Bruke rapporter og diagrammer i Business Contact Manager

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

En rapport er et flott verktøy for å få innsikt i forretningsforbindelser, forretningskontakter, kundeemner, salgsmuligheter, forretningsprosjekter og markedsføringsaktiviteter. Du kan åpne mange standardrapporter i Business Contact Manager for Outlook, pluss endre, lagre, oppdatere og bruke om igjen en nesten ubegrenset antall flere rapporter.

Denne artikkelen beskriver funksjonene rapporten i Business Contact Manager for Outlook, og hvordan du kan arbeide med rapporter, tilpasse dem, og bruke dem til å starte andre business-aktiviteter.

Hva vil du gjøre?

Åpne og endre en rapport

Lagre, oppdatere eller skrive ut en åpen rapport

Opprette et diagram fra en rapport

Eksportere en rapport til Excel eller et annet program for analyse

Starte en markedsføringsaktivitet fra en rapport

Åpne en rapport fra et miniprogram

Vise listen over standardrapporter

Åpne og endre en rapport

Business Contact Manager for Outlook inneholder mange forhåndsdefinerte rapporter. Hvis du ikke ser nøyaktig det du trenger, kan du åpne en rapport som ligner, og deretter endre den etter behov. Du kan også lagre de tilpassede rapportene for senere bruk på nytt.

Åpne en rapport

  1. På båndet, klikk kategorien tilgjengelige rapporter for rapporter er gruppert etter de relaterte arbeidsområdene: Kontaktbehandling, Salg, markedsføring eller Forretningsprosjekter. Gruppen Åpne inneholder rapporter som du har redigert og lagret.

    Kategorien Rapporter på båndet

  2. Hvis du vil åpne en forhåndsdefinert rapport, klikker du knappen for rapporttypen du vil vise, og deretter klikker du navnet på rapporten i listen.

  3. Hvis du vil åpne en endret rapport som du har lagret, klikker du Lagrede rapporter. Klikk deretter rapportnavnet i dialogboksen Åpne lagrede rapporter, og klikk Åpne.

Tips!: Hvis du ikke er sikker på hvilken gruppe eller kategori som inneholder rapporten du ønsker, kan du Vise listen over standardrapporter.

Hvis du vil ha hjelp med å endre en rapport, kan du se Endre en rapport for å gjøre den mer nyttig.

Til toppen av siden

Endre en rapport

Du har mye kontroll over utseendet på rapportene i Business Contact Manager for Outlook.

I denne inndelingen

Endre oppsettet til en rapport

Endre en rapport for å gjøre den mer nyttig

Endre oppsettet til en rapport

Det er flere måter du kan endre oppsettet, eller utseendet, til en rapport på. Du kan bruke disse metodene enkeltvis eller sammen. Rekkefølgen til endringene spiller ingen rolle.

  • Bruk ruten Tilpass rapport    Klikk ett av alternativene for å åpne Tilpasse rapport-ruten i Oppsett-gruppen på båndet:

    • Velg kolonne. Hvis du vil endre hvilke kolonner som vises, klikker du denne knappen, og deretter klikker du + (pluss) for å utvide listen og vise alle elementene den inneholder. De tilgjengelige alternativene varierer avhengig av rapporten du endrer. Merk av for kolonnene du vil vise, og fjern merket for elementer du ikke vil vise i rapporten.

    • Topptekst og bunntekst. Hvis du vil legge til topptekst eller bunntekst i rapporten, eller hvis du vil legge til notater i den, klikker du denne knappen, og deretter merker du av for og angir informasjon for kolonnene du vil vise. Fjern merket for kolonner du ikke vil vise i rapporten.

    • Skrifttyper. Hvis du vil endre hvordan skrifter og tall vises, klikker du Skrifttyper. Klikk alternativene du vil endre, og oppdater dem etter behov. Du kan endre skriften i selve rapporten, på etikettene for rader og kolonner og i de numeriske feltene for totalsummer og delsummer.

