Eksportere Access-data til et Word-dokument

Eksportere Access-data til et Word-dokument

Du kan eksportere data fra en Access-database til et Microsoft Word-dokument ved hjelp av Veiviser for eksport av RTF-fil. Denne artikkelen forklarer hvordan du bruker Veiviser for eksport av RTF-fil, og hvordan du lagrer eksportinnstillingene som et oppsett du kan bruke igjen senere.

I denne artikkelen

Eksportere data til Word: grunnleggende informasjon

Eksportere data til Word

Forstå hvordan Access eksporterer objekter til Word

Hva mer bør jeg vite?

Eksportere data til Word: grunnleggende informasjon

Du kan eksportere en tabell, en spørring, et skjema eller en rapport til Microsoft Word. Når du eksporterer et objekt ved hjelp av Veiviser for eksport av RTF-fil, oppretter Access en kopi av objektets data i en Microsoft Word-fil med rikt tekstformat (*.rtf). De synlige feltene og postene i tabeller, spørringer og skjemaer vises som en tabell i Word-dokumentet. Når du eksporterer en rapport, eksporterer veiviseren rapportdata og -oppsett. Den prøver å gjøre Word-dokumentet så lik på rapporten som mulig.

  • Starte operasjonen fra Access    Hvis du skal eksportere data fra Access til Word, må du arbeide i Access. Det finnes ingen funksjonalitet i Word som kan importere data fra en Access-database. Du kan heller ikke lagre en Access-database eller -tabell som et Word-dokument ved hjelp av Lagre som-kommandoen i Access.

  • Objekter du kan eksportere    Du kan eksportere en tabell, en spørring, et skjema eller en rapport. Du kan bare eksportere postene som er valgt i en visning. Du kan ikke eksportere makroer og moduler. Når du eksporterer et skjema eller dataark som inneholder delskjemaer eller underdataark, eksporteres bare hovedskjemaet eller -dataarket. Eksportoperasjonen må gjentas for hvert delskjema og underdataark du vil vise i Word. Delskjemaer og -rapporter som er en del av rapporten som skal eksporteres, blir derimot eksportert sammen med hovedrapporten.

  • Resultat av operasjonen    Veiviser for eksport av RTF-fil eksporterer alltid formaterte data. Dette betyr at bare feltene og postene som er synlige i et objekt eller en visning, eksporteres sammen med visningsformatinnstillingene. Kolonner og poster som er skjult på grunn av filterinnstillinger, eksporteres ikke. Oppsettet for en rapport vil også bevares når rapporten eksporteres.

  • Slå sammen med et eksisterende dokument    Når du eksporterer fra Access til et Word-dokument, eksporteres dataene alltid til en ny Word-fil. Hvis du vil at dataene skal settes inn i et eksisterende Word-dokument, må du først eksportere dem fra Access til et nytt Word-dokument, og deretter kopiere dataene fra det nye Word-dokumentet og lime dem inn i det eksisterende dokumentet. Du kan eventuelt kopiere rader direkte fra en Access-tabell, en spørring, et skjema eller en rapport, og deretter lime dem inn i et eksisterende dokument.

Eksportere data til Word

Hvis du skal eksportere data til et Word-dokument, følger du disse generelle trinnene:

  • Klargjør kildedataene for eksporten. En del av dette trinnet innebærer at du må kontrollere at dataene ikke inneholder feil, og du må bestemme om du vil eksportere noen eller alle dataene i kildetabellen.

  • Kjør Veiviser for eksport av RTF-fil.

  • Du har mulighet til å lagre innstillingene som et eksportoppsett som du kan bruke igjen senere.

Trinnene i de følgende inndelingene forklarer hvordan du utfører hver oppgave.

Klargjøre for eksport

  1. Åpne kildedatabasen i Access.

  2. Velg objektet, i Navigasjonsruten, som inneholder dataene du vil eksportere.

    Du kan eksportere en tabell, en spørring, et skjema eller en rapport.

