En blåkopi for bruk av data i SharePoint-serveren

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Ved å kombinere Office SharePoint Server 2007, 2007 Microsoft Office-systemet og dataene i bedriften, kan du opprette en forretningsløsning som passer for deg.

En blåkopi for bruk av data i SharePoint-serveren

I denne artikkelen

Bygge en forretningsløsning er som å bygge et hjem

Forstå de grunnleggende dataene

Utnytt data i Office SharePoint Server 2007

Bruk data fra Office system-programmer med Office SharePoint Server 2007

Komme i gang med maler og scenarier

Bygge en forretningsløsning er som å bygge et hjem

La oss si at du vil bygge et kvalitetshus. Hvis du har mye tid og penger, kan du velge alternativ A: kjøpe en ubebygd tomt uten standardtilkoblinger, leie inn en arkitekt til å utforme huset, og ansette en entreprenør (som bruker underleverandører) til å møysommelig bygge huset opp fra grunnen. Hvis du ikke har mye tid og penger, kan du velge alternativ B: kjøpe et modulært hus, velge en forhåndsutformet arkitektonisk stil og plantegning, og leie inn en entreprenør til å oppføre huset raskt på en bebygd tomt med standardtilkoblinger.

Hvis du vil skape en førsteklasses forretningsløsning, kan Microsoft Office-systemet og Office SharePoint Server 2007 tilby deg begge alternativene. Alternativ A krever ofte finansiering, koding og utvikling, og er som oftest lurt å overlate til IT-ekspertene. Alternativ B kombinerer Microsoft Office-systemet (arkitekten din) med Office SharePoint Server 2007 (det modulære hjemmet ditt, den bebygde tomten og standardtilkoblingene), en motivert informasjonsmedarbeider (entreprenøren din) og maler og scenarier (de arkitektoniske stilene og plantegningene).

Hvis du vil ha hjelp med å bygge en førsteklasses forretningsløsning ved å bruke alternativ B, har du kommet til riktig sted. Denne artikkelen gir en oversikt over bruk av data i Office SharePoint Server 2007, med mange koblinger til mer informasjon som gir deg en detaljert forståelse av de mange funksjonene som omtales, og som kan hjelpe deg å implementere en løsning.

Til toppen av siden

Forstå de grunnleggende dataene

Grunnlaget for enhver automatisert forretningsløsning som er basert på Microsoft Office-systemet – enten det gjelder virksomheten, avdelingene, eller arbeidsgruppene – er data og grunnleggende måter du kan jobbe med data på.

Til toppen av siden

De tre typene av data

Informasjon er avgjørende for å effektivt kunne drive en hvilken som helst virksomhet, og data er selve ryggraden som bærer virksomheten. De fleste virksomheter bruker enorme ressurser på å hente inn, lagre, oppdatere, åpne, analysere, rapportere og behandle data. Disse dataene finnes i tre utgaver:

  • Strukturerte data    Denne typen data kan organiseres i tabeller og er enkel å oppdatere, sortere, filtrere og spørre om, og lagres vanligvis i flate filer og databaser. Strukturerte data inneholder også metadata, ofte definert som «data om data». Metadata gir dataene betydning og betingelser, og inneholder kolonneoverskrifter, datatyper og -formater og valideringsregler. Eksempler på strukturerte data er blant annet innkjøpsordrer, statistikk, beholdninger og salg.

  • Ustrukturerte data    Denne typen data er informasjon som er lagret i dokumenter og presentasjoner, og som ikke kan konverteres automatisk til strukturerte data. Eksempler på ustrukturerte data omfatter notater, brev, publikasjoner, retningslinjer, forslag, spesifikasjoner, lysbilder og CV-er.

  • Halvstrukturerte data    Denne typen data inneholder strukturerte data kombinert med en mindre andel ustrukturerte data, for eksempel kommentar- og notatfelt, dokumentvedlegg og grafikk. Eksempler på ustrukturerte data omfatter statusrapporter, dokumenter med formaliserte kundehenvisningsmetoder (Request for Proposal/RFP) og produktkataloger.

Du kan jobbe med alle de tre typene av data ved hjelp av Microsoft Office-systemet og Office SharePoint Server 2007, men denne artikkelen fokuserer på strukturerte og halvstrukturerte data.

Til toppen av siden

Opprette datakoblinger

Strukturerte og halvstrukturerte data kommer ofte fra en ekstern datakilde, for eksempel en XML-fil, en arbeidsbok eller en database. Denne eksterne datakilden kobles til programmet via en datatilkobling, som er et sett med informasjon som beskriver hvordan du finner, logger på og får tilgang til den eksterne datakilden.

Tilkoblingsinformasjonen kan også lagres i en tilkoblingsfil, for eksempel en Office-datatilkoblingsfil (Office Data Connection – ODC). En ODC-fil bruker egendefinerte HTML- og XML-koder til å lagre tilkoblingsinformasjonen, og brukes av de fleste Office-programmer. Office InfoPath 2007 bruker en lignende UDC-fil (Universal Data Connection). Tilkoblingsfiler er spesielt nyttige for tilkoblinger som deles ofte, og gjør forbindelser mer synlige, bidrar til å forbedre sikkerheten og gjør administrasjon av datakilder enklere. Den beste måten å dele tilkoblingsfiler på, er å plassere dem på en sikker og klarert plassering. Du kan for eksempel bruke et datatilkoblingsbibliotek for SharePoint, der de riktige brukerne og programmene kan lese filen, men bare utvalgte brukere kan endre filen.

Koble til eksterne data

1. Det finnes en rekke datakilder du kan koble til: Microsoft SQL Server, Microsoft Office Access 2007, Office Excel 2007 og tekstfiler.

2. Hver datakilde har en tilknyttet ODBC-driver eller OLE DB-leverandør.

3. En tilkoblingsfil definerer all informasjonen du trenger for å få tilgang til og hente data fra en datakilde.

4. Tilkoblingsinformasjonen kopieres inn i programmet fra en tilkoblingsfil.

Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.8, som er installert med Microsoft Windows, kan kobles til en rekke relasjonelle og ikke-relasjonelle datakilder ved å bruke enten Open Database Connectivity-drivere (ODBC) eller leverandører av Object Linking and Embedding Database (OLE DB). Når du installerer Microsoft Office-systemet, legges flere ODBC-drivere og OLE DB-leverandører til datamaskinen. Du kan også bruke ODBC-drivere og OLE DB-leverandører fra andre produsenter for å få informasjon fra andre kilder enn datakilder fra Microsoft. Hvis du vil ha informasjon om å installere disse ODBC-driverne eller OLE DB-leverandørene, bør du slå opp i dokumentasjonen for databasen, eller kontakte leverandøren av databasen.

Du kan opprette koblinger i mange Office-programmer ved hjelp av Microsoft Office-systemet. Du kan også bruke veiviseren for datatilkobling for å koble til nye datakilder. Den beste måten å vise eller redigere innholdet i en ODC- fil på, er ved hjelp av Office Excel 2007.

Mer informasjon

Importere data til Office Publisher, Visio eller Word ved hjelp av veiviseren for datatilkobling

Oversikt over tilkobling av (importering av) data

Til toppen av siden

Bruke datarutenett til å jobbe med data

Den enkleste måten å jobbe med data på, er ofte ved å bruke et datarutenett. Et datarutenett er en tabellvisning av data i kolonner og rader som gjør det enkelt å sortere, filtrere, spørre om og manipulere data. Datarutenett gjør også at du får tak i riktig sett med data for forretningsløsningen, fra flere datakilder. For noen brukere er et datarutenett nok til å effektivt kunne jobbe med dataene. Andre brukere trenger mer brukervennlige metoder for databehandling, for eksempel skjemaer, rapporter og instrumentbord.

Ansattabell i dataarkvisning

Ved hjelp av Microsoft Office-systemet og Office SharePoint Server 2007 kan du opprette og bruke datarutenett med Access Web Datasheet, Access-dataark og Excel-tabeller.

Til toppen av siden

Bruk skjemaer til å effektivt endre data

flere underordnede skjemaer nestet i hverandre Strukturerte og halvstrukturerte data ofte må oppdateres og endres, og det er her skjemaer kommer inn i bildet. Et skjema, enten det er skrevet ut eller på Internett, er et dokument eller et program som er utviklet med en standardstruktur og et standardformat. Skjemaet gjør det enklere å samle inn, ta opp, organisere og redigere data. Skjemaene er et vindu inn for brukere, hvor de kan se og få tilgang til dataene dine. Nettbaserte skjemaer inneholder instruksjoner, formatering, etiketter og tomme felter til å skrive inn data i – omtrent som et papirskjema. Nettbaserte skjemaer inneholder også kontroller som viser data eller gjør det enklere for brukere å legge inn eller redigere data, utføre en handling eller foreta et valg. Eksempler på kontroller er listebokser, alternativknapper og kommandoknapper. Et visuelt tiltalende skjema gjør jobben med dataene mer behagelig og effektivt, og bidrar til å hindre at feil data registreres.

Ved hjelp av Microsoft Office-systemet og Office SharePoint Server 2007, kan du opprette og bruke skjemaer ved hjelp av Access-skjemaer, InfoPath-skjemaer, SharePoint-listeskjemaer, datavisninger som settes inn som skjemaer og skjemanettdeler.

Til toppen av siden

Bruke rapporter til å presentere data og ta avgjørelser

Rapporter kan gi oversikt over dataene Strukturerte og halvstrukturerte data gjøres ofte tilgjengelig for brukere via forretningsrapporter. En rapport er en presentasjon av data som er gjort om til formatert og organisert informasjon i henhold til bedriftens spesifikke behov. Eksempler på rapporter omfatter budsjettprognoser, salgssammendrag, telefonlister, adresseetiketter og produktkataloger. Rapporter kan være et enkelt sammendrag på én side eller en hierarkisk visning av omfattende data. En rapport kan også inneholde delrapporter (dette varierer basert på parametere som sendes til det), og kan være svært interaktive slik at brukere kan sortere, filtrere og drille ned eller til og med gjennom dataene.

Ved hjelp av rapporter kan informasjonsmedarbeidere kan ta gode beslutninger. Rapportene hjelper dem å besvare spørsmål, fokusere på målsettinger, finne de beste alternativene, utvikle riktige strategier og taktikker, avdekke konsekvenser og kompromisser og vurdere ukjente faktorer og risikoer.

Rapportbrukere kan klassifiseres på følgende måte.

Brukertype

Eksempel

Rapporthandlinger

Erfarne brukere

Data- og forretningsanalytikere

Opprett og tilpass rapporter, jobb med pivottabellrapporter i OLAP (Online Analytical Processing), bruk redigeringsverktøy for rapporter, utfør statistisk analyse og utfør analyser ved hjelp av verktøy for datautvinning.

Moderate brukere

Ledere og andre informasjonsarbeidere

Les detaljerte rapporter, tilpass og samhandle med rapporter ved å filtrere, sortere og angi parametre, og opprette ad hoc-spørringer og -rapporter.

Tilfeldige brukere

Frontarbeidere

Les enkle standardrapporter og få tilgang til rapporter gjennom enkel visninger, for eksempel flytskjemaer.