  • Bruk kontrollene Sorter og Filtrer     Gjør ett av følgende i gruppen Sorter og Filtrer på båndet:

    • Filter. Du kan begrense resultatene vises i rapporten ved å filtrere rapporten. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du filtrerer en rapport, kan du se filtrere oppføringer i Business Contact Manager.

    • Stigende eller Synkende. Klikk ett av disse alternativene hvis du vil endre sorteringsrekkefølgen for oppføringer i rapporten. Som standard sorteres lister i alfabetisk rekkefølge basert på det primære feltet i rapporten. I rapporten Forretningskontakter etter forretningsforbindelse er listen for eksempel opprinnelig sortert etter Navn på forretningsforbindelse. Under Navn på forretningsforbindelse vises hver forretningskontakt som er koblet til en forretningsforbindelse, i alfabetisk rekkefølge.

      Tips!:  Navn vises av informasjonen i Fullt navn-feltet. Hvis du inkluderer titler i det fullstendige navnet, inkluderes de i sorteringen. Det fullstendige navnet Sr. Carlos Lacerda vises for eksempel under S.

  • Endre rekkefølgen på kolonner     Hvis du vil endre rekkefølgen på kolonner i en rapport, klikker du ganske enkelt et kolonnenavn og drar den til ønsket plassering.

  • Sortere elementer i en sekundær datafelt    Hvis du vil snu rekkefølgen på tekst eller tall i et sekundært felt, klikker du navnet på feltet i rapporten. I rapporten med tittelen Forretningskontakter kontoen, kan du for eksempel klikker kolonnen Navn på forretningskontakt for å sortere navnene på de angitte forretningskontaktene under hver kontonavnet i omvendt alfabetisk rekkefølge. Klikk kolonnetittelen på nytt for å gjenopprette den opprinnelige ordren. Hvis du klikker kolonnenavnet adresse - POSTNUMMER, er på samme måte listen over forretningskontakter under hver kontonavn resorted i omvendt numerisk rekkefølge.

  • Skjule eller vise gruppene i en sekundær datafelt     Klikk + (minustegn) på en hvilken som helst rad i rapporten for å skjule alle sekundære elementene og vise bare den første linjen i rapport-posten. I rapporten med tittelen Forretningskontakter kontoen, kan du for eksempel klikke – (minustegn) ved kontonavn for å skjule listen over koblede forretningskontakter. For å angi at en liste er skjult, endrer du + (minustegn) til + (Logg plusstegn). Denne funksjonen kan være nyttig for å redusere størrelsen og kompleksiteten i rapporten. Hvis du vil vise en gruppe, klikker du + pluss logg.

Til toppen av siden

Endre en rapport for å gjøre den mer nyttig

Det er flere måter du kan bruke til å endre rapportene for å gjøre dem mer nyttige for deg selv eller kollegene.

  • Filtrer resultater    Når du har åpnet en rapport, kan du bruke enkle og Avanserte filtre til å utelate bestemte poster fra rapporten. Filtrere rapportresultatene kan være nyttig for en rekke oppgaver. For eksempel er en rapport på kundeemner som er filtrert etter plassering en flott grunnlag for en direktereklame markedsføringskampanje om en hendelse som du planlegger i området. Hvis du vil ha mer informasjon om filtrering, kan du se filtrere oppføringer i Business Contact Manager.

  • Endre utseendet    Oppdatere hvordan rapportene ser ut med informasjonen i Endre oppsett for en rapport

  • Tilpasninger av data    Før du åpner enda en rapport, kan du kan gjøre viktige endringer i den, med tilpasninger som brukerdefinerte felt, eller endringer i standardoppføringene i ulike lister. Legge til brukerdefinerte felt kundeemne skjema, for eksempel registrere bransjespesifikke informasjonen du trenger, og generere rapporter fra den. Endre alternativene som er tilgjengelige i en liste, og disse alternativene blir kolonner med data i neste rapporten.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du redigerer verdier i lister, se opprette og tilpasse oppføringstyper og lister.

