

8. Lagre spørringen, og gå til de neste trinnene.

Spørringsresultatene viser ikke produktnavn eller annen informasjon om produktene. Hvis du vil se tilleggsdataene, må du opprette en ny spørring som inneholder spørringen du nettopp opprettet. De neste trinnene forklarer hvordan du gjør dette.

Opprette en ny spørring for å legge til flere data

1. I fanen Opprett i gruppen Spørringer, klikker du på Spørreutforming.

2. Klikk fanen Spørringer , og dobbeltklikk deretter totalspørringen du opprettet i forrige del.

3. Klikk Tabeller-fanen og legg til tabellene du brukte i totalspørringen, og legg også til alle tabeller som inneholder andre relaterte data. Hvis du bruker de tre foregående eksempeltabellene, legger du til tabellene Hendelsestype, Hendelse og Kunder i den nye spørringen.

4. Føy sammen feltene i totalspørringen til de tilsvarende feltene i de overordnede tabellene. Dette gjør du ved å dra hvert felt i totalspørringen til det tilsvarende feltet i tabellen.

   Hvis du bruker eksempeldataene fra de tre tabellene, drar du kolonnen Hendelsestype i totalspørringen til Hendelsestype-feltet i Hendelsestype-tabellen. Deretter drar du kolonnen MaxOfEvent Date i totalspørringen til Hendelsesdato-feltet i Hendelser-tabellen. Ved å opprette disse sammenføyningene kan den nye utvalgsspørringen samle dataene i totalspørringen og dataene i de andre tabellene.

5. Legg til de ekstra beskrivende feltene fra de andre tabellene i spørringen.

   Hvis du bruker eksempeldataene fra de tre tabellene, kan du legge til feltene Firma og Kontakt fra Kunder-tabellen.

6. Du kan eventuelt angi en sorteringsrekkefølge for én eller flere av kolonnene. Hvis du for eksempel vil vise kategoriene i alfabetisk rekkefølge, setter du sorter-raden i kolonnen Hendelsestype til Stigende.

7. Klikk Kjør i Resultater-gruppen i kategorien Spørringsutforming.

   Resultatene av spørringen vises i dataarkvisning.

Til toppen av siden

Opprette lag tabell-spørringen

1. Med spørringen med de høyeste verdiene åpne i utformingsvisning:

   Klikk Lag tabell i Spørringstype-gruppen på fanen Spørringsutforming.

   Dialogboksen Lag tabell vises.

2. Skriv inn et navn på tabellen som skal lagre postene øverst og nederst i Tabellnavn-boksen . Skriv for eksempel inn Oppføringer øverst og Nederst, og klikk deretter OK.

   Hver gang du kjører spørringen, i stedet for å vise resultatene i dataarkvisning, oppretter spørringen en tabell og erstatter den øverste verdien med gjeldende data.

3. Lagre og lukk spørringen.

Opprette en tilføyingsspørring

1. Med den nederste verdispørringen i utformingsvisning:

   Klikk Tilføy i Spørringstype-gruppen på fanen Spørringsutforming.

2. Dialogboksen Tilføy vises.

3. Skriv inn det samme navnet som du skrev inn i dialogboksen Lag tabell .

   Skriv for eksempel inn Oppføringer øverst og Nederst, og klikk deretter OK. Hver gang du kjører spørringen, i stedet for å vise resultatene i dataarkvisning, tilføyer spørringen postene i tabellen Øverste og Nederste poster.

4. Lagre og lukk spørringen.

Kjør spørringene

• Du er nå klar til å kjøre de to spørringene. Dobbeltklikk den øverste verdispørringen i navigasjonsruten, og klikk Ja når Access ber deg om det. Dobbeltklikk deretter spørringen nederst i verdien, og klikk Ja når Access ber deg om det.

• Åpne tabellen Øverste og nederste poster i dataarkvisning.

Handlingen eller hendelsen ble blokkert av deaktivert modus.

Hvis du ser denne meldingen, gjør du følgende:

• Velg Aktiver dette innholdet , og klikk deretter OK.

• Kjør spørringen på nytt.

Til toppen av siden