Bruke oppslagsfelt til å forbedre effektiviteten ved innskriving av data

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Hvis du oppretter et oppslagsfelt i Microsoft Office Access-tabellene, kan du forbedre effektiviteten ved prosessen for innskriving av data i databasen. Et oppslagsfelt kan vise en brukervennlig verdi som er bundet til en annen verdi i kildedatatabellen eller -verdilisten. Oppslagsfeltet kan for eksempel vise et kontaktnavn bundet til et bestemt kontakt-ID-nummer i en annen tabell, spørring eller liste.

Denne artikkelen forklarer de ulike typene oppslagsfelt, og den viser deg hvordan og når du oppretter hver type.

Hva vil du gjøre?

Velge en oppslagsfelttype

Opprette oppslagsfelt

Når bør du bruke flere verdier i et oppslagsfelt?

Fjerne en oppslagsegenskap

Velge en oppslagsfelttype

Et oppslagsfelt viser en verdiliste som brukeren kan velge fra. Dette kan gjøre det raskere og enklere å skrive inn data. Når dataene som skrives inn i et felt, allerede finnes i en annen tabell, kan du unngå duplisering og mulige feil når du skriver inn dataene på nytt. Oppslagsfelt kan være enten enkle eller kompliserte. I enkle oppslagsfelt kan du lagre én enkelt verdi. I kompliserte oppslagsfelt eller oppslagsfelt med flere verdier kan du lagre flere verdier som vises i en kombinasjonsboks- eller listebokskontroll. For hver oppføring i et felt med flere verdier slås det opp en visningsverdi basert på den tilsvarende bundne verdien. Når et oppslagsfelt vises eller åpnes i et dataark, kalles det en oppslagskolonne. De to typene oppslagsfelt som du kan opprette, er oppslagslister og verdilister.

Bruke en oppslagsliste

Når et oppslagsfelt er basert på en oppslagsliste, henter feltet dataene fra en eksisterende tabell eller spørring i databasen. I denne typen oppslag er tabellene relaterte, og når verdiene i datakilden endres, er de oppdaterte dataene tilgjengelige i oppslagsfeltet.

Bruke en oppslagsverdiliste

Når et oppslagsfelt er basert på en oppslagsverdiliste, henter oppslagsfeltet dataene fra en verdiliste som du skriver inn når du oppretter feltet. Denne typen oppslagsfelt er ideell når du har et begrenset sett med verdier som ikke endres ofte.

Opprette oppslagsfelt

Du kan opprette et oppslagsfelt i enten utformingsvisning eller dataarkvisning. Hvis du vil endre et eksisterende felt til et oppslagsfelt, endrer du datatypen i utformingsvisning. Du kan legge til et nytt oppslagsfelt enten ved å bruke en eksisterende tabell eller spørring som datakilde for oppslagsfeltet eller ved å opprette din egen verdiliste. De neste avsnittene forklarer begge metodene for opprettelse av oppslagsfelt.

Opprette et oppslagsfelt basert på en tabell- eller spørringsdatakilde

  1. Åpne tabellen i dataarkvisning, og klikk kolonneoverskriften der du vil opprette oppslagsfeltet.

  2. Klikk datatypen Oppslag og relasjon.

    Oppslagsfeltvisning

  3. Merket av for Jeg vil at oppslagsfeltet skal hente verdiene fra en annen tabell eller spørring i oppslagsveiviseren, og klikk deretter Neste.

Merknad: Hvis et oppslagsfelt er koblet til en SharePoint-liste, må alle endringer av dataene gjøres i SharePoint-listen.

  1. Velg kilde for oppslagsfeltverdien ved å velge blant alternativene Tabeller, Spørringer og Begge.

Hvis programmet ble utformet for weben, men kildetabellen er i klientmodus, må den ha en numerisk primærnøkkel. Hvis ikke vises det en feilmelding i Access. Hvis dette skjer, må du først opprette en numerisk primærnøkkel for tabellen fra utformingsvisning, og deretter gå tilbake til webmodus for å opprette oppslagsfeltet. Hvis du vil ha mer informasjon om utforming av tabeller i webmodus, kan du se Bygge en database som skal deles på weben.

  1. Velg en tabell eller spørring fra listen, og klikk deretter Neste.

  2. Velg feltet du vil legge til, fra Tilgjengelige felt-listen, og klikk deretter > for å legge det til i Valgte felt-listen. Kontroller at det valgte feltet eller de valgte feltene vises i Valgte felt-listen, legg til flere felt ved å gjenta prosessen, til du har lagt til alle nødvendige felt, og klikk deretter Neste.