Ved hjelp av Microsoft Office-systemet, Office SharePoint Server 2007 og SQL Server, kan du opprette og bruke en rekke rapporter med Access, Excel, SQL Server Reporting Services, InfoPath (ved å bruke skjemasammenslåing) og Office SharePoint Designer 2007 (ved å bruke skrivebeskyttede datavisninger).

Til toppen av siden

Bruke instrumentbord og nøkkelindikatorer (KPI) til å utføre handlinger basert på data

Forretningsintelligens er et populært, bransjeomfattende tiltak for å samle inn, administrere og bruke data. Dette gjøres for å avdekke mønstre og betydning og dermed kunne ta avgjørelser, svare og handle på en måte som forbedrer ytelsen til hele bedriften. Instrumentbord og nøkkelindikatorer (KPIs, Key Performance Indicator) spiller en viktig rolle i dette tiltaket.

Bruk instrumentbord

Instrumentbord (også kalt målstyringer) er en viktig forretningsintelligens-teknikk som kombinerer rapportering og analyse til å visualisere viktig informasjon i bedriften, også på avdelings- og gruppenivå.

Salgsinstrumentbord

Det finnes tre typer instrumentbord: instrumentbord for driften som brukes til å overvåke det daglige arbeidet for de ansatte, taktiske instrumentbord som brukes for dataanalyse og overvåking av månedlige og kvartalsvise aktiviteter, og strategiske instrumentbord som brukes for langsiktig administrasjon av virksomheten. Instrumentbord-data kan være kvantitative, for eksempel ordrebeløp, markedsandel, fortjeneste, støttesamtaler, produksjonsfeil eller nettsidetreff. Instrumentbord-data kan også være kvalitative, for eksempel de ti beste kundene, viktige problemer, gjeldende aktiviteter som avventer fullførelse og kritiske nyhetsoppdateringer.

Bruk nøkkelindikatorer (key performance indicator, KPI)

En KPI er en viktig del av et instrumentbord. Dette er en visuell indikator (for eksempel pil opp og pil ned, lyssignaler og fargede sirkler) som kommuniserer hvor mye fremdrift mot et viktig forretningsmål som er tilbakelagt. En KPI er en målbar enhet, for eksempel månedlig bruttoinntjening eller kvartalsvis inntjening per ansatt, og brukes til å overvåke ytelsen i en organisasjon. KPI-er hjelper arbeidsgrupper, ledere og bedrifter til å raskt evaluere fremdrift i forhold til målbare målsettinger, og til å ta gode beslutninger som er basert på de tre fundamentale spørsmålene: «Hva ligger jeg foran eller bak?», «Hvor langt foran eller bak ligger jeg?» og «Hvor mye har jeg fullført?».

Salgsytelsesindikatorer Hver KPI har et mål, en status og en trend. En felles KPI kan for eksempel være det månedlige salget i en avdeling. Etter nøye planlegging defineres et salgsmål for hvert kvartal for hver enkelt avdeling. Et instrumentbord eller en målstyring viser den ukentlige statusen for dette målet; om det er er på riktig vei eller det ligger foran eller bak. Statusen kan vises ved hjelp av farger eller standardikoner som er forhåndsdefinerte av bedriften. De siste årenes trender kan også oppsummeres i et diagram, og noen ganger beregnes for det neste året.

Til toppen av siden

Dra nytte av data i Office SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server 2007 fremmer samarbeid med andre ansatte ved å gjøre det enkelt å administrere og dele dokumenter, nettsteder og arbeidsområder, og ved å støtte vanlige forretningsaktiviteter som bruker alle de tre typene av data ble beskrevet tidligere. Eksempler på dette kan være:

  • Arbeidsgrupper og avdelinger som trenger å samarbeide om prosjekter, formidle forretningsformål, måle suksess, organisere grupper og oppgaver, utvikle og spore tidsplaner og milepæler, identifisere kostnader og produsere ytelser.

  • Bedrifter som trenger å behandle mange dokumenter, Audit-prosesser, formidle policyer, og som trenger å hente inn, merke og finne omfangsrike poster.

Office SharePoint Server 2007 oppretter også en solid infrastruktur for utvikling av flere forretningsløsninger som bruker alle de tre typene av data. For informasjonsmedarbeidere, skiller følgende Office SharePoint Server 2007-komponenter seg ut som viktige elementer i opprettingen av en automatisert forretningsløsning som baserer seg på strukturerte og halvstrukturerte data med få eller ingen koder. Disse komponentene, som fungerer alene eller like bra sammen, er «husmoduler, bebygde tomter og tilkoblinger» som hjelper deg å utvikle en forretningsløsning raskt.

Strukturerte datakomponenter i SharePoint

1. Ved hjelp av Microsoft Office-systemet og Office SharePoint Server 2007, kan du jobbe med mange typer eksterne data, inkludert bransjedata (line-of-business, LOB), Office-datakilder og flate filer.

2. Office SharePoint Server 2007 har mange komponenter som er utformet for å manipulere eksterne data på flere ulike måter.

3. Du kan få tilgang til disse eksterne dataene, enten via et Office-skrivebordsprogram eller en Office-nettleser, for eksempel Windows Internet Explorer.

Til toppen av siden

SharePoint-lister

Et SharePoint-nettsted omfatter vanligvis mange standardlister, inkludert koblinger, kunngjøringer, kontakter, problemsporing, undersøkelser og oppgaver, som du kan bruke som samlingspunkt i en forretningsløsning. Disse standardlistene kan i mange tilfeller gi raske, effektive løsninger med små eller ingen endringer. Du kan for eksempel bruke følgende: Undersøkelser, som omfatter betingelsesforgrening og sideskift, for vurdering av ansattes trivsel og kundetilfredshet, og Problemsporing, som omfatter versjonskontroll og lagring av versjonslogg, for dypere analyse av arbeidsgruppeprosjekter og vanlige arbeidsoppgaver.

Prosjektoppgaveliste

Lister er omfattende og fleksible og har mange innebygde funksjoner du kan bruke til å lagre, dele og jobbe med data på en robust måte. Du kan:

  • Inkluder mange typer data, for eksempel datoer, bilder, formler og beregninger basert på andre kolonner, bare-tilføy-felt (nyttig for å logge og spore programmer), og oppslagsfelt der du kan velge en verdi fra et annet listefelt.

  • Du kan opprette listevisninger for å organisere, sortere og filtrere data på forskjellige måter: endre metadata, for eksempel ved å legge til og slette kolonner, modifisere valideringsregler, bruke lister konsekvent på flere SharePoint-nettsteder med innholdstyper, nettstedkolonner, samt maler.

  • Opprette egendefinerte lister, vise data i nettdeler og på nettdelsider og importere, eksportere og koble til data fra andre programmer, for eksempel Excel og Access.

  • Spore versjoner og detaljert historikk, kreve godkjenning for å endre data, bruke sikkerhet på elementnivå og mappesikkerhet, sjekke inn og ut og holde deg automatisk informert om endringer ved å bruke varsler og RSS-feeder.

  • Organisere innhold som er i én liste, i mapper for enkelhets skyld og for å oppnå bedre ytelse. Du kan forbedre ytelsen generelt ved å bruke indeksering i forbindelse med store lister.

Access Web Datasheet (tidligere kjent som dataarkvisning) har et datarutenett der du kan vise og redigere data for mange typer lister. Access Web Datasheet kan være mer praktisk og effektivt enn standard listevisning. Innholdet i en liste eller et dokumentbibliotek vises i rader og kolonner. Du kan legge til og redigere rader og kolonner, bruke filtre og sorteringsrekkefølger, vise beregnede verdier og totalsummer og enkelt redigere data i rutenettceller.

Eksempel på dataarkvisning

Merknad: Access Web Datasheet krever at Office Access 2007 er installert på klientdatamaskinen og en nettleser som støtter ActiveX-kontroller.

Oppgaveruten i Access Web Datasheet inneholder også flere kommandoer som gjør det enkelt å samhandle med Excel og Access.

Kommando

Handling

Spor denne listen i Access

Oppretter en koblet tabell i Access som også koblinger til dataarkvisning som du kan oppdatere (bare tilgjengelig i Office Access 2007).

Eksporter til Access

Eksporterer visningen til en tabell i en database.

Rapporter med Access

Oppretter en koblet tabell i Access og genererer en rapport.

Spørringsliste med Excel

Eksporterer data til Excel som du kan oppdatere i Excel. (Samme virkemåte som kommandoen Eksporter til Excel som er tilgjengelig på Handlinger-menyen i standard listevisning).

Skriv ut med Excel

Eksporterer data til Excel, slik at du kan skrive ut fra Excel.

Diagram i Excel

Eksporterer data til Excel, slik at du kan opprette diagrammer i Excel ved hjelp av diagramveiviseren.

Opprett pivottabellrapporter i Excel

Eksporterer data til Excel, slik at du kan opprette en pivottabellrapport i Excel.

Til toppen av siden

SharePoint-biblioteker

Et SharePoint-bibliotek er en plassering i et SharePoint-nettsted der du kan opprette, samle, oppdatere og behandle filer sammen med andre gruppemedlemmer eller ansatte. Hvert bibliotek viser en liste over dokumenter og viktige metadata om disse dokumentene, som hjelper brukerne å bruker filene og samarbeide. Hvert bibliotek har nyttige funksjoner gjør at du kan sjekke dokumenter inn og ut, opprette hovedversjoner og nummerering og sporing av underordnede versjoner, og bruke omfattende retningslinjer, overvåking og funksjoner for arbeidsflyt. Du kan opprette og behandle dokumenter, bilder, presentasjoner og andre typer filer i et bibliotek. Avslutningsvis kan du bruke standardbiblioteket Delte dokumenter, tilpasse dette biblioteket for dine formål eller opprette flere biblioteker.

Dokumentbibliotek

Det finnes tre typer biblioteker – dokumentbiblioteker, skjemabiblioteker og datatilkoblingsbiblioteker – som kan arbeide med alle typer data.

Dokumentbiblioteker    Du kan bruke dokumentbiblioteker til å lagre, få tilgang til og behandle en rekke filer inkludert Office-dokumenter, regneark, rapporter, skjemaer, Office Access 2007-databaser og tekstfiler.

Skjemabiblioteker     Du kan lagre og arbeide med Office InfoPath 2007-skjemaer i skjemabiblioteker. Skjemabiblioteker har en sentral plassering der brukere kan fylle ut og lagre skjemaer basert på den samme malen. Du kan for eksempel bruke InfoPath til å opprette en sporingsliste for eiendeler som lagrer skjemamalen (.xsn) og XML-filene (.xml) i skjemaet i et skjemabibliotek for SharePoint.

