Beste fremgangsmåter i Outlook for Mac 2011: Konfigurer Outlook til å arbeide for deg

Denne artikkelen er en del av en serie Beste fremgangsmåter i Outlook for Mac 2011. Hvis du vil vite mer om de enkelte delene i serien, kan du klikke koblingene under Se også nederst på siden.

Konfigurer Outlook for Mac 2011: oppsettet

Det første trinnet i følge disse beste fremgangsmåtene er å konfigurere et system for å optimalisere hvordan du bruker Outlook for Mac 2011. Det regnes som beste fremgangsmåte å ha:

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du konfigurerer det anbefalte oppsettet, kan du se delen Vanlige spørsmål på slutten av denne artikkelen.

Mapper

Det regnes som beste fremgangsmåte å ha:

  • En innboks for meldinger du må behandle (ta deg av). Innboksen din er for meldinger som sendes direkte til deg, eller som kan være viktige for deg å lese. Hvis du mottar mange meldinger som går frem og tilbake mellom flere forskjellige personer, endrer du til samtalevisning. Ellers kan du bruke datosortering (standardsorteringen).

  • En enkelt referansemappe under Innboks for alt referansemateriale du kanskje vil gå tilbake til senere. Ingenting arkiveres automatisk (det vil si med en regel) i denne mappen. Kall denne mappen 1-Referanse. (Når du legger til 1-, blir den det første elementet under Innboks.) Denne mappen opprettes under Innboks slik at du kan skjule Innboks og fjerne den fra visningen.

    Merknad   Hvis denne mappen blir for stor (10 000 elementer eller mer), kan Outlook for Mac 2011 bli tregere når du bytter til denne mappen.

  • En mappe for karrièrerelaterte, private og personlige meldinger. En egen mappe for personlig og karrièrerelatert informasjon gir deg frihet til å søke etter en melding mens noen står ved siden av deg uten å bekymre deg om at en personlig sensitiv melding vil vises. Kall denne mappen 2-Personlig.

    Ledere kan ha en enkelt mappe for tilbakemelding om de ansatte som heter 3-Ledelse.

  • Et sett med mapper for kontaktgruppemeldinger. Alle meldinger som sendes til kontaktgrupper (også kalt listeservere, e-postlister eller distribusjonslister), må ikke nødvendigvis leses. Dette settet med mapper er oppbevaringsstedet for alle kontaktgruppemeldinger som ikke leveres automatisk til innboksen. Opprett en enkel mappe på øverste nivå under Innboks som heter Kontaktgrupper, og opprett deretter en undermappe for hvert emne for Kontaktgrupper. Vanligvis er én mappe per kontaktgruppe nok, men hvis du er på flere relaterte kontaktgrupper, bør du vurdere å få alle meldingene levert til samme mappe. Skjul Kontaktgruppe-mappen på øverste nivå slik at du ikke blir forstyrret av uleste meldinger i mappene under.

    Merknad    Hvis du må lese hver melding på en kontaktgruppe, må du ikke opprette en mappe for den. Disse meldingene skal gå direkte til innboksen.

Smarte mapper   

Smarte mapper, også kalt søkemapper, er nyttige for å innhente informasjon fra ulike e-postmapper. Smarte mapper kan være spesielt nyttige når du har behov for å samle inn informasjon som er lagret i forskjellige mapper, for eksempel når du forbereder deg for et kvartalsvis møte.

Smarte mapper

Hvis du mottar en stor mengde meldinger (over 200 om dagen), kan søkemapper være en god metode for å analysere e-postmeldinger fra ulike avsendere.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du konfigurerer smarte mapper, kan du se delen Vanlige spørsmål på slutten av denne artikkelen.

Regler

Målet med å organisere Outlook er å redusere mengden unødvendig «støy» i innboksen og å fremheve de viktigste elementene. Regler kan bidra til denne prosessen ved å flytte meldinger til mapper basert på vilkår du angir. Regler filtrerer meldinger som kommer til innboksen, for å bare finne elementer som må leses.

Det regnes som beste fremgangsmåte å ha følgende regler (du finner informasjon om hvordan du konfigurerer disse reglene i Vanlige spørsmål på slutten av denne artikkelen):

  • Til: Meg    Alle meldinger som er sendt direkte til deg eller med deg på kopilinjen, sendes til innboksen og behandles ikke av andre regler, selv om det også er sendt til en kontaktgruppe.

  • Kontaktgrupper    Alle e-postmeldinger som er sendt til en kontaktgruppe, blir sendt til en kontaktgruppemappe – med mindre nøkkelordene indikerer at den er viktig for deg – i så fall sendes den til innboksen. Flere kontaktgrupper som ligner, bør bruke samme regel og arkiveres i samme mappe. Hvis du er medlem av en kontaktgruppe der du må lese hver melding, må du ikke opprette en regel for den. Alle meldinger som du må lese, bør gå direkte til innboksen.

