Dele områder eller dokumenter med personer utenfor organisasjonen

Hvis organisasjonen utfører arbeid som innebærer deling av dokumenter eller samarbeid direkte med leverandører, klienter eller kunder, kan det være aktuelt å bruke funksjoner for ekstern deling i SharePoint Online til å dele innhold med personer utenfor organisasjonen som ikke har lisenser for Microsoft Office 365-abonnementet.

Det er tre måter å gjøre dette på:

  • Du kan dele et helt nettsted ved å invitere eksterne brukere til å logge seg på nettstedet med en Microsoft-konto eller en jobb- eller skolekonto.

  • Du kan dele enkeltdokumenter ved å invitere eksterne brukere til å logge seg på nettstedet med en Microsoft-konto eller en jobb- eller skolekonto.

  • Du kan poste eller sende brukere en gjestekobling som de kan bruke til å se enkeltdokumenter på nettstedet ditt anonymt.

Merknad: Bare én person kan logge seg på for å få tilgang til nettstedet eller dokumentet ved bruk av en invitasjon du sender. Personen som får invitasjonen, kan imidlertid bestemme seg for ikke å bruke den, og i stedet videresende invitasjonen til en annen, som så kan logge på med sin Microsoft-konto eller jobbkonto for å få tilgang til nettstedet eller dokumentet.

Merknad: Den globale administratoren må aktivere ekstern deling og angi de nødvendige tillatelsene før du kan dele nettsteder eller dokumenter. Se Styre ekstern deling for SharePoint Online-miljøet hvis du vil ha mer informasjon.

Hva er en ekstern bruker?

En ekstern bruker er en person utenfor organisasjonen som kan få tilgang til SharePoint Online-nettstedene og -dokumentene dine, men som ikke har en lisens til SharePoint Online- eller Microsoft Office 365-abonnementet ditt. Eksterne brukere er ikke er ansatte, leverandører eller lokale agenter for deg eller tilknyttede selskaper.

Eksterne brukere arver brukerrettighetene til SharePoint Online-kunden som inviterer dem til å samarbeide. Det vil si at hvis en organisasjon kjøper en E3 Enterprise-plan, og bygger et nettsted som bruker Enterprise-funksjonene, får de eksterne brukerne rettigheter til å bruke og/eller vise Enterprise-funksjonene på nettstedet de er invitert til. Selv om eksterne brukere kan inviteres som utvidede prosjektmedlemmer slik at de kan utføre alle handlinger på et nettsted, vil de ikke ha nøyaktig de samme mulighetene som et fullstendig, betalende, lisensiert medlem i organisasjonen. Se Styre ekstern deling for SharePoint Online-miljøet hvis du vil ha mer informasjon.

Dele et nettsted

Når du deler et nettsted med eksterne brukere, kan du sende dem en invitasjon som de kan bruke til å logge seg på nettstedet. Du kan sende denne invitasjonen til alle e-postadresser. Når mottakeren godtar invitasjonen, kan vedkommende logge seg på med en Microsoft-konto eller en jobb- eller skolekonto. Når du deler et nettsted, kan du velge typen tillatelser du vil at personen skal ha.

Du må være nettstedseier eller ha fulle kontrolltillatelser for å dele et nettsted med eksterne brukere.

  1. Logg på Office 365 med jobbkonto eller skolekonto.

  2. I øverste venstre hjørne på siden velger du ikonet for startprogrammet for apper, Ikonet til startprogrammet for apper for Office 365 og deretter velger du SharePoint-flisen (tidligere Nettsteder-flisen) eller du klikker SharePoint (tidligere Nettsteder) øverst på siden.

  3. Gå til nettstedet du vil dele med eksterne brukere.

  4. I øvre høyre hjørne av skjermen klikker du Del.

    Bilde av Del-kommandoen øverst til høyre på skjermen.

  5. I Del-dialogboksen skriver du inn navnet på de eksterne brukerne som du vil invitere. For eksempel: someone@outlokk.com eller someone@contoso.com.

    Merknad: Du kan også bruke Del-kommandoen for å gi interne lisensierte brukere tilgang til et nettsted. Hvis du vil gjøre dette, skriver du inn navnene på de du vil invitere.

