Eksportere data til Excel

Du kan kopiere data fra en Microsoft Office Access 2007-database til et regneark ved å eksportere et databaseobjekt til en Microsoft Office Excel 2007-arbeidsbok. Du gjør dette ved hjelp av eksportveiviseren i Office Access 2007.

I denne artikkelen

Eksportere data til Excel: grunnleggende

Klargjøre eksportoperasjonen

Kjøre eksportoperasjonen

Feilsøke manglende og uriktige verdier i regnearket

Eksportere data til Excel: grunnleggende

Hvis målet ditt er å flytte noen av Access-dataene til Office Excel 2007 midlertidig eller permanent, bør du vurdere å eksportere dataene fra Access-databasen til en Excel-arbeidsbok. Når du eksporterer data, opprettes det en kopi av de valgte dataene eller databaseobjektet, og deretter lagres kopien i et Excel-regneark.

Eksportering er også den beste fremgangsmåten hvis du forventer å kopiere data ofte fra Access til Excel. Når du utfører en eksportoperasjon, kan du lagre detaljene for fremtidig bruk, og til og med planlegge at eksportoperasjonen skal kjøres ved angitte intervaller.

Vanlige scenarier for eksport av data til Excel

  • Avdelingen eller arbeidsgruppen bruker både Access og Excel til å arbeide med data. Du lagrer dataene i Access-databaser, men du bruker Excel til å analysere dataene og fordele resultatene av analysen. Gruppen eksporterer for øyeblikket data til Excel når det er nødvendig, men du ønsker å gjøre denne prosessen mer effektiv.

  • Du er en erfaren bruker av Access, men din overordnede foretrekker å arbeide med data i Excel. Med jevne mellomrom gjør du arbeidet med å kopiere dataene til Excel, men du vil automatisere denne prosessen for å spare tid.

Hvis dette er første gangen du eksporterer data til Excel

  • Hvis du skal eksportere data fra Access til Excel, må du arbeide i Access. Excel har ingen funksjoner for å importere data fra Access-databaser. Du kan heller ikke lagre en Access-database eller -tabell som en Excel-arbeidsbok ved hjelp av kommandoen Lagre som i Access. Det er viktig å merke seg at du bare kan bruke kommandoen Lagre som i Access til å lagre et Access-objekt i den gjeldende databasen som et annet Access-databaseobjekt.

  • Du kan eksportere tabeller, spørringer eller skjemaer. Du kan også eksportere valgte poster i en visning.

  • Du kan ikke eksportere makroer eller moduler til Excel. Når du eksporterer et skjema, rapport eller dataark som inneholder delskjemaer, delrapporter eller underdataark, eksporteres bare hovedskjemaet, -rapporten eller -dataarket. Du må gjenta eksportoperasjonen for hvert delskjema, delrapport eller underdataark du vil eksportere i Excel.

  • Du kan bare eksportere ett databaseobjekt i én enkelt eksportoperasjon. Du kan imidlertid flette dataene i flere regneark i Excel når du har fullført de enkelte eksporthandlingene.

Til toppen av siden

Klargjøre eksportoperasjonen

  1. Åpne kildedatabasen.

  2. Velg objektet som inneholder dataene du vil eksportere, i navigasjonsruten.

    Du kan eksportere tabeller, spørringer eller skjemaer.

  3. Se gjennom kildedataene for å kontrollere at de ikke inneholder feilindikatorer eller feilverdier.

    Du må løse eventuelle feil før du eksporterer dataene til Excel. Ellers kan det oppstå feil under eksportoperasjonen, og det kan bli satt inn nullverdier i felt.

  4. Hvis kildeobjektet er en tabell eller en spørring, bestemmer du om du vil eksportere dataene med eller uten formateringen.

    Denne beslutningen påvirker to forhold ved den resulterende arbeidsboken – mengden data som eksporteres, og visningsformatet for dataene. Tabellen nedenfor beskriver resultatet av å eksportere formaterte og uformaterte data.

