Bruke en arbeidsflyt for innsamling av signaturer

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Når du bruker arbeidsflyten Samle inn signaturer, rutes et Microsoft Office-dokument som er lagret i en liste eller et bibliotek, til en gruppe personer for å få deres digitale signaturer. Denne arbeidsflyten fungerer bare med Microsoft Office Word 2007- eller Microsoft Office Excel 2007-dokumenter som inneholder én eller flere Microsoft Office-signaturlinje(r). Arbeidsflyten Samle inn signaturer er som standard tilknyttet innholdstypen Dokument, og den er derfor automatisk tilgjengelig i dokumentbiblioteker for dokumenter eller arbeidsbøker som inneholder Microsoft Office-signaturlinjer.

I denne artikkelen

Hvordan fungerer arbeidsflyten for innsamling av signaturer?

Legge til eller endre en arbeidsflyt for innsamling av signaturer for et bibliotek eller en innholdstype

Starte en arbeidsflyt for innsamling av signaturer på et dokument eller en arbeidsbok

Fullføre en arbeidsflytoppgave for innsamling av signaturer

Hvordan fungerer arbeidsflyten Samle inn signaturer?

Arbeidsflyten Samle inn signaturer støtter forretningsprosesser som krever at dokumenter sendes til en gruppe personer som skal signere det. Prosessen med å innhente digitale signaturer effektiviseres fordi arbeidsflyten behandler og sporer alle de manuelle oppgavene som utføres i signaturprosessen, og sikrer at den fullførte prosessen kan dokumenteres.

Brukerne må starte arbeidsflyten Samle inn signaturer fra Microsoft Office SharePoint Server 2007-klientprogrammet signaturoppgaven skal utføres i, til forskjell fra andre forhåndsdefinerte arbeidsflyter i 2007 Microsoft Office-system. Deltakerne må også fullføre sine signeringsoppgaver for denne arbeidsflyten i klientprogrammet.

Hvis du vil bruke en arbeidsflyt for innsamling av signaturer, må du først lagre dokumentet eller arbeidsboken til et SharePoint-dokumentbibliotek der den bestemte arbeidsflyten for innsamling av signaturer som du vil bruke er tilgjengelig. Hvis du vil starte en arbeidsflyt for innsamling av signaturer, kan du åpne Office Word 2007 dokumentet eller Office Excel 2007 arbeidsboken der du vil samle inn én eller flere signaturer. Hvis dokumentet eller arbeidsboken ikke allerede inneholder Microsoft Office-signaturlinjer du trenger, må du sette inn dem eller arbeidsflyten for innsamling av signaturer, vil ikke være tilgjengelig for bruk. Hvis du vil starte en arbeidsflyt fra i klientprogrammet, klikker du Microsoft Office-knappen, klikk arbeidsflyter, og velg deretter arbeidsflyten for innsamling av signaturer som du vil bruke. Fyll ut et skjema for arbeidsflytstart der du angir navnene på personene som skal signere dokumentet. Skjemaet viser automatisk navnene på de foreslåtte signatarene som er angitt i dokumentet eller arbeidsboken. Du kan velge å tilordne signaturoppgavene i rekkefølgen som vises i dialogboksen signaturer eller signatarer samtidig.

Når arbeidsflyten er startet, tilordnes det automatisk signaturoppgaver til alle deltakerne fra serveren. Hvis e-postvarsler er aktivert for serveren, sendes det også automatisk e-postvarsler om signaturoppgavene til alle deltakerne. Deltakerne kan klikke Rediger denne oppgaven i e-posten med oppgavevarselet for å åpne dokumentet eller arbeidsboken som skal signeres, og fullføre sine signaturoppgaver.

