Bruke rapporter og diagrammer i Business Contact Manager

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

En rapport er et flott verktøy for å få innsikt i forretningsforbindelser, forretningskontakter, kundeemner, salgsmuligheter, forretningsprosjekter og markedsføringsaktiviteter. Du kan åpne mange standardrapporter i Business Contact Manager for Outlook, pluss endre, lagre, oppdatere og bruke et nesten ubegrenset ekstra rapporter på nytt.

Denne artikkelen beskriver funksjonene rapporten i Business Contact Manager for Outlook, og hvordan du kan arbeide med rapporter, tilpasse dem, og bruke dem til å starte andre business-aktiviteter.

Hva vil du gjøre?

Åpne og redigere en rapport

Lagre, oppdatere eller skrive ut en åpen rapport

Opprette et diagram fra en rapport

Eksportere en rapport til Excel eller et annet program for analyse

Starte en markedsføringsaktivitet fra en rapport

Åpne en rapport fra et miniprogram

Se listen over standardrapporter

Åpne og redigere en rapport

Business Contact Manager for Outlook inneholder mange forhåndsdefinerte rapporter. Hvis du ikke ser nøyaktig det du trenger, kan du åpne en rapport som ligner, og deretter endre den etter behov. Du kan også lagre de tilpassede rapportene for senere bruk på nytt.

Åpne en rapport

  1. På båndet, klikk kategorien tilgjengelige rapporter for rapporter er gruppert etter de relaterte arbeidsområdene: Kontaktbehandling, Salg, markedsføring eller Forretningsprosjekter. Gruppen Åpne inneholder rapporter som du har redigert og lagret.

    Kategorien Rapporter på båndet

  2. Hvis du vil åpne en forhåndsdefinert rapport, klikker du knappen for rapporttypen du vil se, og klikk deretter navnet på rapporten i listen.

  3. Hvis du vil åpne en endret rapport som du har lagret, klikker du Lagrede rapporter, klikker rapportnavn i dialogboksen Åpne lagrede rapporter, og klikk deretter Åpne.

Tips!: Hvis du er usikker på viser hvilken gruppe eller kategori rapporten som du leter etter, kan du se listen over standardrapporter.

Hvis du trenger hjelp med å endre en rapport, kan du se endre en rapport for å gjøre det mer nyttig.

Til toppen av siden

Endre en rapport

Du har mye kontroll over utseendet på rapportene i Business Contact Manager for Outlook.

I denne delen

Endre oppsettet i en rapport

Endre en rapport for å gjøre det mer nyttig

Endre oppsettet i en rapport

Det finnes flere måter å endre oppsettet eller utseendet for en rapport. Du kan bruke disse metodene individuelt eller i kombinasjon; rekkefølgen på endringene du gjør spiller ingen rolle.

  • Bruk ruten Tilpass rapport    Klikk ett av alternativene for å åpne Tilpasse rapport-ruten i Oppsett-gruppen på båndet:

    • Velg kolonnen. Hvis du vil endre hvilke kolonner som vises, klikker du denne knappen, og deretter klikker du + (pluss) Logg for å utvide listen, og vise alle elementene i den. De tilgjengelige alternativene varierer avhengig av rapporten du vil endre. Merk av for kolonnene du vil vise, og fjern merket for elementer som du ikke vil se i rapporten.

    • Topptekst og bunntekst. Hvis du vil legge til en topptekst eller bunntekst i rapporten, eller legge til notater i rapporten, klikker du denne knappen, og deretter merker du av og angi informasjon for kolonnene du vil vise. Fjern merket for kolonner du ikke vil se i rapporten.

    • Skrifter. Hvis du vil endre hvordan skrifter og tall vises, klikker du skrifter. Velg alternativene du vil endre, og oppdatere dem etter behov. Du kan endre skriften i selve rapporten på etikettene for rader og kolonner, og i de numeriske feltene for totalsummer og delsummer.

  • Bruk kontrollene Sorter og Filtrer     Gjør ett av følgende i gruppen Sorter og Filtrer på båndet:

    • Filter. Du kan begrense resultatene vises i rapporten ved å filtrere rapporten. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du filtrerer en rapport, kan du se filtrere oppføringer i Business Contact Manager.

    • Stigende eller synkende. Klikk en av disse alternativene for å endre sorteringsrekkefølgen for postene i rapporten. Som standard sorteres lister i alfabetisk rekkefølge basert på det første feltet i rapporten. Hvis du for eksempel i rapporten med tittelen forretningskontakter kontoen sorteres listen utgangspunktet etter navn på forretningsforbindelse. Under navnet på kontoen vises hver forretningskontakt som er koblet til en konto i alfabetisk rekkefølge.

