Eksportere en tabell eller spørring til et SharePoint-område

Eksportere en tabell eller spørring til et SharePoint-område

Når du trenger å flytte noen av Access-dataene til et SharePoint-område, midlertidig eller permanent, kan du eksportere dem til området fra Access-databasen. Når du eksporterer data, opprettes en kopi av den valgte tabellen eller spørringsdatabaseobjektet i Access, og kopien lagres som en liste. Det er viktig å huske på at den eksporterte listen ikke vil gjenspeile endringer gjort i kildetabellen eller spørringen etter eksportoperasjonen.

I denne artikkelen

Vanlige scenarier for å eksportere data til et SharePoint-område

Eksportere en tabell eller spørring til et SharePoint-område

Hva mer bør jeg vite om eksportering?

Slik tilordnes Windows SharePoint Services-datatyper til Access-datatyper

Vanlige scenarier for å eksportere data til et SharePoint-område

Du eksporterer en tabell eller spørring til et SharePoint-område av en rekke årsaker, inkludert:

  • Du er akkurat kommet i gang med å bruke Windows SharePoint Services, og du er klar over at det blir enklere for alle hvis noen av databasetabellene også finnes som SharePoint-lister. Når du vil dele data med gruppen, kan det være enklere å arbeide med SharePoint-lister enn å arbeide i en database. Lister kan også være enklere å bla gjennom og redigere for nye brukere. I tillegg kan du dra nytte av flere SharePoint-funksjoner, for eksempel motta et varsel når en liste har blitt endret, tilordne og koordinere oppgaver knyttet til en liste, og arbeide i frakoblet modus.

  • Du vil dele data mellom Access og et SharePoint-område på kontinuerlig basis, men dataene er lagret i Access. Hvis du vil vise og redigere de nyeste dataene, enten ved hjelp av Access eller fra SharePoint-området, bør du først eksportere dataene som en liste og deretter koble til den fra Access-databasen.

  • Du bruker spørringer i en Access-database til å generere daglige eller ukentlige statusrapporter, og du ønsker å legge ut resultatene på et av nettområdene med jevne mellomrom.

Dette emnet viser trinnene for å eksportere data til SharePoint som en liste. Hvis du trenger hjelp til å koble til en SharePoint-liste fra Access, kan du se Importere fra eller koble data til en SharePoint-liste.

Eksportere en tabell eller spørring til et SharePoint-område

Den enkleste måten å eksportere data til et SharePoint-område på er å kjøre veiviseren for eksport til et SharePoint-område. Når du kjører veiviseren, kan du lagre innstillingene, informasjonen du oppgav da du kjørte veiviseren, som en eksportspesifikasjon. Du kan deretter kjøre eksportoperasjonen på nytt uten å måtte oppgi inndataene en gang til. Trinnene i denne delen forklarer hvordan du klargjør for eksporten, eksporterer dataene og lagrer innstillingene som en spesifikasjon.

Klargjøre operasjonen

  1. Finn databasen som inneholder tabellen eller spørringen du vil eksportere.

    Når du eksporterer en spørring, eksporteres radene og kolonnene i spørringsresultatene som listeelementer og kolonner. Du kan ikke eksportere et skjema eller en rapport til SharePoint.

    Merknad: Du kan bare eksportere ett objekt om gangen.

  2. Identifiser SharePoint-området der du vil opprette listen.

    En gyldig nettadresse begynner med http:// etterfulgt av navnet på serveren, og slutter med banen til det bestemte nettstedet på serveren. Dette er for eksempel en gyldig adresse:

    https://contoso/AnalysisTeam

  3. Sørg for at du har de nødvendige tillatelsene til å opprette en liste på SharePoint-området. Kontakt systemansvarlig hvis du er usikker på tillatelser.

    Eksportoperasjonen oppretter en ny liste som har samme navn som kildeobjektet fra Access. Hvis SharePoint-området allerede har en liste med dette navnet, blir du bedt om å angi et annet navn for den nye listen.

    Merknad: Du kan verken overskrive eller tilføye data i en eksisterende liste.

  4. Se gjennom feltene i kildetabellen eller spørringen.

    Tabellen nedenfor forklarer hvordan visse elementer skal eksporteres, og om du må utføre flere handlinger i enkelte tilfeller.

    Element

    Vedtak

    Felt og poster

    Alle feltene og postene i tabellen eller spørringen eksporteres, inkludert felt som er skjult i dataarket. Filterinnstillinger ignoreres under eksportoperasjonen.

    Vedlegg

    Hvis kildeobjektet har mer enn én vedleggskolonne, må du fjerne alle vedleggskolonnene unntatt én. Dette er fordi en SharePoint-liste bare kan støtte én vedleggskolonne. Hvis kildeobjektet inneholder flere enn én slik kolonne, viser Access en melding som ber deg om å fjerne alle vedleggskolonnene unntatt én, før du starter operasjonen. Du kan omgå dette ved å kopiere eventuelle ekstra vedleggskolonner til andre Access-objekter og deretter eksportere dem til andre SharePoint-lister.

