En blåkopi for bruk av data i SharePoint-serveren

Obs!: Vi ønsker å gi deg det nyeste hjelpeinnholdet så raskt som mulig, på ditt eget språk. Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig for deg nederst på denne siden? Her er den engelske artikkelen for enkel referanse.

Ved å kombinere Office SharePoint Server 2007, 2007 Microsoft Office-systemet og dataene i bedriften, kan du opprette en forretningsløsning som passer for deg.

En blåkopi for bruk av data i SharePoint-serveren

I denne artikkelen

Bygge en forretningsløsning er som å bygge et hjem

Forstå de grunnleggende dataene

Utnytt data i Office SharePoint Server 2007

Bruk data fra Office system-programmer med Office SharePoint Server 2007

Komme i gang med maler og scenarier

Bygge en forretningsløsning er som å bygge et hjem

La oss si at du vil bygge et kvalitetshus. Hvis du har mye tid og penger, kan du velge alternativ A: kjøpe en ubebygd tomt uten standardtilkoblinger, leie inn en arkitekt til å utforme huset, og ansette en entreprenør (som bruker underleverandører) til å møysommelig bygge huset opp fra grunnen. Hvis du ikke har mye tid og penger, kan du velge alternativ B: kjøpe et modulært hus, velge en forhåndsutformet arkitektonisk stil og plantegning, og leie inn en entreprenør til å oppføre huset raskt på en bebygd tomt med standardtilkoblinger.

Hvis du vil skape en førsteklasses forretningsløsning, kan Microsoft Office-systemet og Office SharePoint Server 2007 tilby deg begge alternativene. Alternativ A krever ofte finansiering, koding og utvikling, og er som oftest lurt å overlate til IT-ekspertene. Alternativ B kombinerer Microsoft Office-systemet (arkitekten din) med Office SharePoint Server 2007 (det modulære hjemmet ditt, den bebygde tomten og standardtilkoblingene), en motivert informasjonsmedarbeider (entreprenøren din) og maler og scenarier (de arkitektoniske stilene og plantegningene).

Hvis du vil ha hjelp med å bygge en førsteklasses forretningsløsning ved å bruke alternativ B, har du kommet til riktig sted. Denne artikkelen gir en oversikt over bruk av data i Office SharePoint Server 2007, med mange koblinger til mer informasjon som gir deg en detaljert forståelse av de mange funksjonene som omtales, og som kan hjelpe deg å implementere en løsning.

Til toppen av siden

Forstå de grunnleggende dataene

Grunnlaget for enhver automatisert forretningsløsning som er basert på Microsoft Office-systemet – enten det gjelder virksomheten, avdelingene, eller arbeidsgruppene – er data og grunnleggende måter du kan jobbe med data på.

Til toppen av siden

De tre typene av data

Informasjon er avgjørende for å effektivt kunne drive en hvilken som helst virksomhet, og data er selve ryggraden som bærer virksomheten. De fleste virksomheter bruker enorme ressurser på å hente inn, lagre, oppdatere, åpne, analysere, rapportere og behandle data. Disse dataene finnes i tre utgaver:

  • Strukturerte data    Denne typen data kan organiseres i tabeller og er enkel å oppdatere, sortere, filtrere og spørre om, og lagres vanligvis i flate filer og databaser. Strukturerte data inneholder også metadata, ofte definert som «data om data». Metadata gir dataene betydning og betingelser, og inneholder kolonneoverskrifter, datatyper og -formater og valideringsregler. Eksempler på strukturerte data er blant annet innkjøpsordrer, statistikk, beholdninger og salg.

  • Ustrukturerte data    Denne typen data er informasjon som er lagret i dokumenter og presentasjoner, og som ikke kan konverteres automatisk til strukturerte data. Eksempler på ustrukturerte data omfatter notater, brev, publikasjoner, retningslinjer, forslag, spesifikasjoner, lysbilder og CV-er.

  • Halvstrukturerte data    Denne typen data inneholder strukturerte data kombinert med en mindre andel ustrukturerte data, for eksempel kommentar- og notatfelt, dokumentvedlegg og grafikk. Eksempler på ustrukturerte data omfatter statusrapporter, dokumenter med formaliserte kundehenvisningsmetoder (Request for Proposal/RFP) og produktkataloger.

Du kan jobbe med alle de tre typene av data ved hjelp av Microsoft Office-systemet og Office SharePoint Server 2007, men denne artikkelen fokuserer på strukturerte og halvstrukturerte data.

Til toppen av siden

Opprette datakoblinger

Strukturerte og halvstrukturerte data kommer ofte fra en ekstern datakilde, for eksempel en XML-fil, en arbeidsbok eller en database. Denne eksterne datakilden kobles til programmet via en datatilkobling, som er et sett med informasjon som beskriver hvordan du finner, logger på og får tilgang til den eksterne datakilden.

Tilkoblings informasjon kan også lagres i en tilkoblings fil, for eksempel en ODC-fil (Office Data Connection). En ODC-fil bruker egen definerte HTML-og XML-koder til å lagre tilkoblings informasjonen og brukes av de fleste Office-programmer. Office InfoPath 2007 bruker en lignende UDC-fil (Universal Data Connection) (UDC). Tilkoblings filer er spesielt nyttige for deling av tilkoblinger på en konsekvent basis, noe som gjør tilkoblingene mer synlige, noe som bidrar til å forbedre sikkerheten og Easing data kilde administrasjon. Den beste måten å dele tilkoblings filer på, er å plassere dem på en sikker og klarert plassering, for eksempel et SharePoint-bibliotek for data tilkobling, der riktige brukere og programmer kan lese filen, men bare bestemte brukere kan endre filen.

Koble til eksterne data

1. Det finnes en rekke datakilder du kan koble til: Microsoft SQL Server, Microsoft Office Access 2007, Office Excel 2007 og tekstfiler.

2. Hver datakilde har en tilknyttet ODBC-driver eller OLE DB-leverandør.

3. En tilkoblingsfil definerer all informasjonen du trenger for å få tilgang til og hente data fra en datakilde.

4. Tilkoblingsinformasjonen kopieres inn i programmet fra en tilkoblingsfil.

Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.8, som er installert med Microsoft Windows, kan kobles til en rekke relasjonelle og ikke-relasjonelle datakilder ved å bruke enten Open Database Connectivity-drivere (ODBC) eller leverandører av Object Linking and Embedding Database (OLE DB). Når du installerer Microsoft Office-systemet, legges flere ODBC-drivere og OLE DB-leverandører til datamaskinen. Du kan også bruke ODBC-drivere og OLE DB-leverandører fra andre produsenter for å få informasjon fra andre kilder enn datakilder fra Microsoft. Hvis du vil ha informasjon om å installere disse ODBC-driverne eller OLE DB-leverandørene, bør du slå opp i dokumentasjonen for databasen, eller kontakte leverandøren av databasen.

Ved hjelp av Microsoft Office-systemet kan du opprette tilkoblinger i mange Office-programmer og bruke vei viseren for data tilkobling til å koble til nye data kilder. Du kan også best vise eller redigere innholdet i en ODC-fil ved hjelp av Office Excel 2007.

Mer informasjon

Oversikt over tilkobling av (importering av) data

Til toppen av siden

Bruke datarutenett til å jobbe med data

Den enkleste måten å jobbe med data på, er ofte ved å bruke et datarutenett. Et datarutenett er en tabellvisning av data i kolonner og rader som gjør det enkelt å sortere, filtrere, spørre om og manipulere data. Datarutenett gjør også at du får tak i riktig sett med data for forretningsløsningen, fra flere datakilder. For noen brukere er et datarutenett nok til å effektivt kunne jobbe med dataene. Andre brukere trenger mer brukervennlige metoder for databehandling, for eksempel skjemaer, rapporter og instrumentbord.

Ansattabell i dataarkvisning

Ved hjelp av Microsoft Office-systemet og Office SharePoint Server 2007 kan du opprette og bruke datarutenett med Access Web Datasheet, Access-dataark og Excel-tabeller.

Til toppen av siden

Bruk skjemaer til å effektivt endre data

flere underordnede skjemaer nestet i hverandre Strukturerte og halv strukturerte data må ofte oppdateres og endres, og det er der skjemaer kommer inn til å spilles av. Et skjema, enten det skrives ut eller er på nettet, er et dokument-eller program komponent som er utformet med en standard struktur og format som gjør det enklere å samle inn, ta opp, organisere og redigere data. Skjemaer er Vinduer der brukere ser og får tilgang til dataene dine. Elektroniske skjemaer inneholder instruksjoner, formatering, etiketter og tomme områder for å skrive inn data, omtrent på samme måte som et utskrevet skjema. Elektroniske skjemaer inneholder også kontroller som viser data eller gjør det enklere for brukere å skrive inn eller redigere data, utføre en handling eller foreta et valg, for eksempel liste bokser, alternativ knapper og kommando knapper. Et visuelt attraktivt skjema gjør det mer behagelig og mer effektivt å arbeide med dataene, og det bidrar til å forhindre at uriktige data registreres.

Ved hjelp av Microsoft Office-systemet og Office SharePoint Server 2007, kan du opprette og bruke skjemaer ved hjelp av Access-skjemaer, InfoPath-skjemaer, SharePoint-listeskjemaer, datavisninger som settes inn som skjemaer og skjemanettdeler.

Til toppen av siden

Bruke rapporter til å presentere data og ta avgjørelser

Rapporter kan gi oversikt over dataene Strukturerte og halvstrukturerte data gjøres ofte tilgjengelig for brukere via forretningsrapporter. En rapport er en presentasjon av data som er gjort om til formatert og organisert informasjon i henhold til bedriftens spesifikke behov. Eksempler på rapporter omfatter budsjettprognoser, salgssammendrag, telefonlister, adresseetiketter og produktkataloger. Rapporter kan være et enkelt sammendrag på én side eller en hierarkisk visning av omfattende data. En rapport kan også inneholde delrapporter (dette varierer basert på parametere som sendes til det), og kan være svært interaktive slik at brukere kan sortere, filtrere og drille ned eller til og med gjennom dataene.

Ved hjelp av rapporter kan informasjonsmedarbeidere kan ta gode beslutninger. Rapportene hjelper dem å besvare spørsmål, fokusere på målsettinger, finne de beste alternativene, utvikle riktige strategier og taktikker, avdekke konsekvenser og kompromisser og vurdere ukjente faktorer og risikoer.

Rapportbrukere kan klassifiseres på følgende måte.

Brukertype

Eksempel

Rapporthandlinger

Erfarne brukere

Data- og forretningsanalytikere

Opprett og tilpass rapporter, jobb med pivottabellrapporter i OLAP (Online Analytical Processing), bruk redigeringsverktøy for rapporter, utfør statistisk analyse og utfør analyser ved hjelp av verktøy for datautvinning.

Moderate brukere

Ledere og andre informasjonsarbeidere

Les detaljerte rapporter, tilpass og samhandle med rapporter ved å filtrere, sortere og angi parametre, og opprette ad hoc-spørringer og -rapporter.

