Bruke Office 365-grupper i stedet for Nettstedspostbokser

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Nettstedspostbokser har blitt brukt av mange organisasjoner som deres samarbeidsverktøy velger. Det ble levert med en felles postboks å hjelpe deg med å koordinere og lagre team eller project relaterte e-post i ett sted og et SharePoint-område til å lagre alle filene dine vanlige. Imidlertid som måten personer samarbeidet er endret i årenes, kunder har bedt om å angi en løsning som informerer om en mer aktive form for samarbeid. Derfor vi har avskrevet nettstedspostbokser og oppfordrer deg til å flytte til Office 365-grupper som gir en mye rikere samarbeidsopplevelse.

Se Nedgraderingen av Nettstedspostbokserfor mer informasjon om avgjørelsen.

Grupper i Office 365 kan du velge et sett med personer som du ønsker å samarbeide med og enkelt sette opp en samling av ressurser for personene du deler. Du trenger ikke å bekymre deg om å tilordne tillatelser til alle disse ressursene manuelt fordi å legge til medlemmer i gruppen gir dem automatisk tillatelsene de må verktøyene gruppen gir.

Office 365 grupper går utover hva nettstedspostbokser tilbyr og inkluderer:

  • Gjestetilgang – med nettstedspostbokser du ikke kan gi personer utenfor organisasjonen tilgang. Du kan tilby gjester tilgang til e-samtaler, filer og med den delte OneNote-notatblokken med grupper.

  • Delt innboks - der diskusjonene du har tradisjonelt i postboksen finner sted. Denne delte innboksen er fullstendig søkbar slik at det opprettes et levende arkiv over gruppens meldinger. Nykommere i gruppen kan søke eller bla bakover gjennom loggen til å komme i gang raskt på hva er blitt kommuniserte med gruppen tidligere.

  • Delte filer bibliotek - gruppen har et SharePoint-filer bibliotek der brukere kan lagre, dele og samarbeide om dokumenter, arbeidsbøker, presentasjoner, bilder eller andre typer de trenger for å arbeide på filen.

  • Delt kalender - gruppen får en delt kalender til å kunngjøre hendelser som er relatert til gruppen. Hvert medlem som har abonnert på gruppen er automatisk invitert til hendelser som er lagt ut på kalenderen slik at disse hendelser kan også vises i kalenderne Office 365 hvis de ønsker.

  • Delt OneNote-notatblokk - gruppen har automatisk en delt OneNote-notatblokk der gruppemedlemmer kan samle inn og samarbeide på informasjon. Mange grupper bruke notatblokken til å opprette en levende wiki med vanlige spørsmål om og andre ressurser.

  • Innholdet er synlig,-grupper i Outlook er offentlige i organisasjonen som standard, noe som betyr at de er enkle til andre personer i organisasjonen oppdage og bli med i eller gå gjennom materiale i gruppen. Hvis innholdet i gruppen er mer sensitive kan du bytte gruppen til privat, som skjuler innholdet fra ikke-medlemmer og krever gruppeeier til å godkjenne alle forespørsler om å bli med i.

  • Selvbetjent oppretting - administratorer trenger ikke å få hengemyr av forespørsler fra brukere til å opprette grupper. Brukere kan opprette sine egne grupper etter behov. Hvis du vil kontrollere hvilke brukere i organisasjonen kan opprette grupper kan du se styre hvem som kan opprette Office 365-grupper.

Directory Management

Holde katalogen under kontrollen er av betydning hver administrator. Her er noen av Office 365-grupper tilbyr gjøre som lettere-verktøyene:

  • Naming policyer – Naming policyer kan du definere hva, og er ikke, akseptabel navn for gruppene dine. Som hindrer at brukere gir krenkende eller forbudt navnene til grupper. I tillegg kan du gjennomføre firmaet standard prefikser eller suffikset som skal gruppenavnene.

  • Dynamisk medlemskap - dynamisk medlemskap lar deg angi gruppemedlemskap av regelen, som legger til (eller fjerner) gruppemedlemmer som er basert på metadata (for eksempel avdelingen eller rolle) i active directory.

  • Skjult gruppemedlemskap – Hvis du har en grunn til listen skal medlemmer av gruppen konfidensiell, for eksempel hvis medlemmene er studenter, kan du skjule medlemslisten fra eksterne parter.

  • Tillatelser for områdeoppretting - der kanskje enkelte personer i organisasjonen som du ikke vil kunne opprette nye grupper. Det finnes flere metoder for å administrere tillatelser for områdeoppretting i katalogen.

  • Overvåkingsloggene – du kan ha flere KONFIDENS tillate brukere å opprette grupper og administrere gruppemedlemskap fordi overvåkingslogger for Office 365-grupper kan du spore hvem som opprettet eller slettet en bestemt gruppe eller har gjort endringer i medlemskapet for gruppen.

Leveringsadministrasjon

Leveringsadministrasjon gir deg noen metoder for å håndtere hvordan meldinger skal sendes eller mottas av gruppen. Det finnes dessuten verktøy til å overvåke flyten i disse meldingene.

  • Send som eller Send på vegne av - innstillingene for Tillat angitte brukere å sende e-postmeldinger som om de kommer fra, eller er på vegne av gruppen.

  • Begrensninger for avsender - disse innstillingene kan du styre hvem som har tillatelse til å sende meldinger til gruppen. Gruppen kan konfigureres til å tillate e-post fra eksterne parter, men du vil begrense som bare bestemte eksterne parter.

  • Ekstern bruker kundestøtte – ved å invitere gjester til gruppen din kan du velge å angi at de inkluderes i e postdiskusjoner i gruppen.