Merknad: Hvis et brukerdefinert felt som du har lagt til i en rapport er slettet fra din Business Contact Manager-database, vises ikke den lagrede rapporten informasjonen fra det slettede feltet. Hvis du eksporterer en rapport med informasjon i Excel før feltet slettes, disse rapportene ikke er berørt.

Til toppen av siden

Rette datafeil i en rapport

Når du går gjennom en rapport, ser du kanskje feil du vil rette. Det kan for eksempel hende at en forretningskontakt er knyttet til feil forretningsforbindelse. Du kan ikke rette slike feil i rapporten. Du må rette dem i de aktuelle oppføringene.

For å løse feilen i dette eksemplet åpner du forretningskontaktoppføringen, og deretter angir du den riktige forretningsforbindelsen i feltet Koblet forretningsforbindelseGenerelt-siden for oppføringen. Hvis du deretter går tilbake til rapporten og klikker Oppdater i Handlinger-gruppen, kommer rapporten til å være riktig.

Til toppen av siden

Lagre, oppdatere eller skrive ut en åpen rapport

Når du har gått gjennom en rapport, kan det hende at du vil lagre eventuelle endringer du har foretatt, oppdatere dataene eller skrive ut rapporten. Start med en åpen rapport for å fullføre disse handlingene.

Lagre en endret rapport

Det er ikke nødvendig å lagre en rapport som du ikke har endret, etter at den er tilgjengelig fra kategorien rapporter på båndet. Lagrede rapporter er lagret i Business Contact Manager for Outlook-databasen.

  1. Klikk kategorien Rapporter på båndet, klikk typen rapport du vil åpne, og klikk deretter rapportnavnet for å åpne den.

  2. Tilpass rapporten som beskrevet i Åpne og endre en rapport.

  3. Klikk Lagre som i Handlinger-gruppen på båndet.

  4. Skriv inn et navn på rapporten i dialogboksen Lagre som, og klikk deretter OK.

Hvis du vil åpne en tilpasset rapport, klikker du Lagrede rapporter.

Tips!: Rapporten lagres i samme kategori som rapporten du endret for å lage den lagrede rapporten.

Oppdatere data i en rapport

Rapportdata oppdateres hver gang du åpner en lagret rapport. Du kan også oppdatere dataene etter behov.

  1. Klikk kategorien Rapporter på båndet, klikk typen rapport du vil åpne, og klikk deretter rapportnavnet for å åpne den.

  2. Klikk Oppdater i Handlinger-gruppen på båndet.

Skrive ut en rapport

  1. Klikk kategorien Rapporter på båndet, klikk typen rapport du vil åpne, og klikk deretter rapportnavnet for å åpne den.

  2. Klikk Skriv ut i Handlinger-gruppen på båndet.

Til toppen av siden

Opprette et diagram fra en rapport

Du kan opprette et diagram fra de fleste rapporter i Business Contact Manager for Outlook, og fra de egendefinerte rapportene som du har opprettet fra en rapport. Rapporter som kan vises i diagrammet skjema viser en aktiv diagram-knappen ( diagram-knappen ), på båndet. Rapporter som ikke inneholder data, kan ikke vises som diagrammer.

  1. Åpne rapporten som du vil se som et diagram.

  2. Klikk Diagram i Vis-gruppen på båndet. Hvis et diagram er så bredt at hele diagrammet ikke kan vises på skjermen, vises et vannrett rullefelt under diagrammet.

    Tips!: Hvis du vil opprette mer avanserte diagrammer, kan du eksportere rapportdataene til Excel og bruke dette programmet til å opprette diagrammet. Hvis du vil ha mer informasjon om å eksportere rapportdata til Excel, kan du se Eksportere en rapport til Excel eller et annet program for analyse.

