Bruke arbeidsflyten Godkjenning av fjerning

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Arbeidsflyten Godkjenning av fjerning er laget for å støtte organisasjoners arkivbehandlingsbehov. Denne arbeidsflyten brukes til å behandle dokumentutløps- og oppbevaringsprosessen ved at deltakerne kan bestemme om utløpte dokumenter eller elementer skal beholdes eller slettes.

I denne artikkelen

Hvordan fungerer arbeidsflyten godkjenning av fjerning?

Legge til eller endre en arbeidsflyt for godkjenning av fjerning for en liste, et bibliotek eller en innholdstype

Konfigurere en utløpspolicy for å bruke en arbeidsflyt for godkjenning av fjerning

Starte en arbeidsflyt for godkjenning av fjerning

Fullføre en arbeidsflytoppgave for godkjenning av fjerning

Hvordan fungerer arbeidsflyten Godkjenning av fjerning?

Arbeidsflyten Godkjenning av fjerning støtter arkivbehandlings- og dokumentbehandlingsprosesser ved at den tilbyr organisasjoner en metode for behandling og sporing av prosessen som brukes til å evaluere og slette utløpt og utdatert innhold. Brukere kan starte arbeidsflyten Godkjenning av fjerning manuelt for enkeltstående dokumenter eller elementer. Hvis organisasjoner ønsker en mer konsekvent behandling av utløpt innhold, kan de konfigurere arbeidsflyten Godkjenning av fjerning slik at den fungerer sammen med funksjonen for utløpspolicy i en policy for informasjonsbehandling, slik at arbeidsflyten startes automatisk når dokumenter eller elementer på et område utløper. Arbeidsflyten Godkjenning av fjerning kan brukes for hvilke som helst lister, biblioteker eller innholdstyper på et Microsoft Office SharePoint Server 2007-område, men den kan også brukes på et Arkivsenter-område for å støtte arkivbehandlingsbehov og organisasjonens policyer for dokumentoppbevaring.

Når det startes en arbeidsflyt for godkjenning av fjerning, opprettes det automatisk arbeidsflytoppgaver for godkjenning av fjerning for bestemte dokumenter og elementer i oppgavelisten for arbeidsflyten. Disse oppgavene tilordnes ikke til bestemte personer. I stedet registreres de i oppgavelisten for arbeidsflyten. Personer som har tilgang til denne oppgavelisten (for eksempel arkivadministrator), kan gå til oppgavelisten og fullføre oppgavene ved å godkjenne eller avvise fjerning av elementene. Sannsynligvis vil det genereres et stort antall oppgaver når arbeidsflyten Godkjenning av fjerning kjøres, særlig hvis arbeidsflyten er konfigurert slik at den startes automatisk når elementer utløper. Det er derfor mulig å utføre flere oppgaver samtidig i arbeidsflyten Godkjenning av fjerning, slik at arkivadministrator eller andre autoriserte personer kan behandle fjerningen av et stort antall elementer på en gang.

Til toppen av siden

Legge til eller endre en arbeidsflyt for godkjenning av fjerning for en liste, et bibliotek eller en innholdstype

Før du kan bruke en arbeidsflyt, må den legges til en liste, et bibliotek eller en innholdstype, slik at den blir tilgjengelig for dokumenter eller elementer på et bestemt sted. Du må ha tillatelsen Administrere lister for å legge til en arbeidsflyt i en liste, et bibliotek eller en innholdstype. I de fleste tilfeller utføres denne oppgaven av områdeadministratorer eller enkeltpersoner som administrerer bestemte lister eller biblioteker. Hvor på et område arbeidsflyten er tilgjengelig, varierer avhengig av hvor den ble lagt til:

  • Hvis du legger til en arbeidsflyt direkte i en liste eller et bibliotek, er den bare tilgjengelig for elementer i listen eller biblioteket.

  • Hvis du legger til en arbeidsflyt for en listeinnholdstype (en forekomst av en områdeinnholdstype som ble lagt til en bestemt liste eller et bestemt bibliotek), er den bare tilgjengelig for elementer med denne innholdstypen i listen eller biblioteket innholdstypen er tilknyttet.