      Tips!: Navn vises etter informasjonen i Fullt navn-feltet. Hvis du inkluderer titler i det fullstendige navnet, vises titlene i sorteringen. Det fullstendige navnet Sr. Carlos Lacerda vil for eksempel være oppført under S.

  • Endre rekkefølgen på kolonner     Hvis du vil endre rekkefølgen på kolonner i en rapport, klikker du ganske enkelt et kolonnenavn og drar den til ønsket plassering.

  • Sortere elementer i en sekundær datafelt    Hvis du vil snu rekkefølgen på tekst eller tall i et sekundært felt, klikker du navnet på feltet i rapporten. I rapporten med tittelen Forretningskontakter kontoen, kan du for eksempel klikker kolonnen Navn på forretningskontakt for å sortere navnene på de angitte forretningskontaktene under hver kontonavnet i omvendt alfabetisk rekkefølge. Klikk kolonnetittelen på nytt for å gjenopprette den opprinnelige ordren. Hvis du klikker i adresse - ZIP-kolonnenavnet, er på samme måte listen over forretningskontakter under hver kontonavn resorted i omvendt numerisk rekkefølge.

  • Skjule eller vise gruppene i en sekundær datafelt     Klikk + (minustegn) på en hvilken som helst rad i rapporten for å skjule alle sekundære elementene og vise bare den første linjen i rapport-posten. I rapporten med tittelen Forretningskontakter kontoen, kan du for eksempel klikke – (minustegn) ved kontonavn for å skjule listen over koblede forretningskontakter. For å angi at en liste er skjult, endrer du + (minustegn) til + (Logg plusstegn). Denne funksjonen kan være nyttig for å redusere størrelsen og kompleksiteten i rapporten. Hvis du vil vise en gruppe, klikker du + pluss logg.

Til toppen av siden

Endre en rapport for å gjøre det mer nyttig

Det finnes flere måter som du kan endre rapportene for å gjøre dem nyttigere for deg selv eller kolleger.

  • Filtrer resultater    Når du har åpnet en rapport, kan du bruke enkle og Avanserte filtre til å utelate bestemte poster fra rapporten. Filtrere rapportresultatene kan være nyttig for en rekke oppgaver. For eksempel er en rapport på kundeemner som er filtrert etter plassering en flott grunnlag for en direktereklame markedsføringskampanje om en hendelse som du planlegger i området. Hvis du vil ha mer informasjon om filtrering, kan du se filtrere oppføringer i Business Contact Manager.

  • Endre utseendet    Oppdatere hvordan rapportene ser ut med informasjonen i Endre oppsett for en rapport

  • Tilpasninger av data    Før du åpner enda en rapport, kan du kan gjøre viktige endringer i den, med tilpasninger som brukerdefinerte felt, eller endringer i standardoppføringene i ulike lister. Legge til brukerdefinerte felt kundeemne skjema, for eksempel registrere bransjespesifikke informasjonen du trenger, og generere rapporter fra den. Endre alternativene som er tilgjengelige i en liste, og disse alternativene blir kolonner med data i neste rapporten.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du redigerer verdier i lister, se opprette og tilpasse oppføringstyper og lister.

Merknad: Hvis et brukerdefinert felt som du har lagt til i en rapport er slettet fra din Business Contact Manager-database, vises ikke den lagrede rapporten informasjonen fra det slettede feltet. Hvis du eksporterer en rapport med informasjon i Excel før feltet slettes, disse rapportene ikke er berørt.

Til toppen av siden

Rette feil i en rapport

Når du ser over en rapport, kan du finne feil som du vil rette. Du kan for eksempel se at en forretningskontakt er ikke tilknyttet feil konto. Denne typen feil kan rettes i rapporten, men må rettes opp i de enkelte postene som er involvert.

Hvis du vil rette feilen i dette eksemplet åpne forretningskontaktoppføringen, og Skriv inn riktig konto på Generelt-siden i posten, i Tilknyttet forretningsforbindelse-feltet. Hvis du deretter gå tilbake til rapporten og i Handlinger-gruppen, klikker du Oppdater rapporten blir riktig.

Til toppen av siden

Lagre, oppdatere eller skrive ut en åpen rapport

Når du har gjennomgått en rapport, kan du lagre endringer du har gjort i den, kan du oppdatere dataene eller skrive ut rapporten. Start med en åpen rapport for å fullføre disse handlingene.

Lagre en endret rapport

Det er ikke nødvendig å lagre en rapport som du ikke har endret, etter at den er tilgjengelig fra kategorien rapporter på båndet. Lagrede rapporter er lagret i Business Contact Manager for Outlook-databasen.

  1. Klikk rapporter-fanen på båndet, og deretter klikker du rapporttypen du vil åpne, og klikk deretter rapportnavnet på for å åpne den.