Eksport

Kildeobjekt

Felt og poster

Formatering

Uten formatering

Tabell eller spørring

Merknad   Skjemaer og rapporter kan ikke eksporteres uten formateringen.

Alle felt og poster i det underliggende objektet eksporteres.

Egenskapsinnstillingene for Format ignoreres under operasjonen.

For oppslagsfelt eksporteres bare ID-verdier for oppslag.

For hyperkoblingsfelt eksporteres innholdet som en tekstkolonne som viser koblingene i formatet visningstekst#adresse#.

Med formatering

Tabell, spørring, skjema eller rapport

Bare felt og poster som vises i gjeldende visning eller objekt, eksporteres. Filtrerte poster, skjulte kolonner i dataark, og felt som ikke vises i et skjema eller en rapport, eksporteres ikke.

Egenskapsinnstillingene for Format respekteres i veiviseren.

For oppslagsfelt eksporteres oppslagsverdiene.

For hyperkoblingsfelt eksporteres verdiene som hyperkoblinger.

For felt med rik tekst eksporteres teksten, men ikke formateringen.

  1. Velg målarbeidsboken og filformatet.

    Under eksportoperasjonen blir du bedt om å angi navnet på målarbeidsboken. Tabellen nedenfor viser en oversikt over når en arbeidsbok opprettes (hvis den ikke finnes fra før), og når den skrives over (hvis den finnes fra før).

Hvis målarbeidsboken

Og kildeobjektet er

Og du vil eksportere

Skjer dette

Ikke finnes

En tabell, spørring, skjema eller rapport

Dataene, med eller uten formateringen

Arbeidsboken opprettes under eksportoperasjonen.

Allerede finnes

En tabell eller spørring

Dataene, men ikke formateringen

Arbeidsboken skrives ikke over. Et nytt regneark legges til i arbeidsboken, og det får navnet på objektet som dataene eksporteres fra. Hvis et regneark med samme navn allerede finnes i arbeidsboken, blir du bedt om å erstatte innholdet i det tilsvarende regnearket, eller angi et annet navn for det nye arket.

Allerede finnes

En tabell, spørring, skjema eller rapport

Dataene, inkludert formateringen

Arbeidsboken skrives over av de eksporterte dataene. Alle eksisterende regneark fjernes, og det opprettes et nytt regneark med samme navn som det eksporterte objektet. Dataene i Excel-regnearket beholder samme formatinnstillinger som kildeobjektet.

Dataene legges alltid til i et nytt regneark. Du kan ikke tilføye dataene i eksisterende regneark eller navngitte områder.

Til toppen av siden

Kjøre eksportoperasjonen

  1. Hvis Excel-målarbeidsboken er åpen, lukker du den før du fortsetter.

  2. Velg objektet du vil eksportere, i navigasjonsruten for kildedatabasen.

    Eksportere bare en del av dataene

    Hvis objektet er en tabell, spørring eller et skjema og du bare vil eksportere en del av dataene, åpner du objektet i dataarkvisning og velger postene du vil eksportere.

    Slik åpner du et skjema i dataarkvisning:    

    1. Dobbeltklikk skjemaet for å åpne det.

    2. Høyreklikk skjemaet, og klikk deretter Dataarkvisning. Hvis dette alternativet ikke er tilgjengelig:

      1. Klikk Utformingsvisning.

      2. Trykk F4 for å vise oppgaveruten Egenskapsside.

      3. Velg Skjema fra rullegardinlisten øverst på egenskapssiden.

      4. Angi egenskapen Tillat dataarkvisning til Ja i kategorien Format på egenskapssiden.

      5. Klikk Dataarkvisning i Visninger-gruppen i kategorien Utforming.

        Merknad   Du kan ikke eksportere en del av en rapport. Du kan imidlertid velge å åpne tabellen eller spørringen som rapporten er basert på, og deretter eksportere en del av dataene i dette objektet.

