Bruke en arbeidsflyt med tre statuser

Bruke en arbeidsflyt med tre statuser

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Arbeidsflyten med tre statuser sporer statusen for et listeelement gjennom tre statuser (faser). Den kan brukes til å behandle forretningsprosesser som krever at organisasjoner sporer et stort antall problemer eller elementer, for eksempel kundestøtteproblemer, salgsmuligheter eller prosjektoppgaver. De tre statusene for en prosjektoppgave kan for eksempel være Ikke Startet, Pågår og Fullført.

I denne artikkelen

Hvordan fungerer arbeidsflyten med tre statuser?

Konfigurere en liste for å bruke arbeidsflyten med tre statuser

Opprette en problemsporingsliste

Opprette en egendefinert liste for bruk med en arbeidsflyt med tre statuser

Tilpasse en egendefinert liste for bruk med en arbeidsflyt med tre statuser

Legge til en arbeidsflyt med tre statuser i en liste

Starte en arbeidsflyt med tre statuser for et element manuelt

Fullføre en arbeidsflytoppgave i en arbeidsflyt med tre statuser

Hvordan fungerer arbeidsflyten med tre statuser?

Arbeidsflyten med tre statuser støtter forretningsprosesser som krever at organisasjoner sporer statusen for et problem eller element gjennom tre statuser og to overganger mellom statusene. For hver overgang mellom statusene tilordner arbeidsflyten en oppgave til en person og sender et e-postvarsel til den personen om oppgaven. Når oppgaven er fullført, oppdaterer arbeidsflyten statusen for elementet, og prosessen går videre til neste status. Arbeidsflyten med tre statuser fungerer med listemalen Problemsporing. Den kan imidlertid brukes med alle lister som er konfigurert til å inneholde en Valg-kolonne med tre eller flere verdier. Verdiene i denne Valg-kolonnen fungerer som statusene arbeidsflyten sporer.

En liste kan ha mer enn én valgkolonne, og valgkolonnen kan ha mer enn tre verdier. Arbeidsflyten med tre statuser kan imidlertid bare konfigureres til å bruke én av valgkolonnene, og bare tre av verdiene i den valgte valgkolonnen. Når du legger til en arbeidsflyt med tre statuser i en liste eller et bibliotek, velger du valgkolonnen og tre av verdiene som er angitt i kolonnen.

Arbeidsflyten med tre statuser kan brukes til å behandle forretningsprosesser som krever at organisasjoner sporer et stort antall problemer eller elementer, for eksempel kundestøtteproblemer, salgsmuligheter eller prosjektoppgaver. Ansatte i et lite arrangørfirma kan for eksempel bruke en problemsporingsliste og en tilpasset arbeidsflyt med tre statuser til å behandle mange oppgaver som har tilknytning til typer arrangementer de planlegger. Arbeidsflyten sporer arrangementplanleggingsoppgavene gjennom tre faser: Aktiv, Klar til gjennomgang og Fullført. Alle oppgavene i forbindelse med arrangementsforberedelser som har tilknytning til et bestemt arrangement, er samlet i en problemsporingsliste som ble opprettet for det arrangementet og merket som Aktiv. Arrangementets koordinator tilordner individuelle oppgaver til sine gruppemedlemmer, og starter deretter arbeidsflyten på disse elementene for å igangsette arbeidet med arrangementsoppgaven.

Når arbeidsflyten starter, opprettes det en oppgave for den utpekte personen. Når et gruppemedlem får tilordnet en oppgave, utfører vedkommende arbeidet som er nødvendig for å fullføre oppgaven. Dette kan være arbeid som skjer utenfor listen eller nettstedet der problemsporingslisten ligger. Hvis for eksempel et gruppemedlem mottar arbeidsflytoppgaven å utvikle en matleveringsplan, kontakter vedkommende et cateringselskap, og jobber deretter med dem for å utvikle en plan. Når planen er utarbeidet, markerer gruppemedlemmet sin arbeidsflytoppgave som fullført. Da oppdaterer arbeidsflyten statusen for arrangementsoppgaven i problemsporingslisten fra Aktiv til Klar til gjennomgang, og det opprettes en ny oppgave der arrangementets koordinator skal gå gjennom planen. Når arrangementskoordinatoren har gjennomgått og godkjent planen, markerer vedkommende arbeidsflytoppgaven som fullført, og arbeidsflyten oppdaterer statusen for oppgaven fra Klar til gjennomgang til Fullført.

Merknad: En arbeidsflytdeltaker kan fullføre en arbeidsflytoppgave i en arbeidsflyt med tre statuser på to måter. Deltakeren kan redigere arbeidsflytoppgaven for å merke den som fullført, eller deltakeren kan endre arbeidsflytelementets status i listen (hvis deltakeren har tillatelse til å endre listen). Hvis en deltaker oppdaterer arbeidsflytelementets status manuelt i listen, er arbeidsflytoppgaven fullført. Hvis deltakeren redigerer arbeidsflytoppgaven for å merke den som fullført, oppdateres arbeidsflytelementets status i listen til Fullført.

