Obs!: Vi ønsker å gi deg det nyeste hjelpeinnholdet så raskt som mulig, på ditt eget språk. Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig for deg nederst på denne siden? Her er den engelske artikkelen for enkel referanse.
Ønsker du å legge inn nøyaktige, oppdaterte data i et forretningsdokument på en enkel og effektiv måte? Du kan bruke data fra en ekstern kilde i brødteksten i et Microsoft Word 2013-dokument ved å bruke en kombinasjon av kolonner med eksterne Microsoft SharePoint-data og Word-innholdskontroller. Du kan for eksempel opprette en standard kundekontrakt i et dokumentbibliotek, som inneholder et kundenavn, firmanavn og telefonnummeret som er lagret i en bransjedatabase (LOB), for eksempel SAP eller Dynamics CRM.
For mer informasjon, kan du se finne innhold om eksterne data og Angi en filmal for et dokument- eller skjemabibliotek.
Hva vil du gjøre?
Før du begynner
Arbeid med eksterne data krever flere forhåndsutførte oppgaver for å sikre tilgang til dataene. Informasjonen nedenfor kan gjøre det enklere å planlegge de neste trinnene. Hvis det oppstår problemer når du prøver å arbeide med eksterne data, kan denne informasjonen også bidra til å identifisere problemet. Hvis du vil ha tilgang eksterne data, må du eller administrator gjøre følgende:
Klargjøre den eksterne datakilden En administrator må kanskje opprette en konto og gi tilgangstillatelser til datakilden for å sikre at de riktige personene har tilgang til dataene, og at dataene ikke ender opp i feil hender. I en ekstern database kan det også være aktuelt for administratoren å opprette bestemte tabeller, visninger og spørringer og så videre for å begrense resultatene til det som er nødvendig, og for å øke ytelsen.
Konfigurere SharePoint-tjenester og -kontoer En administrator må aktivere Forretningsdatatilkoblingstjenester og Sikker lagringstjeneste.
Konfigurere sikker lagringstjeneste En administrator må gjøre følgende: avgjøre beste tilgangsmodus for den eksterne datakilden, opprette et målprogram og angi legitimasjon for målprogrammet.
Konfigurere datatilkoblingstjenester for forretningsdata En administrator må sikre at brukeren som oppretter det eksterne innholdet, har tilgang til metadatalageret for tilkobling for forretningsdata, og at de riktige brukerne har tilgang til den eksterne innholdstypen som den eksterne listen er basert på.
Opprette en ekstern innholdstype En bruker må angi en ekstern innholdstype som inneholder informasjon om tilkoblinger, tilgang, bruksmetoder, kolonner, filtre og andre metadata som brukes til å hente dataene fra den eksterne datakilden.
Passe på at Office-produkter er klare til bruk Hvis du skal synkronisere eksterne data med Office-produkter, må du ha Windows 7 eller nyere og følgende gratis programvareprodukter på hver klientdatamaskin: SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 og WCF Data Services 5.0 for OData V3. (Hvis det er nødvendig, blir du automatisk bedt om å laste ned programvaren). Du må også passe på at Office-installasjonsalternativet Business Connectivity Services er aktivert (dette er standardverdien). Dette alternativet installerer Business Connectivity Services Client Runtime, som gjør følgende: bufrer og synkroniserer med eksterne data, tilordner forretningsdata til eksterne innholdstyper, viser den eksterne elementvelgeren i Office-produkter og kjører tilpassede løsninger i Office-produkter.
Mer informasjon om strukturerte dokumenter
Strukturerte dokumenter styrer hvor innholdet kan vises i et dokument, hvilken type innhold som kan vises i dokumentet og om innholdet kan redigeres. Eksempler på strukturerte dokumenter omfatter:
-
Et juridisk dokument som inneholder juridisk språk som ikke skal redigeres.
-
En standard forside for et forretningstilbud som krever at en forfatter skriver inn tittel, e-postadresse, telefonnummer og navn.
