Bruke en arbeidsflyt med tre statuser

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Tre statuser er utformet for å spore statusen for et listeelement gjennom tre statuser (faser). Det kan brukes til å styre forretningsprosesser som krever at organisasjoner holder oversikt over et stort antall problemer eller elementer, for eksempel kundestøtteproblemer, salgsmuligheter eller prosjektoppgaver.

I denne artikkelen

Hvordan fungerer arbeidsflyten med tre statuser?

Konfigurere en liste for å bruke arbeidsflyten med tre statuser

Legge til en arbeidsflyt med tre statuser i en liste

Starte en arbeidsflyt med tre statuser for et element

Fullføre en arbeidsflytoppgave i en arbeidsflyt med tre statuser

Hvordan fungerer arbeidsflyten med tre statuser?

Tre statuser støtter forretningsprosesser som krever at organisasjoner å spore statusen for et problem eller element gjennom tre ulike statuser og to overganger mellom statusene. Arbeidsflyten tilordner en oppgave til en person med hver overgang mellom statusene og sender denne personen en e-postvarsel om oppgaven. Når denne oppgaven er fullført, oppdaterer arbeidsflyten statusen for det elementet og fortsetter til neste tilstand. Tre statuser er utformet for å fungere med listemalen Problemsporing, men den kan brukes med alle lister som er konfigurert til å inneholde en valgkolonne med tre eller flere verdier. Verdiene i denne valgkolonne fungerer som statusene arbeidsflyten sporer.

Tre statuser kan brukes til å styre forretningsprosesser som krever at organisasjoner holder oversikt over et stort antall problemer eller elementer, for eksempel kundestøtteproblemer, salgsmuligheter eller prosjektoppgaver. For eksempel ansatte i en liten arrangementsplanlegging firmaet kan bruke en problemsporingsliste og en tilpasset tre statuser til å behandle mange oppgaver som er relatert til hendelser de planlegger. Tre statuser sporer arrangementsplanlegging oppgavene gjennom tre statuser: aktiv, klart for gjennomgangog fullført. Alle hendelse forberedelse aktiviteter som er relatert til en bestemt hendelse kompileres i en problemsporingsliste som ble opprettet for hendelsen og merket som aktiv. Arrangementskoordinatoren tilordner enkeltaktiviteter til gruppemedlemmene, og deretter starter tre statuser på disse elementene til å starte arbeid på aktiviteten hendelse.

Når arbeidsflyten starter, opprettes det en oppgave for den valgte personen. Når et gruppemedlem mottar en aktivitet, utfører han eller hun arbeidet som kreves for å fullføre oppgaven. Dette kan være arbeid som finner sted utenfor listen eller området der problemsporingslisten finnes. Hvis du for eksempel hvis et gruppemedlem mottar en arbeidsflytoppgave for å utvikle en cateringplan, han eller hun kontakter cateringfirma firmaer og samarbeider med å utvikle en plan. Når cateringplanen er laget, markerer hvert gruppemedlem hans eller hennes arbeidsflytoppgaven som fullført. På dette tidspunktet arbeidsflyten oppdaterer statusen for hendelsen aktiviteten i listen problemsporing fra aktiv til klar for gjennomgang, og det opprettes en ny oppgave for arrangementskoordinatoren for gjennomgang av cateringplanen. Etter at arrangementskoordinatoren vurderer og godkjenner av cateringplanen, hun merkes arbeidsflytoppgaven som fullført, og arbeidsflyten oppdateres statusen for oppgaven fra klart for gjennomgang til fullført.

En arbeidsflytdeltaker kan fullføre en arbeidsflytoppgave i en arbeidsflyt med tre statuser på to forskjellige måter. Deltakeren kan redigere arbeidsflytoppgaven for å merke den som fullført, eller deltakeren kan endre arbeidsflytelementets status i listen (hvis deltakeren har tillatelse til å endre listen). Hvis en deltaker oppdaterer arbeidsflytelementets status manuelt i listen, er arbeidsflytoppgaven fullført. Hvis deltakeren redigerer arbeidsflytoppgaven for å merke den som fullført, oppdateres arbeidsflytelementets status i listen til Fullført.

Handlingene i arbeidsflyten med tre statuser i dette eksemplet følger følgende fremgangsmåte:

Flytdiagram for eksempel på en arbeidsflyt med tre statuser

Til toppen av siden

Konfigurere en liste for å bruke arbeidsflyten med tre statuser

Før du kan bruke en arbeidsflyt med tre statuser, må du konfigurere en liste for å bruke sammen med arbeidsflyten. Denne listen må inneholde elementer som du har tenkt å spore eller behandle ved hjelp av arbeidsflyten. Listemalen Problemsporing er utformet for å fungere med tre statuser, men du kan også opprette en egendefinert liste for bruk med disse arbeidsflytene. Hvis du oppretter en egendefinert liste for bruk med tre statuser, må du kontrollere at listen inneholder minst én valg-kolonne som inneholder tre eller flere verdier. Når du konfigurerer en arbeidsflyt med tre statuser for bruk med-listen, må du angi valg-kolonnen som inneholder verdiene som arbeidsflyten skal spore.

