Definere en arbeidsflytoppslag

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Oppslag styrke arbeidsflyten til å vise dynamiske data. Når en arbeidsflyt kjører, kan oppslag i denne arbeidsflyten hente data fra ulike datakilder, for eksempel lister, biblioteker og arbeidsflyt-dataene. Oppslag kan også opprette en tilpasset sluttbrukeropplevelse for personer som bruker webområdet.

Denne artikkelen inneholder noen begrepsmessig informasjon om oppslag og forklarer hvordan du definerer arbeidsflyten oppslag. Også finne noen tips for arbeid med oppslag og sikre unike oppslag.

I denne artikkelen

Om databinding og oppslag

Bruke oppslag til å opprette en tilpasset sluttbrukeropplevelse

Hvorfor er IDer nyttig?

Hvordan fungerer et oppslag?

Slå opp en verdi i gjeldende element

Slå opp en verdi i arbeidsflytdata

Slå opp en verdi i en liste eller et bibliotek ved å angi et felt og en verdi som et filtervilkår

Tips for å sikre unike oppslagsverdiene

Ting du bør vite om oppslag

Om databinding og oppslag

Hva gjør det mulig arbeidsflyten oppslag er data innbinding, en funksjon i Microsoft ASP.NET-teknologi er også i Office SharePoint Designer 2007. Databinding kan kobling av data på tvers av ulike datakilder i en database. I Office SharePoint Designer 2007 mulig databinding i arbeidsflyter å hente data fra datakilder, for eksempel lister, biblioteker og arbeidsflytdata for eksempel variabler og startskjema parametere. Arbeidsflyten oppslag hente data fra en datakilde i en arbeidsflyt kjøretid og kan bruke hentet dataene til å utføre en annen arbeidsflythandling. Oppslag oppretter du tilkoblingen mellom datakilden og arbeidsflyten.

Du kan sette inn et oppslag til gjeldende element, arbeidsflytdata, og andre SharePoint-lister og biblioteker.

Du kan sette inn et oppslag til...

Beskrivelse

Gjeldende element

Refererer til elementet som startet den gjeldende forekomsten av arbeidsflyten. Hvis du velger dette alternativet, kan du velge en verdi fra elementet som arbeidsflyten kjøres på.

Arbeidsflytdata

Refererer til en arbeidsflytvariabel som er en del av den gjeldende forekomsten av arbeidsflyten. Hvis du velger dette alternativet, kan du bruke variabler for arbeidsflyt og startskjema parametere i den aktuelle arbeidsflyten.

Andre lister og biblioteker

Du kan også hente data fra andre lister og biblioteker i gjeldende SharePoint-område.

Til toppen av siden

Bruke oppslag til å opprette en tilpasset sluttbrukeropplevelse

Oppslag kan også gi en tilpasset sluttbrukeropplevelse for brukere av området. Anta for eksempel at du er en innholdsforfatter som sender dokumenter i delte dokumenter-biblioteket på gruppeområdet. Du vil bruke en arbeidsflyt for å sende automatiske e-postmeldinger varsler om aktuelle korrekturleseren hver gang et dokument er lastet opp. Legger til oppslag i e-postmeldingen i arbeidsflyten, kan du opprette en tilpasset sluttbrukeropplevelse. Dette betyr at når et dokument er lastet opp, arbeidsflyten sender en e-post automatisk til den aktuelle korrekturleseren med navnet på dokumentet i brødteksten for e-post.

Illustrasjonen nedenfor fremhever noen av stedene i e-postmeldingen der oppslag kan brukes.

E-postmelding som uthever de potensielle områdene for innsetting av oppslag

Etter å erstatte de uthevede områdene med oppslag, ser e-postmeldingen nå slik ut.

E-postmeldinger med oppslagsfelt

Legg merke til hvordan postene oppslag vises i selve e-post. Når du har definert i oppslaget, vises det i formatet [%datakilde:feltnavnet%] i stedet der du angav i oppslaget. Hvis du har definert et oppslag der datakilden er Delt pprinnelig dokumentts og feltet du vil hente verdien er navn på korrekturleser, vises så Søk-oppføringer som [% delte dokumenter: redaktør name %].

