Bruke forretningskontakter i Business Contact Manager

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Du kan bruke forretningskontaktoppføringer til å organisere og lagre store mengder informasjon om personer du driver forretninger med.

Denne artikkelen beskriver hvordan du oppretter nye poster og fullføre forretningskontaktskjemaet.

Hva vil du gjøre?

Opprette nye forretningskontaktoppføringer

Redigere forretningskontaktoppføringer

Filtrere listen over forretningskontakter

Du kan gjøre følgende med forretningskontaktoppføringer:

  • Legge til dem ved hjelp av en rekke ulike måter.

  • Tilordne dem til en ansatt eller kollega.

  • Koble kontoer til dem.
    Ved å koble forretningskontaktoppføringene til forretningsforbindelsesoppføringene, kan du koble informasjonen om forretningskontaktene med informasjon om firmaene de arbeider for. Når du kobler en eller flere forretningskontakter til en forretningsforbindelsesoppføring, inkluderer kommunikasjonsloggen for forretningsforbindelsesoppføringen for eksempel kommunikasjonsloggelementer for hver av forretningskontakter som er koblet til kontoen.

  • Koble kommunikasjonsloggelementer til forretningskontakter, spore e-postmeldinger og filtrere listen over kommunikasjonsloggelementer.
    Du kan holde oversikt over mange av aktivitetene dine (inkludert telefonsamtaler, e-postmeldinger, brev eller filer) som er relatert til forretningskontakten på historikk-siden i forretningskontaktoppføringen.

    Du kan automatisk koble e-postmeldinger til forretningskontaktoppføringer. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se kobling og sporing e-postmeldinger i Business Contact Manager.

  • Konvertere en forretningskontakt til et kundeemne eller andre oppføringer som er basert på oppføringstype for forretningskontakt.

  • Redigere informasjonen i forretningskontaktoppføringer.

  • Tilpasse forretningskontaktskjemaet ved å legge til eller fjerne felt og oppføringer i feltlistene.
    For informasjon om hvordan du tilpasser skjemaer eller oppretter andre skjemaer for lagring av forretningsinformasjon, kan du se opprette og tilpasse oppføringstyper og lister.

Til toppen av siden

Opprette nye forretningskontaktoppføringer

Forretningskontaktoppføringer kan hjelpe deg med å holde oversikt over informasjonen du har om personer du driver forretninger med.

I denne delen

Legge til en ny forretningskontaktoppføring manuelt

Importere forretningskontakter fra et annet program

Flytte eller kopiere til Business Contact Manager for Outlook-kontakter

Opprett en forretningskontakt-oppføring fra en e-postmelding

Konvertere en kundeemneoppføringen til en forretningskontaktoppføring

Det finnes flere måter å få informasjon til forretningskontaktoppføringer. Du kan skrive inn informasjon i poster, importere data fra Outlook eller andre programmer og kopiere en Outlook-kontakt.

Informasjonen kan inkludere:

  • Firmainformasjon, for eksempel firmaet eller organisasjonen av forretningskontakten.

  • Personlige opplysninger, for eksempel Fødselsdato.

  • Kommunikasjonsloggelementer, for eksempel e-postmeldinger og avtaler.

  • Detaljer som du registrerer i de egendefinerte feltene du legger til skjemaet.

    Tips!: Du kan tilpasse forretningskontakt-skjemaer ved å legge til felt som er spesifikke for virksomheten, eller flytte delene for å fremheve informasjon som er viktigst for deg. En heating specialist kan opprette et felt kalt "Furnace modellen", for eksempel en blomsterbutikken kan opprette et felt kalt "Favoritt blomst". Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du tilpasser skjemaer, kan du se opprette og tilpasse oppføringstyper og lister.

Til toppen av siden

Legge til en ny forretningskontaktoppføring manuelt

Det kreves bare minutter for å åpne et tomt skjema for forretningskontakt, og Skriv inn et par viktige datadeler. Lagre skjemaet oppretter nye forretningskontaktoppføringen. Når du utvikler ditt forhold med personen, kan du senere åpne oppføringen på nytt og legge til flere detaljer.

bilde

Du vil oppdage mange likheter mellom forretningskontaktskjemaet og Outlook-kontakt-skjemaet.

Åpne et skjema for forretningskontakt

  1. Klikk Kontaktbehandling under Business Contact Manager i navigasjonsruten.

  2. Klikk Ny forretningskontakt i Ny-gruppen på båndet.

Til toppen av siden

Fullføre forretningskontaktskjemaet

Som de fleste av de andre skjemaene inkluderer forretningskontaktskjemaet Generelt, Detaljer og Logg-siden.