Opprette en problemsporingsliste for bruk med en arbeidsflyt med tre statuser

Som standard kan du bruke en arbeidsflyt med tre statuser med alle lister du oppretter fra listemalen Problemsporing.

  1. Klikk Vis alt områdeinnhold, og klikk deretter Opprett på siden alt områdeinnhold.

    I de fleste tilfeller kan du bruke Områdehandlinger-menyen Knappesymbol i stedet for å utføre dette trinnet.

  1. Klikk Problemsporing under Sporing.

    1. Skriv inn et navn for listen i navn-boksen. Navnet på kreves.

      Navnet som vises øverst på listesiden, blir en del av webadressen for listesiden, og vises i navigeringselementer som brukere kan anvende til å finne og åpne listen.

  2. Skriv inn en beskrivelse av formålet med listen i Beskrivelse-boksen. Beskrivelsen er valgfri.

  3. Hvis du vil legge til en kobling til denne listen på hurtigstartlinjen, klikker du Ja under Navigasjon.

  4. Klikk Opprett

Opprette en egendefinert liste for bruk med en arbeidsflyt med tre statuser

Du kan opprette en egendefinert liste for bruk med arbeidsflyten med tre statuser ved å legge til minst én Valg-kolonne som inneholder statusverdiene som arbeidsflyten skal spore.

  1. Klikk Vis alt områdeinnhold, og klikk deretter Opprett på siden alt områdeinnhold.

    I de fleste tilfeller kan du bruke Områdehandlinger-menyen Knappesymbol i stedet for å utføre dette trinnet.

  1. Klikk Egendefinert liste under Egendefinerte lister.

    1. Skriv inn et navn for listen i navn-boksen. Navnet på kreves.

      Navnet som vises øverst på listesiden, blir en del av webadressen for listesiden, og vises i navigeringselementer som brukere kan anvende til å finne og åpne listen.

  2. Skriv inn en beskrivelse av formålet med listen i Beskrivelse-boksen. Beskrivelsen er valgfri.

  3. Hvis du vil legge til en kobling til denne listen på hurtigstartlinjen, klikker du Ja under Navigasjon.

  4. Klikk Opprett

Tilpasse en egendefinert liste for bruk med en arbeidsflyt med tre statuser

  1. Hvis listen ikke allerede er åpen, klikker du navnet på hurtigstartlinjen.

    Hvis navnet på listen ikke vises, klikker du Vis alt områdeinnhold, og deretter klikker du navnet på listen.

  2. Klikk ListeinnstillingerInnstillinger-menyen Innstillinger-meny .

  3. Klikk Opprett kolonne under Kolonner.

  4. Skriv inn navnet på kolonnen du vil bruke til å angi statusverdiene for arbeidsflyten, i Navn og type-delen under Kolonnenavn.

  5. Merk valg (meny å velge mellom) under informasjonstypen i denne kolonnen er.

  6. Skriv inn en valgfri beskrivelse for kolonnen i delen Flere kolonneinnstillinger under Beskrivelse.

  7. Klikk Ja under Krev at denne kolonnen inneholder informasjon.

  8. Skriv inn tre eller flere verdier du vil bruke for denne kolonnen, i listen under Skriv inn hvert valg på en separat linje.

    Disse verdiene blir statusene for arbeidsflyten.

  9. Velg enten Rullegardinmeny eller Alternativknapper under Vis alternativer med.

  10. Klikk Nei under Tillat utfyllingsalternativer.

  11. Angi om du vil bruke en bestemt standardverdi for denne kolonnen, eller om du vil legge til standardverdien i standardvisningen for listen.

  12. Klikk OK.

Til toppen av siden

Legge til en arbeidsflyt med tre statuser i en liste

Du må legge til en arbeidsflyt med tre statuser i en liste før du kan bruke den på elementer i listen. Når du legger til en arbeidsflyt med tre statuser i en liste, kan du angi hvilken kolonne i listen inneholder verdiene du vil at arbeidsflyten skal spore. Du kan også angi informasjon om hva du vil skje i hver fase av arbeidsflyten. Du kan for eksempel angi personene som oppgavene skal tilordnes og detaljene av e-postvarsler som mottakerne mottar.