Merknad: Søk-oppføringer viser ikke hakeparenteser [] og prosent ikonet % på den til:, Kopi:, og emnelinjer i e-postmeldingen .

Når et dokument er lastet opp til biblioteket Delte dokumenter, får en automatisert e-postmelding som inneholder navnet på dokumentet som ble lastet korrekturleseren. Når arbeidsflyten kjøres, oppslag hente data fra ulike datakilder, og disse dataene vises i e-postmeldingen.

E-postmelding som uthever de potensielle områdene for innsetting av oppslag

Til toppen av siden

Hvorfor er IDer nyttig?

Du kan se på en SharePoint-liste eller et bibliotek som en tabell. Hver tabell består av rader og kolonner.

For en arbeidsflytoppslag til å hente en bestemt verdi fra en liste, må du angi feltet (det vil si kolonnen) og i elementet (det vil si raden).

En arbeidsflytoppslag kan hente en verdi fra alle lister eller biblioteker på det gjeldende området, men denne informasjonen hver gang trengs: hvilket felt (kolonne) og hvilket element (rad).

 Oppgaver-liste

Hvis du er fortrolig med relasjonsdatabaser, for eksempel Office Access 2007 eller Microsoft SQL Server, kan det være lurt å tenke på hver enkelt liste eller bibliotek på et område som en egen tabell i en database.

Alle lister og biblioteker har en ID-kolonne som fungerer som primærnøkkelen. En primærnøkkel er et felt (eller sett med felt) i en tabell som er unike identifikatorer for hver rad i en database.

ID-kolonnen oppfyller alle vilkårene for en god primærnøkkel fordi den:

  • Identifiserer hver rad.

  • Er aldri tom eller null.

  • Aldri endres.

Du kan se ID-kolonnen ved å legge den til en visning av en liste eller bibliotek.

ID-kolonne som vises i ulike SharePoint-lister

Fordi IDen er primærnøkkelen for en liste eller et bibliotek, er det spesielt nyttig i arbeidsflyten oppslag til å identifisere et bestemt element (eller rad), som vist i eksemplene senere.

Til toppen av siden

Hvordan fungerer et oppslag?

Som nevnt i forrige del Hvis du er fortrolig med relasjonsdatabaser, kan det være lurt å tenke på hver enkelt liste eller bibliotek på et område som en egen tabell i en database.

Faktisk, lagres data i lister og biblioteker i tabeller i SQL Server. (Det er ikke egentlig sant at hver liste og bibliotekverktøy samsvarer med en egen tabell i databasen, denne føle seg modellen er nyttig når det gjelder arbeidsflyten oppslag.)

Hvis du er fortrolig med relasjonsdatabaser, definerer et oppslag er svært lik spørring mot en database, for eksempel anta at du har følgende oppslaget.

Et eksempeloppslag

Dette oppslaget sier: "Fra oppgaver -listen velger du verdien for Status -feltet der ID for oppgaveelement samsvarer med ID som er lagret i variable aktivitets-ID for denne forekomsten av arbeidsflyten."

Du kan lese foregående oppslaget som følgende SQL-spørringen. SQL-spørringer Bruk nøkkelordet Velg til å hente data fra en angitt tabell, eller, i dette tilfellet en bestemt liste eller et bibliotek.

Eksempel 1: ligner på et oppslag for en SQL-spørring

– ELLER –

Eksempel 2: Likheten mellom et oppslag og en SQL-spørring

Til toppen av siden

Slå opp en verdi i gjeldende element

Den vanligste typen oppslag er der du slår opp verdien av et felt i gjeldende element.

