Brukermål: Velge riktig visning av planen

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Velge riktig visning

Gantt-diagrammer gir deg én oversikt over prosjektfremdriften, men du kan få viktig tilbakemelding på alle områder av planen ved å bruke prosjektvisninger.

Valg av riktig visning av planen er det første store trinnet for å holde orden på prosjektet.

Hvis du vil lese flere artikler i denne serien med instruksjonsveiledninger for prosjektstyring, kan du se veikartet for Project.

Tips for prosjektstyring før du begynner ...

  • Vil du finne ut hvilke aktiviteter i planen som er viktigst?    Alle aktiviteter i planen er viktige, men noen aktiviteter har større innvirkning på sluttdatoen enn andre. I prosjektstyring er disse kritiske aktiviteter. Se på disse først for å løse problemer i planen.

  • Vil du se hvordan aktiviteter er relatert til hverandre?   Gantt-diagrammet er bare én metode for å se hvordan aktiviteter er relatert til hverandre, men ikke vær redd for å bruke andre visninger. Nettverksdiagrammet viser mer kompliserte aktivitetsrelasjoner. Kalenderen viser aktiviteter i et kjent, månedlig kalenderformat. Tidslinjen viser hvor hovedmilepælene er i planen.

  • Vil du se hvordan fremdriften er for personene?   Hvis du vil ha en mer overordnet oversikt over planen, bør du gjøre deg kjent med Ressursbelegg-visningen for å se på aktiviteter fra perspektivet for dem som arbeider med dem.

  • Vil du vise prosjektet til ledelsen?    I mange tilfeller kan det være feil å sende ledelsen en kopi av planen. Ledere og andre deltakere vil bare ha nok overordnet informasjon for å forstå den generelle tilstanden til prosjektet. Heldigvis har Project 2013 et helt nytt sett med visuelle rapporter som registrerer riktig mengde detaljer i diagrammer og tabeller, uten at du trenger å gjøre så mye.

  • Vil du vise kostnads- og budsjettinformasjon?   Project kan gi deg en visning av alle kostnader eller en avansert rapport over inntjent verdi. Du kan også eksportere til Excel når du tenger en omfattende analyse av kostnadsinformasjonen.

  • Er du i startfasen av planleggingen og ikke vil vise prosjektet i Microsoft Project ennå?    Hvis du er i startfasen av planleggingsprosessen, kan det hende du ikke vil bruke Project i det hele tatt. Du har kanskje en enkel liste på et SharePoint-nettsted, i Excel eller på en papirlapp. Kanskje vil du dele disse ideene med andre før du begynner å lage en plan i Project.

Trinn 1: Finn riktig visning

Velg riktig visning

Først må du finne riktig visning til riktig formål. Det er for eksempel bedre å se på gruppeinformasjonen i Ressursplanlegger-visningen enn i Gantt-diagrammet der aktivitetsinformasjonen vises.

Vis fremdriften for planen i Gantt-diagrammet

Den enkleste metoden for å vise fremdriften er å se på hvordan Gantt-stolpene endres når arbeidet går fremover.

Vis prosjektaktiviteter på en tidslinje

En tidslinje gjør det enklere å rapportere hele oversikten. Den gir deg et øyeblikksbilde av viktige aktiviteter og milepæler til statusmøter. Slipp den i et PowerPoint-lysbilde, skriv den ut eller send den via e-post til sjefen for er rask rapport.

Vis arbeid på et nettverksdiagram

Når prosjekter blir omfattende, gjør et nettverksdiagram over aktivitetsrelasjoner at det blir enklere å gå gjennom de mange sammenkoblede delene av en plan. Nettverksdiagrammer viser en klassisk visning av prosjektinformasjon med sammenkoblede bokser og linjer.

Vis statusrapporter for inntjent verdi

Inntjent verdi er en kraftig sporings- og budsjetteringsfunksjon i Project, og er ikke særlig komplisert. Inntjent verdi hjelper med å besvare spørsmål som «Når du ser på arbeidsmengden som er utført så langt i prosjektet, hvor mye penger skal vi ha brukt?» eller «Vil vi bli ferdig i tide?».