  2. Tilpasse rapporten som beskrevet i Åpne og endre en rapport.

  3. Klikk Lagre som på båndet i Handlinger-gruppen.

  4. Skriv inn et navn for rapporten i dialogboksen Lagre som som åpnes, og klikk deretter OK.

Åpne en tilpasset rapport ved å klikke Lagrede rapporter.

Tips!: Rapporten er lagret i samme kategori som rapporten som du har endret for å opprette den lagrede rapporten.

Oppdatere data i en rapport

Rapportdataene oppdateres hver gang du åpner en lagret rapport. Du kan også oppdatere den etter behov.

  1. Klikk rapporter-fanen på båndet, og deretter klikker du rapporttypen du vil åpne, og klikk deretter rapportnavnet på for å åpne den.

  2. Klikk Oppdater på båndet i Handlinger-gruppen.

Skrive ut en rapport

  1. Klikk rapporter-fanen på båndet, og deretter klikker du rapporttypen du vil åpne, og klikk deretter rapportnavnet på for å åpne den.

  2. Klikk Skriv ut på båndet i Handlinger-gruppen.

Til toppen av siden

Opprette et diagram fra en rapport

Du kan opprette et diagram fra de fleste rapporter i Business Contact Manager for Outlook, og fra de egendefinerte rapportene som du har opprettet fra en rapport. Rapporter som kan vises i diagrammet skjema viser en aktiv diagram-knappen ( diagram-knappen ), på båndet. Rapporter som ikke inneholder data, kan ikke vises som diagrammer.

  1. Åpne rapporten som du vil se som et diagram.

  2. Klikk diagrammet i Vis-gruppen på båndet. Hvis et diagram er for bredt skal vises på skjermen, vises et vannrett rullefelt under diagrammet.

    Tips!: Hvis du vil lage mer avanserte diagrammer, eksportere rapportdataene til Excel og bruke programmet til å opprette diagrammet. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du eksporterer rapportdata til Excel, kan du se eksportere en rapport til Excel eller et annet program for analyse.

Eksempel på diagram

  1. Bruk kontrollene i diagram-gruppen på båndet til å tilpasse diagrammer.

  2. Etiketter     Klikk etiketter for å legge til eller fjerne aksetitler og en forklaring.

  3. Verdier     Velg verdier for å velge dataene som vises i rapporten. Du kan for eksempel vise Tall salgsmuligheter    eller inntekter data i diagrammet for salgsmuligheter etter kilde.

  4. Forventet    og Totalt    merker du disse alternativene hvis du vil at diagrammet for å vise faktiske inntekter, forventede inntekter eller begge deler.

    Merknad: Disse alternativene er ikke tilgjengelige i hver diagrammet.

Til toppen av siden

Eksportere en rapport til Excel eller et annet program for analyse

Du kan enkelt eksportere en rapport for Business Contact Manager for Outlook til Microsoft Excel eller et annet program for dypere analyse. Hvis du vil eksportere rapportdataene til et annet program enn Excel, kan du starte ved å eksportere dataene til Excel. I Excel, kan du lagre dataene i et filformat som kan åpnes i det andre programmet. En Excel-fil som er lagret i filformatet verdier atskilt med komma (CSV) kan for eksempel åpnes i en rekke programmer.

Gjør et av følgende:

Lagre rapporten som en Excel-fil på datamaskinen   

  1. Åpne rapporten du vil eksportere til Excel.

  2. Klikk Eksporter til Excel på båndet i Handlinger-gruppen. Rapporten åpnes i Excel.

  3. Klikk Lagre-knappen for å åpne dialogboksen Lagre som i Excel. Velg fra mer enn 20 filformater for lagring av rapporten.

E-rapporten som en Excel-filvedlegg   

  1. Åpne rapporten du vil sende som e-postvedlegg.

  2. Klikk Send som e-post på båndet i Handlinger-gruppen. Et Outlook-e-postmeldingsskjema åpnes med rapporten vedlagt som en Excel-fil (XLSX-format).

  3. Fylle ut linjene til og Emne, skriver du inn en melding (valgfritt), og klikk deretter Send.

Til toppen av siden

Starte en markedsføringsaktivitet fra en rapport

Du kan bruke en rapport som inneholder adresser, telefonnumre eller e-postadressene til forretningsforbindelser, forretningskontakter eller kundeemner for å starte en markedsføringsaktivitet i Business Contact Manager for Outlook.

  1. Åpne rapporten som du vil bruke som grunnlag for en markedsføringsaktivitet.

  2. Klikk CTRL + A for å merke alle postene i listen.

  3. Klikk Ny ringeliste, Masse e-post eller Utskrift av direktereklame på båndet i Kommuniser-gruppen, og klikk deretter Alle mottakere eller Valgt mottakere.

