Bruke et dokumentsentralområde

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

SharePoint har mange funksjoner for behandling av innhold, og skaleres godt. Hvis du har flere hundre tusen dokumenter, videoer og så videre, som må administreres, kan du vurdere å bruke en mal for dokumentsentralområde (følger som standard med SharePoint). Denne malen er optimalisert for storskala dokumentadministrasjon. Den kan hjelpe deg med å spare tid og bli mer effektiv. SharePoint inkluderer også dokumentsentralområdemalen. Sentrale funksjoner som dokumentversjoner, dokument-ID-er, dokumentsett, metadatanavigasjon og innholdstyper er bygd inn i malen for deg.

Et dokumentsentralområde fungerer for følgende to scenarioer:

  • Redigeringsmiljø    I et dokumentsentralredigeringsmiljø kan brukere opprette og redigere tusenvis av dokumenter eller medieinnhold som er lagret i et sentralt repositorium.

  • Innholdsarkiv    I et innholdsarkiv, for eksempel en kunnskapsbase, lagrer eller viser brukere dokumenter.

Denne artikkelen forteller deg om funksjonene i en dokumentsentralområdemal, og hvordan du oppretter et dokumentsentralområde.

Hvis du vil opprette en dokumentsentral, kan du se bruke maler for å opprette ulike typer SharePoint-områder

Hva er det i et dokumentsentralområde?

Malen for dokumentsentralområde har funksjoner du kan bruke til å opprette og behandle store dokumentsett eklere og mer effektivt. Vanligvis kan en områdeeier legge til hver av disse funksjonene for seg. Men med en dokumentsentralområdemal aktiveres automatisk de anbefalte dokumentbehandlingsfunksjonene. Disse funksjonene beskrives i følgende avsnitt.

Du kan bruke et dokumentsentralområde som et redigeringsmiljø eller innholdsarkiv. I et redigeringsmiljø sjekker brukerne ofte filer inn og ut og oppretter mappestrukturer for disse filene. Versjonskontroll er aktivert, og man kan bevare ti eller flere tidligere versjoner av hvert dokument. I tillegg kan arbeidsflyter kontrollere dokumentets livssykluser.

I et innholdsarkiv er det derimot svært lite redigering. Brukerne bare viser eller laster opp dokumenter. Dokumentsentralområdemalen støtter oppretting av en type innholdsarkiv kalt kunnskapsbasearkiv. Vanligvis inneholder kunnskapsbaser én versjon av dokumenter, og et område kan skaleres til millioner filer. I et vanlig scenario, for eksempel et senter for teknisk støtte i en stor organisasjon, kan opptil 10 000 brukere få tilgang til innholdet, primært for å lese det. En andel på 3\endash 4 000 brukere laster kanskje opp nytt innhold til området.

Følgende elementer beskriver noen SharePoint-funksjoner du kan ta med i et dokumentsentralområde. Denne listen beskriver bare noen av de mulige funksjonene. I tillegg til disse mulighetene vil de fleste virksomhetene tilpasse utseendet og navigeringen i en dokumentsentral, og bruke tilpassede webdeler med funksjonalitet som er unik for virksomheten.

Forvaltede metadata er et system som tilordner visse termer til dokumenter i SharePoint. Deretter kan du bruke disse termene til å klassifisere dokumentene. Du kan også bruke metadata til å lage et kraftig navigeringsverktøy for brukerne slik at de raskt kan finne det de trenger.

Et selskap kan for eksempel ha et kunnskapsbaserepositorium med artikler som kan hjelpe brukerne med å feilsøke problemer med produkter. Du vil kanskje lage metadatatermer som lar brukerne filtrere informasjon etter produkt, etter problemtype eller andre kjennetegn.

I et dokumentsentralområde får hver innholdsbit en unik ID som ikke er relatert til dokumentplasseringen, for eksempel en URL-adressekobling. Dette betyr at hvis du flytter dokumentet eller gir det et nytt navn, forblir IDen uendret. Dermed kan du bruke IDen til å opprette en slags permanent kobling til dokumentet og slippe å kaste bort tid på brutte koblinger.

Dokumentversjoner blir automatisk aktivert i et dokumentsentralområde. Dette betyr at du automatisk har en historikk for alle de forskjellige versjonene av et dokument. I en dokumentgjennomgangsprosess vil dette for eksempel innebære at du har en post for alle oppdateringene som ble angitt i løpet av gjennomgangssyklusen. Du kan spore oppdateringer, kontakte respondenter og så videre. Hvis det oppstår et problem med gjeldende versjon av en artikkel, kan du dessuten gå raskt tilbake til den siste kjente gode versjonen.

En innholdstype er en spesifikk type innhold sammen med en gruppe innstillinger for innholdet. Når noen oppretter et dokument med en definert innholdstype, får det automatisk alle de aktuelle innstillingene for den innholdstypen. En dokumentsentral kan for eksempel ha en samling med innholdstyper - forskjellige typer dokumenter, videoer, maler og så videre.

Innholdsarrangøren blir ikke automatisk inkludert i et dokumentsentralområde. Mange brukere velger imidlertid å legge den til. Innholdsarrangør er en SharePoint-funksjon som lar deg behandle den generelle organiseringen og strukturen for elementer. Ved å bruke metadata eller innholdstyper kan Innholdsarrangør automatisk rute dokumenter og andre elementer til bestemte plasseringer. I en kunnskapsbase kunne du for eksempel la Innholdsarrangør la alle nye innsendinger rutes automatisk til bestemte plasseringer. I en kunnskapsbase kan du for eksempel la innholdsarrangøren automatisk rute alle nye innsendinger til et spesielt bibliotek som samler inn artikler for et bestemt produkt.

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×