Handlingene i arbeidsflyten med tre statuser i det forrige eksemplet bruker følgende fremgangsmåte:

Flytdiagram for eksempel på en arbeidsflyt med tre statuser

Til toppen av siden

Konfigurere en liste for å bruke arbeidsflyten med tre statuser

Før du kan bruke arbeidsflyten med tre statuser, må du konfigurere en liste med elementer du planlegger å spore eller behandle ved hjelp av arbeidsflyten. Listemalen Problemsporing fungerer med arbeidsflyten med tre statuser. Du kan imidlertid også opprette en egendefinert liste for bruk med disse arbeidsflytene. Hvis du oppretter en egendefinert liste, må du sørge for at listen inneholder minst én Valg-kolonne som inkluderer tre eller flere verdier. Når du konfigurerer en arbeidsflyt for bruk med listen, må du angi Valg-kolonnen som innholder statusverdiene som arbeidsflyten skal spore.

Til toppen av siden

Opprette en problemsporingsliste

Som standard kan du bruke en arbeidsflyt med tre statuser med alle lister du oppretter fra listemalen Problemsporing.

  1. Gå til Innstillinger-menyen Knappen for Office 365-innstillinger , og klikk Legg til en app.

  2. Klikk Problemsporing på siden Dine apper, og skriv inn et navn for listen. Listenavnet er obligatorisk.

  3. Hvis du vil oppgi en beskrivelse for listen, klikker du Avanserte alternativer.

    • Skriv inn en beskrivelse av formålet med listen i Beskrivelse-boksen. Beskrivelsen er valgfri.

  4. Klikk Opprett.

Til toppen av siden

Opprette en egendefinert liste for bruk med en arbeidsflyt med tre statuser

Du kan opprette en egendefinert liste for bruk med arbeidsflyten med tre statuser ved å legge til minst én Valg-kolonne som inneholder minst tre statusverdier som arbeidsflyten skal spore.

  1. Gå til Innstillinger-menyen Knappen for Office 365-innstillinger , og klikk Legg til en app.

  2. Klikk Egendefinert liste på siden Dine apper, og skriv inn et navn for listen. Listenavnet er obligatorisk.

  3. Hvis du vil oppgi en beskrivelse for listen, klikker du Avanserte alternativer.

  4. Skriv inn en beskrivelse av formålet med listen i Beskrivelse-boksen. Beskrivelsen er valgfri.

  5. Klikk Opprett.

Til toppen av siden

Tilpasse en egendefinert liste for bruk med en arbeidsflyt med tre statuser

  1. Klikk den egendefinerte listen du opprettet i forrige trinn.

  2. Klikk kategorien Liste på båndet, og klikk deretter Listeinnstillinger i Innstillinger-gruppen.

  3. Klikk Opprett kolonne under Kolonner.

  4. Skriv inn navnet på kolonnen du vil bruke til å angi verdiene for arbeidsflyten i delen navn og Type under Kolonnenavn. Du kan for eksempel skriver inn navnet som arbeidsflytstatus.

  5. Merk av for Valg (meny å velge på) under Informasjonstypen i denne kolonnen er.

  6. Skriv inn en valgfri beskrivelse for kolonnen under Beskrivelse i delen Flere kolonneinnstillinger.

  7. Klikk Ja under Krev at denne kolonnen inneholder informasjon.

  8. Skriv inn tre eller flere verdier du vil bruke for denne kolonnen, i listeboksen under Skriv inn hvert alternativ på en separat linje. Disse verdiene blir statusene for arbeidsflyten. Du kan for eksempel angi aktiv, klar for gjennomgang og fullføre som de tre valgene.

  9. Velg enten Rullegardinmeny eller Alternativknapper under Vis alternativer med.

  10. Klikk Nei under Tillat utfyllingsalternativer.

  11. Angi om du vil bruke en bestemt standardverdi for denne kolonnen, eller om du vil legge til standardverdien i standardvisningen for listen.

  12. Klikk OK.

Til toppen av siden

Legge til en arbeidsflyt med tre statuser i en liste

Du må legge til en arbeidsflyt med tre statuser i en liste før du kan bruke den på elementer i den listen. Når du legger til en arbeidsflyt med tre statuser i en liste, må du angi hvilken kolonne i listen som skal inneholde statusverdiene du vil at arbeidsflyten skal spore. Du må også angi informasjon om hva du vil skal skje i hver fase av arbeidsflyten. Du kan for eksempel angi emnet og teksten for e-postvarsler som oppgavemottakere får.