Oppslag for gjeldende element

Dette oppslaget står "Velg verdien til feltet navn fra det gjeldende elementet." Dette oppslaget er enkelt å gjøre fordi du trenger bare å spesifisere felt (kolonne). Elementet (rad) er fast som det gjeldende elementet. Det er andre ord bare én rad for å velge mellom. Derfor kalles noen ganger denne typen oppslag et "flat" oppslag.

Et oppslagsfelt for det gjeldende elementet henter verdien til kolonnen du angir

Til toppen av siden

Slå opp en verdi i arbeidsflytdata

Som nevnt i forrige del, et oppslag til en verdi i gjeldende element er alltid en "flat" oppslag fordi raden er fast som det gjeldende elementet, må du bare angi kolonnen (eller feltet).

Et oppslag til arbeidsflytdata (det vil si dataene som er lagret i variabler for arbeidsflyt og arbeidsflytstart parametere) er på samme måte, også et flatt oppslag fordi hver variabel kan inneholde én enkelt verdi. Verdien som er lagret i en variabel kan endres fra én arbeidsflytforekomst til neste, og verdien endres under en arbeidsflyt på et bestemt tidspunkt, for eksempel hvis arbeidsflyten bruker handlingen Angi arbeidsflytvariabel til å angi variabelen til en annen verdi. Men variabelen inneholder alltid bare en enkeltverdi, slik at et oppslag til arbeidsflyten dataene alltid er flat.

Søke opp en arbeidsflytvariabel med navnet Task item ID

Du kan tenke på arbeidsflytdata som som er lagret på en notisbok som inneholder en rekke steder der arbeidsflyten skriver og lagrer data. Denne serien med plasseringer utgjør en enkelt "rad" fordi hvert sted (en variabel eller parameter) inneholder bare en enkeltverdi.

Variabler i en arbeidsflyt lagres på en plassering som minner om en notisbok

Når denne forekomsten av arbeidsflyten er fullført, verdier som er skrevet på notisbok er slettet, og neste forekomst av arbeidsflyten vil bufre egne verdier.

Til toppen av siden

Slå opp en verdi i en liste eller et bibliotek ved å angi et felt og en verdi som et filtervilkår

Når du vil slå opp en verdi i et element ved å bruke et filtervilkår til listen der gjeldende element befinner seg, eller til en annen liste, utvides dialogboksen oppslag.

Oppslag etter en verdi i en annen liste

Hvorfor utvider det? Den øverste delen av dialogboksen angir felt (kolonne) med verdien du er interessert i. Imidlertid fordi du vil bruke et filtervilkår, må du også angi elementet (rad) av verdien du er interessert i, og du angir en unik rad ved å velge et felt som inneholder verdiene som kan brukes som Filtreringsvilkår for å filtrere listen ned én enkelt rad. Dette oppslaget må for eksempel vet hvilket element (rad) du vil at verdien fra. Den øverste delen av dialogboksen angir kolonnen. Du må nå en rad.

Oppgavestatus er uthevet

Til toppen av siden

Bruke en statisk verdi som filterkriteriene

Jo mer grunnleggende – og vanligvis mindre nyttige – typen oppslag er der du angir en statisk verdi (kalt en litteral) til å finne element eller rad som du er interessert i. Dette oppslaget vil for eksempel gå til oppgaver-listen, og velg verdien i feltet anbefaling fra det første oppgaveelementet der feltet anbefaling er lik "Avvise".

Eksempel på et oppslag som vil hente en statisk verdi

Når du klikker OK, kan du se følgende advarsel.

Advarselsdialogboks som angir at verdiene som ble hentet i oppslaget, ikke er unike

Hva betyr dette? Er det mulig for mange elementer i oppgaver-listen til du har et anbefaling felt som er lik "Avvise", som vist på bildet nedenfor, slik at oppslaget finner mange elementer som oppfyller vilkårene. I dette tilfellet oppslaget ganske enkelt henter verdien til feltet anbefaling fra det første elementet i oppgavelisten der Anbefaling = RLøs ut, som vist her.

