Arbeidsflyteksempel: Sende en varselsmelding

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Hvis den nyeste informasjonen om hvordan du oppretter varsler for varsel kan du se opprette et varsel eller abonnere på en RSS-feed. Hvis du bruker SharePoint Online lister, kan du også bruke flyter til å opprette varsler via e-post og andre kanaler. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se legge til en flyt til en liste i SharePoint Online.

Merknad: Dette emnet informasjon relatert til SharePoint 2007 bare.

Oppdatert desember 12, 2016

Hvis du vil lære mer om arbeidsflyter, kan du se Innføring i SharePoint-arbeidsflyt.

Viktig: Hvis du vil opprette en arbeidsflyt, må området ligge på en server som kjører Windows SharePoint Services 3.0 eller Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Før du begynner

Gruppen bruker biblioteket Delte dokumenter til å samarbeide om dokumenter, og gruppen bruker en Tilordnet til-kolonne for å holde rede på hvem dokumenter er tilordnet til. I stedet for at alle medlemmer av gruppen kontinuerlig må undersøke gruppeområdet for å se om de har fått nye dokumenter tilordnet, vil du opprette en arbeidsflyt som automatisk sender en e-postmelding til gruppemedlemmer når de mottar en tilordning. Du kan raskt gjøre dette med en arbeidsflyt med ett trinn.

Kanskje du vurderer å bruke et varsel? Varsler er utstyr med flere alternativer, du kan for eksempel motta et varsel når et element legges til eller endres. Men du kan ikke definere et varsel for når en bestemt kolonne endres til en bestemt innstilling. Med et varsel kan du heller ikke opprette en e-postmelding som informerer mottakeren nøyaktig om hva som må gjøres.

Før du utformer arbeidsflyten, må du utføre de nødvendige endringene eller tilpasningene med området, listen eller biblioteket, for eksempel:

  • En arbeidsflyt er alltid knyttet til nøyaktig én SharePoint listen eller biblioteket. Området må ha minst én liste eller et bibliotek før du oppretter en arbeidsflyt. Hvis det er ingen lister på området, blir du bedt om å opprette en når du oppretter en arbeidsflyt.

  • Hvis du vil at arbeidsflyten skal bruke tilpassede kolonner eller innstillinger, må du utføre disse endringene før du oppretter arbeidsflyten, slik at disse kolonnene og innstillingene er tilgjengelige for deg i Arbeidsflytutforming.

  • Hvis du vil at arbeidsflyten skal bruke liste- eller bibliotekfunksjoner som ikke aktiveres som standard, for eksempel innholdsgodkjenning, må du aktivere disse funksjonene før du utformer arbeidsflyten.

Merknad: Arbeidsflytfunksjonen er basert på Microsoft Windows Workflow Foundation, en komponent i Microsoft Windows. Den samme versjonen av Workflow Foundation må være installert både på datamaskinen og serveren. Første gang du oppretter en arbeidsflyt, kan det hende at du blir bedt om å installere Workflow Foundation.

Legge til en kolonne i dokumentbiblioteket

Dette eksemplet brukes biblioteket Delte dokumenter, og dette vises som standard på et gruppeområde. Du må imidlertid legge til Tilordnet til-kolonnen i dokumentet Delte dokumenter, fordi denne kolonnen vises ikke som standard i biblioteket.

  1. Gå til biblioteket Delte dokumenter i leseren.

    Tips!: Klikk Delte dokumenter i mappelisten, og trykk deretter F12.

  2. Klikk Innstillinger på biblioteksverktøylinjen, og klikk deretter Legg til kolonner fra områdekolonner.

  3. Under Tilgjengelige områdekolonner klikker du Tilordnet til, og deretter klikker du Legg til.

  4. Klikk OK.

    Når du viser Delte dokumenter i leseren, vises nå Tilordnet til-kolonnen i biblioteket.

  5. Lukke leseren.

Til toppen av siden

Utforme arbeidsflyten

Når du har satt opp biblioteket Delte dokumenter med den riktige kolonnen, er du klar til å bruke Arbeidsflytutforming.

  1. Starte Office SharePoint Designer 2007.

  2. Klikk Åpne områdeFil-menyen.

  3. Bla til og klikk SharePoint-området som du vil opprette arbeidsflyten på, i dialogboksen Åpne område, og klikk deretter Åpne.

  4. Velg NyFil-menyen, og klikk deretter Arbeidsflyt.

    Arbeidsflytutforming åpnes.