    Oppslagsfelt som har én eller flere verdier

    Visningsverdier i oppslagsfelt for enkeltverdier eksporteres som valgfelt i en rullegardinmeny i SharePoint-listen. Hvis kildefeltet støtter flere verdier, opprettes et valgfelt som tillater flere områder, i SharePoint-listen.

    Merknad: Et valgfelt i en SharePoint-liste kan ikke bestå av mer enn én kolonne. Hvis kildeoppslagsfeltet inneholder flere kolonner, blir verdiene i alle kolonnene kombinert i én enkelt kolonne.

    Beregnede spørringsfelt

    Resultatene i beregnede kolonner kopieres til et felt som har en datatype som avhenger av datatypen for det beregnede resultatet. Uttrykket som ligger bak resultatet, kopieres ikke.

    OLE-objektfelt.

    OLE-objektfelt ignoreres under eksportoperasjonen.

  5. Hvis Access-kildedatabasen ikke allerede er åpen, åpner du den, og deretter går du til de neste trinnene.

Eksportere dataene

  1. Plasseringen til Veiviser for eksport til SharePoint kan variere noe, avhengig av hvilken versjon av Access du har. Velg trinnene som passer for din versjon av Access:

    • Hvis du bruker Access 2016, Access 2013 eller Access 2010, klikker du på Mer-knappen i Eksporter-gruppen, på Eksterne data-fanen, for å få en rullegardinliste over alternativer, og deretter klikker du på SharePoint-liste.

    • Hvis du bruker Access 2007, klikker du på SharePoint-liste i Eksport-gruppen på Eksterne data-fanen.

  2. Eksportveiviseren Eksporter - SharePoint-område åpnes.

    Angi et SharePoint-område for å eksportere Access-tabellen eller spørringen.

  3. Skriv inn adressen til målnettstedet i boksen Angi et SharePoint-område.

  4. Skriv inn et navn for den nye listen i boksen Angi et navn for den nye listen .

    Hvis kildeobjektet i databasen allerede har samme navn som en liste på SharePoint-området, kan du angi et annet navn.

  5. Du kan også angi en beskrivelse for den nye listen i Beskrivelse-boksen, og merke av for Åpne listen etter fullføring.

  6. Klikk på OK for å starte eksportoperasjonen.

  7. Access oppretter en liste på SharePoint-området, og deretter vises statusen for operasjonen på den siste siden i veiviseren. Når eksportoperasjonen er ferdig, kan du lukke veiviseren eller lagre de eksporterte trinnene som en spesifikasjon.

    Under operasjonen velger også SharePoint den riktige datatypen for hver kolonne, basert på det tilsvarende kildefeltet. Hvis du vil se en liste over hvordan Access- og Windows SharePoint Services-datatyper tilordnes til hverandre når du eksporterer data, og hvilke feltinnstillinger som eksporteres for hver datatype, kan du se delen Slik tilordnes Windows SharePoint Services-datatyper til Access-datatypersenere i denne artikkelen.

Hva mer bør jeg vite om eksportering?

Slik tilordnes datatyper for Windows SharePoint Services til Access-datatyper

Tabellen nedenfor viser hvordan Access identifiserer datatypen til kolonnene i den eksporterte listen når du eksporterer en tabell eller spørring.

Access-datatype

Windows SharePoint Services-datatype

Standard egenskapsinnstillinger for felt

Notater

Tekst

En enkelt linje med tekst

Kolonnenavn    Gjenspeiler Feltnavn-innstillingen i Access.

Beskrivelse    Gjenspeiler Beskrivelse-innstillingen i Access.

Obligatorisk    Gjenspeiler Obligatorisk-innstillingen i Access.

Maksimalt antall tegn    Gjenspeiler Feltstørrelse-innstillingen i Access.

Standardverdi    Gjenspeiler Standardverdi-innstillingen i Access, hvis det ikke er et uttrykk. Ellers, tom.

Legge til i standardvisning    Ja

Notat/Lang tekst

Flere linjer med tekst

Kolonnenavn    Gjenspeiler Feltnavn-innstillingen i Access.

Beskrivelse    Gjenspeiler Beskrivelse-innstillingen i Access.

Obligatorisk    Gjenspeiler Obligatorisk-innstillingen i Access.

Antall linjer som skal vises    5

Legge til i standardvisning    Ja

Nummer

Nummer

Kolonnenavn    Gjenspeiler Feltnavn-innstillingen i Access.

Beskrivelse    Gjenspeiler Beskrivelse-innstillingen i Access.