  • Hvis du legger til en arbeidsflyt for en områdeinnholdstype, er arbeidsflyten tilgjengelig for alle elementer med denne innholdstypen i alle lister og biblioteker en forekomst av denne områdeinnholdstypen er lagt til i. Hvis du vil at en arbeidsflyt skal være tilgjengelig på tvers av lister og biblioteker i en områdesamling for elementer med en bestemt innholdstype, er det best å legge til arbeidsflyten direkte i en områdeinnholdstype.

Legg til eller endre en arbeidsflyt for godkjenning av fjerning

Følg de samme trinnene uansett om du vil legge til en arbeidsflyt for godkjenning av fjerning i en liste, et bibliotek eller en innholdstype eller om du vil endre en arbeidsflyt for godkjenning av fjerning som allerede er tilknyttet en liste, et bibliotek eller en innholdstype.

  1. Gjør ett av følgende for å åpne siden Legg til en arbeidsflyt for listen, biblioteket eller innholdstypen du vil legge til en arbeidsflyt for:

For en liste eller et bibliotek:

  1. Åpne listen eller biblioteket du vil legge til en arbeidsflyt i.

    1. Klikk ListeinnstillingerInnstillinger-menyen Innstillinger-meny , eller klikk innstillinger for typen bibliotek du åpner.

      Hvis du for eksempel åpner et dokumentbibliotek, klikker du Innstillinger for dokumentbibliotek.

  2. Klikk Arbeidsflytinnstillinger under Tillatelser og behandling.

For en listeinnholdstype:

  1. Åpne listen eller biblioteket som inneholder forekomsten av listeinnholdstypen du vil legge til en arbeidsflyt for.

    1. Klikk ListeinnstillingerInnstillinger-menyen Innstillinger-meny , eller klikk innstillinger for typen bibliotek du åpner.

      Klikk for eksempel Innstillinger for dokumentbibliotek i et dokumentbibliotek.

  2. Klikk navnet på innholdstypen du vil legge til en arbeidsflyt for, under Innholdstyper.

    Merknad: Hvis listen eller biblioteket ikke er konfigurert til å tillate flere innholdstyper, vises ikke Innholdstyper-delen på tilpassingssiden for listen eller biblioteket.

  3. Klikk Arbeidsflytinnstillinger under Innstillinger.

For en områdeinnholdstype:

  1. Velg Områdeinnstillinger på på hjemmesiden for områdesamlingen, på Områdehandlinger-menyen Knappesymbol , og klikk deretter Endre alle områdeinnstillinger.

  2. Klikk Innholdstyper for område under Gallerier.

  3. Klikk navnet på områdeinnholdstypen du vil legge til en arbeidsflyt for, og klikk deretter Arbeidsflytinnstillinger.

Hvis det allerede er lagt til arbeidsflyter for listen, biblioteket eller innholdstypen, åpnes siden Endre arbeidsflytinnstillinger. Klikk Legg til en arbeidsflyt for å gå til siden Legg til en arbeidsflyt. Hvis det ikke har vært lagt til arbeidsflyter for listen, biblioteket eller innholdstypen, åpnes siden Legg til en arbeidsflyt når du utfører dette trinnet.

  1. Klikk arbeidsflytmalen Godkjenning av fjerning i Arbeidsflyt-delen på siden Legg til en arbeidsflyt.

  2. Skriv inn et unikt navn for arbeidsflyten i Navn-delen.

  3. Angi hvilken oppgaveliste som skal brukes med denne arbeidsflyten, i delen Oppgaveliste.

    Kommentarer: 

    1. Du kan bruke standardoppgavelisten eller opprette en ny oppgaveliste. Hvis du bruker standardoppgavelisten, er det enkelt for arbeidsflytdeltakerne å finne og vise sine arbeidsflytoppgaver ved hjelp av visningen Mine oppgaver i oppgavelisten.

    2. Opprett en ny oppgaveliste hvis oppgavene for denne arbeidsflyten involverer eller avslører sensitive eller konfidensielle data du vil holde atskilt fra den generelle oppgavelisten.