Liste med utheving av den første verdien som vil bli hentet i oppslaget

Det finnes bestemte situasjoner der du trenger denne typen oppslag, spesielt når du arbeider med egendefinerte lister. Hvis du vil gjøre dette Fjern med et eksempel, anta at du har en egendefinert liste som inneholder regionale lederne for hver geografisk område, som vist her.

Egendefinert liste over regionale ledere

La oss nå anta at gruppen din er i region Nordøst slik at dette er den eneste regionen du er interessert. Du har en arbeidsflyt som er knyttet til en annen liste (ikke regionale ledere), og du vil at arbeidsflyten skal slå opp overordnet lederen av region Nordøst fra listen over regionale ledere. Du gjør det mulig for at arbeidsflyten skal hente de nyeste dataene alltid dynamisk, ved å lagre personene i en egendefinert liste, og få arbeidsflyten slå opp disse dataene, i tillegg du trenger ikke å åpne og redigere arbeidsflyten når som helst svar i ditt område endres. Oppslaget denne formål seende ut omtrent som dette.

Oppslagsfelt for en ikke-unik verdi i en egendefinert liste

Når du klikker OK, kan du se dette varselet.

Advarselsdialogboks som angir at verdiene som ble hentet i oppslaget, ikke er unike

Du får dette varselet fordi det kan sannsynligvis vil være mer enn ett element i denne listen der verdien av regionen er Nordøst. I motsetning til ID (definert tidligere som en primærnøkkel), er verdien Nordøst ikke nødvendigvis unike fordi du kan legge til mange elementer i listen med denne verdien. Imidlertid fordi du har en liste over regionale ledere, kan du ignorere dette varselet fordi du vet at det er bare ett element der verdien for et område er lik Nordøst, slik at du vet at oppslaget er unike.

Hvis du vil plassere den en annen måte, feltet som du bruker for filtervilkårene fungerer som nøkkel for listen. Når du bruker et ID-felt som nøkkelen, er verdiene av definition unike. Men hvis du bruker et annet felt som nøkkelen, som område i dette eksemplet – du blir advart om at verdiene i dette feltet må være unikt i rekkefølge for dette feltet til å være en nyttig nøkkel og til å identifisere en unik element.

Et annet vanlig scenario er å slå opp en verdi i et bestemt element, som er beskrevet i neste del.

Til toppen av siden

Bruke en arbeidsflytvariabel som filterkriteriene

Den vanligste typen oppslag er aller der arbeidsflyten oppretter et element – for eksempel ved å bruke handlingen Samle Data fra en bruker til å opprette et oppgaveelement, eller ved hjelp av handlingen Opprett listeelement til å opprette et element i alle lister eller biblioteker på gjeldende område.

Når arbeidsflyten oppretter et element, er IDen til det nye elementet lagret i en variabel.

opprette listeelementhandlinger i arbeidsflytdesigneren

IDen for et element er et heltall som er alltid unikt i listen eller biblioteket. IDen fungerer mye som en nøkkel i en tabell.

Fordi IDen alltid er unike, og fordi IDen er lagret i et dynamisk variabel, er bruker ID den beste, vanligste måten å sikre at du bruker en unik verdi til å identifisere nøyaktig elementet du vil ha. Anta for eksempel at handlingen Samle Data fra en bruker oppretter en oppgave med IDen er lagret i en variabel kalt aktivitets - ID for element. Du kan bruke denne variabelen for å sikre en unik oppslag, som vist her.

Oppslag til en variabel

Når du klikker OK, får du ikke advarselen om sikre unike oppslag fordi du bruker IDen for å finne element (eller rad) som du er interessert i, og IDen alltid er unike.

Oppslag til variabelen ID for oppgaveelement

Dette oppslaget sier: "Fra oppgaver-listen velger du verdien i feltet Anbefaling der ID for oppgaveelementet samsvarer med ID som er lagret i variabelen på denne forekomsten av arbeidsflyten." Andre ord angir den øverste delen av dialogboksen kolonnen som vanlig. Og nederst delen av dialogboksen identifiserer en unik rad. I dette eksemplet har denne forekomsten av arbeidsflyten opprettet en oppgave-IDen som oppgaver er 5. Fordi 5 er verdien som er lagret i variable aktivitets-ID, går oppslaget til radnummeret 5 i oppgavelisten.

