Arkivere data fra Access

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Du kan bidra til å holde dataene dine ordnet etter arkivere gamle eller inaktiv poster med jevne mellomrom. Tenk deg at du bruker Access til å administrere en lånebibliotek. Du kan ha en tabell som sporer lån transaksjoner, med et felt som inneholder datoen elementet ble løper opptatt og et felt som inneholder datoen det ble returnert. Oppbevaringspolicy for record er kanskje å arkivere lån transaksjon poster ett år etter elementets ENTER, og til å ødelegge postene etter to år.

Du kan arkivere alle tabeller i en database, bestemte tabeller eller bare bestemte poster, for eksempel postene som er eldre enn en bestemt dato. Dette emnet forklarer hvordan du arkivere data.

I denne artikkelen

Oversikt

Flytte poster til en arkivtabell regelmessig

Erstatte en tabell regelmessig

Erstatte alle tabeller regelmessig

Oversikt

Du bør vurdere å arkivere data når du har data som du ikke har tenkt å bruke lenger, og du vil beholde dataene praktiske i tilfelle du trenger den. Du kan ha en policy som leder, for eksempel en policy for dataoppbevaring planene arkiv.

Arkivering brukes ofte til å lagre data basert på en betingelse dato, for eksempel slutten av en måned levert.

Måter å arkivere data på

Tabellen nedenfor viser måter å arkivere data, når du skal bruke hver metode og andre faktorer.

Metode

Beskrivelse

Bruk når...

Andre hensyn

Flytte poster til en arkivtabell regelmessig

Regelmessig, kan du kjøre en spørring som velger dataene du vil arkivere, og legger til dataene i et arkivtabellen. Deretter kan du kjøre en spørring som velger de samme dataene (fra den opprinnelige tabellen), og sletter den.

Noen av postene i en tabell oppfyller betingelsen du bruker til å avgjøre om du skal arkivere.

EKSEMPEL: Du vil arkivere bibliotektransaksjoner (utsjekkinger) hvis innsjekkingsdatoen er minst et år gammel.

  • Må kanskje omgå referanseintegritet, spesielt hvis postene som du vil arkivere er på "én"-siden av en én-til-mange-relasjon.

  • Hvis du må bruke parametere i spørringene, bør du lage et skjema for å håndtere parameterne. Ellers risikerer du tap av data.

Erstatte en tabell regelmessig

Med jevne mellomrom, lage en arkivkopi av en bestemt tabell, og deretter erstatte tabellen med en ny, tom kopi.

Alle poster i en tabell oppfyller betingelsen du bruker til å avgjøre om du vil arkivere.

Eksempel: du har en tabell som lagrer daglige temperatur ytterpunktene. Hvert år du arkivere tabellen og start på nytt med en tom liste.

  • Må kanskje omgå referanseintegritet.

Erstatte alle tabeller regelmessig

Du starter med en delt database (en database som består av: en bakdatabase-fil som inneholder alle tabellene, og en frontdatabasen-fil som inneholder alle de andre databaseobjektene). Med jevne mellomrom, lage en arkivkopi av bakdatabasen, og deretter erstatte bakdatabasen med en ny, tom.

Alle postene i de fleste tabellene i databasen din oppfyller betingelsen du bruker til å avgjøre om du vil arkivere.

Eksempel: databasen består av flere tabeller med ulike typer meteorological data. Hvert år arkivere du alle tabellene.

  • Hvis du har en hvilken som helst oppslagstabeller (tabeller som du bruker til å lagre verdier for å søke etter, for eksempel postnumre eller avdelinger), må du kanskje å importere dataene til den nye bakdatabasen.

  • Du kan ikke bruke en makro for denne metoden. Du må arkivere databasen manuelt.

Omgå referanseintegritet

Hvis postene som du vil arkivere er relatert til postene i andre tabeller, må du kanskje omgå relasjonen. Hvis postene som du vil arkivere "underordnede" poster (de hører til "mange"-siden av en én-til-mange-relasjon ), kan du sannsynligvis trygt arkivere dem uten å bekymre deg. Hvis poster som du vil arkivere, "parent" poster (de hører til "én"-siden av en én-til-mange-relasjon ), når du arkiverer dem de relaterte "underordnet" postene mai:

  • De underordnede postene forhindrer deg fra å slette de overordnede postene. Dette kan skape problemer hvis du allerede har føyd til de overordnede postene i arkivtabellen.

    - eller -

  • Bli "linjer" – poster som tilhører en "parent" som ikke finnes. Dette kan forårsake problemer med dataintegritet og ulike funksjonalitet i databasen som bruker "Løs linje"-poster.