    3. Når du oppretter en oppgaveliste for en arbeidsflyt for godkjenning av fjerning, er det lurt å begrense tillatelsene for denne oppgavelisten til de personene i organisasjonen som kan godkjenne fjerning av elementer, for eksempel arkivadministratorer.

    4. Opprett en ny oppgaveliste hvis organisasjonen har mange arbeidsflyter, eller hvis arbeidsflytene omfatter mange oppgaver. I så fall kan det være lurt å opprette oppgavelister for hver arbeidsflyt.

  4. Velg logglisten som skal brukes med denne arbeidsflyten, i Loggliste-delen. I logglisten vises alle hendelser som utføres under en bestemt forekomst av en arbeidsflyt.

    Du kan bruke standardlisten Logg, eller du kan opprette en ny loggliste. Hvis organisasjonen har mange arbeidsflyter, kan det være lurt å opprette en egen loggliste for hver arbeidsflyt.

  5. Angi hvem som kan starte en arbeidsflyt, hvordan den kan startes eller når den kan startes i Start alternativer-delen.

    Kommentarer: 

    1. Noen alternativer er kanskje ikke tilgjengelige hvis de ikke støttes av arbeidsflytmalen du valgte.

    2. Alternativet Start denne arbeidsflyten for å godkjenne publisering av en hovedversjon av et element er bare tilgjengelig hvis det er aktivert støtte for versjonskontroll av hovedversjoner og underordnede versjoner for biblioteket og hvis arbeidsflytmalen du valgte, kan brukes til innholdsgodkjenning.

  6. Hvis du legger til denne arbeidsflyten i en innholdstype for område, angir du om du vil legge til arbeidsflyten i alle innholdstyper som arver egenskaper fra denne innholdstypen, under Oppdater innholdstyper for liste og område.

    Merknad: Delen Oppdater innholdstyper for liste og område vises bare for innholdstyper for område på siden Legg til en arbeidsflyt.

  7. Klikk OK.

Til toppen av siden

Konfigurere en utløpspolicy for å bruke en arbeidsflyt for godkjenning av fjerning

Hvis du vil at en arbeidsflyt for godkjenning av fjerning skal startes automatisk når dokumenter eller elementer utløper, må du konfigurere en utløpspolicy i policyen for informasjonsbehandling for listen, biblioteket eller innholdstypen det gjelder.

  1. Hvis du ikke allerede har gjort det, legge til en arbeidsflyt for godkjenning av fjerning i listen, biblioteket eller innholdstypen som du konfigurerer en utløpspolicy.

  2. Gjør ett av følgende for å åpne siden Innstillinger for policy for informasjonsbehandling for en liste, et bibliotek eller en innholdstype:

For en liste eller et bibliotek:

  1. Åpne listen eller biblioteket du vil konfigurere en utløpspolicy for.

    1. Klikk ListeinnstillingerInnstillinger-menyen Innstillinger-meny , eller klikk innstillinger for typen bibliotek du åpner.

      Klikk for eksempel Innstillinger for dokumentbibliotek i et dokumentbibliotek.

  2. Klikk Innstillinger for policy for informasjonsbehandling under Tillatelser og behandling.

For en listeinnholdstype:

  1. Åpne listen eller biblioteket som inneholder forekomsten av listeinnholdstypen du vil konfigurere en utløpspolicy for.

    1. Klikk ListeinnstillingerInnstillinger-menyen Innstillinger-meny , eller klikk innstillinger for typen bibliotek du åpner.

      Klikk for eksempel Innstillinger for dokumentbibliotek i et dokumentbibliotek.

  2. Klikk navnet på innholdstypen du vil legge til en arbeidsflyt for, under Innholdstyper.

    Hvis listen eller biblioteket ikke er konfigurert slik at flere innholdstyper tillates, vises ikke delen Innholdstyper på Tilpass-siden for listen eller biblioteket.

  3. Klikk Innstillinger for policy for informasjonsbehandling under Innstillinger.

For en områdeinnholdstype:

  1. Velg Områdeinnstillinger på på hjemmesiden for områdesamlingen, på Områdehandlinger-menyen Knappesymbol , og klikk deretter Endre alle områdeinnstillinger.