Mens arbeidsflyten Samle inn signaturer pågår, kan arbeidsflyteieren eller -deltakerne vise siden Status for arbeidsflyt for å kontrollere hvilke deltakere som har fullført sine arbeidsflytoppgaver. Når deltakerne fullfører sine arbeidsflytoppgaver, avsluttes arbeidsflyten, og arbeidsflyteieren får automatisk en e-postmelding med informasjon om at arbeidsflyten Samle inn signaturer er fullført. Denne e-postmeldingen inneholder navnene på alle som har signert dokumentet, og navnene på alle som opprinnelige var angitt som foreslåtte signatarer.

Til toppen av siden

Legge til eller endre en arbeidsflyt for innsamling av signaturer for et bibliotek eller en innholdstype

Før du kan bruke en arbeidsflyt for innsamling av signaturer, må den legges til et bibliotek eller en innholdstype, slik at den blir tilgjengelig for dokumenter eller elementer på et bestemt sted. Arbeidsflyten Samle inn signaturer er hovedsaklig laget for bruk i biblioteker, og den kan bare startes for dokumenter som kan åpnes i Office Word 2007 eller Office Excel 2007. Du må ha tillatelsen Administrere lister for å legge til en arbeidsflyt for et bibliotek eller en innholdstype. I de fleste tilfeller utføres denne oppgaven av områdeadministratorer eller enkeltpersoner som administrerer bestemte lister eller biblioteker.

Hvor arbeidsflyten er tilgjengelig innenfor et område varierer avhengig av hvor den ble lagt til:

  • Hvis du legger til en arbeidsflyt direkte i et bibliotek, er den bare tilgjengelig for dokumentene i dette biblioteket.

  • Hvis du legger til en arbeidsflyt for en listeinnholdstype (en forekomst av en områdeinnholdstype som ble lagt til et bestemt bibliotek), er den bare tilgjengelig for elementer med denne innholdstypen i det bestemte biblioteket innholdstypen er tilknyttet.

  • Hvis du legger til en arbeidsflyt for en områdeinnholdstype, er arbeidsflyten tilgjengelig for alle elementer med denne innholdstypen i alle lister og biblioteker en forekomst av denne områdeinnholdstypen er lagt til i. Hvis du vil at en arbeidsflyt skal være tilgjengelig på tvers av biblioteker i en områdesamling for elementer med en bestemt innholdstype, er det best å legge til arbeidsflyten direkte i en områdeinnholdstype.

Legge til eller endre en arbeidsflyt for innsamling av signaturer for et bibliotek eller en innholdstype

Følg de samme trinnene uansett om du vil legge til en arbeidsflyt for innsamling av signaturer i et bibliotek eller en innholdstype, eller om du vil endre en arbeidsflyt for innsamling av signaturer som allerede er tilknyttet et bibliotek eller en innholdstype.

  1. Gjør ett av følgende for å gå til siden Legg til en arbeidsflyt eller siden Endre en arbeidsflyt for biblioteket eller innholdstypen du vil legge til en arbeidsflyt for:

    • For et bibliotek:

      1. Åpne biblioteket du vil legge til eller endre en arbeidsflyt i.

        1. Innstillinger-menyen Innstillinger-meny , klikker du innstillinger for typen bibliotek du åpner.

          Hvis du for eksempel åpner et dokumentbibliotek, klikker du Innstillinger for dokumentbibliotek.

      2. Klikk Arbeidsflytinnstillinger under Tillatelser og behandling.

    • For en listeinnholdstype:

      1. Åpne biblioteket som inneholder forekomsten av listeinnholdstypen du vil legge til eller endre en arbeidsflyt for.

        1. Innstillinger-menyen Innstillinger-meny , klikker du innstillinger for typen bibliotek du åpner.

          Klikk for eksempel Innstillinger for dokumentbibliotek i et dokumentbibliotek.

      2. Klikk navnet på innholdstypen under Innholdstyper.

        Merknad: Hvis biblioteket ikke er konfigurert til å tillate flere innholdstyper, vises ikke Innholdstyper-delen på Tilpass-siden for biblioteket.

      3. Klikk Arbeidsflytinnstillinger under Innstillinger.

    • For en innholdstype for område:

      1. På hjemmesiden for områdesamlingen på Områdehandlinger-menyen Knappesymbol , pek på Innstillinger for område, og klikk deretter Endre alle områdeinnstillinger.