Tilfeldige brukere

Frontarbeidere

Les enkle standardrapporter og få tilgang til rapporter gjennom enkel visninger, for eksempel flytskjemaer.

Ved hjelp av Microsoft Office-systemet, Office SharePoint Server 2007 og SQL Server, kan du opprette og bruke en rekke rapporter med Access, Excel, SQL Server Reporting Services, InfoPath (ved å bruke skjemasammenslåing) og Office SharePoint Designer 2007 (ved å bruke skrivebeskyttede datavisninger).

Til toppen av siden

Bruke instrumentbord og nøkkelindikatorer (KPI) til å utføre handlinger basert på data

Forretnings intelligens er en populær, omfattende innsats som er utformet for å samle inn, administrere og bruke data. for å discern mønstre og betydning; for å ta avgjørelser, svare og handle; og dermed forbedre ytelsen i virksomheten. Instrument bord og KPIer (Key Performance Indicator) er sentralt for denne innsatsen.

Bruk instrumentbord

Instrumentbord (også kalt målstyringer) er en viktig forretningsintelligens-teknikk som kombinerer rapportering og analyse til å visualisere viktig informasjon i bedriften, også på avdelings- og gruppenivå.

Salgsinstrumentbord

Det finnes tre typer instrumentbord: instrumentbord for driften som brukes til å overvåke det daglige arbeidet for de ansatte, taktiske instrumentbord som brukes for dataanalyse og overvåking av månedlige og kvartalsvise aktiviteter, og strategiske instrumentbord som brukes for langsiktig administrasjon av virksomheten. Instrumentbord-data kan være kvantitative, for eksempel ordrebeløp, markedsandel, fortjeneste, støttesamtaler, produksjonsfeil eller nettsidetreff. Instrumentbord-data kan også være kvalitative, for eksempel de ti beste kundene, viktige problemer, gjeldende aktiviteter som avventer fullførelse og kritiske nyhetsoppdateringer.

Bruk nøkkelindikatorer (key performance indicator, KPI)

Et viktig element på et instrument bord er en KPI (Key Performance Indicator), som er en visuell bunke (for eksempel pil opp og pil ned, stopp lys signaler og fargede sirkler) som kommuniserer hvor mye frem driften til et viktig forretnings mål. En KPI er en målbar enhet, for eksempel månedlig bruttoinntjening eller kvartalsvis inntjening per ansatt, og brukes til å overvåke ytelsen i en organisasjon. KPIer er nyttige for team, ledere og bedrifter for å evaluere raskt frem driften mot målbare mål, og til å ta gode avgjørelser basert på tre grunnleggende spørsmål: «Hva er jeg foran eller bak på?», «hvor langt foran eller bak er I?» og «hva er minimums verdien jeg har fullført?».

Salgsytelsesindikatorer Hver KPI har et mål, en status og en trend. En felles KPI er for eksempel avdelings månedlig salg. Etter nøye planlegging defineres et kvartalsvis salgs mål (eller mål) for hver avdeling. Et instrument bord eller en mål styring viser den ukentlige statusen til dette målet, enten det er på spor, foran eller bak, kanskje ved bruk av farger eller firma definerte, standard ikoner. Tendensene i de siste årene kan også oppsummeres i et diagram, og noen ganger projiseres for neste år.

Til toppen av siden

Dra nytte av data i Office SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server 2007 fremmer samarbeid med andre ansatte ved å gjøre det enkelt å administrere og dele dokumenter, nettsteder og arbeidsområder, og ved å støtte vanlige forretningsaktiviteter som bruker alle de tre typene av data ble beskrevet tidligere. Eksempler på dette kan være:

  • Arbeidsgrupper og avdelinger som trenger å samarbeide om prosjekter, formidle forretningsformål, måle suksess, organisere grupper og oppgaver, utvikle og spore tidsplaner og milepæler, identifisere kostnader og produsere ytelser.

  • Bedrifter som trenger å behandle mange dokumenter, Audit-prosesser, formidle policyer, og som trenger å hente inn, merke og finne omfangsrike poster.

Office SharePoint Server 2007 oppretter også en solid infrastruktur for utvikling av flere forretningsløsninger som bruker alle de tre typene av data. For informasjonsmedarbeidere, skiller følgende Office SharePoint Server 2007-komponenter seg ut som viktige elementer i opprettingen av en automatisert forretningsløsning som baserer seg på strukturerte og halvstrukturerte data med få eller ingen koder. Disse komponentene, som fungerer alene eller like bra sammen, er «husmoduler, bebygde tomter og tilkoblinger» som hjelper deg å utvikle en forretningsløsning raskt.

Strukturerte datakomponenter i SharePoint

1. Ved hjelp av Microsoft Office-systemet og Office SharePoint Server 2007, kan du jobbe med mange typer eksterne data, inkludert bransjedata (line-of-business, LOB), Office-datakilder og flate filer.

2. Office SharePoint Server 2007 har mange komponenter som er utformet for å manipulere eksterne data på flere ulike måter.

3. Du kan få tilgang til disse eksterne dataene, enten via et Office-skrivebordsprogram eller en Office-nettleser, for eksempel Windows Internet Explorer.

Til toppen av siden

SharePoint-lister

Et SharePoint-nettsted omfatter vanligvis mange standardlister, inkludert koblinger, kunngjøringer, kontakter, problemsporing, undersøkelser og oppgaver, som du kan bruke som samlingspunkt i en forretningsløsning. Disse standardlistene kan i mange tilfeller gi raske, effektive løsninger med små eller ingen endringer. Du kan for eksempel bruke følgende: Undersøkelser, som omfatter betingelsesforgrening og sideskift, for vurdering av ansattes trivsel og kundetilfredshet, og Problemsporing, som omfatter versjonskontroll og lagring av versjonslogg, for dypere analyse av arbeidsgruppeprosjekter og vanlige arbeidsoppgaver.

Prosjektoppgaveliste

Lister er omfattende og fleksible og har mange innebygde funksjoner du kan bruke til å lagre, dele og jobbe med data på en robust måte. Du kan:

  • Inkluder mange typer data, for eksempel datoer, bilder, formler og beregninger basert på andre kolonner, bare-tilføy-felt (nyttig for å logge og spore programmer), og oppslagsfelt der du kan velge en verdi fra et annet listefelt.

  • Du kan opprette listevisninger for å organisere, sortere og filtrere data på forskjellige måter: endre metadata, for eksempel ved å legge til og slette kolonner, modifisere valideringsregler, bruke lister konsekvent på flere SharePoint-nettsteder med innholdstyper, nettstedkolonner, samt maler.

  • Opprett egendefinerte lister, vis data i nettdeler og på nettdelsider og importer, eksporter og koble til data fra andre programmer, for eksempel Excel og Access.

  • Spor versjoner og detaljert historikk, krev godkjenning for å endre data, bruk sikkerhet på elementnivå og mappesikkerhet, sjekk inn og ut og hold deg automatisk informert om endringer ved å bruke varsler og RSS-feeder.

  • Organiser innhold som er i én liste, i mapper for enkelhets skyld og for å oppnå bedre ytelse. Du kan forbedre ytelsen generelt ved å bruke indeksering i forbindelse med store lister.

Access Web Datasheet (tidligere kjent som dataarkvisning) har et datarutenett der du kan vise og redigere data for mange typer lister. Access Web Datasheet kan være mer praktisk og effektivt enn standard listevisning. Innholdet i en liste eller et dokumentbibliotek vises i rader og kolonner. Du kan legge til og redigere rader og kolonner, bruke filtre og sorteringsrekkefølger, vise beregnede verdier og totalsummer og enkelt redigere data i rutenettceller.

Eksempel på dataarkvisning

Obs!: Access Web Datasheet krever at Office Access 2007 er installert på klientdatamaskinen og en nettleser som støtter ActiveX-kontroller.

Oppgaveruten i Access Web Datasheet inneholder også flere kommandoer som gjør det enkelt å samhandle med Excel og Access.

Kommando

Handling

Spor denne listen i Access

Oppretter en koblet tabell i Access som også koblinger til dataarkvisning som du kan oppdatere (bare tilgjengelig i Office Access 2007).

Eksporter til Access

Eksporterer visningen til en tabell i en database.

Rapporter med Access

Oppretter en koblet tabell i Access og genererer en rapport.

Spørringsliste med Excel

Eksporterer data til Excel som du kan oppdatere i Excel. (Samme virkemåte som kommandoen Eksporter til Excel som er tilgjengelig på Handlinger-menyen i standard listevisning).

Skriv ut med Excel

Eksporterer data til Excel, slik at du kan skrive ut fra Excel.

Diagram i Excel

Eksporterer data til Excel, slik at du kan opprette diagrammer i Excel ved hjelp av diagramveiviseren.

Opprett pivottabellrapporter i Excel

Eksporterer data til Excel, slik at du kan opprette en pivottabellrapport i Excel.

Til toppen av siden

SharePoint-biblioteker

Et SharePoint-bibliotek er en plassering på et SharePoint-nettsted der du kan opprette, samle inn, oppdatere og behandle dokumenter med gruppe medlemmer og andre ansatte. Hvert bibliotek viser en liste over dokumenter og viktige metadata for disse dokumentene, noe som gjør det enklere for andre å bruke filene og samarbeide, og hvert bibliotek inneholder nyttige funksjoner som å sjekke dokumenter inn og ut, opprette hovedversjoner og underordnede versjons numre og sporing og bruk av rik policy, overvåking og arbeids flyt funksjoner. Du kan opprette og behandle dokumenter, bilder, presentasjoner, skjemaer og andre typer filer i et bibliotek. Til slutt kan du bruke standard biblioteket Delte dokumenter, tilpasse biblioteket for dine formål, eller du kan opprette dine egne andre biblioteker.

Dokumentbibliotek

Det finnes tre typer biblioteker – dokumentbiblioteker, skjemabiblioteker og datatilkoblingsbiblioteker – som kan arbeide med alle typer data.

Dokumentbiblioteker     Du kan bruke dokumentbiblioteker til å lagre, få tilgang til og behandle en rekke filer inkludert Office-dokumenter, regneark, rapporter, skjemaer, Office Access 2007-databaser og tekstfiler.

Skjemabiblioteker      Du kan lagre og arbeide med Office InfoPath 2007-skjemaer i skjemabiblioteker. Skjemabiblioteker har en sentral plassering der brukere kan fylle ut og lagre skjemaer basert på den samme malen. Du kan for eksempel bruke InfoPath til å opprette en sporingsliste for eiendeler som lagrer skjemamalen (.xsn) og XML-filene (.xml) i skjemaet i et skjemabibliotek for SharePoint.