  3. Klikk Excel i Eksporter-gruppen i kategorien Eksterne data.Knapp

  4. Vurder det foreslåtte filnavnet for Excel-arbeidsboken (navnet på kildeobjektet brukes i Access) i dialogboksen Eksporter - Excel-regneark godtar. Hvis du vil, kan du endre filnavnet.

  5. Velg filformatet du vil bruke, i Filformat-boksen.

  6. Hvis du eksporterer en tabell eller en spørring, og du vil eksportere formaterte data, velger du Eksporter data med formatering og oppsett. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se under Klargjøre eksportoperasjonen.

    Merknad   Hvis du eksporterer et skjema eller en rapport, er dette alternativet alltid valgt, men utilgjengelig (det vises som nedtonet).

  7. Hvis du vil vise Excel-målarbeidsboken når eksportoperasjonen er fullført, merker du av for Åpne målfilen etter at eksporten er fullført.

    Hvis kildeobjektet er åpent, og du valgte én eller flere poster i visningen før du startet eksportoperasjonen, kan du velge Eksporter bare merkede poster. Hvis du vil eksportere alle postene i visningen, lar du denne avmerkingsboksen stå umerket.

    Merknad   Denne avmerkingsboksen forblir utilgjengelig (nedtonet) hvis ingen poster er valgt.

  8. Klikk OK.

    Hvis eksportoperasjonen mislykkes på grunn av feil, vises det en feilmelding som beskriver feilen. Ellers eksporteres dataene, og målarbeidsboken åpnes eventuelt i Excel, avhengig av eksportalternativene som ble angitt i veiviseren. Deretter vises en dialogboks der du kan opprette et oppsett som bruker detaljene fra eksportoperasjonen.

Lagre eksportoppsettet

  1. Klikk Ja for å lagre detaljene for eksportoperasjonen for senere bruk.

    Hvis du gjør dette, kan du gjenta den samme eksportoperasjonen senere uten at du trenger å gå gjennom veiviseren hver gang.

  2. Skriv inn navnet du vil gi eksportoppsettet, i Lagre som-boksen. Du kan eventuelt skrive inn en beskrivelse i Beskrivelse-boksen.

  3. Hvis du vil utføre operasjonen med jevne mellomrom (for eksempel hver uke eller måned), merker du av for Opprett oppgave i Outlook.

    Hvis du gjør det, opprettes det en Microsoft Office Outlook 2007-oppgave som lar deg kjøre oppsettet ved å klikke en knapp.

  4. Klikk Lagre eksport.

    Hvis Outlook er installert, startes programmet.

    Merknad   Hvis Outlook ikke er installert, vises det en feilmelding. Hvis Outlook ikke er riktig konfigurert, startes oppstartsveiviseren for Outlook. Følg instruksjonene i veiviseren for å konfigurere Outlook.

  5. Se gjennom og endre oppgaveinnstillingene (for eksempel Forfallsdato og Påminnelse) i Outlook.

    Klikk Regelmessighet hvis du vil at oppgaven skal gjentas. Denne illustrasjonen viser oppgaveplanleggeren med noen vanlige innstillinger:

    Oppgaveplanleggeren i Outlook

    Hvis du vil ha informasjon om planlegging av Outlook-oppgaver, kan du se artikkelen Planlegge en import- eller eksportoperasjon.

  6. Klikk Lagre og lukk.

Kjøre en lagret oppgave

  1. Klikk Oppgaver i navigasjonsruten i Outlook, og dobbeltklikk deretter oppgaven som du vil kjøre.

  2. Klikk Kjør import Knapp i gruppen Microsoft Office Access i kategorien Oppgave.

  3. Åpne målarbeidsboken i Excel, og kontrollerer deretter at alle dataene ble kopiert til de riktige cellene.

