Bruke Access eller Excel til å ordne dataene

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Microsoft Access og Microsoft Excel har du mange likhetene, noe som kan gjøre det vanskelig å avgjøre hvilket program du bør bruke. Begge programmene kan for eksempel lagre store mengder data, kjører kraftige spørringer og Analyseverktøy til å dele opp og dele opp dataene og utføre avanserte beregninger som returnerer dataene du trenger.

Hvert program har imidlertid Fjern fordeler, avhengig av typen data du administrerer og hva du vil gjøre med disse dataene. Hvis du for eksempel hvis du bare vil å opprettholde dataintegritet i et format som kan åpnes av flere brukere, er Access det beste valget mens Excel er bedre egnet for komplekse numeriske data som du vil analysere i dybden.

I mange tilfeller kan du bruke begge programmene bruke hver formål der det passer best. Access er Generelt bedre for administrasjon av data: bidra du beholder denne organisert, enkelt å søke og tilgjengelig til flere brukere samtidig. Excel er Generelt bedre for å analysere data: utføre kompliserte beregninger, utforske mulige utfall og produsere høy kvalitet diagrammer. Hvis du bruker Access til å lagre dataene og Excel for å analysere dataene dine, kan du få fordelene med begge programmene.

Før du bestemmer deg for hvilket program du bruker, kan du vil sammenligne fordelene med hvert program, lære når det er best å bruke ene eller den andre, og Finn ut hvordan du arbeider med begge programmene til å oppnå nøyaktig resultater du vil bruke.

Merknad: Alle Microsoft Office-programserier inkluderer Excel, men ikke alle serier inkluderer Access...

Sammenligne fordelene med hvert program

Velge riktig program er kritiske hvis du vil få tilgang til og oppdatere informasjon med maksimal ytelse og nøyaktighet. Hvis du vil finne ut hvilket program som passer best for aktivitetene du vil utføre, kan det hjelpe for å sammenligne fordelene hvert program har å tilby om lagring av data, dataanalyse, samarbeid med flere brukere og sikkerhet.

Flatt kontra relasjonsdata    For å bestemme hvilket program som passer best for lagring av data, spør deg selv følgende spørsmål: er dataene relasjonsdatabase eller ikke? Data som kan ligge effektivt i en tabell eller regneark kalles flat eller data. Hvis du vil opprette en enkel liste over kunder, med bare én person, adressen og kontaktinformasjonen for hver kunde, kan for eksempel Excel være det beste valget. Hvis du vil lagre en mer komplisert Kundeliste som inneholder fakturering og leveringsadressen for hver kunde eller flere kontaktpersoner for hver kunde, er Access bedre løsningen.

Du kan organisere informasjonen i flere tabeller i en relasjonsdatabase. Hver tabell er flat og inneholder informasjon om bare én type data i en godt utformet relasjonsdatabase. Hvis du for eksempel hvis du oppretter en kundedatabase, skal navnene på kundene lagres i én tabell, mens de kundene fakturering og leveringsadressen skal lagres i en egen tabell. Lagre postadresser atskilt fra navnene er en god idé fordi hver kunde kan ha mer enn én adresse, og du ønsker å kunne angi flere adresser for hver kunde uten å måtte skrive inn kundenavn for hver adresse på nytt.

Lokale kontra eksterne data    Du kan bruke Access til å koble til data fra en rekke eksterne datakilder, slik at du kan vise, spørringen, og redigere disse dataene uten å måtte importere den. Access har for eksempel kommandoer for å koble til eksisterende data i en Microsoft SQL Server-database, en dBASE-fil eller en Outlook-mappe, sammen med mange andre datakilder. Du kan bruke Excel til å koble til en rekke ulike datakilder, inkludert Access, SQL Server og Analysis Services-databaser, tekst og XML-filer og ODBC og OLE DB-datakilder. Du kan ikke redigere dataene for å endre kildedataene til det nye grensesnittet i Excel.

Både Access og Excel inneholder kommandoer for å koble til data i Windows SharePoint Services lister. Imidlertid inneholder Excel bare en skrivebeskyttet tilkobling til SharePoint-lister mens Access kan du lese fra og skrive data til SharePoint-lister.