Gjør følgende for å ta hånd om referanseintegritet:

  1. Finne ut hvilke "underordnede" poster hører til oppføringene du vil arkivere. Hvis du for eksempel hvis jeg vil arkivere poster anleggsmidler som jeg låne bort på biblioteket, fastslå jeg først om det finnes noen transaksjoner åpen på disse aktiva, det vil si om aktivas er sjekket ut, men ikke returnert.

  2. Gjør ett av følgende:

    • Hvis den underordnede posten alltid trygt kan slettes, må du sikre at relasjonen opprettholder referanseintegritet ved å bruke gjennomgripende sletting. Dette sikrer at alle relaterte underordnede poster slettes.

    • Hvis postene "underordnede" ikke kan alltid trygt slettes, kan du vurdere å arkivere alle tabellene i databasen.

    • Lag en spørring som velger overordnede poster som ikke har underordnede poster. Bruk deretter denne første spørringen til å lage arkivspørringene (se avsnittet Flytte poster til en arkivtabell regelmessig) i stedet for å bruke den overordnede tabellen.

      Tips!: Du kan bruke spørringsveiviseren til å finne unike poster. For mer informasjon, kan du se artikkelen sammenligne to tabeller og søke etter poster uten treff.

Til toppen av siden

Flytte poster til en arkivtabell regelmessig

Først velger du en tom kopi av tabellen som inneholder oppføringene du vil arkivere. Denne ny, tom tabell er arkivtabell. Deretter oppretter du en tilføyingsspørring for å kopiere poster fra den opprinnelige tabellen til arkivtabellen. Deretter oppretter du en slettespørring for å fjerne arkiverte postene fra den opprinnelige tabellen. Til slutt kan du opprette en makro som kjører begge spørringer. Når du vil arkivere poster, kan du kjøre makroen.

Tips!: Du kan knytte en makro til en knapp i et skjema, slik at når knappen klikkes, kjøres makroen.

Trinn 1: Opprette en arkivtabell

Trinn 2: Opprette en spørring som kopierer data til arkivtabellen

Trinn 3: Opprette en slettespørring som fjerner de samme dataene fra den opprinnelige tabellen

Trinn 4: Opprette en makro som kjører begge spørringer

Trinn 1: Opprette en arkivtabell

Hvis du vil holde alle arkiverte postene i én tabell, bare gjør du dette trinnet én gang. Arkivtabellen som du oppretter i dette trinnet skal inneholde alle de arkiverte postene.

Hvis du vil ødelegge gamle arkivtabellen når du oppretter en ny, trenger du ikke utføre dette trinnet. Du kan bruke en lag-tabell-spørring i stedet for en tilføyingsspørring til å kopiere dataene til arkivtabellen. Hvis du vil gjøre dette, gå til trinn 2.

Hvis du vil bruke en ny arkivtabell hver gang du arkiv og du vil beholde de gamle arkiv-tabellene, gi gamle arkivtabellen før du oppretter en ny. Hvis du arkiverer basert på en dato, vurderer naming gamle arkiv tabellene i henhold til datointervallet de representerer.

Merknad: Hvis du oppretter en ny arkivtabell hver gang og behold den gamle, må du gi det gamle arkivet før du kjører spørringer.

  1. Velg tabellen som inneholder postene som skal arkivere, trykker du CTRL + C, og trykk deretter CTRL + V i navigasjonsruten.

  2. Velg Bare struktur under Alternativer for innliming i dialogboksen Lim inn tabell som.

  3. Slett ordene Kopi av, og tilføy et understrekingstegn og ordet "arkiv" til det eksisterende tabellnavnet i Tabellnavn-boksen, og klikk deretter OK. Hvis den opprinnelige tabellen for eksempel har navnet Transaksjoner, gir du arkivtabellen navnet Transaksjoner_arkiv.

    Lim inn tabell som

Trinn 2: Opprette en spørring som kopierer data til arkivtabellen

  1. Velg kategorien Opprett, gruppen Annet, og klikk Spørringsutforming.

  2. Bruk dialogboksen Vis tabell til å legge til tabellen som inneholder postene du vil arkivere. Lukk dialogboksen Vis tabell.

  3. Dobbeltklikk stjernen (*) i tabellen du nettopp la til, i spørringsutformingsvinduet. Tabellnavnet og en stjerne vises i første kolonne i spørringsutformingsrutenettet.

    Merknad: Stjernen angir at spørringen skal inkludere alle feltene fra tabellen i spørringsresultatene. Hvis felt legges til i eller fjernes fra tabellen når du bruker stjernen, justeres spørringsresultatene tilsvarende.