  3. Se gjennom kildedataene for å sikre at de ikke inneholder feilindikatorer (grønne trekanter) eller feilverdier, som for eksempel #Num.

    Sikre at du har løst eventuelle feil, før du eksporterer dataene til Word. Hvis ikke, vil du oppdage at slike verdier er erstattet med en nullverdi.

  4. Hvis Word-måldokumentet finnes og er åpent, må du lukke det før du fortsetter. Veiviseren gir beskjed før dokumentet overskrives.

    Merknad: Du kan ikke tilføye data i et eksisterende Word-dokument.

  5. Hvis du bare vil eksportere en del av en tabell, en spørring eller et skjema i Access-databasen, åpner du objektet og velger bare postene du vil ha.

Eksportere data

  1. Plasseringen til Veiviser for eksport av RTF-fil kan variere noe, avhengig av hvilken versjon av Access du har. Velg trinnene som passer for din versjon av Access:

    • Hvis du bruker Access 2016, Access 2013 eller Access 2010, klikker du på Mer-knappen i Eksporter-gruppen, på Eksterne data-fanen, for å bla nedover en liste over alternativer, og deretter klikker du på Word.

    • Hvis du bruker Access 2007, klikker du på Word i Eksport-gruppen på Eksterne data-fanen.

  2. Veiviser for eksport av RTF-fil åpnes.

    Velg et mål og alternativer for eksport på Veiviser for eksport av RTF-fil.

    Merknad: Eksporter-kommandoene er tilgjengelige bare når en database er åpen.

  3. Angi navnet på målfilen i Veiviser for eksport av RTF-fil.

  4. Veiviseren eksporterer alltid formaterte data. Hvis du vil vise Word-dokumentet etter at eksportoperasjonen er fullført, merker du avmerkingsboksen Åpne målfilen etter at eksporten er fullført.

  5. Hvis du valgte postene du vil eksportere, før du startet eksportoperasjonen, kan du velge avmerkingsboksen Eksporter bare merkede poster. Hvis du imidlertid vil eksportere alle postene i visningen, sørger du for at avmerkingsboksen er blank.

    Merknad: Denne avmerkingsboksen vises som utilgjengelig (nedtonet) hvis ingen poster er merket.

  6. Klikk på OK.

  7. Hvis måldokumentet finnes, blir du bedt om å klikke på Ja for å overskrive filen. Klikk på Nei for å endre navnet på målfilen, og klikk deretter på OK en gang til.

Access eksporterer dataene, og måldokumentet åpnes i Word, avhengig av hvilke alternativer du har angitt i veiviseren. Access viser også statusen for operasjonen på den siste siden i veiviseren.

Forstå hvordan Access eksporterer objekter til Word

Tabellen nedenfor beskriver hvordan Access eksporterer forskjellige objekter og verdier til Word. Dette kan være til hjelp for å finne ut hva som går galt hvis eksportoperasjonen ikke fungerer som forventet.

Element

Eksporthensyn

Feltnavn

Når du eksporterer en tabell, en spørring eller et skjema, plasseres feltnavnene i den første raden i tabellen i Word-dokumentet. Når du eksporterer en rapport, varierer plasseringen av feltnavnene i Word-dokumentet med rapportoppsettet.

Felt med flere verdier

Et felt i Access som støtter flere verdier, eksporteres til en enkeltkolonne i Word. Verdiene er atskilt med komma (,).

Bilder, objekter og vedlegg

Ingen grafikkelementer, som logoer, data i OLE-objektfelt og vedlegg som inngår i kildedataene, vil bli eksportert.

Diagrammer

Microsoft Graph-objekter eksporteres ikke.

Uttrykk

Uttrykk eksporteres ikke til Word-dokumentet. Det er bare resultatene av uttrykkene som eksporteres.

Delskjemaer og underdataark

Når du eksporterer et skjema eller dataark, eksporteres bare hovedskjemaet. Du må gjenta eksportoperasjonen for hvert delskjema og underdataark som du vil eksportere.

Hva mer bør jeg vite?

Til toppen av siden

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×