Dataintegritet kontra fleksibilitet    Unike identifikatorer bidra til å beskytte dataene, og de sikre at ingen to rader (eller poster) inneholder de samme dataene. Unike identifikatorer er den raskeste måten å hente data når du søker etter eller sortere dataene. I Access, kan du bruke datatypen Autonummer genererer automatisk en unik identifikator for hver post. Du kan bruke disse identifikatorene skal relatere poster i én tabell til én eller flere poster i en annen tabell.

Struktur bruker Access til dataene bidrar til å sikre dataintegritet. Access kan kreve at nye poster i én tabell har en eksisterende tilsvarende verdi i en annen tabell, slik at du ikke kan opprette "isolerte" poster. Hvis du for eksempel vil du ikke har en rekkefølge som ikke inkluderte kundeinformasjon. Access kan kreve at alle nye posten i Ordrer-tabellen har en tilsvarende kundeverdi i Kunder-tabellen. Dette nødvendig korrespondanse med verdier kalles referanseintegritet.

Du kan også angi dine egne betingelser og regler for å sikre at dataene er riktig angitt. Excel kan du skrive inn data i en mer friform måte, men fordi Excel ikke støtter relasjonsdata, den støtter ikke referanseintegritet. Du kan imidlertid bruke kommandoen Datavalidering til å styre dataregistrering i Excel.

Spørring    Hvis du ofte har til å vise dataene i en rekke måter, alt etter endring av betingelsene eller hendelser, være det beste valget for å lagre og arbeide med dataene i Access. Access kan du bruke Structured Query Language (SQL) spørringer til raskt for å hente rader og kolonner med data som du vil bruke, om dataene finnes i én tabell eller mange tabeller. Du kan også bruke uttrykk i spørringer til å opprette beregnede felt. Bruke et uttrykk i Access er lik prosessen med å bruke formler i Excel til å beregne verdier. Du kan også bruke Access-spørringer til å summere data og til å presentere mengdeverdier, for eksempel SUMMER, gjennomsnitt og antall.

Modellering    Du kan bruke hva-skjer-hvis-analyse verktøy til å forutsi resultatet av en regnearkmodell i Excel. Hva hvis-analyse kan du kjøre forskjellige scenariene på dataene, for eksempel beste tilfelle og verste tilfelle scenarier og sammenligne Resultatdataene av flere scenarier i en sammendragsrapport. Ingen lignende funksjonen er tilgjengelig i Access.

Pivoting og diagrammer    I begge programmer, kan du opprette pivottabellrapporter og pivottabell diagrammer. Excel inneholder imidlertid mer avanserte pivottabell rapportering og diagramfunksjoner enn Access tar seg. Hvis du planlegger å opprette omfattende pivottabellrapporter eller angi ser profesjonelle diagrammer regelmessig, bør du bruke pivottabell rapportering eller pivottabell diagrammer i Excel i stedet for de samme funksjonene i Access.

Både Access og Excel kan brukes i samarbeidsfunksjonen miljøene, for eksempel Windows SharePoint Services og delte mapper på nettverket, men det er forskjeller i måten dataene skal ha tilgang til flere brukere.

Flere brukerens tilgang til data    Under normal drift lar Access flere brukere åpne én database om gangen; Dette fungerer bra fordi Access låser bare dataene som blir redigert; andre brukere kan dermed redigere forskjellige poster uten konflikter. I Excel, kan du dele en arbeidsbok med andre brukere, men med flere brukere samarbeid fungerer best når brukere arbeider med dataene i arbeidsboken til forskjellige tider i stedet for samtidig. I virkeligheten brukere i en Access-database samarbeide på et Sett med data, og brukere av en Excel-arbeidsbok samarbeide på et dokument.

Ved hjelp av Windows SharePoint Services for samarbeid    Begge programmene integrere med Microsoft Windows SharePoint Services-teknologier, for eksempel SharePoint-lister og dokumentbiblioteker.