  4. Dobbeltklikk feltet du vil bruke til å angi en betingelse som poster skal oppfylle før du arkivere dem i spørringsutformingsvinduet. Hvis transaksjonstabellen har et felt kalt merket i dato, og du vil arkivere alle poster der denne datoen er mer enn ett år gamle, kan du for eksempel dobbeltklikke innstillingen for Checked i dato. Feltet vises i den neste tomme kolonnen i utformingsrutenettet for spørringen.

    Spørringsutformingsrutenettet

    Gjenta dette trinnet hvis du vil bruke vilkår med flere felt.

  5. Bruke vilkår-raden til å angi vilkår for feltene som du nettopp la til. Du kan for eksempel angi at den merket i datoen må være tidligere enn 1st januar 2008 ved hjelp av uttrykket < #1/1/2008 # i vilkår-raden.

    Hvis vilkårsverdiene endres hver gang du arkiverer, bør du lage spørringen slik at den ber om inndata. Du kan gjøre dette ved å bruke en parameter i Vilkår-raden, slik at spørringen ber om inndata. Du bruker en parameter ved å bruke et uttrykk på vanlig måte, men i stedet for å angi en bestemt verdi, bruker du et kort spørsmål i hakeparenteser. Du kan for eksempel bruke uttrykket <[Arkiver transaksjoner som er fullført før:] slik:

    Parameteruttrykk

    Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker parametere, kan du se artikkelen lage en spørring som ber om inndata.

    Det kan også være aktuelt å bruke eller-raden til å angi alternative betingelser. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker vilkår, kan du se artikkelen Eksempler på spørringsvilkår.

    Tips!: Hvis du bruker et datofelt til å angi vilkår, og du vil arkivere alle poster som er eldre enn gjeldende dato, angir du <Date() i Vilkår-raden for datofeltet.

  6. Gjør ett av følgende:

    • Hvis du allerede har opprettet arkivtabellen, trenger du en tilføyingsspørring til å legge til angitte poster i denne tabellen.

      1. Klikk Tilføy i Spørringstype-gruppen i kategorien Utforming.

      2. Velg navnet på arkivtabellen i Tabellnavn-boksen i dialogboksen Tilføy, og klikk deretter OK.

        Tilføy til

        Tilføy til-raden vises i spørringsutformingsrutenettet.

      3. Tøm Tilføy til-raden for alle felt du har brukt til å angi vilkår. (Det er bare stjernen som skal ha en verdi for Tilføy til.)

        Tilføy til-raden i spørringsutformingsrutenettet

    • Hvis du ikke har opprettet arkivtabellen, trenger du en lag tabell-spørring for å opprette arkivtabellen ved hjelp av de angitte postene.

      1. Klikk Lag tabell i Spørringstype-gruppen i kategorien Utforming.

      2. I dialogboksen Lag tabell-, i Tabellnavn-boksen skriver du inn navnet på tabellen, og klikk deretter OK.

  7. Trykk CTRL+S for å lagre spørringen.

Trinn 3: Opprette en slettespørring som fjerner de samme dataene fra den opprinnelige tabellen

  1. Velg kategorien Opprett, gruppen Annet, og klikk Spørringsutforming.

  2. Bruk dialogboksen Vis tabell til å legge til tabellen som inneholder postene du vil arkivere. Lukk dialogboksen Vis tabell.

  3. Dobbeltklikk stjernen (*) i tabellen du nettopp la til i spørringsutformingsvinduet. Tabellnavnet og en stjerne vises i den første kolonnen i utformingsrutenettet for spørringen.

  4. Dobbeltklikk de samme feltene du brukte til å angi en betingelse i tilføyingsspørringen, i spørringsutformingsvinduet.

  5. Bruk Vilkår-raden til å angi vilkår for feltene du nettopp la til. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker vilkår, kan du se artikkelen Eksempler på spørringsvilkår.

    Viktig: Hvis Tilføy eller lag tabell-spørringen brukt en parameter, så du bør slettespørringen. I tillegg må du kontrollere at du legger inn den samme verdien for begge spørringer. Hvis du angir ulike parameterverdier, kan du miste data. Hvis du vil unngå tap av data, bør du vurdere å bruke et skjema til å samle inn verdiene og gjøre spørringene spør skjemaet for inndataverdiene. For mer informasjon, kan du se artikkelen lage en spørring som ber om inndata.

  6. Klikk Slett i Spørringstype-gruppen i kategorien Utforming.

    Slett-raden vises i spørringsutformingsrutenettet.