      2. Under Gallerier klikker du Innholdstyper for område.

      3. Klikk navnet på områdeinnholdstypen du vil legge til eller endre en arbeidsflyt for, og klikk deretter Arbeidsflytinnstillinger.

        Hvis det allerede er lagt til arbeidsflyter for biblioteket eller innholdstypen, åpnes siden Endre arbeidsflytinnstillinger, og du må klikke Legg til en arbeidsflyt for å gå til siden Legg til en arbeidsflyt. Hvis det ikke har vært lagt til arbeidsflyter for biblioteket eller innholdstypen, åpnes siden Legg til en arbeidsflyt når du utfører dette trinnet.

  2. Klikk Legg til en arbeidsflyt på siden Endre arbeidsflytinnstillinger, eller klikk navnet på arbeidsflyten du vil endre innstillingene for.

  3. Gjør ett av følgende:

    • Hvis du legger til en arbeidsflyt, klikker du arbeidsflytmalen Samle inn signaturer under Arbeidsflyt på siden Legg til en arbeidsflyt.

    • Hvis du skal endre innstillinger for en arbeidsflyt, endrer du ønskede innstillinger på siden Endre en arbeidsflyt ved å følge trinnene nedenfor.

  4. Skriv inn et unikt navn på arbeidsflyten i Navn-delen.

    1. Angi hvilken oppgaveliste som skal brukes med denne arbeidsflyten, i delen Oppgaveliste.

      • Du kan bruke standardlisten for Oppgaver eller opprette en ny oppgaveliste. Hvis du bruker standardlisten for Oppgaver, kan arbeidsflytdeltakere enkelt finne og vise arbeidsflytoppgavene ved å bruke visningen Mine oppgaver for Oppgaver-listen.

      • Hvis oppgavene for denne arbeidsflyten vil avsløre sensitive eller konfidensielle data som du vil holde atskilt fra den generelle Oppgaver-listen, bør du opprette en ny oppgaveliste.

      • Hvis organisasjonen skal ha mange arbeidsflyter, eller hvis arbeidsflyter skal omfatte mange oppgaver, bør du opprette en ny oppgaveliste. I denne forekomsten kan du vurdere å opprette oppgavelister for hver arbeidsflyt.

  5. I delen Loggliste velger du en loggliste du vil bruke med denne arbeidsflyten. Logglisten viser alle hendelsene som oppstår under hver forekomst av arbeidsflyten.

    Du kan bruke standard loggliste, eller du kan opprette en ny loggliste. Hvis organisasjonen vil bruke flere arbeidsflyter, vil du kanskje opprette en loggliste for hver arbeidsflyt.

  6. I delen Startalternativer angir du hvordan, når eller av hvem en arbeidsflyt kan startes.

    Kommentarer: 

    • Noen alternativer er kanskje ikke tilgjengelige hvis de ikke støttes av arbeidsflytmalen du valgte.

    • Alternativet Start denne arbeidsflyten for å godkjenne publisering av en hovedversjon av et element er bare tilgjengelig hvis det er aktivert støtte for versjonskontroll av hovedversjoner og underordnede versjoner for biblioteket og hvis arbeidsflytmalen du valgte, kan brukes til innholdsgodkjenning.

  7. Hvis du legger til denne arbeidsflyten i en innholdstype for område, angir du om du vil legge til arbeidsflyten i alle innholdstyper som arver egenskaper fra denne innholdstypen, under Oppdater innholdstyper for liste og område.

    Merknad: Delen Oppdater innholdstyper for liste og område vises bare for innholdstyper for område på siden Legg til en arbeidsflyt.