Du må ha tillatelsen Behandle lister for å legge til en arbeidsflyt i en liste.

  1. Åpne listen du vil legge til arbeidsflyten med tre statuser i.

    1. Klikk ListeinnstillingerInnstillinger-menyen Innstillinger-meny , eller klikk innstillinger for typen bibliotek du åpner.

      Hvis du for eksempel åpner et dokumentbibliotek, klikker du Innstillinger for dokumentbibliotek.

  2. Klikk Arbeidsflytinnstillinger under Tillatelser og behandling.

    Hvis arbeidsflyter allerede er lagt til listen, biblioteket eller innholdstypen, fører dette trinnet deg direkte til siden Endre arbeidsflytinnstillinger, og du må klikke Legg til en arbeidsflyt for å gå til siden Legg til en arbeidsflyt. Hvis ingen arbeidsflyter som allerede er lagt til listen, biblioteket eller innholdstypen, tar dette trinnet deg direkte til siden Legg til en arbeidsflyt.

  3. Klikk Legg til en arbeidsflyt på siden Endre arbeidsflytinnstillinger.

  4. Klikk Tre statuser i Arbeidsflyt-delen under Velg en arbeidsflytmal på siden Legg til en arbeidsflyt.

  5. Skriv inn et unikt navn på arbeidsflyten i Navn-delen.

  6. Angi en oppgaveliste du vil bruke i arbeidsflyten, i Oppgaveliste-delen.

    • Du kan bruke standard Oppgaver-liste, eller du kan opprette en ny liste. Hvis du bruker standard Oppgaver-liste, kan arbeidsflytdeltakere finne og vise sine arbeidsflytoppgaver enkelt ved å bruke Mine oppgaver-visningen av Oppgaver-listen.

    • Opprett en ny oppgaveliste hvis oppgavene for denne arbeidsflyten avslører sensitive eller konfidensielle data du vil holde atskilt fra den generelle oppgavelisten.

    • Opprett en ny oppgaveliste hvis organisasjonen vil ha flere arbeidsflyter eller hvis arbeidsflyter skal inneholde flere oppgaver. I dette tilfellet vil du kanskje opprette en oppgaveliste for hver arbeidsflyt.

  7. Velg en loggliste du vil bruke i denne arbeidsflyten, i Loggliste-delen. Logglisten viser alle hendelsene som forekommer i løpet av hver forekomst av arbeidsflyten.

    Du kan bruke standard loggliste, eller du kan opprette en ny loggliste. Hvis organisasjonen vil bruke flere arbeidsflyter, vil du kanskje opprette en loggliste for hver arbeidsflyt.

  8. Gjør ett av følgende i Startalternativer-delen:

    • Hvis du vil tillate at arbeidsflyten starter manuelt, merker du av for Tillat at denne arbeidsflyten startes manuelt av en godkjent bruker med tillatelse til å redigere elementer.. Merk av for Krev Behandle listetillatelser for å starte arbeidsflyten. hvis du vil kreve flere tillatelser for å starte arbeidsflyten.

    • Hvis du vil at arbeidsflyten skal starte automatisk når nye elementer opprettes, merker du av for Start denne arbeidsflyten når et nytt element opprettes.

  9. Klikk Neste.

  10. Velg Valg-kolonnen i delen Status for arbeidsflyter under Velg et alternativfelt fra listen som inneholder verdiene du vil bruke for statusene i arbeidsflyten, og velg deretter kolonneverdiene du vil bruke for Første status, Mellomste status og Endelig status for arbeidsflyten.

  11. Angi følgende informasjon i de to avsnittene Angi hva du vil skal skje når en arbeidsflyt startes (Alternativer for den første aktiviteten i arbeidsflyten) og Angi hva du vil skal skje når en arbeidsflyt endres til tilstanden midterste (Alternativer for den andre aktiviteten i arbeidsflyten):

    Oppgavedetaljer

Oppgavetittel:

Skriv inn informasjonen du vil inkludere i den i oppgavetittelen. Hvis du velger avmerkingsboksen Inkluder listefelt, lagt tittelinformasjonen for listeelementet til den egendefinerte meldingen.

Oppgavebeskrivelse:

Skriv inn informasjonen du vil inkludere i beskrivelsen av aktiviteten. Hvis du velger avmerkingsboksen Inkluder listefelt, lagt tittelinformasjonen for listeelementet til den egendefinerte meldingen. Hvis du velger Sett inn kobling til listeelement-merket, inkludert en kobling til listeelementet i beskrivelsen.

Forfallsdato for oppgave:

Hvis du vil angi en forfallsdato for oppgaven, merker du av for Inkluder listefelt, og deretter velger du datokolonnen fra listen som inneholder informasjon om forfallsdatoen du vil bruke.