Datatilkoblingsbiblioteker    Et datatilkoblingsbibliotek (Data Connection Library, DCL) er et spesielt bibliotek som kan defineres som en klarert plassering og som gjør det enklere å lagre, sikre, dele og administrere ODC- og UDC-filer (Office Data Connection, Universal Data Connection). Administratorer kan styre tilgangen til disse tilkoblingene, slik at bare privilegerte, klarerte brukere kan bruke disse tilkoblingene. Excel Services kan konfigureres slik at bare klarerte tilkoblinger kan brukes. En administrator må kanskje også flytte en database fra en testserver til en produksjonsserver, eller oppdatere en spørring som henter dataene. Ved å bruke en ODC-fil som er lagret i en DCL, blir administrasjonen av denne tilkoblingsinformasjonen mye enklere, og brukerens tilgang til data er mer praktisk fordi alle arbeidsbøkene bruker den samme tilkoblingsfilen. En oppdateringsoperasjon, enten på klient- eller serverdatamaskinen, sender de siste endringene til tilkoblingsfilen. Du kan også konfigurere Office SharePoint Server 2007 og en brukers klientdatamaskinen til å oppdage endringer automatisk i tilkoblingsfilen og bruke den mest oppdaterte versjonen av denne tilkoblingsfilen. Kort sagt forenkler datatilkoblingsbiblioteker vedlikeholdet og behandlingen av datatilkoblinger betydelig.

Til toppen av siden

Nettdeler og nettdelsider

En nettdel er en modulær informasjonsenhet som utgjør den grunnleggende byggeblokken av en nettdelside. Du kan legge nettdeler til nettdelsoner på en nettdelside og deretter tilpasse individuelle nettdeler for å skape en unik side for brukerne. En nettdelside er en spesiell nettsidetype der du kan bruke nettdeler til å konsolidere data, som lister og diagrammer, og nettinnhold, som tekst og bilder, til en dynamisk informasjonsvisning som er bygd rundt en felles oppgave eller spesiell interesse.

Du kan bruke en nettdelside til å presentere forskjellig strukturert og ustrukturert informasjon på en organisert, nyttig og praktisk måte. Nettdelsidene inneholder ofte flere nettdeler som er koblet sammen slik at du kan vise data og innhold på en dynamisk måte for å se resultatene du er ute etter.

Du kan for eksempel opprette en nettdelside som du kaller Kundeordrer, og som du vil bruke til å vise viktig informasjon. La oss si at du får en telefon fra en kunde som har et spørsmål om en ordre. Kunden husker ikke ordrens ID-nummer, men husker datoen da ordren ble registrert. Da kan du bruke en nettdelside for å gjøre følgende:

Webdel-side for kundeordre med flere webdeler

1. slå opp ordren etter ID-nummeret eller, i dette tilfellet, ordredatoen

2. vise alle ordrene etter dato

3. velge riktige ordre, basert på kundens navn, og slå opp ordredetaljer og kundeinformasjon

4. velge et linjeelement i ordren (i dette tilfellet lampen), og vise et bilde av produktet for å bekrefte kundens spørsmål

5. søke etter viktige forretningsnyheter som er relevante for kundens ordre

Du kan bruke nettdelsider til å:

  • konsolidere data fra ulike datakilder og opprette en rapport.

  • analysere og aggregere data (for eksempel summer, totaler eller antall)

  • oppsummere viktig KPI-informasjon som du vil se på begynnelsen av hver dag

  • prioritere og utheve prosjekt- eller kundedata på et instrumentbord for å hjelpe deg med å ta effektive avgjørelser

  • vise en oppdatert arbeidsplan og møteinformasjon så du kan planlegge dagen raskt

  • få rask tilgang til forretningsnyheter, lokale værmeldinger og favorittnettstedene dine slik at surfingen din blir mer effektiv.

Nedenfor vises de viktigste nettdelene som kan kobles til og som viser strukturerte og halvstrukturerte data.

Nettdel

Beskrivelse

Listevisning

Viser listedata og metadata i biblioteket

Skjema

Viser data ved hjelp av HTML-skjemakontroller

Eksempel på senderens navn kommer foran den innsatte kommentaren

Viser bilder

Excel Web Access

Viser Excel-arbeidsbøker

Rapportvisning

Viser rapporter som er opprettet fra SQL Server Report Services

Datavisning

Viser og redigerer data fra en rekke ulike datakilder

KPI

Viser KPI-data (key Performance Indicator, nøkkelindikator) og symboler fra en KPI-liste

KPI-detaljrapporter

Viser KPI-data for ett element og symboler fra en KPI-liste

Forretningsdataelement

Viser detaljer om et enkelt forretningsdataelement

Forretningsdataliste

Viser et sammendrag av forretningsdata i en liste

Handlinger for forretningsdata

Kobler sammen nettdeler for å konfigurere handlinger for forretningsdata

Forretningsdatarelatert liste

Kobler sammen nettdeler for å vise forretningsrelaterte elementer

Forretningsdataelementbygger

Oppretter et forretningsdataelement på grunnlag av parametere i en søkestreng for bruk på profilsider for forretningsdata.

Filtrer

Filtrerer nettdelsdata på en rekke ulike måter

Mer informasjon

Arbeide med filternettdeler

Til toppen av siden

Forretningsdatakatalogen

Forretningsdatakatalogen (Business Data Catalog, BDC) er en komponent som inneholder innebygd støtte for visning av data fra bransjedatabaser (LOB), for eksempel SAP, Siebel og SQL Server. Vanligvis behandler disse LOB-systemene viktig forretningsinformasjon og viktige forretningsprosesser som kundedata, beholdning, faktureringer og produktlivssykluser. Disse systemene krever ofte omfattende opplæring, er vanskelige å bruke og er bare tilgjengelig for noen få utvalgte personer. Forretningsdatakatalogen gjør disse LOB-dataene tilgjengelige for flere personer som trenger tilgang til dataene, og som har behov for å arbeide med dem på ulike, mer fleksible måter. Et innkjøpsordreskjema for InfoPath kan for eksempel brukes til å vise kundedata fra ett system, produktdetaljer fra et annet system og økonomiske opplysninger fra et tredje system.

Det følgende er et sammendrag av roller og oppgaver for arbeid med forretningsdatakatalogen.

Rolle

Oppgave

Forretningsanalytiker

Definerer funksjoner og oppretter forhåndsdefinerte løsninger

Metadataforfatter

Forfatter og tester metadata

Administrator

Importerer applikasjonsdefinisjonen og konfigurerer tilgang til data

Medlem av nettstedet

Integrerer forretningsdata i nettdeler og -sider og lister

Utvikler

Oppretter egendefinerte nettdelside-løsninger

Besøkende på nettstedet

Forbrukere av forretningsdata

Vise forretningsdata i en liste over forretningsdatawebdeler

Når du pakker ut forretningsdataene fra datakilden, er det fire funksjoner for forretningsdatakatalogen du kan bruke:

  • Forretningsdata i lister    Du kan integrere forretningsdata i en eksisterende SharePoint-liste eller et dokumentbibliotek ved å legge til en forretningsdatakolonne som en felttype. Noen vanlige scenarier er for eksempel: å knytte dokumenter til kundeoppføringer, for eksempel forslag, kontrakter og presentasjoner, å legge til data i egendefinerte kolonner, for eksempel en kommentar og å velge data fra en liste, for eksempel postnumre.

  • Forretningsdatahandlinger    Forretningsdatahandlinger er koblinger som vises ved siden av forretningsobjekter. Disse koblingene kan for eksempel åpne nettsider, vise brukergrensesnittet i forretningsprogrammer eller åpne InfoPath-skjemaer. Forretningsdatahandlinger vises også som koblinger i SharePoint-lister og søkeresultater. Ved hjelp av disse koblingene, kan du enkelt oppdatere et element eller se relaterte data.

  • Nettdeler for forretningsdata   Office SharePoint Server 2007 inneholder flere nettdeler for forretningsdata som kan vise en hvilken som helst enhet fra forretningsdatakatalogen. Du kan bruke nettdeler for forretningsdata for å tilpasse hvordan forretningsdata vises på nettstedet ditt. Du kan også koble sammen disse nettdelene, slik at når du utfører en handling i én nettdel, endres innholdet i en annen nettdel.

  • Forretningsdata i brukerprofiler    For å forbedre brukerinformasjonen i Office SharePoint Server 2007, opprettes forretningsdataprofiler som standard når et program registreres i forretningsdatakatalogen.

Mer informasjon

Vise forretningsdata på et SharePoint-område

Forretningsdatakatalogen

Til toppen av siden

Lister over nøkkelindikatorer (KPI-lister)

KPI for kvartalsvis salg En forhåndskonfigurert liste gjør det mye enklere å innlemme KPI-er i forretningsløsningene dine. Det finnes fire måter å bruke en KPI-liste på. Hver av de fire måtene håndterer en vanlig kilde til IFN-verdier og måten disse verdiene kan innlemmes i et SharePoint-nettsted på:

  • Data i SharePoint-lister    Når SharePoint-lister inneholder elementer som du kan telle, elementer som er del av en arbeidsflyt eller elementer som inneholder datoer, kan du bruke en IFN til å spore hvor lenge problemene eller oppgavene har vært åpne, hvor mange av dem som er åpne og hvor stor prosentandel av en oppgave som er fullført. Du kan også holde oversikt over totaler, for eksempel hvor lenge et problem har vært åpent eller totalt antall salg i et område.

  • Data i Excel-arbeidsbøker    Du kan konfigurere en IFN i en Excel-arbeidsbok i et dokumentbibliotek og koble til IFN-en fra Office SharePoint Server 2007. IFN-en oppdateres automatisk etter hvert som dataene i arbeidsboken endres. Du kan også velge å vise arbeidsboken på den samme nettsiden ved å bruke nettdeler for Office Excel Web Access.

  • Data fra Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services   Office SharePoint Server 2007 kan bruke IFN-er fra Analysis Services, som er en komponent i Microsoft SQL Server 2005. En systemadministrator eller databaseanalytiker konfigurerer vanligvis disse IFN-ene og registrerer datatilkoblingen med Office SharePoint Server 2007. Deretter kan alle med de riktige tillatelsene få tilgang til databasen og koble til IFN-ene i Analysis Services.

  • Informasjon som registreres manuelt    Ved tilfeller der et formelt system ikke er konfigurert, eller der du vil spore et engangsprosjekt, kan du angi vilkårene manuelt. Denne IFN-listen er nyttig for å vise informasjon som formidles i e-postmeldinger eller i andre systemer.

Arbeidsflyter

Flytskjema for en godkjenningsarbeidsflyt Mange viktige prosesser i en hvilken som helst organisasjon avhengig i stor grad av mennesker. Automatisert samhandling mellom mennesker som deltar i en prosess kan forbedre effektiviteten. Disse prosessene kalles noen ganger for menneskelig arbeidsflyt. Med Office SharePoint Server 2007 kan du bruke de forhåndsdefinerte arbeidsflyter, eller du kan opprette nye arbeidsflytløsninger basert på liste- og bibliotekelementer med Office SharePoint Designer 2007. I Office SharePoint Designer 2007 gjør en regelbasert arbeidsflytutforming det enkelt å konstruere arbeidsflyter med betingelsesforgrening og flere trinn.