Eksempel på diagram

  1. Bruk kontrollene i Diagram-gruppen på båndet til å tilpasse diagrammene.

  2. Etiketter     Klikk etiketter for å legge til eller fjerne aksetitler og en forklaring.

  3. Verdier     Velg verdier for å velge dataene som vises i rapporten. Du kan for eksempel vise Antall salgsmuligheter    eller inntekt data i diagrammet for salgsmuligheter etter kilde.

  4. Forventet    og Totalt    merker du disse alternativene hvis du vil at diagrammet for å vise faktiske inntekter, forventede inntekter eller begge deler.

    Merknad:  Disse avmerkingsboksene er ikke tilgjengelige for alle diagrammer.

Til toppen av siden

Eksportere en rapport til Excel eller et annet program for analyse

Du kan enkelt eksportere en rapport for Business Contact Manager for Outlook til Microsoft Excel eller et annet program for dypere analyse. Hvis du vil eksportere rapportdataene til et annet program enn Excel, kan du starte ved å eksportere dataene til Excel. I Excel, kan du lagre dataene i et filformat som kan åpnes i det andre programmet. En Excel-fil som er lagret i filformatet verdier atskilt med komma (CSV) kan for eksempel åpnes i en rekke programmer.

Gjør ett av følgende:

Lagre rapporten som en Excel-fil på datamaskinen   

  1. Åpne rapporten du vil eksportere til Excel.

  2. Klikk Eksporter til Excel i Handlinger-gruppen på båndet. Rapporten åpnes i Excel.

  3. Klikk Lagre-knappen i Excel for å åpne dialogboksen Lagre som. Du kan velge blant over 20 filformater for å lagre rapporten.

Send rapporten via e-post som et Excel-filvedlegg   

  1. Åpne rapporten du vil sende som et e-postvedlegg.

  2. Klikk Send som e-post i Handlinger-gruppen på båndet. Et e-postmeldingsskjema åpnes i Outlook med rapporten vedlagt som en Excel-fil (XLSX-format).

  3. Fyll ut Til- og Emne-linjen, skriv inn en melding (valgfritt), og klikk deretter Send.

Til toppen av siden

Starte en markedsføringsaktivitet fra en rapport

Du kan bruke en rapport som inneholder adresser, telefonnumre eller e-postadressene til forretningsforbindelser, forretningskontakter eller kundeemner for å starte en markedsføringsaktivitet i Business Contact Manager for Outlook.

  1. Åpne rapporten du vil bruke som grunnlag for en markedsføringsaktivitet.

  2. Klikk CTRL+A for å merke alle oppføringene i listen.

  3. KlikkNy ringeliste, Masseutsendelse av e-post eller Utskrift av direktereklame i Kommuniser-gruppen på båndet, og klikk deretter Alle mottakere eller Valgte mottakere.

  4. Opprett mottakerlisten for aktiviteten og innholdet i skjemaet for markedsføringsaktivitet som åpnes.

    Hvis du vil ha informasjon om hvordan du oppretter en samtaleliste, kan du se opprette og bruke ringelister i Business Contact Manager. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du oppretter andre markedsføringsaktiviteter, kan du se markedsføre produkter og tjenester i Business Contact Manager.

Til toppen av siden

Åpne en rapport fra et miniprogram

Hvis du vil åpne en rapport fra en miniprogram, klikker du rapportikonet på miniprogrammet. Rapporter som er åpnet fra miniprogrammer fungerer akkurat som rapporter som er åpnet fra båndet.

Hvis du vil ha mer informasjon om miniprogrammer, kan du se Bruk miniprogrammer i Business Contact Manager.

Til toppen av siden

Vise listen over standardrapporter

Følgende liste over tilgjengelige i Business Contact Manager for Outlook standardrapporter er ordnet etter oppføringstypen.

Tips!: De fleste rapportene kan konverteres til et diagram, som beskrevet i Opprette et diagram fra en rapport.