Data tilkoblings biblioteker     Et data tilkoblings bibliotek (DCL) er et spesielt bibliotek som kan defineres som en klarert plassering, og som gjør det enkelt å lagre, sikre, dele og administrere ODC-og UDC-filer. Administratorer kan kontrollere tilgangen til disse tilkoblingene, slik at bare klarerte brukere kan bruke disse tilkoblingene. Excel Services kan konfigureres slik at bare klarerte tilkoblinger kan brukes. Det kan også hende at en administrator må flytte en database fra en testserver til en produksjonsserver, eller oppdatere en spørring som har tilgang til dataene. Ved å bruke en ODC-fil som er lagret i et DCL-grensesnitt, er det mye enklere å administrere denne tilkoblings informasjonen, og brukerens tilgang til data er mer praktisk fordi alle arbeids bøker bruker samme tilkoblings fil og en oppdaterings operasjon, enten på klienten eller serverdatamaskinen, får oppdaterte endringer i denne tilkoblings filen. Du kan til og med konfigurere Office SharePoint Server 2007 og en brukers klient data maskin til automatisk å oppdage endringer i tilkoblings filen og bruke den nyeste versjonen av denne tilkoblings filen. I korte forenkler data tilkoblings biblioteker betydelig vedlikehold og administrasjon av data tilkoblinger.

Til toppen av siden

Nettdeler og nettdelsider

En nettdel er en modulær informasjonsenhet som utgjør den grunnleggende byggeblokken av en nettdelside. Du kan legge nettdeler til nettdelsoner på en nettdelside og deretter tilpasse individuelle nettdeler for å skape en unik side for brukerne. En nettdelside er en spesiell nettsidetype der du kan bruke nettdeler til å konsolidere data, som lister og diagrammer, og nettinnhold, som tekst og bilder, til en dynamisk informasjonsvisning som er bygd rundt en felles oppgave eller spesiell interesse.

Du kan bruke en nettdelside til å presentere forskjellig strukturert og ustrukturert informasjon på en organisert, nyttig og praktisk måte. Nettdelsidene inneholder ofte flere nettdeler som er koblet sammen slik at du kan vise data og innhold på en dynamisk måte for å se resultatene du er ute etter.

Du kan for eksempel opprette en nett del side kalt kunde ordrer som du bruker til å vise viktig informasjon. Du får en samtale fra en kunde som har et spørsmål om en ordre, ikke husker ordre-ID-nummeret, men husker datoen da ordren ble plassert. Du kan bruke en nett del side til å gjøre følgende:

Webdel-side for kundeordre med flere webdeler

1. slå opp ordren etter ID-nummeret eller, i dette tilfellet, ordredatoen

2. vise alle ordrene etter dato

3. velge riktige ordre, basert på kundens navn, og slå opp ordredetaljer og kundeinformasjon

4. velge et linjeelement i ordren (i dette tilfellet lampen), og vise et bilde av produktet for å bekrefte kundens spørsmål

5. søke etter viktige forretningsnyheter som er relevante for kundens ordre

Du kan bruke nettdelsider til å:

  • konsolidere data fra ulike datakilder og opprette en rapport.

  • analysere og aggregere data (for eksempel summer, totaler eller antall)

  • oppsummere viktig KPI-informasjon som du vil se på begynnelsen av hver dag

  • prioritere og utheve prosjekt- eller kundedata på et instrumentbord for å hjelpe deg med å ta effektive avgjørelser

  • vise en oppdatert arbeidsplan og møteinformasjon så du kan planlegge dagen raskt

  • få rask tilgang til forretningsnyheter, lokale værmeldinger og favorittnettstedene dine slik at surfingen din blir mer effektiv.

Nedenfor vises de viktigste nettdelene som kan kobles til og som viser strukturerte og halvstrukturerte data.

Nettdel

Beskrivelse

Listevisning

Viser listedata og metadata i biblioteket

Skjema

Viser data ved hjelp av HTML-skjemakontroller

Eksempel på senderens navn kommer foran den innsatte kommentaren

Viser bilder

Excel Web Access

Viser Excel-arbeidsbøker

Rapportvisning

Viser rapporter som er opprettet fra SQL Server Report Services

Datavisning

Viser og redigerer data fra en rekke ulike datakilder

KPI

Viser KPI-data (key Performance Indicator, nøkkelindikator) og symboler fra en KPI-liste

KPI-detaljrapporter

Viser KPI-data for ett element og symboler fra en KPI-liste

Forretningsdataelement

Viser detaljer om et enkelt forretningsdataelement

Forretningsdataliste

Viser et sammendrag av forretningsdata i en liste

Handlinger for forretningsdata

Kobler sammen nettdeler for å konfigurere handlinger for forretningsdata

Forretningsdatarelatert liste

Kobler sammen nettdeler for å vise forretningsrelaterte elementer

Forretningsdataelementbygger

Oppretter et forretningsdataelement på grunnlag av parametere i en søkestreng for bruk på profilsider for forretningsdata.

Filtrer

Filtrerer nettdelsdata på en rekke ulike måter

Mer informasjon

Arbeide med filternettdeler

Til toppen av siden

Forretningsdatakatalogen

Forretningsdatakatalogen (Business Data Catalog, BDC) er en komponent som inneholder innebygd støtte for visning av data fra bransjedatabaser (LOB), for eksempel SAP, Siebel og SQL Server. Vanligvis behandler disse LOB-systemene viktig forretningsinformasjon og viktige forretningsprosesser som kundedata, beholdning, faktureringer og produktlivssykluser. Disse systemene krever ofte omfattende opplæring, er vanskelige å bruke og er bare tilgjengelig for noen få utvalgte personer. Forretningsdatakatalogen gjør disse LOB-dataene tilgjengelige for flere personer som trenger tilgang til dataene, og som har behov for å arbeide med dem på ulike, mer fleksible måter. Et innkjøpsordreskjema for InfoPath kan for eksempel brukes til å vise kundedata fra ett system, produktdetaljer fra et annet system og økonomiske opplysninger fra et tredje system.

Det følgende er et sammendrag av roller og oppgaver for arbeid med forretningsdatakatalogen.

Rolle

Oppgave

Forretningsanalytiker

Definerer funksjoner og oppretter forhåndsdefinerte løsninger

Metadataforfatter

Forfatter og tester metadata

Administrator

Importerer applikasjonsdefinisjonen og konfigurerer tilgang til data

Medlem av nettstedet

Integrerer forretningsdata i nettdeler og -sider og lister

Utvikler

Oppretter egendefinerte nettdelside-løsninger

Besøkende på nettstedet

Forbrukere av forretningsdata

Vise forretningsdata i en liste over forretningsdatawebdeler

Når du pakker ut forretningsdataene fra datakilden, er det fire funksjoner for forretningsdatakatalogen du kan bruke:

  • Forretningsdata i lister    Du kan integrere forretningsdata i en eksisterende SharePoint-liste eller et dokumentbibliotek ved å legge til en forretningsdatakolonne som en felttype. Noen vanlige scenarier er for eksempel: å knytte dokumenter til kundeoppføringer, for eksempel forslag, kontrakter og presentasjoner, å legge til data i egendefinerte kolonner, for eksempel en kommentar og å velge data fra en liste, for eksempel postnumre.

  • Forretningsdatahandlinger    Forretningsdatahandlinger er koblinger som vises ved siden av forretningsobjekter. Disse koblingene kan for eksempel åpne nettsider, vise brukergrensesnittet i forretningsprogrammer eller åpne InfoPath-skjemaer. Forretningsdatahandlinger vises også som koblinger i SharePoint-lister og søkeresultater. Ved hjelp av disse koblingene, kan du enkelt oppdatere et element eller se relaterte data.

  • Nett deler for forretnings data    Office SharePoint Server 2007 inkluderer flere forretnings data Web deler som kan vise en hvilken som helst enhet fra BDC. Du kan bruke nett deler for forretnings data til å tilpasse hvordan forretnings dataene vises på området. Du kan også koble til disse nett delene slik at når du utfører en handling i én nettdel, endres innholdet i en annen nettdel.

  • Forretningsdata i brukerprofiler    For å forbedre brukerinformasjonen i Office SharePoint Server 2007, opprettes forretningsdataprofiler som standard når et program registreres i forretningsdatakatalogen.

Mer informasjon

Vise forretningsdata på et SharePoint-område

Forretningsdatakatalogen

Til toppen av siden

Lister over nøkkelindikatorer (KPI-lister)

KPI for kvartalsvis salg En out-of-Box-liste gjør det mye enklere å inkludere KPIer i bedrifts løsningene dine. Det er fire måter å bruke en KPI-liste på, hver av disse adressene adresserer en felles kilde for KPI-verdier og metoder for å legge til disse verdiene i et SharePoint-omr åde:

  • Data i SharePoint-lister    Når SharePoint-lister inneholder elementer som du kan telle, elementer som er del av en arbeidsflyt eller elementer som inneholder datoer, kan du bruke en IFN til å spore hvor lenge problemene eller oppgavene har vært åpne, hvor mange av dem som er åpne og hvor stor prosentandel av en oppgave som er fullført. Du kan også holde oversikt over totaler, for eksempel hvor lenge et problem har vært åpent eller totalt antall salg i et område.

  • Data i Excel-arbeidsbøker     Du kan konfigurere en IFN i en Excel-arbeidsbok i et dokumentbibliotek og koble til IFN-en fra Office SharePoint Server 2007. IFN-en oppdateres automatisk etter hvert som dataene i arbeidsboken endres. Du kan også velge å vise arbeidsboken på den samme nettsiden ved å bruke nettdeler for Office Excel Web Access.

  • Data fra Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services    Office SharePoint Server 2007 kan bruke KPIer fra Analysis Services, en komponent i Microsoft SQL Server 2005. En system administrator eller database analytiker konfigurerer vanligvis disse KPIene og registrerer data tilkoblingen med Office SharePoint Server 2007. Deretter kan alle med de riktige tillatelsene få tilgang til databasen og koble til KPIene for Analysis Services.

  • Informasjon som registreres manuelt    Ved tilfeller der et formelt system ikke er konfigurert, eller der du vil spore et engangsprosjekt, kan du angi vilkårene manuelt. Denne IFN-listen er nyttig for å vise informasjon som formidles i e-postmeldinger eller i andre systemer.

Arbeidsflyter

Flytskjema for en godkjenningsarbeidsflyt Mange viktige prosesser i en hvilken som helst organisasjon avhengig i stor grad av mennesker. Automatisert samhandling mellom mennesker som deltar i en prosess kan forbedre effektiviteten. Disse prosessene kalles noen ganger for menneskelig arbeidsflyt. Med Office SharePoint Server 2007 kan du bruke de forhåndsdefinerte arbeidsflyter, eller du kan opprette nye arbeidsflytløsninger basert på liste- og bibliotekelementer med Office SharePoint Designer 2007. I Office SharePoint Designer 2007 gjør en regelbasert arbeidsflytutforming det enkelt å konstruere arbeidsflyter med betingelsesforgrening og flere trinn.

