Bruke utskriftsfletting til å tilpasse bokstaver for masseutsendelser

Bruke utskriftsfletting til å tilpasse bokstaver for masseutsendelser

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Når du har flere e-post som sendes til personer på adresselisten, kan du bruke utskriftsfletting til å opprette en bunke personlige brev. Hver bokstav som er produsert har samme oppsett, formatering, tekst og grafikk. Bare bestemte deler av brevet variere og er tilpasset.

Det er tre filer som er involvert i å opprette og skrive ut brev ved hjelp av utskriftsflettingen:

  • Hoveddokumentet
    dette dokumentet inneholder tekst og grafikk (en logo eller et bilde, for eksempel) som er identiske for hver versjon av flettet dokument. Brødteksten bokstaven er et eksempel på identiske innhold.

  • Adresselisten
    dette er datakilden som brukes til å fylle ut informasjonen i bokstaven. Adresselisten har navn, for eksempel og hoveddokumentet er bokstaven som vil bli adressert til navn i listen.

  • Flettet dokument
    dette dokumentet er en kombinasjon av hoveddokumentet og adresselisten. Utskriftsfletting henter informasjon fra adresselisten, og plasserer den i hoveddokumentet, noe som resulterer i en personlig bokstav for hver person.

Du kan lære mer om hvordan utskriftsfletting for bokstaver fungerer i følgende video som er en del av et opplæringskurs.

Nettleseren støtter ikke video. Installer Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

Trinn 1: Klargjøre hoveddokumentet

Før du begynner utskriftsflettingen, kan du klargjøre brevet. Hvis du er å la andre vite om et kommende arrangement, for eksempel ta med navn, dato, klokkeslett og plasseringen av hendelsen. Det er disse detaljene som er viktig for alle mottakere av brevet.

  1. Velg Start utskriftsfletting i gruppen Start utskriftsfletting på fanen Masseutsendelser > bokstaver.

    Velg Start utskriftsfletting i Word, i kategorien masseutsendelser, og velg deretter et alternativ.

  2. I Word, skriver du inn teksten i brevet (eksempel følger) du vil sende til alle.

    Eksempel på brev i Word til dataetikett som brukes for en utskriftsfletting.

Trinn 2: Konfigurere adresselisten

Adresselisten er datakilden. Det kan være et Excel-regneark, en mappe med Outlook kontakter, en Access-database eller en adresseliste for Office. Den inneholder postene som Word bruker til å hente informasjon fra å bygge brevet.

Tips

  • Hvis du ikke har en adresseliste, kan du opprette en under utskriftsfletting. Før du begynner utskriftsflettingen, samle alle datapostene for dine, og Legg dem til en datakilde.

  • Hvis du bruker et Excel regneark, kontrollerer du at kolonnen for postnumre eller postnumre som er formatert som tekst slik at du ikke mister nuller.

  • Hvis du vil bruke Outlook kontakter, kontrollerer du at Outlook er standard e-postprogrammet.

Trinn 3: Koble adresselisten til hoveddokumentet

Nå er du klar til å åpne datakilden for adresselisten og koble den til brevet.

  1. Velg Velg mottakere i gruppen Start utskriftsfletting i kategorien Masseutsendelser, og velg deretter et alternativ.

    Velg Velg mottakere som en del av utskriftsfletting i Word, i gruppen Start utskriftsfletting i kategorien masseutsendelser, og velg deretter skrive inn en ny liste

  2. Gjør ett av følgende:

    • Hvis du ikke har en adresseliste, velger du Skriv inn en ny liste og opprette en.

      eller

    • Hvis det finnes adresselisten i et regneark for Excel, en Access-database eller en annen type datafil, velger du Bruk eksisterende liste. Deretter går du til listen, og velg Åpne.

      eller

    • Hvis du bruker kontaktene Outlook, velger du Velg blant Outlook-kontaktene.

  3. Velg fil > Lagre som.

  4. Skriv inn et filnavni filnavn-boksen, og velg deretter Lagre.


Rediger mottakerliste

Hvis du oppretter og skrive ut brev for alle i listen, går du til "trinn 4: legge til egendefinert innhold til brevet." Hvis du vil sende bokstaver til personer som bor, for eksempel i 20 miles for en hendelse du er vert for, deretter bruke et filter som en ZIP-kode eller postnummer avgrense listen.

  1. Velg Rediger mottakerliste.

    Velg Rediger mottakerliste som en del av utskriftsfletting i Word, i gruppen Start utskriftsfletting i kategorien masseutsendelser.

  2. Merk av ved siden av navnet på hver person som du ønsker å motta e-postmeldingen, i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting.

    Velge rader ved å aktivere avmerkingsboksen

Det finnes alternativer for å begrense listen over mottakere i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting. De to mest brukte alternativene er til å sortere og filtrere listen for å gjøre det enklere å finne navn og adresser.

I et Word dokumentet for utskriftsfletting, velg Rediger mottakerliste og velg et alternativ i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting, under Begrens mottakerliste.

Hvis du vil ha mer detaljert informasjon, kan du se sortere og filtrere data for en utskriftsfletting.

Trinn 4: Legge til egendefinert innhold til brevet

Legge til innhold i brevet som er forskjellige for hver person som mottar den, for eksempel navn og adresse. Den beste fremgangsmåten for å legge til disse detaljene er å sette inn flettefelt i hoveddokumentet.