Arbeidsflytene som følger med Office SharePoint Server 2007 er ekle å integrere med programmene i 2007 Office-utgivelse. Du kan bruke Office Outlook 2007 til å formidle oppgaver og tilstander til brukerne. Du kan bruke Office Access 2007 til å endre arbeidsflyten tilknyttet en koblet liste og opprette arbeidsflytrapporter, og dermed evaluere prosjektstatusen og vurdere forretningsprosessene dine på en bedre måte. Arbeidsflyter kan bruke egendefinerte skjemaer som er opprettet med Office InfoPath 2007 til å samhandle med brukere gjennom andre Office-programmer, for eksempel Office Word 2007.

Mer informasjon

Utforme et skjema som reagerer på en arbeidsflytstatus

Demonstrasjon: Effektiviser forretningsprosesser med skjemaer og arbeidsflyter

Til toppen av siden

SQL Server Reporting Services

SQL Server Reporting Services er en rapportadministrasjons- og distribusjonstjeneste for hele bedriften, og inkluderer rapportutforming, -bygging, -levering og -sikkerhet, og kan vises i en rekke ulike formater. Med SQL Server 2005 Service Pack 2, kan du bruke rapporteringstjenester i integrert modus i SharePoint til følgende oppgaver:

  • Bruk SharePoint-biblioteker til å lagre rapporter, datakilder og rapportmodeller. Når du lagrer en rapport i et dokumentbibliotek, får du også muligheten til å bruke standardfunksjoner for Office SharePoint Server 2007 for rapporten, for eksempel arbeidsflyt, versjonskontroll og sikkerhet. Du kan også legge til rapporter i rapportsenteret.

  • synkronisere rapporter og alle tilknyttede ressurser som er lagret i Office SharePoint Server 2007 med de samme rapportene som lagres og kjøres fra rapportserveren.

  • bruke et gjennomført brukergrensesnitt til å behandle og vise rapporter. En praktisk verktøylinje på nettdelen for rapportvisningen gjør at du kan vise og redigere egenskaper, behandle tillatelser og abonnementer, redigere i Report Builder, konfigurere datakilder, parametere, øyeblikksbilder og tidsavbrudd, se rapport- og versjonslogg og publisere hovedversjoner.

En eksempelrapport

Du kan bruke nettdelen for rapportvisningen til å vise, navigere, skrive ut og eksportere rapporter til en rapportserver. Nettdelen for rapportvisningen er knyttet til rapportdefinisjonsfiler (.rdl) som behandles av en rapportserver. Du kan angi egenskaper for nettdelen for å styre utseendet på verktøylinjen og visningsområdene, og for å koble nettdelen til en bestemt rapport. Rapporter i et rapportbibliotek gjengis ved å bruke en nettdel for en rapportvisning. Alle nettdelssider kan også endres for å vise rapporter ved hjelp av nettdelen for rapportvisningen, og du kan også koble til filteret Nettdeler for å begrense dataene som vises i rapportene.

Hvis du skal integrere Reporting Services med SharePoint Server, må du installere følgende komponenter: SQL Server 2005 Reporting Services, som er vert for Reporting Services-rapporter og som kommuniserer med SharePoint Server ved å bruke et Web Services-grensesnitt, SQL Server 2005 Service Pack 2, som gjør det mulig å integrere SharePoint Server og Reporting Services til rapportserveren, og Microsoft SQL Server 2005 Reporting Services-tillegget for Microsoft SharePoint-teknologien, som omfatter nettdelen for rapportvisningen og det nye brukergrensesnittet for rapportadministrasjon.

Til toppen av siden

Rapportsenteret

Rapportsenteret er en nettstedsmal som inneholder en forhåndsdefinert samling av rapportbiblioteker, datatilkoblingsbiblioteker, SharePoint-lister, nettdeler inkludert filteret nettdeler og iFN-er som du kan tilpasse og forbedre for egne formål. Tenk på rapportsenteret som et sentralt knutepunkt med en felles, enkel og sikker plassering. Rapportsenteret har et rapporteringsmiljø som brukerne kan navigere seg frem til, finne og hente oppdaterte rapporter fra, enten til ad hoc-spørringer eller planlagte, periodiske øyeblikksbilder. Når du bruker rapportsenteret, er du ikke like avhengig av e-postvedlegg til å levere rapporter, noe som bidrar til å redusere nettverksbelastning. Du kan lagre en rekke ulike rapporter i rapportsenteret, for eksempel regneark, Access-øyeblikksbilder, SQL Report Services-rapporter og PDF-filer.

Salgsrapportsentral

Mer informasjon

Innføring i rapportsentralen

Arbeide med et rapportsentralområde

Til toppen av siden

Bruk data fra Office system-programmer med Office SharePoint Server 2007

Du kan selvsagt opprette en forretningsløsning som bruker alle typer data ved å bare bruke Office SharePoint Server 2007. 2007 Office-utgivelse har imidlertid mange nyttige integreringspunkter med Office SharePoint Server 2007. Dette gjør det enklere å arbeide med strukturerte og halvstrukturerte data, og kan gjøre forretningsløsningen mye mer effektiv og mye bedre utformet. Følgende 2007 Office-utgivelse-programmer fungerer som arkitektene bak en velutformet og tilfredsstillende forretningsløsning når du overlater dem til dyktige informasjonsmedarbeidere, som fungerer som entreprenørene for programmene.

Program

Formål

Datatype

Excel (sammen med Excel Services-teknologi)

Analyser og visualiser numeriske data og andre data i et regnearkformat, opprett profesjonelle diagrammer og arbeid med hierarkiske data ved hjelp av pivottabellrapporter.

Strukturerte

InfoPath

Samle inn og behandle XML-baserte data.

Strukturerte og halvstrukturerte

Access

Konsolider, registrer, lagre, rapporter og behandle dataene i en database.

Strukturerte og halvstrukturerte

SharePoint Designer

Tilpass datadrevne nettsider og SharePoint-nettsteder og opprett datavisninger.

Strukturerte, halvstrukturerte og ustrukturerte

Word

Forfatt profesjonelle dokumenter raskt og effektivt

Ustrukturerte

Visio

Visualiser og formidle omfattende informasjon, systemer og prosesser.

Ustrukturerte

Outlook

Formidle via e-post og administrere kontakter, tidsplaner og oppgaver.

Ustrukturerte

Publisher

Opprett profesjonelle publikasjoner og markedsføringsmateriell.

Ustrukturerte

PowerPoint

Opprett dynamiske presentasjoner ved hjelp av animasjon, grafikk og medier.

Ustrukturerte

Til toppen av siden

Excel og Excel Services

Du kan bruke Excel og Excel Services til følgende oppgaver:

  • Kjør beregninger og statistiske sammenligninger på dataene.

  • Opprett og bruk pivottabellrapporter til å vise hierarkiske data i et kompakt og fleksibelt oppsett.

  • Visuelt fremhev dataene ved hjelp av profesjonelle diagrammer, ikoner for betinget formatering, datastolper og fargeskalaer.

  • Utfør avanserte hva-skjer-hvis-analyse på dataene, for eksempel statistisk-, teknisk- og regresjonsanalyse.

Excel leverer følgende datafokuserte integreringspunkter med Office SharePoint Server 2007.

Datafokuserte integreringspunkt i Excel

1. Du kan utføre en engangsimport av Excel-regnearkdata til en SharePoint-liste, eller eksporterer Excel-regnearkdata til en SharePoint-liste for å opprette en permanent, enveis datatilkobling.

2. Du kan bruke den permanente, enveis datatilkoblingen til å oppdatere data i et Excel-regneark fra SharePoint-listen.

3. Du kan publisere Excel-arbeidsbøker til Excel Services, og vise og samhandle med data ved hjelp av Office Excel Web Access-nettdeler på en nettdelside.

4. Du kan importere data til en Excel-arbeidsbok fra OLAP-servere, SQL Server, Access-databaser og flate filer.

Importer Excel-data til en SharePoint-liste

Hvis du vil laste inn eksisterende data til en SharePoint-liste, kan du importere dataene fra et Excel-regneark, et celleområde, et navngitt område. Eller hvis du vil laste inn en Excel-tabell til en SharePoint-liste, kan du bruke kommandoen ImporterHandlinger-menyen i en SharePoint-liste.

Eksporter SharePoint-listedata til en Excel-tabell

Du kan eksportere SharePoint-listedata til en Excel-tabell, som oppretter en enveis datatilkobling mellom Excel og SharePoint-listen. Når du oppdaterer dataene fra SharePoint-listen og oppdaterer Excel-tabellen, erstattes Excel-dataene av Excel med de nyeste SharePoint-listedataene, og overskriver eventuelle endringer du har gjort i disse dataene. Siden datatilkoblingen bare er enveis, vises ikke endringene du har gjort i Excel i listen på SharePoint-nettstedet.

Merknad: Du kan ikke synkronisere data mellom en Office Excel 2007-arbeidsbok og en SharePoint-liste. Denne funksjonaliteten var tilgjengelig i Microsoft Excel 2003, og er fremdeles er tilgjengelig ved hjelp av en Excel 2003-arbeidsbok eller Visual Basic for Applications (VBA). Office Access 2007 er imidlertid den foretrukne metoden for å synkronisere data mellom et Office-program og en SharePoint-liste med toveis tilkobling.

Eksporter en Excel-tabell til et SharePoint-nettsted

Når du eksporterer tabelldata fra Excel til en SharePoint-liste ved å bruke veiviseren Eksporter tabell til SharePoint-liste, bruker du en annen måte å opprette en enveis datatilkobling mellom Excel og SharePoint-listen.

Hvis du ikke ønsker at tabelldataene i Excel-regnearket skal oppdateres med endringene som er gjort i SharePoint-listen, kan du også eksportere dataene uten tilkobling til SharePoint-listen.

Publiser på Excel-tjenester

Du kan publisere en arbeidsbok til Office SharePoint Server 2007, slik at andre brukere kan få tilgang til alle eller deler av dataene den inneholder, ved å bruke Office Excel Web Access-nettdelen. Når du publiserer en arbeidsbok til Excel Services, publiseres hele arbeidsboken på serveren, men du kan definere delene av arbeidsboken (som individuelle regneark, navngitte områder eller diagrammer) som du vil at Excel Services skal vise i Office Excel Web Access-nettdelen. Ved å vise bare bestemte deler av arbeidsboken, og ved hjelp av Office SharePoint Server 2007-tillatelser for å beskytte arbeidsboken fra uautorisert tilgang, kan du sørge for at data i arbeidsboken holdes konfidensielle samtidig som autoriserte brukere kan oppdatere, beregne og samhandle med de synlige dataene. Hvis du angir parametere for navngitte celler i arbeidsboken før du publiserer den, kan også brukerne redigere disse cellene og definere verdier.

Andre brukere kan vise og analysere dataene i regnearket som vises. De kan samhandle med dataene ved å bruke noen Excel-funksjoner, for eksempel sortere og filtrere data. De kan også bruke neddrillingsfunksjoner i pivottabeller. Hvis du angir parametere for navngitte celler i arbeidsboken, kan også brukerne redigere disse cellene og definere verdier.