    Slett-raden i spørringsutformingsrutenettet

  7. Trykk CTRL+S for å lagre spørringen.

Trinn 4: Opprette en makro som kjører begge spørringer

  1. Klikk Makro i Annet-gruppen i kategorien Opprett. Hvis denne kommandoen er utilgjengelig, klikker du pilen under en av knappene Modul eller Klassemodul, og deretter klikker du Makro.

  2. Velg OpenQuery i den første raden i utformingsrutenettet makroen i handling-kolonnen.

    Makrohandlingen Åpne spørring

  3. Nederst i rutenettet under Handlingsargumenter, i boksen Navn på spørring, velger du (Tilføy eller lag tabell-) spørringen som du opprettet i trinn 2 fra fra rullegardinlisten.

    Åpne spørringsargument i handling i spørringsmakro

  4. Velg OpenQuery i den andre raden i utformingsrutenettet makroen i handling-kolonnen.

  5. Velg slettespørringen fra fra rullegardinlisten nederst i rutenettet under Handlingsargumenter, i boksen Navn på spørringen.

    Makroen skal se omtrent slik ut:

    Makro klar til å lagre

  6. Trykk CTRL+S for å lagre makroen.

    Kjør makroen når du vil arkivere poster.

Til toppen av siden

Erstatte en tabell regelmessig

Hvis du alltid vil arkivere alle dataene i en tabell, kan du ikke behøver å bruke spørringer eller makroer. Som et alternativ, kan du erstatte tabellen med jevne mellomrom med en tom kopi.

Viktig: Hvis tabellen du arkiverer, er relatert til andre tabeller, må du kanskje omgå referanseintegritet.

  1. I navigasjonsruten, velger du tabellen du vil arkivere, trykker du CTRL + C, og trykk deretter CTRL + V.

  2. Velg Bare struktur under Alternativer for innliming i dialogboksen Lim inn tabell som, og klikk deretter OK.

    Access navngir kopien kopi av opprinnelige tabellnavn.

  3. Høyreklikk den opprinnelige tabellen i navigasjonsruten, og klikk deretter Gi nytt navn på hurtigmenyen som vises.

    Gi tabellen et navn som angir hva den inneholder, for eksempel "DailyTemperatureExtremes_archive_2007".

  4. I navigasjonsruten, høyreklikk den tomme kopien, og klikk deretter Gi nytt navn på hurtigmenyen som vises.

    Gi tomme kopien opprinnelige tabellnavnet.

Til toppen av siden

Erstatte alle tabeller regelmessig

Hvis du bruker en delt database, kan du regelmessig erstatte alle tabellene ved å erstatte bakdatabasen med en tom kopi.

Først må klargjøre du tomme kopien. Med mindre databaseutformingen endres, kan du bruke denne kopien hver gang du arkiverer. Deretter, når du vil arkivere, du gi nytt navn til den eksisterende bakdatabasen for å angi at det er et arkiv og lagre deretter tom kopien som den nye bakdatabasen.

Klargjøre en tom kopi av en bakdatabase

Importere Tabelldefinisjonene for alle tabellene i bakdatabasen.

  1. Opprette en ny, tom database. Slette Tabell1.

  2. Klikk Access i gruppen Importer i kategorien Eksterne Data.

  3. Velg Importer tabeller, spørringer, skjemaer, rapporter, makroer og moduler til den gjeldende databasen i dialogboksen Hent eksterne Data, og klikk deretter Bla gjennom.

  4. Velg bakdatabasen i dialogboksen Åpne fil. Klikk Åpne for å lukke dialogboksen Åpne fil, og klikk deretter OK.

  5. Klikk Alternativer i dialogboksen Importer objekter.

  6. Velg Bare definisjon under Importer tabeller.

  7. Klikk Merk alt, klikk OK, og klikk deretter Lukk i kategorien Tabeller.

Legg deretter til data i eventuelle oppslagstabeller i den tomme kopien. Gjør følgende for hver oppslagstabell:

  1. Koble til oppslagstabellen i den eksisterende bakdatabasen.

  2. Lag en tilføyingsspørring som legger til alle poster fra originalen i kopien.

Erstatte bakdatabasen med en tom kopi

Først, gi nytt navn til den eksisterende bakdatabasen for å angi at det er nå et arkiv.

Deretter åpner tomme kopien, og lagre den ved hjelp av det opprinnelige navnet bakdatabasen.

  1. Klikk Microsoft Office-knappen Office-knappen , og velg deretter Lagre som. Lagre som-menyen åpnes.

  2. Klikk Access 2007-database under Lagre databasen i annet format.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×