  • Transport regler - Transportregler fungerer for grupper samme måte som de gjør for Exchange. Reglene kan søke etter meldinger som oppfyller bestemte betingelser og deretter kan handle på disse meldingene.

  • E-posttips – e-posttips er informativ meldinger som vises for brukerne når de skriver en melding. De kan bidra til å redusere NDR ved advarsel en bruker Hvis meldingen er sannsynligvis gå til eksterne parter eller overskrider kvoter for meldingen.

  • Flere proxy-adresser - en gruppe kan ha aliaser akkurat som inneholder en Brukerpostboks. Flere proxy-adresser kan være nyttige for å godta meldinger som sendes til de andre aliasene eller for å gjøre det enklere å nå en gruppe som har et langt heltall eller vanskelig å stavekontrollen navn.

  • Maks Send og motta størrelse - disse kvoter kan hjelpe deg med å redusere problemer med gruppen Behandle mottak (eller sending) svært store meldinger for å gi bedre lagring og båndbredde krav.

Innholdspolicyer

Office 365 gir deg også noen verktøy til å administrere hva slags innhold som blir delt i gruppen.

Retningslinjer for bruk av – du kan definere retningslinjer for bruk for Office 365-grupper – til Informer brukerne om anbefalte fremgangsmåter som hjelper beholde gruppene effektive og oppdater dem på interne innholdspolicyer. Et eksempel kan du se: Retningslinjer for bruk for Microsoft-kunder og partnere.

Data klassifisering - du kan opprette en som kan tilpasses datasystemet klassifisering for Office 365-grupper som gjør at Atskillelsen av grupper etter policytype (eksempel, "uklassifiserte", "bedriftens konfidensiell" eller "øverste hemmelig"). På denne måten gruppene dine kan oppstå problemer policyene av annet innhold i organisasjonen. Extensible policy, kan du konfigurere et sluttpunkt som kalles når en gruppe er opprettet eller endret, og du kan implementere dine egne retningslinjer for opprettelse av grupper eller endre.

Hvorfor er vi denne endringen?

Nettstedspostbokser oppfordres en passiv form for samarbeid. Med samarbeid blir mer kritiske for moderne grupper, har våre kunder stadig stilt for løsninger som gir en mer aktive samarbeidsopplevelse. Vi har derfor bestemt seg for å avslutte nettstedspostbokser og markedsføre bruken av grupper.

Det er enkelt å komme i gang med grupper, og du kan være opp å kjøre i minutter.

Opprette en SharePoint Online-gruppeområdet som følger med en Office 365-gruppe ved å følge disse trinnene:

  1. Gå til SharePoint Online. Du kan få det ved pålogging til Office 365-portalen på https://www.office.comog deretter klikke startprogrammet for apper øverst til høyre i nettleseren.

  2. Klikk på + Opprett område på hjemmesiden for SharePoint, og velg Gruppeområde

  3. Skriv inn det nye navnet på gruppeområdet, og beskrivelse, i ruten som vises. Fyll inn eventuelle andre felt organisasjonen krever, og klikk Neste.

  4. Legge til eiere og medlemmer på området i følgende-ruten, og klikk Fullfør. Du kan velge å legge til de samme medlemmene tilhørte din klassisk oppleve gruppeområde.

Det nylig opprettede SharePoint Online-gruppeområdet er nå klar til bruk. Du finner mer informasjon, kan du se opprette et gruppeområde i SharePoint Online .

Klikk startprogrammet for å få tilgang til grupper, og gå til e-post. Du finner en grupper -fanen under mapper og en gruppe blir opprettet for deg med samme navn som områdenavnet på SharePoint. Denne gruppen omfatter den delte postboksen i form av et mellomrom i samtalen, kategorien filer, som gir en rask oversikt over siden dokumenter fra SharePoint-området, en gruppe kalender og en notatblokk som du kan også vise fra SharePoint-området.

Nå er du klar til bruk gruppen.

Hva om jeg eksisterende Nettstedspostbokser?

Vi forstår at noen som kanskje har viktige data i område postboksene som du trenger for continuity av operasjoner. Din eksisterende nettstedspostbokser fortsetter å fungere som før for øyeblikket.

Hva om jeg bruker Project Online?

Hvis du er Project Online -kunde du ikke vil kunne koble til SharePoint Online-gruppeområdet. Du kan imidlertid fortsette å bruke klassisk opplevelse project gruppeområdet som vil fortsette å arbeide, minus muligheten til å opprette en ny nettstedspostboks. Hvis du trenger en utskrifter løsning sammen med webområdet, anbefaler vi å opprette en ny Office 365-gruppe og bruke som for e-post. Du finner mer informasjon, kan du se opprette en gruppe i Outlook .

Vi er i ferd med å arbeide på en langsiktig løsning og varsle deg når vi har en løsning.

Hva er det neste?

Vi har en prosedyre som hjelper deg med å koble ditt eksisterende SharePoint-gruppeområder til Office 365-grupper i November. Dette vil utelukke behovet for å opprette en ny SharePoint Online-gruppeområdet fra grunnen av. Du finner mer informasjon, kan du se nye SharePoint og OneDrive-funksjoner raskere digital-transformering . I mellomtiden anbefaler vi at du kan bruke grupper for alle situasjoner der du har opprettet en ny nettstedspostboks.

Mer informasjon

Vi lytter

Denne artikkelen ble sist oppdatert på 2. August 2017 som et resultat av kommentarene dine. Hvis du finner denne informasjonen kan være nyttig, og spesielt hvis du ikke, Bruk tilbakemelding kontrollene nedenfor til å fortelle oss hvordan vi kan gjøre det bedre.

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×