Bruke Microsoft Query til å hente eksterne data

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Du kan bruke Microsoft Query til å hente data fra eksterne datakilder. Ved å bruke Microsoft Query til å hente data fra databaser og filer, kan du ikke trenger å skrive inn dataene du vil analysere i Microsoft Excel. Du kan også oppdatere Excel-rapporter og sammendrag automatisk fra den opprinnelige kildedatabasen når databasen er oppdatert med ny informasjon.

Bruke Microsoft Query, kan du koble til eksterne datakilder, velge data fra disse eksterne kilder, importere dataene til regnearket og oppdatere dataene etter behov for å holde regnearkdataene synkronisert med data i eksterne datakilder.

Typer databaser som du har tilgang til     Du kan hente data fra flere typer databaser, inkludert Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server og OLAP-tjenester for Microsoft SQL Server. Du kan også hente data fra Excel-arbeidsbøker og tekstfiler.

Microsoft Office inneholder drivere som du kan bruke til å hente data fra følgende datakilder:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (OLAP-leverandør )

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradox

  • Tekst fildatabaser

Du kan også bruke ODBC-drivere eller data source drivere fra andre produsenter til å hente informasjon fra datakilder som ikke vises her, inkludert andre typer OLAP-databaser. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du installerer en ODBC-driver eller datakildedriver som ikke er oppført her, i dokumentasjonen for databasen, eller kontakt databaseleverandøren av.

Velge data fra en database     Du kan hente data fra en database ved å opprette en spørring som er et spørsmål du ber om data som er lagret i en ekstern database. Hvis dataene er lagret i en Access-database, bør du for eksempel vite salgstallene for et bestemt produkt etter område. Du kan hente en del av dataene ved å velge bare dataene for produktet og området du vil analysere.

Med Microsoft Query, kan du velge kolonnene med data du vil bruke, og importere bare dataene til Excel.

Oppdatere regnearket i én operasjon     Når du har eksterne data i en Excel-arbeidsbok, når databasen endres, kan du oppdater at dataene skal oppdateres til analysen – uten å måtte opprette sammendragsrapportene og diagrammer på nytt. Du kan for eksempel opprette en månedlig salgssammendrag og oppdatere den hver måned når de nye salgstallene kommer inn.

Hvordan Microsoft Query bruker datakilder     Når du setter opp en datakilde for en bestemt database, kan du bruke den hver gang du vil opprette en spørring for å merke og hente data fra denne databasen – uten å måtte skrive alle tilkoblingsinformasjonen. Microsoft Query bruker datakilden til å koble til den eksterne databasen og vise hvilke data som er tilgjengelig. Når du oppretter spørringen og returnere dataene til Excel, inneholder Microsoft Query Excel-arbeidsboken med spørringen og datakildeinformasjonen slik at du kan koble til databasen på nytt når du vil oppdatere dataene.

Diagram over hvordan Microsoft Query bruker datakilder

Ved hjelp av Microsoft Query til å importere data    til å importere eksterne data til Excel med Microsoft Query, følger disse grunnleggende trinnene som er beskrevet mer detaljert nedenfor.

Hva er en datakilde?     En datakilde er et lagret sett med informasjon som gjør at Excel og Microsoft Query til å koble til en ekstern database. Når du bruker Microsoft Query til å sette opp en datakilde, blir du gi datakilden et navn, og deretter angir du navnet og plasseringen til databasen eller serveren, database og påloggingsnavn og passord. Informasjonen inneholder også navnet på en ODBC-driver eller datakildedriver, som er et program som lager tilkoblinger til en bestemt type database.

Slik konfigurerer du en datakilde ved hjelp av Microsoft Query:

  1. Klikk Fra andre kilder i kategorien Data i gruppen Hent eksterne Data, og klikk deretter Fra Microsoft Query.

  2. Gjør et av følgende:

    • Hvis du vil angi en datakilde for en database, en tekstfil eller en Excel-arbeidsbok, klikker du kategorien databaser.

    • Hvis du vil angi en OLAP-kube-datakilde, klikker du kategorien OLAP-kuber. Denne kategorien er bare tilgjengelig hvis du kjørte Microsoft Query fra Excel.

  3. Dobbeltklikk < ny datakilde >.

    – eller –

    Klikk < ny datakilde >, og klikk deretter OK.

    Dialogboksen Opprett ny datakilde vises.

  4. I trinn 1, skriver du inn et navn som identifiserer datakilden.

  5. I trinn 2, klikker du en driver for typen database du bruker som datakilde.

    Kommentarer: 

    • Hvis den eksterne databasen du vil ha tilgang til støttes ikke av ODBC-drivere som er installert med Microsoft Query, må du installere en Microsoft Office-kompatibel ODBC-driver fra en tredjepartsleverandør, for eksempel produsenten av den databasen. Kontakt leverandøren av databasen for Installasjonsinstruksjoner.