Meldinger

Hvis du mottar mange meldinger eller lett blir forstyrret av varsellyden for innkommende meldinger, anbefaler vi å slå av følgende alternativer:

Du kan endre disse innstillingene i Outlook-menyen ved å klikke Innstillinger og deretter Varsler og lyder. Fjern alle avmerkingene under Meldingsankomst.

Melding mottas

Kategorier

Ved hjelp av kategoriene i Outlook for Mac 2011 kan du behandle elementer på mange forskjellige måter. Det finnes tre hovedtyper av kategorier vi anbefaler å opprette:

  • Prosjekt (kan omfatte personer)

  • Emne

  • Plassering eller aktivitet

Kategorier er ikke et nødvendig aspekt av dette systemet, men de kan gjøre livet ditt enklere hvis du bruker dem konsekvent. De kan for eksempel gjøre det enklere å identifisere hva du kan gjøre nå og hjelpe deg med å gruppere lignende oppgaver slik at du kan gjøre dem samtidig.

Slik oppretter du kategorier:

  • Klikk KategoriserHjem-fanen, og klikk deretter Legg til ny.

Det regnes som beste fremgangsmåte å ha en kategori for følgende:

  • Hver av de direkte rapportene og din overordnede for elementer som du vil se gjennom til neste møte (for eksempel en kategori kalt 1:1 Leder).

  • Hver av de viktigste plasseringene eller typene aktiviteter du utfører slik at du kan utføre massehandlinger (en nyttig del av behandling av aktiviteter), for eksempel:

    @Pendling    for oppgaver du kan utføre på vei hjem fra jobb.

    @E-post    for aktiviteter som omfatter e-postmeldinger, møter eller andre aspekter av Outlook for Mac 2011.

    @Hjem    for oppgaver du bare kan gjøre hjemme.

    @Møte    for elementer du trenger for å forberede deg til et møte.

    @Frakoblet    for oppgaver som gjør at du må forlate datamaskinen, for eksempel å ta en kopi av et dokument.

    @Pålogget    for oppgaver du bare kan utføre på nett eller via en nettleser.

    @Telefon    for samtaler du må foreta eller motta.

    @Lese    for oppgaver som bare involverer lesing – ikke svar. Denne kategorien er nyttig for lange meldinger eller vedlegg du må lese, men ikke har tid til umiddelbart.

    @Venter    for meldinger eller oppgaver du venter på svar på, men det er ingen eksplisitt neste handling for deg.

    Outlook-kategorier

    Merknad   @-symbolet gjør at kategoriene skiller seg ut i kategorilisten. Hvis du setter @ før enkelte kategorier, er det med på å holde dem øverst på kategorilisten og minne deg på hvor du bør være når du utfører denne oppgaven (for eksempel @Telefon er på telefonen).

  • Hvert viktige emne eller prosjekt, slik at du enkelt kan finne meldinger om et bestemt emne – spesielt hvis det ikke er noen ord i meldingsteksten eller emnet som gjør at den vil vises i et søk.

  • Viktige elementer som må gjøres i dag og ikke kan utsettes til en annen dag.

    Merknad   Du kan bruke flere kategorier på ett element – i motsetning til arkivering, der elementer bare kan finnes i én mappe om gangen. For eksempel kan en viktig melding som du vil diskutere med din overordnede før du svarer, kategoriseres både med @E-post-kategorien og 1:1 Leder-kategorien.

Som du vil, se bidrar kategorier til å gjøre søk mer effektivt, og hjelper deg med å gjøre deg klar for møter.

Merknad   Vær svært forsiktig med å kategorisere utgående meldinger – det er ikke sikkert at mottakerne ser kategoriene dine. Hvis mottakerne ikke bruker Outlook for Mac 2011 eller Exchange Server 2010, kan de se kategoriene du angir.

Se også

Beste fremgangsmåter i Outlook for Mac 2011: God tidsstyring

Beste fremgangsmåter i Outlook for Mac 2011: Behandle meldinger i innboksen på en effektiv måte

Beste fremgangsmåter i Outlook for Mac 2011: Styr tidsbruken med en daglig gjennomgang

Beste fremgangsmåter i Outlook for Mac 2011: Utfør arbeidet ved hjelp av Oppgaver

Beste fremgangsmåter i Outlook for Mac 2011: Finn en melding!

Beste fremgangsmåter i Outlook for Mac 2011: Skrive flotte e-poster

Beste fremgangsmåter i Outlook for Mac 2011: Kalendere og møter

Beste fremgangsmåter i Outlook for Mac 2011: Vanlige spørsmål

Gjelder for: Outlook for Mac 2011



Var denne informasjonen nyttig?

Ja Nei

Hvordan kan vi forbedre det?

255 gjenstående tegn

Du må ikke inkludere kontaktinformasjon i tilbakemeldingen. Se gjennom våre retningslinjer for personvern.

Takk for tilbakemeldingen!

Støtteressurser

Endre språk