Du kan bruke Microsoft Office SharePoint Server 2007 til å koble personer i organisasjonen til databaser som er eksterne til SharePoint-områdene du bruker. Administratorer kan opprette en sentral gruppe tilkoblinger som det er lett å få tilgang til, og som kan brukes på nytt av alle som har de nødvendige tillatelsene. Dermed kan disse vise og arbeide direkte med dataene fra et SharePoint-område, og administratorer får i tillegg hjelp til å håndtere tilkoblingene.
Koble til eksterne forretningsdata ved bruk av datatilkoblingsbiblioteker
Datatilkoblingsbiblioteker (DCLer) er sentraliserte SharePoint-dokumentbiblioteker som lagrer ODC-filer (Office Data Connection). Hver av disse ODC-filene inneholder informasjon om hvordan du finner, logger på, spør etter og får tilgang til den eksterne datakilden. Sentralisering av ODC-filer i et datatilkoblingsbibliotek gjør det mulig å dele, behandle og søke i datatilkoblingsfiler innen et SharePoint-område.
Microsoft Office SharePoint Server 2007 støtter datatilkobling til følgende eksterne kilder:
-
Microsoft Office Excel 2007-arbeidsbok
-
Microsoft Office Access-database
-
annen OLEDB- eller ODBC-kilde
-
Microsoft SQL Server-database
Dele data som "én versjon av sannheten"
Når du skal koble til en ekstern datakilde, bruker du først datatilkoblingsbiblioteket til å koble til databasen. Deretter kan du analysere denne ene datakilden ved å bruke Excel Services (en Office SharePoint Server 2007-delt tjeneste) og Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services. Disse kombinerte teknologiene gir deg og andre brukere i organisasjonen mulighet til å alltid vise et konsistent sett verdier og formelresultater fra en overordnet arbeidsbok som bruker sikker og oppdatert ODC-informasjon.
1. En overordnet arbeidsbok inneholder kumulative finansielle data som oppdateres regelmessig.
2. Det publiseres en arbeidsbok på slutten av hvert regnskapskvartal.
3. "Én versjon av sannheten" forenkler beslutningsprosessen og sammenligninger mellom regnskapskvartaler.
Administrere eksterne datakilder fra ett sted
Håndtering av eksterne datakilder forenkles med Excel Services. Excel Services og datatilkoblingsbiblioteket gir sammen en effektiv metode for håndtering av tilkoblinger av Excel-regneark til eksterne datakilder. Et regneark får den siste ODC-definisjonen (Office Data Connection) fra et datatilkoblingsbibliotek og bruker denne definisjonen til å koble til datakilden. I tillegg til at gjeldende data er mer umiddelbart tilgjengelig for brukere, utføres håndteringen av hvilke data som er tilgjengelig og i hvilket format, lokalt og sentralt i datatilkoblingen.
Obs!: Denne artikkelen viser til et SharePoint-eksempelwebområde som er laget av Adventure Works, et oppdiktet selskap som lager sykler, sykkeldeler og sykkeltilbehør.
IT-avdelingen i Adventure Works kan for eksempel konfigurere en rekke vanlige databaser (ODCer) som ansatte har tilgang til. De ansatte kan da bruke datatilkoblingsbiblioteket til å enkelt hente frem data fra ulike datakilder til egne regneark for analyse.
Datatilkoblingsbiblioteker forenkler opprettholdelse og håndtering av datatilkoblinger ved at regneark kobles til eksterne datakilder, og deretter opprettholdes disse tilkoblingene selv om kildene gis nye navn eller flyttes til andre servere. Hvis en tilkobling endres, trenger den bare oppdateres i biblioteket i stedet for i de individuelle regnearkene som er koblet til den opprinnelige datakilden. Ved å konfigurere Excel Services til å bare bruke tilkoblinger i datatilkoblingsbiblioteker i stedet for tilkoblinger til eksterne datakilder, kan du sikre at regnearkene bare kobles til godkjente databaser. Hvis en ekstern datakilde for eksempel må flyttes til en annen server, trenger IT-avdelingen i Adventure Works bare å oppdatere én fil i datatilkoblingsbiblioteket. Tilkoblingen fra regnearket oppdateres automatisk med minimalt avbrudd.