Obligatorisk    Gjenspeiler Obligatorisk-innstillingen i Access.

Minimum    Tom

Maksimum    Tom

Tabellen nedenfor illustrerer hvordan egenskapen Antall desimaler er angitt i henhold til Desimaler-innstillingen i Access.

Access-innstilling    

Windows SharePoint Services-innstilling    

Auto

Automatisk

0-5

0-5

6-15

5

Standardverdi    Gjenspeiler Standardverdi-innstillingen i Access, hvis det ikke er et uttrykk. Ellers, tom.

Legge til i standardvisning    Ja

Vis som prosent    Ja hvis Format-egenskapen er satt til Prosent.

Dato/klokkeslett

Dato eller klokkeslett

Kolonnenavn    Gjenspeiler innstillingen Feltnavn i Access.

Beskrivelse    Gjenspeiler innstillingenBeskrivelse i Access.

Obligatorisk    Gjenspeiler innstillingen Obligatorisk i Access.

Dato- og klokkeslettformat    Settes til Bare dato hvis egenskapen Format er satt til Kort dato. Ellers settes det til Dato og klokkeslett.

Kalendertype    Settes til Hijri hvis det er merket av for alternativet Bruk Hijri. Ellers settes det til Gregoriansk.

Tabellen nedenfor illustrerer hvordan egenskapen Standardverdi er angitt i henhold til innstillingen Standardverdi i Access.

Access-innstilling    

Windows SharePoint Services-innstilling    

=Date()

Dagens dato

Feltet er satt til en bestemt dato

Feltet er satt til en bestemt dato

Legge til i standardvisning    Ja

Valuta

Valuta

Kolonnenavn    Gjenspeiler Feltnavn-innstillingen i Access.

Beskrivelse    Gjenspeiler Beskrivelse-innstillingen i Access.

Obligatorisk    Gjenspeiler Obligatorisk-innstillingen i Access.

Minimum    Tom

Maksimum    Tom

Tabellen nedenfor illustrerer hvordan egenskapen Antall desimaler er angitt i henhold til Desimaler-innstillingen i Access.

Access-innstilling    

Windows SharePoint Services-innstilling    

Auto

Automatisk

0-5

0-5

6-15

5

Standardverdi    Gjenspeiler Standardverdi-innstillingen i Access, hvis det ikke er et uttrykk. Ellers, tom.

Legge til i standardvisning    Ja

Valutatype    gjenspeiler innstillingen Format i Access.

Autonummer

Tall

Kolonnenavn    Gjenspeiler Feltnavn-innstillingen i Access.

Beskrivelse    Gjenspeiler Beskrivelse-innstillingen i Access.

Obligatorisk    Gjenspeiler Obligatorisk-innstillingen i Access.

Minimum    Tom

Maksimum    Tom

Antall desimaler    Automatisk

Legge til i standardvisning    Ja

Autonummer der egenskapen Feltstørrelse er satt til replikasjons-ID

En enkelt linje med tekst

Kolonnenavn    Gjenspeiler Feltnavn-innstillingen i Access.

Beskrivelse    Gjenspeiler Beskrivelse-innstillingen i Access.

Obligatorisk    Gjenspeiler Obligatorisk-innstillingen i Access.

Maksimalt antall tegn    38

Standardverdi    Tom

Legge til i standardvisning    Ja

Ja/Nei

Ja/Nei

Kolonnenavn    Gjenspeiler Feltnavn-innstillingen i Access.

Beskrivelse    Gjenspeiler Beskrivelse-innstillingen i Access.

Standardverdi    Gjenspeiler Standardverdi-innstillingen i Access, hvis det ikke er et uttrykk. Ellers, tom.

Legge til i standardvisning    Ja

OLE-objekt

Feltet eksporteres ikke

Hyperkobling

Hyperkobling

Kolonnenavn    Gjenspeiler Feltnavn-innstillingen i Access.

Beskrivelse    Gjenspeiler Beskrivelse-innstillingen i Access.

Obligatorisk    Gjenspeiler Obligatorisk-innstillingen i Access.

Formatere nettadressen som    Hyperkobling

Legge til i standardvisning    Ja

Vedlegg

Vedlegg

Kolonnenavn    Gjenspeiler Feltnavn-innstillingen i Access.

Beskrivelse    Gjenspeiler Beskrivelse-innstillingen i Access.

Obligatorisk    Gjenspeiler Obligatorisk-innstillingen i Access.

Legge til i standardvisning    Ja

Felt med flere verdier

Valg

Kolonnenavn    Gjenspeiler Feltnavn-innstillingen i Access.

Beskrivelse    Gjenspeiler Beskrivelse-innstillingen i Access.

Obligatorisk    Gjenspeiler Obligatorisk-innstillingen i Access.

Legge til i standardvisning    Ja

Til toppen av siden

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×