  8. Klikk OK.

Til toppen av siden

Starte en arbeidsflyt for innsamling av signaturer for et dokument eller en arbeidsbok

Før du kan starte en arbeidsflyt for innsamling av signaturer, må du lagre dokumentet eller arbeidsboken du vil samle inn signaturer for, til et SharePoint-bibliotek der arbeidsflyten for innsamling av signaturer er tilgjengelig. Du må minst ha tillatelsen Rediger elementer for å starte en arbeidsflyt. I noen tilfeller må du også ha tillatelsen Administrere lister for å starte en arbeidsflyt for et dokument eller en liste.

Merknad: Hvis du vil forsikre deg om at arbeidsflytdeltakerne mottar e-postvarsler og påminnelser om sine arbeidsflytoppgaver når du har startet en arbeidsflyt, kan du be serveradministratoren kontrollere at e-postvarsler er aktivert for området.

  1. Hvis biblioteket ikke er åpent, klikker du navnet på det på hurtigstartlinjen.

    Hvis navnet på biblioteket ikke vises, klikker du Vis alt områdeinnhold, og deretter klikker du navnet på biblioteket.

  2. Pek på dokumentet eller arbeidsboken du vil starte en arbeidsflyt for innsamling av signaturer, klikk pilen som vises, og klikk deretter Rediger i programnavn.

  3. Hvis dokumentet eller arbeidsboken ikke allerede inneholder signaturlinjer som de digitale signaturene du skal samle inn, kan registreres på, setter du inn signaturlinjer nå.

    Hvordan?

    1. Åpne Office Word 2007- eller Office Excel 2007-dokumentet, og plasser pekeren på det stedet i dokumentet der du vil legge til en signaturlinje.

    2. Klikk pilen ved siden av Signaturlinje i Tekst-gruppen i kategorien Sett inn, og klikk deretter Microsoft Office-signaturlinje.

    3. Skriv inn informasjon om personen som skal signere på signaturlinjen, i dialogboksen Signaturoppsett. Denne informasjonen vises rett under signaturlinjen i dokumentet. Gjør ett eller flere av følgende:

      • Skriv inn navnet på signataren i Foreslått signatar-boksen.

      • Skriv inn signatarens tittel i organisasjonen i boksen Tittel for foreslått signatar.

      • Skriv inn signatarens e-postadresse i boksen E-postadresse for foreslått signatar.

    4. Hvis du vil oppgi instruksjoner til signataren, skriver du inn disse i boksen Instruksjoner til signataren. Disse instruksjonene vises i dialogboksen Signatur som signataren bruker til å signere dokumentet.

    5. Hvis du vil at signataren skal ha mulighet til å legge til kommentarer sammen med signaturen, merker du av for Tillat at signataren legger til kommentarer i dialogboksen Signer.

    6. Hvis du vil vise datoen signaturen legges til på, i signaturlinjen, merker du av for Vis signeringsdato på signaturlinje.

    7. Velg OK.

    8. Gjenta trinn 1 til 7 hvis du vil legge til flere signaturlinjer.

  4. Hvis du har lagt til nye signaturlinjer, klikker du Office-knappen, og deretter klikker du Lagre for å lagre endringene.

  5. Hvis dokumentet er sjekket ut, må du også se i dokumentet før du starter arbeidsflyten. Hvis du vil sjekke inn dokumentet, klikker du Microsoft Office-knappen, pek på serveren, og klikk deretter Sjekk inn.

  6. Hvis du vil starte arbeidsflyten, klikker du Microsoft Office-knappen, og klikk deretter arbeidsflyter.

  7. Finn frem til den arbeidsflyten du vil bruke for innsamling av signaturer, i dialogboksen Arbeidsflyter, og klikk deretter Start.

  8. Skriv inn navnene på personene du vil signere dokumentet på de rette signaturlinjene i dialogboksen Navn på arbeidsflyt, eller klikk Signatar for å velge personer fra katalogtjenesten.

  9. Hvis du vil tilordne signaturoppgavene i rekkefølgen signaturlinjer vises i dokumentet, velger du avmerkingsboksen Be om signaturer i rekkefølgen ovenfor, i stedet for alle samtidig.