Arbeidsflytene som følger med Office SharePoint Server 2007 er ekle å integrere med programmene i 2007 Office-utgivelse. Du kan bruke Office Outlook 2007 til å formidle oppgaver og tilstander til brukerne. Du kan bruke Office Access 2007 til å endre arbeidsflyten tilknyttet en koblet liste og opprette arbeidsflytrapporter, og dermed evaluere prosjektstatusen og vurdere forretningsprosessene dine på en bedre måte. Arbeidsflyter kan bruke egendefinerte skjemaer som er opprettet med Office InfoPath 2007 til å samhandle med brukere gjennom andre Office-programmer, for eksempel Office Word 2007.

Mer informasjon

Utforme et skjema som reagerer på en arbeidsflytstatus

Demonstrasjon: Effektiviser forretningsprosesser med skjemaer og arbeidsflyter

Til toppen av siden

SQL Server Reporting Services

SQL Server Reporting Services er en rapportadministrasjons- og distribusjonstjeneste for hele bedriften, og inkluderer rapportutforming, -bygging, -levering og -sikkerhet, og kan vises i en rekke ulike formater. Med SQL Server 2005 Service Pack 2, kan du bruke rapporteringstjenester i integrert modus i SharePoint til følgende oppgaver:

  • Bruk SharePoint-biblioteker til å lagre rapporter, datakilder og rapportmodeller. Når du lagrer en rapport i et dokumentbibliotek, får du også muligheten til å bruke standardfunksjoner for Office SharePoint Server 2007 for rapporten, for eksempel arbeidsflyt, versjonskontroll og sikkerhet. Du kan også legge til rapporter i rapportsenteret.

  • synkronisere rapporter og alle tilknyttede ressurser som er lagret i Office SharePoint Server 2007 med de samme rapportene som lagres og kjøres fra rapportserveren.

  • bruke et gjennomført brukergrensesnitt til å behandle og vise rapporter. En praktisk verktøylinje på nettdelen for rapportvisningen gjør at du kan vise og redigere egenskaper, behandle tillatelser og abonnementer, redigere i Report Builder, konfigurere datakilder, parametere, øyeblikksbilder og tidsavbrudd, se rapport- og versjonslogg og publisere hovedversjoner.

En eksempelrapport

Du kan bruke nettdelen for rapportvisningen til å vise, navigere, skrive ut og eksportere rapporter til en rapportserver. Nettdelen for rapportvisningen er knyttet til rapportdefinisjonsfiler (.rdl) som behandles av en rapportserver. Du kan angi egenskaper for nettdelen for å styre utseendet på verktøylinjen og visningsområdene, og for å koble nettdelen til en bestemt rapport. Rapporter i et rapportbibliotek gjengis ved å bruke en nettdel for en rapportvisning. Alle nettdelssider kan også endres for å vise rapporter ved hjelp av nettdelen for rapportvisningen, og du kan også koble til filteret Nettdeler for å begrense dataene som vises i rapportene.

Hvis du skal integrere Reporting Services med SharePoint Server, må du installere følgende komponenter: SQL Server 2005 Reporting Services, som er vert for Reporting Services-rapporter og som kommuniserer med SharePoint Server ved å bruke et Web Services-grensesnitt, SQL Server 2005 Service Pack 2, som gjør det mulig å integrere SharePoint Server og Reporting Services til rapportserveren, og Microsoft SQL Server 2005 Reporting Services-tillegget for Microsoft SharePoint-teknologien, som omfatter nettdelen for rapportvisningen og det nye brukergrensesnittet for rapportadministrasjon.

Til toppen av siden

Rapportsenteret

Et rapport senter er en nettsteds mal som inneholder en forhånds definert samling av rapport biblioteker, data tilkoblings biblioteker, SharePoint-lister, nett deler, inkludert webdeler for filtrering, og KPIer som du kan tilpasse og forbedre for eget formål. Tenk på rapport senteret som en sentral hub som gir et felles, enkelt og sikkert steds-og rapporterings miljø for brukere å navigere til, finne og få oppdaterte rapporter, enten for ad hoc-spørringer eller planlagte, periodiske øyeblikks bilder. Ved å bruke rapport sentralen kan du redusere avhengigheten av e-postvedlegg for levering av rapporter og bidra til å fjerne nettverks overbelastning. Du kan lagre en rekke rapporter i rapport senteret, inkludert regne ark, Access-øyeblikksbilder, SQL Report Services-rapporter og PDF-filer.

Salgsrapportsentral

Mer informasjon

Innføring i rapportsentralen

Arbeide med et rapportsentralområde

Til toppen av siden

Bruk data fra Office system-programmer med Office SharePoint Server 2007

Du kan selvsagt opprette en forretnings løsning som bruker alle typer data, ved bare å bruke Office SharePoint Server 2007. 2007 Office-utgivelse har imidlertid mange nyttige integrerings punkter med Office SharePoint Server 2007 som gjør det enklere å arbeide med strukturerte og halv strukturerte data, og kan gjøre bedrifts løsningen mye mer effektivt og godt utformet. I hendene til en arbeidsaktivert informasjons arbeider er "oppdragstaker", følgende 2007 Office-utgivelse-programmer opptre som "arkitekter" av en velutformet og tilfreds stillende bedrifts løsning.

Program

Formål

Datatype

Excel (sammen med Excel Services-teknologi)

Analyser og visualiser numeriske data og andre data i et regnearkformat, opprett profesjonelle diagrammer og arbeid med hierarkiske data ved hjelp av pivottabellrapporter.

Strukturerte

InfoPath

Samle inn og behandle XML-baserte data.

Strukturerte og halvstrukturerte

Access

Konsolider, registrer, lagre, rapporter og behandle dataene i en database.

Strukturerte og halvstrukturerte

SharePoint Designer

Tilpass datadrevne nettsider og SharePoint-nettsteder og opprett datavisninger.

Strukturerte, halvstrukturerte og ustrukturerte

Word

Forfatt profesjonelle dokumenter raskt og effektivt

Ustrukturerte

Visio

Visualiser og formidle omfattende informasjon, systemer og prosesser.

Ustrukturerte

Outlook

Formidle via e-post og administrere kontakter, tidsplaner og oppgaver.

Ustrukturerte

Publisher

Opprett profesjonelle publikasjoner og markedsføringsmateriell.

Ustrukturerte

PowerPoint

Opprett dynamiske presentasjoner ved hjelp av animasjon, grafikk og medier.

Ustrukturerte

Til toppen av siden

Excel og Excel Services

Du kan bruke Excel og Excel Services til følgende oppgaver:

  • Kjør beregninger og statistiske sammenligninger på dataene.

  • Opprett og bruk pivottabellrapporter til å vise hierarkiske data i et kompakt og fleksibelt oppsett.

  • Visuelt fremhev dataene ved hjelp av profesjonelle diagrammer, ikoner for betinget formatering, datastolper og fargeskalaer.

  • Utfør avanserte hva-skjer-hvis-analyse på dataene, for eksempel statistisk-, teknisk- og regresjonsanalyse.

Excel leverer følgende datafokuserte integreringspunkter med Office SharePoint Server 2007.

Datafokuserte integreringspunkt i Excel

1. Du kan utføre en engangsimport av Excel-regnearkdata til en SharePoint-liste, eller eksporterer Excel-regnearkdata til en SharePoint-liste for å opprette en permanent, enveis datatilkobling.

2. Du kan bruke den permanente, enveis datatilkoblingen til å oppdatere data i et Excel-regneark fra SharePoint-listen.

3. Du kan publisere Excel-arbeidsbøker til Excel Services, og vise og samhandle med data ved hjelp av Office Excel Web Access-nettdeler på en nettdelside.

4. Du kan importere data til en Excel-arbeidsbok fra OLAP-servere, SQL Server, Access-databaser og flate filer.

Importer Excel-data til en SharePoint-liste

Hvis du vil laste inn eksisterende data til en SharePoint-liste, kan du importere dataene fra et Excel-regneark, et celleområde, et navngitt område. Eller hvis du vil laste inn en Excel-tabell til en SharePoint-liste, kan du bruke kommandoen ImporterHandlinger-menyen i en SharePoint-liste.

Eksporter SharePoint-listedata til en Excel-tabell

Du kan eksportere SharePoint-listedata til en Excel-tabell, som oppretter en enveis datatilkobling mellom Excel og SharePoint-listen. Når du oppdaterer dataene fra SharePoint-listen og oppdaterer Excel-tabellen, erstattes Excel-dataene av Excel med de nyeste SharePoint-listedataene, og overskriver eventuelle endringer du har gjort i disse dataene. Siden datatilkoblingen bare er enveis, vises ikke endringene du har gjort i Excel i listen på SharePoint-nettstedet.

Obs!: Du kan ikke synkronisere data mellom en Office Excel 2007-arbeidsbok og en SharePoint-liste. Denne funksjonaliteten var tilgjengelig i Microsoft Excel 2003, og er fremdeles er tilgjengelig ved hjelp av en Excel 2003-arbeidsbok eller Visual Basic for Applications (VBA). Office Access 2007 er imidlertid den foretrukne metoden for å synkronisere data mellom et Office-program og en SharePoint-liste med toveis tilkobling.

Eksporter en Excel-tabell til et SharePoint-nettsted

Når du eksporterer tabelldata fra Excel til en SharePoint-liste ved å bruke veiviseren Eksporter tabell til SharePoint-liste, bruker du en annen måte å opprette en enveis datatilkobling mellom Excel og SharePoint-listen.

Hvis du ikke ønsker at tabelldataene i Excel-regnearket skal oppdateres med endringene som er gjort i SharePoint-listen, kan du også eksportere dataene uten tilkobling til SharePoint-listen.

Publiser på Excel-tjenester

Du kan publisere en arbeidsbok til Office SharePoint Server 2007, slik at andre brukere kan få tilgang til alle eller deler av dataene den inneholder, ved å bruke Office Excel Web Access-nettdelen. Når du publiserer en arbeidsbok til Excel Services, publiseres hele arbeidsboken på serveren, men du kan definere delene av arbeidsboken (som individuelle regneark, navngitte områder eller diagrammer) som du vil at Excel Services skal vise i Office Excel Web Access-nettdelen. Ved å vise bare bestemte deler av arbeidsboken, og ved hjelp av Office SharePoint Server 2007-tillatelser for å beskytte arbeidsboken fra uautorisert tilgang, kan du sørge for at data i arbeidsboken holdes konfidensielle samtidig som autoriserte brukere kan oppdatere, beregne og samhandle med de synlige dataene. Hvis du angir parametere for navngitte celler i arbeidsboken før du publiserer den, kan også brukerne redigere disse cellene og definere verdier.

Andre brukere kan vise og analysere regne ark dataene som vises. De kan samhandle med den ved hjelp av noen Excel-funksjoner, for eksempel sortering og filtrering av data, eller ved å bruke drill-down-funksjoner for pivottabell. Hvis du angir parametere for navngitte celler i arbeids boken, kan brukerne også redigere disse cellene og definere verdier.

Bruke Excel Web Access til å dele Excel-arbeidsbøker 1. Den øverste delen inneholder tittelen og en verktøylinje med flere menyer, kommandoer og en rullegardinliste.