Bruke Excel Web Access til å dele Excel-arbeidsbøker 1. Den øverste delen inneholder tittelen og en verktøylinje med flere menyer, kommandoer og en rullegardinliste.

2. Hovedvinduet inneholder et eller flere regneark (i Regneark-visningen) eller et navngitt element, for eksempel et diagram eller en Excel-tabell (i Navngitt element-visningen). I tillegg kan en disposisjon for arbeidsbokinnholdet vises i hovedvinduet.

3. Oppgaveruten Parametere inneholder parameteretiketter, navngitte tekstbokser for dataregistrering av definerte parametere og valgfrie verktøytips som gir mer informasjon om hver parameter.

4. Den nederste delen viser meldinger om oppdatering av data.

Merknad: Ikke alle Excel-funksjoner støttes av Excel Services.

Mer informasjon

Opprette en liste basert på et regneark

Importere data fra en SharePoint-liste

Eksportere en Excel-tabell til en SharePoint-liste

Planlegge eksterne datatilkoblinger for Excel Services

Til toppen av siden

InfoPath

Du kan bruke InfoPath til følgende oppgaver:

  • Hent inn forretningsdata regelmessig, for eksempel utgiftsrapporter, timelister, undersøkelser og forsikringsskjemaer.

  • Utform enkle eller avanserte elektroniske skjemaer ved hjelp av standardkontroller, for eksempel tekstbokser og listebokser, eller ved hjelp av fleksible kontroller, for eksempel gjentatte tabeller, valggrupper, valgfrie deler og flere visninger.

  • Kontroller at dataene er nøyaktige og konsekvente.

  • Opprett en rapport ved å slå sammen skjemaer til ett enkelt skjema.

InfoPath gir deg følgende datafokuserte integreringspunkter med Office SharePoint Server 2007.

Datafokuserte integrasjonspunkter for InfoPath

1. Du kan publisere en skjemamal til et skjemabibliotek som en mal og som en innholdstype.

2. Du kan lese og skrive inn i en XML-skjemafil som er lagret i et skjemabibliotek.

3. Du kan lese data fra lister og Excel-regneark ved hjelp av en XML-skjemafil, og lese og skrive inn data fra SQL Server og en Access-database.

4. Du kan aktivere redigering av data i en listevisning basert på skjemaegenskapene.

5. Du kan vise et InfoPath-skjema i en nettleser ved hjelp av en nettleserkompatibel skjemamal.

Send data til et SharePoint-nettsted og fylle ut skjemakontrollene med SharePoint-data

Du kan legge til en sekundær datatilkobling til skjemamalen som sender dataene, slik at brukerne kan sende skjemaer som er basert på skjemamalen din. Etter at du har lagt til koblingen som sender dataene, kan du konfigurere skjemamalen slik at brukere kan sende skjemadataene sine til dokumentbiblioteket.

Publiser en skjemamal til et Skjemabibliotek

Du kan publisere en skjemamal til Office SharePoint Server 2007, og lagre og arbeide med Office InfoPath 2007-skjemaer i et skjemabibliotek. Et skjemabibliotek har en sentral plassering der brukere kan fylle ut og lagre skjemaer basert på den samme malen. Du kan for eksempel bruke InfoPath til å opprette en løsning for sporing av aktivum som lagrer skjemamalen (.xsn) og XML-skjemafilene (.xml) i et skjemabibliotek.

Opprett og bruk nettleseraktiverte skjemaer

Når du utformer en Office InfoPath 2007-skjemamal, kan du velge å opprette en skjemamal som kan åpnes eller fylles ut i en nettleser. Denne typen skjema malen kalles en nettleserkompatibel skjemamal. Når du er ferdig med å utforme en nettleserkompatibel skjemamal, bruker du publiseringsveiviseren til å publisere det til en server som kjører InfoPath Forms Services.

Publiser en dokumentmal som en innholdstype for et nettsted

Når du publiserer en skjemamal som en innholdstype, du gjør det mulig for brukere å tilordne flere skjemamaler til ett enkelt dokumentbibliotek eller å tilordne skjemamalen til flere biblioteker i hele nettstedssamlingen. En nettstedssamling er et sett med nettsteder på en virtuell server som har samme eier, og som har samme administrasjonsinnstillinger. Hver nettstedssamling har et overordnet nettsted, og kan inneholde et eller flere undernettsteder. Det kan være flere nettstedssamlinger på hver enkelt virtuelle server. Bruk en områdeinnholdstype når du vil gjenbruke mye informasjon eller når du vil aktivere innsamling av data fra mange skjemaer på ett enkelt sted.

Gjør det mulig for brukere å redigere felt ved å bruke listevisning

Du kan la brukerne legge til eller redigere dataene i et felt ved å bruke en listevisning eller ved å redigere egenskapene til et skjema i skjemabiblioteket. Dette gjør det mulig for brukerne å bruke en SharePoint-liste for å legge til eller oppdatere data for et eller flere skjemaer uten faktisk å åpne skjemaene.

Til toppen av siden

Access

Du kan bruke Access til følgende oppgaver:

  • Del data i en relasjonsdatabase

  • Håndter oppdateringer effektivt ved hjelp av postlåsing og konfliktløsingsfunksjoner

  • Arbeid med mange tabeller

  • Opprett komplekse spørringer for å koble sammen tabellene

  • Opprett skjemaer og rapporter

Access tilbyr følgende datafokuserte integreringspunkter med Office SharePoint Server 2007.

Datafokuserte integrasjonspunkter for Access

1. Du kan utføre en engangs import eller eksport av data mellom Access-visninger og en SharePoint-liste.

2. Du kan koble sammen data mellom Access-tabeller og en SharePoint-liste ved å opprette en permanent toveis tilkobling (oppdaterte listedata kan vises i en Access-tabell og oppdaterte Access-tabelldata kan vises i en liste).

3. Du kan arbeide med lister i frakoblet modus, oppdatere i Access for så å synkronisere endringene og løse konflikter når du er tilkoblet igjen.

4. Du kan vise og redigere listedata i Access-visninger for dataark, skjemaer, og rapporter.

5. Du kan publisere Access-databaser til Office SharePoint Server 2007.

Nye integreringsfunksjoner for SharePoint-lister i Office Access 2007

Følgende nye funksjoner i Office Access 2007 gjør Office SharePoint Server 2007-integrering enklere og mer fleksibelt:

  • Utvidet kartlegging av SharePoint-datatyper    Med ny støtte for felt og vedlegg med flere verdier, kan Office Access 2007 nå støtte flere av datatypene du finner på SharePoint-nettstedene. Dette gjør det mye enklere å utforme og opprette delte programmer.

  • Spor loggen for notatfelt    Notatfelt er nyttige når du vil lagre store mengder informasjon. Du kan angi en egenskap som gjør det mulig for Office Access 2007 å beholde loggen for alle endringene i en notatfelt. Du kan deretter vise loggen for disse endringene. Denne funksjonen støtter også versjonskontroll-funksjonen på SharePoint-nettsteder, slik at du kan bruke Office Access 2007 til å vise endringer som er gjort i SharePoint-liste.

  • Oppslagstabeller    Når du kobler til en SharePoint-liste, oppretter Office Access 2007 automatisk koblede tabeller for alle oppslagslister (hvis ikke oppslagslistene allerede er koblet til databasen). Hvis oppslagslisten inneholder kolonner som slår opp andre lister, inkluderes også disse listene i koblingsoperasjonen, slik at oppslagslisten for hver koblede tabell har en tilsvarende koblet tabell i databasen. Access oppretter også relasjoner mellom disse koblede tabellene.

Importer og eksporter data til en SharePoint-liste

Du kan hente en SharePoint-liste til Office Access 2007 ved å importere den. Når du importerer en SharePoint-liste opprettes en kopi av listen i en Office Access 2007-database.

Når du eksporterer data, oppretter Office Access 2007 en kopi av den valgte tabellen eller spørringsdatabaseobjektet, og lagrer kopien som en liste. Du kan for eksempel dele data mellom Office Access 2007 og et SharePoint-nettsted underveis, men dataene lagres i Access. Du bruker spørringer i en Office Access 2007-database til å generere daglige eller ukentlige statusrapporter, og deretter legger du ut resultatene på ett av SharePoint-nettstedene med jevne mellomrom.

Koble til en SharePoint-liste

Ved hjelp av kobling kan du koble til data i en liste uten å importere informasjonen, slik at du kan opprette en toveis tilkobling for å vise og redigere de nyeste dataene både i listen og Office Access 2007-databasen. Når du kobler til en SharePoint-liste, oppretter Office Access 2007 en ny tabell som gjenspeiler strukturen og innholdet i kildelisten. I motsetning til importoperasjoner oppretter koblinger bare en kobling til listen, ikke til noen bestemte visninger for listen. Hvis du imidlertid vil gjøre strukturelle endringer, for eksempel fjerne eller endre en kolonne, må du åpne listen på SharePoint-nettstedet. Du kan ikke legge til, slette eller endre feltene i en koblet tabell mens du arbeider i Office Access 2007.

Arbeid med koblede SharePoint-lister i frakoblet modus med Office Access 2007

Hvis du må ta med deg arbeid hjem eller arbeide mens du er på farten, kan du hente den koblede SharePoint-listen i frakoblet modus med ett klikk ved hjelp av Office Access 2007. Du kan arbeide med data i Office Access 2007, og deretter synkronisere endringene eller koble til SharePoint-nettstedet igjen på et senere tidspunkt. Du må for eksempel kanskje gi en delekatalog til en klient mens du er på farten. Hvis du har koblet til SharePoint-listene dine til Office Access 2007-tabeller, kan du arbeide med dataene i frakoblet modus og deretter koble dem til igjen. Hvis en konflikt oppstår, for eksempel hvis noen andre oppdaterer den samme posten på serveren eller hvis denne personen også arbeider i frakoblet modus, kan du løse konflikten når du synkroniserer.

Åpne Office Access 2007-skjeamer og -rapporter fra et SharePoint-nettsted

Du kan åpne lister i omfattende Office Access 2007-visninger fra et SharePoint-nettsted. Office Access 2007-skjemaer, -rapporter og -dataark kan vises sammen med andre visninger på et SharePoint-nettsted. Når du velger en visning, starter Office Access 2007 og åpner det forespurte skjemaet, rapporten eller dataarket. Dette gjør det enkelt for deg å kjøre en omfattende rapport på et SharePoint-nettsted uten å måtte først starte Office Access 2007 eller navigere til riktig objekt.

Merknad: Brukere må ha installert Office Access 2007 på datamaskinen for å kunne opprette, bruke eller endre en Office Access 2007-visning på et SharePoint-nettsted.

Publiser en Office Access 2007-database til et SharePoint-nettsted

Du kan publisere (også kalt flytte og oppskalere) Office Access 2007-databasen til Office SharePoint Server 2007. Når du publiserer en database fra Office Access 2007 til et SharePoint-nettsted, kan du opprette lister på SharePoint-nettstedet som er koblet sammen som tabeller i databasen. Når du flytter en database, oppretter Office Access 2007 et nytt frontprogram som inneholder alle de gamle skjemaene og rapportene og de nye koblede tabellene som nettopp ble eksportert. Veiviseren for flytting til SharePoint-nettsted hjelper deg med å flytte data fra alle tabellene samtidig. Du kan eventuelt laste Office Access 2007-databasen inn i et SharePoint-dokumentbibliotek.