Access tilbyr en rekke måter å samarbeide med flere brukere på et SharePoint-område. Hvis du for eksempel du kan laste opp en full database til et Windows SharePoint Services-dokumentbibliotek, foreta skjemaer og rapporter som er tilgjengelige som Windows SharePoint Services visninger og koble en database til data som er lagret i SharePoint-lister.

Excel har bare én måte å samarbeide med flere brukere på et område for SharePoint Services. Du kan laste opp en arbeidsbok til Windows SharePoint Services-dokumentbiblioteker, der enkeltbrukere kan sjekke ut arbeidsboken for å gjøre endringer, slik at andre brukere fra å endre arbeidsboken samtidig. Brukere kan redigere en arbeidsbok uten å sjekke den ut av dokumentbiblioteket, og da de må koordinere med andre brukere å unngå datakonflikter.

Å bruke nettverksmapper for samarbeid    Hvis du lagrer en Access-database på en delt nettverksmappe, kan brukerne åpne databasen og arbeide med dataene samtidig. Enkeltposter låses når en bruker redigerer dem. Hvis du lagrer en Excel-arbeidsbok i en delt nettverksmappe, redigerer arbeidsboken i bare én bruker om gangen. For å vise formål, kan brukerne åpne arbeidsboken mens en annen bruker redigerer den, men disse brukerne kan ikke gjøre endringer i dataene til brukeren redigerer arbeidsboken lukker den.

Begge programmene inneholder lignende funksjoner, passord og kryptering, som kan hjelpe deg med å unngå tap av data og beskytte dataene mot uautorisert tilgang. Det er imidlertid noen forskjeller mellom Access og Excel på hvordan brukernivå data beskyttelse fungerer.

Forebygge datatap    Arbeidet lagres i Access kontinuerlig slik at hvis det oppstår en uventet feil, vil du sannsynligvis ikke mister mye arbeid (hvis aktuelt). Imidlertid fordi Access lagrer arbeidet kontinuerlig, er det også mulig å gjøre endringer som du senere bestemmer du ikke vil utføre. For å sikre at du kan gjenopprette databasen til slik du ønsker, bør du opprette en sikkerhetskopi av databasefilen på et tidspunkt som passer for dine behov. Du kan gjenopprette en hel database fra en sikkerhetskopi, eller du kan gjenopprette bare tabellen eller andre databaseobjekter du trenger. Hvis du bruker et systemverktøy for sikkerhetskopiering, kan du også bruke en kopi av en database fra en sikkerhetskopi av filen til å gjenopprette dataene. I Excel, kan du lagre informasjon om automatisk gjenoppretting med jevne mellomrom mens du oppdaterer dataene.

Brukernivå databeskyttelse    I Excel, kan du fjerne kritiske eller private data fra visningen ved å skjule kolonner og rader med data og beskytte hele regnearket for å kontrollere brukertilgang til skjulte data. I tillegg til å beskytte et regneark og dets elementer, kan du også låse og låse opp celler i et regneark for å hindre at andre brukere endrer utilsiktet viktige data.

Filnivå sikkerhet    På filnivå, kan du bruke kryptering i begge programmene til å hindre at uautoriserte brukere ser dataene. Du kan også angi at en passord må skrives inn for å åpne en databasefil eller arbeidsboken. I tillegg kan du beskytte et databasefilen eller en arbeidsbok ved å bruke en digital signatur.

Begrenset tilgang til data    I Excel, kan du angi bruker-baserte tillatelser til å få tilgang til dataene eller angi skrivebeskyttet rettigheter som gjør at andre brukere fra å endre dataene som de har tilgang til. Access gir ikke funksjoner for sikkerhet på brukernivå, men Access støtter bruker sikkerhetsmodell til database-server som den er koblet til. Hvis du kobler til en SharePoint-liste, heeds Access brukertillatelser for SharePoint-listen. Hvis du vil hindre uautoriserte brukere av Access-dataene, krypterer du databasen ved å angi et passord. Brukere må skrive inn passordet for å lese data fra databasen, selv om de tilgang til den ved å bruke et annet program, for eksempel Excel.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du kan beskytte dataene dine, kan du se sikre en Access 2007-database og beskyttelse og sikkerhet i Excel.