2. Hovedvinduet inneholder et eller flere regneark (i Regneark-visningen) eller et navngitt element, for eksempel et diagram eller en Excel-tabell (i Navngitt element-visningen). I tillegg kan en disposisjon for arbeidsbokinnholdet vises i hovedvinduet.

3. Oppgaveruten Parametere inneholder parameteretiketter, navngitte tekstbokser for dataregistrering av definerte parametere og valgfrie verktøytips som gir mer informasjon om hver parameter.

4. Den nederste delen viser meldinger om oppdatering av data.

Obs!: Ikke alle Excel-funksjoner støttes av Excel Services.

Mer informasjon

Opprette en liste basert på et regneark

Eksportere en Excel-tabell til en SharePoint-liste

Planlegge eksterne data tilkoblinger for Excel Services

Til toppen av siden

InfoPath

Du kan bruke InfoPath til følgende oppgaver:

  • Hent inn forretningsdata regelmessig, for eksempel utgiftsrapporter, timelister, undersøkelser og forsikringsskjemaer.

  • Utform enkle eller avanserte elektroniske skjemaer ved hjelp av standardkontroller, for eksempel tekstbokser og listebokser, eller ved hjelp av fleksible kontroller, for eksempel gjentatte tabeller, valggrupper, valgfrie deler og flere visninger.

  • Kontroller at dataene er nøyaktige og konsekvente.

  • Opprett en rapport ved å slå sammen skjemaer til ett enkelt skjema.

InfoPath gir deg følgende datafokuserte integreringspunkter med Office SharePoint Server 2007.

Datafokuserte integrasjonspunkter for InfoPath

1. Du kan publisere en skjemamal til et skjemabibliotek som en mal og som en innholdstype.

2. Du kan lese og skrive inn i en XML-skjemafil som er lagret i et skjemabibliotek.

3. Du kan lese data fra lister og Excel-regneark ved hjelp av en XML-skjemafil, og lese og skrive inn data fra SQL Server og en Access-database.

4. Du kan aktivere redigering av data i en listevisning basert på skjemaegenskapene.

5. Du kan vise et InfoPath-skjema i en nettleser ved hjelp av en nettleserkompatibel skjemamal.

Send data til et SharePoint-nettsted og fylle ut skjemakontrollene med SharePoint-data

Du kan legge til en sekundær datatilkobling til skjemamalen som sender dataene, slik at brukerne kan sende skjemaer som er basert på skjemamalen din. Etter at du har lagt til koblingen som sender dataene, kan du konfigurere skjemamalen slik at brukere kan sende skjemadataene sine til dokumentbiblioteket.

Publiser en skjemamal til et Skjemabibliotek

Du kan publisere en skjemamal til Office SharePoint Server 2007, og lagre og arbeide med Office InfoPath 2007-skjemaer i et skjemabibliotek. Et skjemabibliotek har en sentral plassering der brukere kan fylle ut og lagre skjemaer basert på den samme malen. Du kan for eksempel bruke InfoPath til å opprette en løsning for sporing av aktivum som lagrer skjemamalen (.xsn) og XML-skjemafilene (.xml) i et skjemabibliotek.

Opprett og bruk nettleseraktiverte skjemaer

Når du utformer en Office InfoPath 2007-skjemamal, kan du velge å opprette en skjemamal som kan åpnes eller fylles ut i en nettleser. Denne typen skjema malen kalles en nettleserkompatibel skjemamal. Når du er ferdig med å utforme en nettleserkompatibel skjemamal, bruker du publiseringsveiviseren til å publisere det til en server som kjører InfoPath Forms Services.

Publiser en dokumentmal som en innholdstype for et nettsted

Når du publiserer en skjemamal som en innholdstype, du gjør det mulig for brukere å tilordne flere skjemamaler til ett enkelt dokumentbibliotek eller å tilordne skjemamalen til flere biblioteker i hele nettstedssamlingen. En nettstedssamling er et sett med nettsteder på en virtuell server som har samme eier, og som har samme administrasjonsinnstillinger. Hver nettstedssamling har et overordnet nettsted, og kan inneholde et eller flere undernettsteder. Det kan være flere nettstedssamlinger på hver enkelt virtuelle server. Bruk en områdeinnholdstype når du vil gjenbruke mye informasjon eller når du vil aktivere innsamling av data fra mange skjemaer på ett enkelt sted.

Gjør det mulig for brukere å redigere felt ved å bruke listevisning

Du kan la brukerne legge til eller redigere dataene i et felt ved å bruke en listevisning eller ved å redigere egenskapene til et skjema i skjemabiblioteket. Dette gjør det mulig for brukerne å bruke en SharePoint-liste for å legge til eller oppdatere data for et eller flere skjemaer uten faktisk å åpne skjemaene.

Til toppen av siden

Access

Du kan bruke Access til følgende oppgaver:

  • Del data i en relasjonsdatabase

  • Håndter oppdateringer effektivt ved hjelp av postlåsing og konfliktløsingsfunksjoner

  • Arbeid med mange tabeller

  • Opprett komplekse spørringer for å koble sammen tabellene

  • Opprett skjemaer og rapporter

Access tilbyr følgende datafokuserte integreringspunkter med Office SharePoint Server 2007.

Datafokuserte integrasjonspunkter for Access

1. Du kan utføre en engangs import eller eksport av data mellom Access-visninger og en SharePoint-liste.

2. Du kan koble sammen data mellom Access-tabeller og en SharePoint-liste ved å opprette en permanent toveis tilkobling (oppdaterte listedata kan vises i en Access-tabell og oppdaterte Access-tabelldata kan vises i en liste).

3. Du kan arbeide med lister i frakoblet modus, oppdatere i Access for så å synkronisere endringene og løse konflikter når du er tilkoblet igjen.

4. Du kan vise og redigere listedata i Access-visninger for dataark, skjemaer, og rapporter.

5. Du kan publisere Access-databaser til Office SharePoint Server 2007.

Nye integreringsfunksjoner for SharePoint-lister i Office Access 2007

Følgende nye funksjoner i Office Access 2007 gjør Office SharePoint Server 2007-integrering enklere og mer fleksibelt:

  • Forbedret tilordning av SharePoint-datatyper     Med ny støtte for felt og vedlegg med flere verdier, støtter Office Access 2007 nå flere av data typene som finnes på SharePoint-nettsteder, noe som gjør utformingen og byggingen av delte programmer mye enklere.

  • Spor loggen for notatfelt     Notatfelt er nyttige når du vil lagre store mengder informasjon. Du kan angi en egenskap som gjør det mulig for Office Access 2007 å beholde loggen for alle endringene i en notatfelt. Du kan deretter vise loggen for disse endringene. Denne funksjonen støtter også versjonskontroll-funksjonen på SharePoint-nettsteder, slik at du kan bruke Office Access 2007 til å vise endringer som er gjort i SharePoint-liste.

  • Oppslagstabeller    Når du kobler til en SharePoint-liste, oppretter Office Access 2007 automatisk koblede tabeller for alle oppslagslister (hvis ikke oppslagslistene allerede er koblet til databasen). Hvis oppslagslisten inneholder kolonner som slår opp andre lister, inkluderes også disse listene i koblingsoperasjonen, slik at oppslagslisten for hver koblede tabell har en tilsvarende koblet tabell i databasen. Access oppretter også relasjoner mellom disse koblede tabellene.

Importer og eksporter data til en SharePoint-liste

Du kan hente en SharePoint-liste til Office Access 2007 ved å importere den. Når du importerer en SharePoint-liste opprettes en kopi av listen i en Office Access 2007-database.

Når du eksporterer data, oppretter Office Access 2007 en kopi av den valgte tabellen eller spørringsdatabaseobjektet, og lagrer kopien som en liste. Du kan for eksempel dele data mellom Office Access 2007 og et SharePoint-nettsted underveis, men dataene lagres i Access. Du bruker spørringer i en Office Access 2007-database til å generere daglige eller ukentlige statusrapporter, og deretter legger du ut resultatene på ett av SharePoint-nettstedene med jevne mellomrom.

Koble til en SharePoint-liste

Ved hjelp av kobling kan du koble til data i en liste uten å importere informasjonen, slik at du kan opprette en toveis tilkobling for å vise og redigere de nyeste dataene både i listen og Office Access 2007-databasen. Når du kobler til en SharePoint-liste, oppretter Office Access 2007 en ny tabell som gjenspeiler strukturen og innholdet i kildelisten. I motsetning til importoperasjoner oppretter koblinger bare en kobling til listen, ikke til noen bestemte visninger for listen. Hvis du imidlertid vil gjøre strukturelle endringer, for eksempel fjerne eller endre en kolonne, må du åpne listen på SharePoint-nettstedet. Du kan ikke legge til, slette eller endre feltene i en koblet tabell mens du arbeider i Office Access 2007.

Arbeid med koblede SharePoint-lister i frakoblet modus med Office Access 2007

Hvis du må ta med deg arbeid hjem eller arbeide mens du er på farten, kan du hente den koblede SharePoint-listen i frakoblet modus med ett klikk ved hjelp av Office Access 2007. Du kan arbeide med data i Office Access 2007, og deretter synkronisere endringene eller koble til SharePoint-nettstedet igjen på et senere tidspunkt. Du må for eksempel kanskje gi en delekatalog til en klient mens du er på farten. Hvis du har koblet til SharePoint-listene dine til Office Access 2007-tabeller, kan du arbeide med dataene i frakoblet modus og deretter koble dem til igjen. Hvis en konflikt oppstår, for eksempel hvis noen andre oppdaterer den samme posten på serveren eller hvis denne personen også arbeider i frakoblet modus, kan du løse konflikten når du synkroniserer.

Åpne Office Access 2007-skjeamer og -rapporter fra et SharePoint-nettsted

Du kan åpne lister i omfattende Office Access 2007-visninger fra et SharePoint-nettsted. Office Access 2007-skjemaer, -rapporter og -dataark kan vises sammen med andre visninger på et SharePoint-nettsted. Når du velger en visning, starter Office Access 2007 og åpner det forespurte skjemaet, rapporten eller dataarket. Dette gjør det enkelt for deg å kjøre en omfattende rapport på et SharePoint-nettsted uten å måtte først starte Office Access 2007 eller navigere til riktig objekt.

Obs!: Brukere må ha installert Office Access 2007 på datamaskinen for å kunne opprette, bruke eller endre en Office Access 2007-visning på et SharePoint-nettsted.

Publiser en Office Access 2007-database til et SharePoint-nettsted

Du kan publisere (også kalt flytte og oppskalere) Office Access 2007-databasen til Office SharePoint Server 2007. Når du publiserer en database fra Office Access 2007 til et SharePoint-nettsted, kan du opprette lister på SharePoint-nettstedet som er koblet sammen som tabeller i databasen. Når du flytter en database, oppretter Office Access 2007 et nytt frontprogram som inneholder alle de gamle skjemaene og rapportene og de nye koblede tabellene som nettopp ble eksportert. Veiviseren for flytting til SharePoint-nettsted hjelper deg med å flytte data fra alle tabellene samtidig. Du kan eventuelt laste Office Access 2007-databasen inn i et SharePoint-dokumentbibliotek.