  2. Klikk Innholdstyper for område under Gallerier.

  3. Klikk navnet på områdeinnholdstypen du vil konfigurere en utløpspolicy for, og klikk deretter Innstillinger for policy for informasjonsbehandling.

Hvis du vil konfigurere en utløpspolicy for en liste eller et bibliotek, og listen eller biblioteket støtter behandling av flere innholdstyper, velger du innholdstypen du vil angi en policy for informasjonsbehandling for, og deretter klikker du OK.

  1. Klikk Definer en policy under Angi policyen.

  2. Klikk OK.

  3. Skriv inn en kort beskrivelse av policyen du oppretter, i delen Navn og administrativ beskrivelse på Rediger policy-siden.

    Merknad: Du kan bare angi navn på policyer for informasjonsbehandling som er definert i listen Policyer for områdesamling.

  4. Skriv inn en beskrivelse som gir brukerne informasjon om formålet med policyen, i delen Policyutsagn. Dette utsagnet vises når brukerne åpner dokumenter eller elementer som er underlagt policyen. Utsagnet bør forklare hvilke policyfunksjoner som skal brukes for innholdet, eller hvilken spesialbehandling innholdet krever. Et policyutsagn kan være på opptil 512 tegn.

  5. Hvis du vil angi en oppbevaringsperiode for dokumenter og elementer som er underlagt denne policyen, klikker du Aktiver utløpsdato. Deretter angir du oppbevaringsperioden og handlingene du vil skal utføres når elementer utløper.

  6. Velg et alternativ for oppbevaringsperiode for å angi når dokumenter eller elementer skal utløpe. Gjør ett av følgende:

    1. Hvis du vil at utløpsdatoen skal baseres på en datoegenskap, klikker du En periode basert på elementegenskapene, og deretter velger du dokument- eller elementhandlingen (for eksempel Opprettet eller Endret) og angir hvor lenge etter denne handlingen du vil at elementet skal utløpe (for eksempel antall dager, måneder eller år).

    2. Hvis du vil bruke en arbeidsflytformel eller en egendefinert formel for oppbevaring for å bregne utløpsdatoen, klikker du Angitt programmatisk.

  7. Angi hva du vil skal skje når dokumentet eller elementet utløper, under Når elementet utløper. Hvis du vil at det skal startes en arbeidsflyt for godkjenning av fjerning for dokumentet eller elementet, klikker du Start denne arbeidsflyten, og deretter velger du navnet på arbeidsflyten du vil bruke.

  8. Klikk OK.

Til toppen av siden

Starte en arbeidsflyt for godkjenning av fjerning

Arbeidsflyter for godkjenning av fjerning konfigureres ofte slik at de startes automatisk når elementer utløper. Hvis en arbeidsflyt for godkjenning av fjerning er konfigurert slik at brukerne har mulighet til å starte den manuelt, kan du starte arbeidsflyten for et dokument eller bibliotek direkte fra biblioteket eller listen den er lagret i. Du må minst ha tillatelsen Rediger elementer for å starte en arbeidsflyt. I noen tilfeller må du kanskje også ha tillatelsen Administrere lister for å starte en arbeidsflyt.

  1. Hvis listen eller biblioteket ikke er åpent, klikker du navnet listen eller biblioteket på hurtigstarten.

    Hvis navnet på listen eller biblioteket ikke vises, klikker du Vis alt områdeinnhold, og deretter klikker du navnet på listen eller biblioteket.

  2. Pek på navnet på dokumentet eller elementet du vil starte en arbeidsflyt for, klikk pilen som vises, og klikk deretter Arbeidsflyter.

  3. Klikk navnet på arbeidsflyten for godkjenning av fjerning du vil starte, under Start en ny arbeidsflyt.

    Arbeidsflyten Godkjenning av fjerning startes umiddelbart, og det opprettes en oppgave for godkjenning av fjerning i oppgavelisten for arbeidsflyten.

Til toppen av siden

Fullføre en oppgave i en arbeidsflyt for godkjenning av fjerning

En arbeidsflyt for godkjenning av fjerning brukes til å opprette oppgaver for godkjenning av fjerning for dokumenter eller elementer. Disse oppgavene tilordnes ikke til bestemte personer. I stedet registreres de i oppgavelisten for arbeidsflyten. Personer som har tilgang til denne oppgavelisten (for eksempel arkivadministratorer) kan gå til oppgavelisten og fullføre disse oppgavene ved å godkjenne eller avvise sletting av elementene.