  5. I boksen Gi arbeidsflyten et navn skriver du inn Tilordningsvarsling.

    Områdegjester vil se dette navnet når de viser arbeidsflytstatusen og arbeidsflytsidene i leseren.

  6. I listen Hvilken SharePoint-liste skal arbeidsflyten knyttes til? klikker du Delte dokumenter.

    Når gruppemedlemmer viser biblioteket Delte dokumenter, ser de en ny kolonne for denne arbeidsflyten kalt Tilordningsvarsling. Denne kolonnen angir statusen for arbeidsflyten for hvert element, for eksempel om arbeidsflyten er startet eller fullført.

  7. Gjør følgende under Velg startalternativer for arbeidsflyt for elementer i Delte dokumenter:

    • Fjern merket for Tillat at denne arbeidsflyten startes manuelt fra et element.

    • Merk av for Start automatisk denne arbeidsflyten når et nytt element opprettes.

    • Merk av for Start automatisk denne arbeidsflyten når et element endres.

      Når du velger disse alternativene, sikrer du at arbeidsflyten kjøres hver gang et element opprettes eller endres. Den første siden i Arbeidsflytutforming bør nå se ut slik det vises her.

      Første side i Arbeidsflytutforming

  8. Klikk Neste.

  9. Klikk Betingelser, og klikk deretter Egendefinert betingelse (Delte dokumenter) i listen.

    Betingelsen Hvis verdi er lik verdi vises i arbeidsflyten.

    Denne listen inneholder mange ferdige betingelser, men du vil opprette en betingelse hvor arbeidsflyten sender meldingen bare når et bestemt felt – i dette tilfellet Tilordnet til – er lik en bestemt verdi – i dette tilfellet navnet på en person i gruppen. For å gjøre dette lager du et egendefinert betingelse.

  10. I betingelsen Hvis verdi er lik verdi klikker du Felt, og deretter klikker du Tilordnet til i listen.

  11. Klikk Verdi i listen.

    Dialogboksen Velg brukere åpnes. Du vil velge et medlem av gruppen. Du kan gjøre dette ved å skrive inn navnet eller e-postadressen og deretter klikke Legg til, eller du kan velge fra en liste over eksisterende brukere. Du kan også velge brukere fra adresseboken eller slå opp navn fra en liste eller et listeelement.

  12. Skriv inn eller velg et brukernavn eller en adresse, klikk Legg til, og klikk deretter OK.

  13. Klikk Handlinger, og klikk deretter Send en e-post i listen.

    Hvis denne handlingen ikke vises i listen, klikker du Flere handlinger, klikker den ønskede handlingen, og deretter klikker du Legg til.

  14. I handlingen Send denne meldingen klikker du denne meldingen, og deretter fyller du ut skjemaet ved å skrive inn mottakeren, emnet og brødteksten i meldingen.

    Til-linjen vil du skrive inn det samme navnet eller den samme adressen som du valgte som en del av uttrykket.

  15. Klikk OK.

    Andre side i Arbeidsflytutforming som viser betingelse og handling

    Du har nå en regel hvor en person mottar et e-postvarsel hvis et element i biblioteket Delte dokumenter tilordnes til et bestemt gruppemedlem. Men hva hvis dokumentet tilordnes til et annet gruppemedlem? Nå vil du opprette en "ellers hvis"-betingelse for hver ytterligere person i gruppen.

  16. Klikk Legg til betingelsesgrenen Ellers hvis.

    En betingelsesgren legges til i arbeidsflyten. Gjenta trinn 8–14 i denne fremgangsmåten for å opprette den samme regelen for et annet gruppemedlem.

  17. Klikk Legg til betingelsesgrenen Ellers hvis etter behov for å legge til en regel for hvert medlem av gruppen som du vil skal varsles når et dokument tilordnes til dem.

    Arbeidsflytutforming viser regler med betingelsesgren

  18. Når du skal kontrollere arbeidsflyten for feil før du avslutter Arbeidsflytutforming, klikker du Kontroller arbeidsflyt.

    Hvis det finnes en arbeidsflytfeil, endrer hyperkoblingen farge, og stjerner vises før og etter den ugyldige parameteren. Under Arbeidsflyttrinn vises i tillegg et feilsymbol ved siden av hvert trinn som inneholder en feil.

  19. Klikk Fullfør for å lagre arbeidsflyten.

    Når du skal teste arbeidsflyten, blar du til biblioteket Delte dokumenter, oppretter et nytt element og angir Tilordnet til-kolonnen til en person som er inkludert som en betingelse i arbeidsflyten. Kontroller for å se om denne personen mottar varselmeldingen som du har opprettet.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×