Du kan for eksempel bruke Access-sporingsmalen som samhandler direkte med problemsporingsmalen på et SharePoint-nettsted for å spore organisasjonens data, problemer og arbeidsflyter. Når brukere arbeider med disse listene på et SharePoint-nettsted, kan de åpne Office Access 2007-spørringer og -rapporter fra Visning-menyen for SharePoint-listene. Hvis du vil vise og skrive ut en Access-problemrapport for et månedlig møte, kan du gjøre dette direkte fra SharePoint-listen.

Etter at SharePoint-listene er opprettet, kan andre arbeide med lister på SharePoint-nettstedet eller i de koblede tabellene i Office Access 2007, og samtidig bruke funksjonene på et SharePoint-nettsted til å behandle data og holde seg oppdatert med endringer. Som administrator kan du administrere tillatelse til dataene, og versjoner av dataene, slik at du kan se hvem som gjør endringer eller gjenoppretter tidligere data.

Til toppen av siden

SharePoint Designer

Du kan bruke Office SharePoint Designer 2007 til følgende oppgaver:

  • Opprett og tilpass nettsteder.

  • Utform arbeidsflyter uten å måtte bruke tradisjonelle prosedyremessige kodespråk eller teknikker.

  • Opprett en tilpasset visning av direkte data ved å utforme en datavisning.

  • Opprett et skjema som skriver tilbake til datakilder ved å sette inn en datavisning som et skjema.

Office SharePoint Designer 2007 tilbyr følgende datafokuserte integreringspunkter med Office SharePoint Server 2007.

Datafokuserte integreringspunkter for SharePoint Designer

1. Du kan opprette datavisninger ved hjelp av Office SharePoint Designer 2007.

2. Du kan lese, kombinere og oppdatere data fra mange forskjellige datakilder i en datavisning, som er en nettdel som du bare kan opprette i Office SharePoint Designer 2007.

3. Du kan vise og redigere data i datavisninger på nettsider.

Datavisninger

Eksempel på en datavisning

En datavisning er en direkte visning av en datakilde i form av XML (Extensible Markup Language) som kan tilpasses, og som viser data ved hjelp av XSLT (Extensible Stylesheet Language Transformations) Ved hjelp av en datavisning kan du gjøre følgende:

  • Vis og rediger data fra en rekke ulike datakilder, for eksempel databasespørringer, XML-dokumenter, SharePoint-lister og -biblioteker, og samle data fra flere datakilder for å opprette fleksible, tilpassede visninger og rapporter.

  • Presenter direkte datavisninger som du kan filtrere, sortere eller gruppere, og sett sammen betingede visninger.

  • Sett sammen nettdelssider og koble sammen nettdeler for å opprette forretningsløsninger.

  • Opprett omfattende, egendefinerte skjemaer.

Mer informasjon

Innføring i å sette sammen SharePoint-programmer

Til toppen av siden

Andre Office system-programmer

Selv om de andre Office system-programmene ikke er dataorienterte, er det flere måter å innlemme strukturerte og halvstrukturerte data i en løsning som bruker disse andre programmene.

Visio-datadiagrammer

Du kan vise et Visio-diagram på en nett side ved å bruke Microsoft Visio Viewer eller ved å lagre diagrammet som en nettside. Et diagram kan hjelpe deg med å visualisere, organisere, forstå og presentere data som er lagret i lister, arbeids bøker eller databaser, i Visio-figurer ved hjelp av en data kobling. Du kan for eksempel vise salgs data for en annen region, slik at det er enkelt å sammenligne salgs resultat området i området, både for gjeldende og forrige år.

Figurer viser ulike sett med data

Utskriftsfletting

Ulike typer publikasjoner som kan opprettes ved å bruke katalogfletting Du kan bruke Word, Publisher og Outlook til å opprette en masse utsendelses løsning ved å bruke utskrifts fletting til å opprette personlige brev, konvolutter, etiketter og e-postmeldinger til kunder eller klienter. Du kan for eksempel lagre et Word-eller Publisher-dokument i et SharePoint-bibliotek og bruke kontakt listen (blant mange andre mulige data kilder) som data kilde for utskrifts fletting. Du kan til og med bruke en arbeids flyt til å starte en utskrifts fletting som en del av en markedsførings kampanje som identifiserer bestemte kunder.

Dokumentinformasjonspaneler i Word, PowerPoint og Excel

Enkle nøkkelordsøk er ofte ikke presise nok til å oppfylle forespørsler etter forretningsoppføringer knyttet til bestemte prosjekter, forretningsenheter eller kontoer. Dokumentinformasjonspanelet er tilgjengelig i følgende 2007 Office-utgivelse-programmer: Word, Excel og PowerPoint. Dokumentinformasjonspanelet er en mekanisme som henter metadata, og er enkel å konfigurere uten å måtte skrive programkode. Dokumentinformasjonspanelet samler inn og henter metadata for å gi kontekst til dokumentet og for å gjøre det enklere å søke etter det i et SharePoint-nettsted.

Dokumentinformasjonspanel Siden dokumentinformasjonspanelet er et XML-skjema, kan du tilpasse det ved hjelp av InfoPath. Med datatilkoblingsfunksjonene i InfoPath, kan du også opprette et dokumentinformasjonspanel som henter LOB-data inn i skjemaet. Du kan for eksempel fylle ut kundedatafelt med data fra et kundearkivsystem (customer records management, CRM). Før dokumentet lukkes, må brukeren legge til eventuelle viktige dokumentopplysninger, for eksempel koblinger til relaterte dokumenter. Metadata fanges dermed opp på en mye mer praktisk måte, og er enkle å relatere til et sett med kunder, produkter og dokumenter.

Mer informasjon

Innføring i å utforme et dokumentinformasjonspanel ved hjelp av InfoPath

Utforme et dokumentinformasjonspanel ved hjelp av InfoPath

Vise eller endre egenskapene for et Office-dokument

Oppgaver og kontakter i Outlook 2007

Outlook har mange integreringspunkter med Office SharePoint Server 2007. Du kan sende e-post ved å bruke en SharePoint-kontaktliste, vise SharePoint- og Outlook 2007-kalendere side ved side, administrere SharePoint-varsler og RSS-feeder, opprette et arbeidsområde for et møte og bruke en arbeidsflyt. Du kan også arbeide med dokumentbiblioteker i frakoblet modus, for deretter å bruke Outlook 2007 til å synkronisere dem i tilkoblet modus. To ekstra datafokuserte integreringspunkter omfatter bruk av strukturerte data.

Du kan arbeide både med standard oppgavelister og prosjektoppgavelister ved å arbeide frakoblet med oppgavelister, føre dem tilbake til tilkoblet modus, og synkronisere dem. Du kan også vise, oppdatere og tilordne nye aktiviteter uten å forlate Outlook, og opprette og tilordne oppgaver til gruppemedlemmer.

Kontaktliste Du kan også lagre, dele og administrere SharePoint-kontakter mer effektivt i Outlook. Når du er koblet til Outlook 2007, fungerer SharePoint-kontaktene som dine personlige Outlook-kontakter. Du kan vise, redigere, skrive ut og til og med ringe til disse kontaktene ved hjelp av Microsoft Office Communicator. Du kan sende dem e-postmeldinger og møteinvitasjoner, bruke fargekategorier, lagre flere telefonnumre og e-postadresser og inkludere kontaktfotografier, elektroniske visittkort samt informasjon om fødselsdager og andre merkedager. Du kan til og med bruke nettdelen Kontakter til å vise Outlook-kontakter på en nettdelsside.

Til toppen av siden

Komme i gang med maler og scenarier

Microsoft har et utvalg av «out-of-Box»-malene som hjelper deg med å bygge vanlige løsninger raskt, for å hjelpe deg med å få det til å bli mye nærmere din bedrifts løsning. De følgende avsnittene beskriver nyttige maler, som er forhånds definerte dokumenter eller nett steder med funksjonalitet, stiler og oppsett som dekker vanlige behov og vanlige scenarier, som er beskrivelser av forretnings løsninger som kan ligne på løsningen trengte. Maler og scenarier er de forhånds definerte arkitekt stilene og plan planene som hjelper deg med å velge den beste utformingen for forretnings løsnings behovene dine.

Du kan bruke disse malene og scenariene som et utgangspunkt for å tilpasse og lage dine egne forretningsløsninger. Du kan bruke Office SharePoint Designer 2007 til å legge til eller endre visninger av data på SharePoint-nettstedet, tilpasse hoveddokumentet på SharePoint-nettstedet for å overholde områdestandarden, samt integrere eksterne data fra datakilder. Du kan legge til i eller tilpasse eksisterende forretningslogikk slik at den samsvarer bedre med organisasjonens prosesser og arbeidsflyter. Du kan bruke BDC til å integrere LOB-data i forretningsløsningen. Du kan bruke de mange datafokuserte integreringspunktene som tilbys av Access, InfoPath, og Excel til å videreutvikle disse malene og scenariene slik du ønsker. Mulighetene er uendelige.

Til toppen av siden

Nettstedsmaler i SharePoint

Microsoft tilbyr nettstedsmaler med ferdiglagde, tilpassede scenarier som er skreddersydd for å møte behovene og kravene til bestemte forretningsprosesser eller sett med oppgaver i organisasjoner av alle størrelser. Disse nettstedsmalene er basert på Windows SharePoint Services 3.0, og er kompatible med Office SharePoint Designer 2007 for å gjøre tilpassing enklere.

Maler for administrasjon og økonomi

Styremedlemmer     Du kan samle styremøtenotater, -oppgaver og -problemer og hendelser på ett sted.

Ytelsesrapporter for forretningen     Du kan få en oversikt over kundetilfredshet gjennom undersøkelser og nettbaserte diskusjoner.

Støtteområde for etterlevelsessprosess     Hjelper både gruppemedlemmer og prosjekteiere å styre etterlevelse av implementeringer ved å bestemme kontrolloppgaver og administrere dokumentbiblioteker.

Administrasjon av omstridte fakturaer     Hjelper avdelingen for leverandørgjeld å spore informasjon om fakturaer til forhandlere som har forfalt, inkludert verdier av tidlig betaling og årsaker til forsinket betaling.

Refusjoner og godkjennelser av utgifter     Behandle ulike stadier av godkjenningsprosessen for utgifter, noe som sparer tid for de som er ansvarlige for godkjennelsen.

Kundehenvisningsmetoden     Hjelper å styre prosessen med å opprette og aktivere Kundehenvisningsmetoden, samt å samle inn innleveringer om forslag og godkjennelse av varsling.

Personaladministrasjon

Administrasjon av forespørsel om fravær og ferietidsplaner     Gjør det enklere for ansatte å håndtere forespørsler om fraværsdager, de kan for eksempel føre opp dager de er utilgjengelige og hvem som skal dekke ansvarsområdet mens de er borte.