Du kan for eksempel bruke Access-sporingsmalen som samhandler direkte med problemsporingsmalen på et SharePoint-nettsted for å spore organisasjonens data, problemer og arbeidsflyter. Når brukere arbeider med disse listene på et SharePoint-nettsted, kan de åpne Office Access 2007-spørringer og -rapporter fra Visning-menyen for SharePoint-listene. Hvis du vil vise og skrive ut en Access-problemrapport for et månedlig møte, kan du gjøre dette direkte fra SharePoint-listen.

Etter at SharePoint-listene er opprettet, kan andre arbeide med lister på SharePoint-nettstedet eller i de koblede tabellene i Office Access 2007, og samtidig bruke funksjonene på et SharePoint-nettsted til å behandle data og holde seg oppdatert med endringer. Som administrator kan du administrere tillatelse til dataene, og versjoner av dataene, slik at du kan se hvem som gjør endringer eller gjenoppretter tidligere data.

Til toppen av siden

SharePoint Designer

Du kan bruke Office SharePoint Designer 2007 til følgende oppgaver:

  • Opprett og tilpass nettsteder.

  • Utform arbeidsflyter uten å måtte bruke tradisjonelle prosedyremessige kodespråk eller teknikker.

  • Opprett en tilpasset visning av direkte data ved å utforme en datavisning.

  • Opprett et skjema som skriver tilbake til datakilder ved å sette inn en datavisning som et skjema.

Office SharePoint Designer 2007 tilbyr følgende datafokuserte integreringspunkter med Office SharePoint Server 2007.

Datafokuserte integreringspunkter for SharePoint Designer

1. Du kan opprette datavisninger ved hjelp av Office SharePoint Designer 2007.

2. Du kan lese, kombinere og oppdatere data fra mange forskjellige datakilder i en datavisning, som er en nettdel som du bare kan opprette i Office SharePoint Designer 2007.

3. Du kan vise og redigere data i datavisninger på nettsider.

Datavisninger

Eksempel på en datavisning

En datavisning er en direkte visning av en datakilde i form av XML (Extensible Markup Language) som kan tilpasses, og som viser data ved hjelp av XSLT (Extensible Stylesheet Language Transformations) Ved hjelp av en datavisning kan du gjøre følgende:

  • Vis og rediger data fra en rekke ulike datakilder, for eksempel databasespørringer, XML-dokumenter, SharePoint-lister og -biblioteker, og samle data fra flere datakilder for å opprette fleksible, tilpassede visninger og rapporter.

  • Presenter direkte datavisninger som du kan filtrere, sortere eller gruppere, og sett sammen betingede visninger.

  • Sett sammen nettdelssider og koble sammen nettdeler for å opprette forretningsløsninger.

  • Opprett omfattende, egendefinerte skjemaer.

Mer informasjon

Innføring i å sette sammen SharePoint-programmer

Til toppen av siden

Andre Office system-programmer

Selv om de andre Office system-programmene ikke er dataorienterte, er det flere måter å innlemme strukturerte og halvstrukturerte data i en løsning som bruker disse andre programmene.

Visio-datadiagrammer

Du kan vise et Visio-diagram på en nettside ved hjelp av Microsoft Visio Viewer, eller ved å lagre diagrammet som en nettside. Et diagram kan hjelpe deg å visualisere, organisere, forstå og presentere data som er lagret i lister, arbeidsbøker eller databaser. Du kan bruke Visio-figurer ved hjelp av en datakobling. Du kan for eksempel vise salgsdata for et annet område, slik at det blir enkelt å sammenligne salgsresultater region for region, både for gjeldende og tidligere år.

Figurer viser ulike sett med data

Utskriftsfletting

Ulike typer publikasjoner som kan opprettes ved å bruke katalogfletting Du kan bruke Word, Publisher og Outlook til å opprette en masseutsendelsesløsning ved hjelp av utskriftsfletting. På denne måten kan du opprette egendefinerte brev, konvolutter, etiketter og e-postmeldinger til kunder eller klienter. Du kan for eksempel lagre et Word- eller Publisherdokument i et SharePoint-bibliotek og bruke kontaktlisten (blant mange andre mulige datakilder) som datakilde for utskriftsflettingsoperasjonen. Du kan også bruke en arbeidsflyt til å starte en utskriftsfletting som en del av en markedsføringskampanje rettet mot bestemte kunder.

Dokumentinformasjonspaneler i Word, PowerPoint og Excel

Enkle nøkkelordsøk er ofte ikke presise nok til å oppfylle forespørsler etter forretningsoppføringer knyttet til bestemte prosjekter, forretningsenheter eller kontoer. Dokumentinformasjonspanelet er tilgjengelig i følgende 2007 Office-utgivelse-programmer: Word, Excel og PowerPoint. Dokumentinformasjonspanelet er en mekanisme som henter metadata, og er enkel å konfigurere uten å måtte skrive programkode. Dokumentinformasjonspanelet samler inn og henter metadata for å gi kontekst til dokumentet og for å gjøre det enklere å søke etter det i et SharePoint-nettsted.

Dokumentinformasjonspanel Siden dokumentinformasjonspanelet er et XML-skjema, kan du tilpasse det ved hjelp av InfoPath. Med datatilkoblingsfunksjonene i InfoPath, kan du også opprette et dokumentinformasjonspanel som henter LOB-data inn i skjemaet. Du kan for eksempel fylle ut kundedatafelt med data fra et kundearkivsystem (customer records management, CRM). Før dokumentet lukkes, må brukeren legge til eventuelle viktige dokumentopplysninger, for eksempel koblinger til relaterte dokumenter. Metadata fanges dermed opp på en mye mer praktisk måte, og er enkle å relatere til et sett med kunder, produkter og dokumenter.

Mer informasjon

Innføring i å utforme et dokumentinformasjonspanel ved hjelp av InfoPath

Utforme et dokumentinformasjonspanel ved hjelp av InfoPath

Vise eller endre egenskapene for et Office-dokument

Oppgaver og kontakter i Outlook 2007

Outlook har mange integreringspunkter med Office SharePoint Server 2007. Du kan sende e-post ved å bruke en SharePoint-kontaktliste, vise SharePoint- og Outlook 2007-kalendere side ved side, administrere SharePoint-varsler og RSS-feeder, opprette et arbeidsområde for et møte og bruke en arbeidsflyt. Du kan også arbeide med dokumentbiblioteker i frakoblet modus, for deretter å bruke Outlook 2007 til å synkronisere dem i tilkoblet modus. To ekstra datafokuserte integreringspunkter omfatter bruk av strukturerte data.

Du kan arbeide både med standard oppgavelister og prosjektoppgavelister ved å arbeide frakoblet med oppgavelister, føre dem tilbake til tilkoblet modus, og synkronisere dem. Du kan også vise, oppdatere og tilordne nye aktiviteter uten å forlate Outlook, og opprette og tilordne oppgaver til gruppemedlemmer.

Kontaktliste Du kan også lagre, dele og administrere SharePoint-kontakter mer effektivt i Outlook. Når du er koblet til Outlook 2007, fungerer SharePoint-kontaktene som dine personlige Outlook-kontakter. Du kan vise, redigere, skrive ut og til og med ringe til disse kontaktene ved hjelp av Microsoft Office Communicator. Du kan sende dem e-postmeldinger og møteinvitasjoner, bruke fargekategorier, lagre flere telefonnumre og e-postadresser og inkludere kontaktfotografier, elektroniske visittkort samt informasjon om fødselsdager og andre merkedager. Du kan til og med bruke nettdelen Kontakter til å vise Outlook-kontakter på en nettdelsside.

Til toppen av siden

Komme i gang med maler og scenarier

For å hjelpe deg å komme i mål med forretningsløsningen din, tilbyr Microsoft en rekke ferdiglagde maler som hjelper deg å utvikle vanlige løsninger raskt. Avsnittene nedenfor beskriver nyttige maler, som er forhåndsdefinerte dokumenter eller nettsteder med funksjonalitet, stiler og oppsett til å håndtere vanlige behov og typiske scenarier. Dette er beskrivelser av forretningsløsninger som kanskje ligner på løsningen din. Maler og scenarioer er de «forhåndsutformede arkitektoniske stilene og plantegningene» som hjelper deg å velge den utformingen som passer best med behovene til forretningsløsningen din.

Du kan bruke disse malene og scenariene som et utgangspunkt for å tilpasse og lage dine egne forretningsløsninger. Du kan bruke Office SharePoint Designer 2007 til å legge til eller endre visninger av data på SharePoint-nettstedet, tilpasse hoveddokumentet på SharePoint-nettstedet for å overholde områdestandarden, samt integrere eksterne data fra datakilder. Du kan legge til i eller tilpasse eksisterende forretningslogikk slik at den samsvarer bedre med organisasjonens prosesser og arbeidsflyter. Du kan bruke BDC til å integrere LOB-data i forretningsløsningen. Du kan bruke de mange datafokuserte integreringspunktene som tilbys av Access, InfoPath, og Excel til å videreutvikle disse malene og scenariene slik du ønsker. Mulighetene er uendelige.

Til toppen av siden

Nettstedsmaler i SharePoint

Microsoft tilbyr nettstedsmaler med ferdiglagde, tilpassede scenarier som er skreddersydd for å møte behovene og kravene til bestemte forretningsprosesser eller sett med oppgaver i organisasjoner av alle størrelser. Disse nettstedsmalene er basert på Windows SharePoint Services 3.0, og er kompatible med Office SharePoint Designer 2007 for å gjøre tilpassing enklere.

Maler for administrasjon og økonomi

Styremedlemmer    Du kan samle styremøtenotater, -oppgaver og -problemer og hendelser på ett sted.

Ytelsesrapporter for forretningen    Du kan få en oversikt over kundetilfredshet gjennom undersøkelser og nettbaserte diskusjoner.

Støtteområde for etterlevelsessprosess    Hjelper både gruppemedlemmer og prosjekteiere å styre etterlevelse av implementeringer ved å bestemme kontrolloppgaver og administrere dokumentbiblioteker.

Administrasjon av omstridte fakturaer    Hjelper avdelingen for leverandørgjeld å spore informasjon om fakturaer til forhandlere som har forfalt, inkludert verdier av tidlig betaling og årsaker til forsinket betaling.

Refusjoner og godkjennelser av utgifter    Behandle ulike stadier av godkjenningsprosessen for utgifter, noe som sparer tid for de som er ansvarlige for godkjennelsen.

Kundehenvisningsmetoden    Hjelper å styre prosessen med å opprette og aktivere Kundehenvisningsmetoden, samt å samle inn innleveringer om forslag og godkjennelse av varsling.

Personaladministrasjon

Administrasjon av forespørsel om fravær og ferietidsplaner   Gjør det enklere for ansatte å håndtere forespørsler om fraværsdager, de kan for eksempel føre opp dager de er utilgjengelige og hvem som skal dekke ansvarsområdet mens de er borte.