 Oppgaver-liste

Til toppen av siden

Tips for å sikre unike oppslagsverdiene

Her er noen tips som hjelper deg med å bruke arbeidsflyten oppslag:

  • Garanterer måten å sikre at et unikt oppslag er å bruke et listeelement-ID til å finne elementet med den tilsvarende-ID. Hvis det er variabler av datatypen Listeelement-ID som allerede er knyttet til den aktuelle arbeidsflyten, kan du prøve å bruke dem i oppslaget. Hvis du vil identifisere disse variabler som er av datatypen for Listeelement-ID , klikker du knappen variabler i Workflow Designer. Det vises en liste over alle variabler som er knyttet til den aktuelle arbeidsflyten. Se etter variabler av typen Listeelement-IDen.

  • Hvis du ikke bruke ID-feltet for en eller annen grunn, eller hvis ett enkelt felt i en liste kan fungere som en nøkkel til i listen, kan du prøve å bruke en sammenkjedede strengen av verdiene i listen element som kan gjengi unike listeelementet. Du kan bruke den bygge dynamisk strenghandling i arbeidsflyten til å opprette denne strengen og lagre strengen i en variabel. Deretter kan du bruke denne variabelen i et oppslag til å identifisere en unik element i en liste.

  • Når du oppretter listene på området, kan du opprette en overordnet / underordnet- eller én-til-mange-relasjon mellom relaterte data i forskjellige lister ved hjelp av en kolonne i en liste slik at de peker til ID-feltet for en annen liste. For eksempel anta at du har en liste over registreringer og en klasse-listen, og det er en én-til-mange-relasjon mellom en klasse og mange registreringer for klassen. Du kan legge til en kolonne i listen registreringer som er en oppslagskolonne til IDen for relaterte klassen i kurs-listen. Hvis du har en arbeidsflyt som kjører på listen over registreringer, arbeidsflyten kan alltid se deretter opp verdier fra det relaterte elementet i klasse-listen: Dette oppslaget vil si, "Fra klasse-listen velger du verdien i [alle felter i listen], der IDen i klasse-listen samsvarer med IDen for oppslagsfeltet i gjeldende element." Opprette ID relasjoner (i utgangspunktet primær- og sekundærnøkler relasjoner) mellom lister der mulig gjør det enkelt å arbeidsflyten oppslag, og bruk av IDer er en enkel måte å garantere samsvar unike oppslag.

Til toppen av siden

Ting du bør vite om oppslag

Her er noen ting du bør vite når du arbeider med oppslagsfelt:

  • Knytte arbeidsflyten i listen som er mest som en mal listen, og som har mer eller mindre alle data som kan brukes i arbeidsflyten. På denne måten du kan bruke mye mer verdier fra det gjeldende elementet i din oppslag i stedet for å opprette kompliserte oppslag til å hente verdiene fra andre lister.

  • Når et oppslag ikke finner samsvarende data, returnerer strengen ?????. Hvis du definerer en arbeidsflytoppslag for å velge verdien i Tittel-feltet fra oppgavelisten der tilordnet til-feltet er lik "John", men det finnes ingen aktivitet for eksempel tilordnet "John", ville oppslaget returnere ?????. For å løse dette problemet, kan du åpne aktuelle oppslaget og endre filterkriteriene slik at spørringen returnerer et samsvarende element.

  • Når en variabel som ikke har data i det støter på et oppslag, returnerer strengen *. Åpne arbeidsflyten for å løse dette, og kontroller at variabelen ikke er satt til en verdi (eller initialisert).

  • Hvis du vil fjerne innholdet i dialogboksen Definer arbeidsflytoppslag, klikker du knappen Fjern oppslag i denne dialogboksen.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×