    • OLAP-databaser krever ikke ODBC-drivere. Når du installerer Microsoft Query, installeres drivere for databaser som ble opprettet ved hjelp av Microsoft SQL Server Analysis Services. Hvis du vil koble til andre OLAP-databaser, må du installere en data source driver og klientprogramvare.

  6. Klikk koble til, og angi informasjonen som kreves for å koble til datakilden. For databaser, Excel-arbeidsbøker og tekstfiler avhenger informasjonen du oppgir type datakilde du valgte. Du kan bli bedt om å angi et påloggingsnavn, et passord, versjonen av databasen som du bruker, plasseringen til databasen eller annen informasjon som er spesifikke for typen database.

    Viktig: 

    • Bruk sterke passord med en kombinasjon av store og små bokstaver, tall og symboler. Svake passord inneholder ikke en kombinasjon av disse elementene. Sterkt passord: Y6dh!et5. Svakt passord: House27. Passord bør inneholde 8 eller flere tegn. En passfrase som bruker 14 eller flere tegn er bedre.

    • Det er viktig at du husker passordet. Hvis du glemmer passordet, kan ikke Microsoft hente det frem for deg. Skriv ned passordet, og oppbevar det på et trygt sted atskilt fra informasjonen det beskytter.

  7. Når du skriver inn den nødvendige informasjonen, klikker du OK eller Fullfør for å gå tilbake til dialogboksen Opprett ny datakilde.

  8. Hvis databasen har tabeller, og du ønsker en bestemt tabell skal vises automatisk i spørringsveiviseren, klikker du boksen for trinn 4, og klikk deretter tabellen du vil bruke.

  9. Hvis du ikke vil skrive inn brukernavn og passord når du bruker datakilden, velger du avmerkingsboksen Lagre min bruker-IDen og passordet i datakildedefinisjonen. Det lagrede passordet er ikke kryptert. Hvis avmerkingsboksen ikke er tilgjengelig, kan du se databaseadministratoren til å fastslå om dette alternativet kan gjøres tilgjengelig.

    Sikkerhetsmerknad : Unngå å lagre påloggingsinformasjon når du kobler til datakilder. Denne informasjonen kan være lagret som ren tekst, og en ondsinnet bruker kan få tilgang til informasjonen sikkerheten for datakilden.

Når du har fullført disse trinnene, vises navnet på datakilden i dialogboksen Velg datakilde.

Bruke spørringsveiviseren for de fleste spørringer     Spørringsveiviseren gjør det enkelt å velge og sette sammen data fra ulike tabeller og felt i databasen. Ved hjelp av veiviseren for spørring, kan du velge tabellene og feltene som du vil inkludere. En indre kobling (en spørringsoperasjon som angir at rader fra to tabeller kombineres basert på identiske feltverdier) opprettes automatisk når veiviseren gjenkjenner et primærnøkkelfelt i én tabell og et felt med samme navn i en annen tabell.

Du kan også bruke veiviseren til å sortere resultatsettet og foreta en enkel sortering. I det siste trinnet i veiviseren, kan du velge å returnere dataene til Excel, eller presisere spørringen i Microsoft Query. Når du oppretter spørringen, kan du kjøre den fra Microsoft Excel eller i Microsoft Query.

Hvis du vil starte veiviseren for spørringer, kan du utføre følgende trinn.

  1. Klikk Fra andre kilder i kategorien Data i gruppen Hent eksterne Data, og klikk deretter Fra Microsoft Query.

  2. Pass på at det er merket av for Bruk spørringsveiviseren til å opprette og redigere spørringer i dialogboksen Velg datakilde.

  3. Dobbeltklikk datakilden som du vil bruke.

    – eller –

    Klikk datakilden du vil bruke, og klikk deretter OK.

Arbeid direkte i Microsoft Query for andre typer spørringer     Hvis du vil lage en mer komplisert spørring enn spørringsveiviseren tillater, kan du arbeide direkte i Microsoft Query. Du kan bruke Microsoft Query til å vise og endre spørringer du begynner å opprette i spørringsveiviseren, eller du kan opprette nye spørringer uten å bruke veiviseren. Arbeid direkte i Microsoft Query når du vil opprette spørringer som gjør du følgende:

  • Velge bestemte data fra et felt     I en stor database bør du velge noen av dataene i et felt og utelate data som du ikke trenger. Hvis du trenger dataene for to av produktene i et felt som inneholder informasjon for mange produkter, kan du for eksempel bruke kriterier til å velge data for bare de to produktene som du vil bruke.

  • Hente data basert på ulike kriterier hver gang du kjører spørringen     Hvis du må opprette samme Excel-rapport eller sammendrag for flere områder i samme eksterne data, for eksempel en separat Salgsrapport for hvert område, kan du opprette en parameterspørring. Når du kjører en parameterspørring, blir du bedt om en verdi som skal brukes som vilkår når spørringen velger poster. Hvis du for eksempel en parameterspørring kan be deg om å angi en bestemt region, og du kan bruke denne spørringen for å lage alle Regionale salg rapportene på nytt.

