Bruk utskriftsfletting til masseutsending av e-postmeldinger

Bruk utskriftsfletting til masseutsending av e-postmeldinger

Hvis du ønsker å sende en melding til mange personer via e-post og du ønsker å tilpasse meldingen personlig til hver enkelt mottaker, bruker du utskriftsfletting. Du kan opprette en gruppe personlige e-postmeldinger som er formatert identisk og som bruker den samme teksten og grafikken. Bare bestemte deler av e-postmeldingen varier og tilpasses personlig. Utskriftsfletting – i motsetning til å sende en melding til en gruppe personer – gjør hver enkelt mottaker av meldingen til den eneste mottakeren.

Tre filer i utskriftsflettingen, som er et hoveddokument pluss en adresseliste som produserer sett med brev eller e-postmeldinger, konvolutter eller etiketter.

Det er tre dokumenter som må være på plass for å opprette e-postmeldinger med utskriftsfletting:

  • Hoveddokumentet
    Dette dokumentet er e-postmeldingen. Det inneholder tekst og grafikk (for eksempel en logo eller et bilde) som er identisk for alle versjonene av det flettede dokumentet.

  • Adresselisten
    Dette dokumentet inneholder dataene som brukes til å fylle ut informasjonen i dokumentet. Adresselisten inneholder for eksempel navn, og hoveddokumentet er e-postmeldingen som vil bli adressert til navnene i listen.

  • Det flettede dokumentet
    Dette dokumentet er en kombinasjon av hoveddokumentet og adresselisten. Utskriftsfletting henter informasjon fra adresselisten og setter den inn i hoveddokumentet. Resultatet er et personlig tilpasset, flettet dokument som sendes til hver enkelt person i adresselisten.

Trinn 1: Klargjør hoveddokumentet

Skriv inn meldingsteksten du vil sende til alle i Word, før du begynner. Hvis du for eksempel skal informere om et forestående arrangement, inkluderer du navn, dato, klokkeslett og sted for arrangementet. Disse detaljene er viktig å vite for alle.

  • I Start e-postfletting-gruppen på Masseutsendelser-fanen velger du Start e-postmelding > E-postmeldinger.

    Skjermbilde av Masseutsendelse-fanen i Word som viser kommandoen Start utskriftsfletting, samt listen over tilgjengelige alternativer for typen fletting du vil kjøre.

Trinn 2: Sett opp adresselisten

For å sende e-postmeldinger må et MAPI-kompatibelt e-postprogram som Outlook eller Gmail være installert. Hvis du bruker Outlook MAPI, må du kontrollere at versjonene av Word og Outlook er de samme.

Adresselisten er datakilden. Det kan være en mappe med Outlook-kontakter, en Access-database, eller en Office-adresseliste. Den inneholder postene som Word henter informasjon fra til å opprette e-postmeldingene dine.


Tips

Trinn 3: Koble adresselisten til e-postmeldingen

Nå er det på tide å velge mottakere fra en datakilde (en adresseliste). Kontroller at datakilden har en kolonne for e-postadresser og at det er en e-postadresse for hver person du sender e-posten til.

  1. I Start utskriftsfletting-gruppen på Masseutsendelser-fanen velger du Velg mottakere, og velger deretter et alternativ.

  2. Gjør noe av følgende:

    • Hvis du ikke har en adresseliste, velger du Lag en ny liste og oppretter en.

      eller

    • Hvis adresselisten er i et Excel-regneark, en Access-database eller en annen type datafil, velger du Bruk en eksisterende liste. Deretter går du til listen og velger Åpne.

      eller

    • Hvis du bruker Outlook-kontaktene dine, velger du Velg blant Outlook-kontaktene.

  3. Velg Fil > Lagre som.

  4. Skriv inn et filnavn i Filnavn-boksen, og velg deretter Lagre.


Redigere adresselisten

Hvis du sender e-postmeldinger til alle på listen, går du til Trinn 4: Legge til personlig tilpasset innhold i e-postmeldingen. Hvis du vil sende e-postmeldinger bare til bestemte personer på listen, kan du begrense listen ved å følge fremgangsmåten under Redigere adresselisten.

  1. Velg Rediger mottakerlisten.

    Skjermbilde av Masseutsendelse-fanen i Word som viser kommandoen Rediger mottakerliste som uthevet.

  2. Merk av for navnene på personene som du vil skal motta e-postmeldingen.

    Velge rader ved å aktivere avmerkingsboksen

Du kan også sortere eller filtrere listen for å gjøre det enklere å finne navn og adresser.

Trinn 4: Legge til personlig tilpasset innhold i e-postmeldingen

Tilpass hver enkelt e-postmelding ved å legge til en persons navn og adresse. Anbefalt fremgangsmåte for å legge til disse detaljene, er å sette inn flettefelt i hoveddokumentet.

  1. Velg Adresseområde i Skriv og sett inn felter-gruppen på Masseutsendelser-fanen.

    Sette inn flettefelt for adresseområde

  2. I dialogboksen Sett inn adresseområde velger du et format for mottakerens navn slik det skal vises i e-postmeldingen.

    Alternativer for adresseområde

  3. Velg OK for å sette inn flettefeltet.

  4. I Skriv og sett inn-gruppen velger du Hilsen.

    Skjermbilde av Masseutsendelse-fanen i Word som viser kommandoen Velkomstmeldinglinje som uthevet.

  5. I Sett inn hilsen-dialogboksen velger du formatet du vil bruke.

  6. Velg OK for å sette inn flettefeltet.

  7. Velg Fil > Lagre for å oppbevare e-postene.

    Merknad: Du må formatere e-post manuelt når du har satt inn felt.

Du kan også legge til andre felter fra datakilden i e-postadressen. Du finner mer informasjon om dette under Sett inn felter for utskriftsfletting.