Arbeidsflyten med tre statuser er aktivert som standard for de fleste nettstedstyper. En administrator for en nettstedssamling kan imidlertid deaktivere funksjonen. Hvis arbeidsflyten med tre statuser ikke er tilgjengelig, kontakter du administratoren for nettstedssamlingen.

Viktig: Du må ha tillatelsen Behandle lister for å legge til en arbeidsflyt i en liste.

  1. Åpne listen som du vil legge til en arbeidsflyt med tre statuser i.

  2. Klikk kategorien Liste > Listeinnstillinger, eller klikk innstillingene for bibliotektypen du åpner. I et dokumentbibliotek klikker du for eksempel Innstillinger for dokumentbibliotek.

  3. Klikk Arbeidsflytinnstillinger under Tillatelser og behandling.

  4. Klikk Legg til en arbeidsflyt på siden Arbeidsflytinnstillinger.

  5. Klikk på siden Legg til en arbeidsflyt i arbeidsflyt-delen under Velg en arbeidsflytmal tre statuser.

  6. Skriv inn et unikt navn på arbeidsflyten i Navn-delen.

  7. Angi en oppgaveliste du vil bruke i arbeidsflyten, i Oppgaveliste-delen.

    Merknad: 

    • Du kan bruke standard oppgaveliste, eller du kan opprette en ny oppgaveliste. Hvis du bruker standard oppgaveliste, kan arbeidsflytdeltakere finne og vise sine arbeidsflytoppgaver enkelt ved å bruke Mine oppgaver-visningen i oppgavelisten.

    • Opprett en ny oppgaveliste hvis oppgavene for denne arbeidsflyten avslører sensitive eller konfidensielle data du vil holde atskilt fra den generelle oppgavelisten.

    • Opprett en ny oppgaveliste hvis organisasjonen vil ha mange arbeidsflyter eller hvis arbeidsflyter skal inneholde mange oppgaver. I dette tilfellet vil du kanskje opprette en oppgaveliste for hver arbeidsflyt.

  8. Velg en loggliste du vil bruke i denne arbeidsflyten, under Loggliste. Logglisten viser alle hendelsene som forekommer i løpet av hver forekomst av arbeidsflyten.

    Merknad: Du kan bruke standardlisten Logg, eller du kan opprette en ny loggliste. Hvis organisasjonen vil bruke mange arbeidsflyter, vil du kanskje opprette en loggliste for hver arbeidsflyt.

  9. Gjør ett av følgende i Startalternativer-delen:

    • Hvis du vil tillate at arbeidsflyten startes manuelt, merker du av for Tillat at denne arbeidsflyten startes manuelt av en godkjent bruker med Rediger element-tillatelse. Merk av for Krev Behandle listetillatelser for å starte arbeidsflyten hvis du vil kreve flere tillatelser for å starte arbeidsflyten.

    • Hvis du vil at arbeidsflyten skal starte automatisk når nye elementer opprettes, merker du av for Start denne arbeidsflyten når et nytt element opprettes.

  10. Klikk Neste.

  11. Velg Valg-kolonnen i delen Status for arbeidsflyter under Velg et alternativfelt fra listen som inneholder verdiene du vil bruke for statusene i arbeidsflyten, og velg deretter kolonneverdiene du vil bruke for Første status, Mellomste status og Endelig status for arbeidsflyten.

  12. Angi følgende informasjon i de to delene Angi hva du vil skal skje når en arbeidsflyt startes (alternativer for den første oppgaven i arbeidsflyten) og Angi hva du vil skal skje når en arbeidsflyt endres til mellomstatusen (alternativer for den andre oppgaven i arbeidsflyten):

    Oppgavedetaljer

Felt

Beskrivelse

Oppgavetittel:

Hvis du vil, kan du endre meldingstittelen som skal vises i oppgaven, når arbeidsflyten startes eller kommer til den midterste statusen. Hvis du merker av for Inkluder listefelt, blir feltet du velger, lagt til på slutten av meldingen.

Oppgavebeskrivelse:

Skriv inn informasjon du vil inkludere i beskrivelsen av oppgaven. Hvis du merker av for Inkluder listefelt, legges feltet du velger til på slutten av meldingen. Hvis du merker av for Sett inn kobling til listeelement, inkluderes det en kobling til listeelementet i beskrivelsen.

Forfallsdato for oppgave:

Hvis du vil angi en forfallsdato for oppgaven, merker du av for Inkluder listefelt, og deretter velger du datokolonnen fra listen som inneholder datoinformasjon om forfallsdatoen du vil bruke.

Oppgave tilordnet til:

Hvis du vil tilordne oppgaven til en person som står på listen, klikker du Inkluder listefelt, og deretter velger du kolonnen fra listen som inneholder brukeropplysninger du vil bruke. Når denne arbeidsflyten startes, tilordnes første oppgave det navnet som vises i denne kolonnen for arbeidsflytelementet.