For en rask sammenligning til å bestemme hvilket produkt du skal velge, kan du bruke tabellen nedenfor.

Forklaring:    Ikon for full støtte = anbefalte Ikon for delvis støtte = akseptabel Ikon for ingen støtte = gjelder ikke 

Funksjon

Access

Excel

Kommentarer

Behandle data

Hvor mye lagringsplass

Ikon for full støtte

Ikon for full støtte

Både Access og Excel kan arbeide med millioner av radene eller postene.

Ulike datatyper

Ikon for full støtte

Ikon for full støtte

Begge fungerer bra med tekst, tall, datoer og andre vanlige datatyper.

Datavalidering

Ikon for full støtte

Ikon for delvis støtte

Begge gjør det mulig å styre dataregistrering. Access gir deg mer kontroll og fleksibilitet, for eksempel å angi data inndata maskering.

Sikkerhet

Ikon for full støtte

Ikon for full støtte

Begge kontrollere brukertilgang til dataene ved hjelp av en rekke sikkerhetsfunksjoner, for eksempel kryptering, passord, digitale signaturer og databeskyttelse.

Rik tekst og objekter

Ikon for full støtte

Ikon for ingen støtte

Access har flere nyttige funksjoner for å arbeide med rik tekst og for å lagre store objekter, for eksempel dokumenter og bilder.

Flere tabeller med relasjoner

Ikon for full støtte

Ikon for ingen støtte

Access inneholder verktøy for å opprette én-til-mange og mange-til-mange-relasjoner mellom tabeller. Du kan opprette regler som er basert på disse relasjonene for å sikre dataintegritet av dataene.

Deling av data

Ikon for full støtte

Ikon for delvis støtte

Access gjør det mulig for mange personer til å arbeide samtidig med de samme dataene, og gir robust alternativer for å oppdatere dataene, for eksempel postlåsing og konfliktløsingsfunksjoner oppløsning.

Samle og konsolidere ulike data

Ikon for full støtte

Ikon for delvis støtte

Importere, eksportere og publisere

  • Import og eksport av data.

Ikon for full støtte

Ikon for full støtte

Begge produktene importere data fra og eksportere data til en rekke eksterne datakilder, for eksempel tekst, XML og andre formater databasen og regneark.

  • Koble til eksterne data slik at du kan vise, spørre og redigere disse dataene.

Ikon for full støtte

Ikon for delvis støtte

Access kan du koble til eksterne datakilder ved hjelp av koblede tabeller, og kan fungere som et brukervennlig brukergrensesnitt til SQL Server ved hjelp av Microsoft Access-prosjekter.

  • Publisere til websider

Ikon for full støtte

Ikon for full støtte

Du kan bruke både Access og Excel til å opprette statiske og dynamiske websider. I Excel, kan du opprette dynamiske, interaktive nettsider ved hjelp av Excel Services. Du kan bruke Access til å lese, opprette, oppdatere og løse konflikter med SharePoint-lister.

Dra nytte av SharePoint-lister

Ikon for full støtte

Ikon for ingen støtte

Bruk skjemaer og rapporter

Eksportere til PDF og XPS-format

Ikon for full støtte

Ikon for full støtte

Opprette og bruke rapporter

Ikon for full støtte

Ikon for full støtte

Du kan bruke Access til raskt for å opprette rapporter, filtrere, sortere, gruppere og summere data slik du ønsker.

Opprette og bruke skjemaer

Ikon for full støtte

Ikon for delvis støtte

Du kan opprette skjemaer som gjør det enklere å legge til, endre, slette og navigere i dataene i Access.