  6. Klikk Del.

    Merknad: Hvis du får en feilmelding om manglende samsvar med bruker når du skriver inn et navn og en e-postadresse, er kanskje ikke nettstedet aktivert for å tillate eksterne brukere. Ta kontakt med administratoren for å aktivere det.

  7. Skriv inn en melding som skal følge med invitasjonen.

  8. En e-postinvitasjon sendes som standard automatisk. Du kan deaktivere e-postinvitasjon ved å klikke Vis alternativer og fjerne avmerkingen for send en e-postinvitasjon

Som standard utløper alle invitasjoner du sender til eksterne brukere etter 90 dager. Hvis en invitert ikke godtar invitasjonen innen 90 dager, og du fremdeles vil at denne personen skal ha tilgang til nettstedet, må du sende invitasjonen på nytt.

Når de eksterne brukerne du inviterer, mottar invitasjonene, kan de velge en knapp som bringer dem til en side der de kan logge seg på SharePoint Online-nettstedet med en Microsoft-konto eller en jobbkonto eller skolekonto. Hvis brukerne ikke har en Microsoft-konto, kan de opprette en gratis Microsoft-konto.

Dele et dokument ved å sende eller poste en gjestekobling

Du kan opprette en anonym gjestekobling, og deretter dele koblingen ved hjelp av det mediet passer deg. For eksempel legge den ut på en side i sosiale medier, eller lime den inn i en e-postmelding. Du kan opprette en gjestekobling som gir redigeringstillatelse eller bare visningstillatelse.

Du må være nettstedseier eller ha fulle kontrolltillatelser for å dele et dokument med eksterne brukere. Funksjonen for ekstern deling må dessuten være slått på i tjenesteinnstillingene i Office 365 eller i SharePoint Online-administrasjonssenteret (avhengig av hva slags abonnement du har). Ekstern deling må også være slått på for nettstedssamlingen (bare Enterprise-abonnementer).

  1. Logg på Office 365 med jobbkonto eller skolekonto.

  2. I øverste venstre hjørne på siden velger du ikonet for startprogrammet for apper, Ikonet til startprogrammet for apper for Office 365 og deretter velger du SharePoint-flisen (tidligere Nettsteder-flisen) eller du klikker SharePoint (tidligere Nettsteder) øverst på siden.

  3. Klikk ellipsene ... ved siden av dokumentet, og klikk deretter Del.

    Begynne å dele et dokument i et SharePoint-bibliotek

  4. I Del-dialogboksen klikker du Få en kobling.

  5. Velg tillatelsestypen du vil gi: Begrenset kobling, Vis kobling eller Redigeringskobling.
    En gjestekobling for URL-adressen opprettes.

  6. Velg gjestekobling-URLen og kopier den.
    Opprett en anonym gjestekobling og kopiere den
    Du kan nå lime inn gjestekobling-URLen i det mediet du velger.

  • Hvis et dokument ligger i et bibliotek for et gruppenettsted, kan andre medlemmer finne gjestekoblinger i dialogboksen Del, og sende dem til andre.

  • Hvis filen du forsøker å dele, ligger i et bibliotek som bruker IRM (Information Rights Management), vil du ikke kunne dele det eksternt.

  • Anonyme gjestekoblinger kan potensielt bli videresendt eller delt med andre personer, som også vil kunne lese eller redigere innholdet uten å logge på. Unngå å bruke anonyme gjestekoblinger til følsomt innhold.

  • Personer som inviteres til dokumenter gjennom anonyme gjestekoblinger, vil bare kunne vise eller lese filer i relevant Office Online. De vil ikke kunne åpne filer i tilsvarende skrivebordsversjon av Office-programmet.

  • Hvis ekstern deling slås av globalt i tjenesteinstillingene for Office 365 Service Settings eller administrasjonssenteret for SharePoint Online, vil eventuelle delte koblinger slutte å virke. Hvis funksjonen aktiveres igjen senere, vil disse koblingene virke igjen. Du kan også deaktivere enkeltkoblinger som er delt, hvis du vil oppheve tilgang til et bestemt dokument. Se Deaktivere en anonym gjestekobling.

  • Hvis du deler Excel-arbeidsbøker som omfatter Power View-ark, med personer utenfor organisasjonen, vil de ikke kunne se Power View-arkene i disse arbeidsbøkene.