  3. Hvis du har valgt flere felt og vil spesifisere sorteringsalternativer for oppslagsfeltet, velger du nedoverpilen ved siden av det første sorteringsfeltet, og deretter klikker du navnet på feltet du vil sortere verdiene etter.

  4. Du kan endre sorteringsrekkefølge ved å klikke Stigende og deretter Neste.

  5. Du kan justere bredden til oppslagsfeltet ved å bruke musen til å dra kolonnen til bredden du ønsker. Klikk deretter Neste.

Merknad: Du kan justere kolonnebredden til oppslagsfeltet, men hvis du reduserer bredden slik at det ikke lenger er synlig, vises det ikke.

Tips!: La det være merket av for Skjul nøkkelkolonne, slik at alle som bruker oppslagskolonnen, bare ser verdiene du vil at de skal se i feltet, og ikke verdiene i primærnøkkelfeltet.

  1. Skriv inn et etikettnavn for oppslagsfeltet.

  2. Merk av for Tillat flere verdier hvis du vil opprette en oppslagskolonne med flere verdier.

Merknad: Det må være merket av for Tillat flere verdier for at det skal være mulig å lagre flere verdier. Se avsnittet Når bør du tillate flere verdier i et oppslagsfelt?

Merke av for alternativet for flere verdier i oppslagsveiviseren

  1. Klikk Fullfør, klikker du kategorien fil, og klikk deretter Lagre.

Tips!: Åpne tabellen i utformingsvisning og egenskapene som er tilgjengelige i kategorien Oppslag under Feltegenskaper for å bekrefte eller endre egenskaper for oppslagsfelt.

Bruke en tabell eller spørring som datakilden for et oppslagsfelt

til toppen av siden

Opprette et oppslagsfelt basert på en verdiliste

  1. Høyreklikk tabellen du vil arbeide med, i navigasjonsruten, og klikk deretter Utformingsvisning.

  2. Klikk cellen i kolonnen Datatype som svarer til kolonnen du vil definere som et oppslagsfelt, klikk pil ned, og velg en datatype, og klikk deretter Oppslagsveiviseren.

Merknad: Hvis det vises en melding om at oppslagsveiviseren ikke kan startes, må du endre datatypen til feltet.

  1. Velg Jeg skriver inn verdiene som skal brukes i oppslagsveiviseren, og klikk Neste.

  2. Skriv inn antallet kolonner du ønsker i oppslagslisten, på neste side i veiviseren.

Merknad: Du kan justere kolonnebredden til oppslagsfeltet, men hvis du reduserer bredden slik at det ikke lenger er synlig, vises det ikke.

  1. Skriv inn verdiene du vil bruke som vises i oppslagslisten, og klikk deretter Neste.

Du kan redigere en verdiliste direkte i Radkilde-tekstboksen fra egenskapene for oppslagsfelt.

  1. Hvis du spesifiserte flere enn én kolonne i trinn fire, må du velge hvilken kolonne du vil bruke til å identifisere hver verdi unikt. Dobbeltklikk kolonnen du vil bruke til å identifisere hver verdi unikt, i Tilgjengelige felt-boksen, og klikk deretter Neste.

Merknad: Dette trinnet vises ikke hvis du ikke spesifiserte flere enn én kolonne i trinn fire.

  1. Skriv inn et etikettnavn for oppslagsfeltet på neste side i veiviseren.

  2. Merk av for Tillat flere verdier hvis du oppretter en oppslagskolonne med flere verdier.

    Merknad: Det må være merket av for Tillat flere verdier for at det skal være mulig å lagre flere verdier. Se avsnittet Når bør du tillate flere verdier i et oppslagsfelt?

  3. Klikk Fullfør, og klikk deretter Ja for å lagre endringene.

Til toppen av siden

Når bør du bruke flere verdier i et oppslagsfelt?

Du bør vurdere å tillate at flere verdier vises i oppslagsfeltet hvis noen av følgende betingelser gjelder i forbindelse med måten databasen brukes på:

  • Den gjeldende verdilisten gir brukeren flere valgmuligheter for innskriving av data.

  • Databasen har ofte kontakt med et SharePoint-område.

  • Databasen er koblet til et SharePoint-område.

Selv om det er nyttig å tillate bruk av flere verdier i et felt, kan dette også redusere funksjonaliteten til databasen hvis du flytter den til en server.