Aktivitetsområde for de ansatte     Hjelper ansatte med å opprette og registrere seg for aktiviteter og arrangementer som er sponset av selskapet.

Selvbetjente fordeler for ansatte     Gjør det mulig for ansatte å finne og registrere seg for fordeler som arbeidsgiveren tilbyr.

Planlegging og materialer for opplæring av ansatte     Hjelper med å planlegge opplæring samt å lokalisere et sted de ansatte kan registrere seg for å motta kursmateriell.

Stillingsanmodning og administrasjon av intervjuer     Hjelper rekrutteringsansvarlige å effektivisere prosessen med å behandle jobbanmodninger og ansette nye stillinger.

IT og Operasjoner

Feil database     Hjelpe utviklings team samler inn og sporer informasjon om feil i koden, inkludert reproduksjons trinn, kategori, kommentarer, prioritet og Alvors grad til feilen.

Telefonsenter     Hjelper enkeltpersoner i prosessen med å håndtere kundeservice-forespørsler, dette gjelder alt fra å identifisere problemet, til å analysere årsakene til problemet og løse problemet.

Brukerstøtte     Hjelper grupper å behandle prosessen med serviceforespørsler, for eksempel å administrere identifiseringen av hovedårsaken og å spore statusen.

Sporing av beholdningen     Hjelper organisasjoner å spore elementer knyttet til beholdningen ved å hente inn oppdatert beholdningsinformasjon som er tastet inn manuelt, og ved å informere brukerne når hver enkelt del har nådd gjenbestillingsantallet.

Arbeidsområde for IT-avdelingen     Gjør det lettere for avdelinger å behandle utviklingen, distribusjonen og støtten for programvareprosjekter ved å oppdatere prosjektoppgaver, problemer, milepæler og feil.

Lånebibliotek     Gjør det lettere å håndtere de fysiske eiendelene i biblioteket til organisasjonen ved å bruke sjekk ut/inn-funksjoner og automatisert varsling av forfalte lånefrister.

Sporing og administrasjon av fysiske eiendeler     Gjør det lettere for avdelinger å behandle forespørsler om og sporing av fysiske eiendeler som plassering, tilstand, produsent, modell, nåværende eier og beregnet verdi.

Reservasjoner av rom og utstyr     Gjør avdelinger i stand til å administrere forbruket av felles møterom og utstyr.

Sporing og administrasjon

Budsjettering og oppfølging av flere prosjekter     Gjør det letter å budsjettere og følge opp flere innbyrdes sett med aktiviteter ved å opprette prosjekter, oppgaver, Gantt-diagrammer og vanlige verktøy for statusangivelse.

Behandling av endringsforespørsel     Gjør det lettere for brukere å overvåke risiko knyttet til endringer av utformingen, og gir dem muligheten til å for eksempel godkjenne eller avvise endringen.

Diskusjonsdatabase     Styrk samarbeidet ved å hjelpe avdelinger å diskutere emner på nettet eller via Office Outlook 2007 RSS-funksjoner.

Dokumentbibliotek og gjennomgang     Gjør det lettere for avdelinger å behandle gjennomgangssyklusen for dokumenter ved å bruke et dokumentbibliotek med versjonssporing i tillegg til diskusjonstråder for å gi tilbakemeldinger.

Kunnskapsbasearkiv     Gjør det mulig for ansatte å dele kunnskapen som organisasjonen besitter.

Arbeidsområde for prosjektsporing     Hjelper små avdelinger å administrere prosjektinformasjon, for eksempel prosjektproblemer, oppgaver, og prosjektstatusen.

Gruppearbeidsområde     Gjør prosjektgrupper i stand til å lagre store bakgrunnsdokumenter sentralt, følge opp kalenderarrangementer og sende inn gjøremål som gruppemøter har resultert i.

Behandling av timelister     Gjør prosessen med å spore antall timer som er brukt på flere prosjekter enklere ved å la de ansatte stemple inn og ut, og ved å rapportere hvor mange timer som er brukt på pågående og fullførte prosjekter.

Salg og markedsføring

Nettsted for konkurranseanalyse     Gjør det lettere å organisere resultatene av konkurrentenes tilbud ved å bruke nyttige teknikkmaler for konkurranseanalyse.

Kontaktadministrering     Gjør det lettere for avdelinger å administrere kontaktinformasjon blant gruppemedlemmene, for eksempel ved å synkronisere med Office Outlook 2007.

Oppfølging av markedsføringskampanjer     Gjør det mulig å følge opp prestasjonen til markedsføringskampanjer.

Prosjektadministrasjon for offentlige instanser     Gjør det lettere å organisere prosessen med å utvikle nye produkter og markedsføringsinnhold ved å bruke nyttige planleggingsmaler og samarbeidsverktøy.

Overvåking av nye salgsmuligheter     Gjør det lettere for avdelinger å behandle salgsmuligheter ved å spore ledetråder, muligheter, kontakter og kontoer.

Fagfelt

Sportslag     Administrasjon av baseballaget til selskapet, for eksempel av spillere, lagkapteiner, tidsplaner og statistikk.

Undervisningsadministrasjon     Gjør det lettere for instruktørene å lagre og organisere kursinnhold, kalenderelementer og kunngjøringer.

Undersøkelse av egenkapital     Et sentralt sted som gjør det lettere å konsolidere undersøkelser som er utført for å evaluere egenkapital.

Saksbehandling for offentlige etater     Gjør det lettere å håndtere oppgaver, dokumenter og oppdrag som er relatert til offentlige saksanliggender.

Klinisk prøverettssak og administrasjon     Gjør det lettere å håndtere dokumenter, oppgaver, problemer og diskusjoner som er nødvendige for å kjøre en klinisk prøve.

Administrasjon av produksjonsprosessen     Gjør produksjonsingeniører bedre i stand til å følge opp den lineære produksjonsprosessen, samt å følge opp problemer som blokkerer fullføring av en produksjonsoppgave.

Arrangementsplanlegging     Gjør det lettere for grupper å organisere arrangementer gjennom bruk av nettbaserte oppmeldingsskjemaer, planlegging, formidling og tilbakemelding.

Åpne ny butikk     Gjør det lettere for grupper å styre prosessen med å åpne en ny butikk, ved å for eksempel bruke prosjekt- og administrasjonsverktøy.

Mer informasjon

Innføring i å sette sammen SharePoint-programmer

Program maler for Windows SharePoint Services 3,0

Til toppen av siden

SharePoint-arbeidsflyter

Office SharePoint Server 2007 inneholder følgende forhåndsdefinerte arbeidsflyter som du kan bruke til å automatisere forretningsprosessen, eller som du kan bruke i vanlige arbeidsgruppesituasjoner.

Godkjenningsarbeidsflyten     Godkjenningsarbeidsflyten distribuerer et dokument eller element som er lagret i en liste eller et bibliotek til en gruppe personer for å godkjennes. Godkjenningsarbeidsflyten er som standard knyttet til dokumentinnholdstypen, og er derfor automatisk tilgjengelig i dokumentbiblioteker.

Tilbakemeldingsarbeidsflyten     Tilbakemeldingsarbeidsflyten distribuerer et dokument eller element som er lagret i en liste eller et bibliotek til en gruppe personer for tilbakemelding etter gjennomgang. Tilbakemeldingsarbeidsflyten er som standard knyttet til dokumentinnholdstypen, og er derfor automatisk tilgjengelig i dokumentbiblioteker.

Arbeidsflyt for innsamling av signaturer     Denne arbeidsflyten distribuerer et Office-dokument som er lagret i en liste eller et bibliotek til en gruppe personer for å samle inn de digitale signaturene deres. Arbeidsflyten for innsamling av signaturer fungerer bare med Office Word 2007- eller Office Excel 2007-dokumenter som inneholder én eller flere signaturlinjer. Som standard er arbeidsflyten innsamling av signaturer knyttet til dokumentinnholdstypen, og den er derfor automatisk tilgjengelig i dokumentbiblioteker for dokumenter eller arbeidsbøker som inneholder signaturlinjer.

Arbeidsflyt for godkjenning av fjerning     Arbeidsflyt for godkjenning av fjerning er laget for å støtte organisasjonens arkivbehandlingsbehov. Denne arbeidsflyten brukes til å behandle dokumentutløps- og oppbevaringsprosessen ved at deltakerne kan bestemme om utløpte dokumenter eller elementer skal beholdes eller slettes.

Arbeidsflyt for oversettingsbehandling    Arbeidsflyten for oversettingsbehandling oppretter og distribuerer kopier av et kildedokument i et bibliotek for oversettingsbehandling til utpekte oversettere for oversettelse. Arbeidsflyten for oversettingsbehandling er bare tilgjengelig for biblioteker for oversettelsesbehandling.

Godkjenningsscenario for innkjøpsordre     En vanlig forretningsprosess, er en godkjennelsesprosess av innkjøpsordre som kombinerer fire standard arbeidsflyter:

  • Gå gjennom gjeldende budsjettstatus (tilbakemeldingsarbeidsflyten)

  • Godkjenn beholdningen (arbeidsflyt for godkjenning av fjerning)

  • Få godkjennelse av lederen hvis man går over godkjenningsgrensen (arbeidsflyt for innsamling av signaturer)

  • Godkjenn innkjøpsordren (Godkjenningsarbeidsflyten)

Scenario for å sende en varselmelding    Gruppen bruker Delte dokumenter-biblioteket til å samarbeide om dokumenter, og gruppen bruker Tilordnet til-kolonnen til å spore hvem dokumentene er tilordnet til. I stedet at alle medlemmene av gruppen kontinuerlig kontrollerer gruppenettstedet for å se om de har nye dokumenter tilordnet til dem, er det bedre å lage en arbeidsflyt som automatisk sender en e-postmelding til alle gruppemedlemmene når de mottar en oppgave. Du kan raskt gjøre dette ved å opprette en ett-trinns arbeidsflyt.

Opprett en oppgave fra et diskusjonselement    Gruppen bruker gruppediskusjonsliste til å jobbe med saker og problemer som gruppen må ta seg av. Et problem eller arbeidselement som et gruppemedlem må følge opp, kan ofte oppstå i løpet av en diskusjon. Det enkleste er hvis du kan opprette et oppgaveelement fra et gruppediskusjonselement. Du kan opprette en arbeidsflyt slik at gruppen din ganske enkelt kan klikke en knapp i gruppediskusjonslisten for å opprette en oppgave i oppgavelisten. Oppgaven som opprettes inneholder automatisk informasjon fra det relaterte diskusjonselement, og oppgaven blir automatisk tilordnet den personen som opprettet det opprinnelige diskusjonselementet.

