Bruke utskriftsfletting til å opprette en standard e-postmelding i Word 2016 for Mac

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Hvis du har et brev som sendes til mange personer via e-post du vil bruke personlige for hver mottaker, kan du bruke utskriftsfletting. Du kan opprette en bunke personlige e-postmeldinger som er formatert identisk og bruke den samme teksten. Bare bestemte deler av e-postmeldingen variere og er tilpasset. Utskriftsfletting, i motsetning til kringkaste en melding til en gruppe personer – gjør alle mottakerne av meldingen den eneste mottakeren.

Det er tre filer som er involvert i å opprette e-postmeldinger ved hjelp av utskriftsflettingen:

  • Hoveddokumentet
    dette dokumentet er e-postmeldingen; den inneholder tekst som er identiske for hver versjon av flettet dokument.

  • Adresselisten
    dette er datakilden, ofte et Excel regneark, som brukes til å fylle ut informasjonen i e-postmeldingen. Adresselisten har navn, for eksempel og hoveddokumentet er e-postmeldingen sendes til navn i listen.

  • Flettet dokument
    dette dokumentet er en kombinasjon av hoveddokumentet og adresselisten. Utskriftsfletting henter informasjon fra adresselisten og plasserer den i hoveddokumentet, noe som resulterer i et tilpasset, flettet dokument for hver person på adresselisten.

Første trinn i utskriftsflettingen, er å opprette et hoveddokument.

  1. Velg Start utskriftsfletting på fanen Masseutsendelser > E-postmeldinger.

    e-post for utskriftsfletting

  2. Skriv inn e-postmeldingen du vil sende til alle i Word.

Den første raden i regnearket Excel er overskriftsposten. Rad i hver kolonne har et etikettnavn som angir en informasjonskategori. Hvis du for eksempel være kolonneetikettene e-postadressen, navn, gateadresse, by, statusog Postnummer. Hver etterfølgende rad inneholder én enkelt post med data for hver mottaker. Det må ikke være noen tomme rader eller kolonner i listen.

Tips!: Eksportere kontakter til en tabulatordelt (txt)-fil for å gjøre et Excel regneark for Outlook adresseboken, og deretter åpne txt-filen i Excel. Hvis du vil ha mer informasjon, se eksportere eller arkivere Outlook-elementer manuelt.

  1. Skriv inn kolonneetikettene til mottakerne i den første raden i Excel regnearket. Hvis du for eksempel i den første kolonnen, skriver du inn e-postadressen. i den andre kolonnen, skriver du inn fornavnet. og Skriv inn Etternavni den tredje kolonnen.

    Viktig: Det anbefales at den første kolonnen inneholder hver mottakerens e-postadresse.

  2. Skriv inn mottakerens e-postadressen, Fornavnog Etternavni den andre og påfølgende radene.

  3. Velg Lagrefil-menyen, og Skriv inn et filnavn.

    Merknad: Huske posisjonen til regnearket; Du må ha den senere for å koble den til dokumentet for utskriftsfletting.

  4. Lagre og lukk regnearket.

    Merknad: Du kan ikke fullføre flettingen hvis du ikke lukker Excel regnearket som inneholder listen, eller hvis du åpner den før du er ferdig med utskriftsflettingen.

Velg Velg mottakereMasseutsendelser-fanen, og velg deretter et alternativ.

Velg mottakere er uthevet med en liste over alternativer i kategorien masseutsendelser

Alternativ

Beskrivelse

Opprette en ny liste

Starte en ny adresseliste mens du oppretter utskriftsflettingen

Bruk eksisterende liste

Bruke et Excel regneark eller en annen type datafil som adresselisten

Velg i Outlook kontakter

Velge navn direkte fra kontaktene dine Outlook på adresselisten

Apple-kontakter

Velg navn direkte fra Apple-adresseboken på adresselisten

FileMaker Pro

Importere data fra en FileMaker Pro-database

Opprette en ny liste

I dialogboksen Rediger listefelt opprettes Word det automatisk felt for grunnleggende informasjon, for eksempel fornavn, Etternavn og adresse. Hvis du vil legge til et nytt felt, for eksempel en melding-feltet – Legg til nå, slik at du kan fylle ut feltet når du skriver inn oppføringen.

  1. Skriv inn navnet på feltet du vil legge til, og klikk deretter + (plusstegn) under nye feltnavnet.

    Tips!: Hvis du vil endre rekkefølgen på feltene, velger du feltet du vil flytte, og deretter bruke pil opp eller pil ned for å flytte feltet.

  2. Når alle feltene er satt som du vil bruke, velger du Opprett for å opprette en ny liste.

Bruk eksisterende liste

  1. Bla til filen du vil bruke, og velg Åpne.

  2. Merk regnearket du vil bruke i dialogboksen Åpne arbeidsbok, og gjør deretter ett av følgende:

    • La Celleområde stå tomt for å bruke hele regnearket.

      eller

    • Angi et celleområde for dataene du vil bruke.

  3. Velg OK.

Velg i Outlook kontakter

  1. Velg Filtrer mottakere å velge mottakerne du vil inkludere.

  2. Velg fullstendig referat i dialogboksen Spørringsalternativer ved siden av listen mottakere for utskriftsfletting ved.

  3. I listen over kontakter, merker du kontaktene du vil inkludere i utskriftsflettingen, og velg deretter OK.

Apple-kontakter

  1. Velg Filtrer mottakere å velge mottakerne du vil inkludere.

  2. Velg gruppen du vil inkludere i utskriftsflettingen i dialogboksen Spørringsalternativer under Apple Gruppekontakter, og velg deretter OK.

FileMaker Pro

  1. Bla til filen du vil bruke, og velg Åpne.

  2. Velg et feltskilletegn til å skille hvert datafelt og en Postskilletegn til å skille hver datapost i dialogboksen Topptekst post skilletegn, og velg deretter OK.

  1. Velg Sett inn flettefelt på fanen Masseutsendelser, og velg deretter feltet du vil legge til.

    Sett inn flettefelt er uthevet på masseutsendelser-fanen

  2. Klikk i boksen dra felt til denne boksen eller Skriv inn teksten i dokumentet, og klikk deretter teksten for å fjerne den.

  3. Legge til og formatere feltene du vil skal inkluderes i e-postmeldingen, og velg OK.

  1. Velg Forhåndsvis resultater til å se hvordan e-postmeldinger på fanen Masseutsendelser.

    Forhåndsvis resultater er uthevet på masseutsendelser-fanen

    Merknad: Bruk knappene venstre og høyre piltast på fanen Masseutsendelser for å bla gjennom hver e-postmelding.

  2. Hvis du vil foreta ytterligere formateringsendringer, velger du Forhåndsvis resultater på nytt, slik at du kan legge til eller fjerne flettefelt.

  3. Når meldingene ser hvordan du vil bruke, i kategorien Masseutsendelser, velger du Fullfør og slå sammen > Flett til e-post for å fullføre utskriftsflettingen.

    Tips!: Flett til e-post er ikke tilgjengelig hvis du ikke har valgt standard e-postprogrammet.

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×