  4. Opprette mottakerlisten for aktiviteten og innholdet i markedsføring aktivitetsskjemaet som åpnes.

    Hvis du vil ha informasjon om hvordan du oppretter en samtaleliste, kan du se opprette og bruke ringelister i Business Contact Manager. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du oppretter andre markedsføringsaktiviteter, kan du se markedsføre produkter og tjenester i Business Contact Manager.

Til toppen av siden

Åpne en rapport fra et miniprogram

Hvis du vil åpne en rapport fra en miniprogram, klikker du rapportikonet på miniprogrammet. Rapporter som er åpnet fra miniprogrammer fungerer akkurat som rapporter som er åpnet fra båndet.

Hvis du vil ha mer informasjon om miniprogrammer, kan du se Bruk miniprogrammer i Business Contact Manager.

Til toppen av siden

Se listen over standardrapporter

Følgende liste over tilgjengelige i Business Contact Manager for Outlook standardrapporter er ordnet etter oppføringstypen.

Tips!: De fleste rapporter kan konverteres til et diagram, som beskrevet i opprette et diagram fra en rapport.

Konto-rapporter    

  • Forretningsforbindelser etter tilordnet til

  • Forretningsforbindelser etter poststed

  • Forretningsforbindelser etter delstat/område

  • Forretningsforbindelser etter postnummeret

  • Forretningsforbindelser etter distrikt

  • Forretningsforbindelser etter kategori

  • Forretningsforbindelser etter vurdering

  • Forretningsforbindelser etter betalingsstatus

  • Forretningsforbindelser etter kilde

  • Kontooversikt aktivitet

  • Aktivitet etter forretningsforbindelse

  • Forsømte kontoer

  • Hurtigliste over forretningsforbindelser

Business kontakt rapporter    

  • Forretningskontakter etter forretningsforbindelse

  • Forretningskontakter tilordnet etter til

  • Forretningskontakter etter poststed

  • Forretningskontakter etter delstat/område

  • Forretningskontakter etter postnummeret

  • Forretningskontakter etter kategori

  • Forretningskontakter etter vurdering

  • Forretningskontakter etter betalingsstatus

  • Forretningskontakter etter kilde

  • Forretningskontakter etter Merkedag

  • Forretningskontakter etter fødselsdag

  • Forretningskontaktaktivitet

  • Aktivitet etter forretningskontakt

  • Forsømte forretningskontakter

  • Hurtigliste over forretningskontakter

Rapporter om kundeemner

  • Kundeemner etter tilordnet til

  • Kundeemner etter tilordnet til, og vurdering

  • Kundeemner etter rangering

Rapporter om salgsmuligheter

  • Salgsmuligheter etter produkt eller tjeneste

  • Salgsmuligheter tilordnet etter til

  • Salgsmuligheter etter kilde

  • Salgsmuligheter etter forretningsforbindelse

  • Salgsmuligheter etter forretningskontakt

  • Forfalt salgsmuligheter

  • Salgstrakt

  • Salgsforløp

  • Aktivitet etter salgsmulighet

Andre salgsrapporter

  • De beste kunder etter inntekt: kontoer

  • De beste kunder etter inntekt: Forretningskontakter

  • Topprodukter: Bestselgende produkter

  • Topprodukter: Mest lønnsomme produkter

  • Topprodukter: Produkter med høyest Margin

  • Flest henvisninger: Lede ved volumet

  • De beste henvisninger: Etter Totalsalg

  • Passive kunder: Siste 30 dagene

  • Passive kunder: Siste 90 dagene

  • Passive kunder: Siste 180 dagene

  • Passive kunder: I siste 365 dager

Markedsføringsrapporter

  • Salgsmuligheter etter Markedsføringsaktivitet

  • Forretningskontakter etter Markedsføringsaktivitet

  • Forretningsforbindelser etter Markedsføringsaktivitet

  • Markedsføringsaktiviteter etter kampanjen

  • Markedsføringsaktiviteter etter Type

  • Telefonlogger etter Ringeliste

Jobbrelaterte prosjektrapporter

  • Forretningsprosjekter - alle

  • Forretningsprosjekter - Forfaller

  • Forretningsprosjekter - forfalte

  • Forretningsprosjekter etter Status

  • Forretningsprosjekter etter forfallsdato dato

  • Forretningsprosjekter tilordnet etter til

  • Forretningsprosjekter etter Type

  • Forretningsprosjekter etter prioritet

  • Forretningsprosjekter etter forretningsforbindelse

  • Forretningsprosjekter etter forretningskontakt

  • Prosjektoppgaver – alle

  • Prosjektoppgaver – forfaller

  • Prosjektoppgaver – Forfalte

  • Prosjektoppgaver etter prosjekt

  • Prosjektoppgaver tilordnet etter til

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×