Opprette en utskriftsfletting til masseutsendelser Produser adresseetiketter

Ikon for full støtte

Ikon for ingen støtte

Spørre etter data

Enkelt å sortere og filtrere data

Ikon for full støtte

Ikon for full støtte

Opprette ulike visninger og komplekse spørringer

Ikon for full støtte

Ikon for delvis støtte

Visualisere data

Bruk SmartArt-grafikk

Ikon for ingen støtte

Ikon for full støtte

Opprette diagrammer

Ikon for delvis støtte

Ikon for full støtte

Formatere data med betinget formatering

Ikon for delvis støtte

Ikon for full støtte

Beregne data

Utføre hva-hvis-analyse

Ikon for ingen støtte

Ikon for full støtte

Bruke funksjoner og formler

Ikon for delvis støtte

Ikon for full støtte

Bruk pivottabellvisninger og pivotdiagramvisninger til å arbeide interaktivt med data.

Ikon for delvis støtte

Ikon for full støtte

Kjøre avanserte beregninger for å få frem den informasjonen du ønsker

Ikon for delvis støtte

Ikon for full støtte

Bruke Excel hvis du kjører hovedsakelig beregninger og statistiske sammenligninger på dataene. Du kan for eksempel vise en kostnad/fordelen analyse i firmaets budsjett. Excel er ofte det beste valget for å utføre beregninger på dataene, spesielt hvis dataene er hovedsakelig numeriske; for eksempel hvis du vil vedlikeholde et budsjett for et gitt år.

Til toppen av siden

Når du bør bruke Access

Access er svært generelle sagt det beste valget når du har til å spore og postdata regelmessig, og deretter vise, eksportere eller skrive ut delsett av disse dataene. Access-skjemaer gi en mer praktisk grensesnitt enn et Excel-regneark for å arbeide med dataene. Du kan bruke Access til å automatisere handlinger som utføres ofte, og Access-rapporter gjør det mulig å summere dataene i skrevet eller elektronisk skjema. Access tilbyr flere struktur for dataene. Du kan for eksempel styre hva typene av data kan være angitt, hvilke verdier som kan angis, og du kan angi hvordan data i én tabell er relatert til data i andre tabeller. Denne strukturen hjelper deg med å sikre at de riktige typene av data angis.

Access lagrer data i tabeller som ligner mye på regneark, men Access-tabeller er utformet for avansert bruk av spørringer i forhold til data som er lagret i andre tabeller.

Bruk Access i følgende tilfeller:

  • Regner med mange personer som arbeider i databasen, og du ønsker kraftige alternativer som håndterer trygt oppdateringer til dataene, for eksempel post postlåsing og konfliktløsingsfunksjoner oppløsning.

  • Regner med at du trenger å legge til flere tabeller i et datasett som kom som en flat eller tabell.

  • Når du skal kjøre komplekse spørringer.

  • Vil produsere en rekke rapporter eller adresseetiketter.

  • Behandle kontakter    Du kan behandle kontaktene og e-postadresser, og deretter oppretter rapporter i Access eller flette dataene med Microsoft Office Word til å skrive ut brev, konvolutter eller etiketter for utskrifter.

  • Spor beholdning og aktiva    Du kan opprette en oversikt over artikler i hjemmet eller i bedriften, og lagre bilder eller andre relaterte dokumenter sammen med dataene.

  • Sporing    Du kan angi informasjon om produkter, kunder og ordrer og opprette rapporter som viser salg etter ansatt, område, tidsperiode eller en annen verdi.

  • Sporing av oppgave    Du kan spore oppgaver for en gruppe personer, og angi nye aktiviteter samtidig som andre oppdaterer eksisterende aktiviteter i samme database.

  • Organisere lending biblioteker    Du kan bruke Access til å lagre data om bøker og CDer og holde oversikt over hvem du har lånt ut de skal.

  • Arrangementsplanlegging    Du kan angi informasjon om hendelsen datoer, steder og deltakere, og deretter skrive ut tidsplaner eller sammendrag om hendelsene.

  • Mat sporing    Holde oversikt over oppskrifter, og logg diett og Øvelse aktiviteter.