Konto-rapporter    

  • Forretningsforbindelser etter Tilordnet til

  • Forretningsforbindelser etter Poststed

  • Forretningsforbindelser etter Område

  • Forretningsforbindelser etter Postnummer

  • Forretningsforbindelser etter Distrikt

  • Forretningsforbindelser etter Kategori

  • Forretningsforbindelser etter Vurdering

  • Forretningsforbindelser etter Betalingsstatus

  • Forretningsforbindelser etter Kilde

  • Forretningsforbindelser etter Aktivitetssammendrag

  • Aktivitet etter Forretningsforbindelse

  • Ignorerte forretningsforbindelser

  • Hurtigliste for forretningsforbindelser

Business kontakt rapporter    

  • Forretningskontakter etter Forretningsforbindelse

  • Forretningskontakter etter Tilordnet til

  • Forretningskontakter etter Poststed

  • Forretningskontakter etter Område

  • Forretningskontakter etter Postnummer

  • Forretningskontakter etter Kategori

  • Forretningskontakter etter Vurdering

  • Forretningskontakter etter Betalingsstatus

  • Forretningskontakter etter Kilde

  • Forretningskontakter etter Merkedag

  • Forretningskontakter etter Fødselsdag

  • Forretningskontakter etter Aktivitetssammendrag

  • Aktivitet etter Forretningskontakt

  • Ignorerte forretningskontakter

  • Hurtigliste for forretningskontakter

Kundeemnerapporter

  • Kundeemner etter Tilordnet til

  • Kundeemner etter Tilordnet til og Vurdering

  • Kundeemner etter Rangering

Salgsmulighetsrapporter

  • Salgsmuligheter etter Produkt- eller tjenesteelement

  • Salgsmuligheter etter Tilordnet til

  • Salgsmuligheter etter Kilde

  • Salgsmuligheter etter Forretningsforbindelse

  • Salgsmuligheter etter Forretningskontakt

  • Forfalte salgsmuligheter

  • Salgstrakt

  • Salgsforløp

  • Aktivitet etter Salgsmulighet

Andre salgsrapporter

  • Toppkunder etter Inntekt: Forretningsforbindelser

  • Toppkunder etter Inntekt: Forretningskontakter

  • Topprodukter: Bestselgerprodukter

  • Topprodukter: Mest lønnsomme produkter

  • Topprodukter: Produkter som gir størst nettofortjeneste

  • Toppreferenter: Etter Kundeemnevolum

  • Toppreferenter: Etter Totalsalg

  • Inaktive kunder: I løpet av de siste 30 dagene

  • Inaktive kunder: I løpet av de siste 90 dagene

  • Inaktive kunder: I løpet av de siste 180 dagene

  • Inaktive kunder: I løpet av de siste 365 dagene

Markedsføringsrapporter

  • Salgsmuligheter etter Markedsføringsaktivitet

  • Forretningskontakter etter Markedsføringsaktivitet

  • Forretningsforbindelser etter Markedsføringsaktivitet

  • Markedsføringsaktiviteter etter Kampanje

  • Markedsføringsaktiviteter etter Type

  • Telefonlogger etter Ringeliste

Forretningsprosjektrapporter

  • Forretningsprosjekter - Alle

  • Forretningsprosjekter - Forfaller

  • Forretningsprosjekter - Forfalte

  • Forretningsprosjekter etter Status

  • Forretningsprosjekter etter Forfallsdato

  • Prosjektoppgaver etter Tilordnet til

  • Forretningsprosjekter etter Type"

  • Forretningsprosjekter etter Prioritet

  • Forretningsprosjekter etter Forretningsforbindelse

  • Forretningsprosjekter etter Forretningskontakt

  • Prosjektoppgaver - Alle

  • Prosjektoppgaver - Forfaller

  • Prosjektoppgaver - Forfalte

  • Prosjektoppgaver etter Prosjekt

  • Prosjektoppgaver etter Tilordnet til

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Var denne informasjonen nyttig?

Flott! Har du andre tilbakemeldinger?

Hvordan kan vi forbedre det?

Takk for tilbakemeldingen!

×