Du kan tilordne denne oppgaven i alle forekomster av denne arbeidsflyten til en person som du angir, ved å klikke Egendefinert. Deretter skriver du inn eller velger navnet på personen du vil tilordne oppgaven til.

  1. Merk av for Send e-postmelding hvis du vil at arbeidsflytdeltakerne skal motta e-postvarsler om arbeidsflytoppgavene.

    Merknad:  Hvis du vil sikre at arbeidsflytdeltakere mottar e-postvarsler og -påminnelser om arbeidsflytoppgavene etter at arbeidsflyter er startet, kan du kontakte administratoren for nettstedssamlingen for å bekrefte at e-post er aktivert for nettstedet.

    Detaljer om e-postmelding

Felt

Beskrivelse

Til

Skriv inn navnet på personen du vil sende et e-postvarsel til om arbeidsflytoppgaven. Merk av for Inkluder oppgave tilordnet til hvis du vil sende e-postvarslet til oppgaveeieren.

Emne

Skriv inn emnelinjen du vil bruke for e-postvarslet. Merk av for Bruk oppgavetittel hvis du vil legge til oppgavetittelen i emnelinjen i e-postmeldingen.

Brødtekst

Skriv inn informasjonen du vil skal vises, i hoveddelen av e-postvarslet. Merk av for Sett inn kobling til listeelement hvis du vil inkludere en kobling til listeelementet i meldingen.

  1. Klikk OK.

Til toppen av siden

Starte en arbeidsflyt med tre statuser for et element manuelt

En arbeidsflyt med tre statuser må første legges til i en liste for å gjøre den tilgjengelig for bruk på elementer i den listen. Gå til forrige del hvis du vil ha mer informasjon.

En arbeidsflyt med tre statuser kan konfigureres til å starte automatisk når nye elementer legges til i en liste, eller den kan konfigureres for å tillate at brukere med bestemte tillatelser kan starte arbeidsflyten manuelt. Noen arbeidsflyter tillater begge alternativer.

Gjør følgende for å starte en arbeidsflyt med tre statuser manuelt i et listeelement. Du må ha tillatelsen Rediger elementer for listen. Noen arbeidsflyter krever kanskje at du har tillatelsen Behandle lister.

Merknad: Hvis du vil sikre at arbeidsflytdeltakere mottar e-postvarsler og -påminnelser om sine arbeidsflytoppgaver etter at du har startet en arbeidsflyt, kan du kontakte administratoren for nettstedssamlingen for å bekrefte at e-post er aktivert for nettstedet.

  1. Åpne listen som inneholder elementet du vil bruke til å starte en arbeidsflyt med tre statuser.

  2. Klikk ellipsen ved siden av elementet du vil starte en arbeidsflyt for, og klikk Arbeidsflyter på menyen som vises.

    Merknad: Kommandoen Arbeidsflyter er bare tilgjengelig når elementer finnes i en liste eller et bibliotek som har minst én arbeidsflyt tilknyttet.

  3. Klikk Vis alt områdeinnholdInnstillinger-menyen Knappen for Office 365-innstillinger .

  4. Klikk navnet på arbeidsflyten med tre statuser du vil starte, under Start en ny arbeidsflyt.

    Arbeidsflyten starter umiddelbart.

Til toppen av siden

Fullføre en arbeidsflytoppgave i en arbeidsflyt med tre statuser

Når du skal fullføre en arbeidsflytoppgave i en arbeidsflyt med tre statuser, må du ha minst tillatelsen Rediger elementer for oppgavelistene der arbeidsflytoppgavene er registrert.

  1. Åpne Oppgaver-listen for nettstedet, og velg deretter Mine oppgaverVis-menyen for å finne frem til arbeidsflytoppgaven.

    Merknad: Hvis arbeidsflyten ikke bruker standardlisten Oppgaver for nettstedet, kan det være at arbeidsflytoppgaven ikke vises i listen Oppgaver. Gå til listen eller biblioteket arbeidsflytelementet er lagret i, for å finne frem til arbeidsflytoppgaven din. Pek på navnet på elementet du vil fullføre, klikk pilen som vises, og klikk deretter Arbeidsflyter. Klikk navnet på arbeidsflyten du deltar i, under Arbeidsflyter som kjører på siden Status for arbeidsflyt. Klikk arbeidsflytoppgaven under Oppgaver, og gå deretter til trinn 3.

  2. Åpne listen som inneholder elementet du vil merke som fullført.

  3. Pek på navnet på oppgaven du vil fullføre, klikk pilen som vises, og klikk deretter Rediger element.

  4. Skriv inn eller velg informasjonen som kreves for å fullføre oppgaven, i dialogboksen Oppgaver, og klikk deretter Lagre.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×