Oppfølging av utgiftsrapport    Gruppen fyller ut månedlige utgiftsrapporter som består av skjemaer som er utformet med Office InfoPath 2007. Gruppen fyller ut og lagrer disse skjemaene i et skjemabibliotek på SharePoint-nettstedet. Når utgiftsrapporten overstiger et bestemt beløp, kan du automatisk varsle den riktige personen til se på rapporten. Du kan raskt automatisere denne prosessen med en ett-trinns arbeidsflyt.

Mer informasjon

Bruke en godkjenningsarbeidsflyt

Bruke en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding

Bruke en arbeidsflyt for innsamling av signaturer

Bruke arbeidsflyten Godkjenning av fjerning

Bruke en arbeidsflyt for oversettelsesbehandling

Arbeidsflyteksempel: Send en varselsmelding

Arbeidsflyteksempel: Opprett en oppgave fra et diskusjonselement

Arbeidsflyteksempel: Distribuer en reiseregning for kontroll

Til toppen av siden

Maler og scenarier i Office-systemet

Office-maler på nettet er et flott sted å starte når du leter etter Office-maler. Her finner du hundrevis av maler for alt fra private brukere til dyrehager.

Selv om Excel 2007, Excel Services, Access 2007 og InfoPath 2007 kan brukes på mange måter å løse mange problemer, kan de følgende malene og scenariene håndtere vanlige forretningsløsninger og tilpasses for bruk med SharePoint-serveren.

Excel 2007-scenarier

Regnskap     Du kan bruke de kraftige beregningsfunksjonene i Excel i mange regnskapsrapporter, for eksempel en kontantstrømrapport, en inntektsrapport eller et resultatregnskap.

Budsjettering     Uansett om du har behov for et privat eller arbeidsrelatert budsjett, kan du lage en hvilken som helst budsjettype i Excel, for eksempel en budsjettplan for markedsføring, et arrangementsbudsjett eller et pensjonsbudsjett.

Fakturering og salg     Excel er også nyttig når du har behov for å arbeide med fakturering og salgsdata, og det er enkelt å lage skjemaene du trenger, for eksempel salgsfakturaer, følgesedler eller innkjøpsordrer.

Rapportering     Du kan opprette forskjellige typer rapporter i Excel som gjenspeiler dataanalysen eller oppsummerer dataene, for eksempel rapporter som måler prosjektytelse, prognosedata eller foreliggende avviksdata.

Planlegging     Excel er et glimrende verktøy til å lage profesjonelle planer eller nyttige planleggere, for eksempel en ukentlig timeplan, en plan for markedsundersøkelser, en oversikt over skatt ved årsslutt eller planleggere som hjelper deg med å organisere ukentlige middager, fester eller ferier.

Excel Services-scenarier

Instrumentbord for forretningsintelligens     Ledelsen får tilgang til flere selskapers instrumentbord, og disse fungerer som en oppdatert målprotokoll for selskapets økonomi. Hovedinstrumentbordet oppsummerer IFN-er for å kontinuerlig vurdere selskapets prestasjoner hver måned, for eksempel salgsmål, omsetningsresultat og fortjenestemarginer. Flere instrumentbord oppsummerer nyheter på markedet for å analysere den økonomiske risikoen for gjeldende og nye prosjekter, og for å vise diagrammer over viktige økonomiske data som gjør det enklere å evaluere ulike investeringsporteføljer.

Informasjonssystem for markedsanalyse     En markedsføringsavdeling i et selskap som selger sportsklær og -utstyr vedlikeholder et informasjonsportalområde med en oversikt over viktige demografiske data, for eksempel kjønn, alder, region, inntektsnivå og foretrukne fritidsaktiviteter. De fleste ansatte i markedsføringsavdelingen kan eventuelt åpne Excel-arbeidsbøker på datamaskinene sine og utføre hva-skjer-hvis-analyse av alle dataene, eller skrive ut godt formaterte rapporter. Over tid blir det også enkelt for brukerne å legge til rapporter som andre kan dele.

Statistikk over profesjonelle idrettsutøvere     En stor idrettsorganisasjon deler tidligere og foreliggende statistikk over alle spillernes prestasjoner og lønninger. Disse dataene brukes til å gjøre handel og til å forhandle lønnskontrakter. Nye rapporter og analyser opprettes, revideres og deles av eierne, spesielt rett før sesongen starter.

Beslutningsverktøy for butikker     En butikkjede oppsummerer kritiske utsalgsstedsdata hver uke, og deler deretter opplysningene med leverandører, finansanalytikere og regionale ledere. Rapportene inneholder artikler som for øyeblikket er utsolgt, de 20 bestselgende artiklene etter salgskategori, viktige sesongbestemte opplysninger og antall transaksjoner som er utført i hver enkelt butikk.

Administrasjon av rapportsystemet for salgskontoer     En salgsgruppe åpner et sett med daglige orienteringsrapporter som registrerer viktige data, for eksempel de beste selgerne, fremdriften mot månedlige salgsmål, vellykkede salgsprogrammer og distribusjonskanaler med dårlige resultater. Ytterligere rapporter viser en oversikt over viktige salgsvariabler, som region, produktserie og måned, salgssamtaler per uke og antall lukkede anrop. Når individuelle selgere viser disse rapportene, kan de automatisk se sine egne salgstall siden systemet identifiserer dem basert på brukernavnene deres.

Iverksett daglige prosjektorienteringer     En teknisk gruppe utvikler en nettdelside som oppsummerer viktige prosjektplandata, for eksempel antall feilregistreringer, spesifikke statusrapporter, diagrammer over fremdrift, trender og prioriteringer innen funksjoner og koblinger til viktige ressurser og kontakter. Dataene hentes fra flere eksterne datakilder, for eksempel prosjektdatabaser og spesifikke lister.

Proprietær beregnings modell for økonomi analyse     En stor finans institusjon har gjensøkert og utviklet en pris modell som er privat immaterielle eiendom. Resultatet av formelen må deles med enkelte investerings ledere, men formelen som brukes til å beregne prisings modellen, må være sikker og aldri offentliggjøres. Denne pris modellen er svært kompleks og tar lang tid å beregne. Hver natt blir pris modell rapporten Beregnet og opprettet på en rask server, lagret på en klarert plassering og vises på en nett del side, men bare til de som har nødvendig tillatelse.

Maler for Access 2007

Aktiva     Opprett en aktiva-database for å følge opp aktiva, for eksempel opplysninger om aktiva og eiere. Du kan kategorisere aktiva og registrere aktivaenes tilstand, kjøpedato, plassering, eiere og mye mer.

Administrer kontakter     Du kan administrere kontaktene og postadressene dine, og deretter opprette rapporter i Access eller bruke utskriftsfletting med Word til å skrive ut standardbrev, konvolutter eller adresseetiketter. Du kan opprette en kontaktdatabase for å behandle informasjon om personer som gruppen arbeider med, for eksempel kunder og partnere. Du kan spore navn- og adresseinformasjon, telefonnumre og e-postadresser, og til og med legge ved et bilde.

Spor beholdning og aktiva     Du kan opprette en oversikt over artikler i hjemmet eller i bedriften din, og lagre bilder eller andre relaterte dokumenter sammen med dataene.

Ordresporing     Du kan skrive inn informasjon om produkter, kunder og ordre, og deretter opprette rapporter som viser salg etter ansatt, område, tidsperiode, eller en annen verdi.

Oppgave, problemer og prosjekt sporing     Du kan spore oppgaver for en gruppe med personer og angi nye oppgaver samtidig som andre oppdaterer sine eksisterende oppgaver i samme database. Spor en gruppe med arbeids elementer som du eller gruppen må fullføre. Opprett en problem database for å administrere et sett med problemer. Du kan tilordne, prioritere og følge frem driften for problemer fra begynnelse til slutt. Behandle oppgaver og hold øye med budsjettet for ett eller flere prosjekter.

Forløp av markedsføringsprosjekter og salg     Du kan opprette en database over salgsforløpet for å vise fremdriften av potensielle salg hos en liten gruppe selgere. Du kan holde orden på informasjon om et markedsføringsprosjekt, og planlegge og overvåke prosjektleveringer.

Arrangementsplanlegging     Du kan skrive inn informasjon om arrangementdatoer, -steder og -deltakere, og deretter skrive ut tidsskjemaer eller sammendrag om arrangementer. Du kan opprette en database over arrangementer når du vil følge opp kommende møter, tidsfrister og andre viktige begivenheter. Du kan registrere tittel, sted, start- og sluttidspunkt og beskrivelse, og du kan legge ved et bilde.

Fakulteter og studenter     Du kan opprette en database for å spore viktig informasjon om fakultetet, for eksempel telefon- og adresseinformasjon, nødkontaktinformasjon og ansettelsesdata. Du kan opprette en studentdatabase for å holde orden på informasjon om studentene, for eksempel nødkontaktinformasjon, medisinsk informasjon, og informasjon om deres foresatte.

Maler og scenarier for InfoPath 2007

Mal for aktivaoversikt     Du kan spore informasjon om og plasseringen av bedriftsaktiva, for eksempel datautstyr.

Sakslistemal     Du kan organisere og oppsummere et forretningsmøte. Bruk dette skjemaet til å liste saker og til å registrere møtereferater, beslutninger og gjøremål.

Status rapport mal     Spore frem driften og problemene for et gruppe medlems prosjekter og oppgaver. Individuelle status rapporter kan kombineres i én enkelt rapport slik at ledere kan opprette en, omfattende status rapport for gruppen.

Mal for reiseforespørsler     Du kan be om reiser, for eksempel flyreiser og hotellopphold til en forretningsreise.

Mal for utGifts rapport    Fyll ut et utgifts rapport skjema med omfattende innebygd data Valide ring for forretnings regler, enten tilkoblet eller frakoblet, som er spesielt nyttig for ansatte som reiser ofte.

Scenario for forsikringskrav     Gjør kunder, forsikringsagenter og beslektede virksomheter i stand til å bruke nettbaserte skjemaer til å behandle forsikringskrav. I tillegg til å sende inn krav via telefon, kan kundene også sende inn krav ved å fylle ut et skjema på nettet. Du kan bruke en integrert godkjenningsarbeidsflyt til å tillate en agent til å raskt se statusen for de andre partene som jobber med kravet, og til å se om regulatoren har fullført godkjenningsprosessen.

Tillate Applications-scenario     Fyll ut Tillat programmer i en nett leser, slik at Tillat-prosessen er enklere og mer praktisk slik at oppdragstakere ikke lenger trenger å reise til et offentlig kontor for å kunne bruke en tillatelse.

Scenario for administrasjon av beholdningen     Du kan enkelt og effektivt spørre et omfattende nettverk av leverandører om beholdningen, og utføre mer nøyaktige estimater av beholdningen.

Scenario for markedsundersøkelse     Du kan hjelpe til med markedsundersøkelsesoppgaver ved å bruke en skjemamal til å samle inn og registrere tilbakemeldinger fra kunder, og til å sikre en konsekvent organisasjon og formalisering av informasjonen.

Mer informasjon

Hvor finner jeg Office-maler?

Scenarier for bruk av InfoPath og InfoPath Forms Services

Til toppen av siden

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×