    Merknad: Dette alternativet er bare tilgjengelig hvis dokumentet inneholder mer enn én Microsoft Office-signaturlinje.

  10. Hvis du vil at andre personer skal motta varsler (ikke oppgavetilordninger) når arbeidsflyten startes, skriver du inn navnene deres på Kopi-linjen eller klikker Kopi for å velge personer og grupper fra katalogtjenesten.

  11. Klikk Start.

Til toppen av siden

Fullføre en oppgave i en arbeidsflyt for innsamling av signaturer

Når du skal fullføre en oppgave i en arbeidsflyt for innsamling av signaturer ved å legge til en signatur i et dokument, må du fullføre oppgaven fra Office Word 2007 eller Office Excel 2007, men du kan redigere en oppgave i en arbeidsflyt for innsamling av signaturer på serveren for å delegere oppgaven til en annen person eller for å angi at signaturen din ikke lenger kreves.

Signere et dokument for å fullføre en oppgave i en arbeidsflyt for innsamling av signaturer

  1. Klikk Rediger denne oppgaven i e-postmeldingen for oppgaven, og klikk deretter Åpne dokument.

  2. Klikk Signer i meldingsfeltet som vises øverst i det aktive dokumentet.

    Kommentarer: 

    • Hvis dokumentet er lagret i et bibliotek som dokumenter må sjekkes ut av før de kan redigeres, kan det være du må klikke Sjekk ut i meldingsfeltet før du klikker Signer.

    • Hvis du skal signere flere steder i dokumentet, klikker du Vis arbeidsflytoppgaver i meldingsfeltet. Velg en oppgave i dialogboksen Arbeidsflytoppgaver, og klikk Åpne for å signere på et bestemt sted. Gjenta denne fremgangsmåten for hver av signaturoppgavene.

  3. Gjør ett av følgende i dialogboksen Signer for å legge til signaturen din i dokumentet:

    • Hvis du vil legge til en maskinskrevet versjon av signaturen din, skriver du inn navnet ditt i boksen ved siden av der det står X.

    • Hvis du vil velge et bilde av signaturen din, klikker du Velg bilde. Finn frem til mappen signaturbildefilen er lagret i, i dialogboksen Velg signaturbilde, velg filen du vil bruke, og klikk deretter Velg.

    • Hvis du vil legge til en håndskrevet signatur (gjelder bare for Tablet PC-brukere), signerer du i boksen ved siden av der det står X, ved bruk av håndskriftfunksjonen.

  4. Klikk Signer i dialogboksen Signer.

Til toppen av siden

Redigere en oppgave i en arbeidsflyt for innsamling av signaturer på serveren

  1. Gå til Oppgaver-listen for området, og velg deretter Mine oppgaverVis-menyen for å finne frem til arbeidsflytoppgaven.

    Merknad: Hvis arbeidsflyten ikke bruker standardlisten Oppgaver, kan det være at arbeidsflytoppgaven din ikke vises i Oppgaver-listen. Gå til biblioteket arbeidsflytelementet er lagret i, for å finne frem til arbeidsflytoppgaven din. Pek på ønsket element, klikk pilen som vises, og klikk deretter Arbeidsflyter. Klikk navnet på arbeidsflyten du deltar i, under Arbeidsflyter som kjører. Finn frem til arbeidsflytoppgaven under Oppgaver på Arbeidsflytstatus-siden.

  2. Pek på navnet på oppgaven du vil fullføre, klikk pilen som vises, og klikk deretter Rediger element.

  3. Gjør ett av følgende:

    • Hvis du vil tilordne signaturoppgaven til en annen person, skriver du inn vedkommendes navn på Deleger-linjen eller klikker Deleger for å velge en person fra katalogtjenesten.

    • For å angi at signaturlinjen allerede er signert eller at signaturen din ikke lenger kreves, under Oppdater oppgave, Merk av for Denne signaturlinjen er allerede signert, eller en signatur kreves ikke lenger.

  4. Klikk OK.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×