Tillate personer å opprette gjestekoblingene med dokumenter som du har delt med dem

Du kan være villige til å dele noen dokumenter bredt, og du ønsker kanskje å oppmuntre personer til å dele dem på nytt. For slike dokumenter kan du tillate at andre kan opprette anonyme gjestekoblingene med dokumenter du deler med dem.

Hvis du vil tillate denne funksjonaliteten, må du ha tillatelse med full kontroll.

  1. Logg på Office 365 med jobbkonto eller skolekonto.

  2. I øverste venstre hjørne på siden velger du ikonet for startprogrammet for apper, Ikonet til startprogrammet for apper for Office 365 og deretter velger du SharePoint-flisen (tidligere Nettsteder-flisen) eller du klikker SharePoint (tidligere Nettsteder) øverst på siden.

  3. Gå til biblioteket der du vil tillate at andre kan opprette gjestekoblinger.

  4. Klikk Innstillinger Knappen for Office 365-innstillinger , og klikk deretter Innstillinger for nettsted.

  5. Klikk Tillatelser for nettsted under Brukere og tillatelser-inndelingen.

  6. Klikk Innstillinger for tilgangsforespørsler.

    Merknad: Hvis du ikke ser Innstillinger for tilgangsforespørsler, klikker du Administrer overordnede under Tillatelser-fanen og deretter klikker du Innstillinger for tilgangsforespørsler.

    Klikk Innstillinger for tilgangsforespørsler på fanen Tillatelser.
  7. I dialogboksen Innstillinger for tilgangsforespørsler markerer du for Gi medlemmene tillatelse til å dele nettstedet og individuelle filer og mapper.

  8. Kontroller eventuelt Tillat tilgangsforespørsler og legg til en e-postadresse som skal motta tilgangsforespørsler.

  9. Klikk OK.

Når personer nå velger dokumenter du har delt med dem og åpner dialogboksen Del, kan de opprette en gjestekobling. Merk imidlertid at de bare kan opprette gjestekoblinger som gjør at gjestene kan redigere dokumentet hvis du gav dem redigeringstillatelse når du først delt dokumentet. Hvis de bare har visningstillatelse, kan de bare opprette gjestekoblinger som gir visningstillatelse.

Hvis du vil ha en oversikt over Innstillinger for tilgangsforespørsler, kan du se Video: Dele et nettsted uten tilgangsforespørsel.

Dele et dokument som krever innlogging på nettstedet ditt

Du må være nettstedseier eller ha fulle kontrolltillatelser for å dele et dokument med eksterne brukere. Funksjonen for ekstern deling må dessuten være slått på i tjenesteinnstillingene i Office 365 eller i SharePoint Online-administrasjonssenteret (avhengig av hva slags abonnement du har). Ekstern deling må også være slått på for nettstedssamlingen (bare Enterprise-abonnementer).

  1. Logg på Office 365 med jobbkonto eller skolekonto.

  2. I øverste venstre hjørne på siden velger du ikonet for startprogrammet for apper, Ikonet til startprogrammet for apper for Office 365 og deretter velger du SharePoint-flisen (tidligere Nettsteder-flisen) eller du klikker SharePoint (tidligere Nettsteder) øverst på siden.

  3. Gå til nettstedet og dokumentet du vil dele.

  4. Klikk ellipsene (...) ved siden av dokumentet, og klikk deretter Del.
    Begynne å dele et dokument i et SharePoint-bibliotek

  5. Klikk Inviter personer hvis dette ikke allerede er valgt, og skriv deretter inn e-postadressen for personene du inviterer til å dele dokumentet. For eksempel: someone@outlook.com eller somebody@gmail.com eller externaluser@contoso.com.

  6. Bruk rullegardinlisten og velg tillatelsesnivået du vil gi de eksterne brukerne: Kan redigere eller Kan vise.

  7. Hvis du vil, kan du skrive en melding som inkluderes i e-postmeldingen. Meldingen kan inneholde informasjon eller instruksjoner om dokumentet du har delt.

  8. Klikk Vis alternativer.

  9. Merk av for Krev pålogging.

    Noen nettsteder er tilpasset og viser ikke Krev pålogging. Hvis du trenger dette alternativet, tar du kontakt med administratoren av nettstedet.

