Obs!: Denne artikkelen er ikke relevant lenger og vil snart bli fjernet. Vi fjerner koblinger vi vet om for å forhindre problemer med feilmeldingen «Siden ble ikke funnet». Hvis du har opprettet koblinger til denne siden, bør du fjerne dem, slik at vi sammen bidrar til å holde orden på nettet.
Nettsteds post bokser har blitt brukt av mange organisasjoner som sitt samarbeids verktøy for valg. Den kom med en vanlig post boks for å hjelpe deg med å koordinere og lagre gruppe-eller prosjekt relaterte e-postmeldinger på ett sted og et SharePoint-nettsted for å lagre alle de felles filene dine. Siden personer som er samarbeidet har endret seg over årene, har imidlertid kundene bedt om en løsning som markeds fører en mer aktiv form for samarbeid. Vi har derfor Avskrevne nettsteds post bokser og oppfordrer deg til å flytte til Office 365-grupper som gir en mye bedre samarbeids opplevelse.
Hvis du vil ha mer informasjon om denne beslutningen, kan du se avskrevet av område post bokser.
Med grupper i Office 365 kan du velge en samling med personer du ønsker å samarbeide med, og enkelt konfigurere et sett med ressurser som disse personene kan dele. Du trenger ikke å bekymre deg for å tilordne tillatelser til alle disse personene manuelt, for når du legger til medlemmer i gruppen, får de automatisk tillatelsene de trenger for verktøyene som gruppen stiller til rådighet.
Office 365 grupper kommer utover hvilke nettsteds post bokser som tilbyr og inkluderer:
-
Gjeste tilgang – med nettsteds post bokser kan du ikke gi personer utenfor organisasjonen tilgang. Med grupper kan du tilby gjester tilgang til e-postdiskusjoner, filer og til og med den delte OneNote-notatblokken.
-
Delt innboks – der samtalene du tradisjonelt har i post boksen, foregår. Denne delte innboksen er fullstendig søkbar, slik at det opprettes et levende arkiv i gruppens meldinger. Newcomers til gruppen kan søke eller bla bakover gjennom loggen for å komme raskt i gang med det som er kommunisert med gruppen tidligere.
-
Bibliotek for delte filer – gruppen har et SharePoint-dokumentbibliotek der brukerne kan lagre, dele og samarbeide på dokumenter, arbeids bøker, presentasjoner, bilder eller andre typer filer de må arbeide med.
-
Delt kalender – gruppen din får en delt kalender for å publisere hendelser som er relatert til gruppen. Hvert medlem som har abonnert på gruppen, blir automatisk invitert til hendelser som er lagt inn i kalenderen, slik at disse hendelsene også kan vises på deres Office-365-kalendere hvis de ønsker det.
-
Delt OneNote-notatblokk – gruppen har automatisk en delt OneNote-notatblokk der gruppe medlemmer kan samle inn og samarbeide om informasjon. Mange grupper bruker notat blokken til å opprette en levende wiki med vanlige spørsmål og andre ressurser.
-
Innhold er synlig – grupper i Outlook er felles i organisasjonen som standard, noe som betyr at de er enkle for andre i organisasjonen for å oppdage og bli med i eller se gjennom materialene i gruppen. Hvis innholdet i gruppen er mer sensitiv, kan du bytte gruppen til privat, noe som skjuler innholdet fra ikke-medlemmer og krever at gruppe eieren godkjenner alle forespørsler om å bli med.
-
Selv betjent oppretting – administratorer trenger ikke å få bogged ned av forespørsler fra brukere om å opprette grupper. Brukere kan opprette sine egne grupper etter behov. Hvis du vil kontrollere hvilke brukere i organisasjonen som kan opprette grupper, ser du styre hvem som kan opprette Office 365-grupper.
Katalog behandling
Å holde katalogen under kontroll er et problem for alle administratorer. Her er noen av verktøyene i Office 365-grupper som hjelper deg med å gjøre det enklere:
-
Navngivnings policyer – Navngivnings policyer lar deg definere hva som er, og ikke, akseptable navn for gruppene dine. Dette hindrer brukere i å gi grupper et upassende språk eller forbudt navn. I tillegg kan du håndheve firmaets standard prefikser eller suffikser til gruppe navnene.
-
Dynamisk medlemskap – dynamisk medlemskap lar deg angi gruppe medlem skap etter regel, som legger til (eller fjerner) gruppe medlemmer basert på metadata (for eksempel avdeling eller rolle) i Active Directory.
-
Medlemskap i skjult gruppe – hvis du har en grunn til å bruke medlemskaps listen for gruppen til å bli konfidensielt, for eksempel hvis medlemmene er elever, kan du skjule medlems listen fra eksterne parter.
-
Opprettings tillatelser – det kan være noen personer i organisasjonen som du ikke vil kunne opprette nye grupper. Det finnes flere teknikker for å administrere opprettings tillatelser i katalogen.
-
Overvåkings logger – du kan ha mer tillit som lar brukerne opprette grupper og behandle gruppe medlem skap fordi Office 365 Groups Audit Logs lar deg spore hvem som opprettet eller slettet en bestemt gruppe eller gjort endringer i medlemskapet i gruppen.
Leverings administrasjon
Leverings behandling gir deg noen metoder for å håndtere hvordan meldinger skal sendes eller mottas av gruppen. I tillegg finnes det verktøy for å overvåke flyten av meldingene.
-
Send som eller Send på vegne av – disse innstillingene lar bestemte brukere sende e-postmeldinger som om de kom fra, eller er på vegne av, gruppen.