Oppgave tilordnet til:

Hvis du vil tilordne oppgaven til en person som er angitt i listen, klikk Inkluder listefelt, og velg deretter kolonnen fra listen som inneholder brukerinformasjon som du vil bruke. Når denne arbeidsflyten startes, tilordnes den første aktiviteten til personen som har navnet vises i denne kolonnen for arbeidsflyten varen.

Tilordne denne oppgaven i alle forekomster av denne arbeidsflyten til en person angir du, klikker du Egendefinert og deretter skriver du inn eller velg navnet på personen du vil tilordne oppgaven.

Detaljer om e-postmelding

Merk av for Send e-postmelding Hvis du vil at arbeidsflytdeltakerne skal motta e-postvarsler om arbeidsflytoppgavene.

Hvis du vil sikre at arbeidsflytdeltakerne mottar e-postvarsler og påminnelser om arbeidsflytoppgavene når arbeidsflyter er startet, kan du ta kontakt med serveradministratoren for å kontrollere at e-post er aktivert for nettstedet.

Til

Skriv inn navnet på personen du vil sende et e-postvarsel til om arbeidsflytoppgaven. Merk av for Inkluder oppgave tilordnet til hvis du vil sende e-postvarslet til oppgaveeieren.

Emne

Skriv inn emnelinjen du vil bruke for e-postvarslet. Merk av for Bruk oppgavetittel hvis du vil legge til oppgavetittelen i emnelinjen i e-postmeldingen.

Informasjon

Skriv inn informasjonen du vil skal vises, i hoveddelen av e-postvarslet. Merk av for Sett inn kobling til listeelement hvis du vil inkludere en kobling til listeelementet i meldingen.

  1. Klikk OK.

Til toppen av siden

Starte en arbeidsflyt med tre statuser for et element

En arbeidsflyt med tre statuser må først legges til en liste for å gjøre den tilgjengelig for bruk på elementer i listen.

En arbeidsflyt med tre statuser kan konfigureres til å starte automatisk når nye elementer legges til i en liste, eller den kan konfigureres for å tillate at brukere med bestemte tillatelser kan starte arbeidsflyten manuelt. Noen arbeidsflyter tillater begge alternativer. Du kan starte en arbeidsflyt med tre statuser manuelt i et listeelement hvis du har tillatelsen Rediger elementer for listen. Noen arbeidsflyter krever kanskje at du har tillatelsen Behandle lister.

Hvis du vil sørge for at arbeidsflytdeltakere mottar e-postvarsler og -påminnelser om sine arbeidsflytoppgaver etter at du starter en arbeidsflyt, sjekker du med serveradministratoren for å bekrefte at e-post er aktivert for området.

  1. Åpne listen som inneholder elementet du vil bruke til å starte en arbeidsflyt med tre statuser.

  2. Merk elementet du vil starte en arbeidsflyt for, klikk pilen som vises, og klikk deretter Arbeidsflyter.

    Merknad: Kommandoen Arbeidsflyter er tilgjengelig bare når elementer finnes i en liste eller et bibliotek som har minst én arbeidsflyt tilknyttet.

  3. Klikk navnet på arbeidsflyten med tre statuser du vil starte, under Start en ny arbeidsflyt.

    Arbeidsflyten starter umiddelbart.

Til toppen av siden

Fullføre en arbeidsflytoppgave i en arbeidsflyt med tre statuser

Når du skal fullføre en arbeidsflytoppgave i en arbeidsflyt med tre statuser, må du ha minst tillatelsen Rediger elementer for oppgavelistene der arbeidsflytoppgavene er registrert.

  1. Åpne oppgavelisten for området, og velg deretter Mine oppgaverVis-menyen til å finne frem til arbeidsflytoppgaven.

    Merknad: Hvis arbeidsflyten ikke bruker standardlisten Oppgaver, kan det være at arbeidsflytoppgaven ikke vises i listen Oppgaver. Gå til listen eller biblioteket arbeidsflytelementet er lagret i, for å finne frem til arbeidsflytoppgaven din. Pek på navnet på oppgaven du vil fullføre, klikk pilen som vises, og klikk deretter Arbeidsflyter. Klikk navnet på arbeidsflyten du deltar i, under Arbeidsflyter som kjører på Arbeidsflytstatus-siden. Finn frem til arbeidsflytoppgaven under Oppgaver.

  2. Pek på navnet på oppgaven du vil fullføre, klikk pilen som vises, og klikk deretter Rediger element.

  3. I skjemaet som vises, skriver eller velger du informasjonen som kreves for å få fullført oppgaven.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×