Du kan tilpasse skjemaet ved å flytte inndelinger og felt, gi nytt navn til felt og legge til elementer i listene. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du tilpasser skjemaer eller oppretter andre skjemaer for lagring av forretningsinformasjon, kan du se opprette og tilpasse oppføringstyper og lister.

Generelt-siden

Business Contact-delen

  1. Skriv inn fullstendig navn og stilling av forretningskontakten. Merk som filnavnet, som du vil i en Outlook kontaktskjemaet.

    Fullt navn er det eneste obligatorisk feltet. Å legge til informasjon til andre felt er valgfritt.

  1. Tilordne forretningskontakten     Hvis du vil tilordne forretningskontakten til en annen ansatt, i tilordnet til-feltet klikker du navnet på ansatte.

    Merknad: Navnene i tilordnet til-listen er ansatte som du har delt Business Contact Manager-databasen. Hvis du vil ha mer informasjon om deling, kan du se dele Business Contact Manager-dataene med andre brukere.

    Firmainformasjon-delen

    Du kan bruke feltet selskap eller feltet konto til å lagre navnet på firmaet av forretningskontakten. Bruk feltet selskap hvis du ikke bruker forretningsforbindelsesoppføringer.

    Koblet forretningsforbindelse-delen

    bilde

  1. Koblingen forretningskontakt til en konto     Klikk konto for å koble forretningskontakten til en Konto.

  2. Klikk kontoen i dialogboksen Velg en konto til å koble til denne forretningskontakten, og klikk deretter Koble til.
    Verdien koble forretningskontakter til en konto er kommunikasjonsloggen for forretningskontakten vises også i kommunikasjonsloggen for forretningsforbindelsesoppføringen. Hvis mer enn én forretningskontakt er koblet til samme konto, vises også i kommunikasjonsloggen for hvert koblet forretningskontakt i kommunikasjonsloggen for forretningsforbindelsen. Det gjør det mulig å se alle kommunikasjonsloggen og alle forretningskontaktene knyttet til en organisasjon på ett sted. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du velger en oppføring i kobling, kan du se koble oppføringer i Business Contact Manager.

    Delene Internett, telefon tall, adresser og visittkort

  3. Skriv inn e-post og e-postadressene, telefonnumre, business og privatadresse. Angi informasjon for å fullføre visittkort, akkurat som i en Outlook-kontakt-skjemaet.
    En pil ved siden av et feltnavn (for eksempel e-post ) angir at du kan gjøre flere oppføringer i feltet.

    Tips!: Hvis du angir mer enn én adresse for en forretningskontakt, velger du avmerkingsboksen Dette er postadressen angir hvilken adresse som skal brukes under utskriftsfletting.

    Kildeinformasjon-delen

    bilde

  4. I Kildeinformasjon-delen skriver du inn informasjon i følgende felt:

    • Kilde     Klikk metoden eller handling der denne forretningskontakten fikk vite om bedriften din. Hvis du for eksempel en annonse eller word omtalt.

    • Initiert av     Klikk denne knappen for å velge markedsføringsaktiviteten eller andre business-posten (for eksempel en ny forretningskontakt) som skaffet denne forretningskontakten for virksomheten.

      Tips!: Skrive inn navnet på en markedsføringsaktivitet kan Business Contact Manager for Outlook å spore type og antall poster som er resultatet av aktiviteten. Den har også koblinger oppføringen for markedsføringsaktiviteten til forretningskontakten. Hvis du vil ha mer informasjon om markedsføringsaktiviteter, kan du se markedsføre produkter og tjenester i Business Contact Manager.

      Kommentarer-delen

  5. Skrive inn notater, Lim inn kommentarer fra andre filer eller legge ved filer, Outlook-elementer eller visittkort i kommentarer-delen.

    bilde

    Tips!: Hvis mer enn én kollega fungerer sammen med en forretningskontakt, kan det være nyttig å være klar over når du har angitt en merknad. Klikk Legg til tidsstempel Hvis du vil registrere datoen og klokkeslettet for hver oppføring.

  6. Klikk Lagre og lukk når du er ferdig å legge inn informasjon.

Til toppen av siden

Detaljer-siden

  1. Klikk Detaljer for å vise Detaljer-siden i Vis-gruppen på båndet.

  2. Skriv inn mer informasjon om personens jobben og data, for eksempel Fødselsdato, betalingsstatus, om posten er aktiv, og Velg foretrukket kommunikasjonsmetode for forretningsforbindelsen.

Historikk-siden

  1. Klikk Historikk i Vis-gruppen på båndet hvis du vil vise Historikk-siden.

  2. Legg til eller vis kommunikasjonsloggelementer, for eksempel e-postmeldinger, forretningsnotater og avtaler.

    Hvordan kan jeg legge til et kommunikasjonsloggelement?