  1. Velg Adresseområde i gruppen Skriv og Sett inn felt på fanen Masseutsendelser.

    Velg adresseområde som en del av utskriftsfletting i Word, i gruppen Skriv og Sett inn felt i kategorien masseutsendelser.

  2. Velg et format for mottakerens navn i dialogboksen Sett inn adresseområde slik det vises i brevet.

    Alternativer for adresseområde

  3. Velg OK.

    Merknad: Velg Forhåndsvis resultater for å vise hvordan en adresse vises i brevet, under Forhåndsvisning. Velg Neste Neste post-knappen for utskriftsfletting Forhåndsvis resultater eller forrige Forrige post-knappen for utskriftsfletting Forhåndsvis resultater post for å flytte gjennom postene i datakilden.

  4. Velg Hilsningslinje i gruppen Skriv og Sett inn.

    Velg Hilsningslinje som en del av utskriftsfletting i Word, i gruppen Skriv og Sett inn felt i kategorien masseutsendelser.

  5. Velg formatet du vil bruke, i dialogboksen Sett inn hilsningslinje.

  6. Velg OK for å sette inn flettefeltet i brevet.

  7. Velg fil > Lagre å bevare bokstaven (eksempel følger) du oppretter for utskriftsfletting.

    Eksempelbrev for utskriftsfletting i Word som viser "adresseområdefelt" og "Hilsningslinje-feltet.

Hvis du vil sette inn andre egendefinert informasjon i brevet fra adresselisten, kan du se legge til felt for utskriftsfletting én om gangen.


Kontrollere flettingen feltnavn

Kontroller at Word finner navn og adresser i adresselisten.

  1. Velg Tilordne felt i gruppen Skriv og Sett inn felt på fanen Masseutsendelser.

    Tips!: Flettefelt kan også åpnes fra dialogboksen Sett inn adresseområde du brukte til å legge til et adresseområde i hoveddokumentet.

  2. Kontroller at post feltene som vises i listen samsvarer med navnene på kolonneoverskriftene for poster i datakilden adresseliste i dialogboksen Tilordne felt.

    Dialogboksen Tilordne felt

    Merknad: Det finnes to kolonner i dialogboksen. Den venstre kolonnen er for eksempel en liste over vanlige navn i en post for bedrifter. Høyre kolonne er feltnavnet for vanlige navnet som er tilordnet en kolonneoverskrift i datakildefilen.

  3. Gjør ett av følgende:

    • Hvis feltnavnene vist sammenligne kolonneoverskrifter som du brukte for poster i datakilden adresselisten, ikke gjør noe.

      eller

    • Hvis (ingen samsvar) vises i et feltnavn du forventet å samsvare med en kolonneoverskrift i datakilden, velg pil ned, og velg deretter feltnavnet i adresselisten datakilden. Gjenta etter behov.

  4. Velg OK.


Formatere felt for utskriftsfletting

Hvis du vil endre skrift, størrelse eller avstand for det flettede innholdet, Merk feltnavnet flettingen, og gjør endringene du ønsker.

  1. Velg Forhåndsvis resultater for å bytte fra de flettede resultatene tilbake til felt for utskriftsfletting i brevet i gruppen Forhåndsvis resultater på fanen Masseutsendelser.

    I Word, i kategorien masseutsendelser, gruppen Forhåndsvis resultater.

  2. Velg Slå sammen feltnavnet.

    Merket adresseområdefelt

  3. Velg skriften og skriftstørrelsen du vil bruke, i kategorien Hjem.

    Velg en skrift og en skriftstørrelse på Hjem-fanen i skrift-gruppen i Word.

  4. Sideoppsett-fanen (Word 2013 ) eller Oppsett-fanen (Word 2016 ), velger du ønsket avstand mellom avsnitt du vil bruke.

    Angi avstanden i Avsnitt-gruppen på oppsett-fanen i Word.

    Merknad: Fordi Word behandler hver linje i et adresseområde som et avsnitt, bør du redusere avstanden mellom linjene.

Trinn 5. Forhåndsvise og skrive ut bokstavene

  1. Velg Forhåndsvis resultater, og velg deretter Neste Neste post-knappen for utskriftsfletting Forhåndsvis resultater eller forrige Forrige post-knappen for utskriftsfletting Forhåndsvis resultater post for å sikre at navnene og adressene i brødteksten i brevet ser riktige.

    Tips!: Gå til begynnelsen av listen, velger du den første Knappen første post for utskriftsfletting Forhåndsvis resultater post-knappen, og gå til slutten av listen, velger du den siste Knappen siste post for utskriftsfletting Forhåndsvis resultater post-knappen.

  2. Velg Fullfør og slå sammen > Skriv ut dokumenter.

    Velg Fullfør og slå sammen, som en del av utskriftsfletting i Word, i Fullfør-gruppen i kategorien masseutsendelser, og velg deretter et alternativ.

Trinn 6: Lagre personlige brevet

Når du lagrer dokumentet for utskriftsfletting, forblir den koblet til adresselisten slik at du kan bruke det til den neste masseutsendelsen.


Bruke utskriftsflettingsdokumentet på nytt

  • Åpne dokumentet for utskriftsfletting, og velg Ja når Word ber deg om å beholde tilkoblingen.


Slik endrer du adressene i dokumentet for utskriftsfletting

  • Åpne dokumentet for utskriftsfletting, og velg Rediger mottakerliste for å sortere, filtrere og velge bestemte adresser.

Mer informasjon

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×