Brukermål: Planlegge prosjektet

Planlegge brukermål for prosjektet

Det er en god begynnelse å planlegge før du åpner Microsoft Project.

Bruk et program som Word, Excel, OneNote eller Outlook til å notere tidlige tanker om prosjektmålene.

Når alle har samtykket til ideene dine, kan du begynne planleggingen av planen med Project.

Gå tilbake til veikartet for Project for flere artikler om som lærer deg om prosjektstyring.

Tips for prosjektstyring før du begynner ...

  • Forsikre deg om at du har et prosjekt    Pass på at det du tenkere på faktisk er et prosjekt. Et prosjekt har tre kjennetegn.

  • Det er midlertidig og unikt   Design av en bilfabrikk er et prosjekt fordi det er en engangsaktivitet. Bilproduksjonen på anlegget er en serie med aktiviteter som gjentas, og det er derfor ikke et prosjekt.

  • Det har klart definerte leveringer    Leveringer gir et prosjekt fokus og formål. Deltakere vil ikke mene at investeringene er gode hvis leveringene ikke er tydelig definert.

  • Det har en begynnelse og en slutt    Uten er sluttdato for prosjektet kan ikke deltakere og investorer glede seg over resultatet av prosjektet og fordelene som er gjort mulig av investeringene.

    Her er noen eksempler som skal hjelpe deg å avgjøre om du har et prosjekt.

Aktiviteter som ikke er prosjekter

Prosjekter er klart definert

Bilproduksjon

  • Prosjekt for å oppgradere en fabrikk for å øke effektiviteten.

  • Prosjekt for å finne en fabrikk nærmere produksjonsanleggene.

Reduser risikoen fra konkurrentene

  • Prosjekt for å erstatte sikkerhetsprogramvare.

  • Prosjekt for å rekruttere spesialister fra beslektede bransjer.

  • Identifisere prosjektbegrensninger    . Begrensninger er faktorer som begrenser prosjektlederens muligheter til å utforme og styre et prosjekt. De fleste prosjekter har tre begrensninger.

  • Begrenset periode    Sluttdatoer for viktige leveringer angir vanligvis den totale lengden på prosjektperioden.

  • Begrenset antall personer og andre ressurser    Prosjektledere har vanligvis et begrenset antall personer til å utføre arbeidet på et prosjekt, eller et begrenset budsjett.

  • Lite omfang    Et prosjekt begrenses vanligvis av hvor mye gruppen kan oppnå. Hvis prosjektet har for mange leveringer eller funksjoner, kan det hende det ikke er nok tid til å planlegge å få alle utført.

Endring av en begrensning har vanligvis innvirkning på de to andre og den generelle kvaliteten. Reduksjon av prosjektvarigheten tvinger for eksempel prosjektlederen til å ta avgjørelser om antall arbeidere som kreves for å fullføre prosjektleveringene. Hvis det ikke er nok arbeidere, vil en reduksjon av prosjektlengden kanskje medføre kompromisser som reduksjon av prosjektomfanget.

  • Identifisere deltakerne tidlig    Det er ingenting som skader et prosjekt mer enn ikke å identifisere hvem de kritiske deltakerne er og den beste metoden for å kommunisere med dem. Hvis du ikke lykkes med å identifisere en kritisk deltaker når prosjektet har startet, kan det tvinge prosjektet til å stoppe opp eller overskride budsjettet når nye prosjektmål og -metoder blir foreslått.

Trinn 1: Noter tidlige tanker

Noter tidlige tanker i OneNote

Skriv ned notater i OneNote når du tenker på prosjektet og hva du vil oppnå. Notatene kan inneholde e-postmeldinger, koblinger til nettsteder, videoer eller tidlige spesifikasjoner.

Importer Excel-data til Project

Prosjekter starter noen ganger som enkle lister i Excel, men når de vokser, bør du importere dem til Project der du kan organisere og planlegge aktiviteter mer effektivt.

Bruk Office 365 på en datamaskin for å skrive ned prosjektnotater hvor som helst

Arbeid med tidlige prosjektspesifikasjoner ved hjelp av Office 365. Så lenge du arbeider på en PC med en Internett-tilkobling, kan du arbeide hvor og når som helst på dokumentene med de fullstendige versjonene av Word, Excel, PowerPoint eller OneNote.

Bruk Office Online i en nettleser

Arbeid med Office Online uten Office 365. Så lenge du har en Microsoft-konto, kan du bruke nettversjonen av Word, Excel, PowerPoint eller OneNote til å notere tidlige prosjektideer.

Til toppen av siden

Trinn 2: Holde kontakten med deltakerne

Rapporter tidlig fremdrift

Uansett hvor du befinner deg i prosjektplanleggingen kan en flott rapport bidra til å få deltakernes godkjennelse av prosjektleveringer.

Bli med i et nettmøte

Hvis deltakerne ikke kan være til stede, kan du bruke nettmøter til å holde kontakt med dem. Del PowerPoint-lysbilder, Excel-regneark eller OneNote-notater for å diskutere tidlige prosjektplaner. Personer kan delta i nettmøter fra kontoret, på farten eller fra den mobile enheten.

Direktemeldingschatting med et prosjektgruppemedlem

Når du får spørsmål når du arbeider på en prosjektplan, kan du plassere markøren over navnet på spørsmålstilleren og dele en direktemelding ved hjelp av Lync.

Til toppen av siden

Trinn 3: Starte et prosjekt

Kopier og lim inn fra Word til Project

Kopier en aktivitetsliste i Word og lim den inn i Project for hurtig å opprette en plan. Project vil beholde disposisjonsstrukturen og formateringen.

Opprett et nytt prosjekt fra et annet prosjekt eller en mal

Opprett et nytt prosjekt basert på en mal som er forhåndsutfylt med aktiviteter fra prosjekter som ligner på ditt. Bransjeeksperter har opprettet mange av disse prosjektene for å hjelpe deg med å komme hurtig i gang.

Importer Excel-data til Project

Flytt en aktivitetsliste som er påbegynt i Excel, til Project. Project vil beholde disposisjonsstrukturen og formateringen.

Importer en SharePoint-oppgaveliste som et tidlig prosjekt

Prosjekter starter noen ganger som oppgavelister i SharePoint for deling med personer uten Microsoft Project. Når oppgavelisten blir stor, kan du flytte den til Project for å fortsette å arbeide på den der.

Mål for prosjektstyring: Opprett en ny prosjektplan

Når du har startet prosjektet i Microsoft Project, kan du begynne å legge til aktiviteter, organisere dem, koble dem sammen, legge til personer og så videre.

Gå tilbake til veikartet for Project

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×