Du kan fullføre én oppgave om gangen i en arbeidsflyt for godkjenning av fjerning, eller du kan fullføre flere oppgaver samtidig. Sannsynligvis vil det genereres et stort antall oppgaver samtidig når det kjøres arbeidsflyter for godkjenning av fjerning. Det kan derfor være en fordel å behandle flere arbeidsflytoppgaver samtidig.

Fullføre en enkelt oppgave i en arbeidsflyt for godkjenning av fjerning

  1. Gå til oppgavelisten for området for å finne frem til oppgaven du vil fullføre for godkjenning av fjerning.

    Merknad: Hvis arbeidsflyten ikke bruker standardlisten Oppgaver, kan det være at arbeidsflytoppgaven ikke vises i oppgavelisten. Gå til listen eller biblioteket arbeidsflytelementet er lagret i, for å finne frem til arbeidsflytoppgaven. Pek på ønsket element, klikk pilen som vises, og klikk deretter Arbeidsflyter. Klikk koblingen til oppgavelisten for arbeidsflyten under Oppgaver på siden Status for arbeidsflyt.

  2. Pek på navnet på oppgaven du vil fullføre, klikk pilen som vises, og klikk deretter Rediger element.

  3. Hvis du vil vise elementet som er sendt til arbeidsflyten, klikker du koblingen ved siden av denne arbeidsflytoppgaven gjelder for.

  4. Gjør ett av følgende under Fjerning:

    • Hvis du vil slette elementet, klikker du Slett dette elementet. Deretter angir du om du vil beholde en kopi av metadataene for elementet i overvåkingsloggen.

    • Hvis du vil beholde elementet, klikker du Ikke slett dette elementet.

  5. Skriv inn eventuelle kommentarer du vil oppgi om handlingen du foretar, i kommentarfeltet.

  6. Klikk OK.

Til toppen av siden

Fullføre flere oppgaver samtidig i en arbeidsflyt for godkjenning av fjerning

  1. Åpne oppgavelisten som inneholder flere oppgaver du vil fullføre samtidig for arbeidsflyten for godkjenning av fjerning.

    Merknad: Hvis arbeidsflyten ikke bruker standardlisten Oppgaver, kan det være at arbeidsflytoppgaven ikke vises i oppgavelisten. Gå til listen eller biblioteket arbeidsflytelementet er lagret i, for å finne frem til arbeidsflytoppgaven. Pek på ønsket element, klikk pilen som vises, og klikk deretter Arbeidsflyter. Klikk koblingen til oppgavelisten for arbeidsflyten under Oppgaver på siden Status for arbeidsflyt.

  2. Klikk Behandle alle oppgaver i oppgavelisten for arbeidsflyten, på Handlinger-menyen Menybilde .

  3. Velg hvilken type oppgaver du vil redigere samtidig i delen Valg av flere oppgaver.

  4. Hvis du brukte filtre for å vise et delsett av oppgavene i oppgavelisten for arbeidsflyten, bekrefter du at du har filtrert etter oppgavene du ønsker, i delen Oppgaveinformasjon.

  5. Klikk OK.

  6. Gjør ett av følgende under Fjerning:

    • Hvis du vil godkjenne fjerningen av elementene, klikker du Slett disse elementene. Hvis du vil beholde kopier av metadataene for disse elementene, merker du av for Behold kopier av elementenes metadata i overvåkingsloggen.

    • Hvis du vil avvise fjerningen av elementene, klikker du Ikke slett disse elementene.

  7. Skriv inn eventuelle kommentarer du vil oppgi angående handlingene du har utført, under Kommentarer.

  8. Klikk OK.

  9. Siden operasjonen ble fullført informerer deg om at de merkede aktivitetene er planlagt for processsing, og du mottar en e-postbekreftelse når oppgavene er behandlet. Som standard behandles oppgavene om natten, selv om serveradministratoren kan endre denne innstillingen. Klikk OK.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×