Til toppen av siden

Når du bør bruke Excel

Excel kan lagre store mengder data i arbeidsbøker som inneholder ett eller flere regneark som et regnearkprogram. I stedet for å fungere som et database management system, for eksempel Access er imidlertid Excel optimalisert for dataanalyse og beregning. Du kan bruke dette fleksible programmet til å bygge modeller for å analysere data, skrive enkle og kompliserte formler for å utføre beregningen på disse dataene, pivot dataene slik du vil bruke, og presentere data i en rekke profesjonelt utseende diagrammer.

Bruk Excel i følgende tilfeller:

  • Krever en flat eller visning av dataene i stedet for en relasjonsdatabase som bruker flere tabeller, og når dataene er hovedsakelig er numeriske.

  • Ofte Kjør beregninger og statistiske sammenligninger på dataene.

  • Vil du bruke pivottabellrapporter til å vise hierarkiske data i et kompakt og fleksibelt oppsett.

  • Planlegge for å opprette diagrammer regelmessig og ønsker å bruke de nye diagramwebdelen formatene som er tilgjengelige i Office Excel 2007.

  • Vil Fremhev dataene ved hjelp av ikonene for betinget formatering, datastolper, og farge skalaene.

  • Vil utføre avanserte hva-hvis-analyse på dataene, for eksempel statistisk-, teknisk og regresjonsanalyse.

  • Du vil holde oversikt over elementer i en enkel liste, for personlig bruk eller for begrenset samarbeid formål.

  • Regnskap    Du kan bruke de kraftige beregningsfunksjonene i Excel i mange regnskapsrapporter, for eksempel en oversikt over kontantstrøm, inntektsrapport eller resultatregnskap.

  • Budsjettering    Om dine behov er privat eller relatert, kan du opprette alle typer budsjett i Excel, for eksempel en budsjettplan, et arrangementsbudsjett eller et budsjett for pensjonen.

  • Fakturering og salg    Excel er også nyttig for å administrere fakturering og salgsdata, og kan du enkelt opprette skjemaene du trenger, for eksempel salgsfakturaer, følgesedler eller innkjøpsordrer.

  • Rapportering    Du kan opprette forskjellige typer rapporter i Excel som gjenspeiler dataanalysen eller oppsummerer dataene, for eksempel rapporter som måler prosjektytelse, prognosedata, summere data eller foreliggende avviksdata.

  • Planlegging    Excel er et glimrende verktøy for å lage profesjonelle planer eller nyttige planleggere, for eksempel en ukentlig timeplan, en markedsføringsaktivitet oppslag-plan, en årets skatt eller planleggere som hjelper deg Planlegge ukentlige middager, fester eller ferier.

  • Sporing    Du kan bruke Excel til å holde orden på data i en timeliste eller en liste, for eksempel en timeliste for sporing av arbeid eller en Inventarliste som holder oversikt over utstyr.

  • Bruke kalendere    På grunn av definisjon rutenettet som Excel passer godt til å lage en hvilken som helst type kalender – for eksempel et akademisk kalender til å holde rede på aktivitetene under året skolen eller en kalender for regnskapsår til å spore business hendelser og milepæler.

Hvis Excel-maler i et av disse kategoriene er nyttig, kan du se maler for Excel på Microsoft Office Online.

Til toppen av siden

Bruke Access og Excel sammen

Noen ganger kanskje som du vil dra nytte av fordelene med begge programmene til å tilby. Hvis du for eksempel du opprettet et regneark i Excel som du kan beregne og analysere dataene, men regnearket har blitt for store og kompliserte, og mange andre brukere må ha tilgang til dataene. Nå vil du kanskje å importere eller koble regnearket til Access og bruke den som en database i stedet for å jobbe med den i Excel. Eller kanskje du har data i en Access-database som du vil opprette noen detaljert pivottabellrapporter i Excel og profesjonelt utseende Excel-diagrammer.

Uansett hvilket program du bruker først, kan du alltid overføre data fra ett program til en annen, der du kan fortsette å arbeide med den. Med eller uten en datatilkobling, kan du overføre data til Access fra Excel (og omvendt) ved å kopiere, importere eller eksportere den.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du utveksle data mellom begge programmene, kan du se Exchange (kopi, importere, eksportere) data mellom Excel og Access.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×