-
Avsenderens begrensninger – disse innstillingene lar deg kontrollere hvem som har tillatelse til å sende meldinger til gruppen. Gruppen kan konfigureres til å tillate e-post fra eksterne parter, men du vil kanskje begrense det til bare bestemte eksterne parter.
-
Støtte for ekstern bruker – ved å invitere gjester til gruppen kan du velge å la dem være inkludert i e-postdiskusjonene i gruppen.
-
Transport regler – transport regler fungerer for grupper akkurat som de gjør for Exchange. Reglene kan se etter meldinger som oppfyller bestemte betingelser, og kan deretter handle på disse meldingene.
-
E-posttips – e-posttips er informative meldinger som vises til brukere mens de skriver en melding. De kan bidra til å redusere NDR ved å advare en bruker hvis meldingen sannsynligvis vil gå til eksterne parter eller overgå meldings kvoter.
-
Flere proxy-adresser – en gruppe kan ha aliaser på samme måte som en bruker post boks. Flere proxy-adresser kan være praktiske for å godta meldinger som sendes til de andre aliasene eller for å gjøre det enklere å nå en gruppe som har lang eller vanskelig å stave navn.
-
Maksimums størrelse for sending/mottak – Disse kvotene kan bidra til å redusere problemer med gruppen som mottar (eller sender) ekstremt store meldinger for bedre administrering av lagrings plass og krav til bånd bredde.
Innholds policyer
Office 365 gir deg også noen verktøy for å administrere hva slags innhold som blir delt i gruppen.
Retnings linjer for bruk – du kan definere retnings linjer for bruk for Office 365-grupper – for å lære opp brukerne om anbefalte Fremgangs måter som bidrar til å holde gruppene effektive og lære dem på interne innholds policyer.
Data klassifisering – du kan opprette et tilpassbart data klassifiserings system for Office 365-grupper som tillater en del av grupper etter policy type (for eksempel "Uklassifisert," Konfidensielt for firmaet eller "beste hemmelighet"). På denne måten kan gruppene oppføre policyer for annet innhold i organisasjonen. Utvidbar policy lar organisasjonen konfigurere et ende punkt som kalles når en gruppe opprettes eller endres, og du kan deretter implementere dine egne policyer for gruppe oppretting eller endring.
Hvorfor gjør vi denne endringen?
Område post bokser oppmuntret til en passiv form for samarbeid. Når samarbeid blir mer kritisk for moderne team, har kundene stadig spørsmål om løsninger som gir en mer aktiv samarbeids opplevelse. Vi har derfor besluttet å fjerne nettsteds post bokser og forfremme bruken av grupper.
Det er enkelt å komme i gang med grupper, og du kan kjøre i minutter.
Opprett et SharePoint Online-gruppeområde som følger med en Office 365-gruppe, ved å følge disse trinnene:
-
Gå til SharePoint Online. Du kan komme dit ved å logge på Office 365-portalen på https://www.Office.com og deretter klikke Start programmet for apper øverst i høyre hjørne av nett leseren.
-
Klikk på + Opprett område på hjemme siden for SharePoint, og velg gruppe nettsted
-
Skriv inn det nye navnet på gruppe nettstedet og beskrivelsen i ruten som vises. Fyll inn eventuelle andre felt organisasjonen trenger, og klikk neste.
-
Legg til eiere og medlemmer på området i følgende rute, og klikk Fullfør. Du kan velge å legge til de samme medlemmene som hører til det klassiske opplevelses gruppe området.
Det nylig opprettede gruppe nettstedet for SharePoint Online er nå klar til bruk. Se opprette et gruppe nettsted i SharePoint Online for mer informasjon.
Klikk Start programmet for apper, og gå til e-post for å få tilgang til gruppene dine. Du finner en grupper -fane under mapper , og en gruppe opprettes for deg med samme navn som nettsteds navnet i SharePoint. Denne gruppen legger inn den delte post boksen i form av et samtale område, fanen filer, som gir en rask oversikt over dokumenter-siden fra SharePoint-området, en gruppe kalender og en notat blokk som også kan vises fra SharePoint-området.
Du er nå klar til å bruke gruppen.
Hva med mine eksisterende nettsteds post bokser?
Vi forstår at noe av deg kan ha viktige data i nettsteds post boksene som du trenger for å kunne bruke operasjonen. De eksisterende nettsteds post boksene vil fortsatt fungere som før den er i gang.
Hva om jeg bruker Project online?
Hvis du er en Project online -kunde, kan du ikke koble til SharePoint Online-gruppeområdet. Du kan imidlertid fortsette å bruke det klassiske opplevelses prosjekt gruppe nettstedet som vil fortsette å arbeide, minus muligheten til å opprette en ny nettsteds post boks. Hvis du trenger en post løsning sammen med nettstedet, anbefaler vi at du oppretter en ny Office 365-gruppe og bruker dette for e-post. Se opprette en gruppe i Outlook hvis du vil ha mer informasjon.
Vi er i ferd med å arbeide på en langsiktig løsning, og varsler deg så snart vi har en løsning.
Hva er neste trinn?
Vi har begynt å rulle ut administrasjons verktøy for leietaker for å koble eksisterende SharePoint-gruppeområder til nye Office 365-grupper. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se dette innlegget.
Mer informasjon
Vi lytter
Denne artikkelen ble sist oppdatert 10. juli 2018 som et resultat av kommentarene dine. Hvis du har funnet denne informasjonen nyttig, og særlig hvis du ikke hadde gjort det, kan du bruke tilbake meldings kontrollene nedenfor til å fortelle oss hvordan vi kan gjøre det bedre.