Forsiktig!: Når du først har opprettet et oppslagsfelt med flere verdier der datakilden er en eksisterende tabell, vil du ikke kunne endre verken datatypen eller feltstørrelsen til oppslagsfeltet uten at du først sletter relasjonen.

Angi eller endre oppslagsfeltegenskaper

Når du bruker oppslagsveiviseren, angis oppslagsfeltegenskapene automatisk. Du kan imidlertid endre disse egenskapene for å endre virkemåten for et oppslagsfelt.

  • Høyreklikk tabellen du vil arbeide med, i navigasjonsruten, og klikk deretter Utformingsvisning.

  • Klikk feltet du vil endre oppslagsegenskaper for.

  • Klikk kategorien Oppslag.

  • Klikk rullegardinpilen ved siden av egenskapen du vil endre, og velg alternativet du ønsker.

I følgende tabell vises oppslagsfeltegenskapene som du kan angi eller endre.

Egenskap

Handling

Vis kontroll

Avhengig av kontrolltype kan typen settes til én av følgende:

Bare Ja/Nei-felt for avmerkingsboks.

  • Tekstboks     Viser innhold som er angitt av en bruker.

  • Listeboks     Viser en liste over verdier i et åpent vindu.

  • Kombinasjonsboks     Viser valgte verdier når lukket, og viser listen over verdier når den er åpen.

Merknad: Innstillingen Visningskontrollegenskapen til merket eller Tekstboksen deaktiverer oppslag.

Radkildetype

Velge om du skal fylle ut oppslagsfeltet med verdier fra en annen tabell eller spørring eller fra listen over verdier som du angir. Du kan også velge å fylle ut listen med navnene på feltene i en tabell eller spørring.

Radkilde

Angi tabellen, spørringen eller verdilisten som inneholder verdiene for oppslagsfeltet. Når egenskapen Radkildetype er satt til Tabell/spørring eller Feltliste, bør denne egenskapen få angitt navnet på en tabell, en spørring eller en SQL-setning som representerer spørringen. Når egenskapen Radkildetype settes til Verdiliste, bør denne egenskapen inneholde en verdiliste som er atskilt med semikolon.

Bundet kolonne

Angi hvilken kolonne i Radkilde-egenskapen som skal inneholde verdien som lagres i oppslagsfeltet. Denne verdien kan være fra 1 til antallet kolonner i Radkilde-egenskapen.

Kolonneantall

Angi antallet kolonner i radkilden som kan vises i oppslagskolonnen. Denne egenskapen kan være et heltall fra 1 til 255.

Kolonneoverskrifter

Angi om kolonneoverskrifter skal vises. Verdien kan være Nei (standard) eller Ja.

Kolonnebredder

Angi kolonnebredden for hver kolonne. Hvis det for eksempel er en kolonne du ikke vil vise, kanskje et ID-nummer, kan du angi 0 for bredden.

Antall rader

Angi antallet rader som skal vises når du viser oppslagskolonnen.

Listebredde

Angi bredden på kontrollene som skal vises når du viser oppslagskolonnen.

Bare fra liste

Velge om en bruker kan angi en verdi som ikke finnes i listen.

Tillat flere verdier

Spesifisere om oppslagsfeltet skal bruke et flerverdifelt og tillate valg av flere verdier. Denne innstillingen kan være Nei (standard) eller Ja. Hvis du velger Ja, vil brukeren kunne velge flere verdier fra Radkilde-egenskapen for hver post. Hvis du vil ha mer informasjon om bruk av dette alternativet, kan du se Når bør du tillate flere verdier i et oppslagsfelt?.

Tillat redigering av verdiliste

Spesifisere om elementene i et verdilisteoppslagsfelt kan redigeres. Når den settes til Ja, vises menyalternativet Rediger listeelementer når du høyreklikker oppslagsfeltet. Hvis oppslagsfeltet har flere kolonner, ignoreres denne egenskapen.

Skjema for redigering av listeelementer

Spesifisere et eksisterende skjema som du kan bruke til å redigere listeelementene i et oppslagsfelt.

Vis bare radkildeverdier

Bare vise verdier som samsvarer med den gjeldende radkilden, når egenskapen Tillat flere verdier er satt til Ja.

Til toppen av siden

Fjerne en oppslagsegenskap

  1. Høyreklikk tabellen du vil arbeide med, i navigasjonsruten, og klikk deretter Utformingsvisning.

  2. Velg feltet du vil fjerne en oppslagsegenskap for.

  3. Klikk kategorien Oppslag.

  4. Klikk Tekstboks i rullegardinlisten Vis kontroll, og lagre deretter endringen.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×