  • Bli med data på forskjellige måter     Indre koblinger som spørringsveiviseren oppretter er den vanligste typen sammenføyningstypen som brukes ved oppretting av spørringer. Noen ganger, men vil du bruke en annen type sammenføyning. Hvis du har en tabell med informasjon om produktsalg og en tabell med kundeinformasjon, vil for eksempel en indre kobling (typen som er opprettet av spørringsveiviseren) hindre henting av kundeoppføringer for kunder som ikke har gjort et kjøp. Bruke Microsoft Query, kan du delta i disse tabellene slik at alle kundeoppføringer hentes sammen med salgsdata for kunder som har foretatt kjøp.

Hvis du vil starte Microsoft Query, kan du utføre følgende trinn.

  1. Klikk Fra andre kilder i kategorien Data i gruppen Hent eksterne Data, og klikk deretter Fra Microsoft Query.

  2. Kontroller at avmerkingsboksen Bruk spørringsveiviseren til å opprette og redigere spørringer ikke er merket i dialogboksen Velg datakilde.

  3. Dobbeltklikk datakilden som du vil bruke.

    – eller –

    Klikk datakilden du vil bruke, og klikk deretter OK.

Bruke og dele spørringer     I både spørringsveiviseren og Microsoft Query, kan du lagre spørringene som en DQY-fil som du kan endre, gjenbruke og dele. Excel kan åpne DQY-filer direkte, som gjør at du eller andre brukere til å opprette flere eksterne dataområder fra den samme spørringen.

Åpne en lagret spørring fra Excel:

  1. Klikk Fra andre kilder i kategorien Data i gruppen Hent eksterne Data, og klikk deretter Fra Microsoft Query. Dialogboksen Velg datakilde vises.

  2. Klikk kategorien spørringer i dialogboksen Velg datakilde.

  3. Dobbeltklikk den lagrede spørringen du vil åpne. Spørringen vises i Microsoft Query.

Hvis du vil åpne en lagret spørring og Microsoft Query allerede er åpen, klikk Microsoft Query fil-menyen, og klikk deretter Åpne.

Hvis du dobbeltklikker en DQY-fil, Excel åpnes, spørringen kjøres, og deretter setter inn resultatene i et nytt regneark.

Hvis du vil dele en Excel-sammendrag eller en rapport som er basert på eksterne data, kan du gi andre brukere en arbeidsbok som inneholder et eksternt dataområde, eller du kan opprette en mal. En mal, kan du lagre sammendraget eller rapporten uten å lagre de eksterne dataene slik at filen er mindre. De eksterne dataene hentes når en bruker åpner rapportmalen.

Når du oppretter en spørring i spørringsveiviseren eller Microsoft Query, kan du returnere dataene til Excel-regneark. Dataene blir deretter en eksternt dataområde eller Pivottabellrapport som du kan formatere og oppdatere.

Formatering hentet data     I Excel, kan du bruke verktøy, for eksempel diagrammer eller automatiske delsummer til å presentere og summere dataene hentes av Microsoft Query. Du kan formatere dataene, og formateringen beholdes når du oppdaterer eksterne data. Du kan bruke egne kolonneetiketter i stedet for feltnavnene og legge til radnumrene automatisk.

Excel kan automatisk formatere nye data som du skriver på slutten av et område som samsvarer med de foregående radene. Excel kan også automatisk kopiere formler som er gjentatt i de foregående radene og utvide dem til flere rader.

Merknad: Formater og formler skal vises i minst tre av de fem foregående radene skal utvides til nye rader i området.

Du kan aktivere dette alternativet (eller deaktivere på nytt) når som helst:

  1. Klikk Fil > Alternativer > Avansert.

    I Excel 2007: Klikk Microsoft Office-knappen Office-knappen , klikk Alternativer for Excel, og klikk deretter kategorien Avansert.

  2. Velg se Forleng dataområdet formater og formler i delen Redigeringsalternativer. Hvis du vil deaktivere automatisk formatering for dataområdet på nytt, fjerner du avmerkingen.

Oppdatere eksterne data     Når du oppdaterer eksterne data, kan du kjøre spørringen for å hente eventuelle nye eller endrede data som samsvarer med dine spesifikasjoner. Du kan oppdatere en spørring i både Microsoft Query og Excel. Excel inneholder flere alternativer for oppdatering av spørringer, inkludert oppdatering av data når du åpner arbeidsboken og oppdatere den automatisk etter angitte intervaller. Du kan fortsette å arbeide i Excel mens dataene oppdateres, og du kan også kontrollere statusen mens dataene oppdateres. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se oppdatere tilkoblede (importerte) data.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×