Aktivitetsområde for de ansatte    Hjelper ansatte med å opprette og registrere seg for aktiviteter og arrangementer som er sponset av selskapet.

Selvbetjente fordeler for ansatte    Gjør det mulig for ansatte å finne og registrere seg for fordeler som arbeidsgiveren tilbyr.

Planlegging og materialer for opplæring av ansatte    Hjelper med å planlegge opplæring samt å lokalisere et sted de ansatte kan registrere seg for å motta kursmateriell.

Stillingsanmodning og administrasjon av intervjuer    Hjelper rekrutteringsansvarlige å effektivisere prosessen med å behandle jobbanmodninger og ansette nye stillinger.

IT og Operasjoner

Feilregistrering    Hjelper de utviklingsansvarlige å samle inn og spore informasjon om feil i koden. Dette inkluderer reproduksjonstrinn, kategori, kommentarer, prioritet og alvorlighetsgraden av feilen.

Telefonsenter    Hjelper enkeltpersoner i prosessen med å håndtere kundeservice-forespørsler, dette gjelder alt fra å identifisere problemet, til å analysere årsakene til problemet og løse problemet.

Brukerstøtte    Hjelper grupper å behandle prosessen med serviceforespørsler, for eksempel å administrere identifiseringen av hovedårsaken og å spore statusen.

Sporing av beholdningen    Hjelper organisasjoner å spore elementer knyttet til beholdningen ved å hente inn oppdatert beholdningsinformasjon som er tastet inn manuelt, og ved å informere brukerne når hver enkelt del har nådd gjenbestillingsantallet.

Arbeidsområde for IT-avdelingen    Gjør det lettere for avdelinger å behandle utviklingen, distribusjonen og støtten for programvareprosjekter ved å oppdatere prosjektoppgaver, problemer, milepæler og feil.

Lånebibliotek    Gjør det lettere å håndtere de fysiske eiendelene i biblioteket til organisasjonen ved å bruke sjekk ut/inn-funksjoner og automatisert varsling av forfalte lånefrister.

Sporing og administrasjon av fysiske eiendeler    Gjør det lettere for avdelinger å behandle forespørsler om og sporing av fysiske eiendeler som plassering, tilstand, produsent, modell, nåværende eier og beregnet verdi.

Reservasjoner av rom og utstyr    Gjør avdelinger i stand til å administrere forbruket av felles møterom og utstyr.

Sporing og administrasjon

Budsjettering og oppfølging av flere prosjekter    Gjør det letter å budsjettere og følge opp flere innbyrdes sett med aktiviteter ved å opprette prosjekter, oppgaver, Gantt-diagrammer og vanlige verktøy for statusangivelse.

Behandling av endringsforespørsel    Gjør det lettere for brukere å overvåke risiko knyttet til endringer av utformingen, og gir dem muligheten til å for eksempel godkjenne eller avvise endringen.

Diskusjonsdatabase    Styrk samarbeidet ved å hjelpe avdelinger å diskutere emner på nettet eller via Office Outlook 2007 RSS-funksjoner.

Dokumentbibliotek og gjennomgang    Gjør det lettere for avdelinger å behandle gjennomgangssyklusen for dokumenter ved å bruke et dokumentbibliotek med versjonssporing i tillegg til diskusjonstråder for å gi tilbakemeldinger.

Kunnskapsbasearkiv    Gjør det mulig for ansatte å dele kunnskapen som organisasjonen besitter.

Arbeidsområde for prosjektsporing    Hjelper små avdelinger å administrere prosjektinformasjon, for eksempel prosjektproblemer, oppgaver, og prosjektstatusen.

Gruppearbeidsområde    Gjør prosjektgrupper i stand til å lagre store bakgrunnsdokumenter sentralt, følge opp kalenderarrangementer og sende inn gjøremål som gruppemøter har resultert i.

Behandling av timelister    Gjør prosessen med å spore antall timer som er brukt på flere prosjekter enklere ved å la de ansatte stemple inn og ut, og ved å rapportere hvor mange timer som er brukt på pågående og fullførte prosjekter.

Salg og markedsføring

Nettsted for konkurranseanalyse    Gjør det lettere å organisere resultatene av konkurrentenes tilbud ved å bruke nyttige teknikkmaler for konkurranseanalyse.

Kontaktadministrering    Gjør det lettere for avdelinger å administrere kontaktinformasjon blant gruppemedlemmene, for eksempel ved å synkronisere med Office Outlook 2007.

Oppfølging av markedsføringskampanjer    Gjør det mulig å følge opp prestasjonen til markedsføringskampanjer.

Prosjektadministrasjon for offentlige instanser    Gjør det lettere å organisere prosessen med å utvikle nye produkter og markedsføringsinnhold ved å bruke nyttige planleggingsmaler og samarbeidsverktøy.

Overvåking av nye salgsmuligheter    Gjør det lettere for avdelinger å behandle salgsmuligheter ved å spore ledetråder, muligheter, kontakter og kontoer.

Fagfelt

Sportslag    Administrasjon av baseballaget til selskapet, for eksempel av spillere, lagkapteiner, tidsplaner og statistikk.

Undervisningsadministrasjon    Gjør det lettere for instruktørene å lagre og organisere kursinnhold, kalenderelementer og kunngjøringer.

Undersøkelse av egenkapital    Et sentralt sted som gjør det lettere å konsolidere undersøkelser som er utført for å evaluere egenkapital.

Saksbehandling for offentlige etater    Gjør det lettere å håndtere oppgaver, dokumenter og oppdrag som er relatert til offentlige saksanliggender.

Klinisk prøverettssak og administrasjon    Gjør det lettere å håndtere dokumenter, oppgaver, problemer og diskusjoner som er nødvendige for å kjøre en klinisk prøve.

Administrasjon av produksjonsprosessen    Gjør produksjonsingeniører bedre i stand til å følge opp den lineære produksjonsprosessen, samt å følge opp problemer som blokkerer fullføring av en produksjonsoppgave.

Arrangementsplanlegging    Gjør det lettere for grupper å organisere arrangementer gjennom bruk av nettbaserte oppmeldingsskjemaer, planlegging, formidling og tilbakemelding.

Åpne ny butikk    Gjør det lettere for grupper å styre prosessen med å åpne en ny butikk, ved å for eksempel bruke prosjekt- og administrasjonsverktøy.

Mer informasjon

Innføring i å sette sammen SharePoint-programmer

Programmaler for Windows SharePoint Services 3.0

Til toppen av siden

SharePoint-arbeidsflyter

Office SharePoint Server 2007 inneholder følgende forhåndsdefinerte arbeidsflyter som du kan bruke til å automatisere forretningsprosessen, eller som du kan bruke i vanlige arbeidsgruppesituasjoner.

Godkjenningsarbeidsflyten    Godkjenningsarbeidsflyten distribuerer et dokument eller element som er lagret i en liste eller et bibliotek til en gruppe personer for å godkjennes. Godkjenningsarbeidsflyten er som standard knyttet til dokumentinnholdstypen, og er derfor automatisk tilgjengelig i dokumentbiblioteker.

Tilbakemeldingsarbeidsflyten    Tilbakemeldingsarbeidsflyten distribuerer et dokument eller element som er lagret i en liste eller et bibliotek til en gruppe personer for tilbakemelding etter gjennomgang. Tilbakemeldingsarbeidsflyten er som standard knyttet til dokumentinnholdstypen, og er derfor automatisk tilgjengelig i dokumentbiblioteker.

Arbeidsflyt for innsamling av signaturer    Denne arbeidsflyten distribuerer et Office-dokument som er lagret i en liste eller et bibliotek til en gruppe personer for å samle inn de digitale signaturene deres. Arbeidsflyten for innsamling av signaturer fungerer bare med Office Word 2007- eller Office Excel 2007-dokumenter som inneholder én eller flere signaturlinjer. Som standard er arbeidsflyten innsamling av signaturer knyttet til dokumentinnholdstypen, og den er derfor automatisk tilgjengelig i dokumentbiblioteker for dokumenter eller arbeidsbøker som inneholder signaturlinjer.

Arbeidsflyt for godkjenning av fjerning    Arbeidsflyt for godkjenning av fjerning er laget for å støtte organisasjonens arkivbehandlingsbehov. Denne arbeidsflyten brukes til å behandle dokumentutløps- og oppbevaringsprosessen ved at deltakerne kan bestemme om utløpte dokumenter eller elementer skal beholdes eller slettes.

Arbeidsflyt for oversettingsbehandling    Arbeidsflyten for oversettingsbehandling oppretter og distribuerer kopier av et kildedokument i et bibliotek for oversettingsbehandling til utpekte oversettere for oversettelse. Arbeidsflyten for oversettingsbehandling er bare tilgjengelig for biblioteker for oversettelsesbehandling.

Godkjenningsscenario for innkjøpsordre    En vanlig forretningsprosess, er en godkjennelsesprosess av innkjøpsordre som kombinerer fire standard arbeidsflyter:

  • Gå gjennom gjeldende budsjettstatus (tilbakemeldingsarbeidsflyten)

  • Godkjenn beholdningen (arbeidsflyt for godkjenning av fjerning)

  • Få godkjennelse av lederen hvis man går over godkjenningsgrensen (arbeidsflyt for innsamling av signaturer)

  • Godkjenn innkjøpsordren (Godkjenningsarbeidsflyten)

Scenario for å sende en varselmelding    Gruppen bruker Delte dokumenter-biblioteket til å samarbeide om dokumenter, og gruppen bruker Tilordnet til-kolonnen til å spore hvem dokumentene er tilordnet til. I stedet at alle medlemmene av gruppen kontinuerlig kontrollerer gruppenettstedet for å se om de har nye dokumenter tilordnet til dem, er det bedre å lage en arbeidsflyt som automatisk sender en e-postmelding til alle gruppemedlemmene når de mottar en oppgave. Du kan raskt gjøre dette ved å opprette en ett-trinns arbeidsflyt.

Opprett en oppgave fra et diskusjonselement    Gruppen bruker gruppediskusjonsliste til å jobbe med saker og problemer som gruppen må ta seg av. Et problem eller arbeidselement som et gruppemedlem må følge opp, kan ofte oppstå i løpet av en diskusjon. Det enkleste er hvis du kan opprette et oppgaveelement fra et gruppediskusjonselement. Du kan opprette en arbeidsflyt slik at gruppen din ganske enkelt kan klikke en knapp i gruppediskusjonslisten for å opprette en oppgave i oppgavelisten. Oppgaven som opprettes inneholder automatisk informasjon fra det relaterte diskusjonselement, og oppgaven blir automatisk tilordnet den personen som opprettet det opprinnelige diskusjonselementet.

Oppfølging av utgiftsrapport    Gruppen fyller ut månedlige utgiftsrapporter som består av skjemaer som er utformet med Office InfoPath 2007. Gruppen fyller ut og lagrer disse skjemaene i et skjemabibliotek på SharePoint-nettstedet. Når utgiftsrapporten overstiger et bestemt beløp, kan du automatisk varsle den riktige personen til se på rapporten. Du kan raskt automatisere denne prosessen med en ett-trinns arbeidsflyt.