-
En faktura som automatisk inneholder oppdaterte kundedata.
Hvis du vil opprette et strukturert dokument i Word 2013, kan du bruke innholdskontroller som gjør det mulig å gi fast plassering til innhold, angi innholdstype (tekst, data, bilde og så videre), merke med farge og kontrollerdigering. Du kan også automatisk koble innholdskontrollene til tilsvarende eksterne datakolonner.
Opprette kolonner for eksterne data i en liste eller et bibliotek
Obs!: Oppretting av kolonne for eksterne data krever Bidra-tillatelse eller høyere for listen eller biblioteket.
-
Gå til SharePoint-nettstedet, og gå deretter til listen eller biblioteket.
Obs!: Du kan ikke legge til en kolonne for eksterne data i en ekstern liste.
-
Klikk Liste eller Bibliotek > Listeinnstillinger eller Bibliotekinnstillinger.
-
Klikk Opprett kolonne i Kolonner-delen.
-
Skriv inn navnet på kolonnen, for eksempel Kunde, og deretter klikker du Eksterne data under Kolonnetyper.
-
Under Type eksternt innhold klikker du Velger av type eksternt innhold, og deretter velger du ønsket element fra listen over eksterne innholdstyper, for eksempel Kunde.
-
Avgjør hvordan du vil håndtere eventuelle handlinger som er definert for den eksterne innholdstypen ved å gjøre ett eller flere av følgende:
-
Hvis du vil vise en meny med én eller flere handlinger, klikker du Vis handlingsmenyen.
-
Hvis du vil at kolonnen for eksterne data skal utføre standardhandlingen når valgt, klikker du Koble denne kolonnen til standardhandlingen for typen eksternt innhold.
-
-
Under Legg til en kolonne for å vise hvert av disse ekstra feltene klikker du Merk alle felt eller velger ett eller flere spesifikke feltnavn, for eksempel Firmanavn og Firmatelefon.
Opprette en Word-mal for å vise eksterne data i innholdskontroller
-
Klikk Bibliotek > Bibliotekinnstillinger i SharePoint-dokumentbiblioteket.
-
Under Generelle innstillinger klikker du Avanserte innstillinger.
-
Klikk Rediger mal under URL-adresse til mal i Dokumentmal-delen.
-
Når Word 2013 er startet, kan du vise eller skjule Dokumentinformasjonspanel ved å gå til fanen Utvikler i Maler-gruppen, klikke Dokumentpanel, merke eller fjerne merke for Vis alltid Dokumentinformasjonspanel ved åpning og første lagring av dokument og deretter klikke OK.
-
Legg til standardtekst som du vil skal vises i hvert dokument.
Du kan for eksempel legge til standard kontrakttekst som kreves for et salgstilbud.
-
På fanen Sett inn i Tekst-gruppen klikker du Hurtigdeler, peker på Dokumentegenskap og klikker og drar deretter hvert felt basert på de eksterne datakolonnene, til brødteksten av dokumentet som innholdskontroller.
Klikk og dra for eksempel Kundenavn, Firmanavn og Firmatelefon.
-
Klikk Fil >Lagre, og avslutt deretter Word 2013.
-
Klikk OK på Avanserte innstillinger-siden i dokumentbiblioteket i SharePoint.
Opprette et Word-dokument og skrive inn data
-
Klikk Dokument > Nytt dokument i dokumentbiblioteket.
-
Rediger og endre standardteksten etter behov.
-
Hvis du vil fylle ut riktige verdier for kolonnene for eksterne data, velger du innholdskontrollen som inneholder velgeren for eksternt dataelement.
Velg for eksempel et kundenavn, og verdier for Kunde, Firmanavn og Firmatelefon fylles automatisk ut for deg.
-
Klikk Fil>Lagre, og avslutt deretter Word.
Kolonneverdiene for eksterne data lagres til Word-dokumentet, og viser også de tilsvarende kolonneverdiene for eksterne data for det lagrede dokumentet i dokumentbiblioteket.