    Merknad: Hvis du ikke merker av for Krever pålogging, vil e-postmeldingen inneholde en anonym gjestekobling til dokumentet. Anonyme gjestekoblinger kan potensielt bli videresendt eller delt med andre personer, som også vil kunne lese eller redigere innholdet uten å logge på.

  10. Klikk Send en e-postinvitasjon.

  11. Klikk Del.

Merknad: Finn ut mer om endringer i E-postadresse for SharePoint-varsling for å forhindre at e-postmeldinger går til mottakerens søppelpostmappe.

Se hvem som har tilgang til et bestemt nettsted eller dokument

Du kan også bruke Del-kommandoen til å se listen over personer som et dokument er delt med.

Gjør ett av følgende:

  • Du kan se hvem som har tilgang til et nettsted ved å klikke Del øverst til høyre på siden. Klikk koblingen etter Delt med i Del-dialogboksen for å vise en liste over personer som har tilgang til nettstedet.

  • Hvis du vil se hvem som har tilgang til et dokument, en mappe eller et dokumentsett, klikker du ellipsen ... ved siden av dokumentet, klikker så Del, og klikk til slutt Delt med.

Trekke tilbake brukerens tilgang til et nettsted

Hvis et nettsted er delt med en ekstern bruker, og du vil trekke tilbake den brukerens tilgang til nettstedet, kan du gjøre det ved å fjerne den personens tillatelser for nettstedet.

  1. Logg på Office 365 med jobbkonto eller skolekonto.

  2. I øverste venstre hjørne på siden velger du ikonet for startprogrammet for apper, Ikonet til startprogrammet for apper for Office 365 og deretter velger du SharePoint-flisen (tidligere Nettsteder-flisen) eller du klikker SharePoint (tidligere Nettsteder) øverst på siden.

  3. Gå til nettstedet du vil trekke tilbake en invitasjon til.

  4. Klikk Innstillinger Knappen for Office 365-innstillinger , og klikk deretter Innstillinger for nettsted.

  5. Klikk Personer og grupper under Brukere og tillatelser.

  6. Velg gruppen fra Hurtigstart-linjen til venstre som du vil fjerne brukere fra.

  7. Velg brukerne du vil fjerne, klikk Handlinger og klikk deretter Fjern brukere fra gruppen.

    Visning av hurtigstartlinjen med grupper og Handlinger-menyen åpner seg med Fjerne brukere fra gruppe som forhåndsvalgt.
  8. Klikk OK.

Deaktivere en anonym gjestekobling

Du kan se om et dokument er delt via en gjestekobling ved å kontrollere egenskapsmenyen for dokumentet.

  1. Logg på Office 365 med jobbkonto eller skolekonto.

  2. I øverste venstre hjørne på siden velger du ikonet for startprogrammet for apper, Ikonet til startprogrammet for apper for Office 365 og deretter velger du SharePoint-flisen (tidligere Nettsteder-flisen) eller du klikker SharePoint (tidligere Nettsteder) øverst på siden.

  3. Gå til biblioteket som inneholder dokumentet du vil fjerne en gjestekobling til.

  4. Klikk ellipsene ... ved siden av dokumentet, og klikk deretter Del.
    Begynne å dele et dokument i et SharePoint-bibliotek

  5. I Del-dialogboksen klikker du Få en kobling.

  6. Klikk Fjern. (Hvis Fjern er deaktivert, er dokumentet sannsynligvis konfigurert til kun å tillate brukere med et brukernavn og passord.)

  7. Når du blir spurt om du vil at koblingen skal deaktiveres, klikker du Deaktiver kobling.

    Dialogboks som spør om du vil deaktivere en gjestekobling til et dokument som er delt, slik at den ikke virker lenger.

  8. Klikk Lukk.

Når personer utenfor organisasjonen forsøker å få tilgang til innholdet med gjestekoblingen, vil de få en melding om at de ikke har tilgang til det.

Var denne informasjonen nyttig?

Hvordan kan vi forbedre det?

Hvordan kan vi forbedre det?

Du må ikke inkludere kontaktinformasjon i tilbakemeldingen. Se gjennom våre retningslinjer for personvern.

Takk for tilbakemeldingen!