Mer informasjon

Bruke en godkjenningsarbeidsflyt

Bruke en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding

Bruke en arbeidsflyt for innsamling av signaturer

Bruke arbeidsflyten Godkjenning av fjerning

Bruke en arbeidsflyt for oversettelsesbehandling

Arbeidsflyteksempel: Send en varselsmelding

Arbeidsflyteksempel: Opprett en oppgave fra et diskusjonselement

Arbeidsflyteksempel: Distribuer en reiseregning for kontroll

Til toppen av siden

Maler og scenarier i Office-systemet

Office-maler på nettet er et flott sted å starte når du leter etter Office-maler. Her finner du hundrevis av maler for alt fra private brukere til dyrehager.

Selv om Excel 2007, Excel Services, Access 2007 og InfoPath 2007 kan brukes på mange måter å løse mange problemer, kan de følgende malene og scenariene håndtere vanlige forretningsløsninger og tilpasses for bruk med SharePoint-serveren.

Excel 2007-scenarier

Regnskap    Du kan bruke de kraftige beregningsfunksjonene i Excel i mange regnskapsrapporter, for eksempel en kontantstrømrapport, en inntektsrapport eller et resultatregnskap.

Budsjettering    Uansett om du har behov for et privat eller arbeidsrelatert budsjett, kan du lage en hvilken som helst budsjettype i Excel, for eksempel en budsjettplan for markedsføring, et arrangementsbudsjett eller et pensjonsbudsjett.

Fakturering og salg    Excel er også nyttig når du har behov for å arbeide med fakturering og salgsdata, og det er enkelt å lage skjemaene du trenger, for eksempel salgsfakturaer, følgesedler eller innkjøpsordrer.

Rapportering    Du kan opprette forskjellige typer rapporter i Excel som gjenspeiler dataanalysen eller oppsummerer dataene, for eksempel rapporter som måler prosjektytelse, prognosedata eller foreliggende avviksdata.

Planlegging    Excel er et glimrende verktøy til å lage profesjonelle planer eller nyttige planleggere, for eksempel en ukentlig timeplan, en plan for markedsundersøkelser, en oversikt over skatt ved årsslutt eller planleggere som hjelper deg med å organisere ukentlige middager, fester eller ferier.

Excel Services-scenarier

Instrumentbord for forretningsintelligens    Ledelsen får tilgang til flere selskapers instrumentbord, og disse fungerer som en oppdatert målprotokoll for selskapets økonomi. Hovedinstrumentbordet oppsummerer IFN-er for å kontinuerlig vurdere selskapets prestasjoner hver måned, for eksempel salgsmål, omsetningsresultat og fortjenestemarginer. Flere instrumentbord oppsummerer nyheter på markedet for å analysere den økonomiske risikoen for gjeldende og nye prosjekter, og for å vise diagrammer over viktige økonomiske data som gjør det enklere å evaluere ulike investeringsporteføljer.

Informasjonssystem for markedsanalyse    En markedsføringsavdeling i et selskap som selger sportsklær og -utstyr vedlikeholder et informasjonsportalområde med en oversikt over viktige demografiske data, for eksempel kjønn, alder, region, inntektsnivå og foretrukne fritidsaktiviteter. De fleste ansatte i markedsføringsavdelingen kan eventuelt åpne Excel-arbeidsbøker på datamaskinene sine og utføre hva-skjer-hvis-analyse av alle dataene, eller skrive ut godt formaterte rapporter. Over tid blir det også enkelt for brukerne å legge til rapporter som andre kan dele.

Statistikk over profesjonelle idrettsutøvere    En stor idrettsorganisasjon deler tidligere og foreliggende statistikk over alle spillernes prestasjoner og lønninger. Disse dataene brukes til å gjøre handel og til å forhandle lønnskontrakter. Nye rapporter og analyser opprettes, revideres og deles av eierne, spesielt rett før sesongen starter.

Beslutningsverktøy for butikker    En butikkjede oppsummerer kritiske utsalgsstedsdata hver uke, og deler deretter opplysningene med leverandører, finansanalytikere og regionale ledere. Rapportene inneholder artikler som for øyeblikket er utsolgt, de 20 bestselgende artiklene etter salgskategori, viktige sesongbestemte opplysninger og antall transaksjoner som er utført i hver enkelt butikk.

Administrasjon av rapportsystemet for salgskontoer    En salgsgruppe åpner et sett med daglige orienteringsrapporter som registrerer viktige data, for eksempel de beste selgerne, fremdriften mot månedlige salgsmål, vellykkede salgsprogrammer og distribusjonskanaler med dårlige resultater. Ytterligere rapporter viser en oversikt over viktige salgsvariabler, som region, produktserie og måned, salgssamtaler per uke og antall lukkede anrop. Når individuelle selgere viser disse rapportene, kan de automatisk se sine egne salgstall siden systemet identifiserer dem basert på brukernavnene deres.

Iverksett daglige prosjektorienteringer    En teknisk gruppe utvikler en nettdelside som oppsummerer viktige prosjektplandata, for eksempel antall feilregistreringer, spesifikke statusrapporter, diagrammer over fremdrift, trender og prioriteringer innen funksjoner og koblinger til viktige ressurser og kontakter. Dataene hentes fra flere eksterne datakilder, for eksempel prosjektdatabaser og spesifikke lister.

Merkebeskyttet finansiell analyse- og beregningsmodell   En stor finansiell institusjon har forsket på og utviklet en prismodell som er et privat åndsverk. Resultatet av formelen må deles med visse fondsforvaltere, men formelen som brukes til å beregne prismodellen må sikres og aldri bli avslørt for offentligheten. Prismodellen er svært kompleks, og tar lang tid å beregne. Hver natt beregnes og opprettes prismodellrapporten på en rask server. Rapporten lagres deretter på en klarert plassering, og vises på en nettdelsside, men bare til de som har tilstrekkelige tillatelser.

Maler for Access 2007

Aktiva    Opprett en aktiva-database for å følge opp aktiva, for eksempel opplysninger om aktiva og eiere. Du kan kategorisere aktiva og registrere aktivaenes tilstand, kjøpedato, plassering, eiere og mye mer.

Administrer kontakter    Du kan administrere kontaktene og postadressene dine, og deretter opprette rapporter i Access eller bruke utskriftsfletting med Word til å skrive ut standardbrev, konvolutter eller adresseetiketter. Du kan opprette en kontaktdatabase for å behandle informasjon om personer som gruppen arbeider med, for eksempel kunder og partnere. Du kan spore navn- og adresseinformasjon, telefonnumre og e-postadresser, og til og med legge ved et bilde.

Spor beholdning og aktiva    Du kan opprette en oversikt over artikler i hjemmet eller i bedriften din, og lagre bilder eller andre relaterte dokumenter sammen med dataene.

Ordresporing    Du kan skrive inn informasjon om produkter, kunder og ordre, og deretter opprette rapporter som viser salg etter ansatt, område, tidsperiode, eller en annen verdi.

Oppfølging av oppgaver, problemer og prosjekter    Du kan følge opp oppgaver for en gruppe personer. Du kan også angi nye oppgaver samtidig som andre oppdaterer de eksisterende oppgavene sine i den samme databasen. Du kan følge opp et arbeidselement som du eller gruppen må fullføre. Du kan opprette en problemdatabase til å styre et sett med oppgaver eller problemer. Du kan tilordne, prioritere og følge fremgangen til oppgavene fra begynnelse til slutt. Du kan administrere oppgaver og hold øye med budsjettet for et eller flere prosjekter.

Forløp av markedsføringsprosjekter og salg    Du kan opprette en database over salgsforløpet for å vise fremdriften av potensielle salg hos en liten gruppe selgere. Du kan holde orden på informasjon om et markedsføringsprosjekt, og planlegge og overvåke prosjektleveringer.

Arrangementsplanlegging    Du kan skrive inn informasjon om arrangementdatoer, -steder og -deltakere, og deretter skrive ut tidsskjemaer eller sammendrag om arrangementer. Du kan opprette en database over arrangementer når du vil følge opp kommende møter, tidsfrister og andre viktige begivenheter. Du kan registrere tittel, sted, start- og sluttidspunkt og beskrivelse, og du kan legge ved et bilde.

Fakulteter og studenter    Du kan opprette en database for å spore viktig informasjon om fakultetet, for eksempel telefon- og adresseinformasjon, nødkontaktinformasjon og ansettelsesdata. Du kan opprette en studentdatabase for å holde orden på informasjon om studentene, for eksempel nødkontaktinformasjon, medisinsk informasjon, og informasjon om deres foresatte.

Maler og scenarier for InfoPath 2007

Mal for aktivaoversikt    Du kan spore informasjon om og plasseringen av bedriftsaktiva, for eksempel datautstyr.

Sakslistemal    Du kan organisere og oppsummere et forretningsmøte. Bruk dette skjemaet til å liste saker og til å registrere møtereferater, beslutninger og gjøremål.

Mal for statusrapport    Du kan spore fremdrift og saker i prosjekter og oppgaver et gruppemedlem jobber med. Individuelle statusrapporter kan kombineres i én enkelt rapport. På denne måten kan lederne opprette én, omfattende statusrapport for gruppen sin.

Mal for reiseforespørsler    Du kan be om reiser, for eksempel flyreiser og hotellopphold til en forretningsreise.

Utgiftsrapportmal    Du kan fylle ut et utgiftsrapportskjema med omfattende, innebygd forretningslogikk for datavalidering, enten på nettet eller i frakoblet modus. Denne malen er spesielt nyttig for ansatte som reiser ofte.

Scenario for forsikringskrav    Gjør kunder, forsikringsagenter og beslektede virksomheter i stand til å bruke nettbaserte skjemaer til å behandle forsikringskrav. I tillegg til å sende inn krav via telefon, kan kundene også sende inn krav ved å fylle ut et skjema på nettet. Du kan bruke en integrert godkjenningsarbeidsflyt til å tillate en agent til å raskt se statusen for de andre partene som jobber med kravet, og til å se om regulatoren har fullført godkjenningsprosessen.

Scenario for tillatelsessøknader    Du kan fylle ut tillatelsessøknader i en nettleser, slik at tillatelsesprosessen blir enklere og mer praktisk. På denne måten trenger ikke leverandører å reise til offentlige etater for å søke om en tillatelse.

Scenario for administrasjon av beholdningen    Du kan enkelt og effektivt spørre et omfattende nettverk av leverandører om beholdningen, og utføre mer nøyaktige estimater av beholdningen.

Scenario for markedsundersøkelse    Du kan hjelpe til med markedsundersøkelsesoppgaver ved å bruke en skjemamal til å samle inn og registrere tilbakemeldinger fra kunder, og til å sikre en konsekvent organisasjon og formalisering av informasjonen.

Mer informasjon

Hvor finner jeg Office-maler?

Veiledning for Access 2007-malene

Scenarier for bruk av InfoPath og InfoPath Forms Services

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×