    1. Klikk Ny under Kommunikasjonslogg, og klikk deretter elementtypen du vil legge til.

    2. Skriv inn informasjonen i skjemaet, og klikk deretter Lagre og lukk.

      Hvis du vil ha mer informasjon om kommunikasjonsloggelementer, kan du se spore kommunikasjon med kunder i Business Contact Manager.

  3. Hvis du vil søke etter et bestemt element, kan du søke i eller filtrere listen med kommunikasjonsloggelementer.

    1. Hvordan kan jeg søke i listen over kommunikasjonsloggelementer?

      • Skriv inn informasjonen du leter etter, i Søk-boksen, og klikk deretter Søk Søkeikon .

        Merknad: Det søkes bare i feltene Emne og Koblet til. Hvis du vil vise alle elementene for en bestemt type, for eksempel e-postmeldinger, må du bruke et filter.

    2. Hvordan kan jeg filtrere listen over kommunikasjonsloggelementer?

      • Klikk Vis-fanen på båndet.

      • Gjør ett av følgende i Filter-gruppen:

        • Klikk filtertypen, for eksempel elementtypen du vil bruke, og klikk deretter filteret.

        • Klikk Filter, og velg deretter kriteriene for filteret.

          Hvis du vil ha mer informasjon om filtrering, kan du se Filtrere oppføringer i Business Contact Manager.

Til toppen av siden

Importere forretningskontakter fra et annet program

Du kan import forretningskontakt og andre typer oppføringer fra programmer som ACT! og Microsoft Excel.

For informasjon om hvordan du importerer data fra andre programmer eller Outlook-kontaktmappen, kan du se importere dataene til Business Contact Manager.

Til toppen av siden

Flytte eller kopiere til Business Contact Manager for Outlook-kontakter

  1. Klikk Kontakter-knappen i navigasjonsruten.

  2. Klikk kontakten du vil flytte til Business Contact Manager for Outlook i Kontakter-listen.
    Hvordan velger jeg flere oppføringer?

    Hvis du vil merke oppføringer som står ved siden av hverandre, holder du nede SKIFT mens du klikker den første og siste oppføringer i gruppen du vil legge til. Hvis du vil merke oppføringer som ikke står ved siden av hverandre, holder du nede CTRL mens du klikker de individuelle oppføringene. Hvis du vil merke alle oppføringer, klikker du én av dem, og deretter trykker du CTRL+A.

    Hvis du vil kopiere hele innholdet i Outlook-kontaktmappen til Business Contact Manager, kan du importere Outlook-kontaktmappen til forretningskontakter. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du importerer, kan du se importere dataene til Business Contact Manager.

  3. Gjør ett av følgende på båndet i arbeid-gruppen.

    • Flytte kontakten   

      1. Klikk Opprett oppføring.

      2. Velg Flytt til Business Contact Manager, og klikk deretter Forretningskontakt eller typen oppføring du vil bruke.

    • Kopier kontakten   

      1. Klikk Opprett oppføring.

      2. Pek på Kopier til Business Contact Manager, og klikk deretter Forretningskontakt eller typen oppføring du vil bruke.

Hvis du vil ha tilgang til forretningskontaktene på mobiltelefonen samme måte som Outlook-kontaktene, kan du bruke funksjonen for synkronisering av forretningskontakter for å inkludere forretningskontaktene i Outlook-kontaktmappen. For informasjon om synkronisering av forretningskontakter, kan du se få ekstern tilgang til forretningskontaktene: bruke synkronisering i Business Contact Manager.

Viktig: Du kan ende opp med like poster i kontaktmappen hvis synkronisering av forretningskontakter-funksjonen er aktivert. Funksjonen for synkronisering av forretningskontakter inkluderer automatisk forretningskontaktoppføringer i Outlook-kontaktmappen. Når kontaktene flyttes eller kopieres til mappen forretningskontakter, vises de i Kontakter-mappen som forretningskontakter for.

Til toppen av siden

Opprett en forretningskontakt-oppføring fra en e-postmelding

Du kan opprette en forretningskontaktoppføring fra en e-postmelding fra en ny kunde.

  1. I navigasjonsruten, klikker du Innboks.

  2. Dobbeltklikk en e-postmelding for å åpne den.

  3. Klikk Opprett oppføring i Arbeid-gruppen på båndet.

  4. Klikk Forretningskontakt- eller forretningskontakt oppføringstypen du vil opprette ved hjelp av e-postadressen i fra-linjen i meldingen.