Vis prosjektinformasjon med en interaktiv rapport

Opprett og tilpass flotte grafiske rapporter av ønsket prosjektinformasjon. Hvis rapporten ikke ser bra ut, er det fort gjort å tilpasse den.

Uthev aktivitetskoblinger

Når du har et omfattende prosjekt, kan stolpesiden av Gantt-diagrammet fort virke litt overfylt med flerfargede stolper og koblingslinjer som går i alle retninger. Du kan rydde opp i dette visuelt ved å vise en aktivitetsbane som uthever foregående og etterfølgende aktiviteter for enkeltaktiviteter.

Skriv ut en visning

Skriv ut prosjektvisninger fra skrivebordsskriveren eller på en enorm plotter, slik at den kan henges i gangen eller på et arbeidsbord.

Trinn 2: Finjuster visningen

Legg til en kolonne i en visning

Legg til kolonner i en prosjektvisning for å se mer informasjon om aktiviteten. Du kan også skjule en kolonne for å beskytte sensitiv informasjon.

Endre tidsskalaen i en visning

Du kan justere tidsskalaen til å vise mindre eller større tidsenheter, fra timer og helt opp til år. Du kan for eksempel vise tid i regnskapsår i stedet for kalenderår, eller du kan vise Gantt-stolper på tvers av måneder i stedet for dager.

Grupper aktiviteter eller ressurser

Hvis det er for mange aktiviteter i prosjektet til at de kan vises tydelig, kan du prøve å gruppere aktiviteter i kategorier. Gruppering gir deg mange sorteringsalternativer som prioritet, begrensningstype eller fullføringsstatus.

Del en visning

Noen ganger er det bedre å se to visninger enn én. hvis du for eksempel har Gantt-diagrammet i en visning øverste, kan du drille ned i detaljene om en bestemt aktivitet i en visning nederst. Erfarne prosjektledere lærer å bruke delte visninger for å utføre det daglige prosjektstyringsarbeidet raskere.

Sorter prosjektinformasjon etter aktivitet, ressurs eller dato

Mesteparten av tiden viser du aktivitetene i kronologisk rekkefølge, men når prosjektet blir større, kan det hende du synes det er praktisk å organisere aktivitetene alfabetisk etter status eller ressurs.

Filtrer visningen

Du trenger ikke alltid å se på prosjektinformasjonen i det vanlige kronologiske formatet. Du kan dele den opp slik du vil.

Rykk inn aktiviteter for å opprette delaktiviteter og aktivitetssammendrag

Øk og reduser innrykk for aktiviteter for å vise et hierarki eller hvordan aktiviteter er relatert i faser og delfaser.

Del tilpasningene på tvers av fremtidige prosjekter.

Du vil ikke kaste bort de tilpassede visningene dine. Del dem med andre eller lagre dem som maler for fremtidige prosjekter.

Trinn 3: Bruk et annet program til å vise Project-data

Vis prosjektinformasjon på et SharePoint-nettsted

Hvis du har hatt lyst til å synkronisere prosjekter med en SharePoint-oppgaveliste uten å bruke Project Server, så har du sjansen nå. Project Professional lar deg konfigurere en SharePoint-oppgaveliste som synkroniseres med prosjektet. Gruppemedlemmene kan vise planen og oppdatere arbeidet i SharePoint, og du kan se endringene i Project.

Vis et prosjekt i et PDF-dokument

Når du lagrer en prosjektplan som et PDF- eller XPS-dokument, kan du dele det med alle som har en datamaskin, selv om de ikke har installert Project.

Importer Excel-data til Project

Bruk en importveiviser hvis du har et omfattende prosjekt som er startet i Excel eller en database, og du er bekymret for problemer med dataene når du flytter prosjektet til Microsoft Project. Denne håndterer importen av mer omfattende prosjekter.

Lagre en prosjektfil i et annet format

Project støtter eksport av prosjektinformasjon til Excel, Visio, PDF og flere andre vanlige formater.

Gå tilbake til veikartet for Project

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×