Kontroller feltnavn for fletting

    Kontroller at Word finner navnene og adressene i adresselisten.

    1. Velg Samsvarsfelter i Skriv og sett inn felter-gruppen på Masseutsendelse-fanen.

      Tips!: Flettefelter kan også åpnes fra Sett inn adresseområde-dialogboksen du brukte til å legge til et adresseområde i hoveddokumentet.

    2. I Samsvarsfelter-dialogboksen kontrollerer du at postene som vises i listen, samsvarer med navnene på kolonneoverskriftene for postene i adresselistedatakilden.

      Dialogboksen Tilordne felt

      Merknad: Det finnes to kolonner i dialogboksen. Den venstre kolonnen er for eksempel en liste over vanlige navn i en forretningsoppføring. Den høyre kolonnen er feltnavnet for fellesnavnet som er tilordnet en kolonneoverskrift i datakildefilen.

    3. Gjør noe av følgende:

      • Hvis de viste feltnavnene samsvarer med kolonneoverskriftene du brukte for postene i adresselistedatakilden, trenger du ikke gjøre noe.

        eller

      • Hvis (ingen samsvar) vises i et feltnavn som du forventet skulle samsvare med en kolonneoverskrift i datakilden, velger du PIL NED-tasten, og deretter velger du feltnavnet i adresselistedatakilden. Gjenta etter behov.

    4. Velg OK.


    Formater felt for utskriftsfletting

    Hvis du vil endre skrift, størrelse eller avstand for det flettede innholdet, velger du navnet på det flettede feltet og foretar de ønskede endringene.

    1. Masseutsendelser-fanen i Forhåndsvis resultater-gruppen velger du Forhåndsvis resultater for å bytte fra de flettede resultatene tilbake til flettefeltene i brevet.

      I Word, på Masseutsendelser-fanen, i Forhåndsvis resultater-gruppen.

    2. Velg feltnavnet for flettingen.

      Merket adresseområdefelt

    3. Hjem-fanen velger du skriften og skriftstørrelsen du vil bruke.

      I Word, på Hjem-fanen i Skrift-gruppen, velger du en skrift og en skriftstørrelse.

    4. Sideoppsett-fanen (Word 2013) eller Oppsett-fanen (Word 2016), velger du hvilken avsnittsavstand du vil bruke.

      I Word, på Oppsett-fanen i Avsnitt-gruppen, angir du linjeavstanden.

      Merknad: Fordi Word behandler hver linje i et adresseområde som et avsnitt, er det best å redusere avstanden mellom linjene.

Trinn 5: Forhåndsvise og fullføre

Når du legger til flettefeltene i hoveddokumentet, er du klar til å forhåndsvise resultatene av flettingen. Når du er fornøyd med forhåndsvisningen, fullfører du flettingen.

  1. Velg Forhåndsvis resultater, og velg deretter Neste Neste innspillingsknapp for utskriftsfletting for forhåndsvisning av resultatet eller Forrige Forrige innspillingsknapp for utskriftsfletting for forhåndsvisning av resultatet for å sikre at navnene og adressene i brødteksten i brevet ser riktig ut.

    Skjermbilde av Masseutsendelse-fanen i Word som viser gruppen Forhåndsvisning av resultater.

    Tips!:  Hvis du vil gå til begynnelsen av listen, velger du Første Første innspillingsknapp for utskriftsfletting for forhåndsvisning av resultatet -knappen, og hvis du vil gå til slutten av listen, velger du Siste Siste innspillingsknapp for utskriftsfletting for forhåndsvisning av resultatet -knappen.

  2. Velg Fullfør og slå sammen > Send e-postmeldinger.

    Skjermbilde av Masseutsendelse-fanen i Word som viser kommandoen Fullfør og slå sammen, og tilhørende alternativer.

  3. I Til-boksen velger du navnet på kolonnen for e-postadresse i listen.

    Merknad: Word sender en melding til hver enkelt e-postadresse. Du kan ikke angi kopi eller blindkopi til andre mottakere, og du kan ikke legge til vedlegg i e-postmeldingen.

  4. I Emnelinje-boksen skriver du inn en emnelinje for meldingen.

  5. I E-postformat-boksen velger du HTML (standardinnstillingen) eller Ren tekst for å sende dokumentet som brødteksten i e-postmeldingen.

    Viktig: Hvis du sender e-postmeldingen som ren tekst, inneholder ikke hoveddokumentet tekstformatering eller grafikk.

  6. Gjør ett av følgende under Send poster:

    • Godta standardinnstillingen for å slå sammen og sende alle poster.

      eller

    • Velg Gjeldende post, så sendes bare posten som vises på skjermen, i meldingen.

      eller

    • Velg det siste alternativet, og i Fra-boksen skriver du inn postnummeret som skal starte flettingen. I Til-boksen skriver du inn postnummeret som skal avslutte flettingen.

      Merknad: En e-post blir ikke sendt til de som har et postnummer som ikke er inkludert i Fra-Til-området.

  7. Klikk OK for å kjøre e-postfletting.

Trinn 6: Lagre den personlig tilpassede meldingen

Lagre meldingen hvis du skal bruke den til flere utskriftsflettinger.

Når du lagrer hoveddokumentet, lagrer du også koblingen mellom dokumentet og datakilden du valgte. Neste gang du åpner hoveddokumentet, ber Word deg om å velge om du vil beholde tilkoblingen til datakilden.

  • Hvis du velger Ja, åpnes dokumentet og viser informasjonen som er slått sammen med den første posten.

  • Hvis du velger Nei, oppheves koblingen mellom hoveddokumentet og datakilden. Hoveddokumentet for e-postmeldingen blir et standard Word-dokument.

Se også

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×