Du kan opprette forretningskontakter fra andre e-postadresser i en melding ved å høyreklikke navnet, velge Opprett i Business Contact Manager og deretter klikke Forretningskontakt.

Til toppen av siden

Konvertere en kundeemneoppføringen til en forretningskontaktoppføring eller konvertere et kundeemne til en forretningskontakt

Informasjon om en potensiell kunde er vanligvis lagret i en kundeemnepost. Når vedkommende blir en faktisk kunde, kan du konvertere kundeemneoppføringen til en forretningskontaktoppføring.

Du kan også konvertere en forretningskontakt til et kundeemne eller en annen posttype som er basert på oppføringstype for forretningskontakt.

Du kan opprette nye oppføringstyper for eksempel ansatt eller leverandør ved å starte med forretningskontaktskjemaet. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter nye oppføringstyper, kan du se opprette og tilpasse oppføringstyper og lister.

  1. Klikk Kontaktbehandling under Business Contact Manager i navigasjonsruten.

  2. Klikk kategorien leder i arbeidsområdet.

  3. Dobbeltklikk oppføringen du vil konvertere.

  4. Klikk Konverter til på båndet i Rediger-gruppen, og klikk deretter Forretningskontakt.

  5. Redigere den nye posten etter behov.

  6. Klikk Lagre og lukk når du er ferdig.

Til toppen av siden

Redigere forretningskontaktoppføringer

Når du driver forretninger med forretningskontaktene, Lær mer om dem, inkludert muligens hvordan de foretrekker å bli kontaktet, deres assistenter navn, Ny telefonnumre og så videre. Og beholde opp med denne informasjonsflyten er en daglig oppgave som du kan forenkle ved oppdatering og lagre forretningskontaktoppføringene kontinuerlig. Du kan åpne en forretningskontaktoppføring legge til eller redigere informasjon, eller du kan se kommunikasjonsloggelementer for eksempel e-postmeldinger som kobles til forretningskontakten.

  1. Klikk Kontaktbehandling under Business Contact Manager i navigasjonsruten.

  2. Klikk Forretningskontakter-fanen i arbeidsområdet, og deretter:

    • Rull til forretningskontakten du vil åpne, og dobbeltklikk den.

      – eller –

    • Bruke søkeboksen til å skrive inn informasjon om forretningskontakten du leter etter, og dobbeltklikk deretter oppføringen.

  3. Legge til eller rediger informasjonen etter behov.

    Tips!: Hvis du har en e-postadresse for kontoen, kan du sikre at e-postmeldinger til og fra kontoen inkluderes automatisk i kommunikasjonsloggen for posten. Klikk E-sporing og klikk deretter Behandle kobling og sporing i Rediger-gruppen. Merk av for e-postadressen til kontoen, og klikk deretter OK. Hvis du vil ha mer informasjon om automatisk kobling av e-postmeldinger til oppføringer, kan du se kobling og sporing e-postmeldinger i Business Contact Manager.

  4. Når du er ferdig, klikker du Lagre og lukk.

Tips!: Med en funksjon som kalles masseredigering, kan du redigere innholdet i et felt i flere forretningskontaktoppføringer. Dette er praktisk, for eksempel hvis du vil skrive inn en webadresse for mange forretningskontakter som arbeider på samme firma. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du redigerer flere poster samtidig, kan du se redigere mange oppføringer samtidig i Business Contact Manager.

Til toppen av siden

Filtrere listen over forretningskontakter

Du trenger ikke å bla gjennom alle forretningskontakter til å finne det du ønsker. I stedet, kan du filtrere en forretningskontakt-liste slik at du ser bare postene som interesserer deg.

  1. Klikk Kontaktbehandling under Business Contact Manager i navigasjonsruten.

  2. Høyreklikk Forretningskontakter-fanen i arbeidsområdet, og klikk deretter Endre.

  3. Klikk Filter i dialogboksen Endre fane.

  4. Du kan bruke ett eller begge av følgende i dialogboksen Filtrer forretningskontakter:

    • Enkelt Filter     Merk av eller fjern forhåndsinnstilte kategorier.

    • Avansert Filter     Opprette flere filtre til å presisere utvalget.

Denne filtrerte listen kan brukes til å opprette en egendefinert kategori, en samtaleliste eller adresselisten. Det kan også brukes som grunnlag for en rapport eller et miniprogram.

Hvis du vil ha mer informasjon om filtrering, kan du se filtrere oppføringer i Business Contact Manager. Hvis du vil ha mer informasjon om rapporter, kan du se bruke rapporter og diagrammer i Business Contact Manager. Hvis du vil ha mer informasjon om miniprogrammer, kan du se Bruk miniprogrammer i Business Contact Manager.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×