    Hvis du valgte bare å kopiere dataene til en eksisterende arbeidsbok, og ikke formateringen, kan arbeidsboken inneholde flere regneark. Finn arket som tilsvarer eksportoperasjonen, og se gjennom cellene i dette arket.

Til toppen av siden

Feilsøke manglende og uriktige verdier i regnearket

Tabellen nedenfor beskriver ulike måter å feilsøke vanlig feil på.

Tips!   Hvis du finner ut at bare noen få verdier mangler, løser du dem i Excel-arbeidsboken. Ellers løser du kildeobjektet i Access-databasen, og gjentar deretter eksportoperasjonen.

Problem

Beskrivelse og løsning

Flerverdifelt

Felt som støtter flere verdier, eksporteres som en liste over verdier atskilt med semikolon (;). Se Hjelp for Excel hvis du vil ha mer informasjon.

Bilder, objekter og vedlegg

Grafiske elementer (for eksempel logoer, innhold i OLE-objektfelt, og vedlegg som er en del av kildedataene) eksporteres ikke. Legg dem til i regnearket manuelt etter at du har fullført eksportoperasjonen.

Graph-diagram

Når du eksporterer et skjema eller en rapport som inneholder et Microsoft Graph-objekt, eksporteres ikke diagramobjektet.

Data i feil kolonne

Nullverdier i det resulterende regnearket blir noen ganger erstattet med dataene som skulle vært i den neste kolonnen.

Manglende datoverdier

Datoverdier før 1. jan 1900 eksporteres ikke. De tilsvarende cellene i regnearket vil inneholde en nullverdi.

Manglende uttrykk

Uttrykk som brukes til å beregne verdier, eksporteres ikke til Excel. Bare resultatene av uttrykkene eksporteres. Legg til formelen manuelt i Excel-regnearket etter at du har fullført eksportoperasjonen.

Manglende delskjemaer, delrapporter og underdataark

Når du eksporterer et skjema, rapport eller dataark, eksporteres bare hovedskjemaet, -rapporten eller -dataarket. Gjenta eksportoperasjonen for hvert delskjema, delrapport og underdataark som du vil eksportere.

Kolonner mangler eller er feil formatert

Hvis ingen av kolonnene ser ut til å være formatert i det resulterende regnearket, gjentar du eksportoperasjonen. Pass på at du merker av for Eksporter data med formatering og oppsett i veiviseren. Hvis bare noen kolonner ser ut til å være formatert annerledes enn versjonene i kildeobjektet, bruker du den ønskede formateringen manuelt i Excel.

Formatere en kolonne i Excel

  1. Åpne målarbeidsboken i Excel, og vis deretter regnearket som inneholder de eksporterte dataene.

  2. Høyreklikk en kolonne eller et merket område med celler, og klikk deretter Formater celler.

  3. Velg et format under Kategorier i kategorien Tall, for eksempel Tekst, Tall, Dato eller Klokkeslett.

  4. Klikk OK.

Verdien # i en kolonne

Det kan hende du ser verdien # i en kolonne som tilsvarer et Ja/nei-felt i et skjema. Dette kan være resultatet av å starte eksportoperasjonen fra navigasjonsruten eller i skjemavisning. Hvis du vil løse dette problemet, åpner du skjemaet i dataarkvisning før du eksporterer dataene.

Feilindikatorer eller feilverdier

Kontroller om cellene har feilindikatorer (grønne trekanter i hjørnene) eller feilverdier (strenger som begynner med tegnet # i stedet for de riktige dataene).

Til toppen av siden

Gjelder for: Access 2007



Var denne informasjonen nyttig?

Ja Nei

Hvordan kan vi forbedre det?

255 gjenstående tegn

Du må ikke inkludere kontaktinformasjon i tilbakemeldingen. Se gjennom våre retningslinjer for personvern.

Takk for tilbakemeldingen!

Støtteressurser

Endre språk